Thông tư liên tịch 81/1998/TTLT-BTC-NHNN quy trình, thủ tục quản lý rút vốn hỗ trợ phát triển chính thức

• Số hiệu: 81/1998/TTLT-BTC-NHNN
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Dương Thu Hương, Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 17/06/1998

BỘ TÀI CHÍNH-NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 81/1998/TTLT-BTC-NHNN	Hà Nội, ngày 17 tháng 6 năm 1998

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 81/1998/TTLT-BTC-NHNN NGÀY 17 THÁNG 06 NĂM 1998HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH, THỦ TỤC VÀ QUẢN LÝ VIỆC RÚT VỐNĐỐI VỚI NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước đã được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 20/3/1996;
Căn cứ Nghị định 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức;
Theo quy định tại Điều 14, khoản 3, điểm b và e, và Điều 15, khoản 4 của Nghị định 87/CP ngày 5/8/1997, Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức như sau:

I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) là một nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, phải được hạch toán vào ngân sách nhà nước và quản lý theo đúng quy định tại Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn dưới luật kèm theo.

Bộ Tài chính chịu trách nhiệm quản lý tài chính đối với việc rút vốn, thanh toán cho dự án, thực hiện việc hạch toán thu chi NSNN đối với các nguồn vốn ODA, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, quyết toán các dự án, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc bàn giao tài sản, vật tư, tiền vốn của các dự án khi kết thúc.

Ngân hàng Nhà nước chỉ đạo các ngân hàng thương mại phục vụ dự án tổng hợp theo định kỳ và thông báo cho Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan về tình hình rút vốn, thanh toán của các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA thông qua hệ thống ngân hàng.

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các chương trình, dự án ODA theo đúng các cam kết đã quy định trong các điều ước quốc tế, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về quản lý tài chính, pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo các quy định hiện hành của nhà nước. Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án/chương trình ODA (sau đây gọi là Ban quản lý dự án) để thực hiện dự án, chương trình. Trong những trường hợp không cần thiết phải thành lập Ban quản lý dự án, chủ đầu tư trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ của Ban quản lý dự án nêu trong Thông tư này.

Thông tư này chỉ hướng dẫn các quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn ODA. Đối với vốn đối ứng trong nước, việc rút vốn và thanh toán được thực hiện phù hợp với tiến độ rút vốn nước ngoài và chế độ chi tiêu trong nước hiện hành.

II. CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH RÚT VỐN

A. CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ RÚT VỐN

1. Điều kiện chung:                                                                        

Để thực hiện rút vốn, các dự án cần phải đáp ứng được các điều kiện sau:

- Có dự án khả thi đã được duyệt (trừ khi có quyết định khác của Thủ tướng Chính phủ),

- Các điều ước quốc tế ký giữa Việt Nam và phía nước ngoài đã được phê duyệt/phê chuẩn theo quy định hiện hành và có hiệu lực,

- Đối với các dự án cho vay lại, cần có hợp đồng vay lại đã ký kết với Bộ Tài chính hoặc với cơ quan được Bộ Tài chính uỷ quyền cho vay lại,

- Có hợp đồng kinh tế (xây lắp, mua sắm, tư vấn) được ký và phê duyệt theo đúng quy định,

- Có kế hoạch rút vốn hàng năm được lập và đăng ký phù hợp với dự toán ngân sách của dự án đã được duyệt.

2. Ngân hàng phục vụ dự án:

Để thực hiện rút vốn cho dự án, Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm chỉ định ngân hàng thương mại phục vụ dự án, có tham khảo ý kiến của Bộ Tài chính, chủ đầu tư và phù hợp với quy định của nhà tài trợ. Trong quá trình thực hiện dự án, ngân hàng thương mại phục vụ được hưởng phí theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước về thu phí dịch vị thanh toán qua ngân hàng, đồng thời, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm thông báo tình hình rút vốn và tình hình chi trả các tài khoản đặc biệt của dự án cho Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước và chủ đầu tư.

3. Lập và đăng ký kế hoạch rút vốn cho dự án.

Việc thực hiện rút vốn đối với các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA phải dựa trên các điều ước quốc tế và dự toán ngân sách hàng năm đã được phê duyệt. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập, bảo vệ và triển khai dự toán ngân sách hàng năm theo quy định hiện hành.

