Thông tư 84-TC/CĐKT hướng dẫn công tác kế toán xí nghiệp vốn đầu tư nước ngoài

• Số hiệu: 84-TC/CĐKT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Phạm Văn Trọng
• Ngày ban hành: 23/10/1993

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 84-TC/CĐKT	Hà Nội, ngày 23 tháng 10 năm 1993

THÔNG TƯ

SỐ 84-TC/CĐKT  NGÀY 23-10-1993 CỦA BỘ TÀI CHÍNH HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CÁC XÍ NGHIỆP CÓ VỐN ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

Thi hành Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và Nghị định số 18-CP ngày 16-4-1993 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Bộ Tài chính hướng dẫn việc thực hiện công tác kế toán trong các xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các bên nước ngoài tham gia Hợp đồng hợp tác kinh doanh hoạt động dưới các hình thức quy định trong Luật đầu tư như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tất cả các xí nghiệp liên doanh, xí nghiệp 100% vốn nước ngoài, bên nước ngoài hợp doanh và xí nghiệp chế xuất (dưới đây gọi tắt là xí nghiệp) hoạt động trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phải thực hiện công tác kế toán theo Pháp lệnh kế toán - thống kê ngày 10-5-1988 và theo những quy định của Thông tư này.

2. Công tác kế toán của các xí nghiệp phải đảm bảo tính trung thực, hợp lệ, chính xác, kịp thời và liên tục trong việc:

- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản, tiền vốn và nguồn vốn hình thành vốn kinh doanh.

- Phản ánh các khoản chi phí, giá thành sản phẩm, dịch vụ, các khoản doanh thu và lợi tức hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.

- Phản ánh tình hình thực hiện các luật thuế Việt Nam và các nghĩa vụ khác theo giấy phép đầu tư.

3. Xí nghiệp thực hiện công tác kế toán theo chế độ kế toán hiện hành của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc có thể theo một chế độ kế toán khác do xí nghiệp tự chọn nhưng phải tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán quốc tế phổ biến và được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

4. Các xí nghiệp phải trình Bộ Tài chính hồ sơ đăng ký chế độ kế toán bao gồm:

4.1. Công văn đăng ký chế độ kế toán (theo mẫu phụ lục số 1).

4.2. Giấy phép đầu tư (bản sao).

4.3. Nếu áp dụng chế độ kế toán Việt Nam thì phải xác định rõ chế độ kế toán của ngành hoạt động (công nghiệp, XDCB, thương nghiệp, dịch vụ, nông nghiệp ...).

4.4. Nếu áp dụng chế độ kế toán nước ngoài cần phải gửi kèm theo các tài liệu sau:

- Bảng kê chứng từ kế toán áp dụng, kèm theo mẫu chứng từ.

- Bảng kê tài khoản kế toán áp dụng, kèm theo giải thích về nội dung, phương pháp ghi chép của tài khoản, giải thích về mối quan hệ giữa các tài khoản: sơ đồ kế toán tổng quát về sử dụng hệ thống tài khoản.

- Danh mục sổ kế toán, kèm theo mẫu sổ, giải thích phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các loại sổ.

- Danh mục báo cáo kế toán, kèm theo mẫu, giải thích phương pháp ghi các chỉ tiêu trong báo cáo.

4.5. Chứng chỉ về nghiệp vụ kế toán của kế toán trưởng.

5. Trong thời hạn 180 ngày, kể từ ngày xí nghiệp được cấp giấy phép đầu tư, xí nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký chế độ kế toán đến Bộ Tài chính. Nếu vì lý do nào đó, xí nghiệp chưa thể đăng ký chế độ kế toán được thì phải gửi công văn cho Bộ Tài chính nêu rõ lý do.

6. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký chế độ kế toán của xí nghiệp, Bộ Tài chính sẽ có ý kiến chính thức bằng văn bản đối với chế độ kế toán đó.

