|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 8849/QĐ-UBND
|
Đà
Nẵng, ngày 23 tháng 12 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính
phủ về Chính phủ điện tử.
Căn cứ Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường
mạng;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 668/TTr-STTTT
ngày 11 tháng 11 năm 2016,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
thành phố Đà Nẵng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc
các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và Thủ trưởng các
cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều
3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông (để báo cáo);
- TTTU, TT HĐND thành phố (để
báo cáo);
- CT, các PCT UBND thành phố.
- Lưu: VT, STTTT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đặng Việt Dũng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định
số 8849/QĐ-UBND ngày 23
tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố Đà Nẵng)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này
quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành (Phần mềm QLVBĐH) trên địa bàn thành phố
Đà Nẵng.
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương
(sau đây gọi chung là cơ quan), cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCCVC-NLĐ) sử
dụng Phần mềm QLVBĐH
của thành phố.
3. Quy chế này không áp dụng đối với các loại văn bản thuộc chế đố mật theo quy định hiện hành.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử: Là văn bản thể hiện dưới
dạng thông điệp dữ liệu. Trong phạm vi quy chế này, văn bản điện tử được phân
thành ba loại:
a) Văn bản điện tử loại 1: Là tệp tin được hình thành từ lúc bắt đầu soạn
thảo văn bản, sau đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ
ký số con dấu cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 1 có giá trị pháp lý.
b) Văn bản điện tử loại 2: Là tệp tin được số hóa từ
bản gốc, bản chính văn bản giấy và sau đó cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ
số của cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 2 có giá trị pháp lý.
c) Văn bản điện tử loại 3: Là tệp tin được số hóa từ
bản gốc, bản chính văn bản giấy và không được ký số bằng chữ ký số của cơ quan
ban hành văn bản. Theo Khoản 2, Điều 35 Nghị định 64/2007/NĐ-CP, văn bản điện tử
loại 3 chỉ có giá trị pháp lý khi văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm
tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
2. Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ
quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử với
nhau trên phần mềm này.
3. Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện tử tạo ra bằng
sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Trong
phạm vi quy chế này, khi sử dụng cụm từ chữ ký số tức là đề cập chữ ký số
chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp tuân thủ theo các quy định của Luật
Giao dịch điện tử.
4. Hồ sơ điện tử:
Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
cá nhân.
5. Lập hồ sơ điện tử: Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết
các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
6. Chánh văn phòng hoặc tương đương:
Là trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố,
Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc
tương đương đối với các cơ quan khác.
Điều 3. Phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành
1. Phần mềm
QLVBĐH là một thành phần cấu thành Hệ thống thông tin
chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng có tên miền là
cqdt.danang.gov.vn hoặc cgov.danang.gov.vn, dùng để quản lý văn bản đến, văn bản đi và quá trình xử lý văn bản của cơ quan. Để sử dụng Phần mềm này, CBCCVC-NLĐ dùng tên tài khoản và mật khẩu thư điện tử của mình để đăng nhập vào Hệ thống thông tin chính quyền
điện tử, tại giao diện chính của Hệ thống thông tin chính quyền điện tử, CBCCVC-NLĐ kích chọn phần mềm QLVBĐH.
2. Mục đích của Phần mềm QLVBĐH
a) Tăng cường hiệu quả quản lý công tác văn
thư, lưu trữ, xử lý văn bản góp phần nâng cao hiệu quả chỉ
đạo, điều hành của cơ quan, phối hợp giữa các cơ quan và
giữa các CBCCVC-NLĐ trong thực thi công vụ.
b) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử
bằng hình thức chuyển liên thông giữa các cơ quan (liên
thông dọc: trao đổi văn bản giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới; liên thông ngang: trao đổi văn bản giữa các cơ quan
cùng cấp) trên Phần mềm QLVBĐH.
3. Các chức năng chính của Phần mềm QLVBĐH
a) Quản lý văn bản đến: Là chức năng
cho phép người dùng tiếp nhận các văn bản điện tử và luân chuyển xử lý văn bản điện tử
trên môi trường mạng. Phần mềm QLVBĐH hỗ trợ việc tiếp nhận văn bản điện tử thông qua hình thức đính kèm văn bản đã được quét (scan) thành dạng tập tin hoặc tiếp nhận
văn bản điện tử từ một phần mềm khác. Phân hệ này bao gồm các bước cơ bản sau:
Văn thư đăng ký (nhập) văn bản đến trên phần mềm và chuyển cho người có thẩm quyền phân phối văn bản của cơ quan, người có quyền phân phối văn bản
chuyển cho bộ phận chuyên môn xử lý,
bộ phận chuyên môn xử lý và chuyên trình lãnh đạo cơ quan
có thẩm quyền ban hành văn bản, lãnh
đạo cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản phê duyệt và chuyển cho văn thư ban
hành.