Căn cứ vào dự toán ngân sách chi tiết hàng năm của dự án đã được cơ quan chủ quản phê duyệt, Ban quản lý dự án lập kế hoạch rút vốn ODA. Nội dung kế hoạch rút vốn phải được chi tiết theo quý, theo từng hạng mục và theo từng nguồn vốn kể cả vốn đối ứng, trong đó phải lập kế hoạch riêng cho các hạng mục được thanh toán theo hình thức tài khoản đặc biệt (nếu dự án/chương trình được áp dụng hình thức rút vốn này). Kế hoạch này cần phải được đăng ký với Bộ Tài chính và gửi cho các cơ quan liên quan (Ngân hàng phục vụ, cơ quan Đầu tư Phát triển). Biểu mẫu đăng ký kế hoạch đính kèm theo Phụ lục 1.

B. CÁC THỦ TỤC RÚT VỐN ODA

1. Mở tài khoản:

Để tiến hành rút vốn, thanh toán, Ban quản lý dự án mở các tài khoản giao dịch thích hợp tại Ngân hàng thương mại phục vụ theo các quy định hiện hành. Riêng đối với các dự án có sử dụng hình thức thanh toán Tài khoản đặc biệt, Ban quản lý dự án cần mở thêm Tài khoản đặc biệt đứng tên dự án tại ngân hàng thương mại phục vụ để tiếp nhận vốn tạm ứng của nhà tài trợ.

2. Các hình thức rút vốn ODA:

Tuỳ thuộc vào quy định trong Điều ước quốc tế, việc rút vốn, thanh toán đối với nguồn vốn ODA được thực hiện thông qua một hoặc một số các hình thức phổ biến sau: thanh toán trực tiếp, tài khoản đặc biệt, thư cam kết, hoàn vốn và thủ tục chuyển tiền. Quy trình cụ thể như sau:

2.1. Thanh toán trực tiếp:

Để tiến hành rút vốn theo hình thức thanh toán trực tiếp, Ban quản lý dự án chuẩn bị đơn rút vốn và các tài liệu cần thiết gửi Bộ Tài chính. Các tài liệu bao gồm: đơn rút vốn theo mẫu, công văn đề nghị rút vốn, hợp đồng kinh tế đã được duyệt (chỉ cần gửi một lần cho mỗi hợp đồng), biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán của nhà thầu. Riêng đối với trường hợp thanh toán ứng trước lần đầu thì không cần chứng từ trên nhưng phải có Bảo lãnh tạm ứng (Bank Guarantee) và Bảo lãnh thực hiện (Performance Bond) của ngân hàng nhà thầu.

Đối với các trường hợp chung, trong thời gian tối đa 5 ngày làm việc, căn cứ vào các điều ước quốc tế đã ký, kết hoạch rút vốn đã được đăng ký, Bộ Tài chính xem xét, ký đơn rút vốn và gửi cho nhà tài trợ.

Đối với các dự án vay vốn Ngân hàng Thế giới, Ngân hàng Phát triển Châu á, trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ Bộ Tài chính có ý kiến bằng văn bản gửi ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trên cơ sở ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

Thông báo của nhà tài trợ là căn cứ để Bộ Tài chính làm thủ tục hạch toán ngân sách đối với dự án. Quy trình rút vốn theo Phụ lục 2.

2.2. Thanh toán theo hình thức thư cam kết:

Hình thức thư cam kết thường được sử dụng để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá dịch vụ (sau đây gọi là hợp đồng nhập khẩu). Để tiến hành rút vốn thanh toán theo hình thức thư cam kết. Ban quản lý dự án gửi hợp đồng nhập khẩu cho Bộ Tài chính. Trong vòng 5 ngày làm việc, Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận các điều kiện thanh toán và thông báo cho Ban quản lý dự án. Căn cứ vào ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ - trong thời gian 2 ngày làm việc - làm thủ tục mở L/C, ký đơn đề nghị phát hành thư cam kết và chuyển cho nhà tài trợ. Quy trình rút vốn theo Phụ lục 3.

Sau khi phát hành thư cam kết, căn cứ vào hợp đồng đã ký, nhà tài trợ thanh toán cho người thụ hưởng. Thông báo của nhà tài trợ là căn cứ để Bộ Tài chính làm thủ tục hạch toán ngân sách đối với dự án.