Trường hợp hồ sơ đăng ký chế độ kế toán của xí nghiệp không đầy đủ, không rõ ràng, Bộ Tài chính sẽ yêu cầu xí nghiệp giải thích và cung cấp thêm tài liệu cần thiết về chế độ kế toán đã đăng ký. Thời gian chờ xí nghiệp giải thích và cung cấp thêm tài liệu không tính vào thời hạn trả lời của Bộ Tài chính đã nêu ở trên.

7. Xí nghiệp hoạt động trong các khu chế xuất tại Việt Nam gửi hồ sơ đăng ký chế độ kế toán sẽ áp dụng cho Ban quản lý khu chế xuất nơi xí nghiệp hoạt động theo các nội dung quy định ở điểm 4, 5 nêu trên.

8. Bên nước ngoài tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam thực hiện công tác kế toán theo chế độ kế toán đang áp dụng và phải đăng ký chế độ kế toán đó với Bộ Tài chính theo quy định tại điểm 3 nêu trên. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng và tranh chấp hợp đồng sau này phải có đủ tài liệu kế toán cần thiết về các hoạt động tại Việt Nam để các cơ quan chức năng Việt Nam kiểm tra và xử lý tranh chấp theo luật định.

9. Trong quá trình hoạt động, các xí nghiệp có thể thay đổi chế độ kế toán đang áp dụng. Trong trường hợp này xí nghiệp phải trình bày rõ lý do thay đổi và làm thủ tục đăng ký lại và phải được Bộ Tài chính chấp thuận trước khi chuyển đổi. Việc thay đổi chế độ kế toán chỉ thực hiện ở đầu niên độ kế toán.

10. Công tác kế toán của các xí nghiệp phải chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan tài chính Việt Nam.

11. Việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ và báo cáo kế toán của xí nghiệp được thực hiện bằng chữ số ả rập và bằng tiếng Việt Nam và một tiếng nước ngoài thông dụng được Bộ Tài chính chấp thuận và phải được ghi trong Điều lệ của xí nghiệp.

12. Việc ghi chép kế toán, về giá trị, sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam hoặc có thể sử dụng một đơn vị tiền tệ nước ngoài do xí nghiệp đề nghị và được Bộ Tài chính chấp thuận. Trường hợp trên chứng từ kế toán ghi bằng đơn vị tiền tệ khác thì phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ đã chọn theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Về hiện vật, phải sử dụng các đơn vị đo lường chính thức ở Việt Nam. Trường hợp trên chứng từ kế toán đã được ghi bằng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức để ghi chép kế toán.

13. Niên độ kế toán của xí nghiệp tính theo năm dương lịch, bắt đầu ngày 1-1 và kết thúc ngày 13-12.

Kỳ kế toán trong niên độ kế toán là:

- Tháng, tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.

- Quý, tính từ ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

Việc áp dụng niên độ kế toán khác phải được Bộ Tài chính chấp thuận.

Niên độ kế toán đầu tiên của xí nghiệp được tính từ ngày xí nghiệp được cấp giấy phép đầu tư đến hết ngày cuối của niên độ kế toán đó.

14. Xí nghiệp phải có bộ máy kế toán độc lập và bố trí đủ cán bộ kế toán theo chức danh tiêu chuẩn quy định cho cán bộ kế toán. Cán bộ kế toán được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng do Hội đồng quản lý lựa chọn và bổ nhiệm. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kinh tế tài chính ở xí nghiệp.

Kế toán trưởng và cán bộ kế toán của xí nghiệp phải là những người được đào tạo về chuyên ngành tài chính kế toán và có chứng chỉ hoặc văn bằng tốt nghiệp hợp lệ về chuyên ngành này.

15. Số liệu, tài liệu kế toán là căn cứ pháp lý để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Việt nam và các bên đầu tư, liên doanh của xí nghiệp.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Công tác kế toán của xí nghiệp gồm các nội dung: lập, luân chuyển và xử lý chứng từ ban đầu; ghi sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và chi tiết); lập báo cáo kế toán; thực hiện kiểm soát nội bộ và lưu trữ tài liệu kế toán.

2. Chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã thực hiện. Chứng từ ghi sổ là căn cứ ghi sổ kế toán.

Mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở xí nghiệp đều phải lập chứng từ ban đầu (chứng từ gốc). Chứng từ ban đầu được lập một lần cho một nghiệp vụ và phải đảm bảo tính trung thực, hợp lệ, hợp pháp, hợp lý phản ánh các nội dung kinh tế tài chính phát sinh ở xí nghiệp và phải theo đúng mẫu biểu quy định của Nhà nước.

- Nếu áp dụng hệ thống chứng từ của nước ngoài, phải theo đúng mẫu đã đăng ký và được Bộ Tài chính chấp thuận. Riêng mẫu chứng từ về hoá đơn bán hàng, xí nghiệp phải sử dụng mẫu in sẵn do Bộ Tài chính phát hành. Trường hợp sử dụng mẫu hoá đơn bán hàng do xí nghiệp tự in phải đăng ký với cơ quan thuế Việt Nam và phải được cơ quan thuế chấp thuận trước khi thực hiện.

- Các chứng từ kế toán phải là bản gốc, không sử dụng bản sao.

3. Xí nghiệp chỉ được sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán theo đúng các nội dung đã đăng ký và được chấp thuận.

Mỗi xí nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức, đảm bảo tính pháp lý và thống nhất của hệ thống sổ.

Sổ kế toán gồm: sổ nhật ký, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Xí nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ kế toán và yêu cầu quản lý của xí nghiệp mở đủ các sổ kế toán cần thiết.

Ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ của xí nghiệp: phải đảm bảo tính cập nhật của số kế toán theo kỳ kế toán và niên độ kế toán; đảm bảo tính liên tục của sổ kế toán; đảm bảo nguyên tắc khoá sổ kế toán.

Nội dung phản ảnh trên sổ phải theo đúng chế độ tài chính và chế độ thuế quy định đối với các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài.

4. Xí nghiệp phải lập báo cáo kế toán theo đúng chế độ báo cáo kế toán đã đăng ký và được chấp thuận. Báo cáo kế toán phải đảm bảo tính trung thực, chính xác về số liệu của các chỉ tiêu trên báo cáo.

Báo cáo kế toán của xí nghiệp gồm:

4.1. Bảng cân đối kế toán (Bảng tổng kết tài sản): phản ánh giá trị và kết cấu các loại vốn, nguồn vốn của xí nghiệp vào cuối kỳ kế toán và cuối niên độ kế toán.

4.2. Báo cáo lợi tức: phản ánh các khoản doanh thu, chi phí hợp lý và lợi tức hoạt động kinh doanh của xí nghiệp cũng như các khoản lãi lỗ đặc biệt khác trong một kỳ kế toán và một niên độ kế toán.

4.3. Báo cáo của Hội đồng quản trị (hoặc ban giám đốc) xí nghiệp: nêu rõ thực trạng tình hình hoạt động và kết quả hoạt động của xí nghiệp, tình hình phân phối và sử dụng lợi tức kinh doanh; các kiến nghị về hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.

Trường hợp một trong hai bên liên doanh yêu cầu lập, báo cáo kế toán chuyển đổi (từ báo cáo theo chế độ kế toán Việt nam sang báo cáo theo chế độ kế toán nước ngoài và ngược lại) xí nghiệp có trách nhiệm lập báo cáo chuyển đổi gửi cho bên có yêu cầu.

5. Nơi nhận báo cáo kế toán:

- Đối với xí nghiệp 100% vốn nước ngoài và bên nước ngoài tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phải gửi báo cáo kế toán cho Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư và cơ quan thuế địa phương nơi xí nghiệp đặt trụ sở chính.

