|
CHÍNH PHỦ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 23/2015/NĐ-CP
|
Hà Nội, ngày 16
tháng 02 năm 2015
|
NGHỊ ĐỊNH
VỀ
CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG
THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
Căn cứ Luật Tổ chức
Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,
Chính phủ ban hành Nghị định về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Nghị định này quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp bản
sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp
đồng, giao dịch; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được
chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng
thực; quản lý nhà nước về chứng thực.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức
đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội
dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
2. “Chứng thực bản sao từ bản
chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này
căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan
có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm
giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký
hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
5. “Bản chính” là những giấy tờ,
văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký
lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
6. “Bản sao” là bản chụp từ bản
chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ
gốc.
7. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó
có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
8. “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này.
9. “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng,
Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng
công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy
quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Điều 3. Giá trị pháp lý của bản
sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng
thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng
thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định
tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng
thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định
này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để
xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định
của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên
đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký
hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm
cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền
và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng
thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm
chứng thực
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng
nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy
tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước
ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch
liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản,
văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng
thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư
pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách
nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng
nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ
việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch
liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực
hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy
định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản,
văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ
Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực
hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao,
Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh
sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm
quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản
1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của
Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền
và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2
Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng
(sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
5. Việc chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản
là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi
cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên
quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã
nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực
hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Điều 6. Trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
1. Trường hợp pháp luật quy định
nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được
yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối
chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với
bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ
gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường
hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản
chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Điều 7. Thời hạn thực hiện yêu
cầu chứng thực
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo
đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc
tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này.
Điều 8. Quyền, nghĩa vụ của người
yêu cầu chứng thực
1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng
thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường
hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị định này. Trong trường
hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải
thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về
nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực
hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
Điều 9. Nghĩa vụ, quyền của người
thực hiện chứng thực
1. Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực
hiện chứng thực.
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng
thực của mình.
3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng
thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những
người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ
nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em
ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định
tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định
này.
5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy
tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có
thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ
sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm
quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện
chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Điều 10. Địa điểm chứng thực
1. Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng
thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc
diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt
tù hoặc có lý do chính đáng khác.
2. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng
thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng
thực.
3. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố
trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm
yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ
phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.
Điều 11. Tiếng nói và chữ viết
dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch
Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng,
giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo
tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Điều 12. Lời chứng
1. Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng
thực.
2. Mẫu lời chứng ban hành kèm
theo Nghị định này bao gồm:
a) Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính;
b) Lời chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng
chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực
chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ;
Lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được;
c) Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch;
d) Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm:
Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận
phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng
thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
Điều 13. Sổ chứng thực và số
chứng thực
1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc
đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết
liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ
trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực
hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người
ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
2. Số chứng thực là số thứ tự
ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu
loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01
cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số
thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng
tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu
từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.
Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với
số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.
3. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ
nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo
Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải
in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì
ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực
hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện
theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.
4. Mẫu sổ chứng thực
ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:
a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);
b) Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ
(SCT/CK,ĐC);
c) Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);
đ) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).
Điều 14. Chế độ lưu trữ
1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước,
được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
2. Đối với việc chứng thực chữ
ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải
lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm.
Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản
kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ
quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ
sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.
4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được
thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản
2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản
chứng thực.
5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn
lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 15. Lệ phí chứng thực,
chi phí khác
1. Người yêu cầu chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy
ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định
của pháp luật.
2. Mức thu lệ phí, chế độ thu,
nộp, quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp
luật.
3. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị
cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp
chi phí để thực hiện việc đó.
Ở trong nước, mức trần chi phí do Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh)
quy định trên cơ sở thực tế của địa phương; ở nước ngoài, mức chi phí do Trưởng
Cơ quan đại diện quy định trên cơ sở thực tế của địa bàn.
Chương II
CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC,
CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
Mục 1: CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC
Điều 16. Cá nhân, tổ chức có
quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện
theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người
thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ
sổ gốc
1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất
trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định
này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản
chính.
2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản
sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi
trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không
có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi
yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định
tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận
cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện
theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp
yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện
ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
Mục 2: CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN
CHÍNH
Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm
cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền cấp.
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có
xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều 19. Trách nhiệm của người
yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực bản
sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy
tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực
bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của
Nghị định này.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về
tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.
Điều 20. Thủ tục chứng thực bản
sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực phải
xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản
sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ,
văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước
khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có
lại.
2. Trường hợp người yêu cầu chứng
thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính
để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để
chụp.
