Quyết định 132/1999/QĐ-BNN-HTQT Quy chế quản lý chương trình dự án sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài thuộc trách nhiệm

• Số hiệu: 132/1999/QĐ-BNN-HTQT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• Người ký: Lê Huy Ngọ
• Ngày ban hành: 22/09/1999

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 132/1999/QĐ-BNN-HTQT	Hà Nội, ngày 22 tháng 09 năm 1999

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ ÁN CÓ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ CỦA NƯỚC NGOÀI THUỘC TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định 73/CP, ngày 1/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
Căn cứ Nghị định số 87/CP ngày 5/8/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức, Nghị định số 52/CP ngày 8/7/1999 về Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng;
Theo đề nghị của ông Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và ông Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo quyết định này "Quy chế quản lý các chương trình và dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc trách nhiệm của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây của Bộ trái với nội dụng của Quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ - Uỷ ban Quốc gia về Hợp tác Kinh tế Quốc tế - Bộ Kế hoạch và Đầu tư - Bộ Tài chính - Bộ Ngoại giao - Bộ Tư pháp - Bộ Thương mại - Ngân hàng nhà nước - Các Thứ trưởng - Giám đốc các Ban quản lý dự án - Các Văn phòng dự án - Sở NN-PTNT các tỉnh, thành phố - Lưu VP, HTQT

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP & PTNT   Lê Huy Ngọ

QUY CHẾ

QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ ÁN CÓ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ CỦA NƯỚC NGOÀI THUỘC TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT
(Ban hành kèm theo Quyết định số 132/1999/QĐ/BNN-HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)

Chương 1:

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Nguồn hỗ trợ của nước ngoà

1. Nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này bao gồm nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và các nguồn khác của các Chính phủ, các tổ chức quốc tế, các tổ chức liên Chính phủ, các tổ chức phi Chính phủ và các cá nhân nước ngoài (sau đây gọi là bên nước ngoài) nhằm mục đích hỗ trợ phát triển Ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam, bao gồm:

a. Nguồn viện trợ không hoàn lại

b. Nguồn cho vay với các điều kiện ưu đãi như cho vay không có lãi suất mà chỉ có phí dịch vụ, có lãi suất thấp hoặc kết hợp nguồn vay có lãi suất thấp với nguồn vay có lãi suất trung bình, có thời gian ân hạn, thời gian hoàn trả vốn vay dài hạn.

2. Các hình thức nguồn hỗ trợ của nước ngoài thể hiện dưới dạng tiền (ngoại tệ hoặc tiền Việt nam), công nghệ, máy móc, thiết bị, hàng hóa, giống cây, con và vi sinh vật, chuyên gia, đào tạo.

Điều 2: Đối tượng điều chỉnh

1. Đối tượng chịu sự điều chỉnh của Quy chế này là tất cả các chương trình và dự án (sau đây được gọi chung là dự án) có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài do các đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quản lý và thực hiện.

2. Các dự án đầu tư trực tiếp của nước ngoài (FDI) và các nguồn được coi là quà biếu, quà tặng không thuộc đối tượng điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 3: Cơ sở pháp lý

Quy chế quản lý này tuân thủ các qui định hiện hành của Nhà nước như: Nghị định số 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ về Quy chế Quản lý và Sử dụng Nguồn Hỗ trợ Phát triển Chính thức (ODA); Quyết định số 28/1999/QĐ.TTg ngày 23/2/1999 của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế Quản lý và Sử dụng Viện trợ của các Tổ chức phi Chính phủ nước ngoài; Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ về Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng, các thông tư hướng dẫn kèm theo và những qui định hiện hành có liên quan khác của các Bộ, Ngành và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Chương 2:

XÁC ĐỊNH, XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH, ĐÀM PHÁN, PHÊ DUYỆT VÀ KÝ KẾTCÁC VĂN BẢN DỰ ÁN

Điều 4: Xác định dự án và tìm nguồn hỗ trợ

1. Trên cơ sở định hướng chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội trong từng thời kỳ của cả nước; chiến lược, quy hoạch và kế hoạch ngắn, trung và dài hạn của Ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn, Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì và phối hợp với các Vụ, Cục chức năng và các đơn vị liên quan trong và ngoài Bộ, với các Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Kế hoạch và Đầu tư của các tỉnh và thành phố, hàng năm xác định và lập danh mục hoặc danh mục bổ sung có kèm theo các bản thuyết minh tóm tắt về các dự án ưu tiên trình Bộ hoặc Bộ trình Chính phủ phê duyệt để tìm nguồn hỗ trợ của nước ngoài.

2. Những dự án đã được các bên đối tác Việt nam và nước ngoài thống nhất đề nghị nhưng chưa được Bộ hoặc Chính phủ phê duyệt, bên đối tác Việt nam phải thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế để báo cáo Bộ hoặc Bộ trình Chính phủ xét duyệt và bổ sung vào danh mục các dự án tìm nguồn hỗ trợ của nước ngoài.

3. Căn cứ nội dung các dự án trong danh mục đã được phê duyệt, Vụ Hợp tác Quốc tế trình Bộ ra văn bản cử đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án của từng dự án, chuẩn bị về mặt đối ngoại để lãnh đạo Bộ, các Cục, Vụ, và đơn vị trực thuộc Bộ, các đơn vị chuẩn bị dự án và chủ dự án, các cơ quan hữu quan Trung ương, các tỉnh và thành phố xúc tiến việc tìm nguồn hỗ trợ cho các dự án.

