Quyết định 04/2013/QĐ-KTNN Quy trình kiểm toán Dự án đầu tư xây dựng công trình

• Số hiệu: 04/2013/QĐ-KTNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Kiểm toán Nhà nước
• Người ký: Đinh Tiến Dũng
• Ngày ban hành: 05/04/2013

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2013/QĐ-KTNN	Hà Nội, ngày 05 tháng 4 năm 2013

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Luật Xây dựng;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

Căn cứ Quyết định số 02/2008/QĐ-KTNN ngày 15/02/2008 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 02/2009/QĐ-KTNN ngày 07/4/2009 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 04/2007/QĐ-KTNN ngày 02/8/2007 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước;

Xét đề nghị của Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành IV, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình kiểm toán Dự án đầu tư xây dựng công trình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 03/2012/QĐ-KTNN ngày 04/4/2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán Dự án đầu tư xây dựng công trình.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; - Văn phòng TƯ và các Ban của Đảng; - Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Chủ tịch nước; VP Quốc hội; VP Chính phủ; - Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội; các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực TW; - VKSND tối cao, TAND tối cao; - Các cơ quan TW của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty 91; - Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; - Công báo; - Lãnh đạo KTNN; các đơn vị trực thuộc KTNN; - Lưu: VT.

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC Đinh Tiến Dũng

QUY TRÌNH

KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
(Kèm theo Quyết định số 04 /2013/QĐ-KTNN ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy trình kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi tắt là dự án đầu tư) quy định trình tự, nội dung, thủ tục tiến hành các bước công việc của cuộc kiểm toán dự án đầu tư, bao gồm các bước:

a) Chuẩn bị kiểm toán;

b) Thực hiện kiểm toán;

c) Lập và gửi báo cáo kiểm toán;

d) Kiểm tra việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.

2. Tuỳ theo đặc điểm, tính chất của từng cuộc kiểm toán có thể áp dụng một, hai hoặc cả ba loại hình kiểm toán như: Kiểm toán báo cáo tài chính; kiểm toán tuân thủ; kiểm toán hoạt động.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy trình kiểm toán dự án đầu tư áp dụng chung cho các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước thực hiện các cuộc kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình. Khi thực hiện kiểm toán dự án đầu tư, Đoàn kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán và các cá nhân, đơn vị có liên quan phải tuân thủ các quy định tại Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước và các quy định tại Quy trình này. Tùy từng dự án cụ thể mà Đoàn kiểm toán cụ thể hóa chi tiết các nội dung cho phù hợp đặc thù của dự án.

Chương II

CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN

Mục 1. KHẢO SÁT, THU THẬP THÔNG TIN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TOÁN

Điều 3. Thu thập thông tin

1. Những thông tin về dự án đầu tư cần thu thập, bao gồm:

a) Tên dự án đầu tư; sự cần thiết của dự án đầu tư; mục đích đầu tư; quy mô công trình; địa điểm xây dựng; thời gian khởi công, hoàn thành dự án đầu tư theo kế hoạch và thực tế;

b) Chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư (nếu có); cơ quan cấp trên của chủ đầu tư; cấp quyết định đầu tư; các đơn vị tư vấn; các đơn vị nhận thầu xây lắp và cung cấp thiết bị;

c) Tổng mức đầu tư (tổng số và chi tiết, cơ quan lập, thẩm định và phê duyệt dự án, số lần điều chỉnh, nguyên nhân điều chỉnh - nếu có); nguồn vốn đầu tư được duyệt (ngân sách trung ương, ngân sách địa phương, nguồn vốn vay, huy động khác, …); dự toán xây dựng công trình (tổng số, cơ quan lập, thẩm định và phê duyệt); giá gói thầu, giá trúng thầu được duyệt (Tổng số, xây lắp, thiết bị, chi phí khác);

d) Hình thức hợp đồng;

đ) Hình thức lựa chọn nhà thầu;

e) Báo cáo quyết toán: Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo hạng mục công trình, công trình hoàn thành; báo cáo vốn đầu tư thực hiện theo niên độ năm, báo cáo giá trị khối lượng hoàn thành đến thời điểm khảo sát (đối với dự án đang thực hiện);

g) Vốn đầu tư thực hiện: Tổng số, chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí bồi thường hỗ trợ và tái định cư, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác; vốn đầu tư đã cấp, tình hình tạm ứng, thanh toán từ triển khai đến khi hoàn thành bàn giao, đến thời điểm quyết toán niên độ năm hoặc đến thời điểm khảo sát (tổng số, xây lắp, thiết bị, chi phí khác, ...);

h) Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Đơn vị thực hiện, hình thức quản lý; nguồn kinh phí; giá trị theo quyết định phê duyệt; giá trị đã chi trả; nội dung bồi thường, hỗ trợ các tổ chức và các cá nhân, di dời công trình, tái định cư, tổ chức thực hiện, ...;

i) Tình hình lập và lưu giữ hồ sơ của dự án trong quá trình thực hiện, lập và lưu giữ hồ sơ hoàn công;

k) Hệ thống văn bản pháp lý liên quan tới việc quản lý và thực hiện dự án;

l) Thông tin về ngôn ngữ đang sử dụng của dự án đối với dự án có yếu tố nước ngoài;

m) Các thay đổi, phát sinh trong quá trình thực hiện dự án có ảnh hưởng lớn đến dự án (quy mô, thiết kế, dự toán điều chỉnh được duyệt, lệnh thay đổi,...); những thay đổi về chính sách của Nhà nước liên quan đến quá trình quản lý thực hiện dự án; những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện dự án;

n) Các thông tin khác (nếu có).

2. Những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ cần thu thập, bao gồm:

a) Môi trường kiểm soát nội bộ: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động, tổ chức bộ máy kiểm soát, chức năng nhiệm vụ, năng lực quản lý của ban quản lý dự án và các bộ phận nghiệp vụ như kỹ thuật, kế hoạch, tài chính kế toán, ... ; đặc điểm của ban quản lý dự án; hình thức quản lý dự án; khó khăn, thuận lợi do khách quan, chủ quan có liên quan đến dự án; chính sách, quy chế quản lý nội bộ của đơn vị về giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán, …; đơn vị tư vấn; các đơn vị thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;

b) Hoạt động kiểm soát và các thủ tục kiểm soát: Việc thực hiện các quy chế quản lý trong các khâu: Giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán, …;

c) Công tác kế toán: Chế độ kế toán áp dụng; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hạch toán kế toán (hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán);

d) Tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và kiểm tra nội bộ: Các thông tin thu thập từ kết quả kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ; kết quả thực hiện và xử lý theo các kết luận, kiến nghị kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ;

3. Đối với dự án đầu tư kiểm toán thường xuyên, chỉ tiến hành khảo sát thu thập thông tin lần đầu, các đợt kiểm toán tiếp theo nếu có thêm thông tin thì bổ sung.

Điều 4. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin

1. Thông tin từ đơn vị quản lý dự án

a) Thu thập thông tin qua nghiên cứu các tài liệu: Hồ sơ thủ tục đầu tư liên quan đến dự án từ công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc đầu tư bàn giao đưa công trình vào sử dụng; các văn bản liên quan đến tổ chức bộ máy; hiệp định vay vốn và những hướng dẫn của nhà tài trợ; báo cáo thanh tra, kiểm tra, kiểm toán (nếu có), ...

b) Thu thập thông tin từ tập thể và cá nhân tham gia dự án.

c) Thu thập thông tin từ báo cáo của đơn vị về tình hình thực hiện dự án.

2. Thông tin từ bên ngoài đơn vị quản lý dự án (trong trường hợp cần thiết và nếu đơn vị quản lý dự án không thể cung cấp đủ thông tin lập kế hoạch kiểm toán), bao gồm:

a) Cơ quan chủ quản: Thông tin về nguồn vốn, vốn đầu tư thực hiện, cơ chế quản lý của cơ quan chủ quản;

b) Cơ quan cấp phát vốn, tình hình thanh toán giải ngân tại Kho bạc Nhà nước;

c) Cơ quan đã tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đó: Các báo cáo, biên bản kết luận;

d) Các phương tiện thông tin đại chúng: Các bài viết về dự án; các tư liệu khác;

đ) Các đơn vị khác (nếu có).

3. Phương pháp thu thập thông tin

a) Gửi văn bản đề nghị đơn vị quản lý dự án cung cấp thông tin, tài liệu theo đề cương khảo sát.

b) Thu thập và đánh giá tài liệu từ đơn vị quản lý dự án và bên ngoài đơn vị quản lý dự án.

c) Cập nhật và đánh giá tài liệu của các lần kiểm toán trước.

d) Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp.

đ) Quan sát, thực nghiệm.

Mục 2. ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN THU THẬP ĐƯỢC VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TOÁN, XÁC ĐỊNH TRỌNG TÂM VÀ RỦI RO KIỂM TOÁN

Điều 5. Đánh giá thông tin thu thập được và hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Đặc điểm của Ban quản lý dự án: Thời gian thành lập, kinh nghiệm quản lý dự án; ban chuyên trách hay kiêm nhiệm.

2. Hình thức quản lý dự án: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án hay thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án.

3. Phân công, phân cấp chức năng và nhiệm vụ giữa các bộ phận trong đơn vị: Sự rõ ràng, hợp lý, đồng bộ và cơ chế kiểm soát lẫn nhau.

4. Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý.

5. Các chính sách và quy chế quản lý của đơn vị.

6. Đánh giá các đơn vị tư vấn.

7. Đánh giá năng lực thực hiện của các đơn vị thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

8. Những khó khăn, thuận lợi; nguyên nhân khách quan, chủ quan có liên quan đến dự án; tình hình thay đổi nhân sự quản lý dự án.

Điều 6. Xác định trọng tâm kiểm toán

1. Căn cứ vào quy mô, tính chất, đặc điểm của từng dự án để xác định trọng tâm kiểm toán nhằm đảm bảo mục tiêu đánh giá dự án về: Thủ tục đầu tư; tiến độ; chất lượng; chi phí đầu tư và giá cả.

2. Trọng tâm kiểm toán dự án đầu tư được xác định theo từng nội dung kiểm toán và lựa chọn trong các nội dung kiểm toán như:

a) Việc tuân thủ quy hoạch được cấp thẩm quyền phê duyệt, sự cần thiết của dự án đầu tư;

b) Việc tuân thủ trình tự thủ tục đầu tư;

c) Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;

d) Chi phí xây lắp, thiết bị; công nghệ;

đ) Chi phí tư vấn, chi phí quản lý dự án và chi phí khác;

e) Tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả;

g) Những vấn đề khác (nếu có).

Điều 7. Đánh giá rủi ro kiểm toán

1. Rủi ro tiềm tàng

a) Những khối lượng xây lắp của bộ phận, hạng mục công trình dễ xảy ra gian lận, sai sót (khối lượng, hạng mục ngầm, bị che khuất, ...).

b) Các đơn giá phát sinh vào thời điểm “giao thời” hiệu lực thi hành của những thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng có liên quan đến dự án; các đơn giá đặc thù; việc sử dụng định mức không có trong công bố của Bộ Xây dựng.

c) Vấn đề bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; ảnh hưởng của môi trường, sự xuống cấp của công trình, dự án, ...

d) Dự án đầu tư có địa bàn rộng, hạng mục có kết cấu phức tạp, ...

đ) Các dự án có công nghệ, thiết bị đặc chủng; các dự án có tỷ lệ chi phí thiết bị lớn trong tổng mức đầu tư.

e) Giá cả và chất lượng các vật tư, vật liệu, thiết bị nhập khẩu.

g) Sự tuân thủ quy hoạch của dự án.

2. Rủi ro kiểm soát

a) Mô hình và cơ chế hoạt động của các ban quản lý dự án còn nhiều bất cập; trình độ năng lực của ban quản lý dự án hạn chế.

b) Những nội dung liên quan đến thay đổi chính sách.

c) Những nội dung phát sinh: Khối lượng công việc phát sinh do thay đổi thiết kế, do điều chỉnh bổ sung trong quá trình thực hiện, đơn giá và khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.

d) Vấn đề điều chỉnh giá và điều chỉnh hợp đồng; vấn đề trượt giá liên quan đến nhiều loại đồng tiền; vấn đề trượt giá do chậm tiến độ.

đ) Những tồn tại được chỉ ra từ những cuộc kiểm toán, thanh tra, kiểm tra trước đó, những sai sót có tính hệ thống chưa được khắc phục (nếu có).

e) Những vấn đề nổi cộm trong quá trình quản lý dự án, bao gồm cả quản lý tài chính, kế toán.

g) Những sai sót trong chiến lược, quy hoạch; việc tuân thủ và tính hợp lý của quy hoạch ngành, vùng; sự thiếu sót trong quản lý dẫn tới các yếu kém đã được xác định như đầu tư chưa phù hợp, chậm tiến độ, chi phí đầu tư vượt trội, không đạt các mục tiêu đã đề ra.

h) Trùng lắp hoặc chồng chéo trong điều hành.

i) Những vấn đề khác (nếu có).

3. Đánh giá mức độ rủi ro

Trên cơ sở kết quả phân tích về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thông tin về dự án đầu tư theo quy định tại Điều 5 Quy trình này, đánh giá về rủi ro của mỗi vấn đề theo loại rủi ro (rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát) và mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp).

Mục 3. LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CUỘC KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 8. Mục tiêu kiểm toán

Trên cơ sở mục tiêu chung của Kiểm toán Nhà nước, kết quả khảo sát và yêu cầu của từng cuộc kiểm toán để xác định mục tiêu cụ thể.

Điều 9. Nội dung kiểm toán

Tuỳ từng dự án cụ thể mà Đoàn kiểm toán xây dựng nội dung kiểm toán cho phù hợp. Thông thường cuộc kiểm toán dự án đầu tư gồm có các nội dung kiểm toán sau:

1. Kiểm toán tuân thủ pháp luật, chế độ quản lý dự án đầu tư, chế độ tài chính kế toán;

2. Kiểm toán công tác quản lý chất lượng và tiến độ của dự án đầu tư;

3. Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành hoặc báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo hạng mục công trình, công trình hoàn thành; báo cáo vốn đầu tư thực hiện theo niên độ năm, báo cáo giá trị khối lượng hoàn thành đến thời điểm kiểm toán (đối với dự án đang thực hiện);

4. Kiểm toán tính kinh tế, tính hiệu quả, tính hiệu lực của dự án đầu tư.

Điều 10. Đối tượng, phạm vi, giới hạn và địa điểm kiểm toán

1. Đối tượng kiểm toán: Dự án đầu tư và công tác quản lý dự án đầu tư.

2. Phạm vi kiểm toán

a) Thời kỳ được kiểm toán.

b) Đơn vị được kiểm toán: Chủ quản đầu tư, chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư (ban quản lý dự án), các đơn vị quản lý có liên quan.

c) Xác định công việc phải thực hiện theo từng nội dung kiểm toán.

3. Giới hạn kiểm toán: Nêu những nội dung không kiểm toán và lý do không thực hiện.

4. Địa điểm kiểm toán: Tại đơn vị được kiểm toán hoặc trụ sở Kiểm toán Nhà nước (nếu có điều kiện).

Điều 11. Xác định nội dung, chỉ tiêu đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của dự án đầu tư

Tùy từng dự án cụ thể, đoàn kiểm toán có thể đánh giá một, hai hoặc cả ba tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả của dự án đầu tư và xác định các nội dung, chỉ tiêu đánh giá. Thông thường đối với dự án đầu tư để đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực cần dựa trên một số nội dung, chỉ tiêu sau:

1. Số tiền lãng phí do đầu tư xây dựng công trình không phù hợp với quy hoạch; quy mô, cấp công trình và xác định nhu cầu chưa chính xác;

2. Chi phí đầu tư tăng lên không hợp lý do tổng mức đầu tư được lập không phù hợp với quy định, phương án sử dụng vật liệu xây dựng không hợp lý, giải pháp công nghệ không phù hợp;

3. Chi phí đầu tư tăng lên không hợp lý do sai sót trong công tác khảo sát (địa hình, địa chất, thủy văn, …) giai đoạn lập dự án và giai đoạn thực hiện dự án;

4. Chi phí tăng do thời gian lập và phê duyệt dự án kéo dài;

5. Chi phí tăng không hợp lý do phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư không phù hợp;

6. Chi phí tăng không hợp lý do quy mô, tiêu chuẩn, giải pháp, phương án sử dụng vật liệu, nội dung thiết kế (kiến trúc, kết cấu, hạ tầng, …) không phù hợp với thiết kế cơ sở của dự án đầu tư đã được phê duyệt;

7. Chi phí tăng không hợp lý do sai sót trong công tác lập, thẩm định và phê duyệt dự toán;

8. Chi phí tăng không hợp lý do sai sót giá gói thầu, công tác chấm thầu ảnh hưởng đến kết quả trúng thầu trong công tác lựa chọn nhà thầu;

9. Chi phí tăng không hợp lý do sai sót trong công tác thương thảo, ký hợp đồng;

10. Chi phí tăng không hợp lý do sai sót trong công tác quản lý thực hiện hợp đồng về tiến độ, chất lượng công trình;

11. Chi phí tăng do sai sót trong công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán khối lượng hoàn thành;

12. Thông qua số liệu thống kê về mức độ tăng trưởng về kinh tế, xã hội đạt được sau khi đầu tư dự án để đánh giá về mức độ ảnh hưởng của dự án mang lại cho vùng dự án đến xóa đói, giảm nghèo, tạo công ăn việc làm, cải thiện môi trường, tăng khả năng tiếp cận của người dân đến các dịch vụ y tế, trường học, dịch vụ tín dụng và khả năng tiếp cận các trung tâm chính trị, kinh tế, chuyển dịch kinh tế, cơ cấu ngành nghề sau khi có dự án;

13. Chi phí đầu tư lãng phí do công trình hoàn thành không phát huy được công năng sử dụng như thiết kế;

14. Điều kiện sinh sống của dân tái định cư ở nơi ở mới so với với nơi ở cũ;

15. Tính khả thi của việc đánh giá tác động môi trường và các yêu cầu về an ninh, quốc phòng; sự ảnh hưởng đến môi trường, cuộc sống của cộng đồng dân cư khu vực có dự án;

16. Mức độ đạt được của từng mục tiêu cụ thể của dự án, công trình qua so sánh các mục tiêu thực tế đạt được của dự án so với mục tiêu được phê duyệt.

