|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH LONG AN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
62/2009/QĐ-UBND
|
Tân
An, ngày 17 tháng 11 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/06/2003;
Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10/04/2009 về ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 21/CT-UBND ngày 18/12/2008 của UBND tỉnh Long An về việc sử dụng
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Công văn số 793/STP-VBQP ngày 29/9/2009 của Sở Tư pháp về việc báo cáo
thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại tờ trình số
831/TTr-STTTT ngày 05/11/2009,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo quyết định này quy chế sử dụng hệ thống
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Long An.
Điều 2.
Giao Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, hướng dẫn,
đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Điều 1 của quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau
10 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với nội dung quyết định này không
còn giá trị.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông, thủ trưởng các sở, ngành tỉnh, chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Cục KTVBQPPL-Bộ Tư pháp;
- Vụ Pháp chế - Bộ TTTT;
- TT. TU, TT. HĐND tỉnh;
- CT, PCT. UBND tỉnh;
- Như Điều 3;
- Phòng NC (TH+KT+VX+NC-TCD);
- Trung tâm Công báo tỉnh;
- Website tỉnh;
- Lưu: VT, STTTT, Nh.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Minh Hùng
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 62/2009/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2009 của
UBND tỉnh Long An)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ
thống thư điện tử của tỉnh
Hệ thông thư điện tử (email)
trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Long An (sau đây gọi tắt là Hệ thống
email) có địa chỉ tên miền là http://mail.longan.gov.vn được sử dụng để gửi, nhận
thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng diện rộng của tỉnh và mạng internet phục
vụ cho việc trao đổi thông tin, thực thi công vụ của các sở ngành, đơn vị sự
nghiệp, UBND các cấp, tổ chức nhà nước (sau đây gọi là cơ quan) và cán bộ, công
chức, viên chức của các cơ quan (sau đây gọi là các nhân) trên địa bàn tỉnh
Long An.
Điều 2. Phạm
vi, đối tượng áp dụng
Quy chế này áo dụng cho tất cả
các cơ quan, cá nhân trong bộ máy hành chính, sự nghiệp nhà nước của tỉnh và
các tổ chức, các nhân khác có sử dụng hệ thống email của tỉnh.
Chương II
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HỆ THỐNG
EMAIL
Điều 3.
Thiết lập và vận hành hệ thống email
1. Hệ thống email được thiết lập
và vận hành trên mạng diện rộng của tỉnh và mạng internet.
2. Hệ thống email được đặt tên
có dạng là : [email protected] (trong đó abc là ký hiệu tên riêng của cơ quan
hoặc cá nhân) được chia thành:
a) Email cá nhân: dành cho cá
nhân trong các cơ quan của tỉnh.
b) Email cơ quan: là hộp thư đại
diện chung của từng cơ quan (sau đây gọi là email của cơ quan).
3. Việc đặt tên email của cơ
quan và cá nhân trong hệ thống email phải đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, dễ nhớ.
Điều 4. Quy
chế về lưu trữ, quản lý, cập nhật danh bạ email
1. Danh bạ email của các cơ quan
và cá nhân được tạo lập, quản lý và lưu trữ tại hệ thống của Sở Thông tin - Truyền
thông.
2. Danh bạ email của các cơ quan
và cá nhân được công bố và cập nhật kịp thời lên cổng thông tin điện tử của tỉnh
và trang (hoặc cổng) thông tin điện tử của cơ quan (nếu có).
3. Việc đăng ký sử dụng email phải
đảm bảo tỷ lệ như sau:
a) Đối với các sở, ngành, cơ
quan cấp tỉnh: đảm bảo tối thiểu 80% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử
dụng email trong công việc. 100% đơn vị trực thuộc phải có email của cơ quan.
b) Đối với UBND cấp huyện: đảm bảo
tối thiểu 50% cá nhân trong cơ quan mình được cấp và sử dụng email trong công
việc (tính đến cấp phòng, ban, đơn vị trực thuộc). 100% phòng, ban, đơn vị trực
thuộc phải có email của cơ quan. Đối với UBND các xã, phường, thị trấn ở những
nơi đủ diều kiện về hạ tầng viễn thông, internet thì phải đăng ký tối thiểu
email của cơ quan.