4. Đơn vị chuẩn bị dự án hoặc chủ dự án phải kịp thời báo cáo Bộ (thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế) về tình hình và kết quả xúc tiến tìm nguồn hỗ trợ của nước ngoài cho dự án.

Điều 5: Xây dựng và lập hồ sơ dự án

1. Khi có nhà tài trợ ghi nhận xem xét để hỗ trợ cho một dự án cụ thể trong danh mục các dự án được duyệt để tìm nguồn hỗ trợ, các bên Việt nam và bên nước ngoài cần lập hồ sơ dự án trong thời gian sớm nhất.

2. Tuỳ theo quy chế của bên hỗ trợ và những qui định hiện hành của Nhà nước Việt nam, Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì cùng với các Vụ, Cục chức năng hướng dẫn đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án xây dựng và lập hồ sơ cho từng dự án, cụ thể gồm:

a. Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi trong trường hợp dự án chưa có báo cáo tiền khả thi hoặc có báo cáo tiền khả thi nhưng nhà tài trợ vẫn yêu cầu tiến hành nghiên cứu những khía cạnh nhà tài trợ quan tâm, đặc biệt đối với những dự án sử dụng vốn vay.

b. Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu khả thi trong trường hợp hai bên đối tác chấp nhận báo cáo tiền khả thi đã có hoặc bỏ qua giai đoạn tiền khả thi.

c. Việc xây dựng báo cáo tiền khả thi và khả thi có thể do bên chủ dự án hoặc cả hai bên đối tác hoặc bên tài trợ thuê công ty tư vấn trong nước hoặc nước ngoài thực hiện.

3. Nội dung cơ bản của báo cáo tiền khả thi và khả thi qui định tại Điều 23 và 24 Chương II Quy chế ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP.

4. Trường hợp bên hỗ trợ không yêu cầu lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc khả thi mà chỉ lập văn bản hoặc văn kiện dự án đề nghị (sau đây gọi là văn bản dự án), đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án phải phối hợp với bên hỗ trợ để lập văn bản dự án đạt yêu cầu của cả hai bên.

Điều 6: Thẩm định dự án

1. Tất cả các dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài đều phải được thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để ký kết với bên hỗ trợ.

2. Các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền thẩm định của cơ quan chức năng của Nhà nước có thẩm quyền và tổ chức tín dụng Nhà nước (đối với các dự án sử dụng vốn tín dụng) phải thực hiện theo qui định tại Điều 26 Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 .

3. Vụ Đầu tư Xây dựng Cơ bản chủ trì thẩm định tất cả các dự án đầu tư xây dựng, thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán công trình xây dựng. Vụ Kế hoạch và Quy hoạch chủ trì thẩm định dự án đầu tư phát triển cây, con. Vụ Khoa học, Công nghệ và Chất lượng Sản phẩm chủ trì thẩm định các dự án hợp tác phát triển khoa học và công nghệ. Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì thẩm định các dự án về thể chế chính sách, cải cách hành chính, hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển nguồn nhân lực.

4. Nội dung thẩm định:

a. Nội dung thẩm định các dự án đầu tư xây dựng thực hiện theo Điều 27 Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP.

b. Nội dung thẩm định các dự án khác không thuộc quy định tại Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP, cần làm rõ sự cần thiết phải có dự án, tính khả thi, các mục tiêu đề ra của dự án, hiệu quả về kinh tế - xã hội, an ninh, môi trường của dự án.

5. Thời gian thẩm định: Thời gian thẩm định dự án đầu tư xây dựng kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

a. Các dự án đầu tư thuộc nhóm A: thời hạn thẩm định không quá 60 ngày.

b. Các dự án đầu tư thuộc nhóm B: thời hạn thẩm định không quá 30 ngày.

c. Các dự án đầu tư thuộc nhóm C: thời hạn thẩm định không quá 20 ngày.

d. Đối với các dự án không thuộc 3 nhóm trên: thời gian thẩm định không quá 20 ngày.

Điều 7: Kinh phí lập dự án và thẩm định dự án

Kinh phí lập dự án và thẩm định đối với dự án đầu tư thực hiện theo Điều 32 Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP, đối với các dự án khác lấy từ nguồn hỗ trợ của nước ngoài hoặc vốn ngân sách Nhà nước đã bố trí cho dự án hoặc từ kinh phí hợp pháp của đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án

Điều 8: Đàm phán, phê duyệt và ký kết các văn bản dự án

1. Việc đàm phán giữa bên Việt nam và bên nước ngoài diễn ra từ lúc tiếp xúc ban đầu để xác định dự án và xác định nguồn hỗ trợ đến khâu ký kết các văn bản dự án.

2. Trên cơ sở báo cáo khả thi hoặc văn bản dự án đã được các bên thẩm định, Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với các Vụ, Cục chức năng và chủ dự án tiến hành đàm phán và chuẩn bị các văn bản để trình Bộ trưởng hoặc Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và ký kết với bên hỗ trợ.

Văn bản cần thiết để trình phê duyệt và ký kết gồm có một trong những loại sau đây: Hiệp định hoặc Thoả thuận, Nghị định thư, Ghi nhớ, Bản thu xếp, Biên bản, Hợp đồng cùng với báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc văn bản dự án, thư uỷ nhiệm (trường hợp người ký được cấp trên uỷ quyền).

