|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 910/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày
14 tháng 5 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CỦA UỶ NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức Chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
24/2014/NĐ-CP, ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số
92/2017/NĐ-CP, ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
các nghị định có liên quan đến công tác kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị quyết số
36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Quyết định số
3077/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về
việc vận hành chính thức hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành
của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ;
Xét đề nghị của Chánh Văn
phòng UBND tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 212/TTr-VPUBND ngày 09/4/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận
hành thực hiện ứng dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành
của UBND tỉnh Vĩnh Long.
Điêu 2.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các
sở,Ủy ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố
và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lữ Quang Ngời
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA UBND TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 910/QĐ-UBND, ngày 14/5/2018 của Chủ tịch
UBND Vĩnh Long)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về
quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều
hành của UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý văn bản).
2. Quy chế này được áp dụng đối
với tất cả các cá nhân, đơn vị, tổ chức tham gia quản lý, khai thác và sử dụng
phần mềm Quản lý văn bản.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở hạ tầng thông tin: Là
hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử
lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng
máy tính và cơ sở dữ liệu.
2. Môi trường mạng: Là môi trường
trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao
đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
3. An toàn thông tin: Là thuật
ngữ dùng để chỉ việc bảo vệ thông tin số và các hệ thống thông tin chống lại
các nguy cơ tự nhiên, các hành động truy cập, sử dụng, phát tán, phá hoại, sửa
đổi và phá hủy bất hợp pháp nhằm bảo đảm cho hệ thống thông tin thực hiện
đúng chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy.
An toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ
liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.
4. Hệ thống thông tin Quản lý
văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh Vĩnh Long (phần mềm Quản lý văn bản)
là phần mềm tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi,
nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong
các cơ quan, đơn vị.
5. Hồ sơ công việc: Là một tập
văn bản, tài liệu điện tử có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hành
chính Nhà nước hoặc của cá nhân.
6. Văn bản điện tử: Văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
7. Thông điệp dữ liệu: Thông
tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
8. Người sử dụng: Cán bộ, công
chức, viên chức thuộc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long; gọi
chung là cá nhân và tổ chức.
9. Tài khoản: Tên người dùng
và mật khẩu đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức để truy cập
và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
Điều 3. Mục
đích ban hành Quy chế
1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống
nhất và sử dụng hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản trong cơ quan hành chính
nhà nước, đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản, tăng cường tính công khai, minh bạch
trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; Xây dựng cơ sở dữ liệu về tiếp
nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng của các cơ
quan hành chính nhà nước, làm nền tảng cho việc xây dựng Chính quyền điện tử tại
địa phương.
2. Phát huy vai trò của ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước; công tác cải cách hành
chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý của cơ quan hành chính nhà nước.
Điều 4. Định
dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm Quản lý văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản điện tử.
a) Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP, ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành Văn bản quy phạm
pháp luật; Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Vĩnh Long quy định về công tác Văn thư, lưu trữ và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan.
b) Ký tự thể hiện trong văn
bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ- TTg, ngày 10/6/2002 của
Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng phông chữ Unicode, Bộ mã các ký tự
chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trong trao đổi thông
tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.
c) Ngôn ngữ sử dụng trong phần
mềm Quản lý văn bản bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.
2. Định dạng tập tin (file) dữ
liệu của văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử có thể chỉnh
sửa sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .txt, .odt, .rtf,
.doc, .xls, .ppt, docx, xlsx, pptx hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định
của pháp luật.
b) Văn bản điện tử không thể
chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký
của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ
liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy
định của pháp luật.
c) Văn bản điện tử được nén từ
nhiều hoặc một tập tin văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng
nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip, .rar) hoặc các định dạng tương tự
khác theo quy định của pháp luật.
3. Dung lượng các văn bản điện
tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm Quản lý văn bản không quá 10MB.
Điều 5.
Tích hợp phần mềm ký số vào phần mềm Quản lý văn bản
1. Phần mềm Quản lý văn bản
tích hợp phần mềm ký số sử dụng chứng thư số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân
theo đúng các quy định của Luật Giao dịch điện tử và Quyết định số
09/2016/QĐ-UBND, ngày 23/9/2016 của UBND tỉnh về quản lý và sử dụng chứng thư
số, chữ ký số trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long để xác định
tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn
bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để đảm
bảo tính kịp thời.
2. Chứng thư số chuyên dùng sử
dụng cho phần mềm Quản lý văn bản do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
Điều 6. Địa
chỉ và tên giao dịch của phần mềm
Tên gọi chính thức: Hệ thống
thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Long.