- Đối với xí nghiệp liên doanh phải gửi báo cáo kế toán cho Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư, cơ quan thuế địa phương nơi xí nghiệp đặt trụ sở chính và các bên góp vốn liên doanh.

- Đối với xí nghiệp hoạt động trong khu chế xuất, phải gửi báo cáo kế toán cho Ban quản lý khu chế xuất, cơ quan thuế khu chế xuất và các bên góp vốn liên doanh.

6. Thời hạn nộp báo cáo kế toán:

- Báo cáo quý trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc quý báo cáo.

- Báo cáo năm: trong vòng 3 tháng sau khi kết thúc niên độ báo cáo.

7. Báo cáo kế toán hàng năm của xí nghiệp phải được một công ty kiểm toán độc lập xác nhận trước khi gửi các cơ quan nêu ở điểm 5 phần II.

Xí nghiệp được chỉ định các công ty kiểm toán độc lập được hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để kiểm toán báo cáo kế toán của xí nghiệp.

Trường hợp xí nghiệp muốn chỉ định một công ty kiểm toán độc lập nước ngoài chưa được phép hoạt động ở Việt Nam thì phải tuân thủ các điều kiện dưới đây:

- Đối với các xí nghiệp 100% vốn nước ngoài và các bên nước ngoài tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phải thông báo cho Bộ Tài chính biết Công ty kiểm toán được chỉ định để Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận và phải chịu trách nhiệm nộp thay số thuế mà Công ty kiểm toán nước ngoài phải nộp cho Nhà nước Việt Nam theo Luật định về hoạt động này tại Việt Nam.

- Đối với các xí nghiệp liên doanh: Công ty kiểm toán được chỉ định phải phối hợp với một công ty kiểm toán Việt Nam cùng thực hiện kiểm toán. Kết quả kiểm toán chỉ có giá trị pháp lý khi hai bên cùng nhất trí. Trường hợp Công ty kiểm toán Việt Nam từ chối thì Công ty kiểm toán nước ngoài được chỉ định sẽ thực hiện kiểm toán cho xí nghiệp, sau khi có thông báo và được Bộ Tài chính chấp thuận.

8. Công ty kiểm toán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính độc lập, khách quan, trung thực của kết quả kiểm toán.

Báo cáo kiểm toán được đính kèm với báo cáo kế toán của xí nghiệp. Báo cáo kiểm toán phải nhận xét, đánh giá về các nội dung sau đây:

- Tính trung thực, hợp lý của số liệu kế toán trên báo cáo kế toán của xí nghiệp.

- Tình hình thực hiện công tác kế toán của xí nghiệp; chấp hành thể lệ, chế độ kế toán. - kiến nghị.

9. Xí nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản khi kết thúc niên độ kế toán để xác định số thực có và hiện trạng tài sản của xí nghiệp.

10. Tài liệu kế toán gồm: chứng từ, sổ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Các tài liệu này phải được bảo quản an toàn trong quá trình sử dụng. Tài liệu kế toán được lưu trữ theo niên độ và theo từng loại. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản gốc và lưu tại xí nghiệp trong thời hạn tối thiểu là 10 năm.

Xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nếu không chấp hành hoặc vi phạm các quy định nói trên thì phải xử lý theo quy định của Pháp lệnh kế toán thống kê ngày 10-5-1988.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này thay thế Thông tư số 46-TC-CĐTC ngày 21-10-1989 của Bộ Tài chính và hiệu lực kể từ ngày ký. Các xí nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh và đầy đủ các quy định trong Thông tư này. Các cơ quan thuế địa phương, Ban quản lý các khu chế xuất chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các xí nghiệp thuộc diện quản lý của mình theo quy định của thông tư này.