3. Thẩm quyền phê duyệt các dự án có sử dụng vốn ODA qui định tại Nghị định 87/CP như sau:

3.1. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt:

a. Danh mục các dự án có sử dụng vốn ODA hàng năm, kể cả những sửa đổi, bổ sung có liên quan.

b. Các dự án tín dụng có sử dụng vốn ODA.

c. Các dự án có sử dụng vốn ODA không hoàn lại có mức vốn từ 500.000 đô la Mỹ trở lên.

d. Các dự án sử dụng vốn ODA có liên quan đến thể chế, chính sách, luật pháp, văn hóa thông tin hoặc quốc phòng, an ninh (không phụ thuộc quy mô vốn).

e. Các dự án sử dụng vốn ODA với tổng số vốn đầu tư tương đương dự án nhóm A theo qui định tại Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP.

3.2. Trên cơ sở danh mục các dự án đầu tư sử dụng vốn ODA hàng năm, kể cả những sửa đổi bổ sung liên quan đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt các loại dự án sau:

a. Các dự án đầu tư sử dụng vốn ODA có tổng số vốn đầu tư tương đương dưới mức dự án nhóm A theo qui định tại Quy chế ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP.

b. Các dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại có mức vốn dưới 500.000 đô la Mỹ. Các dự án có giá trị tương đương dưới 10.000 đô la Mỹ, đơn vị chủ dự án quyết định việc ký kết và báo cáo Vụ Hợp tác Quốc tế để giúp Bộ theo dõi thực hiện.

4. Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án, Vụ Hợp tác Quốc tế thông báo cho bên đối tác nước ngoài về kết quả phê duyệt, chủ trì cùng các Vụ, Cục có liên quan hướng dẫn chủ dự án chuẩn bị đàm phán cuối cùng, hoàn thiện nội dung, thủ tục và ký kết văn bản dự án hoặc ký kết các điều ước quốc tế.

5. Trong quá trình đàm phán, nếu có phát sinh, thay đổi so với văn bản dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì trưởng đoàn đàm phán phải báo cáo, xin ý kiến của lãnh đạo Bộ và của cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án.

6. Đối với các dự án do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quản lý, trong thời gian sớm nhất sau khi kết thúc quá trình đàm phán, trưởng đoàn đàm phán phải gửi báo cáo bằng văn bản lên Bộ trưởng về kết quả đàm phán, nội dung và các văn bản đã thoả thuận để ký kết với đối tác bên nước ngoài. Trên cơ sở đó, Vụ Hợp tác Quốc tế chuẩn bị văn bản để Bộ phê duyệt hoặc Bộ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và chuẩn bị triển khai các bước tiếp theo.

Điều 9: Thẩm quyền và cấp ký kết

1. Việc tiến hành đàm phán và ký điều ước quốc tế phải được sự uỷ quyền của Chủ tịch nước (đối với điều ước quốc tế ký kết với danh nghĩa Nhà nước), của Chính phủ (đối với điều ước quốc tế ký kết với danh nghĩa Chính phủ) hoặc Bộ trưởng (đối với những điều ước quốc tế ký kết với danh nghĩa Bộ).

2. Trưởng đoàn đàm phán và ký điều ước quốc tế với danh nghĩa Bộ phải được Bộ trưởng uỷ quyền phù hợp với tính chất, tầm quan trọng của điều ước ký kết và người có thẩm quyền đàm phán và ký kết của bên nước ngoài.

Điều 10: Quản lý văn bản ký kết, trao đổi tài liệu và mẫu vật

1. Các văn bản do Chính phủ uỷ quyền cho Bộ ký kết được lưu giữ tại Bộ Ngoại giao.

2. Các văn bản ký kết khác được quản lý như sau:

- Bản gốc lưu giữ tại Văn phòng Bộ.

- Các bản sao lưu giữ tại Vụ Hợp tác Quốc tế và các đơn vị có liên quan.

3. Việc lưu giữ, tiếp xúc, trao đổi, cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, mẫu vật với bên nước ngoài được thực hiện theo qui định hiện hành của Nhà nước và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Chương 3:

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THỰC HIỆN

Điều 11: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thực hiện chủ trương thống nhất quản lý Nhà nước về ODA và các nguồn lực hỗ trợ khác từ nước ngoài vào lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn thể hiện trong các mặt sau đây:

1. Trên cơ sở định hướng chiến lược và kế hoạch phát triển ngắn, trung và dài hạn của Ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn, các dự án hợp tác với nước ngoài được xác định, xây dựng và xếp thứ tự ưu tiên để vận động nguồn lực quốc tế giúp đỡ và hợp tác.

2. Tăng cường năng lực quản lý Nhà nước của các Vụ, Cục và cơ quan chức năng có liên quan của Bộ đối với các dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài.

Điều 12: Trách nhiệm quản lý thực hiện dự án của các Vụ chức năng thuộc Bộ

1. Vụ Hợp tác Quốc tế giúp Bộ trưởng quản lý tổng hợp tất cả các dự án có nguồn hỗ trợ của nước ngoài, chủ trì và phối hợp với các Vụ, Cục và đơn vị liên quan tổ chức thực hiện các khâu từ xác định và tìm nguồn hỗ trợ đến khâu ký kết các văn bản dự án hoặc điều ước quốc tế; chủ trì tổ chức quản lý việc thực hiện các dự án về thể chế chính sách, cải cách hành chính, hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển nguồn nhân lực; theo dõi đôn đốc các chủ dự án thực hiện đúng các cam kết, theo dõi và tổng hợp tình hình các dự án hợp tác quốc tế của Bộ để định kỳ 6 tháng báo cáo lãnh đạo Bộ hoặc bất thường theo yêu cầu của Bộ.

Danh mục, văn bản và các thông tin cần thiết về các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc trách nhiệm của Bộ cần được tập trung qua kênh quản lý tổng hợp của Vụ Hợp tác Quốc tế để trình Bộ hoặc cấp có thẩm quyền để phê duyệt, xử lý hoặc gửi cho đối tác nước ngoài nhằm đảm bảo được sự quản lý thống nhất của Bộ, tránh sự trùng lặp, bỏ sót, chậm trễ , lãng phí, phân tán, sơ hở hoặc không an toàn.

