Thông tư 78/2004/TT-BTC hướng dẫn quản lý rút vốn nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ODA

• Số hiệu: 78/2004/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 10/08/2004

BỘ TÀI CHÍNH -----	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------
Số: 78/2004/TT-BTC	Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2004

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VIỆC RÚT VỐN ĐỐI VỚI NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA)

- Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
- Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước;
- Căn cứ Nghị định số 77/2003/CP-NĐ ngày 1/7/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục rút vốn ODA như sau:

Phần I.

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

I. PHẠM VI ÁP DỤNG:

1. Thông tư này áp dụng đối với việc quản lý rút vốn và các vấn đề tài chính liên quan đến rút vốn nguồn ODA vay và ODA viện trợ dưới hình thức đồng tài trợ trong các chương trình, dự án ODA vay; hoặc các chương trình/dự án viện trợ độc lập có các hình thức rút vốn phù hợp với quy định của Thông tư này. Việc rút vốn đối ứng theo đúng quy trình, thủ tục quy định tại các văn bản hiện hành.

2. Đối với các chương trình, dự án ODA có đặc thù riêng, tùy theo yêu cầu quản lý, Bộ Tài chính có thể ban hành hướng dẫn cụ thể.

3. Trường hợp một số dự án viện trợ không hoàn lại phải áp dụng phương thức Nhà tài trợ trực tiếp quản lý điều hành thực hiện dự án như được quy định trong Hiệp định/văn kiện viện trợ, thì áp dụng theo Hiệp định/văn kiện ký kết với nhà tài trợ.

4. Đối với các khoản viện trợ theo hình thức tín thác cho Chính phủ quản lý, Bộ Tài chính sẽ ban hành hướng dẫn riêng.

II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:

Trong Thông tư này, một số từ, cụm từ sử dụng được hiểu như sau:

1. “Chương trình, dự án” là chương trình, dự án có sử dụng nguồn vốn ODA.

2. "Chủ chương trình/dự án" là tổ chức được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý, sử dụng nguồn vốn ODA và nguồn vốn đối ứng để thực hiện chương trình, dự án theo nội dung đã được phê duyệt.

3. “Ban Quản lý chương trình/dự án” (sau đây gọi tắt là Ban Quản lý dự án) là cơ quan đại diện cho Chủ dự án, được toàn quyền thay mặt Chủ dự án thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao từ khi bắt đầu thực hiện cho đến khi kết thúc dự án, kỳ cả việc quyết toán, nghiệm thu, bàn giao đưa dự án vào khai thác, sử dụng, và thực hiện các giao dịch rút vốn, thanh toán từ các nguồn vốn của chương trình, dự án.

4. “Ngân hàng phục vụ” là một ngân hàng thương mại được lựa chọn theo quy định hiện hành hoặc theo thoả thuận riêng giữa Chính phủ và nhà tài trợ trong Điều ước quốc tế đã ký, để phục vụ chương trình, dự án trong việc mở tài khoản giao dịch, thực hiện các thủ tục rút vốn nước ngoài (nếu có giao dịch) và thực hiện các giao dịch thanh toán.

5. “Cơ quan kiểm soát chi” là:

- Kho bạc Nhà nước các cấp (theo phân cấp thực hiện của từng chương trình, dự án) thực hiện việc kiểm soát các hoạt động chi tiêu của chương trình, dự án (i) thuộc diện Ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí hoặc của hợp phần được Ngân sách nhà nước cấp phát thuộc các chương trình, dự án tín dụng (nếu có); và (ii) các hợp phần phi tín dụng trong các chương trình, dự án tín dụng.

- Quỹ Hỗ trợ phát triển kiểm soát chi các chương trình, dự án thuộc diện Ngân sách nhà nước cho vay lại thông qua Quỹ Hỗ trợ phát triển theo uỷ quyền của Bộ Tài chính.

- Các dự án vừa có hợp phần được Ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí vừa có hợp phần được Ngân sách nhà nước cho vay lại do cùng một Ban quản lý dự án thực hiện: Bộ Tài chính xác định cơ quan kiểm soát chi tuỳ tính chất dự án, đảm bảo nguyên tắc không có hai cơ quan kiểm soát chi cùng kiểm soát một hoạt động của chương trình, dự án .

6. “Kế hoạch tài chính” là kế hoạch vốn đầu tư (đối với dự án đầu tư - xây dựng cơ bản) hoặc dự toán ngân sách hàng năm (đối với dự án hành chính sự nghiệp) để thưc hiện chương trình, dự án, bao gồm vốn ODA (nước ngoài tài trợ) và vốn đối ứng (vốn trong nước).

III. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ:

1. Nguồn vốn ODA để đầu tư cho các chương trình, dự án là nguồn của Ngân sách Nhà nước, phải được hạch toán đầy đủ vào ngân sách, và quản lý theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật hiện hành.

2. Bộ Tài chính thực hiện chức năng quản lý tài chính nhà nước đối với việc rút vốn thanh toán cho chương trình, dự án, thực hiện  hạch toán thu chi Ngân sách nhà nước các nguồn vốn ODA, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, quyết toán các dự án, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc bàn giao tài sản, vật tư, tiền vốn của dự án khi kết thúc.

3. Chủ chương trình, dự án chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về việc thực hiện các chương trình, dự án theo đúng các cam kết đã quy định trong các điều ước quốc tế, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thực hiện chương trình, dự án, quản lý tài chính, thực hiện chế độ hạch toán kế toán, kiểm toán, quyết toán theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

4. Tuỳ theo tính chất của từng chương trình, dự án cụ thể (dự án đầu tư xây dựng cơ bản, dự án hành chính sự nghiệp, dự án hỗn hợp vừa có nội dung xây dựng cơ bản, vừa có nội dung hành chính sự nghiệp, dự án tín dụng...), mà áp dụng các quy trình quản lý tương ứng về lập kế hoạch tài chính, kiểm soát chi tiêu, thanh toán, kế toán, quyết toán theo quy định hiện hành.

IV. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

1. Kế hoạch tài chính của chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt là cơ sở để kiểm soát rút vốn cho chương trình, dự án. Sau khi có kế hoạch tài chính được duyệt, Ban quản lý dự án gửi kế hoạch tài chính cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Cơ quan kiểm soát chi.

2. Việc lập kế hoạch tài chính chương trình, dự án thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2003/TTLT-BKH-BTC ngày 17/3/2003 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn lập kế hoạch tài chính đối với các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn ODA.

V. NGÂN HÀNG PHỤC VỤ VÀ TÀI KHOẢN

1. Tài khoản:

1.1. Ban quản lý dự án mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng phục vụ theo quy định hiện hành. Đối với các dự án có Tài khoản tạm ứng/Tài khoản đặc biệt mà theo thoả thuận với nhà tài trợ, Ban quản lý dự án là chủ tài khoản, Ban quản lý dự án mở các tài khoản này tại Ngân hàng phục vụ và thông báo về chi tiết các tài khoản cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Cơ quan kiểm soát chi.

1.2. Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng được hưởng lãi phát sinh theo mức lãi suất có thể được thoả thuận giữa ngân hàng phục vụ và chủ tài khoản. Lãi phát sinh trên các tài khoản này là nguồn thu của Ngân sách nhà nước đối với chương trình, dự án thuộc diện Ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí; và là nguồn thu của Chủ dự án đối với chương trình, dự án Ngân sách nhà nước cho vay lại.

1.3. Đối với các chương trình, dự án hỗn hợp vừa có hợp phần được Ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí, vừa có hợp phần được Ngân sách nhà nước cho vay lại cùng sử dụng chung một Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng (thời điểm Ngân sách nhà nước cho vay lại là thời điểm rút vốn từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng), lãi phát sinh trên tài khoản là nguồn thu của Ngân sách nhà nước.

2. Trách nhiệm của Ngân hàng phục vụ

2.1. Ngân hàng phục vụ thực hiện mở các tài khoản liên quan của dự án theo đề nghị của Ban quản lý dự án, thực hiện các giao dịch thanh toán, rút vốn theo đề nghị của Ban quản lý dự án, căn cứ theo quy định hiện hành.

2.2. Định kỳ hàng tháng và khi chủ tài khoản có yêu cầu, ngân hàng phục vụ thông báo cho chủ tài khoản và Bé Tài chính số lãi phát sinh trên các tài khoản đặc biệt/tài khoản tạm ứng của các chương trình, dự án; số phí phục vụ do ngân hàng phục vụ thu; số chênh lệch giữa lãi và phí; số dư đầu kỳ, cuối kỳ.

2.3. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo vốn đã rút từ nhà tài trợ, ngân hàng phục vụ thực hiện báo có cho chủ tài khoản.

2.4. Hàng năm, trong vòng 6 tháng kể từ khi kết thúc năm tài khoá, ngân hàng phục vụ chuyển trả Bộ Tài chính số lãi phát sinh còn dư trên các tài khoản đặc biệt/tài khoản tạm ứng của các chương trình, dự án thuộc diện Ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí, sau khi đã trả phí phục vụ, và thông báo cho Bộ Tài chính.