3. Người thực hiện chứng thực
kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản
chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực
hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản
chính theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu
của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì
ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải
đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ,
văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản
trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Điều 21. Gia hạn thời gian chứng
thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực
bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu
cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối
chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn
quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực
được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa
thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Điều 22. Bản chính giấy tờ,
văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội
dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được
nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái
pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã
hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự,
nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo
quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không
có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Mục 3: CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
Điều 23. Trách nhiệm của người
yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách
nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký;
không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định
tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của
Nghị định này.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về
tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ
ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất
trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu
cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời
điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được
hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực
ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng
thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức
thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở
lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở
lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực
chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người
yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị
người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có
thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký
quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp
sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một
giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá
nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy
ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi
thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu
tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Điều 25. Trường hợp không được
chứng thực chữ ký
1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực
chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy
chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy tờ, văn bản mà người
yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4
Điều 22 của Nghị định này.
4. Giấy tờ, văn bản có nội
dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm
d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp
pháp luật có quy định khác.
Điều 26. Áp dụng trong trường
hợp đặc biệt
Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định này cũng được áp dụng trong trường hợp
chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường
hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.
Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được
ghi theo mẫu quy định tại Nghị định này.
Mục 4: NGƯỜI DỊCH, CHỨNG THỰC CHỮ
KÝ NGƯỜI DỊCH
Điều 27. Tiêu chuẩn, điều kiện
của người dịch
1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định
của pháp luật.
2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ
trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở
lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không
có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này
thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
Điều 28. Cộng tác viên dịch
thuật
1. Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định
tại Điều 27 của Nghị định này được làm cộng tác viên dịch
thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm
tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng
tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.
2. Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã
được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của
Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc
liên hệ với người dịch.
3. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải
ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ
trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.
Điều 29. Đăng ký chữ ký mẫu
Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải
đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp
Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư
pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.
Điều 30. Trách nhiệm của người
dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch
1. Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách
hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch;
không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của
Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về
tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.
Điều 31. Thủ tục chứng thực chữ
ký người dịch
1. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp
yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực
phải đối chiếu chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện
chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu
cầu người dịch ký trước mặt.
2. Đối với người không phải là
cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ
mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất
trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng
thực một trong các giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị
định này; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch
không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn
ngữ cần dịch;
c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực
hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của
Nghị định này.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu
cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại
Khoản 1 hoặc Khoản 2 Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường
hợp quy định tại Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng
thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch
theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức
thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai)
trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02
(hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
4. Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao,
viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại
diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch
chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan
đại diện.
Điều 32. Giấy tờ, văn bản
không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch
1. Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm,
bớt nội dung không hợp lệ.
2. Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định
được nội dung.
3. Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
5. Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự
theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
Điều 33. Thời hạn chứng thực
chữ ký người dịch
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện
theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo
dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Chương III
CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG,
GIAO DỊCH
Điều 34. Phạm vi chứng thực hợp
đồng, giao dịch
1. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải
chứng thực.
2. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định
phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.
Điều 35. Trách nhiệm của người
yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng,
giao dịch
1. Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu
trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp
pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của
Nghị định này.
2. Người thực hiện chứng thực
chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng
thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Điều 36. Thủ tục chứng thực hợp
đồng, giao dịch
1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ
yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận
quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định
đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng
trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp
người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của
Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
2. Người thực hiện chứng thực
kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm
chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức,
làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
3. Các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm
quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ
ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người
thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu
trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ
ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được
thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký,
không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải
có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên
quan đến hợp đồng, giao dịch.
4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng
với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu
của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng,
giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự,
có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng
trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp
hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch
có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội
dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với
tư cách là người phiên dịch.
Điều 37. Thời hạn chứng thực hợp
đồng, giao dịch
Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá
02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể
kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Điều 38. Chứng thực việc sửa đổi,
bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
1. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi,
bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại
bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi,
bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn
bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế,
hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng,
giao dịch.
Điều 39. Sửa lỗi sai sót trong
hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
1. Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh
máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng
văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến
quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng,
giao dịch.
2. Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót
cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng,
giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
Điều 40. Cấp bản sao có chứng
thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
1. Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm
cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ
liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
2. Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản
chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện
chứng thực kiểm tra.
3. Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng,
giao dịch quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 của Nghị định này.
Chương IV
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG
THỰC
Điều 41. Trách nhiệm của Bộ Tư
pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực
Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước
về chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
2. Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản
quy phạm pháp luật về chứng thực;
3. Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực
theo thẩm quyền;
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng
thực và quản lý nhà nước về chứng thực;
5. Hợp tác quốc tế về chứng thực;
6. Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu
các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ.