2. Vụ Kế hoạch và Quy hoạch chủ trì và phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế, các Vụ, Cục có liên quan tổ chức quản lý việc thực hiện các dự án đầu tư và phát triển, các dự án đầu tư xây dựng thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ; phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế chuẩn bị các văn bản dự án đầu tư và phát triển trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổng hợp kế hoạch vốn đối ứng và vốn nước ngoài theo tiến độ của tất cả các dự án của Bộ quản lý để cân đối dựa vào kế hoạch đầu tư hàng năm và hướng dẫn chủ dự án thực hiện.

3. Vụ Khoa học, Công nghệ và Chất lượng Sản phẩm chủ trì và phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế, các Vụ, Cục có liên quan tổ chức quản lý việc thực hiện các dự án hợp tác nghiên cứu và phát triển khoa học, công nghệ và môi trường thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, bao gồm hướng dẫn xây dựng dự án, tổ chức thẩm định nội dung trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; kiểm tra và đánh giá việc thực hiện nội dung của dự án; xem xét và làm các thủ tục trao đổi với nước ngoài về mẫu vật (thực vật, động vật, vi sinh vật...), công nghệ và các tài liệu khoa học, môi trường trong nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Việc trao đổi động thực vật hoang dã do Cục Kiểm lâm thực hiện theo những qui định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và phù hợp với những cam kết của nước ta với quốc tế.

4. Vụ Tổ chức Cán bộ có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế chuẩn bị nhân sự và trình Bộ thành lập Ban điều hành dự án, đề xuất để Bộ quyết định cử Giám đốc cùng các thành viên của Ban quản lý các dự án chuyên ngành (nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi) và Văn phòng dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài; hướng dẫn các Ban quản lý các dự án chuyên ngành xây dựng quy chế tổ chức hoạt động và theo dõi kiểm tra thực hiện các quy chế đó; theo dõi hoạt động, kiểm tra, phát hiện và đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh về tổ chức bộ máy và nhân sự của các dự án.

5. Vụ Tài chính Kế toán giúp Bộ trưởng quản lý tài chính và đề xuất bổ sung quy chế quản lý tài chính, định mức chỉ tiêu đối với các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài do các đơn vị thuộc Bộ thực hiện.

Căn cứ vào qui định hiện hành về quản lý tài chính trong nước và qui định tại các hiệp định hoặc văn bản dự án, Vụ Tài chính Kế toán hướng dẫn các Ban quản lý dự án, Văn phòng dự án về lập kế hoạch tài chính, giải ngân, chế độ kế toán, báo cáo tài chính trình Bộ và Bộ Tài chính phù hợp với nội dung, tiến độ đã được phê duyệt; kiểm tra kế toán định kỳ và bất thường đối với các Ban quản lý dự án, các Văn phòng dự án bằng việc thẩm định và xét duyệt quyết toán các dự án hàng năm; khi dự án kết thúc, quản lý việc bàn giao tài sản dự án cho các đơn vị quản lý, sử dụng theo chế độ quản lý tài chính hiện hành.

6. Vụ Đầu tư Xây dựng Cơ bản phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế và các Vụ, Cục chức năng khác, sau khi thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán công trình xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra các chủ đầu tư thực hiện xây dựng, đấu thầu, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp theo đúng các qui định hiện hành của Nhà nước; các hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và các Bộ khác đồng thời phù hợp với thông lệ quốc tế.

Điều 13: Bộ máy và nhân lực dự án

1. Ban điều hành dự án: Tuỳ theo yêu cầu của một số dự án, Ban điều hành dự án được Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định, do một Thứ trưởng làm Trưởng Ban để thực hiện nhiệm vụ thống nhất huy động và điều phối sự tham gia của các Bộ, Ngành trong việc quản lý dự án do Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền, giúp Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn điều hành kế hoạch thực hiện dự án theo văn bản dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thành viên Ban điều hành dự án là đại diện của các Bộ, các cơ quan trung ương hoặc các tỉnh, thành phố có liên quan. Nhiệm vụ của Ban điều hành được ghi trong quyết định thành lập, chủ yếu xem xét, tư vấn cho Bộ phê duyệt các vấn đề thuộc về chính sách, tổ chức, kế hoạch hoạt động và ngân sách định kỳ (nửa năm hoặc cả năm) của dự án do Giám đốc dự án trình lên; định kỳ kiểm tra, sơ kết và tổng kết dự án, đảm bảo thực hiện thành công những mục tiêu đã được xác định trong văn bản dự án.

2. Ban quản lý các dự án nông nghiệp, Ban quản lý các dự án lâm nghiệp và Ban quản lý các dự án thủy lợi (CPO): Hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho mỗi Ban. Các Ban này là những đơn vị sự nghiệp kinh tế có nhiệm vụ quản lý trực tiếp và tổ chức chỉ đạo thực thi và các dự án cụ thể được Bộ giao và chấp hành quy chế này như các đơn vị chủ dự án.

Tuỳ thuộc vào từng dự án, Vụ Tổ chức Cán bộ chủ trì và phối hợp với các Vụ, Cục liên quan và Ban quản lý các dự án xây dựng quy chế hoạt động của Ban điều hành dự án trình Bộ phê duyệt và ban hành thực hiện.