3. Phí ngân hàng:

3.1. Ngân hàng phục vụ được hưởng phí theo quy định hiện hành về thu phí dịch vụ đối với các dịch vụ cung cấp cho chương trình, dự án.

3.2. Phí dịch vụ ngân hàng được hạch toán vào tổng chi phí của chương trình, dự án.

Phần II.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A. QUY TRÌNH RÚT VỐN

I. KIỂM SOÁT CHI

1. Nguyên tắc kiểm soát chi:

1.1. Kiểm soát chi áp dụng đối với mọi chi tiêu của chương trình, dự án, trừ trường hợp thanh toán theo hình thức thư tín dụng (L/C) hoặc thanh toán trực tiếp theo hình thức Thư uỷ quyền thanh toán không huỷ ngang trong các dự án tài trợ song phương. Đối với các trường hợp này, việc kiểm soát Bộ chứng từ để thanh toán do ngân hàng mở L/C (hoặc ngân hàng thông báo L/C), hoặc ngân hàng đại lý/hoặc một tổ chức khác do nhà tài trợ uỷ quyền thực hiện (xem quy định tại phần II, mục A, tiết III, điểm 3.3 và 3.5).

1.2. Kiểm soát chi nhằm đảm bảo chi tiêu của chương trình, dự án phù hợp với Hiệp định/Văn kiện dự án (hoạt động chi tiêu hợp lệ, phương thức mua sắm hợp lệ, tỉ lệ tài trợ đúng Hiệp định, hợp đồng được ký kết và phê duyệt hợp lệ, đảm bảo việc kiểm tra trước của nhà tài trợ (nếu có)), và các quy định quản lý tài chính trong nước hiện hành.

1.3. Kiểm soát chi vốn ODA có thể không bị giới hạn bởi kế hoạch tài chính của chương trình, dự án trong các trường hợp sau:

- Chương trình, dự án chưa có kế hoạch tài chính được phê duyệt nhưng đã có công văn của cơ quan chủ quản gửi Bộ Tài chính và Cơ quan kiểm soát chi, cam kết sẽ phê duyệt kế hoạch tài chính cho chương trình,  dự án trong vòng hai (02) tháng kể từ ngày ký công văn.

- Chương trình, dự án rút vốn vượt kế hoạch tài chính được phê duyệt nhưng đã có công văn của cơ quan chủ quản cam kết sẽ bổ sung kế hoạch vốn cho chương trình, dự án. Trong vòng ba (03) tháng kể từ khi được kiểm soát chi ngoài kế hoạch tài chính được duyệt, chương trình, dự án phải hoàn tất các thủ tục xây dựng và phê duyệt kế hoạch tài chính bổ sung.

2. Hồ sơ kiểm soát chi

2.1. Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với các dự án xây dựng cơ bản hay thành phần chi xây dựng cơ bản trong các dự án hỗn hợp: thực hiện theo quy định tại Thông tư 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

2.2. Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với các dự án hành chính sự nghiệp hay thành phần chi hành chính sự nghiệp trong các dự án hỗn hợp: thực hiện theo quy định tại Thông tư 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

2.3. Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với hợp phần tín dụng thuộc các chương trình, dự án thực hiện căn cứ theo sao kê cho vay của tổ chức tín dụng vay lại gửi Bộ Tài chính (bảng kê cho vay tổng hợp, không  phải hồ sơ chi tiết). Tổ chức tín dụng vay lại chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn và hợp lệ của sao kê gửi cho Bộ Tài chính.

3. Xác nhận kiểm soát chi

3.1. Sau khi kiểm soát chi, Cơ quan kiểm soát chi xác nhận vào phiếu giá thanh toán/bảng kê thanh toán/giấy đề nghị tạm ứng (gọi chung là Phiếu giá thanh toán).

3.2. Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi là cơ sở để rút vốn ODA từ nhà tài trợ.

3.3. Số vốn ODA xin rút vốn từ nhà tài trợ phải phù hợp với số vốn nguồn nước ngoài được cơ quan kiểm soát chi xác nhận trên Phiếu giá thanh toán. Mỗi Phiếu giá thanh toán chỉ được sử dụng một lần để kiểm soát chi.

4. Kiểm soát chi sau:

4.1. Kiểm soát chi sau là việc Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi sau khi Ban quản lý dự án đã rút vốn thanh toán cho người thụ hưởng.

4.2. Kiểm soát chi sau áp dụng trong những trường hợp sau:

- Thanh toán từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng đối với các chi tiêu tại cấp trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng trên cơ sở có ý kiến bằng văn bản của Chủ chương trình/dự án chấp thuận áp dụng kiểm soát chi sau.

- Thanh toán chuyển tiền khi thực hiện chương trình, dự án do JBIC tài trợ, (trừ trường hợp thanh toán lần cuối cho mọi hợp đồng, hoặc đối với các hợp đồng chỉ thanh toán một lần phải áp dụng kiểm soát chi trước).

- Thanh toán trực tiếp trong các dự án NSNN cho vay lại, (trừ trường hợp thanh toán lần cuối cho mọi hợp đồng, hoặc đối với các hợp đồng chỉ thanh toán một lần phải áp dụng kiểm soát chi trước).

4.3. Quy trình kiểm soát chi sau:

- Khi có nhu cầu thanh toán, Ban quản lý dự án: (i) đề nghị Ngân hàng phục vụ trích tiền từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng (đối với hình thức thanh toán qua Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng); hoặc (ii) ký/đề nghị Bộ Tài chính ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ (đối với hình thức thanh toán trực tiếp, thanh toán chuyển tiền) thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn trên cơ sở khối lượng, chứng từ hợp lệ.

- Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi thanh toán từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng; hoặc sau khi đã gửi đơn rút vốn thanh toán trực tiếp, thanh toán chuyển tiền cho nhà tài trợ, Ban quản lý dự án gửi hồ sơ thanh toán đến cơ quan kiểm soát chi để thực hiện kiểm soát chi. Hồ sơ kiểm soát chi thực hiện theo quy định tại phần II, mục A tiết I, điểm 2.

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan kiểm soát chi có ý kiến về việc kiểm soát chi (xác nhận/từ chối xác nhận), đồng thời thanh toán phần vốn đối ứng (nếu dự án hoặc hợp phần tương ứng thuộc diện được cấp phát/vay vốn đối ứng).

- Phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi (bản gốc) là cơ sở để Ban quản lý dự án đề nghị rút vốn các đợt tiếp theo từ nhà tài trợ. Bộ Tài chính có thể từ chối rút vốn thanh toán các đợt tiếp theo cho chương trình, dự án nếu phát hiện chương trình, dự án không tuân thủ quy định về xác nhận kiểm soát chi sau của Cơ quan kiểm soát chi.

5. Kiểm soát chi trước:

5.1. Kiểm soát chi trước là việc Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi trước khi Ban quản lý dự án rút vốn thanh toán cho người thụ hưởng.

5.2. Kiểm soát chi trước áp dụng trong mọi trường hợp không áp dụng hình thức kiểm soát chi sau được quy định tại Phần II, mục A, tiết I, điểm 4.2, cụ thể như sau:

- Thanh toán trực tiếp (trừ trường hợp thanh toán trực tiếp, thanh toán chuyển tiền như quy định tại Phần II, mục A, tiết I, điểm 4.2 trên).

- Thanh toán hồi tố.

- Thanh toán/tạm ứng cho các chi tiêu tại cấp thực hiện dự án không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng.

- Thanh toán/tạm ứng cho các chi tiêu tại cấp thực hiện dự án trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng được Chủ chương trình/dự án đề nghị bằng văn bản áp dụng Kiểm soát chi trước.

- Thanh toán lần cuối cho mọi hợp đồng, hoặc đối với các hợp đồng chỉ thanh toán một lần (kỳ cả các khoản thanh toán từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng).

- Các trường hợp khác.

5.3. Quy trình kiểm soát chi trước:

- Khi có nhu cầu thanh toán, Ban quản lý dự án lập Bộ hồ sơ kiểm soát chi gửi Cơ quan kiểm soát chi đề nghị kiểm soát chi.

- Hồ sơ kiểm soát chi thực hiện theo quy định tại phần II, tiết A, mục I, điểm 2.

- Trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, xác nhận phần vốn nước ngoài đủ điều kiện thanh toán và thanh toán phần vốn đối ứng (nếu dự án hoặc hợp phần tương ứng thuộc diện được cấp phát/vay vốn đối ứng).

- Trên cơ sở khoản chi đã được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận đủ điều kiện thanh toán, Ban quản lý dự án gửi uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng phục vụ kèm theo Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi để thanh toán cho người thụ hưởng.