b) Quản lý công việc: Là chức năng
cho phép người dùng tạo lập công việc, theo dõi, xử lý công việc do mình đề xuất hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo. Phân hệ này bao gồm các bước: Tạo công việc, xử lý, phối hợp xử lý, lãnh đạo bút phê xử lý, chuyển dự thảo văn bản xử lý công việc đến văn
thư cơ quan.
c) Quản lý
và phát hành văn bản đi: Là chức năng hỗ trợ
bộ phận văn thư tại cơ quan quản lý văn bản đi và phát
hành văn bản đi đến các cơ quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH bằng chức năng Liên thông văn bản.
d) Liên thông văn bản: Là chức năng
cho phép các cơ quan tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan cùng cấp (liên thông ngang) và giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp
dưới (liên thông dọc) trên Phần mềm
QLVBĐH.
đ) Lập hồ sơ công việc: Là chức năng
cho phép CBCCVC-NLĐ liên kết các tài liệu điện tử có liên
quan với nhau, được hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc
để tạo lập thành hồ sơ công việc điện tử.
e) Thông báo nội bộ: Là chức năng
dùng để thông báo thông tin chung cho CBCCVC-NLĐ trong cơ quan được biết.
g) Tìm kiếm văn bản: Là chức năng cho
phép CBCCVC-NLĐ tra cứu, tìm kiếm các văn bản điện tử một cách chính xác, kịp
thời theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên thuộc tính hoặc nội dung của văn bản.
h) Báo cáo, thống kê: Là chức năng
cho phép CBCCVC-NLĐ kết xuất các báo cáo, thống kê định kỳ,
đột xuất; in các loại sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi,
hay tình trạng xử lý văn bản theo quy định của Nhà nước về
văn thư lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện.
i) Quản trị: Là chức năng cho phép
người quản trị thiết lập cấu hình các Thông số của Phần mềm QLVBĐH như quản lý
danh sách người dùng, quản lý nhóm người dùng, phân quyền cho người dùng và
nhóm người dùng, tắt mở các dịch vụ,
theo dõi hoạt động của Phần mềm QLVBĐH.
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 4. Nguyên tắc
chung
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập
trung trên Phần mềm QLVBĐH, trừ văn bản thuộc
chế độ mật.
Điều 5. Tiếp nhận
và đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn (đường công văn, đường
thư điện từ, fax, chuyển liên thông
trên Phần mềm QLVBĐH...), văn thư hoặc người được giao tiếp
nhận văn bản đến (sau đây gọi chung là văn thư) phải thực
hiện kiểm tra các thông tin và đăng ký văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH.
2. Văn bản điện tử được gửi liên thông trên Phần mềm QLVBĐH phải được văn thư tiếp nhận và
chuyển xử lý trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản được gửi đến cơ
quan trên Phần mềm QLVBĐH.
3. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức
độ khẩn; “Hỏa tốcˮ, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển xử lý trên
Phần mềm QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tùy theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan
văn thư có thể thông báo thêm cho người nhận bằng các cách sau: Thông báo trực tiếp, bằng điện
thoại hoặc sử dụng Phần mềm QLVBĐH để tự động gửi tin nhắn SMS hay gửi thư điện tử. Văn bản điện tử có các mức độ khẩn sẽ được tự động sắp xếp ở thứ tự đầu tiên trong “Danh sách văn bản chưa xử lý” của người nhận trên Phần mềm QLVBĐH.
4. Đối với dấu đến:
a) Đối với văn bản
đến là bản giấy: Văn thư đóng dấu đến theo quy định, thực
hiện quét văn bản thành tệp tin và nhập tệp tin vào Phần mềm QLVBĐH.
b) Đối với văn bản
đến là văn bản điện tử có giá trị pháp lý: Văn thư không
thực hiện đóng dấu đến giống như thực
hiện trên bản giấy. Các thông tin trên dấu đến của văn bản giấy số được
thay thế bằng các thông tin điện tử lưu trên Phần mềm QLVBĐH, cụ thể:
|
STT
|
Thông
tin trên dấu đến trên giấy
|
Thông
tin điện tử tương ứng trên Phần mềm QLVBĐH
|
|
1
|
Tên cơ quan, tổ chức
|
Phần mềm QLVBĐH có thể nhận biết cơ quan, tổ chức nào đang tiếp nhận văn bản.
