thông tư 22-TC/VT hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước nguồn hỗ trợ phát triển chính thức

• Số hiệu: 22-TC/VT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Hồ Tế
• Ngày ban hành: 20/03/1995

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 22-TC/VT	Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 1995

THÔNG TƯ

BỘ TÀI CHÍNH SỐ 22-TC/VT NGÀY 20 THÁNG 3 NĂM 1995 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 20 - CP ngày 15-3-1994 về Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức, Nghị định số 177 - CP ngày 20-10-1994 về điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng. Các nguồn hỗ trợ phát triển chính thức dưới hình thức hoàn lại thực hiện theo Quy chế quản lý vay và trả nợ nước ngoài ban hành kèm theo Nghị định số 58-CP ngày 30-8-1993 của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn số 17-TC/TCĐN, 18 TC/TCĐN ngày 5-3-1994 của Bộ Tài chính. Đối với nguồn hỗ trợ phát triển chính thức thực hiện dưới hình thức viện trợ không hoàn lại, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

I/ NGUYÊN TẮC CHUNG:

1. Nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (official Development Assistance -sau đây gọi tắt là ODA) của nước ngoài cho nước ta là nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, phải được kế hoạch hoá, phản ảnh đầy đủ vào NSNN và quản lý theo chế độ quản lý NSNN hiện hành.

2. Các khoản ODA không hoàn lại được sử dụng dưới hình thức cấp phát vốn NSNN hoặc tín dụng Nhà nước.

Hình thức cấp phát vốn NSNN (cấp vốn XDCB hoặc kinh phí sự nghiệp) chủ yếu tập trung cho các chương trình, dự án kinh tế - xã hội thuộc các đối tượng và lĩnh vực do NSNN đảm nhiệm.

Các khoản ODA cho các dự án, công trình có khả năng hoàn vốn sẽ được Nhà nước cho vay lại thông qua Tổng cục Đầu tư Phát triển trực thuộc Bộ Tài chính hoặc Ngân hàng được Chính phủ chỉ định. Cơ chế tài chính đối với việc cho vay lại sẽ được Bộ Tài chính chủ trì bàn với các cơ quan liên quan xác định cụ thể cho phù hợp với tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.

3. Bộ Tài chính có trách nhiệm thống nhất quản lý tài chính Nhà nước đối với mọi nguồn ODA, từ khâu tham gia ý kiến trong việc xác định chủ trương sử dụng ODA và phê duyệt dự án, phân bổ nguồn vốn đầu tư xây dựng cho các dự án, nghiên cứu đề xuất cơ chế quản lý tài chính, thực hiện thanh toán qua NSNN và quản lý tài chính toàn bộ quá trình sử dụng vốn đến kiểm tra và quyết toán dự án.

Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Tài chính và UBND Tỉnh, Thành phố quản lý tài chính đối với các nguồn ODA trực tiếp cho Địa phương và do các Bộ, ngành Trung ương phân phối về cho Địa phương.

4. Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch UBND các Tỉnh, Thành phố, chủ tịch các hội, đoàn thể, các tổ chức quần chúng chịu trách nhiệm trước Pháp luật về quản lý tài chính và sử dụng có hiệu quả các nguồn ODA cho các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của mình.

5. Các chủ nhiệm chương trình, giám đốc dự án, chủ đầu tư công trình sử dụng nguồn ODA phải bảo đảm thực hiện đúng các mục tiêu, đối tượng và các cam kết khác đã ghi trong từng chương trình, dự án; có trách nhiệm hoàn trả đầy đủ, đúng hạn cho NSNN các khoản đã vay theo đúng quy định, chấp hành nghiêm chỉnh thể chế tài chính, Pháp lệnh Kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán và chế độ hạch toán kế toán, chế độ kiểm toán hiện hành của Nhà nước.

II/ NHỮNG QUY ĐỊNH CỦ THỂ

A/ KẾ HOẠCH HOÁ:

Hàng năm, căn cứ các văn bản cam kết hoặc thoả thuận; căn cứ kế hoạch triển khai chương trình, dự án; thông báo phân phối viện trợ của cơ quan chủ quản cho đơn vị; căn cứ vào tình hình thực hiện dự án trong năm; các đơn vị lập kế hoạch thu, sử dụng nguồn ODA cùng với kế hoạch kinh tế, tài chính, ngân sách của đơn vị gửi cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính đồng cấp (dự án thuộc các Bộ gửi Bộ chủ quản và Bộ Tài chính; dự án do Tỉnh, Thành phố làm chủ dự án gửi Sở Tài chính - Vật giá).