Tên giao dịch: Hệ thống thông
tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành
Địa chỉ Internet: https://hscv.vinhlong.gov.vn
Chương II
QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH PHẦN
MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 7. Quản
lý, vận hành thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản
Văn phòng UBND tỉnh thống nhất
quản lý cơ sở hạ tầng, đảm bảo về kỹ thuật để vận hành và duy trì hoạt động
thực hiện ứng dụng thường xuyên phần mềm Quản lý văn bản của UBND tỉnh trên
toàn tỉnh, theo nhiệm vụ Chính phủ giao tại Nghị định số 92/2017/NĐ-CP, ngày
07/8/2017.
Điều 8. Đảm
bảo an toàn thông tin và dữ liệu trên phần mềm Quản lý văn bản
1. Văn phòng UBND tỉnh chịu
trách nhiệm thực hiện các biện pháp kỹ thuật đảm bảo hoạt động an toàn của
phần mềm Quản lý văn bản; định kỳ thực hiện việc sao lưu dữ liệu (tối thiểu
01 lần/tuần); xây dựng giải pháp hiệu quả chống lại các tấn công gây mất an
toàn thông tin; xây dựng phương án dự phòng khắc phục sự cố bảo đảm hệ thống
hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần.
2. Người sử dụng phần mềm Quản
lý văn bản có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài khoản (tên người dùng) và mật
khẩu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 9. Bảo
trì, bảo dưỡng, duy trì hoạt động, nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản
1. Phần mềm Quản lý văn bản
phải được thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, giám sát kỹ thuật để
đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần.
2. Hàng năm, Văn phòng UBND tỉnh
rà soát và đề xuất phương án nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản để
ngày càng tiện ích trong thực hiện ứng dụng và phù hợp với nhu cầu thực tế. Đồng
thời xây dựng phương án, trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho
việc xử lý và cập nhật văn bản điện tử, bảo đảm khai thác hiệu quả hạ tầng
công nghệ hiện có.
Điều 10.
Đào tạo nguồn nhân lực
Những người tham gia vào quá
trình quản lý, vận hành và duy trì hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản
hàng năm phải được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với
lĩnh vực nhiệm vụ được giao để bảo đảm phục vụ cho hoạt động thực hiện ứng dụng
của phần mềm Quản lý văn bản.
Điều 11.
Kinh phí cho duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản
1. Các chi phí để duy trì hoạt
động phần mềm Quản lý văn bản như: chi phí bản quyền phần mềm, nâng cấp phần
mềm; đảm bảo băng thông đường truyền; công tác lưu trữ, bảo mật; chi phí
đảm bảo kỹ thuật; các chi phí khác có liên quan như: sửa chữa nhỏ; tập huấn,
học hỏi kinh nghiệm,… được đảm bảo từ nguồn ngân sách tỉnh và từ các nguồn
huy động hợp pháp khác.
2. Trung tâm Tin học Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh chủ trì, lập dự toán tổng hợp vào dự toán hàng năm của Trung
tâm gửi Sở Tài chính xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
Chương
III
XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN PHẦN
MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12.
Quy định đối với Văn thư
1. Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến
phải kiểm tra đầy đủ các tiêu chí quản lý văn thư đến của phần mềm Quản lý
văn bản (nếu là văn bản giấy thì phải nhập thông tin văn bản đến vào các
tiêu chí quản lý văn thư đến của phần mềm Quản lý văn bản và thực hiện Scan
file tạo lập văn bản điện tử trên ứng dụng), sau đó chuyển văn bản đến cho
cán bộ, công chức, viên chức, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình,
trong thời hạn được qui định kể từ khi nhận được văn bản đến.
2. Phát hành văn bản đi
Khi nhận được văn bản đã được
người có thẩm quyền ký bản chính thức, và thông tin đã được chuyển đến trên phần
mềm Quản lý văn bản qua mạng, nhân viên văn thư thực hiện các việc sau:
a) Cấp số, ngày của văn bản
đi từ phần mềm Quản lý văn bản.
b) Ghi đúng số và ngày ký văn
bản đi vừa được cập nhật trong chương trình phần mềm vào văn bản đi có chữ ký
chính thức.
c) Thực hiện ký số bằng chứng
thư số của cơ quan.
d) Làm các thủ tục đóng dấu,
phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với
các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản.
Trường hợp không phát hành văn
bản giấy mà chỉ phát hành văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản qua
mạng thì Văn thư thực hiện các Điểm a, b, c, Khoản 2, Điều này và phát hành
theo quy định.
đ) Ghi số, ngày tháng năm phát
hành, đóng đấu và lưu hồ sơ giấy theo quy định.