|
|
2
|
Số đến
|
Phần mềm QLVBĐH tự động điền số đến theo kế tiếp theo đúng
quy định khi văn thư tiếp nhận văn bản đến.
|
|
3
|
Ngày đến
|
Phần mềm QLVBĐH tự động điền ngày đến theo đúng ngày văn thư tiếp nhận nhận văn bản đến.
|
|
4
|
Chuyển
|
Thông tin chuyển có trong nội dung bút phê
xử lý văn bản của người có thẩm quyền.
|
|
5
|
Lưu hồ sơ số
|
Phần mềm QLVBĐH hiển thị được các hồ
sơ công việc mà văn bản đến đã được lưu vào các hồ sơ đó
|
5. Đối với trường
hợp văn bản điện tử được gửi trước trên Phần mềm QLVBĐH và có gửi thêm bản giấy
của văn bản điện tử đó theo sau qua đường bưu điện, văn thư phải tiếp nhận và trình xử lý văn bản
điện tử trước theo đúng quy định tại Khoản 2 điều này.
6. Đối với trường hợp được từ chối tiếp
nhận văn bản điện tử liên thông:
a) Các trường hợp được từ chối tiếp
nhận văn bản điện tử liên thông gồm: Gửi nhầm đơn vị nhận,
văn bản điện tử không đủ giá trị pháp lý.
b) Khi từ chối văn bản điện tử, văn thư phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH.
Điều 6. Trình,
luân chuyển văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, tiếp nhận văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH, văn thư sử dụng Phần mềm QLVBĐH để trình văn bản đến cho người có thẩm quyền để xin ý kiến xử lý văn bản (Bút
phê của người có thẩm quyền).
2. Bút phê của người có thẩm quyền
trên Phần mềm QLVBĐH có giá trị tương đương với bút phê trên
văn bản giấy. Nếu người có thẩm quyền đã bút phê trên Phần mềm QLVBĐH thì không cần phải bút phê trên văn bản giấy.
Điều 7. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến trên
Phần mềm QLVBĐH, bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm chủ
trì giải Quyết công việc phải thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của các cấp lãnh
đạo hoặc thời hạn yêu cầu của văn bản.
2. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế làm việc đã ban hành của cơ quan.
3. Người được giao trách nhiệm báo cáo tình hình xử lý văn bản tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết thực hiện trích xuất số liệu từ Phần mềm QLVBĐH để kịp thời báo cáo người có thẩm quyền theo quy chế làm việc đã ban hành của cơ quan.
4. Bắt buộc các CBCCVC-NLĐ khi xử lý văn bản, công việc được giao phải thực
hiện đính kèm dự thảo và luân chuyển xử lý cho các cá nhân liên quan theo đúng
quy trình xử lý văn bản của cơ quan bằng chức năng “Chuyển
xử lý” trên Phần mềm QLVBĐH.
5. Khi lãnh đạo
cơ quan đồng ý phê duyệt dự thảo, lãnh đạo cơ quan sử dụng chức
năng “Chuyển ban hành” để chuyển dự thảo văn bản cho Bộ phận văn thư để thực hiện ban hành văn bản.
Điều 8. Phát hành
văn bản đi điện tử
1. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản
Đối với văn bản điện tử loại 1, sau
khi nhận được bản điện tử đã có chữ ký số của lãnh đạo cơ
quan, văn thư sử dụng phần mềm hiệu chỉnh tập tin pdf để ghi số và ngày, tháng, năm ban hành của văn bản theo đúng vị trí quy định
như trên văn bản giấy. Tiếp theo, văn thư sử dụng chữ ký
số con dấu của cơ quan ký ở góc trên cùng
bên phải trang đầu tiên của văn bản.
2. Lập sổ và đăng
ký văn bản đi
a) Lập sổ văn bản đi
Căn cứ vào tổng
số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập số đăng
ký văn bản đi cho phù hợp. Trên cơ sở này, văn thư có
trách nhiệm tạo đầy đủ các sổ văn bản
đi đã quy định trên Phần mềm QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc.
b) Đăng ký văn bản đi
- Tất cả văn bản
đi của cơ quan bắt buộc phải chuyển
thành bản điện tử có chữ ký số của cơ
quan và được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH.
- Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức
năng “Ban hành” từ danh sách “Chờ ban hành” trên Phần mềm QLVBĐH để thực hiện
đăng ký văn bản đi, nhằm liên kết
thông tin văn bản đi với văn bản đến hoặc công việc mà văn
bản đi đó xử lý.
3. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn
a) Đóng dấu cơ quan
Trên Phần mềm QLVBĐH, môi trường điện tử, con dấu truyền thống của cơ quan được thay
thế bằng chữ ký điện tử của cơ quan.
b) Đóng dấu chỉ
mức độ khẩn
- Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản đi như truyền
thống được thay thế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn
trên Phần mềm QLVBĐH.
- Văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải
được văn thư phát hành trên Phần mềm QLVBĐH ngay sau khi văn bản được ký.
4. Phát hành văn bản đi
Bắt buộc các sở, ban, ngành, quận,
huyện, phường, xã khi phát hành văn bản đi phải gửi 01 bản điện tử có giá trị pháp lý bằng chức năng liên thông trên
Phần mềm QLVBĐH cho các cơ quan nhận có tham gia sử dụng
phần mềm này. Đối với văn bản đi chỉ gửi bản điện tử
(không gửi song song bản giấy) văn
thư các cơ quan phải đánh dấu “Không có văn bản giấy” trên phần mềm QLVBĐH để các cơ quan nhận dễ
theo dõi, phân loại.
5. Lưu văn bản đi
Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất
hai bản: Một bản lưu tại tài khoản văn thư và một bản lưu
tại tài khoản của chuyên viên xử lý để lập hồ sơ công việc.
Điều 9. Lưu trữ
văn bản điện tử
1. Việc lưu văn
bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và
Khoản 3, Mục II Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN
ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng,
2. Đối với văn bản điện tử loại 1: Không tồn tại văn bản giấy gốc nên văn thư và cơ quan soạn thảo chỉ lưu bản điện tử và tổ chức lưu trữ trên Phần mềm QLVBĐH
3. Đối với văn bản điện lử loại 2: Vẫn tồn tại
văn bản giấy gốc nên văn bản này phải được lưu hai bản, một
bản giấy gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản giấy chính
lưu trong hồ sơ công việc của phòng ban hoặc chuyên viên xử
lý như các văn bản giấy thông thường.
4. Đối với văn bản điện tử loại 3: Chỉ có giá trị pháp lý để lưu trữ khi các cơ quan sử dụng chữ ký số cá nhân
của người có thẩm quyền ký sao y bản
chính và chữ ký số cơ quan để thực hiện sao y bản chính thành bản điện tử.
5. Các cơ quan CBCCVC-NLĐ phải lập hồ
sơ công việc điện tử cho các hồ sơ công việc mình được
phân công theo dõi trên phần mềm QLVBĐH thông qua chức năng Quản lý hồ sơ công việc.
6. Bắt buộc các
cơ quan lập hồ sơ lưu văn bản đi của cơ quan hoàn toàn bằng
điện tử (lưu 100% văn bản đi điện tử có ký số) trên Phần mềm QLVBĐH.
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN
Điều 10. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tham mưu, trình
UBND thành phố chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của
Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng
Phần mềm QLVBĐH, thực hiện liên thông Phần mềm QLVBĐH của
thành phố với các cơ quan khác ngoài thành phố khi có yêu cầu.
2. Theo dõi, kiểm tra, tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho các cơ quan và báo cáo, đề xuất
các giải pháp cho UBND thành phố để
thúc đẩy tình hình sử dụng Phần mềm QLVBĐH lại các cơ quan đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.
3. Đối với các lỗi phát sinh của Phần mềm QLVBĐH, ngay khi nhận được Biên bản ghi nhận
lỗi của các cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông ưu tiên hiệu chỉnh hoàn thành trong ngày và tối đa không quá 03
(ba) ngày làm việc.
4. Thực hiện thông báo (một trong các
hình thức: bằng văn bản, tin nhắn SMS, thư điện tử...) cho các cơ quan trước
khi tiến hành bảo trì, báo dưỡng và nâng cấp Phần mềm QLVBĐH.
5. Thay mặt UBND
thành phố Đà Nẵng quản lý bản quyền Phần mềm QLVBĐH để
bảo đảm các quyền lợi của chủ sở hữu trí tuệ
theo quy định của pháp luật hiện hành.
6. Bảo đảm hạ tầng,
kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin, khả năng sao lưu, dự
phòng dữ liệu để Phần mềm QLVBĐH hoạt
động ổn định, thông suốt.
