Thông tư 03/2001/TT-TP-CC công chứng, chứng thực để hướng dẫn thi hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP

• Số hiệu: 03/2001/TT/BTP-CC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Nguyễn Đình Lộc
• Ngày ban hành: 14/03/2001

BỘ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 03/2001/TT-TP-CC	Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2001

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TƯ PHÁP SỐ 03/2001/TP-CC NGÀY 14 THÁNG 3 NĂM 2001 HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ ĐỊNH SỐ 75/2000/NĐ-CP NGÀY 8 THÁNG 12 NĂM 2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG CHỨNG CHỨNG THỰC

Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

Căn cứ Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 5 tháng 3 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;

Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực như sau:

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

1. Điều 9 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định) quy định việc công chứng, chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan công chứng, chứng thực, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở:

a. Việc công chứng, chứng thực di chúc của người mà tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật, tai nạn hoặc người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được;

b. Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan công chứng, chứng thực.

Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm công chứng, chứng thực, riêng việc công chứng, chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc, thì phải ghi thêm giờ phút mà người thực hiện ký vào văn bản công chứng, văn bản chứng thực.

2. Điều 11 của Nghị định quy định việc ký của người yêu cầu công chứng, chứng thực phải được thực hiện trước mặt người thực hiện công chứng, chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan công chứng, chứng thực, thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện công chứng, chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc công chứng, chứng thực.

3. Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu công chứng, chứng thực, nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.

Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

a. Công chứng, chứng thực di chúc;

b. Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, chứng thực.

c. Theo yêu cầu của người thực hiện công chứng, chứng thực khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu công chứng, chứng thực; người yêu cầu công chứng, chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng.

4. Khi từ chối thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định tại khoản 5 Điều 38 của Nghị định, nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực đề nghị, thì người thực hiện công chứng, chứng thực phải giải thích rõ lý do từ chối bằng văn bản.

5. Đối với việc nhận lưu giữ di chúc quy định tại Điều 51 của Nghị định, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc; người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ, công chứng viên ký và đóng dấu vào mép dán của phong bì đựng bản di chúc đó. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải lập Giấy nhận lưu giữ di chúc gồm hai bản, một bản cấp cho người lập di chúc và một bản lưu trữ tại Phòng Công chứng.

Giấy nhận lưu giữ di chúc phải ghi rõ: thời gian, địa điểm nhận lưu giữ di chúc; họ và tên công chứng viên nhận lưu giữ di chúc; họ và tên, địa chỉ, giấy tờ tuỳ thân của người lập di chúc; họ tên, địa chỉ của những người liên quan đến di chúc để báo tin khi cần thiết.

Khi có đơn yêu cầu của người có liên quan đến nội dung di chúc hoặc biết được người lập di chúc đã chết, công chứng viên triệu tập bằng văn bản tất cả những người. có liên quan để công bố di chúc đang được nhận lưu giữ tại Phòng Công chứng.

Biên bản công bố di chúc phải ghi rõ: thời gian, địa điểm công bố di chúc; họ và tên công chứng viên công bố di chúc; họ và tên, địa chỉ của từng người thừa kế và người khác có liên quan đến nội dung di chúc có mặt cũng như vắng mặt; những người có mặt đã kiểm tra dấu niêm phong di chúc; công chứng viên mở và đọc di chúc cho những người có mặt nghe; nếu có người thừa kế, người khác có liên quan đến nội dung di chúc mà vắng mặt, thì phải ghi lý do vắng mặt của người đó; từng người có mặt và công chứng viên ký vào biên bản.

6. Người đã yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại cơ quan công chứng, chứng thực nào, thì có quyền đề nghị cơ quan đó cấp bản sao văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Cơ quan công chứng, chứng thực có trách nhiệm cấp cho họ bản sao từ bản chính đang được lưu trữ.

7. Việc thoả thuận phân chia di sản, việc khai nhận di sản theo quy định tại Điều 52 và Điều 53 của Nghị định phải được niêm yết. Việc niêm yết do cơ quan công chứng, chứng thực thực hiện tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã), nơi thường trú trước đây của người để lại di sản; trong trường hợp không có nơi thường trú, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi tạm trú có thời hạn của người đó. Trong trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ là bất động sản, thì việc niêm yết được thực hiện theo hướng dẫn nêu trên của điểm này; nếu không xác định được cả hai nơi này, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có bất dộng sản của người để lại di sản. Cơ quan công chứng, chứng thực phải cử người trực tiếp niêm yết, có sự chứng kiến của đại diện Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Trong trường hợp di sản chỉ là động sản, nếu cơ quan công chứng, chứng thực và nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thì cơ quan công chứng, chứng thực có thể uỷ thác cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc niêm yết theo hướng dẫn tại đoạn 1 nêu trên của điểm này.