3. Văn phòng dự án: Trực tiếp điều hành công việc hàng ngày của dự án, gồm có Giám đốc, điều phối viên, kế toán và các nhân viên dự án do Vụ Tổ chức cán bộ cùng với đơn vị chủ dự án trình Bộ xem xét, quyết định.

Giám đốc dự án có trách nhiệm cùng với các thành viên của Văn phòng dự án phối hợp với chuyên gia của dự án (nếu có) điều hành các hoạt động của dự án gồm:

a. Xây dựng kế hoạch hoạt động và ngân sách (tháng, quý, nửa năm và cả năm) của dự án, trình Ban quản lý các dự án hoặc Ban điều hành dự án (nếu có), các Vụ, Cục chức năng liên quan để phê duyệt và thực hiện.

b. Lập kế hoạch và chuẩn bị các thủ tục để rút vốn đối ứng từ ngân sách Nhà nước, rút vốn nước ngoài theo tiến độ đã ghi trong văn bản dự án.

c. Chấp hành các quy chế tài chính, chế độ thống kê, kế toán và các chế độ kiểm tra, thanh tra theo qui định hiện hành của Nhà nước, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (theo qui định của văn bản dự án đã được phê duyệt) và bất thường (khi có yêu cầu) về Bộ (Vụ Kế hoạch và Quy hoạch, Vụ Đầu tư Xây dựng Cơ bản, Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Hợp tác Quốc tế) theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, các Bộ có liên quan và các yêu cầu của bên nước ngoài về báo cáo tài chính, kiểm toán.

d. Tuyển chọn chuyên gia trong nước và chuyên gia quốc tế theo đề cương chức năng và nhiệm vụ (TOR), cung cấp các điều kiện vật chất và nhân sự cộng tác để tiến hành công việc theo lịch trình đã định.

đ. Tổ chức đấu thầu tuyển chọn thiết bị, vật tư xây lắp và dịch vụ cho dự án theo qui định hiện hành của Nhà nước và của nhà tài trợ.

e. Tổ chức lực lượng, phương tiện, sổ sách để theo dõi, đôn đốc thực hiện các hoạt động và hạng mục của dự án.

g. Quản lý hoạt động của các chuyên gia dự án

h. Phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế, các Vụ chức năng và đại diện của nhà tài trợ tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá tiến độ định kỳ và kết thúc dự án theo qui định tại văn bản dự án, báo cáo về Bộ, các Vụ chức năng có liên quan và nhà tài trợ.

Điều 14: Sơ kết, tổng kết, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện dự án

Vụ Hợp tác Quốc tế và các Vụ liên quan hướng dẫn Giám đốc dự án phối hợp với bên đối tác nước ngoài tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá và báo cáo Bộ (thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế) tình hình hoạt động dự án đã qui định tại văn bản dự án hoặc định kỳ 6 tháng và cả năm, rút kinh nghiệm về quản lý dự án, đề xuất hoặc kiến nghị những vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi về văn bản dự án, tổ chức thực hiện và kết thúc dự án.

Vụ Hợp tác Quốc tế tổng hợp tình hình và kết quả sử dụng các nguồn lực hỗ trợ của nước ngoài, báo cáo lãnh đạo Bộ theo định kỳ 6 tháng và cả năm.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15: Hiệu lực thi hành

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, Trưởng ban điều hành dự án, Giám đốc các Ban quản lý các dự án nông nghiệp, dự án lâm nghiệp, dự án thuỷ lợi và các Văn phòng dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có điểm nào cần bổ sung, sửa đổi cần phản ánh kịp thời về Bộ (Vụ Hợp tác Quốc tế) để xem xét giải quyết.

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN   Lê Huy Ngọ

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 132/1999/QD-BNN-HTQT	Hanoi, September 22, 1999

DECISION

ISSUING THE REGULATION ON THE MANAGEMENT OF FOREIGN-SUPPORTED PROGRAMS AND PROJECTS UNDER THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT’S RESPONSIBILITY

THE MINISTER OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT

Pursuant to the Government’s Decree No.73/CP of November 1st, 1995 on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Agriculture and Rural Development;
Pursuant to the Government’s Decree No.87/CP of August 5, 1997 promulgating the Regulation on the management and use of Official Development Assistance (ODA); and Decree No.52/CP of July 8, 1999 promulgating the Regulation on Investment and Construction Management;
At the proposals of the director of the International Cooperation Department and the director of the Department for Organization and Personnel,

DECIDES:

Article 1.- To issue together with this Decision the Regulation on the management of foreign-supported programs and projects under the Ministry of Agriculture and Rural Development’s responsibility.

Article 2.- This Decision takes effect 15 days after its signing. The earlier regulations of the Ministry, which are contrary to the contents of this Regulation are all now annulled.

Article 3.- The director of the Ministry’s Office, the directors of the International Cooperation Department and Department for Organization and Personnel and the heads of units attached to the Ministry shall have to implement this Decision.

...

...

...

MINISTER OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT




Le Huy Ngo

REGULATION

ON THE MANAGEMENT OF FOREIGN-SUPPORTED PROGRAMS AND PROJECTS UNDER THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT’S RESPONSIBILITY
(Issued together with Decision No.132/1999/QD-BNN-HTQT of September 22, 1999 of the Minister of Agriculture and Rural Development)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Foreign support sources

1. Foreign support sources subject to this Regulation include official development assistance (ODA) and other sources provided by foreign governments, international organizations, inter-governmental organizations, non-governmental organizations and foreigners (hereafter referred to as foreign party), which aim to support Vietnam’s agricultural and rural development, including:

...

...