Cán bộ văn thư không phát hành
văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển trên ứng dụng phần
mềm Quản lý văn bản từ chuyên viên xử lý đến bộ phận văn thư để phát hành qua
mạng.
Điều 13.
Quy định đối với lãnh đạo đơn vị
1. Đối với văn bản đến: Lãnh đạo
đơn vị chuyển văn bản đến các cá nhân hoặc phòng, ban, bộ phận xử lý;
2. Đối với văn bản đi: Xem xét
cho ý kiến thẩm duyệt nội dung văn bản theo hồ sơ do cán bộ, công chức, viên
chức đơn vị trình; chuyển phát hành văn bản đi trên phần mềm Quản lý văn
bản;
Thường xuyên theo dõi văn bản
qua mạng để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban.
Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp
thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục;
Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền
cho cán bộ, công chức trong cơ quan thay mình thực hiện: phân công xử lý văn
bản, giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị.
Điều 14.
Quy định đối với cán bộ, chuyên viên xử lý văn bản
1. Xử lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến (cả văn
bản giấy và văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản) từ lãnh đạo phân
công;
Đối với văn bản được phân công
xử lý chính (có hạn trả lời), chuyên viên thẩm tra hồ sơ, cho ý kiến xử lý hoặc
soạn văn bản tham mưu lãnh đạo xử lý;
Đối với văn bản phối hợp xử
lý, chuyên viên cho ý kiến gửi đến người xử lý chính để cùng tham mưu xử lý;
Đối với văn bản tham khảo,
chuyên viên xác nhận văn bản đã được đọc để kết thúc quá trình xử lý văn bản
mà chuyên viên đó được phân công.
2. Xử lý văn bản đi
Dự thảo văn bản đi;
Trường hợp phải phối hợp xử
lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện
dự thảo;
Trình dự thảo văn bản đã hoàn
thiện cho lãnh đạo phòng/bộ phận chuyên môn xem xét.
Chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo
theo ý kiến chỉ đạo;
Trình người phụ trách chuyên
môn ký tắt và trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành.
Chuyển văn bản cho văn thư cơ
quan; Lưu trữ văn bản theo hồ sơ công việc.
Điều 15.
Lưu văn bản điện tử
Việc lưu văn bản điện tử phải
đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013
của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
và theo quy định về quy trình tiếp nhận, phát hành và lưu trữ văn bản, tài liệu
sử dụng chữ ký số thực hiện theo Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long, ban hành kèm theo Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày
01/12/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN
VỊ
Điều 16.
Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Phần mềm Quản lý văn bản,
UBND tỉnh quyết định là phần mềm dùng chung cho toàn tỉnh, Thủ trưởng cơ quan,
đơn vị được triển khai sử dụng phần mềm phải tổ chức thực hiện ứng dụng nghiêm
túc và chịu trách nhiệm:
1. Chỉ đạo đưa vào sử dụng phần
mềm Quản lý văn bản thống nhất cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan
(bao gồm các đơn vị trực thuộc) và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về
triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan.
2. Thường xuyên kiểm tra, giám
sát việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, chỉ
đạo và điều hành của UBND tỉnh và Lãnh đạo cơ quan.
3. Xây dựng và ban hành quy chế
sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, trong đó xác định rõ quy trình vận hành nội
bộ của cơ quan, đơn vị nhằm khai thác có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.
4. Thông báo kịp thời khi có sự
cố kỹ thuật; đồng thời, báo cáo tình hình sử dụng, đề xuất, kiến nghị về Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, quyết định.
5. Phân công cán bộ quản trị
phần mềm Quản lý văn bản, để thực hiện các nhiệm vụ:
a). Đề xuất với Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền
sử dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị.
b). Tạo lập, quản lý tài
khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm Quản lý văn
bản, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội
bộ cơ quan, đơn vị.
c). Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ,
công chức trong cơ quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm Quản lý văn bản;
phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh khắc phục sự cố (nếu có).
Điều 17.
Trách nhiệm của người sử dụng phần mềm Quản lý văn bản
Trong giờ hành chính làm việc tại
cơ quan bắt buộc phải sử dụng phần mềm Quản lý văn bản để giải quyết công
việc.