2.3. Thanh toán theo hình thức Tài khoản đặc biệt:

Theo hình thức này, nhà tài trợ ứng trước một số tiền vào tài khoản đặc biệt của dự án để đẩy nhanh quá trình rút vốn.

a. Rút vốn về tài khoản đặc biệt:

Để rút vốn về tài khoản đặc biệt, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính các tài liệu cần thiết bao gồm: đơn rút vốn, công văn đề nghị rút vốn. Trong trường hợp rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt cần có thêm bảng kê chi tiêu do Ban quản lý dự án lập, các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ quản lý ngân sách hiện hành và sao kê tài khoản đặc biệt do Ngân hàng thương mại lập.

Đối với các trường hợp chung, căn cứ vào các Điều ước quốc tế đã ký, kế hoạch rút vốn đã được duyệt, trong thời gian tối đa 5 ngày làm việc, Bộ Tài chính ký đơn rút vốn và gửi cho nhà tài trợ.

Đối với các dự án vay vốn Ngân hàng Thế giới, Ngân hàng phát triển châu á, trong vòng 5 ngày làm việc, Bộ Tài chính có ý kiến và thông báo cho Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trên cơ sở ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

Sau khi nhận được thông báo tiền đã được chuyển vào tài khoản đặc biệt của dự án, ngân hàng phục vụ thông báo ngay bằng văn bản cho Bộ Tài chính để theo dõi và hạch toán ngân sách. Quy trình rút vốn theo Phụ lục 4.

b. Sử dụng tài khoản đặc biệt:

- Đối với chi XDCB: Căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt và khối lượng công việc đã hoàn thành của dự án, Ban quản lý dự án đề nghị Ngân hàng phục vụ thanh toán từ tài khoản đặc biệt (riêng đối với các khoản thanh toán lần cuối cùng của các hợp đồng hoặc trong trường hợp hợp đồng được thanh toán một lần thì cần có xác nhận trước của Cục hoặc Tổng cục Đầu tư phát triển). Mỗi khoản thanh toán từ tài khoản đặc biệt đều phải tuân thủ theo đúng tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định trong điều ước quốc tế, nếu phát hiện thanh toán không đúng theo tỷ lệ quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ việc rút vốn bổ sung cho khoản chi đó. Quy trình rút vốn theo Phụ lục 5.

- Đối với chi HCSN: Căn cứ vào dự toán ngân sách năm đã được duyệt, hàng quý Ban quản lý dự án gửi cho Bộ Tài chính dự toán quý chi tiết theo Mục lục ngân sách hiện hành đã được cơ quan chủ quản duyệt. Sau 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, Bộ Tài chính xem xét và uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ rút vốn theo lệnh chi của Ban quản lý dự án. Quy trình rút vốn theo Phụ lục 6.

c. Hàng tháng, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm thông báo cho Bộ Tài chính sao kê chi tiêu từ tài khoản đặc biệt để làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách. Báo cáo sao kê tài khoản đặc biệt của Ngân hàng phục vụ lập và gửi cho Bộ Tài chính là cơ sở để Bộ Tài chính hạch toán ngân sách cấp phát vốn cho dự án (đối với các dự án thuộc đối tượng ngân sách cấp phát). Thông báo chuyển vốn về tài khoản đặc biệt của nhà tài trợ là căn cứ để Bộ Tài chính hạch toán ngân sách và ghi nợ đối với các dự án vay lại.

d. Lãi tiền gửi không kỳ hạn phát sinh trên tài khoản đặc biệt sẽ được xử lý như sau:

- Đối với các dự án thuộc diện ngân sách nhà nước cấp phát, vào ngày 5 hàng tháng Ngân hàng thương mại phục vụ chuyển lãi tiền gửi phát sinh trên tài khoản đặc biệt vào NSNN và thông báo bằng văn bản có kèm theo bản sao uỷ nhiệm chi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) để hạch toán ngân sách.

- Đối với các dự án vay lại (thời điểm tính nợ là ngày rút vốn từ nước ngoài) thì lãi phát sinh trên tài khoản đặc biệt được chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp nhận vay lại.

2.4. Thủ tục hoàn vốn:

Theo hình thức hoàn vốn, chủ đầu tư ứng trước tiền (từ nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc từ nguồn vốn tự có của chủ đầu tư) để thanh toán cho người thụ hưởng, sau đó làm đơn rút vốn đề nghị nhà tài trợ hoàn vốn.