Nội dung niêm yết nêu rõ: họ, tên người để lại di sản; họ, tên của những người thoả thuận hoặc người khai nhận và quan hệ với người để lại di sản; danh mục di sản được thoả thuận phân chia hoặc được khai nhận; cuối bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót người được hưởng di sản, bỏ sót di sản, di sản không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản, thì khiếu nại, tố cáo dó được gửi cho cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực.

Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm bảo quản việc niêm yết, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày niêm yết.

8. Bản chính quy định tại khoản 2 Điều 57 của Nghị định là văn bản mà Phòng Công chứng tiếp nhận từ người yêu cầu công chứng để dịch. Người dịch phải dịch đầy đủ nội dung của văn bản đã được Phòng Công chứng giao cho dịch; nếu là bản sao, bản trích lục, phải dịch là bản sao, bản trích lục; nếu là bản Fax phải dịch rõ là bản Fax. Khi tiếp nhận văn bản để địch, Phòng Công chứng lưu ý các trường hợp không được công chứng bản dịch quy định tại khoản 4 Điều 57 của Nghị định.

9. Lỗi kỹ thuật theo quy định tại Điều 45 của Nghị định là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện công chứng, chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực.

Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện công chứng, chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan.

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện việc công chứng, chứng thực đó.

Trong trường hợp người đã thực hiện việc công chứng, chứng thực không còn làm công tác đó nữa, thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.

II. MẪU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

1. Lời chứng là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Nội dung lời chứng phải rõ ràng, chặt chẽ, thể hiện rõ mức độ trách nhiệm của người thực hiện công chứng, chứng thực đối với việc công chứng, chứng thực; trong trường hợp những việc đã có mẫu lời chứng do Bộ Tư pháp quy định, thì lời chứng phải tuân theo mẫu đó.

Lời chứng đối với hợp đồng, giao dịch phải có đầy đủ nội dung theo quy định lại Điều 43 của Nghị định.

Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu lời chứng sau đây:

a. Mẫu lời chứng hợp đồng, giao dịch;

b. Mẫu lời chứng bản sao giấy tờ;

c. Mẫu lời chứng bản dịch giấy tờ;

d. Mẫu lời chứng chữ ký.

2. Đối với mỗi trường hợp công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực phải ghi một Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực.

Trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực không thể thực hiện được ngay trong ngày, thì người thực hiện công chứng, chứng thực phải ghi Phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực và mẫu Phiếu hẹn.

3. Sổ công chứng, sổ chứng thực được sử dụng để ghi các việc công chứng, chứng thực đã được thực hiện tại cơ quan công chứng, chứng thực.

Sổ công chứng, sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, phải được làm bằng giấy có chất lượng tốt và được bảo quản chặt chẽ, lâu dài tại cơ quan đã thực hiện công chứng, chứng thực.

Các sổ công chứng, sổ chứng thực phải ghi rõ ngày mở sổ, ngày khoá sổ.

Đối với các sổ chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì sau khi khoá sổ, Uỷ ban nhân dân cấp xã phải gửi một bản chụp của các sổ chứng thực đó cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp huyện) để lưu trữ. Bản chụp này phải được đóng dấu giáp lai và có chữ ký của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu các sổ công chứng, sổ chứng thực sau đây:

a. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; Sổ công chứng bản sao giấy tờ; Sổ công chứng bản dịch giấy tờ; Sổ công chứng chữ ký;

b. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch; Sổ chứng thực bản sao giấy tờ; Sổ chứng thực chữ ký; Sổ chứng thực di chúc, từ chối nhận di sản.

Bộ Tư pháp hướng dẫn việc sử đụng thống nhất và phát hành các sổ công chứng của các Phòng Công chứng trong phạm vi cả nước.

Theo sự hướng dẫn của Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh) phát hành các sổ chứng thực cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trong địa phương mình.