Điều 12. Phương pháp kiểm toán

Ngoài các phương pháp được quy định tại Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, trong kiểm toán dự án đầu tư cần chú trọng áp dụng phương pháp kiểm tra hiện trường và sử dụng chuyên gia.

Điều 13. Nội dung khác của kế hoạch kiểm toán

Các quy định về : Thời hạn kiểm toán; bố trí nhân sự kiểm toán; kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho cuộc kiểm toán được thực hiện theo Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

Chương III

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN TUÂN THỦ PHÁP LUẬT, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ, CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Mục 1. KIỂM TOÁN CÔNG TÁC LẬP, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 14. Căn cứ kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

1. Căn cứ pháp lý

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

b) Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (đối với công trình xây dựng sử dụng vốn hỗ trợ của nước ngoài); các quy định của nhà tài trợ (đối với các dự án sử dụng vốn của các tổ chức, cá nhân tài trợ).

2. Hồ sơ dự án đầu tư

a) Các quyết định về các quy hoạch có liên quan; các hiệp định ký kết đối với các nguồn vốn vay.

b) Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình và quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tiến hành đầu tư xây dựng công trình.

c) Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư và thành lập ban quản lý dự án, hợp đồng thuê tư vấn quản lý dự án (nếu có).

d) Kế hoạch năm về chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền giao; dự toán kinh phí được phê duyệt.

đ) Hợp đồng điều tra, khảo sát, tư vấn lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.

e) Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề của đơn vị thực hiện hợp đồng điều tra, khảo sát, tư vấn, lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.

g) Văn bản thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế, kỹ thuật; biên bản nghiệm thu bàn giao tài liệu.

h) Tài liệu khác.

Điều 15. Nội dung kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

1. Sự phù hợp của việc lập dự án với quy hoạch được duyệt; đối với các dự án đầu tư có điều chỉnh cần kiểm tra cơ sở của việc điều chỉnh dự án đầu tư, tính đúng đắn của việc điều chỉnh so với các quy định của Luật Xây dựng, Luật đầu tư và các quy định có liên quan.

2. Thẩm quyền của cơ quan quyết định đầu tư: Kiểm tra việc ra quyết định đầu tư có đúng thẩm quyền.

3. Thẩm quyền của cơ quan thẩm định báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.

4. Năng lực của các đơn vị tư vấn: Kiểm tra sự phù hợp của giấy phép kinh doanh của đơn vị tư vấn với nội dung dự án đầu tư đang thực hiện; kiểm tra chứng chỉ hành nghề của cá nhân tham gia dự án.

5. Việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư: Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật xây dựng công trình phải được lập, thẩm định, phê duyệt đúng quy định trình tự, thời gian và nội dung.

6. Sự đầy đủ và phù hợp của hồ sơ thiết kế cơ sở với chủ trương, mục tiêu đầu tư, kết quả khảo sát và quy hoạch được duyệt.

7. Cơ sở của việc lập tổng mức đầu tư; tính đúng đắn của phương pháp tính tổng mức đầu tư.

Mục 2. KIỂM TOÁN CÔNG TÁC THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 16. Căn cứ kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư

1. Hồ sơ khảo sát, thiết kế, dự toán; báo cáo thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán; quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng công trình.

2. Hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

3. Hồ sơ lựa chọn nhà thầu:

a) Kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu kèm theo báo cáo đánh giá xếp hạng nhà thầu của chủ đầu tư (trường hợp đấu thầu);

b) Hồ sơ yêu cầu, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ chỉ định thầu, quyết định chỉ định thầu (trường hợp chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh).

4. Giấy phép xây dựng (trường hợp dự án đầu tư yêu cầu phải có giấy phép xây dựng), giấy phép khai thác tài nguyên (trường hợp dự án đầu tư có nhu cầu khai thác tài nguyên).

5. Biên bản thương thảo hợp đồng, hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh lý hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp, mua sắm thiết bị và chi phí khác.

6. Kế hoạch đầu tư hàng năm.

7. Hồ sơ quản lý chất lượng công trình: Bản vẽ hoàn công, nhật ký công trình, hồ sơ nghiệm thu, ...; hồ sơ thanh toán, quyết toán.

8. Các quy định về quản lý giá, tiến độ thi công xây lắp, chất lượng, thanh quyết toán.

9. Các căn cứ khác (nếu có).

Điều 17. Nội dung kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư

1. Tính hợp pháp của các tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện dự án (khảo sát, thiết kế, tư vấn, thi công, ... có đủ tư cách pháp nhân và giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề phù hợp theo quy định).

2. Việc chấp hành quy định về: Sự tuân thủ của thiết kế với quy chuẩn và tiêu chuẩn khung của dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thẩm quyền của cơ quan thẩm định (thiết kế, dự toán và quyết toán); thẩm quyền của cơ quan ra quyết định phê duyệt đề cương khảo sát, thiết kế - dự toán hoặc cấp giấy phép, …

3. Việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư như: Trình tự thiết kế công trình theo các bước đã được quy định; hồ sơ thiết kế, dự toán phải được thẩm tra, thẩm định trước khi phê duyệt; điều kiện khởi công công trình; các quy định khác (nếu có).

4. Kiểm tra nội dung các văn bản quy định về thủ tục đầu tư. So sánh về quy mô, mức độ, chỉ tiêu với các văn bản, thủ tục khác của dự án đầu tư đã ban hành trước có tính pháp lý cao hơn như:

a) Thiết kế bước sau phải phù hợp với bước thiết kế trước đã được phê duyệt về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng;

b) Dự toán xây dựng công trình không được vượt tổng mức đầu tư;

c) Hợp đồng trong hoạt động xây dựng phải phù hợp với Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;

d) Kiểm tra thủ tục thanh lý hợp đồng.

5. Kiểm tra hồ sơ thủ tục lựa chọn nhà thầu về tính đầy đủ, đúng đắn, hợp lệ của hồ sơ mời thầu, đấu thầu, kết quả trúng thầu..., hồ sơ chỉ định thầu... theo đúng quy định của luật pháp (Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan).

6. Kiểm tra giá trị dự toán công trình: khối lượng xây lắp phải đúng với thiết kế; định mức, đơn giá, phụ phí phải áp dụng đúng với chế độ quy định. Kiểm tra trình tự, thủ tục, thẩm quyền khi thực hiện điều chỉnh dự toán.

7. Kế hoạch đầu tư hàng năm phải đúng chế độ quy định về điều kiện được ghi kế hoạch, thẩm quyền giao kế hoạch.

8. Trình tự, thủ tục quản lý giá công trình, công tác thanh quyết toán; việc xây dựng và phê duyệt đơn giá phải đúng chế độ quy định.

9. Kiểm tra sự phù hợp của việc thay đổi thiết kế, kiểm tra khối lượng phát sinh (các lệnh thay đổi) với chế độ, hồ sơ dự thầu và các quy định của hợp đồng.

10. Kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư:

a) Thành phần Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định;

b) Việc ban hành đơn giá bồi thường, hỗ trợ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố;

c) Công tác lập, thẩm tra và phê duyệt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;

d) Kiểm tra việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đối với bản đồ hiện trạng; hồ sơ kỹ thuật thửa đất, ... do đơn vị tư vấn lập;

đ) Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định;

e) Kiểm tra việc bố trí nhà tái định cư.

Mục 3. KIỂM TOÁN CÔNG TÁC NGHIỆM THU, QUYẾT TOÁN, ĐƯA CÔNG TRÌNH VÀO KHAI THÁC, SỬ DỤNG

Điều 18. Căn cứ kiểm toán công tác nghiệm thu, quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng

1. Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Các biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn, hạng mục, toàn bộ dự án đầu tư; hồ sơ quản lý chất lượng (thí nghiệm vật liệu đầu vào; thí nghiệm, kiểm tra chất lượng toàn bộ dự án đầu tư, ...).

3. Bản vẽ hoàn công, báo cáo kết quả thực hiện dự án (nếu có), hồ sơ bảo hành công trình, công tác bảo hành của đơn vị thi công, ...

4. Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo hạng mục công trình, công trình hoàn thành; báo cáo giá trị khối lượng hoàn thành.

Điều 19. Nội dung kiểm toán công tác nghiệm thu, quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng

1. Hồ sơ nghiệm thu: Kiểm tra các biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn, hạng mục, toàn bộ dự án đầu tư.

2. Kiểm tra hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định; kiểm tra hồ sơ bảo hành công trình, công tác bảo hành của đơn vị thi công.

3. Kiểm tra báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo hạng mục công trình, công trình hoàn thành; báo cáo giá trị khối lượng hoàn thành.

4. Tình hình thực tế sử dụng tài sản, công trình sau bàn giao.

Mục 4. KIỂM TOÁN VIỆC CHẤP HÀNH CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CỦA NHÀ NƯỚC

Điều 20. Kiểm toán công tác quản lý tài chính

1. Kiểm toán việc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu tư của dự án: vốn ngân sách nhà nước, vốn vay, vốn khác.

2. Kiểm toán việc chấp hành các quy định về chi tiêu thường xuyên của đơn vị quản lý dự án.

3. Kiểm toán việc tuân thủ các thủ tục giải ngân, thanh toán: căn cứ vào chế độ và quy định của hợp đồng kiểm tra trình tự, thủ tục thanh toán.

4. Kiểm toán việc tuân thủ quy định trong chi phí khác của dự án.

5. Kiểm toán việc quản lý, mua sắm, sử dụng, thanh lý tài sản.

6. Kiểm toán việc chấp hành chế độ báo cáo quyết toán vốn đầu tư hàng năm theo niên độ ngân sách nhà nước.

Điều 21. Kiểm toán công tác kế toán

1. Việc đối chiếu công nợ, thanh toán của các đơn vị chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư đối với các nhà thầu, với cơ quan cấp phát, cho vay.

2. Tổ chức bộ máy kế toán của ban quản lý dự án: Việc tổ chức, quản lý hạch toán nguồn vốn, chi phí đầu tư cho dự án được kiểm toán. Việc phân bổ chi phí có tính chất chung (chi phí ban quản lý, chi phí tư vấn, lệ phí thanh toán,…).

3. Việc tuân thủ chế độ kế toán chủ đầu tư về chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.

Chương IV

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 22. Kiểm toán công tác quản lý chất lượng

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan; các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn có liên quan.

b) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu.

c) Hồ sơ chất lượng công trình: hồ sơ chất lượng về khảo sát, thiết kế, thi công, ...

d) Hồ sơ hợp đồng.

đ) Hồ sơ hoàn công.

2. Nội dung kiểm toán

Căn cứ kết quả trong bước thực hiện kiểm toán tuân thủ việc chấp hành các văn bản pháp luật về quản lý dự án đầu tư, căn cứ vào các văn bản pháp luật về quản lý chất lượng công trình xây dựng và căn cứ kết quả kiểm tra hiện trường, kết quả giám định để đánh giá chất lượng từng khâu trong thực hiện dự án đầu tư và toàn dự án, cụ thể:

a) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác lập dự án: Tính tuân thủ quy hoạch, nhu cầu đầu tư, quy mô đầu tư, phương án chọn về thiết kế xây dựng và dây chuyền công nghệ, ...;

b) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác khảo sát: Kiểm tra tính tuân thủ Nhiệm vụ khảo sát, phương pháp khảo sát, tiêu chuẩn khảo sát áp dụng, giám sát khảo sát của nhà thầu và chủ đầu tư cùng các nội dung trong báo cáo khảo sát,...;

c) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác thiết kế: Tính tuân thủ nhiệm vụ thiết kế, thiết kế cơ sở, kết quả khảo sát và tiêu chuẩn thiết kế, sự rõ ràng, hợp lý, chính xác, đầy đủ của bản vẽ thiết kế để đảm bảo cho công tác lập dự toán và thi công;

d) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác thi công xây dựng công trình bao gồm: Kiểm tra công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình của nhà thầu; kiểm tra công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; kiểm tra công tác giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình; kiểm tra việc tuân thủ về chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp chất lượng công trình xây dựng; kiểm tra tính tuân thủ về bảo hành, bảo trì công trình theo quy định;

đ) Kiểm tra hiện trường và kết quả đánh giá của các cơ quan chuyên môn: Việc kiểm tra hiện trường phải có kế hoạch được Trưởng đoàn phê duyệt bao gồm: Nội dung, phương pháp, phương tiện, nhân sự ... kết quả kiểm tra hiện trường phải có Biên bản kiểm tra hiện trường. Đối với những công việc đòi hỏi chuyên môn sâu có thể thuê các phương tiện kỹ thuật hoặc thuê chuyên gia sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước.

Điều 23. Kiểm toán công tác quản lý tiến độ

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

b) Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tiến hành đầu tư xây dựng công trình.

c) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu.

d) Hồ sơ chất lượng công trình.

đ) Hồ sơ hợp đồng; hồ sơ phát sinh, các văn bản gia hạn hợp đồng.

e) Hồ sơ hoàn công.

2. Nội dung kiểm toán

a) Xác định thời gian chậm tiến độ theo từng công việc từ lập dự án đến thi công xây lắp, hoàn thành bàn giao các hạng mục và toàn bộ công trình; kiểm tra việc gia hạn hợp đồng (nếu có) của gói thầu, dự án đầu tư theo nội dung hợp đồng đã ký kết.

b) Thời gian chậm tiến độ dự án theo kế hoạch ban đầu.

c) Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan của việc chậm tiến độ và việc phải gia hạn hợp đồng; thẩm quyền của cấp quyết định việc gia hạn hợp đồng.

d) Đánh giá việc xử lý chậm tiến độ của chủ đầu tư.

đ) Kiến nghị xử lý vi phạm.

Chương V

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN BÁO CÁO QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ THỰC HIỆN

Mục 1. KIỂM TOÁN NGUỒN VỐN ĐẦU TƯ

Điều 24. Căn cứ kiểm toán nguồn vốn đầu tư

1. Luật Ngân sách, Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA, hiệp định đã ký kết với tổ chức cho vay vốn.

3. Quyết định phê duyệt đầu tư dự án.

4. Các chế độ quản lý tài chính, kế toán của Nhà nước.

Điều 25. Nội dung kiểm toán nguồn vốn đầu tư

1. Kiểm tra tình hình giải ngân, thanh toán vốn đầu tư; kiểm tra tính đầy đủ của nguồn vốn đã đầu tư: Chứng từ, sổ kế toán, thực hiện đối chiếu số vốn đã cấp, cho vay, thanh toán do chủ đầu tư đã báo cáo với số xác nhận của cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán liên quan; trường hợp nhận vốn bằng ngoại tệ phải thực hiện kiểm tra việc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh.

2. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nguồn vốn đầu tư đã sử dụng; kiểm tra việc quyết toán nguồn vốn đầu tư thực hiện theo niên độ ngân sách nhà nước.

3. Kiểm tra sự phù hợp trong việc sử dụng các loại nguồn vốn đầu tư so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền.

Mục 2. KIỂM TOÁN CHI PHÍ ĐẦU TƯ

Điều 26. Căn cứ kiểm toán chi phí đầu tư

1. Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Các chế độ quản lý tài chính, kế toán của Nhà nước.

3. Hồ sơ, tài liệu do đơn vị cung cấp: Các hồ sơ khảo sát, bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán, hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, quyết toán A – B, …; hồ sơ địa chính, hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư và các tài liệu khác có liên quan.

Điều 27. Nội dung kiểm toán chi phí đầu tư

1. Kiểm toán chi phí xây lắp

Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lượng xây lắp có giá trị lớn, những phần công việc có nhiều khả năng trùng lắp để đi sâu kiểm tra chi tiết.

a) Kiểm tra thực tế tại hiện trường: Kiểm tra tổng thể công trình về khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật công trình...; chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích thước thông qua các phương pháp đo, đếm, ...; kiểm tra quy cách, tiêu chuẩn vật tư, vật liệu; sử dụng các thiết bị kiểm tra sự phù hợp của thực tế với bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và nhật ký thi công; kiểm tra xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong quyết toán so với thực tế thi công. Đối với việc kiểm tra các công trình đang trong giai đoạn thi công cần phải kiểm tra các phần công việc chìm khuất (nếu đủ điều kiện) trước khi thực hiện các công việc tiếp theo.

b) Kiểm tra việc tính khối lượng và việc lập đơn giá xây lắp trong thanh toán, quyết toán: Căn cứ thiết kế, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, nhật ký thi công, các kết quả kiểm tra hiện trường tính toán lại khối lượng so với số liệu trong thanh toán, quyết toán; kiểm tra đơn giá xây lắp trong thanh toán, quyết toán giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành theo từng trường hợp cụ thể, phụ thuộc vào hình thức hợp đồng giao nhận thầu; tính hợp pháp của các trường hợp có sự thay đổi thiết kế và chủng loại vật liệu trong quá trình thi công làm thay đổi giá quyết toán so với giá trúng thầu; việc áp dụng các phụ phí xây lắp theo chế độ quy định cho từng thời kỳ như chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước và thuế GTGT; đối với chi phí đầu tư phát sinh, trượt giá thực hiện kiểm toán theo các điều kiện nêu trong hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan.