Để thực hiện rút vốn theo thủ tục hoàn vốn, Ban quản lý dự án có trách nhiệm tập hợp các tài liệu, chuẩn bị các đơn rút vốn để gửi Bộ Tài chính. Các tài liệu gồm có: biên bản nghiệm thu, phiếu giá thanh toán, các chứng từ chứng minh tiền đã được thanh toán cho nhà thầu.

Đối với các trường hợp chung, trong thời gian tối đa 5 ngày làm việc, căn cứ vào các điều ước quốc tế đã ký, kế hoạch rút vốn đã được duyệt, Bộ Tài chính ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

Đối với các dự án vay vốn Ngân hàng thế giới, Ngân hàng Phát triển châu á, trong vòng 5 ngày làm việc Bộ Tài chính có ý kiến bằng văn bản thông báo cho Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trên cơ sở ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi cho nhà tài trợ.

Đối với các khoản rút vốn hoàn vốn cho các khoản do ngân sách nhà nước đã chi (hoặc từ các nguồn vốn có nguồn gốc ngân sách), số tiền rút về phải được nộp vào ngân sách nhà nước.

Đối với các khoản rút vốn hoàn vốn cho các khoản do chủ dự án đã chi bằng vốn tự có (hoặc vốn huy động, vốn tín dụng không có nguồn gốc từ ngân sách), chủ dự án được sử dụng số tiền rút vốn theo các quy định quản lý tài chính hiện hành.

Quy trình rút vốn theo Phụ lục 7.

2.5. Thủ tục chuyển tiền:

Hình thức chuyển tiền là hình thức rút vốn được áp dụng để thanh toán cho người cung cấp hàng hoá và dịch vụ đối với phần hợp đồng được thanh toán bằng đồng Việt Nam. Cụ thể như sau:

Hợp đồng cung cấp hàng hoá và dịch vụ chỉ được thực hiện sau khi Bộ Tài chính xem xét và chấp thuận các điều kiện thanh toán của hợp đồng.

Khi có nhu cầu thanh toán, Ban quản lý dự án cần gửi các chứng từ sau cho Bộ Tài chính:

- Hoá đơn nhập thiết bị hàng hoá, Chứng từ xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện. Riêng đối với trường hợp thanh toán ứng trước lần đâu thì không cần chứng từ trên nhưng phải có Bảo lãnh tạm ứng (Bank Guarantee) và Bảo lãnh thực hiện (Performance Bond) của Ngân hàng nhà thầu.

- Đơn rút vốn theo mẫu quy định.

Trong vòng 7 ngày làm việc, Bộ Tài chính tiến hành xem xét, đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch cấp phát hoặc cho vay lại vốn, xác nhận các chứng từ đó rồi ký đơn rút vốn và chuyển cho nhà tài trợ. Sau khi xem xét, nhà tài trợ sẽ thông qua hệ thống ngân hàng chuyển:

- Đồng Việt Nam cho nhà thầu nếu dự án đó thuộc diện Ngân sách cấp phát;

- Chuyển ngoại tệ đã rút từ phía nước ngoài cho Ban quản lý dự án nếu dự án thuộc diện cho vay lại. Ban quản lý dự án sẽ chuyển đổi số ngoại tệ rút được sang đồng Việt Nam để thanh toán cho nhà thầu.

Sơ đồ rút vốn theo Phụ lục 8. 2.6. Xử lý chênh lệch tỷ giá:

Khi hợp đồng có quy định thanh toán bằng đồng Việt Nam, có thể phát sinh vấn đề chênh lệch tỷ giá, vấn đề này được giải quyết như sau:

a. Đối với dự án thuộc diện ngân sách cấp phát thì việc chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào ngân sách.

b. Đối với dự án thuộc diện cho vay lại thì chênh lệch tỷ giá sẽ do Chủ đầu tư chịu.

C. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ BÁO CÁO, KIỂM TRA VIỆC RÚT VỐN CỦA CÁC CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA.

Hàng quý, Ngân hàng thương mại phục vụ báo cáo tình hình rút vốn thanh toán theo từng dự án cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và Ngân hàng Nhà nước (Vụ Quan hệ quốc tế). Trước hoặc vào ngày làm việc thứ 5 hàng tháng, ngân hàng phục vụ gửi báo cáo diễn biến tài khoản đặc biệt của dự án trong tháng trước cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại và Tổng cục Đầu tư phát triển) và Ban quản lý dự án. Bộ Tài chính tổng hợp tình hình rút vốn, thanh toán và trả nợ ODA thông báo cho các cơ quan liên quan và báo cáo Thủ tướng Chính phủ. Ngân hàng nhà nước có trách nhiệm tổng hợp hàng quý và hàng năm để phối hợp kiểm tra, theo dõi tình hình thực tế về rút vốn, thanh toán, ... thông qua hệ thống tài khoản được mở tại các Ngân hàng phục vụ của các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA.