- Tr­ường hợp Ban quản lý dự án không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Ban quản lý dự án cấp dưới gửi đề nghị thanh toán cho Ban quản lý dự án cấp trên, kèm theo Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi cùng cấp để Ban quản lý dự án cấp trên làm thủ tục rút vốn từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng hoặc từ nhà tài trợ cho người thụ hưởng.

- Ngân hàng phục vụ chỉ rút vốn từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng khi đề nghị thanh toán của Ban quản lý dự án cho người thụ hưởng có kèm theo Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan Kiểm soát chi.

II. RÚT VỐN NGUỒN VỐN ODA THEO CHƯ门NG TRÌNH GIẢI NGÂN NHANH BẰNG TIỀN

1.1. Đối với các khoản ODA tài trợ theo chương trình hỗ trợ ngân sách, giải ngân nhanh bằng tiền để thực hiện các nhiệm vụ cải cách được Chính phủ cam kết với nhà tài trợ, cơ quan chủ quản chương trình ODA thực hiện và điều phối thực hiện các điều kiện rút vốn đã cam kết; phối hợp với Bộ Tài chính tiến hành rút vốn ODA, căn cứ chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và nhu cầu sử dụng vốn của Ngân sách Nhà nước trong từng thời kỳ.

1.2. Bộ Tài chính là cơ quan ký/đồng ký đơn rút vốn trong các khoản vay chương trình. Riêng đối với các khoản vay chương trình từ WB, ADB, Ngân hàng Nhà nước ký đơn rút vốn sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Tài chính.

III. RÚT VỐN NGUỒN VỐN ODA THEO DỰ ÁN

1. Tuỳ thuộc vào quy định trong Điều ước/văn kiện quốc tế, việc rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn ODA theo phương thức tài trợ dự án được thực hiện thông qua một hoặc một số các hình thức phổ biến sau: rút vốn thanh toán trực tiếp, rút vốn  thanh toán theo hình thức thư cam kết, rút vốn hoàn vốn, rút vốn hồi tố, thanh toán qua tài khoản đặc biệt/tài khoản tạm ứng và một số hình thức rút vốn đặc biệt khác theo thoả thuận riêng với nhà tài trợ.

2. Hồ sơ rút vốn gửi lần đầu: Ban quản lý dự án gửi Hồ sơ ban đầu làm căn cứ quản lý việc rút vốn ODA cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ gồm  các tài liệu sau:

- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền;

- Điều ước quốc tế về ODA đã ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ và tài liệu dự án liên quan đến dự án;

- Kế hoạch tài chính đã được cấp có thẩm quyền giao;

- Thoả thuận cho vay lại đã ký giữa chủ đầu tư và cơ quan được uỷ quyền cho vay lại (nếu là dự án thuộc diện vay lại);

- Quyết định của cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu (hoặc quyết định chỉ định thầu) và/hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt hợp đồng ký với nhà thầu (nếu có);

- Hợp đồng (xây lắp, mua sắm, tư vấn, v.v…) giữa chủ đầu tư với nhà thầu hoặc dự toán chi tiêu được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu hoạt động chi tiêu không theo hình thức hợp đồng);

- Trường hợp hợp đồng thuộc đối tượng cần có ý kiến trước của nhà tài trợ, cần có thêm "ý kiến không phản đối" (no objection) của nhà tài trợ;

- Bảo lãnh thực hiện của ngân hàng nhà thầu;

- Bảo lãnh tạm ứng (đối với thanh toán tạm ứng);

Ban quản lý dự án chỉ cần gửi các tài liệu trên một lần đối với toàn Bộ dự án, riêng kế hoạch vốn đầu tư/kế hoạch tài chính được gửi hàng năm. Các tài liệu như trên chỉ cần gửi bản sao. Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các bản sao cung cấp cho Bộ Tài chính.

3. Thủ tục rút vốn:

(Xem sơ đồ mô tả các thủ tục rút vốn tại Phụ lục 1)

3.1. Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn gửi kèm theo Đơn rút vốn (gọi chung là Đơn rút vốn): Đơn rút vốn do Ban quản lý dự án lập và ký trước khi gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và xác thực của Đơn rút vốn.

3.2. Thủ tục Thanh toán trực tiếp/chuyển tiền:

3.2.1. Khi có nhu cầu rút vốn để thanh toán theo thủ tục này, Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn kèm theo Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu do nhà tài trợ quy định;

- Hoá đơn/đề nghị thanh toán của nhà thầu;

- Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi đối với trường hợp áp dụng thủ tục kiểm soát chi trước; hoặc Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi đối với các khoản thanh toán trực tiếp/chuyển tiền đợt trước đối với trường hợp áp dụng thủ tục kiểm soát chi sau.

- Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu Ban quản lý dự án cung cấp các tài liệu bổ sung chứng minh việc rút vốn hợp lệ;

3.2.2.  Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

- Riêng đối với các dự án do WB, ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ban quản lý dự án cùng Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

3.2.3. Nhà tài trợ xem xét đơn xin rút vốn nếu chấp nhận sẽ chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của nhà thầu. Đối với dự án JBIC việc chuyển tiền thanh toán vào tài khoản của nhà thầu sẽ thông qua ngân hàng phục vụ.

3.3. Thủ tục Thanh toán trực tiếp theo Thư uỷ quyền rút vốn không huỷ ngang (áp dụng trong một số các dự án tài trợ song phương, thường áp dụng đối với các hợp đồng mua thiết bị):

Trên cơ sở hợp đồng thương mại được ký? kết và phê duyệt theo quy định hiện hành, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) công văn đề nghị rút vốn và hồ sơ liên quan.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét gửi Thư uỷ quyền rút vốn không huỷ ngang cho cơ quan được nhà tài trợ uỷ quyền quản lý rút vốn để thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn theo hợp đồng.

3.4.  Thủ tục Thư cam kết

- Khi có nhu cầu rút vốn thanh toán theo thủ tục này, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính đơn xin phát hành thư cam kết (Đơn rút vốn), cùng các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ (đối với dự án JBIC không phải nộp Đơn rút vốn và các sao kê), và dự thảo L/C (hoặc bản sao L/C đã mở).

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn đề nghị Nhà tài trợ phát hành Thư cam kết và có thông báo gửi Ngân hàng phục vụ.

- Riêng đối với các dự án do WB, ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ban quản lý dự án cùng Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn đề nghị phát hành thư cam kết gửi nhà tài trợ.

3.5. Thủ tục thanh toán bằng L/C không cần thư cam kết (áp dụng đối với một số trường hợp nhà tài trợ song phương uỷ quyền cho một ngân hàng thay mặt nhà tài trợ quản lý rút vốn đồng thời thực hiện vai trò àngân hàng người bán)

- Khi có nhu cầu thanh toán theo thủ tục này, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) công văn đề nghị mở L/C và hồ sơ liên quan.

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét có ý kiến về việc mở L/C gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ, và gửi Thư thông báo uỷ quyền thanh toán không huỷ ngang cho nhà tài trợ để thanh toán theo L/C.

3.6. Thủ tục Hoàn vốn/hồi tố

3.6.1. Rút vốn theo thủ tục hoàn vốn: áp dụng khi thanh toán cho các khoản chi đã được Bên vay/Bên tiếp nhận ứng trước từ các nguồn vốn khác của Bên vay, sau khi Hiệp định vay/viện trợ có hiệu lực.

3.6.2. Rút vốn theo thủ tục hồi tố: áp dụng cho các khoản thanh toán cho các chi phí phát sinh trước ngày Hiệp định vay/viện trợ có hiệu lực.

3.6.3. Khi có nhu cầu rút vốn thanh toán theo thủ tục này, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) các tài liệu sau:           

- Đề nghị rút vốn, Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu;

- Xác nhận đã nhận được vốn thanh toán của nhà thầu/người hưởng lợi.

- Trong Đơn rút vốn phải ghi râ tên và số tài khoản của từng đơn vị đã ứng vốn. Đối với các khoản do Ngân sách nhà nước ứng trước thanh toán, cần nêu rõ tên và số tài khoản của cấp Ngân sách nhà nước nơi ứng vốn. Tên và tài khoản của cấp đã ứng vốn phải được Cơ quan Kiểm soát chi xác nhận;

- Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan Kiểm soát chi;

- Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu tài liệu giải trình bổ sung;

3.6.4. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

- Riêng đối với các dự án do WB, ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ban quản lý dự án cùng Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

3.6.5. Đối với các khoản rút vốn hoàn vốn/hồi tố cho Ngân sách nhà nước các cấp nơi ứng vốn (hoặc từ các nguồn có nguồn gốc ngân sách), số tiền rút vốn phải được nộp ngay về Ngân sách nơi đã ứng vốn.