Điều 42. Trách nhiệm của Bộ
Ngoại giao trong quản lý nhà nước về chứng thực
1. Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện
quản lý nhà nước về chứng thực đối với các Cơ quan đại diện, có nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công
tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
b) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên
chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại
diện;
c) Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu
về chứng thực của các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp;
d) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền.
2. Cơ quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về
chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của
Cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định này;
b) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
d) Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu
về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công
tác chứng thực có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy
định tại các Điểm a, b và d Khoản 2 Điều này.
Điều 43. Trách nhiệm của Ủy
ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực
1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà
nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm
pháp luật về chứng thực tại địa phương;
b) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho
cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp
xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp
luật về chứng thực;
d) Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng
thực và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu
cung cấp và trao đổi thông tin;
đ) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của
Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện
pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ,
văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
g) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình
và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy
định.
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện
các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
2. Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) thực hiện quản lý
nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho
cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa
bàn;
b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của
pháp luật về chứng thực;
c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực;
d) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy
ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao
có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa
bàn;
e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
g) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình
và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực
hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện
các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định
này. Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký
khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước
về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của
Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định này;
b) Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp
hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực;
d) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
e) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình
và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp
xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo
mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Điều 44. Xử lý vi phạm
1. Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực
hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định
của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
2. Trong trường hợp người thực hiện chứng thực gây
thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do lỗi của mình thì sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường
theo quy định của pháp luật.
3. Trong trường hợp người dịch gây thiệt hại cho
người yêu cầu dịch do lỗi của mình thì phải bồi thường theo quy định của pháp
luật.
Điều 45. Khiếu nại, tố cáo và
giải quyết khiếu nại, tố cáo
Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo,
giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng
thực được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 46. Nhiệm vụ của các tổ
chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ
sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.
Điều 47. Điều khoản chuyển tiếp
1. Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển
giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng,
mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép,
đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây.
2. Ủy ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại
Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho
đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015.
Điều 48. Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10
tháng 4 năm 2015.
2. Nghị định này thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng
01 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định
số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Điều 4 của Nghị định
số 06/2012/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi Nghị định
về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực; các quy định về chứng thực hợp
đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP
ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
Điều 49. Trách nhiệm thi hành
1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có
trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.
2. Bộ trưởng Bộ Tài chính, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao
trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ trưởng
Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định này.
3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ
trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Tổng Bí thư;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội;
- Văn phòng Quốc hội;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;
- Ngân hàng Chính sách xã hội;
- Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực
thuộc, Công báo;
- Lưu: Văn thư, PL (3b).
|
TM. CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG
Nguyễn Tấn Dũng
|
PHỤ LỤC
MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015
của Chính phủ)
I. LỜI CHỨNG
Mẫu lời chứng được đánh máy hoặc khắc trên mẫu dấu,
bao gồm:
1. Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính
Chứng thực bản sao đúng với bản chính
Số chứng thực ………. quyển số ……….. (1) - SCT/BS
Ngày …….. tháng ……. năm …….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và
đóng dấu (2)
2. Lời chứng chứng thực chữ ký
a) Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong
một giấy tờ, văn bản
Ngày …….. tháng ……. năm …….
(Bằng chữ ………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4), ….. giờ ….. phút. Tôi (5) ……………………………………………..,
là (6) …………………………………..
Chứng thực
Ông/bà …………… Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3)số …….., cam đoan đã hiểu, tự chịu
trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này
trước mặt tôi.
Số chứng thực ………….. quyển số …………
(1) - SCT/CK, CĐ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực chữ ký của
nhiều người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ……………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4), ….. giờ ….. phút. Tôi (5) ……………………………………………..,
là (6) ……………………
Chứng thực
Các ông/bà có tên sau đây:
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số….........,
……………………………………………………………………………
- Các ông/bà có tên trên cam đoan đã
hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy
tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực ……………. quyển số ………….
(1) - SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ, tên và đóng dấu (2)
c) Lời chứng chứng thực điểm chỉ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ………………………………………………..)
Tại …………………………………………………………………… (4), ….. giờ ….. phút. Tôi (5) ……………………………………………..,
là (6) …………………
Chứng thực
- Ông/bà……………………. Giấy chứng minh
nhân dân/Hộ chiếu (3)số…………, cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung
của giấy tờ, văn bản và đã điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực …………… quyển số ………….(1)
- SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ, tên và đóng dấu (2)
d) Lời chứng chứng thực trong trường
hợp không thể ký, điểm chỉ được
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4), ….. giờ ….. phút. Tôi (5) ……………………………………………..,
là (6) ………………………
Chứng thực
Ông/bà……………….. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số…………, không thể ký, điểm chỉ được nhưng cam đoan đã hiểu, tự
chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản này.