7. Nghiên cứu áp dụng kỹ thuật, công
nghệ mới để tham mưu UBND thành phố bổ sung kinh phí duy trì hằng năm nhằm nâng cấp, hiệu chỉnh, bổ sung chức năng Phần mềm QLVBĐH sao cho phù hợp với thực tế, nâng cao hiệu
quả xử lý, điều hành công việc tại các cơ quan.
Điều 11. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Hiệu chỉnh, bổ
sung và thống nhất quy trình về công tác văn thư, lưu trữ, công tác cải cách
hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước thuộc thành
phố phù hợp với các quy định mới của cơ quan có thẩm quyền theo từng năm, từng giai đoạn để làm cơ sở điều chỉnh Phần mềm QLVBĐH.
2. Theo dõi, đôn đốc các sở, ban,
ngành, UBND các quận, huyện, phường, xã tích cực ứng dụng văn bản điện tử trên Phần mềm QLVBĐH nhằm đẩy
mạnh công tác cải cách hành chính.
Điều 12. Trách
nhiệm của các cơ quan sử dụng Phần mềm QLVBĐH
1. Cử người cán bộ tiếp nhận tài khoản
Quản trị Phần mềm QLVBĐH của cơ quan mình từ Sở Thông tin và Truyền thông và thực
hiện công tác quản trị nội bộ của cơ
quan.
2. Triển khai, ứng dụng Phần mềm
QLVBĐH để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hằng ngày của cơ quan, bảo đảm 100% văn bản đến, đi được lưu
trên Phần mềm QLVBĐH.
3. Thường xuyên tổng hợp ý kiến góp ý của người sử dụng thuộc cơ quan mình và gửi về Sở
Thông tin và Truyền thông xem xét, nghiên cứu và tham mưu
UBND thành phố quyết định để cải tiến Phần mềm QLVBĐH.
Điều 13. Trách
nhiệm của CBCCVC-NLĐ tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH
1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
a) Gương mẫu sử
dụng Phần mềm QLVBĐH để bút phê xử lý
và chỉ đạo, điều hành công việc thay cho việc sử dụng văn bản giấy.
b) Thường xuyên chỉ đạo CBCCVC-NLĐ
trong cơ quan tích cực xử lý văn bản điện tử trên Phần mềm QLVBĐH.
2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc
tương đương
Chỉ đạo văn thư
thực hiện đăng ký 100% văn bản đến và 100% văn bản đi của cơ quan mình trên Phần mềm QLVBĐH và tham mưu giải pháp để quản
lý, xử lý văn bản điện tử hiệu quả trên Phần mềm QLVBĐH. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
cơ quan về kết quả thực hiện.
3. Trách nhiệm của văn thư
a) Đăng ký 100% văn bản đến, 100% văn
bản đi của cơ quan trên Phần mềm QLVBĐH.
b) Sử dụng hiệu quả chức năng liên thông văn bản
điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi, đến giữa các cơ quan theo các quy định đã nêu tại Quy chế
này.
c) Sử dụng Phần mềm QLVBĐH để trích
xuất báo cáo về công tác văn thư theo quy định hiện hành.
4. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ
a) Nghiêm túc sử dụng Phần mềm QLVBĐH
vào quá trình trao đổi, điều hành và xử
lý công việc tại cơ quan; tuân thủ đầy đủ các quy định
trong Quy chế này và tích cực đóng góp ý kiến để hoàn thiện
phần mềm.
b) Chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên Phần mềm QLVBĐH qua tài khoản cá
nhân mình. Chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản được cung cấp, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người khác.
c) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi
trong quá trình sử dụng, phải thông báo ngay cho người quản
trị Phần mềm QLVBĐH của cơ quan để kịp
thời chụp lại giao diện phần mềm lúc xảy ra lỗi và lập Biên bản Ghi nhận lỗi Phần mềm QLVBĐH (theo Mẫu số 1 kèm theo).
5. Trách nhiệm của người quản trị Phần
mềm QLVBĐH của từng cơ quan
a) Chịu trách nhiệm cấu hình Phần mềm
QLVBĐH, tạo lập dữ liệu ban đầu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan mình
theo tài liệu hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
b) Quản lý và phân quyền cho người dùng đúng với vai trò, trách nhiệm
trong cơ quan.
c) Hỗ trợ, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ trong
cơ quan sử dụng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH.
d) Thực hiện xóa tài khoản của các
CBCCVC-NLĐ không còn công tác tại cơ quan trong vòng 01 (một) ngày làm việc.