2. Kiểm toán chi phí thiết bị

a) Kiểm tra trên hồ sơ, chứng từ và các tài liệu có liên quan: Danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác với hợp đồng và yêu cầu của hồ sơ mời thầu; kiểm tra giá trị của thiết bị: Xem xét hồ sơ đấu thầu mua sắm thiết bị, hợp đồng mua bán, chứng từ gốc hoặc bản sao có chứng thực của thiết bị đã mua trong nước hoặc nhập khẩu; việc áp dụng tỷ giá quy đổi (đối với thiết bị mua bằng ngoại tệ) so với quy định; chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng, gia công thiết bị như: Chí phí vận chuyển, bốc xếp theo giá cước quy định, chi phí bảo quản, bảo dưỡng gia công thiết bị theo dự toán được duyệt, hợp đồng, nghiệm thu, …(đối với thiết bị do chủ đầu tư tự mua); chi phí thuế nhà thầu đối với dự án có nhà thầu nước ngoài.

b) Chọn mẫu một số thiết bị để kiểm tra thực tế tại hiện trường nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản về danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác.

3. Kiểm toán chi phí khác

a) Kiểm toán nhóm chi phí theo định mức: Căn cứ vào việc áp dụng định mức, tỷ lệ quy định; điều kiện cam kết của hợp đồng để thực hiện kiểm tra.

b) Kiểm toán nhóm chi phí tính trực tiếp theo dự toán được duyệt: Kiểm tra việc lập, thẩm định, phê duyệt dự toán; việc quyết toán đối với các chi phí.

c) Kiểm toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, việc xây dựng và phê duyệt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; căn cứ vào hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ địa chính kết hợp với kiểm tra thực tế để xác định diện tích, nguồn gốc đất đền bù; dự toán các công trình trên đất phải bồi thường, di chuyển; việc áp dụng giá bồi thường, hỗ trợ về đất, hoa màu và các công trình trên đất căn cứ vào chính sách của nhà nước theo từng thời kỳ; giá trị quyết toán các công trình tái định cư, các công trình xây dựng để thực hiện bồi thường (nếu có).

d) Kiểm toán chi phí quản lý dự án: Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn và các tài liệu có liên quan kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các khoản chi phí quản lý dự án; đối chiếu các nội dung chi với dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; chi phí thực tế so với tỷ lệ, định mức quy định; việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản.

Trường hợp ban quản lý dự án quản lý nhiều công trình, dự án cùng một thời điểm mà không theo dõi chi tiết theo từng công trình: Thực hiện kiểm tra việc phân bổ chi phí quản lý dự án cho từng công trình, dự án so với tỷ lệ, định mức nhà nước quy định.

Mục 3. KIỂM TOÁN CHI PHÍ ĐẦU TƯ TÍNH VÀO GIÁ TRỊ CÔNG TRÌNH

Điều 28. Căn cứ kiểm toán chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

1. Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Hồ sơ quyết toán và các quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

3. Kết quả kiểm toán phần chi phí đầu tư dự án theo từng công trình đã thực hiện hàng năm.

4. Biên bản xác định giá trị thiệt hại, quyết định huỷ bỏ của cấp có thẩm quyền.

Điều 29. Nội dung kiểm toán chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

1. Xác định chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình theo phương pháp: Lấy chi phí đầu tư sau khi kiểm toán trừ chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình.

2. Cách xác định chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình trên cơ sở các căn cứ đánh giá thiệt hại (kiểm kê tài sản và giá trị thiệt hại của Hội đồng kiểm kê cơ sở, …); đối chiếu với giá trị khối lượng công trình được nghiệm thu; kiểm tra tính đúng đắn của quyết định huỷ bỏ; kiểm tra các căn cứ để tính giá trị khối lượng huỷ bỏ (khối lượng, đơn giá…).

Mục 4. KIỂM TOÁN GIÁ TRỊ TÀI SẢN BÀN GIAO CHO SẢN XUẤT SỬ DỤNG

Điều 30. Căn cứ kiểm toán giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất sử dụng

1. Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Hồ sơ quyết toán và các quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

3. Kết quả kiểm toán phần chi phí đầu tư dự án theo từng công trình đã thực hiện hàng năm.

4. Biên bản bàn giao tài sản cho các đơn vị sử dụng.

5. Mặt bằng giá, các chế độ chính sách của Nhà nước tại thời điểm bàn giao.

6. Các văn bản hướng dẫn phương pháp quy đổi chi phí dự án đầu tư xây dựng đã thực hiện về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao.

Điều 31. Nội dung kiểm toán giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất sử dụng

1. Kiểm tra danh mục tài sản bàn giao bao gồm cả tài sản cố định và tài sản lưu động cho các đối tượng quản lý.

2. Kiểm tra việc tính toán quy đổi chi phí đầu tư về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng: Kiểm tra việc tổng hợp chi phí đã thực hiện từng năm; việc xác định hệ số quy đổi; kiểm tra việc tính toán và tổng hợp chi phí quy đổi.

3. Kiểm tra tính đúng đắn của việc phân loại giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động bàn giao cho sản xuất sử dụng. Phát hiện những trường hợp phân loại không đúng giữa tài sản cố định và tài sản lưu động.

4. Kiểm tra tính đúng đắn của giá trị tài sản bàn giao cho các đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng: Chi phí đầu tư để tính toán quy đổi giá và bàn giao cho đơn vị sử dụng là chi phí đầu tư sau khi đã được kiểm toán loại trừ những chi phí không hợp lý, bổ sung phần thiếu sót hoặc nhận bàn giao chi phí đầu tư của dự án khác; một công trình hoàn thành có thể bàn giao cho nhiều đối tượng sử dụng.

Trường hợp ban quản lý dự án không giải thể, tiếp tục quản lý tài sản (thuộc dự án, chưa khấu hao hết, chưa thanh lý) đang dùng cho hoạt động của ban thì giá trị tài sản còn lại đó không tính vào giá trị bàn giao.

Mục 5. KIỂM TOÁN TÌNH HÌNH CÔNG NỢ VÀ VẬT TƯ, THIẾT BỊ TỒN ĐỌNG

Điều 32. Căn cứ kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng

1. Các quyết định điều chuyển tài sản.

2. Sổ kế toán theo dõi vật tư, tài sản, tình hình công nợ và các chứng từ, tài liệu liên quan.

3. Các biên bản kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ với các khách hàng.

4. Chế độ của nhà nước về quản lý và xử lý tài sản khi kết thúc dự án.

5. Hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản.

Điều 33. Nội dung kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng

1. Kiểm toán công nợ phải trả: Kiểm tra số phải trả cho từng khách hàng: Căn cứ vào kết quả kiểm tra giá trị thực hiện đầu tư về xây lắp, thiết bị, kiến thiết cơ bản khác được chấp nhận thanh toán ở phần trên, tổng hợp, phân loại theo từng nhà thầu để xác định; kiểm tra sổ sách kế toán, và các chứng từ để xác định số tiền thực tế đã thanh toán cho từng nhà thầu; xác định số nợ phải trả bằng số tiền chấp nhận trả trừ đi số đã trả; thực hiện đối chiếu xác minh công nợ với các nhà thầu hoặc gửi thư xác nhận (nếu thấy cần thiết).

2. Kiểm tra tài sản và vốn tồn đọng theo phương pháp: Cân đối nhập, xuất, tồn để xác định số tồn của từng loại vật tư, tài sản, sau đó đối chiếu với số liệu theo sổ kế toán, báo cáo tài chính, tài liệu kiểm kê xem có khớp đúng không. Trong đó có thể chọn mẫu một số vật tư, tài sản tồn kho với số lượng lớn để đối chiếu thực tế.

3. Kiểm tra tiền mặt tồn quỹ thông qua việc kiểm kê thực tế đối chiếu với số dư trên sổ kế toán.

4. Đối với các khoản tiền gửi ngân hàng thông qua việc đối chiếu với sổ phụ và trực tiếp lấy xác nhận của ngân hàng, đối chiếu xác nhận số dư tài khoản tại cơ quan cấp vốn.

5. Xem xét hướng xử lý của chủ đầu tư đối với tài sản (vật tư, thiết bị) dư thừa, phế liệu chưa xử lý, các khoản tiền vốn thu được chưa nộp ngân sách, tồn dư tiền gửi, tiền mặt,…

Chương VI

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN TÍNH KINH TẾ, HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Điều 34. Kiểm toán tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả của dự án đầu tư xây dựng công trình

Trên cơ sở các nội dung, chỉ tiêu được nêu tại Điều 11 của Quy trình này; căn cứ vào kết quả kiểm toán trên các nội dung lập dự án, thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, quản lý chất lượng, quản lý chi phí đầu tư, ... để đánh giá trên các mặt kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của dự án đầu tư.

Điều 35. Tính kinh tế

Đánh giá việc thực hiện dự án có đảm bảo tiết kiệm hoặc lãng phí; mức độ tiết kiệm hoặc lãng phí trong từng nội dung và toàn dự án.

Điều 36. Tính hiệu quả

Đánh giá kết quả đầu ra so với chi phí đã đầu tư hoặc mức độ sử dụng kinh phí đầu tư so với kết quả đầu ra cho trước; đánh giá hiệu quả xã hội của dự án.

Điều 37. Tính hiệu lực

Đánh giá mức độ đạt được của các mục tiêu của dự án.

Chương VII

BÁO CÁO KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN KIẾN NGHỊ KIỂM TOÁN

Điều 38. Lập và phát hành báo cáo kiểm toán dự án đầu tư

1. Trình tự, thủ tục thực hiện bước lập và gửi báo cáo kiểm toán dự án đầu tư được thực hiện theo Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước; Quy định về lập, thẩm định, xét duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

2. Báo cáo kiểm toán dự án đầu tư được lập theo mẫu quy định tại Hệ thống mẫu biểu hồ sơ của Kiểm toán Nhà nước.

Điều 39. Nội dung cơ bản của Báo cáo kiểm toán toán dự án đầu tư

1. Phần mở đầu gồm những nội dung cơ bản sau:

a) Nội dung kiểm toán: Ghi theo quyết định kiểm toán;

b) Phạm vi và giới hạn kiểm toán: Ghi rõ những nội dung kiểm toán, nội dung không kiểm toán và lý do không thực hiện;

c) Căn cứ kiểm toán.

2. Phần nội dung gồm:

a) Khái quát tình hình dự án: Quyết định đầu tư, chủ đầu tư; mục đích, quy mô đầu tư; tổng mức đầu tư, ngày khởi công, ngày hoàn thành;

b) Kết quả kiểm toán quyết toán của dự án theo các nội dung kiểm toán: Nguồn vốn đầu tư thực hiện; chi phí đầu tư thực hiện; các nội dung khác của báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành (nếu có). Trong từng nội dung phải nêu rõ kết quả và nguyên nhân chênh lệch;

Về tính đúng đắn, trung thực của Báo cáo (số liệu) quyết toán của Dự án;

c) Kết quả kiểm toán việc chấp hành pháp luật, chính sách, chế độ trong quản lý dự án đầu tư và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Trong mỗi nội dung cần phân tích, đánh giá những vấn đề nổi bật: ưu điểm, những mặt làm được; khuyết điểm, tồn tại, hạn chế; trách nhiệm của tập thể, cá nhân liên quan;

d) Kết quả kiểm toán việc đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của dự án.

3. Kiến nghị

Căn cứ vào các sai sót, tồn tại cơ bản đã phát hiện, kiến nghị với các đơn vị, cơ quan có liên quan.

Điều 40. Kiểm tra việc thực hiện kiến nghị kiểm toán

Thực hiện theo quy định của Luật Kiểm toán Nhà nước và Quy trình kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước./.

PHỤ LỤC KÈM THEO

Phụ lục I: Một số sai sót, gian lận thường gặp

Phụ lục II: Danh mục câu hỏi 01 – Giai đoạn thiết kế công trình xây dựng

Phụ lục III: Danh mục câu hỏi 02 – Giai đoạn đấu thầu và giao thầu

Phụ lục IV: Danh mục câu hỏi 03 – Giai đoạn thi công, giám sát thi công và nghiệm thu công trình

PHỤ LỤC I

MỘT SỐ SAI SÓT, GIAN LẬN THƯỜNG GẶP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04 /2013/QĐ-KTNN ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

I. KIỂM TOÁN VIỆC CHẤP HÀNH PHÁP LUẬT, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1. Công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

- Công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án không đúng về trình tự, thẩm quyền và thời gian;

- Nội dung dự án đầu tư sơ sài không đầy đủ theo quy định;

- Những tài liệu điều tra thăm dò thị trường, nguồn vật liệu, động lực, môi sinh, môi trường, phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư, nguồn vốn đầu tư,… không đầy đủ;

- Những công việc tư vấn chưa có quy định về định mức chi phí nhưng không lập, duyệt dự toán hoặc lập, duyệt với đơn giá cao;

- Dự án không phù hợp với quy hoạch ngành, vùng;

- Xác định tổng mức đầu tư không chính xác và không đủ cơ sở.

2. Công tác thực hiện dự án đầu tư

- Hồ sơ khảo sát không đầy đủ, chưa đủ căn cứ để thiết kế;

- Nội dung hồ sơ thiết kế kỹ thuật, và thiết kế thi công không đầy đủ theo quy định, sai lệch về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, vốn, diện tích đất sử dụng, …so với quyết định đầu tư;

- Công tác dự toán: Vận dụng sai định mức, đơn giá, xác định giá đối với những công việc chưa có quy định về giá thiếu căn cứ;

- Giải phóng mặt bằng: lập, phê duyệt và thực hiện phương án đền bù không đúng quy định; hồ sơ đền bù không đầy đủ, ...;

- Công tác đấu thầu: Hồ sơ mời thầu không đầy đủ, rõ ràng, chi tiết; phê duyệt hồ sơ và kế hoạch đấu thầu không đúng thẩm quyền, không đủ số lượng nhà thầu tham dự tối thiểu, không chấp hành quy định về thời gian; mở thầu không đủ thành phần; xét thầu không công bằng, thiếu cơ sở; ...

- Hợp đồng thi công không chặt chẽ, đầy đủ, đúng quy định;

- Khối lượng phát sinh không có thiết kế, dự toán phê duyệt bổ sung, sửa đổi;

- Thi công sai thiết kế được duyệt;

- Nghiệm thu, thanh toán sai quy định của hợp đồng;

- Không chấp hành đúng quy định về giám sát thi công, giám sát quyền tác giả của tư vấn thiết kế;

- Hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ: thiếu biên bản nghiệm thu từng phần, các tài liệu kết quả thí nghiệm vật liệu, bê tông, kết cấu, ...

- Nhật ký công trình ghi không đầy đủ diễn biến phát sinh và sự cố trong quá trình thi công…

3. Công tác nghiệm thu, thanh quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng

- Hồ sơ nghiệm thu tổng thể không đầy đủ;

- Hồ sơ hoàn công không đầy đủ, không đúng với thực tế;

- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành chưa lập hoặc lập không đúng quy định.

II. KIỂM TOÁN TÍNH KINH TẾ, TÍNH HIỆU QUẢ, TÍNH HIỆU LỰC CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1. Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

- Các thông tin, thông số làm căn cứ lập dự án đầu tư không hợp lý: Các chỉ số về kinh tế, thị trường; các thông số về môi trường (nước thải, tiếng ồn, ô nhiễm, vv); các chỉ số kỹ thuật (mức độ chịu bão, gió, mưa, động đất, vv); các tiêu chuẩn kỹ thuật không phù hợp (độ bền, tuổi thọ, chất lượng vật liệu, ...);

- Chưa xem xét tất cả các phương án đầu tư có thể có để có sự lựa chọn tối ưu;

- Lựa chọn địa điểm đầu tư không hợp lý, theo ý chủ quan chưa tính đến các yếu tố liên quan (địa chất, giao thông, nguồn nguyên liệu, thị trường, nguồn nhân lực, ...);

- Lựa chọn công nghệ không không theo tiêu chí so sánh chi phí – hiệu quả; không đảm bảo tính đồng bộ, không nêu rõ các tiêu chuẩn, đặc tính và thông số kinh tế kỹ thuật của thiết bị;

- Tính toán không xem xét đến điều kiện thực tế về hạ tầng hiện có như điện, nước, thoát nước, ...;

- Lựa chọn giải pháp xây dựng chưa lưu ý đến sự lạc hậu về công nghệ và tiến bộ của khoa học kỹ thuật.