Số chứng thực ……….. quyển số ………..
(1) - SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ, tên và đóng dấu (2)
3. Lời chứng chứng thực chữ ký người
dịch
- Tôi ……………………… Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số……………………………………..,
cam đoan đã dịch chính xác nội dung của
giấy tờ/văn bản này từ tiếng…………… sang tiếng………….
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người dịch ký và ghi rõ họ tên
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………… (4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Ông/bà ………………. là người đã ký vào bản
dịch này trước mặt tôi (10).
Số chứng thực …………. quyển số …………..
(1) - SCT/CKND
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ tên và đóng dấu (2)
4. Lời chứng chứng thực hợp đồng,
giao dịch
a) Lời chứng chứng thực hợp đồng,
giao dịch
Ngày ………… tháng ………. năm …………. (Bằng
chữ …………………………………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………… (4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Hợp đồng ……………………………… (7) được giao
kết giữa:
Bên A: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số…………………..
Bên B: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số…………………..
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch.
- Tại thời điểm chứng thực, các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã ký/điểm chỉ (9) vào hợp đồng,
giao dịch này trước mặt tôi.
Hợp đồng này được lập thành ……… bản
chính (mỗi bản chính gồm ……. tờ, ....trang), cấp cho:
+ …………………. bản chính;
+ …………………. bản chính;
Lưu tại Phòng Tư pháp /UBND xã, phường,
thị trấn (8) 01 (một) bản chính.
Số chứng thực …………. quyển số ………..
(1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ
họ, tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực văn bản thỏa
thuận phân chia di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………… (4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:
1. Ông/bà …………………………. Giấy chứng minh
nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
2. Ông/bà …………………… Giấy chứng minh
nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
3. Ông/bà …………………… Giấy chứng minh
nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
…………..
- Các ông/bà có tên trên đã cam đoan
không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của
văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, những người
thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (9) chỉ vào văn
bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt tôi.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
này được lập thành …….. bản chính (mỗi bản chính gồm..... tờ, …..trang), cấp
cho:
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
Lưu tại Phòng Tư pháp/UBND xã, phường,
thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số …………
(1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
c) Lời chứng chứng thực văn bản khai
nhận di sản
Ngày ……… tháng ………. năm …… (Bằng chữ
…………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………… (4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Văn bản khai nhận di sản này được lập
bởi ông/bà ………………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………..
- Ông/bà ………………… đã cam đoan là người
thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà
…………….. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và đã ký/điểm chỉ
(9) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản khai nhận di sản này được lập
thành ……… bản chính (mỗi bản chính gồm …… tờ, trang); cấp cho người khai nhận
di sản ……. bản, lưu tại Phòng Tư pháp/Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 01 bản.
Số chứng thực ………… quyển số ……… (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
d) Lời chứng chứng thực di chúc
Ngày ………… tháng ………. năm …………. (Bằng
chữ ………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Ông/bà ………………………. Giấy chứng minh
nhân dân/Hộ chiếu (3) số………… đã tự nguyện lập di chúc này và đã cam đoan chịu
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà
…………………. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự
nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (9) vào di chúc này trước mặt tôi.
Di chúc này được lập thành …… bản
chính (mỗi bản chính gồm …..tờ, ....trang); giao cho người lập di chúc …… bản;
lưu tại UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………… quyển số ………. (1)
- SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
đ) Lời chứng chứng thực văn bản từ chối
nhận di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………… (4). Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ……………………
Chứng thực
- Văn bản từ chối nhận di sản này được
lập bởi ông/bà ………………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số……………;
- Ông/bà ……………. đã cam đoan chịu
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà
………………. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối
nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (9) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt
tôi.
Văn bản từ chối nhận di sản này được
lập thành ……. bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ……trang), giao cho người từ
chối nhận di sản ... bản; lưu tại UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số ………..
(1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
Chú thích:
- (1) Ghi theo thông tin đã ghi tại
bìa sổ chứng thực (ví dụ: 01/2015).
- (2) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp
thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại
Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy
ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng
viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- (3) Nếu là Giấy chứng minh nhân dân
thì gạch ngang Hộ chiếu, nếu là Hộ chiếu thì gạch ngang cụm từ Giấy chứng minh
nhân dân.
- (4) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng
thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng
thực ngoài trụ sở.
- (5) Ghi rõ họ và tên của Người thực
hiện chứng thực.
- (6) Ghi rõ chức danh của người thực
hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy
ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C; công
chứng viên Phòng Công chứng số 1 thành phố H).