Chủ đầu tư các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA phải lập các báo cáo kế toán vốn đầu tư thực hiện hàng năm và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án (công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành). Báo cáo kế toán và báo cáo quyết toán phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

Hàng năm, các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA phải được một công ty kiểm toán độc lập được Bộ Tài chính chấp thuận kiểm toán. Nội dung kiểm toán bao gồm kiểm toán tính hợp pháp của việc đầu tư dự án, kiểm toán số vốn đầu tư thực hiện hàng năm (bao gồm chi phí kiến thiết cơ bản hoàn thành, chi phí mua sắm thiết bị, chi phí khác, các chi phí không tính vào giá trị công trình), kiểm toán giá trị tài sản bàn giao, tình hình công nợ và vật tư thiết bị tồn đọng, kiểm toán tài khoản đặc biệt. Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính sẽ quy định thêm các nội dung cần thiết khác. Đề cương kiểm toán, quyết định lựa chọn công ty kiểm toán, hợp đồng kiểm toán phải phù hợp với quy định của nhà tài trợ và được Bộ Tài chính phê duyệt. Báo cáo kiểm toán phải được gửi cho Bộ Tài chính chậm nhất là 15 ngày sau khi hoàn thành (đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, báo cáo kiểm toán được đồng gửi cho Ngân hàng nhà nước (Vụ Quan hệ quốc tế)).

Bộ Tài chính sẽ tiến hành kiểm tra, thanh tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất đối với các tổ chức, đơn vị có sử dụng vốn ODA, đặc biệt là kiểm tra việc sử dụng tài khoản đặc biệt.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và là hướng dẫn chung áp dụng cho tất cả các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA. Đối với các dự án, chương trình có đặc thù riêng, Bộ Tài chính và Ngân hàng nhà nước Việt Nam sẽ có hướng dẫn cụ thể.

Các quy định trước đây hướng dẫn khác với Thông tư liên tịch này không còn giá trị thực hiện.

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời để Bộ Tài chính và Ngân hàng nhà nước nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.

Dương Thu Hương (Đã ký)

Lê Thị Băng Tâm (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE THE STATE BANK -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No. 81/1998/TTLT/BTC-NHNN	Hanoi, June 17, 1998

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE PROCESS, PROCEDURES AND MANAGEMENT OF CAPITAL WITH-DRAWAL REGARDING OFFICIAL DEVELOPMENT AID

Pursuant to the Law on State Budget, passed by the National Assembly of the Socialist Republic of Vietnam on March 20, 1996;
Pursuant to Decree No.87-CP of August 5, 1997 of the Government promulgating the Regulation on the Management and Use of Official Development Aid;
Pursuant to the provisions of Points b and e, Clause 3 of Article 14, and Clause 4 of Article 15 of Decree No.87-CP of August 5, 1997, the Ministry of Finance and the State Bank jointly provide the following guidances on the process, procedures and management of capital withdrawal regarding the official development aid:

I. GENERAL PROVISIONS

Official Development Aid (ODA) capital is a source of the State budget revenue, which must be accounted into the State budget and managed according to the provisions of the Law on State Budget and the sub-law guiding documents attached thereto.

The Ministry of Finance shall take responsibility for the financial management of capital withdrawal and settlement of projects, conducting State budget revenue and expenditure accounting regarding ODA capital sources, guiding and inspecting the observance of the regulations on financial management and final settlement of projects, and guiding and inspecting units in the transfer of assets, supplies and capital of projects upon their completion.

The State Bank shall direct the commercial banks servicing projects to send the Ministry of Finance and the concerned agencies periodical wrap-up reports on the situation of capital withdrawal and settlement of ODA-using programs and projects via the banking system.