3.7. Thủ tục Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng

3.7.1. Rút vốn lần đầu về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng

- Việc rút vốn lần đầu về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng được thực hiện căn cứ trên hạn mức (hoặc mức trần) của Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng quy định trong Hiệp định vay/Hiệp định viện trợ. Đối với Dự án ODA vay nợ thuộc diện Ngân sách nhà nước cấp phát, Bộ Tài chính có thể từ chối cho rút vốn bằng 100% hạn mức trên cơ sở cân nhắc giữa: nhu cầu chi tiêu thực tế trong 3 tháng tới của dự án, chi phí trả lãi cho nước ngoài, và lãi phát sinh do  Ngân hàng phục vụ trả.

- Để rút vốn, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) Công văn đề nghị rút vốn, Đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu của nhà tài trợ.

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ điều ước quốc tế đã ký, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký/ đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

- Riêng đối với các dự án do WB, ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ban quản lý dự án cùng Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

3.7.2. Bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng

Để rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ;

- Sao kê do Ban quản lý dự án lập thể hiện rõ từng khoản chi từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, chi tiết theo: ngày thanh toán, số tiền nguyên tệ, số tiền quy USD, VND, tỉ giá USD/VND, nội dung thanh toán, đối tượng thụ hưởng, địa bàn kiểm soát khoản thanh toán, chi nhánh Cơ quan kiểm soát chi, số/ngày có văn bản xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho từng khoản chi. Bảng kê này là cơ sở để Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi (hoặc giảm thu/giảm chi (nếu có) vào Ngân sách nhà nước đối với các khoản đã được sử dụng cho dự án;

- Phiếu giá thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi. Các khoản đã thanh toán trên sao kê phải khớp với số tiền được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận trên Phiếu giá thanh toán. Mỗi Phiếu giá thanh toán có xác nhận chỉ được sử dụng 1 lần; Đối với các dự án tín dụng, sao kê phải thể hiện các khoản đã cho vay lại. Bộ Tài chính có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ chi tiết chứng minh việc đã cho vay lại (nếu cần).

- Sao kê Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng của Ngân hàng phục vụ, trong đó thể hiện rõ tất cả giao dịch trên tài khoản trong khoảng thời gian đề nghị rút vốn bổ sung cho các khoản đã chi tiêu.

- Khế ước nhận nợ đã ký giữa Ban quản lý dự án và Cơ quan cho vay lại (trường hợp dự án vay lại)

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

- Riêng đối với các dự án do WB, ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ban quản lý dự án cùng Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

3.8. Rút vốn từ Tài khoản đặc biệt của dự án JBIC

Việc rút vốn từ Tài khoản đặc biệt trong các dự án JBIC thực hiện theo Thông tư số 129/1999/TT-BTC ngày 5/11/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành.

B. BÁO CÁO, KIỂM TRA, KIỂM TOÁN, QUYẾT TOÁN

I. BÁO CÁO

1. Định kỳ hàng quý, Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập sao kê các khoản đã được nhà tài trợ cho rút vốn theo từng hình thức rút vốn, chi tiết theo nguồn vốn, đối tượng thụ hưởng, cơ quan kiểm soát chi, địa bàn nơi đăng ký mở tài khoản của các tiểu chương trình, dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Cơ quan kiểm soát chi. Báo cáo này là cơ sở hạch toán và đối chiếu ghi thu - ghi chi Ngân sách nhà nước cho các chương trình, dự án.

2. Định kỳ hàng tháng, Cơ quan kiểm soát chi lập sao kê các khoản đã xác nhận đủ điều kiện thanh toán, (chi tiết theo số vốn xác nhận, hoạt động, nguồn vốn, đối t­ượng thụ hưởng, địa bàn được cấp vốn) gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Ngân sách nhà nước) để làm thủ tục hạch toán thu/chi Ngân sách nhà nước cho các chương trình, dự án ODA.

II. KIỂM TRA

Bộ Tài chính thực hiện kiểm tra, thanh tra tài chính định kỳ và đột xuất đối với các tổ chức, đơn vị sử dụng vốn ODA, đặc biệt là kiểm tra việc sử dụng Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng của chương trình, dự án.

III. KIỂM TOÁN

1. Bộ Tài chính sẽ ban hành hướng dẫn riêng về đề cương kiểm toán đối với chương trình, dự án ODA.

2. Ban quản lý dự án tiến hành lựa chọn công ty kiểm toán thông qua các hình thức đấu thầu, chỉ định thầu theo quy định của Hiệp định/văn kiện chương trình, dự án và các quy định trong nước hiện hành. Đề cương kiểm toán, quyết định lựa chọn công ty kiểm toán, hợp đồng kiểm toán phải phù hợp với quy định của Hiệp định/văn kiện dự án và được trình duyệt theo quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Báo cáo kiểm toán phải được gửi cho Bộ Tài chính chậm nhất là 15 ngày sau khi hoàn thành.

IV. QUYẾT TOÁN

Chủ dự án chỉ đạo các Ban quản lý dự án lập các báo cáo thực hiện kế hoạch vốn đầu tư hoặc quyết toán vốn chi hành chính sự nghiệp hàng quý/năm thuộc chương trình, dự án ODA và báo cáo quyết toán công trình hoàn thành theo quy định hiện hành.

Phần III.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định trước đây trái với Thông tư này không còn hiệu lực thi hành.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG Lê Thị Băng Tâm

PHỤ LỤC 1

CÁC SƠ ĐỒ MÔ TẢ THỦ TỤC RÚT VỐN ODA

(Ban hành theo Thông tư số  78/2004/TT-BTC ngày 10/08/2004)

Sơ đồ 1.a – Thủ tục thanh toán trực tiếp và thanh toán hoàn vốn với Kiểm soát chi trước

1. Nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ/đơn vị tạm ứng vốn gửi chứng từ đề nghị thanh toán

2. Ban quản lý dự án gửi hồ sơ tới cơ quan Kiểm soát chi để xác nhận chi tiêu hợp lệ

3. Cơ quan Kiểm soát chi xác nhận Phiếu giá thanh toán

4. Ban quản lý dự án gửi Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn tới Bộ Tài chính

5. Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn

6. Nhà tài trợ thanh toán cho người thụ hưởng

Sơ đồ 1.b – Thủ tục thanh toán trực tiếp và thanh toán hoàn vốn với Kiểm soát chi trước, trường hợp dự án WB, ADB

1. Nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ/đơn vị tạm ứng vốn gửi chứng từ đề nghị thanh toán

2. Ban quản lý dự án gửi hồ sơ tới cơ quan Kiểm soát chi để xác nhận chi tiêu hợp lệ

3. Cơ quan Kiểm soát chi xác nhận Phiếu giá thanh toán

4. Ban quản lý dự án gửi Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn tới Bộ Tài chính

5. Bộ Tài chính xem xét, có công văn chấp thuận rút vốn gửi Ban quản lý dự án

6. Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn gửi Nhà tài trợ.

7. Nhà tài trợ thanh toán cho người thụ hưởng

Sơ đồ 2.a - Thủ tục thanh toán trực tiếp và thanh toán chuyển tiền với Kiểm soát chi sau (Thanh toán trực tiếp trong các chương trình/dự án NSNN cho vay lại qua Quỹ HTPT và thanh toán chuyển tiền trong các dự án JBIC)

1. Nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ gửi chứng từ đề nghị thanh toán

2. Ban quản lý dự án kiểm tra và gửi đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn đề nghị thanh toán tới Bộ Tài chính

3. Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ

4. Nhà tài trợ chuyển vốn cho nhà thầu

5. Ban quản lý dự án gửi hồ sơ tới cơ quan Kiểm soát chi để xác nhận chi tiêu hợp lệ      

Sơ đồ 2.b - Thủ tục thanh toán trực tiếp với Kiểm soát chi sau đối với các dự án WB, ADB (Thanh toán trực tiếp trong các chương trình/dự án NSNN cho vay lại qua Quỹ HTPT)

1. Nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ gửi chứng từ đề nghị thanh toán

2. Ban quản lý dự án kiểm tra và gửi đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn đề nghị thanh toán tới Bộ Tài chính

3. Bộ Tài chính xem xét, có công văn chấp thuận rút vốn gửi Ban quản lý dự án

4. Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn gửi Nhà tài trợ

5. Nhà tài trợ thanh toán cho nhà thầu

6. Ban quản lý dự án gửi hồ sơ tới cơ quan Kiểm soát chi để xác nhận chi tiêu hợp lệ

Sơ đồ 3.a - Thanh toán theo thủ tục Thư cam kết

1. Ban quản lý dự án và Nhà thầu ký hợp đồng cung cấp hàng hoá

2. Ban quản lý dự án đề nghị Ngân hàng phục vụ mở L/C

3. Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn theo hình thức Cam kết đặc biệt

4. Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ

5. Nhà tài trợ phát hành thư Cam kết đặc biệt cho ngân hàng của nhà thầu để thực hiện thanh toán theo L/C

6. Ngân hàng nhà thầu chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu và đề nghị Nhà tài trợ hoàn vốn

Sơ đồ 3.b - Thanh toán theo thủ tục Thư cam kết, trường hợp các dự án WB, ADB

1. Ban quản lý dự án và Nhà thầu ký hợp đồng cung cấp hàng hoá

2. Ban quản lý dự án đề nghị Ngân hàng phục vụ mở L/C

3. Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính bản sao L/C và hồ sơ rút vốn theo hình thức Cam kết đặc biệt

4. Bộ Tài chính xem xét, có công văn chấp thuận rút vốn gửi Ban quản lý dự án

5. Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn gửi Nhà tài trợ.