- (7) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch
được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng
cho xe ô tô..
- (8) Nếu là Phòng Tư pháp thì gạch
ngang UBND xã, phường, thị trấn, nếu là UBND xã, phường, thị trấn thì gạch
ngang Phòng Tư pháp.
- (9) Nếu ký thì gạch ngang cụm từ
“điểm chỉ”, nếu điểm chỉ thì gạch ngang từ “ký”.
- (10) Trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu,
thì gạch ngang cụm từ “trước mặt tôi”.
II. MẪU SỔ CHỨNG THỰC
Sổ chứng thực được đóng quyển theo từng
loại việc chứng thực. Có 04 (bốn) loại sổ chứng thực, bao gồm: Sổ Chứng thực bản
sao từ bản chính; Sổ Chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ; Sổ Chứng thực chữ
ký người dịch; Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
1. Bìa sổ
a) Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
SỔ CHỨNG THỰC BẢN
SAO TỪ BẢN CHÍNH
……………………………………(A)
|
|
|
Quyển số (B): …………….-SCT/BS
Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)
|
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
SỔ CHỨNG THỰC
CHỮ KÝ/CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ
……………………………………(A)
|
|
|
Quyển số (B): …………….-SCT/CK,ĐC
Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)
|
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
SỔ CHỨNG THỰC
CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH
……………………………………(A)
|
|
|
Quyển số (B): …………….-SCT/CKND
Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)
|
d) Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
SỔ CHỨNG THỰC HỢP
ĐỒNG, GIAO DỊCH
……………………………………(A)
|
|
|
Quyển số (B): …………….-SCT/HĐ.GD
Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)
|
Chú thích:
- (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực thì ghi đầy
đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện
B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), nếu là các tổ chức hành nghề công chứng
thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng (Ví dụ: Phòng Công chứng
số 1 thành phố H).
- (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ:
01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ:
02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng
năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).
- (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ.
- (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ.
2. Nội dung sổ
a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính
|
Số thứ tự/ số chứng
thực
|
Ngày, tháng, năm
chứng thực
|
Họ tên của người
yêu cầu chứng thực
|
Tên của bản chính
giấy tờ, văn bản
|
Họ tên, chức danh
người ký chứng thực
|
Số bản sao đã được
chứng thực
|
Lệ phí/ Phí chứng
thực
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
Chú thích:
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài mà người thực hiện chứng thực không xác định được tên của bản chính
giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo ngôn ngữ của loại giấy tờ, văn bản đó (ví
dụ: Bản chính bằng tiếng Anh, bản chính bằng tiếng Pháp…).
- (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực
được thực hiện tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện; ghi
theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại tổ chức hành nghề
công chứng.
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ
|
Số thứ tự/ số chứng
thực
|
Ngày, tháng, năm
chứng thực
|
Họ tên, số Giấy
CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên của giấy tờ,
văn bản đã chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
Họ tên, chức danh
người ký chứng thực
|
Số lượng giấy tờ,
văn bản đã được chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
Lệ phí/ Phí chứng
thực
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
Chú thích:
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài mà người thực hiện chứng thực không xác định được tên của bản chính
giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo khai báo của người yêu cầu chứng thực.
- (6) Thống kê theo số giấy tờ, văn bản mà người thực
hiện chứng thực đã ký chứng thực (Ví dụ: Một loại giấy tờ, văn bản được lập
thành 10 bản, người thực hiện chứng thực ký chứng thực trong 10 giấy tờ, văn bản
đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 10; 05 loại giấy
tờ, văn bản khác nhau, mỗi loại được lập thành 01 bản, người thực hiện chứng thực
ký chứng thực trong 05 loại giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản
đã được chứng thực chữ ký là 05; 10 người ký trong một giấy tờ, văn bản, người
thực hiện chứng thực ký chứng thực trong giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy
tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 01.
- (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực
được thực hiện tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện; ghi
theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại tổ chức hành nghề
công chứng.
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch
|
Số thứ tự/ số chứng
thực
|
Ngày, tháng, năm
chứng thực
|
Họ tên, số Giấy
CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên của giấy tờ,
văn bản đã được dịch
|
Dịch từ tiếng sang
tiếng
|
Họ tên, chức danh
người ký chứng thực
|
Số lượng bản dịch
đã được chứng thực chữ ký
|
Lệ phí
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
d) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch
|
Số thứ tự/ số chứng
thực
|
Ngày, tháng, năm
chứng thực
|
Họ tên, số Giấy
CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên hợp đồng, giao
dịch được chứng thực
|
Họ tên, chức danh
người ký chứng thực
|
Lệ phí chứng thực
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|