Các Bộ, ngành Trung ương và các Sở Tài chính - Vật giá có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch này cùng với kế hoạch tài chính, Ngân sách Nhà nước hàng năm của mình, báo cáo về Bộ Tài chính, để Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo Chính phủ trình Quốc hội phê duyệt.

Kế hoạch thu, sử dụng nguồn ODA phải thuyết minh đầy đủ những nội dung sau đây:

- Kế hoạch giá trị (ngoại tệ và quy đổi thành tiền Việt nam) sẽ nhận và sử dụng. Tính cụ thể cho từng loại hàng hoá và tiền tệ, phân chia theo từng mục đích, đối tượng sử dụng.

- Kế hoạch về vốn đối ứng trong nước tham gia vào dự án (nếu có) phân theo từng mục tiêu, loại vốn (XDCB, HCSN....).

- Chi phí cho việc lập và quản lý dự án, gồm tất cả các chi phí từ khâu lập dự án đến tiếp nhận, vận chuyển, lưu kho hàng hoá thiết bị, chi phí quản lý điều hành dự án...và nguồn vốn chi cho công tác này. Dự án thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, thì chủ dự án dùng vốn tự có hoặc vốn vay. Dự án thuộc lĩnh vực hành chính sự nghiệp hoặc là công trình XDCB thuộc đối tượng NSNN cấp phát, thì chủ dự án phải lập kế hoạch cùng với kế hoạch chi NSNN của mình.

B/ THỰC HIỆN TIẾP NHẬN VÀ QUẢN LÝ:

Có nhiều hình thức và phương pháp chuyển giao ODA, mỗi nước hay tổ chức viện trợ đều có những quy định, thủ tục và mục tiêu riêng,. Vì vậy, căn cứ vào nội dung văn kiện ký kết với các nước và tổ chức viện trợ, Bộ Tài chính sẽ trình Chính phủ phê duyệt cơ chế tài chính và hướng dẫn cụ thể cho từng loại hình ODA.

1/ Xác nhận viện trợ:

- Các nguồn tiền, hàng viện trợ của nước ngoài đưa vào trong nước sử dụng (kể cả phía nước ngoài đặt mua hàng trong nước rồi giao cho đơn vị sử dụng ) đều phải làm giấy xác nhận viện trợ.

- Đối tượng phải làm giấy xác nhận viện trợ là các đơn vị, chủ dự án được nhận hàng, tiền viện trợ của nước ngoài.

Trường hợp phía nước ngoài đặt mua hàng trong nước, thì chủ dự án làm thủ tục xác nhận, chậm nhất là 30 ngày sau khi nhận được hàng.

- Khi có giấy báo nhận hàng, tiền viện trợ, các đơn vị đến ngay Ban Quán lý và Tiếp nhận viện trợ Quốc tế thuộc Bộ Tài chính (hoặc Ban Đại diện Quản lý và Tiếp nhận viện trợ tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng ) để làm thủ tục xác nhận viện trợ.

- Giấy xác nhận tiền hoặc hàng viện trợ là căn cứ để hoàn tất các thủ tục nhận hàng, rút tiền và thanh toán với NSNN. Giấy xác nhận tiền hàng viện trợ do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.

2/ Các tài liệu cần thiết để xác nhận viện trợ :

a- Đối với hàng hoá:

- Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.

- Văn kiện dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với đối tác nước ngoài có ghi rõ danh mục và giá trị hàng hoá các loại đã được phê chuẩn.

- Văn bản phê duyệt hợp đồng thương mại theo quy định hiện hành.

-Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill).

- Bản kê chi tiết (Packing List).

- Hoá đơn thương mại (Invoice).

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Isurance Certificate).

b- Đối với tiền viện trợ:

- Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.

- Văn bản dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với phụ lục kèm theo ghi rõ : Các khoản ngoại tệ hoặc tiền đồng theo mục ngân sách của chương trình, dự án.

- Bản thuyết minh kế hoạch sử dụng nguồn tiền tài trợ và giấy báo của Ngân hàng hoặc thông báo chuyển tiền từ phía nước ngoài về số tiền được nhận.

c- Các trường hợp cần bổ sung văn bản:

+ Đối với các chương trình quốc gia dài hạn, phải có các văn bản được ký kết chính thức hàng năm với các quy định cụ thể về danh mục, số lượng hàng hoá hoặc các khoản tiền tệ như đã nêu trên.

+ Trường hợp trong các văn kiện ký kết không kê rõ danh mục hàng hoá, đơn vị phải có bản giải trình cụ thể số lượng, hoặc trọng lượng, giá trị hàng hoá viện trợ nằm trong tổng số kinh phí của dự án và phải được xác nhận của thủ trưởng cơ quan chủ quản. Đối với các mặt hàng thuộc diện cấm nhập khẩu phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Thủ tướng Chính phủ.