đ) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi
trong quá trình sử dụng, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ thực hiện theo Điểm c Khoản 4 Điều này và kịp thời thông báo cho Sở Thông
tin và Truyền thông xử lý.
e) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông trong quá trình thực hiện hiệu chỉnh lỗi và xác nhận
các lỗi đã được chỉnh sửa theo Biên bản
xử lý lỗi phần mềm (Mẫu số 2 của kèm theo).
g) Không làm lộ lọt thông tin tài khoản
người dùng của Phần mềm QLVBĐH mà mình được giao quản lý.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 14. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Sở Thông tin và Truyền thông có
trách nhiệm đánh giá mức độ sử dụng hiệu quả Phần mềm
QLVBĐH của các cơ quan định kỳ và đột xuất, tham mưu UBND thành phố hình thức
khen thưởng đối với những cơ quan sử dụng hiệu quả và phê
bình đối với cơ quan chưa sử dụng hiệu quả Phần mềm
QLVBĐH.
2. Việc sử dụng Phần mềm QLVBĐH của các cơ quan là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng cấp thành phố hằng năm đối với cơ quan và thủ
trưởng cơ quan.
3. Các hành vi vi phạm quy định Quy
chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý
theo quy định của pháp luật.
Điều 15. Tổ chức
thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ
trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố,
kiểm tra định kỳ báo cáo UBND thành phố tình hình triển
khai của các cơ quan.
2. Sở Tài chính tham mưu, trình UBND
thành phố phê duyệt kinh phí hằng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành
và nâng cấp, mở rộng Phần mềm QLVBĐH trên địa bàn thành phố.
3. Sở Nội vụ đưa các tiêu chí đánh giá về mức độ ứng dụng Phần mềm QLVBĐH trong xử lý văn bản và liên thông văn bản
điện tử thành tiêu chí quan trọng
trong công tác đánh giá xếp hạng Cải cách
hành chính và văn thư, lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá tình hình sử dụng Phần mềm QLVBĐH do Sở Thông tin và Truyền
thông cung cấp để thực hiện công tác
đánh giá.
4. Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm trước UBND thành
phố về việc tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
5. Trong quá trình
thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp,
báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.
PHỤ
LỤC
(Ban
hành kèm theo Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành thành phố Đà Nẵng)
MẪU SỐ 1: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI PHẦN MỀM
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
…/BBGNL-QLVBĐH
|
Đà Nẵng, ngày … tháng … năm …...
|
BIÊN
BẢN
Ghi nhận lỗi Phần
mềm Quản lý văn bản và điều hành
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông
Hôm nay, ngày …/…/……., Phần mềm QLVBĐH xảy ra lỗi như sau:
1. Người sử dụng/Phòng ban công
tác: ……………………………………………
2. Vai trò sử dụng
|
□ Lãnh đạo cơ quan
|
□ Văn thư
|
□ Chuyên viên
|
|
□ Lãnh đạo phòng/ban
|
□ Một cửa
|
□ Quản trị hệ thống
|
3. Thời điểm xảy ra lỗi: ……………………………………………………………….
4. Chức năng có xuất hiện lỗi
|
□ Quản lý VB đến
|
□ Liên thông
VB
|
□ Tìm kiếm VB
|
|
□ Quản lý công
việc
|
□ Lập hồ sơ công việc
|
□ Báo cáo, thống kê
|
|
□ Quản lý và phát hành VB đi
|
□ Thông báo nội bộ
|
□ Quản trị
|
□ Khác: ……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
5. Mô tả chi tiết
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
Chú ý:
Vui lòng gửi kèm hình ảnh chụp lại giao diện phần mềm lúc xảy ra lỗi.
6. Kiến nghị, đề xuất
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
|
Quản trị Phần mềm
QLVBĐH
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người sử dụng
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
MẪU SỐ 2: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
…/BBGNL-QLVBĐH
|
Đà Nẵng, ngày … tháng … năm …...
|
BIÊN
BẢN
Xử
lý lỗi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
Kính gửi:
Sở Thông tin và Truyền thông
Hôm nay, ngày Phần mềm QLVBĐH đã được hiệu chỉnh các lỗi
trong nội dung Biên bản số..../BBGNL-QLVBĐH ngày .../…/….:
1. Nguyên nhân xảy ra lỗi
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
2. Giải
pháp xử lý
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
3. Kết
quả xử lý
□ Hoàn thành.
□ Chưa hoàn thành, chi tiết: ……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
|
Đại
diện Sở TT&TT
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Quản trị Phần mềm QLVBĐH
(Ký và ghi rõ họ tên)
|