Investors shall be accountable before law for the implementation of ODA-funded programs and projects in strict compliance with the provisions of international agreements; strictly abide by the State's regulations on financial management and the ordinance on accounting and statistics; and implement the cost-accounting accountancy regime in accordance with the current stipulations of the State. The investors shall set up management boards of ODA-funded programs and/or projects (hereafter referred to as project management board for short) for the implementation of such programs and/or projects. In cases where it is not necessary to set up a project management board, the investor shall directly perform the tasks of the management board as prescribed in this Circular.

...

...

...

II. DETAILED PROVISIONS ON CAPITAL WITHDRAWAL PROCESS

A. CAPITAL WITHDRAWAL CONDITIONS

1. General conditions:

To withdraw capital, a project must meet the following conditions:

- Having a ratified project's feasibility report (except otherwise decided by the Prime Minister),

- The international agreements concluded between Vietnam and foreign party(ies) have been adopted/ratified under the current regulations and take effect,

- With regard to projects under re-lending regime, there must be a re-lending contract signed with the Ministry of Finance or with the agency mandated to re-lend capital by the Ministry of Finance,

- Having an economic contract (for construction and installation, procurement or consultancy) which has been concluded and ratified according to regulations,

- Having an annual capital withdrawal plan which has been elaborated and registered in accordance with the ratified budget estimate of the project.

...

...

...

To withdraw capital for a project, the State Bank shall, after consulting the Ministry of Finance and the investor and basing itself on the aid donor's requirements, have to designate a commercial bank to serve such project. In the course of implementation of the project, the designated commercial bank shall enjoy charges in accordance with the State Bank's current regulations on service charges for payment via banks and at the same time, have to notify the Ministry of Finance, the State Bank and the investor of the situation on the capital withdrawal and payment through the project's special accounts.

3. Elaboration and registration of a project's capital withdrawal plan:

The withdrawal of capital for ODA-funded programs or projects must be based on the international agreements and the ratified annual budget estimates. The investors shall have to draft, defend and implement the annual budget estimates in accordance with the current regulations.

Basing itself on the annual detailed budget estimate of the project which has already been ratified by its parent agency, the project management board shall elaborate an ODA capital withdrawal plan. The plan's contents must be made in detail according to every quarter, every item of the project and every source of capital, including the reciprocal capital. There must be a specific plan for project's items subject to settlement through special accounts (if such program or project is entitled to apply this form of capital withdrawal). This plan must be registered with the Ministry of Finance and sent to the concerned agencies (the project-serving bank, the investment and development agency).

B. ODA CAPITAL WITHDRAWAL PROCEDURES

1. Opening accounts:

To withdraw capital for settlement, the project management board shall open appropriate transaction accounts at the project-serving commercial bank in accordance with the current regulations. As for projects using the form of special accounts for settlement, the project management board shall have to additionally open a special account using the project's name at the project-serving commercial bank in order to receive advance capital from aid donor(s).

2. Forms of ODA capital withdrawal:

Depending on the provisions of international agreements, the ODA capital withdrawal and settlement may be conducted in one or a number of the following popular forms: direct settlement, special account, covenant, capital reimbursement and money order. More concretely:

...

...

...

To withdraw capital in the form of direct settlement, the project management board shall prepare an application for capital withdrawal and other necessary documents to be sent to the Ministry of Finance. Such documents shall include: the capital withdrawal application made according to the prescribed form, the official dispatch requesting the capital withdrawal, the ratified economic contract (each contract shall be sent only once), the report on the pre-acceptance run and test and the contractor's written request for settlement. In cases where advance payment is made for the first time, the above-said documents are not required but there must be a bank guarantee and performance bond from the contractor's bank.

For a common case, the Ministry of Finance shall, within 5 working days and basing itself on the concluded international agreements as well as the registered capital withdrawal plan, consider, sign the capital withdrawal application and send it to the aid donor(s).

For projects with capital borrowed from the World Bank and the Asian Development Bank, the Ministry of Finance shall, within 5 working days after fully receiving a dossier, give its written opinions to the project management board and project-servicing bank. Basing itself on the written consent of the Ministry of Finance, and within 2 working days, the project-servicing bank shall sign capital withdrawal application and send it to the aid donor(s).

The aid donor's notice shall serve as basis for the Ministry of Finance to complete budget cost-accounting procedures for the project.