+ Trường hợp có sự thay đổi danh mục hoặc chủng loại hàng hoá viện trợ, thay đổi chi tiêu cho các khoản mục ngân sách của dự án, thì phải có văn bản phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền phê duyệt.

+ Trường hợp có những hàng hoá hoặc khoản ngoại tệ viện trợ không có trong dự án, chương trình hoặc văn bản đã ký kết, thì phải có văn bản cho phép sử dụng của Thủ tướng Chính phủ, bản thuyết minh rõ nguồn và mục đích sử dụng khoản này.

+ Trường hợp một đơn vị nhận thay để phân phối cho nhiều đơn vị, thì đơn vị nhận thay phải có kế hoạch phân phối cụ thể cho từng đối tượng và có giấy uỷ nhiệm của các đơn vị được sử dụng viện trợ.

+ Trường hợp bên nước ngoài đặt mua hàng trong nước để giao cho đơn vị sử dụng, thì đơn vị cần có bản chính của hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.

+ Trường hợp chưa có ngay các vận đơn, hoá đơn, bảng kê để nhận hàng (tài liệu đến chậm), đơn vị phải có giấy báo của sân bay hoặc cơ quan vận tải. Chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày làm xác nhận, đơn vị phải nộp các tài liệu có liên quan đến lô hàng đẫ nhận như quy định ở trên cho Bản Quản lý và Tiếp nhận viện trợ Quốc tế hoặc nơi đã cấp giấy xác nhận.

3 - Thủ tục tiếp nhận:

Quan hệ với các cơ quan trong nước để nhận ngoại tệ và hàng, các đơn vị phải tiến hành các thủ tục theo trình tự sau:

- Nếu nhận ngoại tệ:

+ Làm giấy xác nhận tiền

+ Đến Ngân hàng xuất trình giấy xác nhận để làm thủ tục rút tiền

+ Báo cáo kết quả thực tế nhận tiền (ngoại tệ, tiền Việt Nam ) cho Ban Quản lý và Tiếp nhận viện trợ Quốc tế.

- Nếu nhận hàng hoá từ nước ngoài:

+ Làm giấy xác nhận hàng viện trợ

+ Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá tại bộ phận cấp giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Thương mại.

+ Làm thủ tục Hải quan và nhận hàng

+ Báo cáo kết quả thực tế nhận hàng cho Ban Quản lý và Tiếp nhận viện trợ Quốc tế.

4) Thanh toán qua Ngân sách Nhà nước:

a- Giấy xác nhận hàng hoặc tiền viện trợ do Ban Quản lý và Tiếp nhận viện trợ Quốc tế thuộc Bộ Tài chính cấp cho đơn vị là chứng từ quan trọng để thực hiện thanh toán qua Ngân sách Nhà nước.

b- Trị giá thanh toán qua NSNN là trị giá ngoại tệ của số hàng, tiền đơn vị đã nhận, được chuyển đổi thành đồng Việt nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Ngoại thương công bố tại thời điểm xác nhận. Trường hợp đối với hàng hoá do bên nước ngoài đặt mua ở trong nước giao cho đơn vị sử dụng, giá thanh toán là giá xuất hàng ghi trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

Trường hợp số hàng hoá thực nhận có phát sinh chênh lệch thừa thiếu hoặc không đúng chủng loại, không đúng giá cả đã kê khai xác nhận .....hoặc số tiền thực nhận có chênh lệch tăng, giảm so với số tiền đã kê khai, thì: trong phạm vi không quá 45 ngày kể từ ngày xác nhận lần đầu, đơn vị phải gửi biên bản giám định (hoặc báo cáo kết quả thực nhận tiền) cho cơ quan đã làm giấy xác nhận viện trợ để xem xét, điều chỉnh lại giấy xác nhận.

Trường hợp nhận hàng viện trợ không có trị giá nguyên tệ để quy đổi thành tiền Việt nam thì giá xác nhận sẽ do Ban Quản lý và Tiếp nhận Viện trợ Quốc tế tạm tính. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày làm giấy xác nhận viện trợ, đơn vị phải gửi biên bản định giá lại cho cơ quan đã xác nhận để điều chỉnh giấy xác nhận cho đơn vị. Hội đồng định giá do cơ quan chủ quản của đơn vị thành lập có sự tham gia của đại diện cơ quan Tài chính, Vật giá cùng cấp thực hiện. Quá thời hạn trên, đơn vị không gửi biên bản định giá lại, thì Bộ Tài chính sẽ coi giấy xác nhận ban đầu với giá đã tạm tính là chứng từ hợp lệ để thanh toán qua Ngân sách Nhà nước.

c- Bộ Tài chính (Ban quản lý và Tiếp nhận Viện trợ Quốc tế ) sẽ làm các thủ tục thanh toán qua Ngân sách Nhà nước trị giá hàng, tiền của các đơn vị đã nhận theo nguyên tắc sau:

+ Đối với các khoản được quy định do Ngân sách Nhà nước cấp phát:

- Ghi thu Ngân sách Nhà nước: Chương 99A, Loại 14, Khoản 01,

Hạng 5 (hoặc 6), Mục 42.