...

b/ Preferential loans such as loans without interest rates but only with service charges; loans with low interest rates, or a combination of low interest rate loans with average interest rate loans, with long grace period and long term for loan capital repayment;

2. Foreign support sources may be in form of money (foreign currencies or Vietnam dong), technologies, machinery, equipment, goods, plant seedlings, animal breeds and microorganisms, specialists and training.

Article 2.- Objects of regulation

1. Subject to this Regulation shall be all programs and projects (hereafter referred to as projects) using foreign support sources, which are managed and implemented by units attached to the Ministry of Agriculture and Rural Development.

2. Foreign direct investment (FDI) projects and sources considered presents and gifts shall not be subject to this Regulation.

Article 3.- Legal basis

This management Regulation complies with the State’s current regulations, including: The Government’s Decree No.87/CP of August 5, 1997 on the Management and Use of Official Development Assistance (ODA); the Prime Minister’s Decision No.28/1999/QD-TTg of February 23, 1999 promulgating the Regulation on the Management and Use of Foreign Non-Governmental Organizations’ Aids; the Government’s Decree No.52/1999/ND-CP of July 8, 1999 promulgating the Regulation on Investment and Construction Management, and their guiding circulars and the relevant current regulations of the ministries, branches and Ministry of Agriculture and Rural Development.

Chapter II

DETERMINATION, ELABORATION, EVALUATION, NEGOTIATION, APPROVAL AND CONCLUSION OF PROJECT DOCUMENTS

...

...

...

1. On the basis of the strategic orientations and national socio-economic development plan in each period; the strategy, planning as well as short-, medium- and long-term plans of the Agriculture and Rural Development Ministry, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility and coordinate with the specialized departments and relevant units within and without the Ministry as well as the provincial/municipal Services of Agriculture and Rural Development and Services of Planning and Investment, in annually determining and making a list or an additional list attached with brief explanations of the priority projects to be submitted to the Ministry or to be submitted by the Ministry to the Government for approval and seeking foreign support sources.

2. For projects which have been agreed upon and proposed by the Vietnamese and foreign parties but not yet approved by the Ministry or the Government, the Vietnamese party shall have to notify the International Cooperation Department thereof so that the latter reports them to the Ministry or the Ministry submits them to the Government for approval and addition to the list of projects seeking foreign support sources.

3. Basing itself on the contents of projects on the approved list, the International Cooperation Department shall propose the Ministry to nominate a unit to prepare or to own each project; and make external relation preparations for the Ministry�s leaders, departments and units attached to the Ministry, the project preparing units and project owners, the relevant central, provincial and municipal agencies to proceed with the seeking of support sources for the projects.

4. The project preparing units or project owners shall have to promptly report to the Ministry (through the International Cooperation Department) on the situation and results of the seeking of foreign support sources for the projects.

Article 5.- Elaboration and compilation of project dossiers

1. When a donor agrees to consider support for a specific project on the list of approved projects seeking support sources, the Vietnamese and foreign parties shall have to compile the project dossier as soon as possible.

2. Depending on the donor’s regulations and the current stipulations of the Vietnamese State, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility and coordinate with the specialized departments to guide the project preparing unit or project owner in elaborating and compiling dossier for each project. More concretely:

a/ To make a pre-feasibility study report in case the project has no pre-feasibility study report yet or already has a pre-feasibility study report but the donor still requires the study of matters they are interested in, especially for projects using loan capital.

b/ To make a feasibility study report in case both parties accept the available pre-feasibility study report or skip the pre-feasibility period.

...

...

...

3. The principal contents of the pre-feasibility and feasibility study reports are stipulated in Articles 23 and 24, Chapter II of the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP.

4. Where the donor does not require a pre-feasibility or feasibility-study report but only the documents or instruments of the proposed project (hereafter referred to as project documents), the project preparing unit or project owner shall have to coordinate with the donor in elaborating the project documents which satisfy the requirements of the two parties.

Article 6.- Evaluation of projects

1. All foreign-supported projects must be evaluated before they are submitted to the competent level for approval and conclusion with the supporting party.

2. Construction investment projects falling under the evaluation competence of the competent specialized State agencies and State credit institutions (for projects using credit capital) shall have to comply with the provisions of Article 26 of the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP of July 8, 1999.

3. The Investment and Capital Construction Department shall assume the prime responsibility in evaluating all construction investment projects, their technical designs and total construction cost estimates. The Plan and Planning Department shall assume the prime responsibility in evaluating investment projects on plant and animal development. The Department for Science, Technology and Product Quality shall assume the prime responsibility in evaluating scientific and technological cooperation and development projects. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility in evaluating projects on institutional structure, policies, administrative reform, international economic integration and development of human sources.

4. Contents of evaluation:

a/ The contents of evaluation of construction investment projects shall comply with Article 27 of the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP.

b/ For contents of evaluation of projects other than those defined in the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP, it is necessary to clarify the necessity of the projects, their feasibility, objectives as well as socio-economic, security and environmental efficiency.

...

...

...

a/ For group-A projects: It shall not exceed 60 days.

b/ For group- B projects: It shall not exceed 30 days.

c/ For group-C projects: It shall not exceed 20 days.

d/ For projects other than those of above-mentioned three groups: It shall not exceed 20 days.

Article 7.- Fund for elaboration and evaluation of projects

The fund for elaboration and evaluation of investment projects shall comply with Article 32 of the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP. For other projects, this fund shall be taken from foreign support sources or the State budget, which have already been arranged for the projects or from lawful funds of the project preparing units or project owners.

Article 8.- Negotiation, approval and conclusion of project documents

1. The negotiation between the Vietnamese party and foreign party shall commence from the initial contact to determine the project and support sources till the conclusion of the project documents.