III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỨC

1. Văn bản đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 31 của Nghị định phải ghi rõ: nhu cầu công chứng tại địa phương và sự cần thiết bổ nhiệm công chứng viên; họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi công tác, công việc đang đảm nhiệm của người được đề nghị; xác nhận thời gian công tác pháp luật và nhận xét quá trình công tác của người đó.

2. Khoản 2 Điều 22 của Nghị định quy định Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo uỷ quyền của Chỉ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Khi thực hiện chứng thực, Trưởng phòng Tư pháp ký văn bản chứng thực với tư cách "thừa uỷ quyền" và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Ở những địa bàn có nhiều yêu cầu chứng thực, Trưởng phòng Tư pháp có thể đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện uỷ quyền bằng văn bản cho cả Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực. Khi thực hiện chứng thực Phó Trưởng phòng Tư pháp ký văn bản chứng thực với tư cách "thừa uỷ quyền", ghi chức vụ của mình và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Chỉ sau khi đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp, Trường phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp mới được thực hiện chứng thực.

3. Trong trường hợp trực tiếp phụ trách Tư pháp, thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực.

Nếu được phân công phụ trách Tư pháp, thì Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực. Khi thực hiện chứng thực, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã ghi chức vụ của mình vào văn bản chứng thực.

Chỉ sau khi đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phụ trách Tư pháp, mới được thực hiện chứng thực.

4. Việc công nhận người dịch là cộng tác viên của Phòng Công chứng được thực hiện như sau: người dịch có đơn đề nghị làm cộng tác viên, kèm theo sơ yếu lý lịch có dán ảnh theo mẫu quy định cho cán bộ, công chức; bản sao bằng tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ hoặc Đại học khác.

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Công chứng theo quy định của Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 nărn 1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước tiếp tục được công nhận là cộng tác viên của Phòng Công chứng theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Công chứng phải ký hợp đồng dịch thuật với Trưởng phòng Công chứng, trong đó cam kết thực hiện dịch chính xác và chấp hành nội quy dịch thuật của Phòng Công chứng.

5. Các Phòng Công chứng, Uỷ ban nhân dân các cấp và Bộ Ngoại giao phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về công chứng, chứng thực định kỳ sáu tháng và hàng năm được quy định tại khoản 3 Điều 18, điểm đ khoản 1 Điều 19, điểm d khoản 1 Điều 20 và điểm g khoản 1 Điều 28 của Nghị định.

Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy dủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kết quả hoạt động công chứng, chứng thực tại Phòng Công chứng và tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).

Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về công chứng, chứng thực (ban hành kèm theo Thông tư này). Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 1 tháng 1 đến hết ngày 30 tháng 6; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 1 tháng 1 đến hết ngày 3 tháng 12 của năm đó.

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau:

a. Đối với các Phòng Công chứng, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp trước ngày 5 tháng 7; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 5 tháng 1 của năm sau.

b. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 5 tháng 7 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 5 tháng 1 của năm sau.

c. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Sở Tư pháp trước ngày 15 tháng 7; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 15 tháng 1 của nărn sau.

d. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, báo cáo 6 tháng đầu nărn gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 25 tháng 7; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 25 tháng 1 của năm sau.

đ. Đối với Bộ Ngoại giao, báo cáo 6 tháng đầu năm gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 25 tháng 7; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 25 tháng 1 của năm sau.

6. Chế độ kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ hàng năm theo khoản 5 Điều 17, điểm c khoản 1 Điều 19 và điểm b khoản 1 Điều 20 của Nghị định.

Người thực hiện việc kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra theo nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; sau khi kết thúc kiểm tra, phải có báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về báo cáo đó.

Việc kiểm tra, thanh tra được tiến hành khi có khiếu nại, tố cáo và được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1 tháng 4 năm 2001.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề mới, các cơ quan liên quan, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp, Phòng Công chứng có công văn gửi Bộ Tư pháp để có văn bản hướng dẫn.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Đình Lộc (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ---------
No: 03/2001/TP-CC	Hanoi, March 14, 2001

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT’S DECREE NO. 75/2000/ND-CP OF DECEMBER 8, 2000 ON NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2000/ND-CP of December 8, 2000 on notarization and authentication;
Pursuant to the Prime Minister’s Directive No. 01/2001/CT-TTg of March 5, 2001 on the implementation of the Government’s Decree on notarization and authentication;
Pursuant to the Government’s Decree No. 38/CP of June 4, 1993 on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Justice Ministry;
The Justice Ministry hereby guides the implementation of the Government’s Decree on notarization and authentication as follows:

I. A NUMBER OF ISSUES REGARDING NOTARIZATION AND AUTHENTICATION OPERATIONS

1. Article 9 of the Government’s Decree No. 75/2000/ND-CP of December 8, 2000 on notarization and authentication (hereafter referred to as the Decree for short) prescribes that the notarization or authentication must be performed at the notarization or authentication agencies’ offices, except for the following cases which may be performed outside the offices:

a/ The notarization or authentication of testaments of persons whose lives are threatened by illness and/or accidents, or who are paralytic, or aged and weak persons who are unable to move on their own;

b/ The notarization or authentication of contracts, other transactions (hereafter referred to as contracts or transactions) and signatures of persons who are being detained or serving imprisonment sentences, paralytics, aged and weak persons who are unable to move on their own or those who, for plausible reasons, cannot go to the notarization or authentication agencies’ offices.

For all cases, the places of notarization or authentication must be inscribed. Particularly for notarization or authentication operations performed beyond the working hours, the hours and minutes when the notarization or authentication performers sign on the notarized or authenticated documents must also be inscribed.

...

...

...

3. The fingerprint pressing shall be made instead of the signing on papers requested to be notarized or authenticated if the notarization or authentication requesters are unable to sign due to their physical defects or simply because that they do not know how to sign.

The fingerprint pressing may also be made simultaneously with the signing in the following cases:

a/ Notarization or authentication of testaments;

b/ At the requests of notarization or authentication requesters;

c/ At the requests of notarization or authentication performers, after they examine the presented papers and deem that the notarization or authentication requesters’ identification is unclear; the notarization or authentication requesters rarely give their signatures or it is deemed necessary to protect the notarization or authentication requesters’ interests.

When pressing fingerprints, the notarization or authentication requesters shall use their right index fingers. If the fingerprint pressing cannot be made with right index fingers, the left ones shall be used; where the fingerprint pressing cannot made by the index fingers, it shall be made by the other fingers. After the fingerprint pressing is made, it must be clearly inscribed that which finger of which hand is used therefor.

The above guidance shall also apply to the fingerprint pressing by witnesses.

4. In case of refusal to effect the notarization or authentication according to the provisions of Clause 5, Article 38 of the Decree, the notarization or authentication performers shall have to clearly explain in writing reason(s) for the refusal, if so requested by the notarization or authentication requesters.

5. Regarding the undertaking to keep testaments as prescribed in Article 51 of the Decree, the notaries shall have to seal the testaments, then the testators shall sign or press fingerprints thereon, and the notaries shall sign and affix stamps on gluing seams of envelopes containing such testaments. When undertaking to keep a testament, the notary must make a testament-keeping undertaking paper in two copies, one shall be handed to the testator and the other kept at the notary public office.

...

...

...

Upon receiving the written requests of the persons related to the testament’s content or being aware of the testator’s death, the notary shall summon in writing all the related persons for announcement of the testament currently kept at the notary public office.

The record on the testament announcement must clearly state the time and place of testament announcement, the full name of the notary announcing the testament, the full name and address of each heir and other persons related to the testament’s content, who are present or absent. After the present persons check the testament’s wax-seal, the notary shall open the testament and read its content to the persons present. If any heir or related person is absent, the reason(s) for his/her absence must be inscribed. All the persons present and the notary shall give their signatures on the record.

6. Those who have requested notarization or authentication of contracts and/or transactions at a certain notarization or authentication office may request such office to issue copies of notarization or authentication documents. The notarization or authentication office shall have to issue to such persons the copies of the originals it is keeping.

7. The agreement on division of estates, the declaration and claim of estates according to the provisions of Articles 52 and 53 of the Decree must be posted up. The posting up must be made by the notarization and authentication offices at the offices of the People’s Committees of communes, wards and district townships (hereafter referred to as the commune-level People’s Committees), where the estate bequeathers formerly resided. In cases where the place of permanent residence is not available, the posting up shall be made at the offices of the People’s Committees of the communes where such persons temporarily reside for a definite time. In cases where the estate includes immovables and movables or where it is made up only of immovables, the posting up shall be made according to the above guidance in this Point. If both places are unidentified, the posting up shall be made at the commune-level People’s Committees of the localities where exist the bequeathers’ estates. The notarization and authentication offices shall assign persons to directly carry out the posting up to the witness of representatives of the commune-level People’s Committees.