2. Thiết kế, dự toán

- Thiết kế khi chưa đủ thông tin về nhu cầu đầu tư, chưa căn cứ trên nhu cầu;

- Khảo sát thiếu chính xác dẫn tới phương án thiết kế không phù hợp;

- Thiết kế, bố trí dây chuyền công nghệ không hợp lý;

- Thiết kế không đầy đủ, chưa lường hết được các phạm vi khối lượng công việc cần thiết dẫn tới phát sinh khối lượng lớn phải giao thầu bổ sung làm chậm tiến độ và vượt dự toán chi phí;

- Thiết kế trang thiết bị kỹ thuật và thiết kế xây dựng không có sự phối hợp đồng bộ;

- Thiết kế quá nhu cầu của bên sử dụng, giải pháp quá tốn kém: hành lang và lối thông nhau quá rộng một cách không cần thiết; trang bị nội thất quá xa xỉ; thiết bị vận hành kỹ thuật quá tốn kém về các chi phí không chỉ ban đầu mà cả chi phí thường xuyên, duy tu, bảo dưỡng nảy sinh trong quá trình vận hành về sau, ...;

- Thời hạn thiết kế quá ngắn vì vậy đến khi thi công việc thiết kế mới được hoàn thành đầy đủ dẫn tới tiến độ thi công bị ảnh hưởng và không thể kiểm soát được chi phí;

- Dự toán chi phí chưa chính xác do thông tin chưa đầy đủ, thiếu cẩn thận trong tính toán hoặc chủ ý lập dự toán thấp để dự án dễ được phê duyệt và khi đã thi công sẽ đề nghị duyệt kinh phí bổ sung để hoàn thành; ngược lại, lập dự toán cao để có nguồn kinh phí mua sắm những trang thiết bị đắt tiền;

- Dự toán bị cắt giảm một cách vô cớ trong quá trình thẩm định và phê duyệt, sau này lại phải duyệt bổ sung;

- Dự toán chi phí khối lượng phát sinh được lập muộn, thậm chí khi đã thi công xong hạng mục, vì vậy không có tác dụng đối với việc quản lý chi phí.

3. Lựa chọn nhà thầu

- Không đấu thầu rộng rãi mà chỉ đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu.

- Hồ sơ mời thầu lập có sai sót dẫn tới việc lựa chọn nhà thầu không đảm bảo yêu cầu dự án làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình;

- Mô tả gói thầu không đầy đủ, rõ ràng dẫn đến cách hiểu không như nhau dễ dẫn đến xẩy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng;

- Chủ đầu tư và nhà thầu thông đồng với nhau nên đã thông tin cho nhà thầu về một phần khối lượng công việc nào đó trong gói thầu sẽ được giao bổ sung. Nhà thầu biết thông tin sẽ bỏ với đơn giá cao đột biến cho những công việc đó, giảm đơn giá các công việc còn lại để thắng thầu, khi được thanh toán sẽ được hưởng lợi rất lớn ở phần giao bổ xung, dẫn tới chi phí công trình tăng;

- Thông thầu: một nhà thầu mua tất cả hồ sơ mời thầu; các nhà thầu thoả hiệp với nhau để một nhà thầu nào đó thắng thầu rồi phân chia lợi ích giữa các nhà thầu với nhau (thường là trong đấu thầu hạn chế), ...;

- Thẩm định thiếu chính xác, phê duyệt giá gói thầu quá cao;

- Xét thầu thiếu công bằng, không theo những tiêu thức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu không hợp lý, qua đó tạo điều kiện cho các nhà thầu có ít năng lực, kinh nghiệm vẫn có thể tham gia đấu thầu và trúng thầu hoặc có thể đưa ra những tiêu chí đánh giá bất lợi cho các nhà thầu có năng lực.

4. Hợp đồng và thực hiện hợp đồng

- Các điều khoản hợp đồng không chặt chẽ;

- Giá trên hợp đồng không căn cứ vào giá trúng thầu;

- Hợp đồng không được điều chỉnh kịp thời khi thay đổi thiết kế, do đó không có được cái nhìn tổng quát về diễn biến chi phí, chi phí vượt trội không được phát hiện kịp thời. Trong những trường hợp đó, thường giá cả của chi phí phát sinh, bổ sung thường cao hơn giá hợp đồng gốc (các ban quản lý xây dựng thường lấy lý do là thi công không cùng thời điểm).

5. Quản lý thi công xây dựng

- Tiến độ bị kéo dài do nguyên nhân chủ quan, khách quan;

- Do giám sát không tốt nên không phát hiện kịp thời các hạng mục có khiếm khuyết kỹ thuật, sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng; các trang thiết bị kỹ thuật không đúng thông số đã thoả thuận ... dẫn đến hư hại công trình xây dựng;

- Khi nghiệm thu các hạng mục phát hiện ra khiếm khuyết nhưng không kiên quyết yêu cầu đơn vị thi công khắc phục ngay;

- Việc quá chậm trễ đưa ra yêu cầu sửa chữa các khiếm khuyết có thể do đơn vị sử dụng sau khi nhận bàn giao công trình đã không thông báo kịp thời và đầy đủ cho ban QLXD về những khiếm khuyết đó, dẫn đến bên nhận thầu có thể viện lý do hết hiệu lực thời hạn bảo hành, sẽ tốn kém chi phí cho việc khắc phục.

6. Điều kiện, năng lực của tổ chức cá nhân trong hoạt động xây dựng

- Các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động xây dựng không có đủ năng lực về tài chính, kỹ thuật, chuyên môn;

- Các tổ chức cá nhân không đúng chức năng, ngành nghề, không có đủ độ tin cậy và kinh nghiệm…

III. KIỂM TOÁN BÁO CÁO QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH HOẶC HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH

1. Nguồn vốn đầu tư

- Hạch toán không đầy đủ nguồn vốn, áp dụng sai tỷ giá sai thời điểm dẫn đến sai lệch số dư nguồn vốn trên báo cáo của đơn vị so với số liệu của cơ quan cấp, cho vay vốn;

- Các nguồn vốn bị phân loại một cách sai lệch;

- Nguồn vốn sử dụng không đúng nguyên tắc tài chính và quyết định đầu tư;

- Nguồn vốn sử dụng không đúng mục đích.

2. Chi phí đầu tư

2.1. Đối với giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành

- Về khối lượng:

+ Quyết toán khống khối lượng, không đúng thực tế thi công;

+ Tính toán khối lượng sai so thiết kế và bản vẽ hoàn công;

+ Tính trùng khối lượng xây lắp của công trình (thường xẩy ra ở những điểm giao);

+ Quyết toán chi phí của công trình khác;

+ Quyết toán thiếu thủ tục theo quy định;

+ Quyết toán khối lượng phải dỡ bỏ do lỗi của nhà thầu;

+ Quyết toán không trừ sản phẩm, vật tư thu hồi;

+ Quyết toán khối lượng phát sinh do lỗi của nhà thầu tính thiếu trong hồ sơ dự thầu đã được thể hiện trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ thiết kế;

- Về đơn giá:

+ Áp dụng sai giá khu vực, giá trúng thầu hoặc đơn giá công trình;

+ Áp dụng sai hệ số vận chuyển, hệ số điều chỉnh giá;

+ Vật tư đưa vào công trình không đúng chủng loại quy định;

+ Tính sai khối lượng vật liệu được tính chênh lệch giá do áp dụng sai định mức;

+ Áp dụng sai thời điểm được quy định tính chênh lệch giá…;

+ Áp dụng sai chỉ số trượt giá: sai nguồn chỉ số, sai thời điểm.

- Các khoản phụ phí:

+ Tính sai định mức quy định;

+ Tính phụ phí xây lắp trên giá trị thiết bị đưa vào lắp đặt;

- Tính sai số học về giá trị quyết toán.

2.2. Đối với chi phí thiết bị hoàn thành:

- Thiết bị không đảm bảo tính năng kỹ thuật và chất lượng và xuất xứ theo yêu cầu;

- Số lượng thiết bị, phụ tùng thay thế không đầy đủ như quy định trong hợp đồng;

- Áp dụng sai tỷ giá ngoại tệ đối với thiết bị nhập ngoại;

- Thiếu thủ tục thanh toán, chứng từ không hợp lệ hoặc thanh toán sai chế độ về: chí phí kho bãi, kiểm tra hàng hoá tại cảng, cước phí vận chuyển, chi phí bảo hành bảo dưỡng thiết bị…;

- Phân bổ chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị vào từng tài sản cố định không đúng;

- Thanh toán các nội dung không có trong hợp đồng;

2.3. Đối với chi phí khác

- Khối lượng khảo sát tính sai, tính khống khối lượng;

- Chi phí khác tính theo định mức: Đơn vị áp dụng sai tỷ lệ phần trăm quy định, xác định các căn cứ để tính chưa đúng, vận dụng sai lệch hoặc lẫn lộn giữa các loại chi phí xây lắp, thiết bị, kiến thiết cơ bản khác;

- Chi phí chưa có quy định về định mức như: Không có dự toán hoặc dự toán không được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Chi phí đền bù giải toả mặt bằng không đúng với khối lượng thực tế, đền bù sai diện tích đất, sai đơn giá, tiền đền bù không được thanh toán đầy đủ đến tay người dân được đền bù, thanh toán cho cả diện tích đất công cộng, xác định sai cấp nhà, loại đất, …;

- Các chứng từ chi phí không hợp lệ, quyết toán vượt giá trị hợp đồng đã ký kết;

- Quyết toán trùng các khoản chi phí;

- Không ghi thu hồi giá trị sản phẩm thu được trong thời gian sản xuất thử hoặc thu hồi giá trị phế liệu sau đầu tư;

- Áp sai thuế suất; thanh toán cho nhà thầu có thuế nhưng nhà thầu xuất hoá đơn không thuế;

- Quyết toán tiền bảo hiểm công trình nhưng thực tế không mua;

- Nhận tiền bồi thường bảo hiểm công trình nhưng không giảm chi phí công trình;

- Tính và phân bổ lãi vay đầu tư không đúng quy định;

- Không nộp ngân sách nhà nước các khoản cho thuê trụ sở, thiết bị, tài sản;

3. Chất lượng và tiến độ công trình

- Chất lượng:

+ Sai sót trong khảo sát, thiết kế làm ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng;

+ Thi công không đảm bảo quy trình kỹ thuật và yêu cầu của dự án; sử dụng nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn dự án... làm ảnh hưởng chất lượng công trình;

+ Quản lý thi công không tốt, không phát hiện và kịp thời xử lý sai sót làm ảnh hưởng tới chất lượng.

- Tiến độ:

Nguyên nhân chậm tiến độ:

+ Do năng lực nhà thầu không đảm bảo: huy động máy móc thiết bị không đúng theo hồ sơ thầu; năng lực tài chính không đáp ứng; năng lực quản lý kém...;

+ Do nhà thầu cố tình kéo dài để có lợi trong thanh toán;

+ Do năng lực quản lý của tư vấn và chủ đầu tư;

+ Do công tác khảo sát thiết kế không phù hợp dẫn tới phải thay đổi bổ sung nhiều nội dung...;

+ Do biến động về giá lớn;

+ Do các điều kiện bất khả kháng.

4. Chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

- Những thiệt hại về chi phí vật tư, thiết bị do bên B phải chịu lẫn lộn vào chi phí đầu tư thực hiện xin huỷ bỏ của Chủ đầu tư;

- Tính sai khối lượng xin huỷ bỏ;

- Các sai sót khác đã nêu trong phần kiểm toán vốn đầu tư thực hiện;

5. Giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất sử dụng

- Những dự án đầu tư thực hiện trong nhiều năm, việc quy đổi giá rất khó khăn phức tạp nên dễ bị tính sai;

- Nhiều loại tài sản khó phân loại là tài sản cố định hay tài sản lưu động nên thường bị lẫn lộn;

- Bỏ sót giá trị đầu tư nhận bàn giao của các dự án khác trong quá trình đầu tư hoặc bỏ sót đối tượng bàn giao tài sản đầu tư.

6. Kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng

- Công nợ thiếu cơ sở để xác định tính chính xác;

- Đơn vị (hoặc cá nhân) có nợ đã giải thể, thay đổi tổ chức bộ máy… không nắm được tình hình công nợ hoặc không có khả năng thu nợ;

- Vật tư, thiết bị tồn đọng không được kiểm kê, đánh giá lại và quản lý chặt chẽ.

PHỤ LỤC II

DANH MỤC CÂU HỎI 01 –
GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04 /2013/QĐ-KTNN ngày 05 thán g4 năm 2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Cơ sở thiết kế

1.1. Trước khi thiết kế có tìm hiểu thông tin về khu đất xây dựng công trình hay không? hoặc tiến hành khảo sát địa chất nền móng công trình hay không?

1.2. Có tham khảo những kết quả rút ra từ những thông tin trên vào công tác thiết kế sau đó hay không?

2. Tổ chức công tác thiết kế

2.1. Công tác thiết kế công trình có dựa trên cơ sở những quy định chung và những yêu cầu của chủ đầu tư không? Có tuân thủ các quy định đó không?

2.2. Có thành lập Ban quản lý dự án hay không? và những nhiệm vụ quy định về thẩm quyền giao cho Ban quản lý dự án có rõ ràng và hợp lý không?

2.3. Có các biện pháp để đảm bảo rằng thiết kế được xem xét đầy đủ đến yếu tố chi phí vận hành, duy tu bảo dưỡng sau này không?

3. Thiết kế kỹ thuật

3.1. Trong thiết kế có xem xét đến các phương án thay thế:

- Dạng công trình (ví dụ: cầu hay đường hầm);

- Cách thức xây dựng (ví dụ: đổ bê tông tại chỗ, lắp ghép các cấu kiện bê tông đúc sẵn);

- Thi công móng (ví dụ: móng dải hay móng bè).

3.2. Các biện pháp thi công cụ thể có lưu ý xem xét đến các yếu tố, đặc biệt như:

- Khảo sát địa chất nền móng;

- Các quy định của cơ quan nhà nước;

- Các quy định và yêu cầu của chủ đầu tư.

3.3. Khi lựa chọn phương án có đặc biệt chú ý đến những tiêu chí:

- Mối tương quan chi phí - hiệu quả;

- Điều kiện để sau này có thể mở rộng hoặc thay đổi về sử dụng;

- Chi phí vận hành và duy tu bảo dưỡng cũng như các chi phí đi kèm khác;

- Bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ;

- Thời gian thi công khác nhau.

3.4. Có còn những băn khoăn về phương thức thi công, vật liệu xây dựng đã lựa chọn (về mặt kỹ thuật và kinh nghiệm có đảm bảo thực hiện được phương án đó hay không?).

3.5. Thiết kế phần khung chịu lực có kịp thời để có thể kiểm tra được tính kinh tế của thiết kế này (kiểm tra tính kinh tế của thiết kế khung dầm chịu lực)?

3.6. Những thay đổi thiết kế và những tác động của nó có được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kịp thời không?

3.7. Những bản vẽ thiết kế tương ứng với tiến độ thiết kế có được lập kịp thời và đầy đủ không? Có được phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền không?

4. Kế hoạch tiến độ

4.1 Có đặt ra cho dự án đó một kế hoạch tiến độ không? Có được xây dựng kịp thời không?

4.2 Kế hoạch tiến độ đó có phù hợp với quy mô, yêu cầu của dự án không; có thích hợp cho việc kịp thời chỉ ra những sai lệch để có những ứng phó cần thiết không?

4.3 Có theo dõi đầy đủ tất cả các hoạt động quan trọng đối với công tác thi công xây dựng và đã đặt ra những thời hạn cụ thể cho từng phần việc tách bạch không?

4.4 Những thời gian đặt ra cho từng hoạt động cụ thể, hoặc ấn định những thời hạn cuối cùng phải hoàn thành những công việc đó có được xác định một cách thực tế, trao đổi thống nhất với các cơ quan liên quan không?

4.5 Các đối tượng liên quan có biết về những hoạt động mà nếu nó bị chậm tiến độ thì sẽ có thể ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành của toàn bộ công trình không?

4.6 Những thời hạn đã dự kiến có được tuân thủ không?

4.7 Nếu câu trả lời là „không“, thì có phải là nguyên nhân nằm ở khâu lập kế hoạch tiến độ hay do ai chịu trách nhiệm về những chậm trễ đó?

4.8 Bên giao thầu đã rút ra những điều gì?

PHỤ LỤC III

DANH MỤC CÂU HỎI 02 –
GIAI ĐOẠN ĐẤU THẦU VÀ GIAO THẦU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04 /2013/QĐ-KTNN ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Mô tả công việc, mô tả thi công, danh mục công việc

1.1. Mô tả thi công và danh mục công việc có được xây dựng trên cơ sở thiết kế đã được phê duyệt, có đầy đủ không?

1.2. Nếu câu trả lời là “không” thì phải tìm hiểu xem điều đó đã gây ra những hệ quả tiêu cực gì?

1.3. Nội dung mô tả công việc (mô tả gói thầu) có được xây dựng một cách trung lập với tất cả các nhà thầu không? hoặc có đưa ra những thông tin đặc thù có lợi cho một nhà thầu nào đó không?

1.4. Có huy động sự tham gia của các nhà thầu tiềm năng không? có xuất hiện những lợi thế cạnh tranh đối với những nhà thầu đó hay không?

1.5. Nội dung giữa các phần của bản mô tả gói thầu có thống nhất với nhau không?

1.6. Bản mô tả nhiệm vụ thi công có đưa ra một cái nhìn bao quát về mục tiêu dự kiến của công việc xây dựng; có giới hạn những số liệu mang tính kỹ thuật không?