2. On the basis of the feasibility study report or project documents already evaluated by the concerned parties, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility and coordinate with the specialized departments and the project owner in negotiating and preparing documents to be submitted to the Minister or the Prime Minister for approval and conclusion with the supporting party.

...

...

...

3. The competence to approve ODA-funded projects is defined in Decree No.87/CP as follows:

3.1. The Prime Minister shall approve:

a/ The annual list of ODA-funded projects, including the amendments and/or supplements thereto.

b/ The credit projects using ODA capital.

c/ The projects using non-refundable ODA capital, which are capitalized at 500,000 USD or more.

d/ The ODA-funded projects related to the institutional structure, policies, law, culture and information or national defense and security (irrespective of their capital size).

e/ The ODA-funded projects with total investment capital equivalent to that of group-A projects as defined in the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP.

3.2. On the basis of the annual list of ODA-funded projects, including the relevant amendments and/or supplements thereto already ratified by the Prime Minister, the Minister of Agriculture and Rural Development shall approve the following types of project:

a/ The ODA-funded investment projects with total investment capital equivalent to that of group-A projects as defined in the Regulation issued together with Decree No.52/1999/ND-CP.

...

...

...

4. After a project has been approved by the competent level, the International Cooperation Department shall notify the foreign party of the approval results, and assume the prime responsibility, together with the concerned departments, in guiding the project owner to prepare for the final negotiation, completion of the contents and procedures and conclusion of the project documents or international agreements.

5. In the course of negotiation, if there’s any change to the project documents already approved by the competent level, the head of the negotiation delegation shall have to report it to and consult with the Ministry’s leaders as well as the level competent to approve the project.

6. For projects under the management of the Ministry of Agriculture and Rural Development, the heads of the negotiation delegations shall, as soon as possible after the completion of the negotiation process, send written reports to the Minister on the negotiation results and contents of documents which have been agreed upon for conclusion with the foreign party(ies). On this basis, the International Cooperation Department shall prepare documents to be approved by the Ministry or to be submitted by the Ministry to the competent level for approval and preparation for the subsequent steps.

Article 9.- Competence and levels for conclusion

1. The negotiation and conclusion of international agreements must be authorized by the State President (for international agreements concluded in the name of the State), the Government (for international agreements concluded in the name of the Government) or the Minister (for international agreements concluded in the name of the Ministry).

2. The heads of the delegations for negotiation and conclusion of international agreements in the name of the Ministry must be authorized by the Minister in conformity with the characteristics and importance of the international agreements as well as the status of the foreign party’s person competent for negotiation and conclusion.

Article 10.- Management of the concluded documents, exchange of materials and specimens

1. Documents concluded by the Ministry under the Government’s authorization shall be kept at the Ministry for Foreign Affairs.

2. Other concluded documents shall be managed as follows:

...

...

...

- The copies shall be kept at the International Cooperation Department and the relevant units.

3. The keeping, access to, exchange and/or supply of information, dossiers, materials and specimens with foreign party shall comply with the current stipulations of the State and the Ministry of Agriculture and Rural Development.

Chapter III

ORGANIZATION AND MANAGEMENT OF IMPLEMENTATION

Article 11.- The Ministry of Agriculture and Rural Development shall exercise the unified State management over ODA and other foreign support sources in the field of agriculture and rural development, which shall be reflected in the following aspects:

1. On the basis of the strategic orientations and short-, medium- and long-term plans of the Agriculture and Rural Development Ministry, the foreign cooperation projects shall be identified, elaborated and arranged according to a priority order so as to mobilize international assistance and cooperation.

2. The State management capability of the departments and relevant specialized agencies under the Ministry regarding foreign-supported projects shall be enhanced.

Article 12.- Project implementation management responsibility of the specialized departments under the Ministry

1. The International Cooperation Department shall assist the Minister in synthesizing all foreign-supported projects, assume the prime responsibility and coordinate with the concerned departments and units in organizing the implementation of various steps from determination and seeking of support sources till the conclusion of project documents or international agreements; assume the prime responsibility in organizing the management of implementation of projects on institutional structure, policies, administrative reform, international economic integration and development of human resources; supervise and urge the project owners to strictly comply with their commitments, monitor and synthesize the situation of the Ministry’s international cooperation projects so as to submit biannual reports thereon to the Ministry’s leadership or submit extraordinary reports at the Ministry’s request.

...

...

...

2. The Plan and Planning Department shall assume the prime responsibility and coordinate with the International Cooperation Department as well as the relevant departments in organizing the management of the implementation of investment and development projects as well as construction investment projects which fall under the Ministry’s management responsibility; coordinate with the International Cooperation Department in preparing legal documents on investment and development projects to be submitted to the competent levels for ratification; synthesize the reciprocal capital and foreign capital plans according to the time schedules of all projects under the Ministry’s management in order to make balances based on the annual investment plan and provide implementation guidance to project owners.

3. The Department for Science, Technology and Product Quality shall assume the prime responsibility and coordinate with the International Cooperation Department and the concerned departments in organizing the management of implementation of projects on scientific, technological and environmental research and development cooperation, which fall under the Ministry’s management responsibility, including guidance on project elaboration, organization of evaluation of project contents before they are submitted to the competent levels for approval; inspecting and evaluating the realization of contents of the projects; considering and filling in procedures on the exchange of specimens (of plants, animals, microorganisms...), technologies as well as scientific and environmental documents on agriculture and rural development with foreign party(ies).

The exchange of wild animals and plants shall be conducted by the Ranger Department according to the current stipulations of the State, the Ministry of Agriculture and Rural Development, and Vietnam’s international commitments.