2.2. Settlement in form of covenant:

Covenants are usually used for the settlement of goods or service import contracts (import contracts for short). To withdraw capital for project settlement in the form of covenant, the project management board shall send to the Ministry of Finance the import contract. Within 5 working days, the Ministry of Finance shall consider and approve settlement conditions and inform the project management board thereof. Basing itself on the opinions of the Ministry of Finance, the servicing bank shall, within 2 working days, complete procedures for opening a letter of credit (L/C), sign the application proposing the issue of a covenant and send it to the aid donor.

After the issue of the covenant and on the basis of the signed contract, the aid donor shall make payment to the beneficiary. The aid donor's notice shall serve as basis for the Ministry of Finance to complete budget cost-accounting procedures for the project.

2.3. Settlement in form of special accounts:

Under this form, the aid donor(s) shall advance a sum of money into the project's special account in order to speed up the capital withdrawal process.

...

...

...

To withdraw capital to the special account, the project management board shall send to the Ministry of Finance necessary documents, including an application and an official dispatch requesting the capital withdrawal. In case of capital withdrawal for supplementing the special account, a list of expenditures drawn up by the project management board, the settlement-related vouchers and invoices prescribed by the current regulations on budget management and a detailed list on the special account made by the concerned commercial bank must be added.

For common cases, the Ministry of Finance shall, basing itself on the concluded international agreements and the ratified capital withdrawal plan and within 5 working days, sign the capital withdrawal application and send it to the aid donor.

For projects with capital borrowed from the World Bank or the Asian Development Bank, the Ministry of Finance shall, within 5 working days, have to notify its opinions to the project management board and the servicing commercial bank. Basing itself on the written consent of the Ministry of Finance, and within 2 working days, the servicing bank shall have to sign the capital withdrawal application and send it to the aid donor(s).

After receiving a notice that money has already been transferred into the project's special account, the servicing bank shall immediately notify in writing the Ministry of Finance thereof for overseeing and budget cost-accounting.

b/ Use of special accounts:

- Regarding capital construction expenditures: Basing itself on the ratified plan and the completed project's volume, the project management board shall request the settlement by the servicing bank through the special account (as for the final payments of contracts or for contracts with lump-sum payment, an advance certification by the Department or General Department of Investment and Development is required). Each payment through the special account must comply with the ratio between foreign capital and domestic capital as prescribed in the relevant international agreements. Upon detecting that any payment fails to comply with the prescribed ratio, the Ministry of Finance shall suspend the subsequent capital withdrawals for such expenditures.

- For non-business administrative expenditures: Basing itself on the ratified annual budget estimate, the project management board shall, every quarter, send the Ministry of Finance a detailed quarterly budget estimate according to the current budget contents, which has already been ratified by the parent agency. Within 5 working days after fully receiving the dossiers, the Ministry of Finance shall consider and mandate the servicing bank to withdraw capital on the spending order of the project management board.

c/ Every month, the servicing bank shall have to send the Ministry of Finance a detailed list of spendings from the special account in order to complete procedures for budget revenue and expenditure recording. A report with detailed list on the special account drafted and submitted by the servicing bank to the Ministry of Finance shall serve as basis for the latter to account the budget capital allocation to the project (for projects entitled to budget allocations). An aid donor's notice on the transfer of capital to the special account shall serve as basis for the Ministry of Finance to account the budget and record debits for projects under the re-lending regime.

d/ The demand deposits' interests arising in the special accounts shall be dealt with as follows:

...

...

...

- With regard to projects under the re-lending regime (the time for debiting is the time when the capital is withdrawn from abroad), the interests arising in the special accounts shall be transferred to the accounts of the re-lent enterprises.

2.4. Capital reimbursement procedures:

According to the form of capital reimbursement, the investor shall make an advance payment (from the State budget sources or the investor's self-procured capital sources) to the beneficiary and then make a capital withdrawal application proposing the aid donor to reimburse capital.

To withdraw capital according to capital reimbursement procedures, the project management board shall have to gather documents, prepare capital withdrawal application and send them to the Ministry of Finance. Such documents shall include: a report on the pre-acceptance run and test, price notes for payment, vouchers and invoices proving that money has been paid to the contractor(s).

In common cases, the Ministry of Finance shall, within 5 working days and basing itself on the concluded international agreements and the ratified capital withdrawal plan, sign the capital withdrawal application and send it to the aid donor(s).

For projects with capital borrowed from the World Bank or the Asian Development Bank, the Ministry of Finance shall, within 5 working days, have to give its written opinions to the project management board and the servicing bank. Based on the written consent of the Ministry of Finance, the servicing bank shall, within 2 working days, sign the application for capital withdrawal and send it to the aid donor(s).