1.7. Bản mô tả khái quát nhiệm vụ thi công có đầy đủ, rõ ràng không, đặc biệt về:

- Mục đích của biện pháp xây dựng;

- Địa thế và địa chất của khu đất nơi xây dựng công trình;

- Những khả năng giao thông hiện có tới địa điểm xây dựng;

- Phương thức xây dựng và những phần việc quan trọng nhất của dự án;

- Những toà nhà và các công trình hiện đã có sẵn.

1.8 Bản mô tả khái quát nhiệm vụ thi công có dựa trên kết quả của việc nghiên cứu khảo sát địa chất công trình, việc khảo sát đó có đủ để đánh giá về địa chất, tỷ lệ nước và những ảnh hưởng môi trường có thể xẩy ra không?

1.9. Trong trường hợp một dự án xây dựng cần được thực hiện theo hai hay nhiều bước tách bạch với nhau, thì điều đó có được thể hiện trong bảng mô tả thi công hay không?

1.10. Bản mô tả xây dựng có bao gồm lưu ý về những quy định của cơ quan nhà nước, đặc biệt là những yêu cầu về kỹ thuật của chủ đầu tư không?

1.11. Danh mục công việc có tập hợp tất cả những hạng mục công việc đã được thể hiện trong bản thiết kế không?

1.12. Danh mục công việc có đưa ra những khả năng thay thế cho những mục cần có sự so sánh về giá cả không?

1.13 Trong bố cục danh mục công việc có lưu ý đến việc chỉ nhóm những công việc cùng thể loại vào cùng một mục hay không?

1.14. Có tiến hành một sự phân định rõ ràng với các mục của danh mục công việc, nhằm ngăn ngừa sự trùng lắp và khả năng tính toán kép có thể xẩy ra không?

1.15. Những công việc phải thực hiện có được mô tả rành mạch và tỉ mỉ hay không? (tới mức độ mà tất cả các nhà thầu có thể hiểu như nhau)

1.16. Những khối lượng nêu ra trong bản danh mục công việc có được tính toán một cách chuẩn xác và có nằm trong khuôn khổ mà bên giao thầu cho phép không?

1.17. Nguyên nhân của những chênh lệch nằm ở đâu và biện pháp đối phó với những chênh lệch đó là gì?

1.18. Các đơn vị tính khối lượng dùng cho các mục công việc có hợp lý cho việc tổng hợp và kiểm tra khối lượng trong giai đoạn quyết toán hay không?

2. Điều kiện hợp đồng

2.1. Các điều kiện hợp đồng đặt ra có tuân thủ nguyên tắc là: chỉ đưa vào trong hợp đồng những quy định có giá trị với tất cả các công việc đơn lẻ không?

2.2. Nội dung những điều kiện hợp đồng có vấn đề gì không rõ ràng và có mâu thuẫn không?

2.3. Những vấn đề không rõ ràng, mâu thuẫn đó có được phát hiện, khắc phục không? hoặc có gây ra những bất lợi nào đó cho bên giao hợp đồng không?

2.4. Trong điều kiện hợp đồng có đặt ra những yêu cầu về việc sử dụng nhân lực và sử dụng những trang thiết bị công trường hay không?

2.5. Hợp đồng có quy định một cách chặt chẽ, đầy đủ cách thức xử lý đối với những trường hợp gián đoạn công việc giữa chừng không?

2.6. Hợp đồng có đặt ra những điều kiện phạt cho trường hợp không tuân thủ thời hạn hoàn thành đã thoả thuận?

2.7. Mức phạt có được giới hạn và có đặt ra một mức trần không?

2.8. Trong những điều kiện hợp đồng, có mô tả rõ ràng tất cả những phương tiện cần thiết cho công tác thi công không? (ví dụ: điện và nước, liên quan đến vị trí: cách thức và những khả năng về thoát nước thải, rác thải)

2.9. Trong hợp đồng có điều chỉnh một cách cụ thể công việc giữ vệ sinh công trường, giải phóng rác thải và vật liệu xây dựng thải cũng như việc phân bổ gánh chịu chi phí không?

2.10. Trong các điều kiện hợp đồng có kêu gọi các nhà thầu đưa ra những kiến nghị giải pháp thay thế có thể nâng cao hiệu quả kinh tế không?

2.11. Những phụ lục kèm theo hợp đồng có quy định:

- Giao thầu các hạng mục công việc theo từng gói thầu giai đoạn;

- Bảo lãnh;

- Nghiệm thu;

- Nhật ký công trường;

- Bảo hành;

- Những sự cố cản trở và gián đoạn công việc xây dựng;

- Cách thức xử lý trong những trường hợp có bất đồng về thanh toán;

- Những quy định cho trường hợp quyết toán có sự trợ giúp của điện toán.

3. Mời thầu

3.1. Có những quy định, hướng dẫn về hồ sơ mời thầu không?

3.2. Những quy định này có hợp lý và có được tuân thủ không?

3.3. Những công việc đấu thầu có được thực hiện bởi những cơ quan có thẩm quyền không?

3.4. Khi mời thầu đã đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định chưa?

3.5. Nếu việc mời thầu đã được thực hiện trước, thì phải xem việc giải trình lý do có chính đáng không?

3.6. Trong việc lựa chọn nhà thầu (xét thầu) có đặc biệt chú ý xem xét những khía cạnh:

- Uy tín – mà trước hết là tính tin cậy và sự tuân thủ thời hạn;

- Vị trí của nhà thầu trên thị trường;

- Trình độ kỹ thuật, năng lực và chất lượng;

- Khoảng cách địa lý.

3.7. Trong trường hợp chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế, chủ đầu tư có liên tục thay đổi việc chỉ định nhà thầu hay không?

3.8. Có hiện tượng thông thầu giữa các nhà thầu với nhau hay không?

3.9. Có đặt ra những quy định nội bộ rằng sẽ lấy bao nhiêu bản chào thầu hay không?

3.10. Số lượng những bản chào thầu được yêu cầu có tương xứng với quy mô công việc hay không?

3.11. Trong trường hợp đấu thầu rộng rãi, chủ đầu tư có thông báo mời thầu rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định hiện hành không?

3.12. Lý do để bỏ qua việc lấy các bản chào thầu cạnh tranh có chính đáng không?

3.13. Tất cả các nhà thầu tham dự đấu thầu có được nhận hồ sơ mời thầu một cách đầy đủ, có cùng nội dung và cùng thời điểm không?

3.14. Các thông tin về gói thầu có cung cấp cho tất cả các nhà thầu một cách bình đẳng không?

3.15. Có lập danh sách theo dõi các nhà thầu tham gia đấu thầu không?

3.16. Tất cả các nhà thầu tham gia đấu thầu có được tham khảo bản vẽ, tham quan hiện trường để biết địa thế công trình, thể loại và quy mô những công việc phải thực hiện hay không?

3.17. Những điều kiện đã được đặt ra trong hồ sơ mời thầu liên quan đến nộp hồ sơ chào thầu, có được tuân thủ không?

3.18. Thời gian cho dành cho công việc xét thầu có thoả đáng không?

3.19. Việc bảo quản an toàn những bản chào thầu đã nhận tính đến thời điểm mở thầu có được thực hiện đúng quy định không?

3.20. Thời hạn nộp hồ sơ thầu và giao hợp đồng có thống nhất với kế hoạch tổng thể không?

4. Mở thầu, kiểm tra hồ sơ thầu và xét thầu

4.1 Những hồ sơ thầu đã được nộp đúng hạn có được mở bởi một bộ phận trung lập hay không?

4.2 Có tiến hành biện pháp an toàn (tiến hành ký từng trang hoặc đóng dấu giáp lai tất cả các trang hồ sơ thầu) nhằm tránh gian lận không?

4.3 Những kiến nghị đặc biệt được phép có được xem xét và tham khảo trong khi xét thầu không?

4.4 Có tiến hành lập biên bản mở thầu hay không và biên bản đó có đầy đủ chữ ký của những người tham dự cuộc mở thầu không?

4.5 Xử lý đối với những hồ sơ dự thầu nộp chậm ra sao?

4.6 Trong lúc kiểm tra hồ sơ, có kiểm tra tất cả những hồ sơ đã nộp không?

4.7 Những hồ sơ đã nộp có đầy đủ hay không?

4.8 Những hồ sơ thầu đã nộp có được xét thầu đúng quy định không?

4.9 Những mục mang tính lựa chọn, những chào thầu phụ, phần bổ sung và những kiến nghị sửa đổi về khía cạnh kinh tế và kỹ thuật có được kiểm tra đánh giá không?

4.10 Giá gói thầu có đảm bảo chính xác không?

4.11 Biểu giá dự thầu có phù hợp với hồ sơ mời thầu; có giá bất thường không?

4.12 Việc chỉnh lý sửa đổi hồ sơ dự thầu có đúng quy định không?

4.13 Có hiện tượng thông đồng giá không?

4.14 Cuộc đấu thầu có bị huỷ không? Nếu huỷ, thì có lý do không và có ghi chép để chứng minh không?

4.15 Trước khi quyết định giao hợp đồng có tiến hành thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu không?

4.16 Những tính toán kết cấu hoặc bản vẽ thiết kế do nhà thầu cung cấp có được kiểm tra về mặt kỹ thuật và tính kinh tế không?

4.17 Có lý do đầy đủ và xác đáng đối với những trường hợp loại bỏ nhà thầu hoặc huỷ đấu thầu không?

4.18 Có lưu giữ những bản chào thầu không được xét thầu hay không?

5. Đàm phán hợp đồng

5.2. Có tiến hành đàm phán hợp đồng không?

5.3. Trong đàm phán hợp đồng về giá cả, điều kiện hợp đồng, những vấn đề kỹ thuật ... có đảm bảo nguyên tắc đối xử bình đẳng với tất cả những nhà thầu có khả năng trúng thầu không?

5.4. Những ghi chép theo dõi các cuộc đàm phán hợp đồng có đầy đủ không? và những điều chỉnh khác với những quy định trong hồ sơ mời thầu có hợp lý không?

6. Giao thầu và ký hợp đồng

6.1 Trong hợp đồng có quy định thời hạn thanh toán không?

6.2 Hợp đồng ký kết có đúng những yêu cầu đã được phê duyệt không?

6.3 Có giải trình bằng văn bản lý do tại sao đã lựa chọn nhà thầu không chào giá thấp nhất không?

6.4 Có đầy đủ tài liệu để chứng minh việc quyết định nhà thầu được chọn là hợp lý không?

6.5 Tài liệu hợp đồng có chứa đựng đầy đủ những thoả thuận đã được hai bên thống nhất không?

6.6 Hợp đồng có được giao bởi những cá nhân và cơ quan có thẩm quyền không?

6.7 Có quy định để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc “chỉ thực hiện một công việc nào đó sau khi có thoả thuận bằng văn bản“ không?

6.8 Có chia nhỏ gói thầu để lách quy định về thẩm quyền phê duyệt và thẩm quyền ký hợp đồng hay không?

6.9 Nếu trong hợp đồng không điều chỉnh thời hạn bắt buộc về tiến độ thi

công, thì có được thoả thuận với nhà thầu thông qua văn bản giao nhiệm vụ không?

6.10 Có giao hợp đồng cho nhà thầu có chào thầu hợp lý nhất về tính kinh tế, tính kỹ thuật và chất lượng không?

6.11 Hợp đồng có được soạn thảo theo đúng mẫu quy định hay không?

7. Điều chỉnh hợp đồng

7.2. Lý do dẫn đến sự cần thiết phải có những điều chỉnh hợp đồng và hợp đồng bổ sung là gì? có xác đáng không?

7.3. Có thể nhìn thấy trước khả năng xẩy ra những điều chỉnh hợp đồng, hợp đồng bổ sung đó không?

7.4. Những điều chỉnh hợp đồng có cần thiết phải đàm phán lại về giá cả và thoả thuận bằng văn bản không?

7.5. Có sớm thoả thuận về giá cả cho những công việc điều chỉnh, bổ sung không? hay đến khi đã thực hiện xong những công việc này thì mới thoả thuận giá cả?

7.6. Có kiểm tra tính hợp lý về giá cả của những phần điều chỉnh, bổ sung hợp đồng không?

7.7. Những phần điều chỉnh, bổ sung hợp đồng có được đánh số liên tục không và có sắp xếp đúng vào những hạng mục xây dựng tương ứng không?

7.8. Những hợp đồng điều chỉnh, bổ sung có dẫn đến những thay đổi kế hoạch thời gian và kế hoạch thanh toán không?

7.9. Có quan tâm đúng mức tới những vấn đề phải điều chỉnh, bổ sung không?

7.10. Việc điều chỉnh hợp đồng có tuân thủ các điều kiện trong hợp đồng; có phù hợp với các quy định pháp luật về điều chỉnh hợp đồng, điều chỉnh giá.

PHỤ LỤC IV

DANH MỤC CÂU HỎI 03 –
GIAI ĐOẠN THI CÔNG, GIÁM SÁT THI CÔNG VÀ NGHIỆM THU CÔNG TRÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04 /2013/QĐ-KTNN ngày 05 tháng 4 năm 2013 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Thi công

1.1. Khi khởi công công trình đã đầy đủ các thủ tục:

- Giấy phép xây dựng,

- Các bản vẽ thiết kế thi công và danh mục công việc

- Các quy định điều kiện ràng buộc khác của nhà nước

1.2. Nhà thầu có huy động đủ máy móc, thiết bị và năng lực theo cam kết trong hồ sơ dự thầu?

1.3. Những công việc có được thực hiện đúng khối lượng, quy mô và đảm bảo chất lượng quy định hay không?

1.4. Vật tư đưa vào công trình có đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của dự án?

1.5. Việc chậm tiến độ có những nguyên nhân nào?

1.6. Có tiến hành lập các bản vẽ hoàn công đúng với thực tế thi công không?

2. Điều chỉnh thi công

Có những điều chỉnh thi công không và lý do tại sao?

Có ghi chép giải trình một cách đầy đủ về những lý do dẫn đến những điều chỉnh không? Có sự phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện những điều chỉnh đó không?

Có thông báo một cách đầy đủ những thay đổi về chi phí của những điều chỉnh không?

Trong trường hợp phải cấp thiết điều chỉnh do yêu cầu của bộ phận giám sát thi công mà chưa kịp phê duyệt, thì những điều chỉnh đó có được giải trình đầy đủ không? Và có được trình kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt bổ sung không?

Việc quyết toán các khối lượng bổ sung, thay đổi thiết kế có đầy đủ thủ tục và thực hiện đúng quy định không?

3. Giám sát thi công

3.1 Có bố trí đủ nhân sự cho công tác giám sát thi công công trình không?

3.2 Bộ phận giám sát thi công của bên giao hợp đồng có kiểm tra chủng loại và chất lượng vật liệu một cách liên tục không?

3.3 Có theo dõi, ghi chép những sai sót đã được phát hiện trong quá trình thi công không? Có tiến hành yêu cầu bên nhà thầu khắc phục những sai sót đó không?

3.4 Sai sót có được khắc phục đúng yêu cầu, thời hạn và có được theo dõi, ghi chép không?

3.5 Việc sử dụng nhân lực, vật liệu và máy móc có được kiểm soát và ghi chép đầy đủ để phục vụ cho công việc quyết toán về sau được hợp lệ không?

3.6 Bản vẽ hoàn công có phản ánh đầy đủ những điều chỉnh để quyết toán không?

3.7 Những phần việc che khuất có được nghiệm thu đầy đủ trước khi thực hiện các phần việc khác không?

4. Giám sát thời hạn thực hiện

4.1 Chủ đầu tư có hoàn thành kịp thời những phần việc sau đây không?

- Cung cấp những tài liệu cần thiết cho công tác thi công;

- Đặt ra những mục tiêu chính và ấn định những cao điểm;

- Bố trí mặt bằng xây dựng và các đường giao thông;

- Điều phối các công ty bằng việc đặt ra thời hạn.

4.2 Nhà thầu có tập kết và huy động đầy đủ nhân lực, vật liệu và máy móc thiết bị cần thiết đáp ứng yêu cầu thi công không?

4.3 Có giám sát chặt chẽ việc tuân thủ những thời hạn đặt ra trong hợp đồng không? Những thời hạn đó có được tuân thủ không?

4.4 Những sự cố làm gián đoạn thi công và nhưng chỉ thị của bộ phận giám sát thi công có được theo dõi ghi chép đầy đủ không?

4.5 Có xẩy ra chậm tiến độ hay không? Ai là người chịu trách nhiệm về điều đó?

4.6 Nhà thầu có yêu cầu thanh toán thêm do chậm tiến độ thuộc lỗi của chủ đầu tư không và nếu có thì có thoả đáng hay không?

4.7 Trong trường hợp để các hạng mục đơn lẻ không hoàn thành tiến độ thì có biện pháp bảo đảm tiến độ của tổng thể công trình không? Điều đó có làm tăng chi phí không? Chi phí tăng thêm này có được quy trách nhiệm cho bên gây ra sự chậm trễ phải chịu không?

4.8 Nếu việc không hoàn thành tiến độ thuộc trách nhiệm của nhà thầu thì có gia hạn cho nhà thầu một thời hạn thích hợp để hoàn thành hợp đồng và có yêu cầu họ thực hiện những thoả thuận liên quan không?