6. Nhà tài trợ phát hành thư Cam kết đặc biệt cho ngân hàng của nhà thầu để thực hiện thanh toán theo L/C

7. Ngân hàng nhà thầu chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu và đề nghị Nhà tài trợ hoàn vốn.

Sơ đồ 4.a- Thủ tục rút vốn về ổTài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng

1. Ban quản lý dự án tập hợp chứng từ, gửi Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn đề nghị bổ sung tài khoản tới Bộ Tài chính

2. Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi Nhà tài trợ

3. Nhà tài trợ chuyển tiền về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng mở tại Ngân hàng phục vụ

Sơ đồ 4.b – Thủ tục rút vốn về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, trường hợp các dự án WB, ADB

1. Ban quản lý dự án tập hợp chứng từ, gửi Đơn rút vốn và hồ sơ rút vốn đề nghị bổ sung tài khoản tới Bộ Tài chính

2. Bộ Tài chính xem xét, có công văn chấp thuận rút vốn gửi Ban quản lý dự án

3. Ban quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ ký đơn rút vốn gửi Nhà tài trợ

4. Nhà tài trợ chuyển tiền về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng mở tại Ngân hàng phục vụ

Sơ đồ 5.a – Chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng với Kiểm soát chi sau

1. Nhà thầu đề nghị Ban quản lý dự án thanh toán

2. Ban quản lý dự án đề nghị Ngân hàng phục vụ thanh toán cho nhà thầu

3. Ngân hàng phục vụ chuyển tiền cho nhà thầu

4. Ban quản lý dự án gửi hồ sơ thanh toán cho cơ quan Kiểm soát chi đề nghị xác nhận chi tiêu hợp lệ

Sơ đồ 5.b - Chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng với Kiểm soát chi trước (áp dụng đối với các Ban quản lý dự án không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng)

1. Nhà thầu đề nghị Ban quản lý dự án (không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng) thanh toán

2. Ban quản lý dự án (không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng) gửi hồ sơ tới cơ quan Kiểm soát chi đó xác nhận chi tiêu hợp lệ

3. Cơ quan Kiểm soát chi xác nhận Phiếu giá thanh toán

4. Ban quản lý dự án (không trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng) gửi hồ sơ tới Ban quản lý dự án cấp trên (trực tiếp quản lý Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng) đề nghị thanh toán cho nhà thầu

5. Ban quản lý dự án cấp trên đề nghị Ngân hàng phục vụ chuyển tiền cho nhà thầu

6. Ngân hàng phục vụ chuyển tiền cho nhà thầu.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness --------------
No. 78/2004/TT-BTC	Hanoi, August 10, 2004

CIRCULAR

GUIDING THE MANAGEMENT OF WITHDRAWAL OF OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) CAPITAL

Pursuant to the Government’s Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA) source;
Pursuant to the Government’s Decree No. 60/2003/ND-CP of June 6, 2003 detailing and guiding the implementation of the State Budget Law;
Pursuant to the Government’s Decree No. 77/2003/ND-CP of July 1, 2003 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Finance Ministry;
The Finance Ministry hereby guides in detail the order and procedures for withdrawing ODA capital as follows:

Part I.

GENERAL PROVISIONS

I. SCOPE OF APPLICATION:

1. This Circular applies to the management of capital withdrawal and financial matters related to the withdrawal of capital from ODA loan and ODA aid sources provided by co-donors to the ODA loan programs and projects; or independent aid programs/projects with capital-withdrawing forms compliant with the provisions of this Circular. The withdrawal of reciprocal capital shall strictly comply with the order and procedures prescribed in the current legal documents.

2. For particular ODA programs and projects, depending on their management requirements, the Finance Ministry may promulgate specific guidance.

...

...

...

4. For aid amounts trusted to the Government for management, the Finance Ministry shall promulgate specific guidance.

II. INTERPRETATION OF TERMS

A number of terms and phrases referred to in this Circular shall be construed as follows:

1. “Programs and projects” mean those funded by ODA capital source.

2. “Program/project owners” mean organizations assigned with responsibilities to directly manage and use ODA capital and reciprocal capital sources for execution of programs and/or projects according to the already approved contents.

3. “Program/project management boards” (hereinafter referred to as the project management boards) mean the bodies representing the project owners and vested with the full power to exercise and perform on the project owners’ behalf the assigned powers and tasks from the commencement till the completion of the projects, covering the settlement, pre-acceptance test, handover and putting of projects into exploitation and use, as well as the performance of transactions of capital withdrawal and payment from the programs’ and/or projects’ capital sources.

4. “Service bank” means a commercial bank selected according to the current regulations or under separate agreements between the Government and donors in the signed international agreements, to service programs and/or projects in opening transaction accounts, carrying out the procedures for foreign capital withdrawal (if any transactions are performed), and effecting payment transactions.

5. “Expenditure-controlling agencies” mean:

- The State Treasury offices of all levels (as decentralized to implement each program or project) shall control expenditures of programs and projects (i) eligible for the State budget funding or of components of credit programs or projects eligible for the State budget funding (if any); and (ii) non-credit components of credit programs or projects.

...

...

...

- For projects having both components eligible for funding allocated by the State budget and those eligible for loans sub-lent by the State budget and implemented by the same project management board: the Finance Ministry shall identify expenditure-controlling agencies, depending on the projects’ natures, ensuring the principle that two expenditure-controlling agencies must not concurrently control the same activity of a program or a project.

6. “Financial plans” mean investment capital plans (for capital construction investment projects) or annual budget estimates (for administrative and non-business projects) for implementation of programs and projects, covering ODA capital (provided by foreign countries) and reciprocal capital (domestic capital).

III. MANAGEMENT PRINCIPLES

1. ODA capital source for investment in programs and projects constitutes a source of the State budget and must be fully accounted into the budget and managed according to the provisions of the State Budget Law and the current legal documents guiding the Law.

2. The Finance Ministry shall perform the function of State financial management over the withdrawal of payment capital for programs and projects, conduct the State budget revenue-expenditure accounting of ODA capital sources, guide and inspect the observance of the financial management regimes, the final settlement of projects, guide and inspect the units in effecting the handover of assets, supplies and capital of projects upon their completion.

3. Program or project owners shall be held responsible before law for the implementation of programs and projects in strict compliance with their commitments already made in international agreements, the strict observance of the State’s regulations on implementation of programs and projects, financial management, observance of the accounting, cost-accounting, auditing and financial settlement regimes according to the State’s current regulations.

4. Depending on the nature of each specific program or project (capital construction investment projects, administrative and non-business projects, mixed projects containing both capital construction components and administrative and non-business components, credit projects, etc.), the corresponding management processes related to elaboration of financial plans, control of expenditures, payment, accounting and settlement according to the current regulations shall apply.

IV. FINANCIAL PLANS

1. Financial plans of programs and projects already approved by competent authorities shall serve as basis for controlling the withdrawal of capital for such programs and projects. After the financial plans are approved, the project management boards shall send them to the Finance Ministry (the External Finance Department) and the expenditure-controlling agencies.

...

...

...

V. SERVICE BANKS AND ACCOUNTS

1. Accounts:

 1.1. Project management boards shall open transaction accounts at the service banks according to the current regulations. For projects having advance accounts/special accounts, of which the holders are the project management boards under agreements with donors, the project management boards shall open such accounts at the service banks and notify them in detail to the Finance Ministry (the External Finance Department) and the expenditure-controlling agencies.

1.2. Special accounts/advance accounts shall enjoy interests at interest rates which may be agreed upon between the service banks and the account holders. Interests on such accounts constitute a revenue source of the State budget, for programs and projects eligible for the State budget funding; and a revenue source of project owners, for programs and projects eligible for loans sub-lent by the State budget.

1.3. For mixed programs and projects containing both components eligible for funding allocated by the State budget and those eligible for loans sub-lent by the State budget, which jointly use the same special account/advance account (the time the State budget sub-lends capital is the time of withdrawal of capital from the special account/advance account), the interests on the account shall constitute a revenue source of the State budget.

2. Responsibilities of service banks

2.1. Service banks shall open relevant accounts of projects at the requests of the project management boards, effect payment or capital withdrawal transactions at the requests of the project management boards and according to the current regulations.

2.2. Monthly and upon requests of account holders, the service banks shall notify account holders and the Finance Ministry of interest amounts arising on special accounts/advance accounts of programs and projects; service charge amounts collected by service banks; differences between interests and charges; period-beginning and period-end balances.