- Ghi chi NSNN theo chương, loại, khoản, hạng, mục của đơn vị và mục đích sử dụng

+ Đối với các khoạn đươc quy định là Nhà nước cho vay lại:

- Ghi thu Ngân sách Nhà nước theo quy định trên, đồng thời hạch toán chi ngoài Ngân sách để theo dõi riêng. Khi thu hồi tiền vay, sẽ hạch toán giảm vay phần gốc và ghi thu ngân sách phần lãi.

5) Quản lý và kế toán:

a- Trong quá trình sử dụng, các đơn vị phải phản ánh kịp thời, đầy đủ các nguồn tiền, hàng đã nhận trên chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước theo Pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ hạch toán kế toán hiện hành.

Trong trường hợp có sự điều chỉnh trị giá hàng, tiền viện trợ, căn cứ chứng từ thông báo điều chỉnh chính thức của cơquan xác nhận viện trợ hoặc của cơ quan Tài chính, đơn vị thực hiện các bút toán điều chỉnh giá trị tiếp nhận hoặc sử dụng của các khoản viện trợ trên sổ sách của mình.

b- Việc quản lý tài chính đối với tiếp nhận và sử dụng các nguồn ODA (kể cả vốn nước ngoài cũng như các khoản vốn đối ứng trong nước, các khoản chi phí về lập và quản lý dự án) phải thực hiện theo đúng các chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.

Quản lý nguồn ODA được cấp phát dưới hình thức cấp vốn xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước phải tuân thủ các chế độ sử dụng vốn xây dựng cơ bản của Ngân sách Nhà nước hiện hành.

Quản lý nguồn ODA được cấp phát dưới hình thức cấp vốn sự nghiệp phải thực hiện theo đúng các chế độ quản lý các khoản kinh phí sự nghiệp do Ngân sách Nhà nước cấp.

Trường hợp nhận và sử dụng nguồn ODA dưới hình thức được NSNN cho vay lại, phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đầu tư và điều kiện vay trả theo qui định.

Các vụ Tài chính kế toán của các Bộ, ngành có trách nhiệm giúp thủ trưởng Bộ, ngành tổng hợp và quản lý tài chính đối với toàn bộ các nguồn tài trợ từ nước ngoài thuộc phạm vị Bộ, ngành phụ trách theo đúng các chế độ quản lý tài chính Nhà nước hiện hành.

Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm kiểm tra và giám sát quá trình tiếp nhận và sử dụng tất cả các nguồn tài trợ từ nước ngoài cho các dự án thuộc phạm vi quản lý tài chính của mình.

Trong quá trình kiểm tra và giám sát tài chính, cần kiên quyết xử lý hoặc kịp thời kiến nghị với Bộ Tài chính và các cơ quan Pháp luật xử lý những trường hợp vi phạm chế độ quản lý Tài chính.

C- BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN VÀ BÀN GIAO:

1. Hàng năm các chủ dự án sử dụng nguồn ODA phải lập báo cáo tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn ODA gửi cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính quản lý dự án (Dự án thuộc Bộ, ngành Trung ương gửi về Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ Quốc tế); Dự án thuộc Địa phương quản lý gửi về Sở Tài chính - Vật giá).

Cơ quan chủ quản dự án có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ tình hình tiếp nhận và sử dụng của các dự án thuộc phạm vị mình quản lý để báo cáo cơ quan tài chính đồng cấp (ở Bộ Tài chính là bộ phận quản lý tài chính ngành).

Báo cáo tình hình quản lý và sử dụng viện trợ phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

+ Kết quả tiếp nhận các khoản ODA (lượng, trị giá ngoại tệ và qui đổi tiền Việt nam của từng loại).

+ Tình hình sử dụng cho từng đối tượng và công việc theo mục tiêu của dự án.

+ Tình hình sử dụng các khoản kinh phí để lập, tiếp nhận và quản lý dự án.

+ Việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính.

+ Hiệu quả, kết quả sử dụng nguồn ODA; các kiến nghị xử lý có liên quan.