In cases where the estate is made up only of movables while the notarization or authentication office and the estate bequeather’s place of permanent or temporary residence are not in the same province or centrally-run city, the notarization or authentication office may entrust the concerned commune-level People’s Committee to carry out the posting up according to the guidance in Paragraph 1 of this Point.

The posted up content must clearly state the full name of the bequeather; the full names of the persons involved in agreement or the claimants as well as their relationships with the estate bequeather; the list of estate items to be divided according to the agreement or claimed. At the bottom of the estate list, it must be clearly inscribed that any complaint or denunciation about the omission of heir(s) and/or estate items, or that the estate is not under the ownership or use right of the bequeather, shall be lodged to the notarization or authentication office.

The commune-level People’s Committee where the posting up is made shall have to preserve the posted up things within 30 days as from the date of posting up.

8. The originals specified in Clause 2, Article 57 of the Decree are documents received by the notary public offices from the notarization requesters for translation. The translators shall have to fully translate the content of documents assigned by the notary public offices for translation. For copies, excerpts and facsimiles, the translations thereof must clearly state that they are copies, excerpts and facsimiles. Upon receiving documents for translation, the notary public offices must pay attention to the cases where translations must not be notarized as prescribed in Clause 4, Article 57 of the Decree.

9. Technical errors as specified in Article 45 of the Decree are those made in the inscription, typewriting or printing of documents to be notarized or authenticated. In order to identify the technical errors, the notarization or authentication performers shall have to compare each error to be corrected with papers included in notarization or authentication dossiers.

...

...

...

Persons who make the correction of technical errors in notarization or authentication documents must be the persons who effected such notarization or authentication. In cases where such persons no longer do that job, the heads of their offices shall have to make the correction of technical errors.

II. NOTARIZATION AND AUTHENTICATION FORMS

1. Written notarization or authentication are constituents of notarized and authenticated documents. The content of written notarization or authentication must be explicit and coherent, clearly showing the notarization or authentication performers’ sense of responsibility for their notarization or authentication work. In cases where matters must be notarized or authenticated according to forms already set by the Justice Ministry, the written notarization or authentication must comply with such forms.

The written notarization or authentication of contracts or transactions must have all contents prescribed in Article 43 of the Decree.

Promulgated together with this Circular are the following written notarization or authentication forms(*):

a/ Written notarization or authentication forms for contracts, transactions;

b/ Written notarization or authentication forms for papers’ copies;

c/ Written notarization or authentication forms for papers’ translations;

d/ Written notarization or authentication forms for signatures.

...

...

...

In cases where a notarization or authentication request cannot be satisfied right in the day, the notarization or authentication performer shall have to give a ticket of appointment to the notarization or authentication requester.

Promulgated together with this Circular are forms of notarization- or authentication-requesting tickets and appointment tickets(*).

3. The notarization or authentication books shall be used to record notarization or authentication works performed at the notarization or authentication offices. Notarization or authentication books are the State’s archival documents, which must be made of high-quality paper, and preserved in a strict manner and for a long term at the notarization or authentication offices.

Notarization or authentication books must be inscribed with the book-opening date and the book-closing date.

For authentication books of the commune-level People’s Committees, after they are finally closed, the commune-level People’s Committees shall have to send one copy of such a book to the People’s Committees of rural districts, urban districts, provincial capitals and towns (hereafter referred to as the district-level People’s Committees) for archival purpose. Such copies must be stamped in overlap of pages and signed by the commune-level People’s Committees’ presidents.

Promulgated together with this Circular are the following forms of notarization and authentication books(*):

a/ Book for notarization of contracts and transactions; book for notarization of papers’ copies; book for notarization of papers’ transactions; book for notarization of signatures;

b/ Book for authentication of contracts and transactions; book for authentication of papers’ copies; book for authentication of signatures; book for authentication of testaments or estate renunciation.

The Justice Ministry shall guide the uniform use and distribution of notarization books to the notary public offices throughout the country.

...

...

...

III. A NUMBER OF ISSUES CONCERNING THE ORGANIZATION AND MANAGEMENT OF NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

1. Written proposals of the directors of the provincial/municipal Justice Services on the appointment of notaries as specified at Point a, Clause 2, Article 31 of the Decree must clearly state: the local notarization demands and the necessity to appoint notaries; the full names, dates of birth, working places and current jobs of the nominees; certification and evaluation of their working duration in the legal domain.