Phạm Văn Trọng (Đã Ký)

PHỤ LỤC 01

MẪU CÔNG VĂN ĐĂNG KÝ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN
... Ngày ... tháng ... năm

Kính gửi: Bộ Tài chính

(Vụ chế độ kế toán và kiểm tra kế toán)

- Căn cứ Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;

- Căn cứ nghị định số 18-CP ngày 16-4-1993 của Chính phủ Việt Nam quy định về thực hiện Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;

- Căn cứ quy định của Bộ Tài chính về thực hiện chế độ kế toán đối với các xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại TT số ... ngày ... năm 1993;

Tên Công ty ... Ngành hoạt động ...

Theo giấy phép đầu tư số ... ngày ... tháng ...năm 199

Xin đăng ký sử dụng chế độ kế toán theo các nội dung sau:

1. Chế độ kế toán áp dụng: (Việt Nam hay nước ngoài) của ngành hoạt động ... (công nghiệp, xây dựng, nông nghiệp, dịch vụ ...).

- Hệ thống chứng từ từ ban đầu ...

- Hệ thống tài khoản ...

- Hệ thống sổ kế toán ...

- Hệ thống báo cáo kế toán ...

2. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: tiếng Việt và ...

3. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán ...

4. Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo hệ thống chính thức áp dụng tại Việt Nam.

5. Niên độ kế toán áp dụng: Từ ... đến ...

Xin đề nghị Bộ Tài chính xem xét chấp thuận.

Giám đốc

(ký tên và đóng dấu)

Nơi nhận
- Như trên
- Lưu tại đơn vị.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 84-TC/CĐKT	Hanoi, October, 23, 1993

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF ACCOUNTING STANDARDS FOR ENTERPRISES WITH FOREIGN OWNED CAPITAL

Pursuant to the Law on foreign Investment in Vietnam and Decree No 18/ CP of the Government dated April 16, 1993, which provided detailed regulations for the implementation of the Law on foreign Investment in Vietnam, the Ministry of finance makes the fol lowing provisions for accounting procedures to be adopted within enterprises with foreign owned capital and foreign parties participating in business cooperation contracts in other forms stipulated in the Law on foreign Investment as follows:

I. GENERAL PROVISIONS.

1/ All joint venture enterprises, enterprises with 100% foreign capital, foreign part undertakings and export and process enterprises (hereinafter referred to as the "enterprise") which are operating within the Socialist Republic of Vietnam, shall implement their accounting operation in accordance with the Ordinance on Accounting and Statistics dated May 10,1988 and the provisions of this Circular.

2/ The accounting procedures of all enterprises shall ensure the faithful, regular, accurate, timely and continuously recording of work:

+ Expressing the current figures and movement of all assets, capital and sources of business funds;

+ Expressing the expenses, cost of products and services, the revenue and profit of the enterprises business activities;

...

...

...

3/ Enterprises shall operate their accounting procedures in accordance with the current accounting system of the Socialist Republic of Vietnam or any other system which chosen by the enterprise provided that the system must observe generally accepted International Accounting Standards and audit principles and must be approved in writing by the Ministry of finance before realization.

4/ Enterprises shall submit to the Ministry of finance the registration document of the accounting system which includes.

4.1. The registration latter of accounting system (form in annex No.1);

4.2. The investment license (copy);

4.3. In case the Vietnamese accounting system is used, it shall be identified as to what economic sector (industry, basic construction, commerce, service, agriculture).

4.4. In case a foreign accounting system issued, it shall be enclosed with the following documents:

+ A list of accounting vouchers to be used with samples attached.

+ The chart of accounts to be used with explanations of its contents, the method of recording the accounts, and a general chart of the accounting system utilization.

+ A list of accounting books with samples attached and an explanation on the method of recording and the relationship between the books.

...

...

...

4.5. The chief accountant's certificate of accounting profession.

5/ Within 180 days from the date of the investment license, the enterprise must send the accounting system registration documents to the Ministry of finance. If the enterprise has not yet to been able to register their accounting to the Ministry of Finance.

6/ Within 30 days from the date of receiving the above documents, the Ministry of finance shall reach an official opinion in writing regarding the accounting system. In case the accounting system application of the company if not complete, unclear, the Ministry of finance will request the concerned enterprise to give further explanations and provide the necessary documents to supplement the registered documents. The time waiting for the answers is not counted in the time limit for the reply of the Ministry of finance as mentioned above.