2. Khi kết thúc dự án:

- Các chủ dự án có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tiếp nhận và sử dụng nguồn ODA (kể cả dưới hình thức NSNN cấp phát hoặc cho vay lại); quyết toán các khoản vốn, các khoản kinh phí lập, tiếp nhận và quản lý dự án. Gửi cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính đồng cấp.

- Qui trình và yêu cầu của việc lập quyết toán, nội dung báo cáo quyết toán phải theo đúng những hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính.

- Trường hợp dự án được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau, trong báo cáo quyết toán phải phân tích rõ tình hình tiếp nhận và sử dụng từng nguồn vốn.

- Trường hợp dự án được đầu tư trong nhiều năm, khi quyết toán chủ dự án phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ xây dựng để quy đổi vốn đầu tư đã thực hiện theo mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đưa vào vận hành, làm cơ aở để xác định giá tài sản bàn giao.

- Khi dự án đã kết thúc mà vẫn còn thừa nguồn vốn, chủ dự án phải báo cáo ngay với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính quản lý dự án. Cơ quan tài chính có trách nhiệm xem xét và qui định hướng sử dụng. Mọi việc sử dụng nguồn vốn này khi chưa có văn bản phê duyệt hướng sử dụng của cơ quan tài chính đều là vi phạm chế độ quản lý kinh phí NSNN, sẽ bị xử lý theo Pháp luật.

- Trước khi duyệt quyết toán dự án hoàn hành phải được cơ quan kiểm toán thẩm tra và có ý kiến bằng văn bản chính thức hoặc tiến hành thẩm tra theo qui định hiện hành: Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế chủ trì, bộ phận quản lý Tài chính ngành tham gia) có trách nhiệm kiểm tra và có ý kiến bằng văn bản trước khi cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với các dự án thuộc các Bộ, ngành Trung ương. Sở Tài chính - Vật giá có trách nhiệm kiểm tra và có ý kiến bằng văn bản đối với các dự án thuộc Địa phương quản lý.

- Việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành phải đảm bảo tuân thủ các qui định hiện hành của Bộ Tài chính.

3. Căn cứ để thực hiện bàn giao tài chính của dự án đã kết thúc đưa vào sự dụng là báo cáo quyết toán dự án.

- Đối với các dự án được thực hiện dưới dạng NSNN cấp kinh phí sự nghiệp, việc bàn giao và tiếp nhận đưa vào sử dụng thực hiện theo chế độsử dụng các khoản vốn, tài sản do NSNN cấp phát cho các cơ quan hành chính sự nghiệp.

- Đối với các dự án được thực hiện dưới hình thức NSNN cấp vốn XDCB: Việc bàn giao và tiếp nhận đưa vào sử dụng thực hiện theo chế độ hiện hành về bàn giao vốn XDCB do NSNN cấp phát.

- Đối với các dự án được thực hiện dưới hình thức NSNN cho vay: Đơn vị nhận vay vốn có trách nhiệm bố trí nguồn để hoàn trả vốn và lãi cho NSNN theo đúng qui định tại khế ước nhận nợ.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày ký. Bãi bỏ thông tư số 45TC/VT ngày 15/8/1991 của Bộ Tài chính.

2. Các Bộ, ngành, Địa phương có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các chủ dự án thuộc phạm vị quản lý của mình thực hiện thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các Bộ, ngành, Địa phương, đơn vị, các chủ dự án cần phản ánh kịp thời vè Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ Quốc tế) để nghiên cứu và giải quyết.

Hồ Tế (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness --------
No: 22-TC/VT	Hanoi, March 20, 1995

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE REGIME OF STATE FINANCIAL MANAGEMENT OVER THE OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE

The Government issued Decree No.20-CP on 15th March 1994 on the Regulations for the Management and Use of the Official Development Assistance, and Decree No.177-CP on the 20th of October 1994 on the Regulations on the Management of Investment and Construction. The Official Development Assistance in the form of refundable aid shall conform with the Regulations on the Management of Foreign Loans and Payment of Foreign Debts issued attached to Decree No.58-CP on the 30th of August 1993 of the Government and the guiding Circulars No.17-TC/TCDN and 18-TC/TCDN on the 5th of March 1994 of the Ministry of Finance. For the Official Development Assistance in the form of non-refundable aid, the Ministry of Finance provides the following guidance:

I. GENERAL PRINCIPLES

1. The Official Development Assistance - hereafter referred to as ODA supplied by foreign countries to our country is a source of revenue of the State Budget. It must be planned, fully accounted for in the State budget, and managed according to the current regime of management of the State Budget.