2. Clause 2, Article 22 of the Decree prescribes that the heads of the district Justice Sections shall perform the authentication works falling under the competence of the district-level People’s Committees as authorized by the presidents of the district-level People’s Committees. When performing the authentication, the district Justice Sections’ heads shall sign the authentication documents in their capacity as "the authorized" and affix the seals of the district-level People’s Committees.

In localities where arise great demands for authentication, the district Justice Section’s heads may propose the presidents of the district-level People’s Committees to authorize in writing also the district Justice Sections’ deputy heads to perform the authentication. When performing the authentication, the district Justice Sections’ deputy heads shall sign the authentication documents in their capacity as "the authorized", inscribing their posts and affixing the seals of the district-level People’s Committees.

Only after their signatures are registered at the provincial/municipal Justice Services, can the district Justice Sections’ heads and deputy heads perform the authentication.

3. In cases where they are personally in charge of the juridical affairs, the commune-level People’s Committee presidents shall perform the authentication.

If they are assigned to take charge of the juridical affairs, the commune-level People’s Committee vice-presidents shall perform the authentication. When performing the authentication, the commune-level People’s Committee vice-presidents shall inscribe their posts on the authenticated documents.

Only after their signatures are registered at the provincial/municipal Justice Services, can the commune-level People’s Committee presidents and vice presidents, who are in charge of the juridical domain, perform the authentication.

4. The recognition of translators as collaborators of notary public offices shall be effected as follows: the translators shall submit their written applications for acting as collaborators enclosed with their curriculums vitae stuck with their photos according to the form set for public servants and employees; and copies of diplomas of graduation from foreign languages’ colleges or other universities.

...

...

...

The translators who act as collaborators of the notary public offices must sign translation contracts with the notary public offices’ heads, committing to make accurate translations and abide by the notary public offices’ internal rules on translation activities.

5. The notary public offices, the People’s Committees of all levels and the Ministry for Foreign Affairs shall have to strictly observe the regime of making biannual and annual statistical reports on notarization and authentication as prescribed in Clause 3 of Article 18, Point e, Clause 1 of Article 19, Point d, Clause 1 of Article 20 and Point g, Clause 1 of Article 28 of the Decree.

The reports’ contents must fully reflect the organization, material foundation, working facilities and results of notarization and authentication activities at the notary public offices and in their respective localities, and at the same time clearly state the arising difficulties and problems as well as proposals (if any).

Enclosed with the reports shall be notarization or authentication statistical table. Statistical data enclosed with the biannual reports shall be calculated from January 1 to the end of June 30. Those enclosed with the annual reports shall be calculated from January 1 to the end of December 31 of the same year.

The time limit for report submission shall be as follows:

a/ For notary public offices, the first six months’ reports shall be submitted to the Justice Ministry, the provincial-level People’s Committees and the directors of the provincial/municipal Justice Services before July 5; annual reports shall be submitted before January 5 of the following year.

b/ For commune-level People’s Committees, the first six months’ reports shall be submitted to the district-level People’s Committees (through the district Justice Sections) before July 5 of the year; annual reports shall be submitted before January 5 of the following year.

c/ For district-level People’s Committees, the first six months’ reports shall be submitted to the provincial/municipal Justice Services before July 15; annual reports shall be sent before January 15 of the following year.

d/ For provincial-level People’s Committees, the first six months’ reports shall be submitted to the Justice Ministry before July 25 of the year; annual reports shall be submitted before January 25 of the following year.

...

...

...

6. The regime of inspecting the law observance in the notarization and authentication activities must be conducted on the regular and annual basis as prescribed in Clause 5, Article 17; Point c, Clause 1, Article 19 and Point b, Clause 1, Article 20 of the Decree.

The inspection-conducting persons shall have to inspect contents already approved by the competent authorities. Upon the conclusion of inspection, they shall make reports on inspection results and take responsibility for such reports.

The inspection and examination shall be conducted upon complaints and/or denunciations, which shall be settled according to the provisions of the legislation on complaints and denunciations.

IV. IMPLEMENTATION PROVISIONS

1. This Circular takes effect as from April 1, 2001.

2. Any problems or new questions arising in the course of implementation should be reported in writing by the concerned bodies, provincial-level People’s Committees, provincial/municipal Justice Services and notary public offices to the Justice Ministry for guidance in writing.

THE MINISTRY OF JUSTICE
MINISTER




Nguyen Dinh Loc  

...

...

...