With regard to capital withdrawals to refund the expenditures from the State budget (or from budget-originating capital sources), the withdrawn sum of money must be remitted into the State budget.

With regard to capital withdrawals to refund the expenditures by project owners from their self-procured capital (mobilized capital or credit capital not originated from the State budget), such project owners shall be entitled to use the withdrawn sums of money in accordance with the current regulations on financial management.

2.5. Money order procedure:

...

...

...

A goods and/or service providing contract shall be performed only after its payment conditions have been considered and approved by the Ministry of Finance.

When a payment demand arises, the project management board shall have to send the following documents to the Ministry of Finance:

- The invoices on the reception of equipment and goods and documents certifying the volume of work already completed. Particularly for case of initial advance payment, such documents are not required but there must be a bank guarantee and performance bond from the contractor's bank.

- An application for capital withdrawal made according to the prescribed form.

Within 7 working days, the Ministry of Finance shall consider, compare with the contract and the capital allocation or re-lending plan, certify those documents, then sign the capital withdrawal application and send it to the aid donor(s). After consideration, the aid donor(s) shall transfer through the banking system:

- Money in Vietnam dong to the contractor(s), if such project is entitled to State budget allocation;

- Money in foreign currency(ies), which has been withdrawn from the foreign party(ies) to the project management board, if the project is subject to re-lending regime. The project management board shall convert this sum of withdrawn foreign currency(ies) to Vietnam dong for payment to the contractor(s).

2.6. Dealing with exchange rate difference:

In cases where a contract prescribes that payment shall be made in Vietnam dong, an exchange rate difference may arise, which shall be dealt with as follows:

...

...

...

b/ For projects subject to re-lending regime, the exchange rate difference shall be borne by investors.

C. MANAGEMENT, REPORTING ON AND INSPECTION OF CAPITAL WITHDRAWAL BY ODA-FUNDED PROGRAMS AND PROJECTS

Every quarter, the servicing commercial banks shall report the situation of capital withdrawal for settlement of each project to the Ministry of Finance (the Department for External Financial Relations) and the State Bank (the Department for International Relations). Before or on the fifth working day of every month, the servicing banks shall send reports on the development of the projects' special accounts in the previous month to the Ministry of Finance (the Department for External Financial Relations and the General Department for Investment and Development) and the project management boards. The Ministry of Finance shall sum up the situation of ODA capital withdrawal, settlement and debt payment, then notify the concerned agencies thereof and report it to the Prime Minister. The State Bank shall have to make quarterly and annual wrap-up reports for coordination with the Ministry of Finance in inspecting and overseeing the actual situation of capital withdrawal and settlement... through the system of accounts opened at those banks that serve ODA-funded programs and projects.

Investors of ODA-funded programs and projects shall have to make annual accounting reports on disbursed investment capital and final settlement statement on investment capital of projects (completed constructions or items of constructions). The accounting reports and final settlement statement must be made in compliance with the current provisions of the Ministry of Finance.

Annually, the ODA-funded programs and projects must be audited by an independent audit company approved by the Ministry of Finance. The audit shall focus on: the legality of investment in the project, the annually disbursed investment capital (including expenditures on completed capital construction, the procurement of goods and services, other expenditures, and expenditures which have not been included in the project's value), the value of the transferred property, the debt situation, the redundant equipment and supplies, and the special accounts. In special cases, the Ministry of Finance shall prescribe other necessary contents. The audit plan, the decision to choose an audit company and the audit contract must comply with the aid donor(s)' requirements and ratified by the Ministry of Finance. An auditing report must be sent to the Ministry of Finance within 15 days after the completion of the audit (for WB- and ADB-funded projects, the auditing report must be sent also to the State Bank (the Department for International Relations)).

The Ministry of Finance shall conduct periodical or extraordinary financial inspection and examination of ODA-using organizations and units, especially the use of special accounts.

III. IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes effect 15 days after its signing and is a general guidance for all ODA-funded programs and projects. For particular programs and/or projects, the Ministry of Finance and the State Bank of Vietnam shall provide special guidances.

The earlier regulations which are contrary to this joint Circular shall cease to be effective.

...

...

...

THE MINISTRY OF FINANCE
DEPUTY GOVERNOR




Duong Thu Huong

THE STATE BANK
VICE MINISTER




Le Thi Bang Tam