2. The non-refundable ODA shall be used in the form of State Budget allocations or State credits.

The State budget allocations (for capital construction or for public services expenditures) shall be used chiefly to fund socio-economic programs and projects assigned to the objects and areas covered by the State budget.

The ODA intended for projects and constructions capable of capital recovery shall be reloaned by the State through the General Department for Development Investment directly under the Ministry of Finance, or the Bank assigned by the Government. The financial mechanism of the relending shall be concretely determined by the Ministry of Finance in consultation with related agencies to conform with the nature and characteristics of production and business of each unit.

...

...

...

The Director of the Finance and Price Service of the provinces or cities directly under the Central Government shall assist the Minister of Finance and the People's Committee of the province and city to exert financial management over the ODA directly allocated to the locality or allocated to the locality by the ministries or central services.

4. The heads of the ministries and branches, the Presidents of the People's Committees of the provinces and cities, and the Presidents of associations, mass and social organizations are responsible before law for the financial management and effective use of the ODA to the programs and projects under their jurisdiction.

5. The managers of programs, the directors of projects and the investors in the projects using ODA shall have to ensure strict observance of the objectives, targets, and other commitments written in the programs and projects. They must repay to the State budget the loans fully and on schedule, and in conformity with the regulations. They must seriously comply with all financial regulations, the Ordinance on Accountancy and Statistics, the Regulations on the Organization of Accountancy and the Regime of Accountancy Accounting, together with the current audit regime of the State.

II. CONCRETE STIPULATIONS

A. PLANNING

Each year, on the basis of the written commitments or agreements, on the implementation programs, on the notice of the controlling agency's allocation to the unit, on the basis of the situation of the implementation of the project in the year, the unit shall draw up its plan for collection and use of the ODA together with its economic, financial and budget plans, and send to the project controlling agency and the financial agency of the same level (the projects of the ministries shall be sent to the controlling ministry and the Ministry of Finance; the projects of which the controlling agencies are the provinces and cities shall be sent to the Finance and Price Service).

The ministries, the central branches and the Finance and Price Services shall integrate this plan with their annual financial and State budget plans, and report to the Ministry of Finance which shall synthetize them into a common plan to report to the Government which shall submit it to the National Assembly for ratification.

The plan for the collection and use of the ODA must fully explain the following contents:

- The planned value (foreign currencies converted into Vietnamese currency) to be received and used. This must be specified for each kind of goods and currency, and detailed for each purpose and object of use.

...

...

...

- Expenditures for the drafting and management of the project, including all expenditures spent from the time the project is drafted to the reception, transportation and storing of goods and equipment, expenditures in managing the implementation of the project..., and the capital source to cover this work. For the projects in the production or business sector, the project owner shall use his self-procured capital or loan capital. For the projects in the administrative or public service sector or capital construction to be funded by the State budget, the project owner must draft the plan together with his State budget expenditure plan.

B. RECEIPT AND MANAGEMENT OF ODA

There are many forms and modalities for the transfer of ODA, for which each country or aid organization has its own regulations, procedures and objectives. That is why, basing itself on the contents of the documents signed with these countries and aid organizations, the Ministry of Finance shall submit to the Government for approval the financial mechanism and provide concrete guidance for each type of ODA.

1. Certification of ODA:

- The aid money and goods brought from abroad for use in the country (including the goods ordered by the foreign countries and delivered to the unit for use in the country) must have aid certificates.

- The objects which must have aid certificates are the units or project owners receiving foreign aid money or goods.

If the foreign party orders goods in the country, the project owner shall fill the procedures for certification not later than 30 days after receiving the goods.

- Upon receiving the arrival notice of the aid money or goods, the unit must call immediately at the Commission for Management and Reception of International Aid under the Ministry of Finance (or the Representative Office of the Commission for Aid Management and Reception in Ho Chi Minh City and Da Nang City) to fill the procedures of aid certification.

- The certificate of aid money or goods is the basis to complete the procedures for goods reception and money withdrawal and payment through the State Budget. The certificate of aid money or goods shall be issued in a uniform way by the Ministry of Finance.

...

...

...

a/ With regard to goods:

- Ratification documents of the program or project by an authorized agency.

- Document on the project, program, agreement, decree, or other agreements officially signed with the foreign partner with specifications of the list and value of the different kinds of goods already ratified.

- Documents ratifying the commercial contract as currently stipulated.

- Bill of Lading, or Airway Bill.

- Packing List.

- Invoice.

- Insurance Certificate.

b/ With regard to aid money:

...

...

...

- Document of the project, program, agreement, decree or other agreements officially signed, together with attached appendices with specifications as to the amounts of foreign currencies or Vietnam Dong under the budget sections of the program or project.