2.3. Within 2 working days after receiving notices on withdrawal of capital from donors, service banks shall send credit notices to account holders.

...

...

...

3. Banking charges:

3.1. Service banks shall enjoy charges according to the current regulations on collection of charges for services provided to programs and projects.

3.2. Banking service charges shall be accounted into total expenditures of programs and projects.

Part II.

SPECIFIC PROVISIONS

A. CAPITAL WITHDRAWING PROCEDURES

I. EXPENDITURE CONTROL

1. Principles for expenditure control:

1.1. Expenditure control applies to all expenditures of programs and projects, except for payments in form of letters of credit (L/C) or direct payments in form of irrevocable letters of authorization for payment in bilateral aid projects. For these cases, the control of all vouchers for payment shall be effected by the L/C-opening bank (or L/C-announcing bank), or the agency bank/or another organization authorized by the donors (refer to the provisions in Part II, Section A, Item III, Points 3.3 and 3.5).

...

...

...

1.3. ODA capital expenditure control may not be limited by financial plans of programs and projects in the following cases:

- Programs and projects have not yet had their financial plans approved but their managing agencies have already sent official dispatches to the Finance Ministry and the expenditure-controlling agencies, committing to approve financial plans for such programs and projects within two (2) months after signing the official dispatches.

- Programs and projects withdraw capital in excess of the approved financial plans but their managing agencies make written commitments to supplement capital plans for such programs and projects. Within three (3) months after their expenditures outside the approved financial plans are controlled, programs and projects must complete the procedures for elaborating and approving supplementary financial plans.

2. Expenditure control dossiers

2.1. Expenditure control dossiers and procedures applicable to capital construction projects or capital construction expenditure components in mixed projects shall comply with the provisions of the Finance Ministry’s Circular No. 44/2003/TT-BTC of May 15, 2003 guiding the management and settlement of investment capital and non-business capital of investment and construction nature from the State budget capital source or the legal documents amending, supplementing or replacing this Circular.

2.2. Expenditure control dossiers and procedures applicable to administrative and non-business projects or administrative and non-business expenditure components in mixed projects shall comply with the provisions of the Finance Ministry’s Circular No. 79/2003/TT-BTC of August 13, 2003 guiding the regime of management, allocation and settlement of the State budget expenditures through the State Treasury and the legal documents amending, supplementing or replacing this Circular.

2.3. Expenditure control dossiers and procedures applicable to credit components of programs and projects shall be based on copied lists of loans of sub-lent credit institutions sent to the Finance Ministry (general lists of loans, not detailed dossiers). Sub-lent credit institutions shall be held responsible before law for the truthfulness and validity of copied lists sent to the Finance Ministry.

3. Certification of expenditure control

3.1. After effecting the expenditure control, the expenditure-controlling agencies shall give their certifications in payment price bills/payment lists/written advance requests (collectively called payment price bills).

...

...

...

3.3. ODA capital amount requested to be withdrawn from the donors must be compatible with the capital amount of foreign sources certified by the expenditure-controlling agencies in payment price bills. Each payment price bill shall be used only once for the purpose of expenditure control.

4. Post-expenditure control

4.1. Post-expenditure control means that the expenditure-controlling agencies inspect and certify the validity of expenditures after the project management boards withdraw capital for payment to beneficiaries.

4.2. Post-expenditure control shall apply to the following cases:

- Payments from special accounts/advance accounts for expenditures at the level directly managing such special accounts/advance accounts on the basis of the program/project owners’ written approvals of the application of post-expenditure control.

- Payments being money transfers upon the implementation of programs or projects funded by JBIC (except for case of final payments for all contracts, or for contracts with lump-sum payments which must be subject to pre-expenditure control).

- Direct payments in projects eligible for loans sub-lent by the State budget (except for case of final payments for all contracts, or for contracts with lump-sum payments which must be subject to pre-expenditure control).

4.3. Procedures for post-expenditure control:

- When having payment demand, the project management boards shall: (i) request the service banks to deduct money from special accounts/advance accounts (for the mode of payment through special accounts/advance accounts); or (ii) sign or request the Finance Ministry to sign applications for capital withdrawal and send them to the donors (for the mode of direct payment or money transfer payment) for payment to contractors/suppliers/consultants on the basis of valid volumes and vouchers.

...

...

...

- Within 5 working days after receiving the complete and valid dossiers, the expenditure-controlling agencies shall give their comments on expenditure control (certification/refusal to certify), and at the same time settle the reciprocal capital portions (if projects or corresponding components are eligible to be allocated or borrow reciprocal capital).

- Payment price bills certified by the expenditure-controlling agencies (the originals) shall serve as basis for the project management boards to apply for subsequent withdrawals of capital from the donors. The Finance Ministry may refuse the subsequent capital withdrawals for payment for programs and projects if it detects  that such programs and projects are not compliant with the expenditure-controlling agencies’ regulations on post-expenditure control.

5. Pre-expenditure control:

5.1. Pre-expenditure control means that expenditure-controlling agencies inspect and certify the validity of expenditure before the project management boards withdraw capital for payment to beneficiaries.

5.2. Pre-expenditure control shall apply to all cases not subject to the post-expenditure control as prescribed in Part II, Section A, Item I, Point 4.2, concretely as follows:

- Direct payments (except for cases of direct payment and money transfer payment prescribed in Part II, Section A, Item I, Point 4.2 above).

- Retrospective payments.

- Payments/advances for expenditures at the project-implementing levels not directly managing special accounts/advance accounts.

- Payments/advances for expenditures at the project-implementing levels directly managing special accounts/advance accounts which are subject to the application of pre-expenditure control when so requested in writing by program/project owners.

...

...

...

- Other cases.

5.3. Pre-expenditure control procedures:

- When having payment demands, the project management boards shall compile expenditure control dossier sets, then send them to the expenditure-controlling agencies requesting the expenditure control.

- Expenditure control dossiers shall comply with the provisions in Part II, Item A, Section I, Point 2.

- Within 5 working days, the expenditure-controlling agencies shall check the dossiers, then certify that the foreign capital portion is eligible for settlement and settle reciprocal capital portion (if projects or corresponding components are eligible for reciprocal capital allocations/borrowings).

- Basing themselves on expenditures already certified by the expenditure-controlling agencies as eligible for settlement, the project management boards shall send to the service banks expenditure accreditations enclosed with certified payment price bills (the originals) of the expenditure-controlling agencies for payment to beneficiaries.

- Where the project management boards do not directly manage special accounts/advance accounts, the subordinate project management boards shall send to the superior project management boards payment requests enclosed with certified payment price bills (the originals) of the expenditure-controlling agencies of the same level, so that the superior project management shall carry out the procedures for capital withdrawal from special accounts/advance accounts or from donors for beneficiaries.

- Service banks shall withdraw capital from special accounts/advance accounts only when the project management boards’ requests for payments to beneficiaries are enclosed with certified payment price bills (the originals) of the expenditure-controlling agencies.

II. WITHDRAWAL OF ODA CAPITAL SOURCE UNDER PROGRAMS ON QUICK DISBURSEMENT IN CASH

...

...

...

1.2. The Finance Ministry shall sign/jointly sign capital withdrawal applications in program loans. Particularly for program loans from WB and ADB, the State Bank shall sign capital withdrawal applications after reaching agreement with the Finance Ministry.

III. WITHDRAWAL OF ODA CAPITAL SOURCE UNDER PROJECTS

1. Depending on the provisions of international agreements/documents, the withdrawal of, and payment with, ODA capital source by mode of project financing shall be effected by one or several universal modes as follows: capital withdrawal for direct payment, capital withdrawal for payment in form of commitment letters, capital withdrawal-capital refund, retrospective capital withdrawal, payment through special accounts/advance accounts and some other special capital withdrawal modes according to specific agreements with donors.

2. Capital withdrawal dossiers sent for the first time: The project management boards shall send initial dossiers for use as basis for management of ODA capital withdrawal to the Finance Ministry (the External Finance Department). Such a dossier comprises the following documents:

- The investment decision of the competent authority;

- The international agreement on ODA already signed between Vietnam and the donor and project documents related to the project;

- The financial plan already assigned by the competent authority;

- The sub-lending agreement already signed between the investor and the authorized sub-lending agency (if the project eligible for sub-loans);

- The competent authority’s decision recognizing the bid-winning unit (or the contractor appointment decision) and/or decision approving the contract signed with the contractor (if any);

...

...

...

- Where the contracts require prior opinions of the donor, “no objection” opinion of the donor is required;

- Implementation guarantee of the contractor’s bank;

- Advance guarantee (for advance payment);

The project management board shall have to submit the above-mentioned documents only once for the whole project, particularly investment capital plan/financial plan shall be submitted annually. The above-mentioned documents are required only in form of copies. The project management board shall be held responsible before law for the truthfulness of copies supplied to the Finance Ministry.