4.9 Thời hạn điều chỉnh, bổ sung thi công có hợp lý và có tiến hành ngay những điều chỉnh cần thiết trong kế hoạch tiến độ không?

4.10 Có thông tin đầy đủ và kịp thời cho những bộ phận liên quan về những thời hạn đã hoặc sẽ xẩy ra và có thoả thuận lại những thời hạn mới có tính ràng buộc không?

5. Nghiệm thu

5.1 Có tiến hành nghiệm thu hay không?

5.2 Những văn bản nghiệm thu có đầy đủ những nội dung cần thiết và chữ ký của những người có trách nhiệm không?

5.3 Thời hạn đặt ra cho việc khắc phục những sai sót đã phát hiện trong quá trình nghiệm thu có thoả đáng không?

5.4 Có đủ chứng chỉ kiểm định cần thiết và những xác nhận nghiệm thu của cơ quan nhà nước không, ví dụ:

- Chứng chỉ thí nghiệm vật liệu;

- Biên bản nghiệm thu cốt thép;

5.5 Khi nghiệm thu có sự tham gia của các nhà chuyên môn không?

5.6 Giá trị quyết toán của các hạng mục công trình có được tổng hợp chính xác và có phù hợp với những biên bản nghiệm thu không?

5.7 Nếu những sai sót không thể khắc phục được hoặc khắc phục thì phải tốn kém chi phí tới mức không tương xứng, thì có thoả thuận về việc giảm thanh toán không và mức giảm có thoả đáng không?

5.8 Trong trường hợp nhà thầu không chịu khắc phục những sai sót, thì có sử dụng đến tất cả các biện pháp xử lý không?

5.9 Có hạng mục công việc nào có khiếm khuyết mà vẫn được chủ đầu tư nghiệm thu không? Những khiếm khuyết đó có phải xuất phát từ những sai sót của bên giao thầu không (ví dụ: từ bản mô tả thầu không đầy đủ hoặc từ những chỉ đạo không đúng chuyên môn của bên giao thầu) không?

5.10 Tỷ lệ sai sót có được xác định một cách rõ ràng, đúng đối tượng chịu trách nhiệm không?

5.11 Nếu không tiến hành nghiệm thu thì lý do là gì và có gây thiệt hại cho chủ đầu tư không?

5.12 Có lập các danh mục bảo hành kèm thời hạn bảo hành cho tất cả các hạng mục công trình và thông báo cho các nhà thầu không?

5.13 Có tiến hành kiểm tra các công trình trước khi kết thúc thời hạn bảo hành không?

Tiếng Anh (English)

STATE AUDIT AGENCY --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 04/2013/QD-KTNN	Hanoi, April 05^th 2013

DECISION

ISSUING THE PROCEDURE FOR AUDITING CONSTRUCTION PROJECTS

STATE AUDITOR GENERAL

Pursuant to the Law on State audit;

Pursuant to the Law on State budget;

Pursuant to the Law on Construction;

Pursuant to the Law on Promulgation of legal documents 2008;

Pursuant to the Decision No. 02/2008/QD-KTNN dated February 15^th 2008 of the State Auditor General, issuing the Regulation on compilation, appraisal, and issuance of legal documents of State Audit Agency;

Pursuant to the Decision No. 02/2009/QD-KTNN dated April 07^th 2009 of the State Auditor General, amending the Regulation on compilation, appraisal, and issuance of legal documents of State Audit Agency;

...

...

...

At the request of the Chief Auditor of Sector IV, the Director of the Legal Department, the Director of the Department of Policies and Audit Quality Control,

DECIDES:

Article 1. Issuing the procedure for auditing construction projects together with this Decision.

Article 2. This Decision comes into force after 45 days from the day on which it is signed and supersedes the Decision No. 03/2012/QD-KTNN dated April 04^th 2012 of state-owned corporations, issuing the Procedure of construction projects.

Article 3. Heads of units affiliated to State Audit Agency, organizations and individuals involved are responsible for the implementation of this Decision./.

STATE AUDITOR GENERAL




Dinh Tien Dung

...

...

...

FOR AUDITING CONSTRUCTION PROJECTS
(Promulgated together with Pursuant to the Decision No. 04 /2013/QD-KTNN dated April 05^th 2013 of the State Auditor General)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation

1. The Procedure for auditing construction projects (hereinafter referred to as projects) specifies the order, contents, and formalities of a construction project audit, including:

a) Prepare for the audit;

b) Begin the audit;

c) Make and send the audit report;

d) Inspect the fulfillment of auditors’ requests.

...

...

...

Article 2. Subjects of application

The Procedure for auditing construction projects is applicable to the units affiliated to State Audit Agency that audit construction projects. When auditing a construction project, the auditors and involved units shall comply with the audit procedures of State Audit Agency and this Procedure. Auditors shall specify the contents to suit the nature of projects on a case-by-case basis.

Chapter II

PREPARATION

Section 1. SURVEYING, COLLECTING INFORMATION ABOUT THE CONSTRUCTION PROJECT AND THE AUDITED UNIT

Article 3. Information collection

1. Necessary information about a construction project:

a) The name of the construction project, its necessity, purposes, scale; location; intended and actual commencement date, completion date;

b) The investor, representative of the investor (if any); governing body of the investor; decision on investment, consultancy units, building and supplying contractors;

...

...

...

d) Form of contract;

dd) Modality of contractor selection;

e) Settlement reports: the settlement report on the settlement of the finished project; final report on capital settlement according to finished work items and works; report on capital by year, report on finished works by the surveying time (for projects under construction);

g) Capital: total number, building cost, equipment cost, compensation and resettlement cost, management cost, consultancy cost, other costs; provided capital, advanced payments from the commencement to the transfer, annual settlement, or surveying time (total number, building cost, equipment cost, other costs, etc.);

h) Compensation and resettlement: Units in charge, management modality; funding; approved amount, paid amount; contents of compensation and resettlement, etc.;

i) The making and retention of project documents during the execution, the making and retention of as-built dossiers;

k) The system of legal documents related to the management and execution of the project;

l) Information about the language used in the project if it is participated by foreign parties;

m) The changes during the execution of the project that significantly affect the project (scale, design, approved estimates, changing order, etc.); changes in policies of the state relating the project management; advantages and disadvantages during the execution of the project;

...

...

...

2. Necessary information about the internal management system, including:

a) Internal management environment: the organizational structure of the operational apparatus, controlling apparatus, the functions, tasks, and managerial capability of the management board and specialized departments such as technical department, planning department, finance and accounting department, etc. ; Characteristics of the management board; the management modality; the objective and subjective difficulties and advantages relating to the project; internal policies and regulation on technical supervision, assessment, payment and settlement; finance, accounting; consultancy units and the units in charge of compensation and resettlement;

b) The controlling activities and controlling formalities: the implementation of managerial regulations on technical supervision, assessment, payment and settlement; finance, accounting, etc.;

c) Accounting: the applicable accounting regime; accounting mechanism, accounting organization (systems of documents, accounts, accounting books, and accounting reports);

d) Internal inspection and audit: the information collected from the internal inspection and audit; the implementation and settlement according to requests of internal inspectors and auditors;

3. For construction projects subject to periodic audits, survey shall be conducted only for the first time. Any additional information shall be provided in subsequent audits.

Article 4. Information sources and information collection methods

1. Information from the project management board

a) Information collected by studying documents: investment formalities relating to the project from preparation, execution, completion, transfer, and operation; the documents relating to the organizational structure; loan agreements and guidance of sponsors; inspection and audit reports (if any), etc.

...

...

...

c) Information from reports on the project execution.

2. Information external sources (where it is necessary and the management board fails to provide adequate information for audit planning), including:

a) The governing body: information about the capital sources, actual capital , and management mechanism of the governing body;

b) The capital provider and capital release at State Treasuries;

c) The authorities that conduct inspections and audits previously: written conclusions and reports;

d) Mass media: articles about the project and other documents;

dd) Other units (if any).

3. Information collection methods

a) Send a written request for information and documents according to the survey outline to the management board.

...

...

...

c) Update and assess documents of previous audits.

d) Hold direct interviews and discussions.

dd) Observe and survey.

Section 2. ASSESSMENT OF INFORMATION COLLECTED AND INTERNAL MANAGEMENT SYSTEMS OF AUDITED UNITS, DETERMINATION OF AUDIT OBJECTIVES AND RISKS

Article 5. Assessment of information collected and the internal management system

1. Characteristics of the management board: establishment date, experience of project management; full-time or part-time.

2. Project management modality: the project is directly management by the investor or by a hired advisory organization.

3. Assignments and tasks of departments within the unit: the transparency, rationality, and mutual control mechanism.

4. Qualifications of managers.

...

...

...

6. Assessment of consultancy units.

7. Assessment of capability of units in charge of compensation and resettlement.

8. Difficulties and advantages; objective and subjective reasons relating to the project; the changes in personnel of the management board.

Article 6. Determination of audit foci

1. The audit objectives shall be determined based on the scale, nature, and characteristics of the project in order to assess the investment formalities, progress, quality, investment, and prices of the project.

2. The project audit objectives shall be determined according to each audited object and selected among the audited objects such as:

a) The compliance with planning approved by competent authorities, the necessity of the project;

b) The compliance with the investment formalities;

c) The compensation and resettlement;

...

...

...

dd) The consultancy cost, project management costs, and other costs;

e) The profitability, efficiency, and accomplishment of the project;

g) Other issues (if any).

Article 7. Assessment of audit risks

1. Potential risks

a) The works where fraud and mistakes are likely (especially hidden works)

b) The price lists are made during a transitional period in over which policies of the State on construction management relating to the projects are changed; special prices; the application of limits not announced by the Ministry of Construction.

c) The issues about compensation and resettlement; impact of the environment, the degeneration of the construction, etc.

d) The scale of the project is large and its items are complicated.

...

...

...

e) Prices and quality of supplies, materials, and equipment imported.

g) The compliance with planning of the project.

2. Controlled risks

a) The operational mechanism of the management board is still inappropriate; the capability of the management board is limited.

d) The changes in policies.

c) Arising workload due to changes in the design or adjustment during the execution, non-contractual prices and workloads.

d) Changes in prices and contracts; inflation relating to multiple currencies; inflation due to slow progress.

dd) Irrationalities of previous audits and inspections, systematic errors that have not been resolved (if any).

e) Manifest issues during the project management, including accounting and financial management.

...

...

...

h) Confusing management.

i) Other issues (if any).

3. Assessment of risk

Based on the analysis of the internal management system and information about the project as prescribed in Article 5 of this Procedure, the risks of each issue shall be assessed according to the types of risks (potential risks, controlled risks) and levels of risks (high, medium, low).

Section 3. PLANING PROJECT AUDITS

Article 8. Audit targets

Specific targets are determined based on general targets of State Audit Agency, survey results and requirements of each audit.

Article 9. Audit contents

Auditors shall decide the audit contents on a case-by-case basis. A construction project audit usually includes the following contents:

...

...

...

2. Auditing the quality control and progress of the project;

3. Auditing the settlement report on the settlement of the finished project settlement or capital settlement according to finished work items and works; report on capital by year, report on finished works by the auditing time (for projects under construction);

4. Auditing the profitability, efficiency and accomplishment of the project.

Article 10. Subjects, range, limits, and location of audit

1. Subjects of audit: the project and project management works.

2. Range of audit

a) Audited period.

b) Audited units: the investor, investor’s governing body, investor’s representative (the management board), and relevant managerial units.

c) The works of each audited contents.

...

...

...

4. Location of audit: at the audited unit or the head office of State Audit Agency (if possible).

Article 11. Determination of criteria for assessing the profitability, efficiency and accomplishment of the project

Depending on each project, auditors may assess the profitability or efficiency or accomplishment of the project or all of them, and determine the assessment criteria. The profitability, efficiency and accomplishment of a project are usually assessed based on the following criteria:

1. Amount of wasted money because the construction is not conformable with planning; the scale, class, and purposes of the construction are not correctly identified;

2. Unreasonable increases in costs due to improper level of total investment and inappropriate selection of building materials and technologies;

3. Increases in costs due to mistakes during surveys (topographical, geological, hydrography surveys), project planning, and project execution;

4. Increase in costs due to prolonged period of planning and examining the project;

5. Unreasonable increases in costs due to inappropriate plan for land clearance and resettlement;

6. Unreasonable increases in costs due to the scale, standards, solutions, materials, design (architecture, structure, infrastructure, etc.) that are not suitable for the fundamental design of the approved project;

...

...

...

8. Unreasonable increases in costs due to incorrect prices of bid packages and incorrect selection of contractors;

9. Unreasonable increases in costs due to mistakes in negotiation and contract conclusion;

10. Unreasonable increases in costs due to mistakes in the management of contractual construction progress and quality;

11. Increases in costs due to mistakes in final assessment and payment for finished works;

12. Assess the influence of the project on poverty reduction, employment generation, environmental improvement, easier access to medical, educational, and credit services, access to political, economic centers, shift in economic and employment structure based on the statistics on socio-economic growth after the project is finished.

13. The wasted amount of money because the finished construction fails to serve intended purposes;

14. Comparison of living conditions of people in new residences and those in the old ones;

15. The feasibility of environmental impact assessment and requirements of National defense and security; impacts on the environment and life of the community in the area within which the project is located;

16. The degree of achievement of each specific target of the project by comparing the actual achievements with the approved targets.

...

...

...

Apart from the methods in the Audit Procedure of State Audit Agency, project audits should focus on field inspection and consultation with experts.

Article 13. Other contents of an audit plan

The regulations on the audit period; audit personnel; funding, and material conditions necessary for the audit shall comply with the Audit Procedure of State Audit Agency.

Chapter III

AUDITING THE COMPLIANCE WITH LAW, THE PROJECT MANAGEMENT REGIME, THE ACCOUNTING AND FINANCIAL REGIME

Section 1. AUDITTING THE MAKING, APPRAISAL, AND APPROVAL OF PROJECTS

Article 14. Basis for auditing the making, appraisal, and approval of projects

1. Legal basis:

a) The Law on Construction, the Law on Investment, and relevant legislative documents.

...

...

...

2. Project dossier

a) Decisions on relevant planning; the agreement signed with creditors.

b) Reports on investment in the project or economic-technical reports and decisions made by competent authorities to on the permission for making investment in the construction.

c) The Decision to assign tasks to the investor and to establish the project management board, the contract for project management consultancy (if any).

d) Annual plans for investment preparation delegated by competent authorities; approved funding estimate.

dd) Contracts to investigate, survey, and advise on making reports on investment or economic-technical reports.

e) Business licenses of units in charge of performing the contracts to investigate, survey, and advise on making reports on investment in the project or economic-technical reports.

g) The written assessment and approval of the project or economic – technical reports; the record on final assessment and document handover.

h) Other documents.

...

...

...

1. The suitability of the project with approved planning. For adjusted projects, it is necessary to inspect the basis and conformity of such adjustments with the Law on Construction, the Law on Investment, and relevant regulations.

2. Authority of the organization that decides the investment: find out whether the decision to invest is made intra vires.

3. Authority of the organization that appraises the report on investment in the project or economic-technical report.

4. Capability of consultancy units: inspect the conformity of the Business licenses of the consultancy units with the project being worked with; inspect the Licenses of participants in the project.

5. The compliance to investment procedures: the report on investment in the project or economic-technical report shall be made, appraised, and approved in accordance with the regulations on procedure, time, and contents.

6. The adequacy and conformity of the fundamental design documents with the policies and targets of the investment, the survey results, and approved planning.

7. The basis of the total investment calculation; and the legitimacy of the method of total investment calculation.

Section 2. PROJECT EXECUTION AUDITING

Article 16. Basis for project execution auditing

...

...

...

2. Compensation and resettlement documents.

3. Contractor selection documents:

a) The bidding plan, invitation to bid, bidding documents, decision to approve the bidding result enclosed with the report on rankings of contractors made by the investor (if a bidding is held).

b) Written requests, appraisals, and approval, written suggestions and decisions to appoint contractors (for limited biddings and competitive offering)

4. The License for construction (where the License for construction is compulsory), License for resource extraction (if the project requires resource extraction).

5. The contract negotiation record, economic contracts and appendices thereto, records on finalization of contracts for building, installation, equipment procurement, and other costs.

6. Annual investment plans.

7. Construction quality control documents: as-built drawing, construction diary, final assessment documents, etc.; payment documents.

8. Regulations on price management, progress, quality, payment and settlement.

...

...

...

Article 17. Contents of project execution auditing

1. The legitimacy of participants in the project execution (survey, design, consultancy, construction, etc. with legal status, licenses)

2. The compliance of the design with the standards approved by competent authorities; the authority of appraising agencies (design, estimate, and payment); authority of agencies that approve the survey, design, estimate outline, or that issue licenses, etc.

3. The compliance with procedure such as the order of construction design according to defined steps; design and estimate documents that must be assessed before approval; conditions of commencing the construction; other regulations (if any).

4. Inspect the contents of documents on investment procedures. Comparison of the scale, level, and targets with other predominant documents and procedure of the project that have been issued, such as:

a) The scale, technologies, output, class, building standards of subsequent design steps must be conformable with previous steps that have been approved;

b) The construction estimate must not exceed the total investment;

c) The contracts must comply with the Law on Construction, the Law on Investment, and relevant legislative documents.

d) Inspect contract finalization procedures.

...

...

...

6. Inspect the value of construction estimate: the volume of building and installation must be consistent with the design; the limits, prices, and surcharges must comply with regulations. Inspect the procedure and authority and adjusting estimates.