- An explanation of the plan for use of the aid money, and the notice of the Bank or the money transfer communique from the foreign party about the amount of money to be received in Vietnam.

c/ Cases in which additional documents are needed:

- With regard to the long-term national programs, there must be the text of officially signed annual documents, with specifications as to the list and quantities of goods, or the amounts of money as described above.

- In case there is no specification of the list of goods, the unit must have a document detailing the quantity or weight, and the value of the aid goods within the total cost of the project. This must be certified by the head of the controlling agency. With regard to the items banned from import, there must be a written agreement of the Prime Minister.

- In case of a modification in the list or kinds of aid goods, or a modification of the expenditures for the different budget items of the project, there must be a ratifying document of the Prime Minister or an agency empowered by the Prime Minister.

- In case there are foreign aid goods or money not included in the project or program or in the signed documents, there must be written permission of use from the Prime Minister, the explanation of their origins and the purpose of their use.

- In case a unit receives the goods or money for redistribution to many other units, it must have a concrete plan of allocation to each object, and a delegation of powers from the units entitled to use the aid.

- In case the foreign partner orders goods in Vietnam to be assigned to a unit for use, this unit must have the original copy of the invoice together with the issue order of the seller promulgated in a uniform form by the Ministry of Finance.

...

...

...

3. Procedures of reception:

In its relations with the agencies in the country for the reception of aid in foreign currency and goods, the unit must comply with procedures in the following order:

- If it receives foreign currencies, it shall have:

+ To obtain a certification of the amount of money.

+ To go to the Bank and produce the certificate in order to fill the procedure for money withdrawal.

+ To make a report on the actual reception of the money (foreign currencies and Vietnamese Dong) to the Commission for Management and Reception of International Aid.

- If it receives goods from abroad, it shall have:

+ To obtain a certificate of reception of aid goods;

+ To apply for a permit to import goods at the import-export permit issuing department of the Ministry of Trade;

...

...

...

+ To report the actual result of the goods reception to the Commission for Management and Reception of International Aid.

4. Payment through the State budget:

a/ The aid goods or money certificate issued by the Commission for Management and Reception of International Aid under the Ministry of Finance is an important paper for the realization of payment through the State Budget.

b/ The value of payment through the State Budget is the value in foreign currency of the goods and amount of money which the unit has received after conversion into Vietnam Dong at the buying rate announced by the Foreign Trade Bank at the time of certification. For the goods ordered by the foreign party in the country and assigned to the unit for use, the value of payment is the issue price written in the invoice which is also an issue card.

In case the amount of goods actually received is above or below that written in the declaration and certification, or does not correspond in kinds or prices with the declaration or certificates, or the amount of money actually received is higher or lower than that already declared, the unit must within no more than 45 days after the first certification, send an expertise report (or a report on the actual receipt of the money) to the agency certifying aid for examination of and modification to the certificate.

In case of receipt of aid goods that do not carry the value in the currency of origin for conversion into Vietnam Dong, the certification price shall be temporarily set by the Commission for Management and Reception of International Aid. Within 45 days after the first certification of aid, the unit must send the repricing minutes to the certifying agency in order to readjust the certificate for the unit. The Pricing Council set up by the controlling agency of the unit with the participation of the representatives of the financial and pricing agencies of the same level shall decide on the readjustment. Past this time limit, if the unit does not send the minutes on repricing, the Ministry of Finance shall regard the first certificate and the temporarily set price as the legal voucher for payment through the State Budget.

c/ The Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid) shall fill the procedures for payment through the State budget for the value of the goods and money for the receiving unit on the following principles:

- With regard to the items which are to be allocated by the State budget:

+ To be recorded as State Budget revenue: Chapter 99A, Type 14, Item 01, Category 5 (or 6), Section 42.

...

...

...

- With regard to the item defined as reloans from the State:

+ To be recorded as State Budget revenue as prescribed above, at the same time to be accounted for as extra-budget expenditures with a view to separate monitoring. When the loan is recovered, the principal shall be left out in the accounts for loans, and the interest shall be recorded as budget income.

5. Management and accountancy:

a/ In the process of use of the aid money and goods, the unit must record timely and fully all the money and goods already received on the vouchers and books of accounts under current regulations of the State and under the Ordinance on Accountancy and Statistics and the current regime of accounting and accountancy.

In case of an adjustment of the value of the aid goods and money, basing itself on the official notice on adjustment by the aid certifying agency or the financial agency, the unit shall carry out writing accounts on the adjustment of the value of the reception or use value of the aid on their books of accounts.

b/ The financial management of the reception and use of the ODA (including foreign capital and the counterpart capital in the country, the expenditures on drafting and management of the project) must comply with the current regime of financial management of the State.