7/ Enterprises operating in processing zones in Vietnam shall send the registration documents of the accounting system to the board of management of the processing zone in accordance with the contents stipulated in point 4 and point 5 as mentioned above.

8/ foreign parties participating in contractual business in Vietnam must carry out their accounting operation according to the currently used accounting system and must registered this system with the Ministry of finance as mentioned in point 3 above. Du ring the time of contract realization, there must be adequate necessary accounting records with regard to their operations in Vietnam to facilitate Vietnamese authorities to carry out examinations and treatments based on laws on disputes if any.

9/ During the process of operations, the enterprise may change its registered accounting system. In this case the enterprise has to explain the reasons and redo all registering procedures which must be approved by Ministry of finance before utilization. Change of accounting system can be made only at the beginning of an accounting year.

10/ The accounting operation of all enterprises shall be subject to the control and supervision of the financial bodies of the Socialist Republic of Vietnam.

11/ All records kept in relation to the accounting documents books and records of the enterprise shall be indexed using Arabic and Vietnamese or Vietnamese and a common foreign language as approved by the Ministry of finance, and this must be mentioned in the enterprise's statute.

12/ All of the values in the accounts must be expressed in Vietnamese currency or another foreign currency approved by the Ministry of finance. In the event that an accounting document is prepared using a different currency, then that currency shall be converted in accordance with the buying exchange rate of the State Bank of Vietnam at the date the transaction occurred.

...

...

...

13/ The accounting year of the enterprise shall be the calendar year, commencing on the first day of January and ending on the thirty first day of December.

The accounting period within an accounting year shall be:

+ Month: from the first day to the end of the last day of each month.

+ Quarter from the first day of quarter to the end of the last day of the same quarter.

The implementation of any other accounting year must be approved by the Ministry of finance.

+ The first accounting year of the enterprise must be calculated from the day issuing the investment license to the last pay of that accounting year.

14/ Each enterprise shall have an independent accounting section with a sufficient number of accountants whose titles must agreed to stipulated standardized titles. The accountants are guaranteed the right to remain independent in the exercise of their profession. The head of the accounting section shall be the chief accountant appointed by the Board of Directors. The chief accountant shall be responsible for organizing and directing the accounting procedures, economic statistic, analyzing economic activities and shall examine and control the financial of the activities of the enterprise.

The chief accountant and other accountants of the enterprise shall be selected from persons who are qualified with either a certificate or diploma in financial accounting.

15/ The accounting data and information shall be legal evidences for the purpose of assessing the results of an enterprise's production and business operations and to fulfill all obligations owed to the State Bank of Vietnam and investing or joint venture parties.

...

...

...

1/ The accounts of an enterprise shall consists of the system of accounting vouchers to be opened, the flow and processing of source documents, the entry (detailed accounts and general accounts) of financial statements, internal controls and the filing of accounting records.

2/ The accounting vouchers:

The accounting vouchers consist of source documents and entry vouchers. The source document is the legal evidence reflecting the financial transaction incurred. The entry vouchers is the basis of recording.

All economic activities undertaken by the enterprise shall be recorded in the source document. A source document is made for each transaction and shall be faithful, regular, lawful. reasonably reflecting the financial economic content of the enterprise an d shall follow the printed forms of the State.

- If the accounting vouchers documentation system of a foreign country is applied, it shall be exactly the same as registered forms which are approved by the Ministry of finance. Especially sales invoices must be on printed forms issued by the Ministry of finance. In case of using their own printed forms, the enterprise must register them with the Department of Tax of Vietnam for approval before their use.

- The accounting must be the original and not a copy.

3/ The enterprise shall use only the accounting system and accounting books which has been registered and approved.