4. The Department for Organization and Personnel shall have to coordinate with the International Cooperation Department in arranging personnel and proposing the Ministry to set up the project administration boards and appoint directors as well as members to the management boards of the specialized projects (agricultural, forestrial, irrigation) and offices of foreign-supported projects; guide the specialized project management boards to elaborate organization and operation regulations as well as supervise and inspect the implementation thereof; oversee the operation, inspect, detect and propose solutions to settle arising problems concerning the apparatus and personnel of the projects.

5. The Finance-Accountancy Department shall assist the Minister in financial management and propose supplements to the Regulation on financial management as well as quotas and norms for foreign-supported projects, which are carried out by the units attached to the Ministry.

Basing itself on the current regulations on domestic financial management and provisions of agreements or project documents, the Finance-Accountancy Department shall guide the project management boards and project offices to elaborate financial plans, capital disbursement plans, accounting regime and financial statements to be submitted to the Ministry and the Finance Ministry in conformity with the ratified contents and schedules; conduct regular and irregular accounting inspections of the project management boards and project offices by evaluating and approving the projects’ annual final account settlement reports; upon the completion of the projects, control the hand-over of project properties to different units for management and use according to the current financial management regime.

6. The Investment and Capital Construction Department shall, after evaluating construction investment projects, coordinate with the International Cooperation Department and the functional departments in evaluating the project’s technical designs and total construction cost estimates; guiding and inspecting the project owners in carrying out the construction, bidding, procurement of supplies and equipment, construction and installation in strict compliance with the current stipulations of the State, with the guidances of the Ministry of Agriculture and Rural Development as well as the other ministries and at the same time in accordance with international practices.

Article 13.- Project apparatus and personnel

1. Project administration board: Depending on the requirements of a number of projects, the project administration board shall be set up by decision of the Minister of Agriculture and Rural Development, which shall be headed by a Vice Minister to perform a unified task of mobilizing and regulating the ministries’ and branches’ participation in the project management under the Prime Minister’s authorization; to assist the Minister of Agriculture and Rural Development in administering the project implementation plan according to the project documents already ratified by the competent level. The project administration board is composed of representatives of the ministries, the relevant central-level or provincial/municipal-level agencies. The tasks of the administration board is stated in its establishment decision, which is mainly to make considerations and advise the Ministry on approving matters related to policies, organizations, operation plan and periodical (biannual and annual) budget of the projects, which are submitted by the project managers; and conduct periodical inspection, make preliminary review and final review of the projects, ensuring the successful fulfillment of the objectives defined in the project documents.

...

...

...

Depending on each project, the Department for Organization and Personnel shall assume the prime responsibility and coordinate with the relevant departments and project management boards in elaborating operation regulations of the project administration boards to be submitted to the Ministry for approval and promulgation for implementation.

3. Project offices: A project office is tasked to run the project’s daily work and composed of a manager, coordinator(s), accountant(s) and staff, who are considered and decided by the Ministry at the proposal of the Department for Organization and Personnel and the project owner.

The project manager shall have the responsibility, together with the members of the project office to coordinate with the project specialists (if any) in administrating the activities of the project, including:

a/ Elaborating the operation plan and budget (monthly, quarterly, biannual and annual) of the project and submitting them to the project management board or project administration board (if any), and to the concerned specialized departments for ratification and implementation.

b/ Elaborating plans and preparing procedures for the withdrawal of reciprocal capital from the State budget as well as the foreign capital according to the schedules stated in the project documents.

c/ Observing the financial, statistical, accounting as well as inspection and examination regimes according to the current regulations of the State; submitting regular reports (according to the stipulations of the ratified project documents) and irregular reports (when requested) to the Ministry (the Plan and Planning Department, the Investment and Capital Construction Department, the Finance-Accountancy Department and the International Cooperation Department) according to the forms set by the Ministry of Agriculture and Rural Development, the relevant ministries and at the request of the foreign party concerning the financial reports and audit.

d/ Selecting domestic and international specialists according to the function and task plan, providing material conditions and personnel for cooperation in carrying out the work as scheduled.

e/ Organizing bids for the selection of equipment, construction and installation materials and services for the project in accordance with the current regulations of the State and the donor.

f/ Organizing forces, means and books to supervise and urge the operations and implementation of parts of the project.

...

...

...

h/ Coordinating with the International Cooperation Department, the specialized departments and representatives of the donor in organizing the preliminary and final reviews; appraising the periodical tempo and completion of the project in accordance with the provisions of the project documents; and reporting thereon to the Ministry, the relevant departments and donor.

Article 14.- Preliminary review, final review, appraisal and report on project implementation results

The International Cooperation Department and the relevant departments shall guide the project managers to coordinate with the foreign party(ies) in organizing the preliminary reviews, final reviews, appraisal and making of reports to the Ministry (through the International Cooperation Department) on the operation situation of the projects as stipulated in the project documents or drawing experiences on the project management on the biannual and annual basis, suggesting or proposing matters to be adjusted, supplemented or amended regarding the project documents, organizing the implementation and completion of the projects.

The International Cooperation Department shall sum up the situation and results of the use of foreign support sources and make biannual and annual reports thereon to the Ministry�s leadership.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 15.- Implementation effect

The heads of the units attached to the Ministry, the heads of the project administration boards, the managers of the agricultural, forestrial and irrigation project management boards and offices of foreign-supported projects shall have to implement this Regulation.

In the course of implementation, if any amendments and/or supplements are required, they must be promptly reported to the Ministry (the International Cooperation Department) for consideration and handling.

...

...

...

MINISTER OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT




Le Huy Ngo