The management of the ODA distributed in the form of allocation of infrastructure construction capital shall have to comply with the regimes on the use of infrastructure construction capital of the State budget.

The management of the ODA allocated in the form of public service capital must comply with the regimes of management of the public service expenditures allocated by the State budget.

In the case of receipt and use of the ODA in the form of reloans from the State, the unit must fully carry out the investment procedures and the conditions on borrowing and repayment as prescribed.

...

...

...

The financial agencies at all levels shall have to inspect and supervise the process of receiving and using all the foreign aid for the projects under their responsibility of financial management.

In the process of financial control and supervision, it is necessary to resolutely handle, or make timely proposals to the Ministry of Finance and the law enforcement agencies to handle, all the violations of the regime of financial management.

C. REPORTING, MAKING THE FINAL STATEMENT OF ACCOUNTS, AND DELIVERY OF PROJECT

1. Each year, the owners of projects using ODA shall have to draw up a report on the situation of the receipt and use of the ODA, and send it to the controlling agency of the project and the financial agency managing the project (for the projects under the ministries and central branches, it shall be sent to the Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid); for the local projects, it shall be sent to the Finance-Pricing Service).

The controlling agency of the project shall have to sum up the whole situation of the receipt and use of the aid in all projects under the purview of its management, and report to the financial agency of the same level (at the Ministry of Finance, it is the department of financial management of the branch).

The report on the situation of management and use of the aid must comprise the following main contents:

- Results of the reception of the ODA (quantity, value in foreign currencies converted into Vietnam Dong for each type).

- The situation of the use for each recipient and for each work according to the purpose of the project.

- The situation of the use of the different kinds of expenditures in drafting, receiving and managing the project.

...

...

...

- The efficiency and results of the use of the ODA; and relevant suggestions for solution.

2. On completion of the project:

- The owner of the project shall have to draw up a report on final settlement of accounts for the receipt and use of the ODA (including those in the form of State budget allocation or reloans), settle the accounts of the counterpart funds, the expenditures involved in drafting, receiving and managing the project, and send them to the controlling agency of the project and the financial agency of the same level.

- The order and requirement of the drafting of the final settlement of accounts and the contents of the report on the settlement must comply with the current guidance of the Ministry of Finance.

- In case the project is financed by different sources of capital, the report on the settlement of accounts must analyze the situation of receiving and using each source of capital.

- In case the project investment spreads over many years, in making the settlement of accounts, the project owner shall base himself on the guidance of the Ministry of Construction in order to convert the investment capital already achieved on the price platform at the time of the delivery and putting into operation of the project, as basis to determine the value of the delivered properties.

- If on completion of the project there is still capital left over, the project owner must report it immediately to the controlling agency and the financial agency managing the project. The financial agency shall examine and decide on the direction for use of the left-over. All the uses of this capital pending the documents ratifying the orientation for its use by the financial agency are violations of the regime of management of the State budget expenditures, and shall be dealt with according to law.

- Before the final settlement of accounts on completion is ratified, the project must be inspected by the audit agency which shall make known its opinion by an official document, or shall inspect according to current regulations: the Ministry of Finance (presided over by the Commission for Management and Reception of International Aid, and with the participation of the Financial Management Sector) shall have to inspect and give its opinion in writing before the authorized level ratifies the projects under the jurisdiction of the ministries and the central services. The Finance-Pricing Service shall have to inspect and give its opinion in writing with regard to the projects under local management.

- The ratification of the settlement of accounts of the project on completion must comply with the current stipulations of the Ministry of Finance.

...

...

...

- With regard to the project conducted in the form of State budget allocation for public service expenditures, the delivery and reception for putting into operation shall conform to the regime of use of the capital and property allocated by the State budget to the administrative and public service agencies.

- With regard to the projects carried out in the form of State budget allocation for infrastructure construction, the delivery and reception for putting into operation shall comply with the current regime on assignment of infrastructure construction capital allocated by the State budget.

- With regard to the projects carried out in the form of loans from the State budget, the borrowing unit shall have to look after the source for repayment of principal and interest to the State budget in conformity with the stipulations in the debt acknowledgement contract.

III. IMPLEMENTATION PROVISIONS:

1. This Circular takes effect on the date of its signing. Circular No.45-TC/VT on the 15th of August 1991 of the Ministry of Finance is now annulled.

2. The ministries, branches and localities have the responsibility to guide and inspect the project owners under their jurisdiction to implement this Circular.

3. In the process of implementation, if any problems arise the ministries, branches, localities, units and the project owners shall report in time to the Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid) for study and settlement.

...

...

...