3. Capital withdrawal procedures:

(See charts describing the capital withdrawal procedures in Appendix 1)

3.1. Capital withdrawal applications and capital withdrawal dossiers enclosed therewith (collectively called capital withdrawal applications): Capital withdrawal applications shall be compiled and signed by the project management boards before being sent to the Finance Ministry (the External Finance Department). The project management boards shall be held responsible before law for the legality and truthfulness of the capital withdrawal applications.

3.2. Procedures for direct payment/money transfer:

3.2.1. When wishing to withdraw capital for payment according to these procedures, the project management boards shall send the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

...

...

...

- The invoices/payment requests of the contractors;

- The payment price bills (the originals) certified by the expenditure-controlling agencies for cases where pre-expenditure control procedures apply; or the payment price bills (the originals) certified by the expenditure-controlling agencies for previous direct payments/money transfers for cases where post-expenditure control procedures apply.

- In special cases, the Finance Ministry may request the project management boards to supply additional documents proving the valid capital withdrawal;

3.2.2. Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and sign/jointly sign capital withdrawal applications, then send them to the donors.

- Particularly for projects financed by WB or ADB, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider them and notify its written approvals or disapprovals to the project management boards and service banks. Within 2 working days, basing themselves on the Finance Ministry’s approvals, the project management boards and service banks shall jointly sign capital withdrawal applications, then send them to the donors.

3.2.3. Donors shall consider the capital withdrawal applications, then transfer money directly into the contractors’ accounts in cases where they approve the applications. Particularly for JBIC projects, the transfer of payment money into the contractors’ accounts shall be effected through the service banks.

3.3. Procedures for direct payment under irrevocable capital withdrawal authorization letters (usually applicable to equipment purchase contracts in a number of bilateral financing projects):

- On the basis of commercial contracts already signed and approved according to the current regulations, the project management boards shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) written requests for capital withdrawal and relevant dossiers.

- Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and send irrevocable capital withdrawal authorization letters to the agencies authorized by the donors to manage the capital withdrawal for payment to contractors/suppliers/consultants under contracts.

...

...

...

- When wishing to withdraw capital according to these procedures, the project management boards shall send to the Finance Ministry applications for issuance of commitment letters (capital withdrawal applications), enclosed with copied lists according the forms set by the donors (for JBIC projects, capital withdrawal applications and copied lists are not required), and draft L/C (or copies of opened L/C).

- Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry shall consider and sign/jointly sign capital withdrawal applications requesting the donors to issue commitment letters and send notices to the service banks.

- Particularly for projects financed by WB or ADB, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall examine them and send its written approvals/disapprovals to the project management boards and service banks. Within 2 working days, basing themselves on the Finance Ministry’s approvals, the project management boards shall join the service banks in signing capital withdrawal applications requesting the issuance of letters of commitment, then send them to the donors.

3.5. The procedures for payment by L/C without commitment letters (applicable to a number of cases where bilateral donors authorize a bank to manage the capital withdrawal on their behalf and concurrently act as the seller’s bank)

- When wishing to make payments according to these procedures, the project management boards shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) written requests for L/C opening and relevant documents.

- Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry shall examine them and give its comments on the L/C opening to the project management boards and service banks, and send irrevocable payment authorization letters to donors for payment by L/C.

3.6. Procedures for capital refund/retrospection

3.6.1. Capital withdrawal according to the capital refund procedures: These procedures shall apply to payment for expenditures for which the borrowers/recipients have received advances from other capital sources of borrowers, after the loan agreement/aid agreement takes effect.

3.6.2. Capital withdrawal according to retrospective procedures: These procedures shall apply to payments for expenditures arising before the loan agreement/aid agreement takes effect.  

...

...

...

- Capital withdrawal request, capital withdrawal application and payment list made according to set forms;

- Certification of the reception of payment capital of contractors/beneficiaries.

- Capital withdrawal application must clearly state the name and account number of each unit having advanced capital. For payments advanced by the State budget, names and account numbers of the State budget levels where capital has been advanced must be clearly stated. Such names and account numbers must be certified by the expenditure-controlling agencies.

- Payment price bill (the original) certified the expenditure-controlling agencies.

- In special cases, the Finance Ministry may request additional written explanations.

3.6.4. Within 5 working days after receiving complete and valid dossier sets, the Finance Ministry shall consider to sign/jointly sign capital withdrawal applications to be sent to the donors.

- Particularly for projects financed by WB or ADB, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall examine them and give it written approvals/disapprovals to the project management boards and service banks. Within 2 working days, basing themselves on the Finance Ministry’s approvals, the project management boards shall join service banks in signing withdrawal capital applications, then send them to the donors.

3.6.5. For capital amounts withdrawn for capital refund/retrospection to the State budget of various levels where capital has been advanced (or from sources of budget origin), such withdrawn capital amounts must be promptly remitted into the budgets where capital has been advanced.

3.7. Special account/advance account procedures

...

...

...

- The first-time capital withdrawal to special accounts/advance accounts shall be based on the limit (or the ceiling level) of special accounts/advance accounts prescribed in the loan agreement/aid agreement. For ODA loan projects eligible for the State budget’s allocations, the Finance Ministry may refuse to allow the withdrawal of capital equal to 100% of the limit after considering the project’s actual expenditure demand for the next 3 months, interests to be paid to foreign countries, and interests to be paid by service banks.

- To withdraw capital, the project management boards shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) written requests for capital withdrawal, capital withdrawal applications enclosed with copied expenditure lists made according to forms set by donors.

- Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, basing itself on the signed international agreements, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and sign/jointly sign the capital withdrawal applications, then send them to the donors.

- Particularly for projects financed by WB or ADB, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and give its written approvals/disapprovals to the project management boards and service banks. Within 2 working days, basing themselves on the Finance Ministry’s approvals, the project management boards and service banks shall sign the capital withdrawal applications, then send them to the donors.

3.7.2. Supplements to special accounts/advance accounts

To withdraw capital to supplement special accounts/advance accounts, the project management boards shall send the following documents to the Finance Ministry (External Finance Department):

- Written requests for withdrawal of capital to supplement special accounts/advance accounts, capital withdrawal applications and copied lists made according to forms set by the donors.

- Copied expenditure lists drawn up by the project management boards clearly showing each expenditure from special accounts/advance accounts, detailed according to payment date, sum of money in original currency, sum of money converted into USD and VND, USD/VND exchange rate, payment contents, beneficiaries, places for control of payments, branches of the expenditure-controlling agencies, serial number/date of the expenditure-controlling agencies’s written certification of each payment. Such lists shall serve as basis for the Finance Ministry to carry out the procedures for mutual ceasing (or revenue/expenditure decreases (if any)) of the State budget for payments made for the projects;

- Payment price bills (the originals) certified the expenditure-controlling agencies. The already paid amounts on the copied lists must be consistent with those certified by the expenditure-controlling agencies in the payment price bills. Each certified payment price bill shall be used only once. For credit projects, copied lists must show sub-loans. The Finance Ministry may request the supply of detailed dossiers evidencing the sub-lending (if necessary).

...

...

...

- Debt acknowledgement contract signed between the project management boards and the sub-lending agencies (for sub-lent projects).

Within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider to sign/jointly sign capital withdrawal applications, then send them to the donors.

- Particularly for projects financed by WB or ADB, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and give its written approvals/disapprovals to the project management boards and service banks. Within 2 working days, basing themselves on the Finance Ministry’s approvals, the project management boards and service banks shall sign the capital withdrawal applications, then send them to the donors.

3.8. Withdrawal of capital from special accounts of JBIC projects

The withdrawal of capital from special accounts of JBIC projects shall comply with the Finance Ministry’s Circular No. 129/1999/TT-BTC of November 5, 1999 guiding the mechanism of management of loan capital for specialized credit programs.

B. REPORTING, INSPECTION, AUDITING AND FINAL SETTLEMENT

I. REPORTING

1. Quarterly, the project management boards shall have to make copied lists of capital amounts allowed by the donors to be withdrawn according to each capital withdrawal mode, detailed according to capital sources, beneficiaries, expenditure-controlling agencies, localities where mini-programs and projects register for opening of accounts, then report them to the Finance Ministry (the External Finance Department) and the expenditure-controlling agencies. Such reports shall serve as basis for accounting and comparing the mutual ceasing of the State budget for programs and projects.

2. Monthly, the expenditure-controlling agencies shall make copied lists of amounts already certified as fully eligible for payment, (detailed according to the certified capital amounts, operations, capital sources, beneficiaries, localities where capital is allocated), then send them to the Finance Ministry (the External Finance Department and the State Budget Department) for carrying out the procedures for accounting the State budget’s revenues/expenditures for ODA programs and projects.

...

...

...

The Finance Ministry shall conduct regular and irregular inspections and examinations of ODA capital use by organizations and units, especially the inspection of the use of special accounts/advance accounts of programs and projects.