7. Annual investment plans must comply with the regulations on conditions for planning and authority to set targets.

8. The procedure for construction price management and payment, the compilation and approval of price lists must comply with regulations.

9. Inspect the conformity of changes in the design, arising works with the regulations, bidding documents, and contracts.

10. Inspect the compliance with regulations on compensation and resettlement:

a) The composition of the Compensation and Resettlement Council;

b) The rates of compensation and support decided by provincial People’s Committees;

c) The making, verification, and approval for compensation and resettlement plans;

d) Inspect the competent authority’s certification of status map, technical documents of land, etc. made by consultancy units;

...

...

...

e) Inspect the arrangement of resettlement houses.

Section 3. AUDITING FINAL ASSESSMENT, PAYMENT, AND COMMENCEMENT OF OPERATION

Article 18. Bases for auditing final assessment, payment, and commencement of operation

1. The Law on Construction and relevant legislative documents.

2. The records on the final assessment of works, parts, stages, items or the whole project; the quality control documents (testing input materials; inspecting quality of the whole project, etc.).

3. The as-built drawing, the report on result of the project (if any), construction warranty documents, and warranty provided by building units, etc.

4. Reports on settlement of the finished project, report on capital settlement according to finished works; reports on value of finished works.

Article 19. Contents of auditing final assessment, payment, and commencement of operation

1. Final assessment documents: inspect records on final assessment of works, parts, stages, items and the whole project.

...

...

...

3. Inspect the reports on finished project payment, report on capital settlement according to finished works; reports on value of finished works.

4. The use of assets and construction after the transfer.

Section 4. AUDITING THE COMPLIANCE WITH ACCOUNTING AND FINANCIAL REGIME OF THE STATE

Article 20. Auditing the financial management

1. Audit the management and use of investment sources of the project: capital from the State budget, loans, and other capitals.

2. Audit the compliance with regulations on regular expenditures of the project management board.

3. Inspect the conformity with procedures for capital release and payment; inspect the compliance with payment procedures based on the contracts and regulations.

4. Inspect the compliance with regulations on other costs of the project.

5. Inspect the management, purchase, use, and liquidation of assets.

...

...

...

Article 21. Auditing accounting works

1. The comparison of debts and payments of the investor and their representatives with those of contractors, suppliers, and creditors.

2. The accounting mechanism of the project management board: the organization and management of accounting of capital sources and costs of the audited project. The distribution of general costs (management cost, consultancy cost, payment fees, etc.).

3. The compliance of the investor with the accounting regime in terms of accounting documents, accounting books, accounts, settlement reports, and financial statements.

Chapter IV

AUDITING QUALITY CONTROL AND PROGRESS OF PROJECTS

Article 22. Auditing the quality control

1. Bases for auditing

a) The Law on Construction and relevant legislative documents; relevant procedures and standards.

...

...

...

c) Documents on construction quality: documents on survey, design, construction quality, etc.

d) Contract documents.

dd) As-built documents.

2. Audit contents

Based on the result of auditing the compliance with legislative documents on project management, based on the legislative documents on construction quality control, based on the result of field inspection and assessment to assess the quality of each stages of the project execution and of the whole project. In particular:

a) Assessment of the quality of project planning: the conformity with planning, investment demand, investment scale, selection of designs and technological lines, etc.;

b) Assessment of the survey quality: inspect the conformity with survey purposes, survey methods, applicable survey standards, survey supervision of contractors and the investor together with the contents of the survey report, etc.;

c) Assessment of the design quality: the conformity with design purposes, survey result, design standards, the transparency, rationality, accuracy, and adequacy of the design in order to serve the estimate making and building;

d) Assessment of the building quality: inspect the supervision of building quality of contractors; inspect the supervision of building quality and final assessment of the construction of the investor; inspect the designer supervision of construction designers; inspect the compliance with the certificate of bearing safety and certificate of quality of the construction; inspect the conformity of warranty and maintenance as prescribed;

...

...

...

Article 23. Auditing the progress management

1. Bases for auditing

a) The Law on Construction, the Law on Investment, and relevant legislative documents.

b) Decisions of competent authorities to permit the construction of the project.

c) Invitations for bid and bidding documents.

d) Construction quality documents.

dd) Documents on contracts, arising documents, and documents on contract extensions.

e) As-built documents.

2. Audit contents

...

...

...

b) The lateness of the project compared to the initial plan.

c) Determine objective and subjective reasons for the lateness and contract extension; the entitlement to decide the contract extension.

d) Assess the solutions of the investor for such lateness.

dd) Suggest penalties for violations

Chapter V

AUDITING CAPITAL SETTLEMENT

Section 1. AUDITING CAPITAL SOURCES

Article 24. Basis for auditing capital sources

1. The Law on State Budget, the Law on Construction and relevant legislative documents.

...

...

...

3. Decision to approve the project investment.

4. The accounting and financial management regime of the State.

Article 25. Contents of capital sources audit

1. Inspect the release and payment of capital; inspect the adequacy of invested capital: invoices, accounting books; compare the amount of capital that was provided, loaned, or paid to the investor with the numbers provided by corresponding capital providers, creditors, and payers; inspect the exchange rates of capital in foreign currencies according to the exchange rates at that time.

2. Inspect the legitimacy of capital sources; inspect the settlement of capital sources by State budget fiscal year

3. Inspect the conformity of the use of capital sources with the decisions to invest of competent authorities.

Section 2. AUDITING COSTS

Article 26. Bases for auditing costs

1. The Law on Construction, the Law on Investment, and relevant legislative documents.

...

...

...

3. Documents provided by the unit about the survey, design drawing, estimate, contracts, final assessment record, as-built drawing, settlement A – B, etc.; cadastral documents, compensation and resettlement documents, and relevant documents.

Article 27. Bases for auditing costs

1. Auditing building cost

Auditors shall study documents, design drawings, as-built drawings, and relevant documents, carefully examine the works were duplication is likely.

a) Field inspection: carry out overall inspection of the construction volume, quality, technique, and aesthetic; inspect some works and items by measuring and counting; inspect the specifications, standards of materials; use instrument to examine the consistency of the actual construction with the as-built drawing, final assessment record, and building diary; inspect the location, topography, and geology of the construction to determine the conditions for applying transport coefficients and distance on paper and in reality. The inspection of works under construction, it is necessary to inspect hidden works (if possible) before proceeding other works.

b) Inspect the calculation of workloads and imposition of building prices when making payments: the design basis, as-built drawing, technical assessment records, building diary, fiend inspection result in comparison to payment figures; inspect building prices when making payment for finished works on a case-by-case basis depending on the modality of the building contract; the legitimacy of changes in the design and materials during the construction that cause final prices to changes in comparison with the successful bids; the imposition of construction surcharges in each stage such as general expense, taxable income and VAT; for the costs that arise and inflation, audits are carried out according to terms in contracts and relevant documents.

2. Auditing equipment cost

a) Inspect relevant documents: compare the categories, technical standards, and origins of technical equipment and parts attached thereto and other equipment with contracts and requirements of the invitation for bid; inspect equipment prices: consider documents on bid procurement, sale contracts, original invoices or their certified true copies of the equipment purchased at home or imported; the application of exchange rates (for equipment purchased in foreign currencies); the costs of transport, storage, maintenance, and processing such as transport and unloading costs according to prescribed charges, costs of storage, maintenance and processing of equipment according to approved estimates, contracts, assessments, etc. (for equipment purchased by the investor himself); foreign contractor withholding tax on projects participated by foreign contractors.

b) Inspect some equipment on the sport to determine the presence of assets, categories, technical standards, origins of technological equipment and parts attached thereto and other equipment.

...

...

...

a) Auditing groups of costs according to limits: auditing based on the prescribed limits, ratios, and terms of contracts.

b) Auditing direct groups of costs according to approved estimates: inspect the calculation, examination, and appraisal of estimates; the settlement of costs.

c) Audit the costs of compensation and resettlement: the legitimacy and adequacy of compensation and resettlement documents, the formulation and approval of compensation and resettlement plan; determine the area and origin of compensated land based on compensation and resettlement documents, cadastral documents together with field inspection; estimates­ of works on compensated land; the rates of compensation for land, crops, and works on land according to the State’s policies in each period; the value of resettlement works and constructions serving the compensation (if any).

d) Auditing the project management expense: base on relevant invoices and documents to inspect the legitimacy of project management expenses; compare the expenditures with estimates approved by competent authorities; compare actual costs with prescribed limits; the purchase, management, and use of assets.

If a project management board simultaneously manages multiple projects without monitoring details of each project: compare the distribution of project management cost of each project with the ratios and limits prescribed by the State.

Section 3. AUDITING COSTS INCLUDED IN PROJECT VALUE

Article 28. Bases for auditing costs included in project value

1. The Law on Construction and relevant legislative documents.

2. Payment documents and approvals of competent authorities.

...

...

...

4. Written determination of damage and decision on cancellation of competent authorities.

Article 29. Contents of audits of costs included in project value

1. Costs included in project value are determined by deducting the costs not being included in project value from the post-audit costs.

2. The determination of costs not being included in project value are based on damage assessments (asset inventory and damage assessment carried out by the Internal Inventory Council); compare them with the volume of finished works; inspect the legitimacy of the decision on cancellation; inspect the bases for calculating the cancelled works (works, prices, etc.).

Section 4. AUDITING VALUES OF TRANSFERRED ASSETS

Article 30. Bases for auditing values of transferred assets

1. The Law on Construction and relevant legislative documents.

2. Payment documents and approvals of competent authorities.

3. Results of audits of investment in each work every year.

...

...

...

5. The price floor and polices of the State at the transferring time.

6. Documents providing guidance on converting building costs into the price floor at the transferring time.

Article 31. Bases for auditing values of transferred assets

1. Inspect the list of assets transferred to managers, including fixed assets and current assets.

2. Inspect the conversion of costs into the price floor at the transferring time under the guidance of the Ministry of Construction: inspect the summarization of costs in each year; the determination of conversion factors; the calculation and summarization of converted costs.

3. Inspect the accuracy of the classification of fixed assets and current assets transferred. Detect incorrect classification of fixed assets and current assets.

4. Inspect the legitimacy of assets transferred to users and their purposes: the costs used for calculating price conversion and handing over to users are the audited costs that have unreasonable costs eliminated, are supplemented, or receive costs from other projects; a finished project may be transferred to multiple users.

Where the project management board fails to keep managing assets (belonging to the projects, not completely depreciated or liquidated) that are used for their operation, such assets are not included in the transferred value.

Section 5. AUDITING DEBTS, REMAINING MATERIALS AND EQUIPMENT

...

...

...

1. Decisions on asset transfer.

2. Accounting books of supplies, assets, debs, and relevant documents.

3. Asset inventory records and debt comparisons.

4. Policies of the State on handling assets after the project is finished.

5. Documents on liquidation and sale of assets.

Article 33. Audits of debts, remaining materials and equipment

1. Auditing debts payable: inspect the amount payable to each clients based on the value of the construction, equipment, and fundamental structures for which payments are accepted; inspect accounting books and invoices to determine the actual amount of payment to each contractor; determine the debt payable by deducting the paid amount from the amount to be paid; compare debts with contractors or send letters of certification (where necessary).

2. Determine the quantity of each remaining asset and capital by balancing the imported, exported, and remaining quantities, then compare them with the data in accounting books, financial statements, and inventory documents. Compare a large quantity of some remaining assets to compare with the reality.

3. Inspect remaining cash by comparing with the balance in accounting books.

...

...

...

5. Consider the settlement of excess assets (supplies and equipment), untreated wastes, amount of recovered investment not being remitted to the budget, residual deposits and cash, etc.

Chapter VI

AUDITING THE PROFITABILITY, EFFICIENCY, AND ACCOMPLISHMENT OF A PROJECT

Article 34. Auditing the profitability, efficiency, and accomplishment of a project

The profitability, efficiency, and accomplishment of a project shall be assessed based on the contents and criteria in Article 11 of this Procedure; based on the audits of project planning, design, estimates, contractor selection, quality control, cost management, etc.

Article 35. Profitability

Assess the frugality of each item and of the whole project.

Article 36. Influence

Compare the result with the investment or compare the use of capital with a set target; assess the social effect of the project.

...

...

...

Asset the accomplishment of targets of the project.

Chapter VII

AUDIT REPORTS AND INSPECTION OF COMPLIANCE WITH AUDITORS’ REQUESTS

Article 38. Making and issuing project audit reports

1. The procedure for making and sending project audit reports is specified in the Audit procedure of State Audit Agency; the regulations on making, examining, approving, and issuing audit reports of State Audit Agency.

2. Project audit reports are made in accordance with the template provided by State Audit Agency.

Article 39. Primary contents of a project audit report

1. The first part includes:

a) Audit contents: according to the decision on audit;

...

...

...

c) Bases for audit.

2. The main part includes:

a) Summary of the project: the decision to invest, the investor, purposes, scope of investment; total investment; commencement date and completion date;

b) Audit results according to audit contents: capital sources; costs; other contents of the final report on capital of the finish project (if any). Specify the results and reasons for differences;

The legitimacy and accuracy of the settlement report of the Project;

c) The result of the audit of compliance with law and policies and relevant legislative documents on project management and . Assess the strengths, weaknesses, limitations, and responsibilities of relevant persons in each analysis;

d) The result of the audit of the assessment of profitability, efficiency, and accomplishment of the project.

3. suggestions

Offer suggestions concerning the mistakes and weaknesses discovered to relevant organizations.

...

...

...

According to the Law on State audit and the Procedure for inspecting the compliance with auditors’ requests./.

PPENDIXES

Appendix I: Some common mistakes and frauds

Appendix II: List of questions 01 – Designing phase

Appendix III: List of questions 02 – Bidding phase

Appendix IV: List of questions 03 – Construction, supervision, and assessment phase

APPENDIX I

...

...

...

I. AUDITING THE COMPLIANCE WITH LAWS AND POLICIES ON CONSTRUCTION MANAGEMENT

1. Project planning, appraisal, and approval

- The project planning, appraisal, and approval are conformable with the regulations on the order, authority, and punctuality;

- The project of investment is cursory and insufficient as prescribed;

- The documents about market survey, material sources, motives, environment, plans for land clearance and resettlement, capital sources, etc. are not adequate;

- The consultancy works for which charges are not regulated but such charges are not estimated or estimated at a high rate;

- The project is not congruent with the geographical or sectoral planning;

- The total investment calculated is not accurate and well founded.

2. Project execution

...

...

...

- The technical design and construction design documents are inadequate and incorrect in terms of scale, technologies, capacity, construction class, capital, land area in comparison with the decision to invest;

- The estimates apply incorrect limits and prices. The determination of charges for works is not well-founded;

- Land clearance: the compensation plan is improperly made, approved, and examined; compensation documents are in adequate, etc.;

- Biddings: invitations to bid are not sufficient, clear, and detailed; bidding documents and plans are approved ultra vires; the number of contractors participating is not sufficient; the regulations on time are not complied with; biddings are launched without sufficient composition; bids are unfairly and groundlessly examined, etc.

- The construction contract is not tight and sufficient;

- The workload that arises is not shown in the amended design or estimate;

- The building is not consistent with the approved design;

- The final assessment and payment are not consistent with the contract;

- The regulations on the supervision of construction, and copyright are not complied with;

...

...

...

- The building diary does not record every development and incidents during the construction, etc.

3. Assessment, payment, and opening of the project

- The overall assessment documents are insufficient;

- As-built documents are insufficient or incorrect;

- Settlement report is not made or not correctly made.

II. AUDITING THE PROFITABILITY, EFFICIENCY, AND ACCOMPLISHMENT OF PROJECTS

1. Project planning, appraisal, and approval

- The information and data that serve as bases for project planning are not reasonable: the economic and market indexes, environmental indexes (sewage, noise, pollution, etc.); technical indexes (resistance to storm, wind, rain, earthquake, etc.); improper technical standards (durability, lifecycle, material quality, etc.);

- All investment plans are not examined to make an optimal selection;

...

...

...

- The technologies are not selected according to price/performance criteria; the consistency is not ensured, standards, features, economic and technical specifications of equipment are not clear;

- The calculation does not take due account of actual condition of existing infrastructure such as electricity, water supply and drainage, etc.;

- The selection of construction methods does not take due account of technological advances and obsolescence.

2. Design and estimate

- The design is created without sufficient information about demands or not based on demands;

- The survey is incorrect that leads to an improper design;

- The design and arrangement of technological line is unreasonable;

- The design is not sufficient and fails to take due account of necessary workload that leads to a large amount of additional workload which slows down the progress and exceed the cost estimate;

- The technical equipment and construction design are not compatible;

...

...

...

- The design period is so short that the design is only completed during the building which affect the progress and make costs uncontrollable;

- The cost estimates are incorrect due to insufficient information, careless calculation, or deliberate false reduction of price to ease the approval (additional funding will be requested during the building); or deliberate false raise of prices to purchase luxurious equipment;

- Estimates are groundlessly during the examination and approval, and additional funding must be made later;

- The estimate of costs of arising workloads is made late, even after an item is finished, so that it is not affect the cost management.

3. Contractor selection

- No public biddings, only selective bidding or limited bidding.