Every enterprise shall have only one official system of accounting books and it must be legal and reasonable. The accounting books include the general journal, general ledger and detail ledger. The enterprise shall base on the accounting system, the accounting policies and management requirements to open the necessary accounting books of the enterprise. All data recorded in the books of account shall be on the legal accounting document of the enterprise. It must be up date in the accounting period and th e accounting year; continuous and systematic.

4/ Enterprise shall prepare an accounts report in accordance with the accounting year registered and approved by the Ministry of finance. The accounts report must use faithful, correct figures throughout the report.

...

...

...

4.1. The trial balance (balance -sheep) which reflects the value and the structure of all kinds of capital, the source of capital of the enterprise as at the end of each accounting period and the financial year.

4.2. The profit and loss statement shall reflect the revenue receive, lawful expenditures and the profits of the business activities.

4.3. The report by the board of management (or board of directors) of the enterprise shall state the true results of carrying on the business of the enterprise, the situation of distribution and use of profits from the business and recommendations on busi ness activities.

In the event that one of the joint venture parties requests an exchange report (from the report using accounting standard of a foreign country), the enterprise has the responsibility to make the exchange report and sent it to the party requesting it.

5/ Place at which the accounting reports are to be submitted:

+ Enterprise with one hundred (100) per cent foreign owned capital and foreign parties contracting cooperation shall submit their accounting reports to the State Committee for Cooperation and Investment;

+ Joint venture enterprises: reports shall be submitted to the State Committee for Cooperation and Investment, the tax office of the province where the head office of the enterprise is located and the joint venture parties;

+ Enterprise in the special export processing zones: reports shall send to the board of management of the special export processing zone, tax office of the special export processing zone and the joint venture parties.

6/ Deadlines for the submission of reports:

...

...

...

+ Annual report: within 3 months of the date of close of the financial year.

7/ The annual accounting report of the enterprise shall be confirmed by an audit agency before being submitted to the State Committee for Cooperation and Investment and the Ministry of finance as referred to in clause 5 of point II.

The enterprise shall appoint a legal audit agency of Vietnam which shall conduct the audit of the accounting books and reports of the enterprise.

In the event that the enterprise wants to appoint a foreign audit agency which has not yet received a license to operate in Vietnam, the enterprise shall follow the following conditions:

+ Enterprises with 100% foreign invested capital and foreign parties contracting cooperation shall inform to Ministry of finance that an audit agency shall be appointed for their consideration and approval and the enterprise shall pay tax to the State of Vietnam for this audit agency in accordance with the law on its operation in Vietnam.

+ Joint venture enterprise: The audit agency which is appointed shall link with an audit agency of Vietnam to conduct the audit. The result of the audit has only a legal value when the two parties are of one mind, then the foreign audit company to be appointed will conduct the audit of the enterprise after informing and being approved by the Ministry.

8/ The audit agency shall be responsible before the law for the independence, objectiveness and faithfulness of the results of audit.

The audit report shall be enclosed with the financial statements of the enterprise.

The audit report shall comment on the following:

...

...

...

+ The situation of the accounts of the enterprise and compliance with accounting standards and regulations;

+ Recommendations.

9/ The enterprise shall compile an inventory of property at the end of each accounting year to determine the actual amount and the status of the property of the enterprise.

10/ Accounting information includes: Documents, books, records and information related to accounting. This information shall be carefully and safely maintained when in use. The accounting information shall be archived in its original form for a minimum of 10 years at the enterprise.

A foreign invested capital enterprise which fails to comply with or violates the above- mentioned regulations shall be treated in accordance with the Law on Accounting and Statistic dated May 10, 1988.

III. PROVISIONS FOR EXECUTION.

This Circular is in replacement of Circular No. 46TC/CDKT of the Ministry of finance dated October 21, 1989 and it shall be valid from the signing day. All enterprises shall strictly and fully observe all regulations in this Circular. The local tax office and the management board of export process zones shall be responsible for guidance and examination to the enterprises which they supervise in accordance with the regulations of this Circular.

...

...

...