III. AUDITING

1. The Finance Ministry shall promulgate specific guidance on schemes on auditing of ODA programs and projects.

2. The project management boards shall select auditing companies by mode of bidding or contractor appointment according to the provisions of the agreements/documents of programs and projects and the current domestic regulations. Auditing schemes, decisions on selection of auditing companies and auditing contracts must comply with the provisions of the projects’ agreements/documents and be submitted for approval according to the State’s current regulations.

3. Auditing reports must be sent to the Finance Ministry within 15 days after the auditing is completed.

IV. FINAL SETTLEMENT

Project owners shall direct the project management boards in making reports on implementation of investment capital plans or final settlements of quarterly/annual administrative and non-business expenditures of ODA programs and projects, and report the final settlements of completed works according to the current regulations.

Part III.

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

...

...

...

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Le Thi Bang Tam

APPENDIX 1

CHARTS DESCRIBING PROCEDURES FOR ODA CAPITAL WITHDRAWAL

(Promulgated together with the Finance Ministry’s Circular No. 78/2004/TT-BTC of August 10, 2004)

Chart 1.a- Procedures for direct payment and capital refund payment with pre-expenditure control

...

...

...

2. Project management boards send dossiers to expenditure-controlling agencies for certification of valid expenditures

3. Expenditure-controlling agencies certify payment price bills

4. Project management boards send capital withdrawal applications to the Finance Ministry

5. The Finance Ministry considers and signs/jointly signs capital withdrawal applications

6. Donors pay to beneficiaries

Chart 1.b- Procedures for direct payment and capital refund payment with pre-expenditure control, for projects financed by WB or ADB

1. Contractors supplying goods or providing services/units advancing capital send vouchers to request payment

2. Project management boards send dossiers to expenditure-controlling agencies for certification of valid expenditures

...

...

...

4. Project management boards send capital withdrawal dossiers and applications to the Finance Ministry

5. The Finance Ministry examines them and sends its written approvals of capital withdrawal to the project management boards

6. Project management boards and service banks jointly sign capital withdrawal applications, then send them to donors

7. Donors pay to beneficiaries

Chart 2.a- Procedures for direct payment and money transfer payment with post-expenditure control (Direct payment for programs/projects eligible for loans sub-lent by the State budget through the Development Assistance Fund and money transfer payment for JBIC projects)

1. Contractors supplying goods or providing services/ units advancing capital send vouchers to request payment

2. Project management boards check them and send capital withdrawal applications and dossiers for requesting payment to the Finance Ministry

...

...

...

4. Donors transfer capital to contractors

5. Project management boards send dossiers to expenditure-controlling agencies for certification of valid expenditures

Chart 2.b- Procedures for direct payment with post-expenditure control for projects financed by WB or ADB (direct payment for programs/projects eligible for loans sub-lent by the State budget through the Development Assistance Fund)

1. Contractors supplying goods or providing services send vouchers to request payment

2. Project management boards check them and send capital withdrawal applications and dossiers for requesting payment to the Finance Ministry

3. The Finance Ministry examines them and sends its written approvals of capital withdrawal to project management boards

4. Project management boards and service banks jointly sign capital withdrawal applications, then send them to donors

5. Donors pay to contractors

...

...

...

Chart 3.a- Payment according to commitment letter procedures

1. Project management boards and contractors sign goods supply contracts

2. Project management boards request service banks to open L/C

3. Project management boards send to the Finance Ministry capital withdrawal applications and dossiers in form of special commitments

4. The Finance Ministry considers and signs/jointly signs capital withdrawal applications, then sends them to donors

5. Donors issue special commitment letters to contractors’ banks for L/C payment

6. Contractors’ banks transfer payment money to contractors and request donors to refund capital

Chart 3.b- Payment according to commitment letter procedures, for projects financed by WB or ADB

...

...

...

1. Project management boards and contractors sign goods supply contracts

2. Project management boards request service banks to open L/C

3. Project management boards send to the Finance Ministry L/C copies and capital withdrawal dossiers in form of special commitments

4. The Finance Ministry considers and sends its written approvals of capital withdrawal to project management boards

5. Project management boards and service banks jointly sign capital withdrawal applications then send them to donors

6. Donors issue special commitment letters to contractors’ banks for L/C payment

7. Contractors’ banks transfer payment money to contractors and request donors to refund capital

Chart 4.a- Procedures for capital withdrawal to special accounts/advance accounts

The Finance Ministry (the External Finance Department) ... ... ... 2 1 Service banks Project management boards Donors 1. Project management boards gather vouchers, send capital withdrawal applications and dossiers requesting account supplements to the Finance Ministry 2. The Finance Ministry considers, signs/jointly signs capital withdrawal applications, then sends them to donors 3. Donors transfer money to special accounts/advance accounts opened at service banks Chart 4.b- Procedures for capital withdrawal to special accounts/advance accounts, for projects financed by WB or ADB ... ... ... 1. Project management boards gather vouchers, send capital withdrawal applications and dossiers requesting account supplements to the Finance Ministry 2. The Finance Ministry examines them and send its written approvals of capital withdrawal to project management boards 3. Project management boards and service banks jointly sign capital withdrawal applications, then send them to donors 4. Donors transfer money to special accounts/advance accounts opened at service banks Chart 5.a- Expenditures from special accounts/advance accounts with post-expenditure control 1. Contractors request project management boards to make payment 2. Project management boards request service banks to make payments to contractors 3. Service banks transfer money to contractors ... ... ... Chart 5.b- Expenditures from special accounts/advance accounts with pre-expenditure control (applicable to project management boards not directly managing special accounts/advance accounts) 1. Contractors request project management boards (not directly managing special accounts/advance accounts) to make payment 2. Project management boards (not directly managing special accounts/advance accounts) send dossiers to expenditure-controlling agencies for certification of valid expenditures 3. Expenditure-controlling agencies certify payment price bills 4. Project management boards (not directly managing special accounts/advance accounts) send dossiers to superior project management boards (directly managing special accounts/advance accounts) to request payment to contractors 5. Superior project management boards request service banks to transfer money to contractors 6. Service banks transfer money to contractors Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Thông tư 78/2004/TT-BTC ngày 10/08/2004 hướng dẫn quản lý việc rút vốn đối với nguồn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) do Bộ Tài chính ban hành Tải Văn bản tiếng Việt Tải Văn bản tiếng Anh (Download English translation) Tải Văn bản gốc Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Thông tư 78/2004/TT-BTC, Thông tư 108/2007/TT-BTC, 81/1998/TTLT-BTC-NHNN, Thông tư liên tịch 81/1998/TTLT-BTC-NHNN, 94/QĐ-BTC, Quyết định 94/QĐ-BTC 8.407 Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên! Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản. Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây Bạn Đang Đăng Nhập Thành Viên Free! Vì Đăng Nhập Thành Viên Free nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính và Nội dung của văn bản. Bạn chưa xem được Nội dung toàn văn, Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,... Nếu muốn làm Thành Viên Basic / Pro, mời Bạn Chuyển Đổi loại Thành Viên tại đây. Bạn Đang Đăng Nhập Thành Viên Basic! Vì Đăng Nhập Thành Viên Basic nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính, Nội dung của văn bản, Nội dung toàn văn, Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc. Bạn chưa xem được Văn bản tiếng Anh, ... Nếu muốn làm Thành Viên Pro, mời Bạn Chuyển Đổi loại Thành Viên tại đây. Thông tư 78/2004/TT-BTC hướng dẫn quản lý rút vốn nguồn hỗ trợ phát ... Chọn văn bản cần xemVB bị thay thế - Thông tư liên tịch 81/1998/TTLT-BTC-NHNN quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức do Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước ban hànhVB thay thế - Thông tư 108/2007/TT-BTC hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) do Bộ Tài chính ban hành Chọn văn bản so sánh thay thế: NỘI DUNG GỐC NỘI DUNG SỬA ĐỔI, HƯỚNG DẪN Văn bản bị thay thế Văn bản thay thế Chú thích Nội dung gốc Nội dung sửa đổi, hướng dẫn   Tải biểu mẫu   Chú thích: Rà chuột vào nội dụng văn bản để sử dụng. <Nội dung> = Nội dung hai văn bản đều có; <Nội dung> = Nội dung văn bản cũ có, văn bản mới không có; <Nội dung> = Nội dung văn bản cũ không có, văn bản mới có; <Nội dung> = Nội dung được sửa đổi, bổ sung. Click trái để xem cụ thể từng nội dung cần so sánh và cố định bảng so sánh. Click phải để xem những nội dung sửa đổi, bổ sung. Double click để xem tất cả nội dung không có thay thế tương ứng. Tắt so sánh [X] để trở về trạng thái rà chuột ban đầu. FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN FILE ATTACHED TO DOCUMENT Thư mục cha: Chọn thư mục cha Tạo thư mục