- The invitation for bid is incorrect that affect the progress and quality of the project;

- The bid package description is not sufficient and clear that leads to alternative interpretation which is likely to cause disputes during contract performance;

- The investor has reached a covert agreement with a contractor to provide such contractor with information about the additional works in the future. The contractor shall make a drastically high bid for such works, reduce prices for other works to win the contract and enjoy substantial benefits from additional works which lead to increases in costs of the project;

...

...

...

- Appraisals are inaccurate, bid package prices approved are too high;

- Bids are unfairly examined without following the criteria approved by competent authorities;

- Criteria for assessing bidding documents are unreasonable in a way that enable inexperienced and incapable contractors to participate and win contracts, or to lay down criteria unfavorable for qualified contractors.

4. Contractors and contract performance

- Terms and conditions of the contract are not tight;

- Prices on in the contract are not consistent with successful bids;

- The contract is not adjusted to match the design. Therefore the developments of costs are not monitors and excess of cost is not promptly detected. In those cases, arising costs are usually higher than the original ones in the contract (a reason usually given by management boards is the construction is not commenced at the same time).

5. Construction management

- The progress is impeded for subjective or objective reasons;

...

...

...

- Defects are discovered while assessing items but builders are not compelled to make immediate rectification;

- The reason for late request for rectification of defects may be users’ failure to notify the project management board of such defects when taking delivery of the project, which may enable the contractor to cite expired warranty as a reason, and therefore the remediation would be costly.

6. Condition and capability of participants in the construction

- Participants in the construction are not financially and technically capable;

- Functions and specialities of participants are not suitable; their reliability and experience are insufficient, etc.

III. AUDITING FINALIZATION REPORTS ON FINISHED WORKS OR WORK ITEMS

1. Capital sources

- All capital sources are not recorded, incorrect exchange rates are used that cause variances in capital balances in the reports compared to the data of capital providers;

- Capital sources are incorrectly classified;

...

...

...

- Capital sources are not used for proper purposes.

2. Investment costs

2.1. For value of finished works

- Workload:

+ Falsify the workload;

+ Calculate the workload incorrectly compared to the design and as-built drawing;

+ Duplicate workloads (usually happen at joints);

+ Record costs of another project;

+ The formalities are not sufficient;

...

...

...

+ Failure to deduct recovered products and supplies;

+ Record the removed works due to mistakes of contractors which have been shown in the invitation for bid and the design;

- Prices:

+ Incorrect application of regional prices, successful bids, or project prices;

+ Incorrect application of transport coefficients and price adjustment coefficients;

+ Incorrect categories of supplies;

+ Incorrect calculation of the volume materials eligible for price difference due to incorrect application of limits;

+ Incorrect time of price difference calculation, etc.;

+ Incorrect application of inflation indexes or incorrect time.

...

...

...

+ Incorrect calculation of limits;

+ Surcharges are calculated based on prices of installed equipment;

- Incorrect calculation of payments.

2.2. Costs of finished equipment:

- Technical features, quality, and origins of equipment are not satisfactory;

- The quantity of equipment and spare parts are not as adequate as stated in the contract;

- Incorrect application of exchange rates to imported equipment;

- Payment formalities are skipped; documents are invalid, or storage cost, cargo inspection cost, transport cost, warranty cost, and maintenance cost are incorrectly paid.

- Equipment transport, storage, and maintenance costs are incorrectly distributed to fixed assets;

...

...

...

2.3. Other costs

- Incorrect calculation or falsification of workload;

- Other costs according to limits: incorrect application of percentages, incorrect determination of bases for calculation, incorrect or confused application of other building, equipment, fundamental construction costs;

- Costs are not limited such as: no estimates are made or estimates are not approved by competent authorities;

- Land clearance costs are not practical; incorrect land area compensated; incorrect prices; compensations are not sufficiently paid to people; make payment for public land; incorrect determination of house or land categories, etc.;

- Invoices are invalid, payments are exceeding concluded contracts;

- Recording duplicate costs;

- Failure to record the recovery of product value during experimental production or recovery of scrap value after investment;

- Incorrect imposition of tax rates; making tax-inclusive payments but receiving tax-exclusive invoices;

...

...

...

- Receiving construction insurance without reducing construction costs;

- Incorrect calculation and distribution of loan interests;

- Failure to remit the amounts collected from leasing out premises, equipment, or assets to the State budget;

3. Project quality and progress

- Quality:

+ Incorrect survey and design that affect the quality and use;

+ The construction does not comply with technical procedure and requirements of the project; materials used are not consistent with standards of the project that affect the project quality;

+ Substandard construction management; failure to promptly discover and handle mistakes that affect the quality.

- Progress:

...

...

...

+ The contractors are incapable: machinery and equipment are inconsistent with the contract; financial and managerial capability is substandard;

+ The contractors deliberate delay the progress to earn benefits when payments are made;

+ Managerial capability of consultancies and the investor;

+ The unsuitable survey and design lead to adjustment of a lot of contents, etc.;

+ Considerable price fluctuation;

+ Force majeure.

4. Investment costs included in project value

- Damage concerning material and equipment costs incurred by Party B is confused with the cost of application for cancellation made by the investor

- Incorrect calculation of cancelled works;

...

...

...

5. Value of transferred assets

- The project is executed for many years, the price conversion so complicated that incorrect calculation is likely;

- Many types of assets are hard to be classified as fixed assets or current assets;

- Of other projects during the investment, or subjects of asset transfer are omitted.

6. Auditing debts, remaining supplies and equipment

- The calculation of debt is not well-founded;

- Debtors are dissolved or have their apparatus changed; debts are in doubt or irrecoverable;

- Remaining supplies and equipment are not logged, assessed, and strictly management.

...

...

...

LIST OF QUESTIONS 01 – DESIGNING
(to the Decision No. 04/2013/QD-KTNN dated April 05^th 2013 of State Auditor General)

1. Design basis

1.1. Was information about the location and its geology collected before designing?

1.2. Was such information applied to the design later?

2. Design organization

2.1. Was the design based on general provisions and requirements of the investor? Were such Regulation complied with?

2.2. Was a project management board established? Were regulations on its entitlements clear and reasonable?

2.3. Were measures taken to ensure that the design had taken due account of operation and maintenance costs?

3. Technical design

...

...

...

- Type of the project (e.g. bridge, tunnel);

- Construction method (e.g. casting concrete on the site or assembling precast concrete components);

- Foundation construction (stunk foundation or bed-plate foundation).

3.2. Did the construction method take account of special factors? Such as:

- Geological survey;

- Regulations of state authorities;

- Regulations and requirements of the investor

3.3. Did the selection of plans take account of:

- Price/performance ratio;

...

...

...

- The operational cost, maintenance cost, and other costs;

- Environment protection, fire and explosion prevention;

- Various construction periods.

3.4. Is there any uncertainty about construction methods, selected building materials (are such plans feasible in terms of technology and experience?).

3.5. Did design of the bearing frame enable the assessment of its profitability (assessment of profitability of the bearing frame)?

3.6. Were changes in the design and their pacts promptly approved by competent authorities?

3.7. Were design drawings corresponding to the design progress sufficiently and punctually made? Were they approved by competent authorities?

4. Progress plan

4.1. Was a progress plan for the project made? Was the construction punctual?

...

...

...

4.3. Were all activities relating to the construction monitored? Did each separate work have a separate deadline?

4.4. Was the deadline for each work determined practically and agreed by involved organizations?

4.5. Did involved subjects know about the activities that would cause the entire project to delay if they are delayed?

4.6. Were intended deadlines complied with?

4.7. If the answers are no, were such delay due to the progress planning or some particular persons?

4.8. What conclusion did the contractee reach?

APPENDIX III

LIST OF QUESTIONS 02 – BIDDING AND CONTRACTING
(to the Decision No. 04/2013/QD-KTNN dated April 05^th 2013 of State Auditor General)

...

...

...

1.1. Were the construction description and list of works based on the approved design basis? Were they sufficient?

1.2. If the answer is “no”, what negative effect did it cause?

1.3. Did the work description (bid package description) treat all contractors equally? Was there any special information that that was beneficial to a particular contractor?

1.4. Were potential contractors mobilized? Were advantages over such contractors present?

1.5. Were the parts of the bid package description consistent?

1.6. Did the task description provide an overview of the construction targets? Was there technical limits?

1.7. Was the task description sufficient and transparent? In particular:

- Purposes of construction methods

- The topography and geology of the construction site;

...

...

...

- The building methods and most important works of the project;

- Existing buildings and works.

1.8. Was the overall construction task description based on the geological survey? Was such survey sufficient to assess the geology, water proportion, and environmental impacts that may occur?

1.9. Was the fact that a projects must be done in separate steps shown in the construction description?

1.10. Did the construction description include the regulation of state authorities, especially technical requirements of the investor?

1.11. Did the list of work include all works in the design?

1.12. Did such list provide alternatives for items that need price comparison?

1.13. Did the list take account of grouping the same type of works?

1.14. Were the parts of the list separated from one another in order to prevent duplication?

...

...

...

1.16. Were the workload in the list accurately calculated and conformable with the limitations of the contractee?

1.17. What are the reasons and solutions for such differences?

1.18. The units of measurement of workloads suitable for summarizing and checking workloads during the settlement?

2. Terms and conditions

2.1. Did the contract only include the regulations that affect all separate works?

2.2. Were terms and conditions of the contract confusing or inconsistent?

2.3. Did such confusion and inconsistency discovered and rectified? Did they cause adverse effect on the contractee?

2.4. Did the contract put forwards requirements for personnel and construction equipment?

2.5. Did the contract sufficiently and tightly specify the methods of dealing with interruptions?

...

...

...

2.7. Were the penalties limited?

2.8. Did the contract specify instruments necessary for construction? (e.g. electricity, water, sewage drainage, waste disposal)

2.9. Did the contract regulate the construction hygiene, discharge of refuses and building materials as well as the distribution of costs.

2.10. Did the contract request contractors to provide alternative solutions to raise the profitability?

2.11. Did the Appendixes to the contract specify:

• Works in each phase?;

• The underwriting?;?

• The final assessment?;

• The construction diary?;

...

...

...

• Obstructions and interruption of construction?;

• Resolutions for disputes over payment?;

• The payments aided by information technology?.

3. Invitation to bid

3.1. Were there regulations and instructions on the invitation for bid?

3.2. Were such regulations rational and complied with?

3.3. Were the bidding held by competent authorities?

3.4. Were all conditions satisfied when the bidding was held?

3.5. Were the reasons for holding the bidding first legitimate?

...

...

...

• The reputation – firstly the reliability and punctuality;

• Position of contractors on the market;

• The technologies, capability, and quality;

• Geographical distances.

3.7. For limited bidding, did the investor constantly change the selection of contractors?

3.8. Did contractors collude with each other?

3.9. Did internal regulations specify the number of bids taken?

3.10. Was the number of bids correspond the work extent?

3.11. For open bidding, did the investor publish the invitation to bid on the mass media as prescribed?

...

...

...

3.13. Did all contractors receive the same invitation for bid at the same time?

3.14. Were all contractors equally provided with information about the bid package?

3.15. Was a list of all contractors made?

3.16. Were all contractors enabled to see the drawings and visit the site to know its terrain, type, and scale of works to do?

3.17. Were regulations on submitting bidding documents in the invitation for bid complied with?

3.18. Did the period of bid examination appropriate?

3.19. Were the bids protected as prescribed?

3.10. Were the deadlines for submitting bidding documents and contract conclusion consistent with the overall plan?

4. Bid examination

...

...

...

4.2. Were safety measures (putting signatures or seals to all pages) taken to prevent frauds?

4.3. Did special suggestions considered during the bid examination?

4.4. Was a record on bid examination made? Was it signed by all participants?

4.5. How bidding documents submitted late dealt with?

4.6. Were all submitted bids examined?

4.7. Were the submitted bids complete?

4.8. Were all bids examined properly?

4.9. Were optional items, secondary offers, additional parts, and suggestions about economic and technical adjustments examined?

4.10. Were prices of the bid package accurate?

...

...

...

4.12. Were the adjustments of the bidding documents legitimate?

4.13. Was there price collusion?

4.14. Was the bidding cancelled? If it was, was there any reason and written evidence?

4.15. Was the bidding result verified and approved before signing the contract?

4.16. Were the structural calculation or design drawings provided by contractors technically and economically examined?

4.17. Were there legitimate reasons for eliminating contractors or canceling the bidding?

4.18. Were all bids examined properly?

5. Contract negotiation

5.2. Did a contract negotiation take place?

...

...

...

5.4. Was the contract negotiation sufficiently recorded? Were amendments of the invitation for bid reasonable?

6. Contract conclusion

6.1. Did the contract specify a deadline for payment?

6.2. Was the contract concluded in accordance with approved requirements?

6.3. Was written explanation for not choosing the contractor that offered the lowest price provided?

6.4. Was there sufficient documents proving that the contractor selection is reasonable?

6.5. Did the contract contain all agreements reached by both parties?

6.6. Was the contract made by competent persons and authorities?

6.7. Were there regulations for ensuring works are done after a written agreement is made?

...

...

...

6.9. If the contract does not indicate a deadline, was an agreement with the contractor reached in the written assignment?

6.10. Was the contract sign with the contractor that made the best offers in terms of profitability, technology, and quality?

6.11. Was the contract compiled in accordance with provided templates?

7. Contract adjustment

7.2. What are reasons for the contract adjustments and the additional contract? Were they legitimate?

7.3. What are reasons for the contract adjustments and the additional contract? Were they legitimate?

7.4. Was price renegotiation necessary when adjusting the contract?

7.5. Were there early agreements on prices for changed or additional works, or agreements on prices reached after such works are done?

7.6. Was the legitimacy of prices in adjusted or additional parts of the contract examined?

...

...

...

7.8. Did the adjusted or additional contract lead to changes in the progress and payments?

7.9. Were due attention paid to the issues that need adjusting or amendment?

7.10. Did the contract adjustments comply with terms and conditions? Were they conformable with the laws on contract adjustment and price adjustment.

APPENDIX IV

LIST OF QUESTIONS 03 – CONSTRUCTION, SUPERVISION, AND ASSESSMENT
(to the Decision No. 04/2013/QD-KTNN dated April 05^th 2013 of State Auditor General)

1. Construction

1.1. Were the following available when the construction is commenced?

• The License to build,

...

...

...

• Other conditions of the State

1.2. Did the contractor mobilize adequate machinery and equipment as agreed in the bidding documents?

1.3. Were the workloads and quality conformable with regulations?

1.4. Were the supplies used for the construction satisfy the technical standards of the project?

1.5. What are the reasons for slow progress?

1.6. Were the as-built drawings made in accordance with the actual construction?

2. Construction adjustments

Were there construction adjustments and why?

5.4. Was the contract negotiation sufficiently recorded? Were amendments of the invitation for bid reasonable? Were such adjustments approved by competent authorities before they are made?

...

...

...

Were such adjustments explained when they are requested by the supervisors without being approved? Were additional approval made by competent authorities?

Were the payments for additional works and changes of the design made properly?

3. Construction supervision

3.1. Were sufficient personnel assigned to supervise the construction?

3.2 Did the supervisors of the contractee constantly examine the categories and quality of materials?

3.3. Were mistakes detected during the construction recorded? Were the contractor requested to rectify such mistakes?

3.4. Were such mistakes rectified on schedule as requested? Are they recorded?

3.5. Were personnel, materials, and machinery recorded in order to serve later payments?

3.6. Did the as-built drawing adequately reflect the adjustments to serve payments?

...

...

...

4. Deadline supervision

4.1. Was the investor able to finish the following works?

• Providing documents necessary for the construction;

• Set primary targets and foci;

• Arrange the building site and building roads;

• Coordinate the companies by imposing deadlines.

4.2. Did the contractor mobilize all personnel, materials, machinery and equipment necessary for the construction?

4.3. Was the compliance with contractual deadlines strictly supervised? Were such deadlines complied with?

4.4. Were the incidents that interrupt the responsible for and supervisors’ directives recorded?

...

...

...

4.6 Did the contractor request additional payment because the lateness is on account of the investor? Was it appropriate?

4.7. Where separate works failed to meet deadlines, was the overall progress of the construction affected? Did it cause expenses to increase? Was such increase on account of the party that caused the lateness?

4.8. If the failure to meet the deadline is on account of the contractor, was the deadline extended for the contractor to completely execute the contract? Were they requested to adhere to relevant agreements?

4.9. Was the deadline for adjusting the construction reasonable? Were necessary adjustments immediately made on schedule?

4.10. Were relevant departments promptly informed about deadlines? Was an agreement on new obligatory deadlines reached?

5. Final assessment

5.1. Was a final assessment carried out?

5.2. Did the final assessment record contain necessary information and bear signatures of responsible persons?

5.3. Was the deadline for rectifying the mistakes discovered during the final assessment appropriate?

...

...

...

• Material testing certificate;

• Steel rebar assessment record.

5.5. Was the assessment participated by experts?

5.6. Were the values of construction works accurately calculated and consistent with assessment records?

5.6. If mistakes cannot be rectified or the rectification is unacceptably costly, was an agreement of payment reduction reached? Was the reduction appropriate?

5.8. Where the contractor refuses to rectify mistakes, were all measures taken?

5.9. Was there any defective works that were accepted by the investor? Were such defects on account of the contractee (for instance: the bid description was in adequate or the instruction were incorrect)?

5.10. Was the extent and persons responsible of mistakes clearly identified?

5.11. The reasons for not carry out the final assessment? Did it inflict damage upon the investor?

...

...

...

5.13. Were all constructions inspected before the warranty period run out?