1. Tần suất kiểm tra và sử dụng
phần mềm Quản lý văn bản:
a) Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc
người được ủy quyền), lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra phần mềm mỗi ngày vào đầu
buổi sáng và đầu buổi chiều để tiếp nhận xử lý thông tin đến trên ứng dụng.
b) Đối với cán bộ, công chức,
viên chức phải thường xuyên kiểm tra phần mềm để tiếp nhận, xử lý kịp thời Văn
bản đến.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
được cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống phải có trách nhiệm:
a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần
mềm Quản lý văn bản.
b) Quản lý và lưu trữ các văn
bản của cá nhân.
c) Chịu trách nhiệm về xử lý
văn bản, nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
d) Không truy nhập vào tài
khoản của người khác và khôn g cung cấp tài khoản của mình cho người khác để
cập nhật văn bản, xử lý văn bản.
e) Khi gặp sự cố phải thông báo
cho người phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan để hướng dẫn và xử lý kịp
thời.
Điều 18.
Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Quản lý cơ sở dữ liệu và hạ
tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương tiện liên thông, kết nối, phương tiện bảo
mật…) của phần mềm Quản lý văn bản.
2. Thực hiện báo cáo hiện trạng
và tình hình hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh
mỗi quý 1 lần.
3. Xử lý và khắc phục các sự cố
về kỹ thuật và lỗi trên phần mềm Quản lý văn bản.
4. Bảo đảm tính an toàn, an
ninh và bảo mật thông tin cho phần mềm Quản lý văn bản.
5. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật mạng
và trao đổi dữ liệu thông suốt của phần mềm Quản lý văn bản trong quá trình
hoạt động. Tiến hành kiểm tra, nâng cấp và duy trì hệ thống thường xuyên.
6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch
bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ công chức, viên chức trong các đơn vị khai thác
sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
7. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập
dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và duy trì phần mềm
Quản lý văn bản để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Điều 19.
Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh
1. Quản trị hệ thống phần mềm
Quản lý văn bản thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh, định kỳ sao lưu dữ liệu
toàn hệ thống.
2. Tổ chức đào tạo, tập huấn và
hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản
đúng quy trình, đúng mục đích.
3. Theo dõi việc sử dụng hệ thống
Quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị để báo cáo Văn phòng UBND tỉnh khi
có yêu cầu.
4. Tiến hành các biện pháp khắc
phục các sự cố liên quan đến hệ thống Quản lý văn bản nhanh chóng, kịp thời.
5. Triển khai, duy trì hệ thống
ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản đảm bảo liên thông 4 cấp (trung ương, tỉnh,
huyện, xã).
Điều 20. Kết
nối với các chương trình Quản lý văn bản khác
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
chủ trì xây dựng trục kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản của tỉnh,
để thực hiện kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản cho các sở,Ủy ban,
ngành tỉnh; các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh và kết nối với hệ thống
Quản lý văn bản điều hành của Văn phòng Chính phủ và các bộ, ngành trung
ương khi có yêu cầu.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Trên cơ sở kết quả kiểm tra
và tổng hợp báo cáo, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và
Truyền thông tham mưu UBND tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan,
đơn vị và cá nhân thực hiện ứng dụng có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.
2. Việc sử dụng phần mềm Quản
lý văn bản tại các cơ quan, đơn vị là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình
thức thi đua, khen thưởng cấp tỉnh hàng năm.
3. Các hành vi vi phạm quy định
của Quy chế này, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của
pháp luật.
Điều 22. Tổ
chức thực hiện
1. Thủ trưởng các sở,Ủy ban,
ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ
chức triển khai thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan
thực hiện nghiêm Quy chế này.
2. Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh
Long:
a) Đảm bảo kết nối và trao đổi
dữ liệu thông suốt đối với phần mềm Quản lý văn bản trong phạm vi toàn tỉnh
cho các sở,Ủy ban, ngành tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố.
b) Thực hiện kiểm tra, vận
hành, bảo trì, khắc phục sự cố và nâng phần mềm quản lý Văn bản trên phạm vi
toàn tỉnh.
c) Hướng dẫn thực hiện Quy chế,
theo dõi, kiểm tra; định kỳ báo cáo UBND tỉnh về tình hình sử dụng phần mềm
Quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
d) Phối hợp Sở Tài chính tham
mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho hoạt động duy
trì, nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Tài chính phối hợp Văn
phòng UBND tỉnh tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho việc
quản lý, duy trì, nâng cấp phần mềm cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
4. Sở Nội vụ tham mưu, trình
UBND tỉnh đưa việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản này vào tiêu chí thi đua
hàng năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế
độ công vụ, công chức tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
5. Sở Thông tin và Truyền thông
tham mưu UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của
phần mềm Quản lý văn bản này trên địa bàn tỉnh.
6. Trong quá trình thực hiện, nếu
có phát sinh vấn đề mới hoặc Trung ương có ban hành quy định khác thì đơn vị
quản lý phần mềm Quản lý văn bản có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng
góp và trình Ủy ban nhân dân tỉnh thay đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp./.