Điều 5. Quy
trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ email
1. Việc cung cấp và quản lý
email được quy định như sau:
a) Đối với cá nhân mới vào làm
việc trong sở ngành, cơ quan cấp tỉnh: đăng ký tạo lập email mới cho cá nhân đó
tham gia hệ thống email của tỉnh.
b) Đối với trường hợp cá nhân
thay đổi vị trí công tác trong tỉnh: đăng ký thay đổi thông tin trên danh bạ
email của tỉnh để đảm bảo đúng thực tế với người sử dụng trong hệ thống email của
tỉnh.
c) Đối với trường hợp cá nhân
chuyển công tác ra khỏi tỉnh: xóa bỏ email của cá nhân đó trong hệ thống email
của tỉnh.
d) Đối với email của cơ quan: việc
cấp mới, thay đổi thông tin, xóa, đăng ký thực hiện tương tự như đối với email
cá nhân.
2. Thủ trưởng các cơ quan có
trách nhiệm tổ chức lập danh sách tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu được cấp mới,
thay đổi thông tin, xóa bỏ email, kịp thời gửi văn bản về Sở Thông tin - Truyền
thông để được thực hiện theo yêu cầu.
Chương
II
SỬ DỤNG HỆ THỐNG EMAIL
Điều 6. Quy
định về thời gian sử dụng email
1. Tất cả các cơ quan, cá nhân
được cấp email phải kiểm tra email thường xuyên trong giờ làm việc, ít nhất 2 lần/ngày:
một lần vào buổi sáng, một lần vào buổi chiều.
2. Sau khi nhận được văn bản gửi
đến qua email, người nhận phải có phản hồi ngay cho người gửi biết là “đã nhận
được văn bản”, để đề phòng khi hệ thống email có sự cố không gửi được, người gửi
sẽ gửi thư lại.
Điều 7. Quy
định các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống email
1. Bắt buộc gửi, nhận các loại
văn bản sau qua hệ thống email của tỉnh:
a) Lịch làm việc, lịch công tác
(tuần, tháng, quý…) của lãnh đạo ủy ban nhân tỉnh, ủy ban nhân dân cấp huyện, sở
ngành tỉnh…
b) Thư mời dự họp, dự hội nghị
và các tài liệu kèm theo.
c) Các dự thảo văn bản, tài liệu
phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
d) Các tài liệu tro đổi phục vụ
công việc, các văn bản sao y.
e) Báo cáo chuyên đề, báo cáo tuần,
tháng, quý, năm, thông báo, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo
cáo.
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống
email để gửi, nhận các loại văn bản: công văn, những thông tin chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo và các văn bản khác (trừ những văn bản mật). Tận dụng triệt để
hệ thống email để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh
nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công.
3. Đảm bảo tỷ lệ văn bản gửi bằng
email của cơ quan, đơn vị đạt tối thiểu 20% văn bản hành chính gửi đi.
4. Các văn bản được gửi không phải
là văn bản mang tính chất mật theo quy định tại điều 4, 5, 6, 7 Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBNVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc
hội và các văn bản khác có liên quan.
Điều 8. Yêu
cầu quản lý nội dung thông tin trong email
1. Những văn bản được chuyển qua
hệ thống email phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị
pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước
và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. Đối với các văn bản đã quy định
bắt buộc chuyển bằng email, các cơ quan có quyền từ chối nhận văn bản đến và
chuyển trả khi cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng các hình thức khác.
2. Sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt
theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống
email.
3. Đối với các loại và giấy tờ
hành chính đã chính thức ban hành (có số văn bản, ngày phát hành, người có thẩm
quyền ký tên, đóng dấu) thì phải gửi bằng định dạng tập tin .PDF (có thể không
cần scan màu để giảm dung lượng file, tốc độ gửi, nhận file sẽ nhanh hơn) hoặc
các định dạng khác tương đương (chỉ xem được nội dung và không chỉnh sửa được).
Từng bước sử dung chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử trong hoạt động của
cơ quan nhà nước.
4. Trong nội dung, thông tin gửi
nhận giữa các cơ quan, cá nhân phải thể hiện rõ tên cơ quan, cá nhân, các thông
tin liên lạc cần thiết: số điện thoại, email, fax, website (nếu có).
Điều 9. Sử dụng
hệ thống email khác
Đối với những nơi chưa đủ điều
kiện để triển khai hệ thống email của tỉnh, có thể xem xét tạm thời sử dụng các
hệ thống email miễn phí có tính bảo mật cao để phục vụ gửi, nhận văn bản, trao
đổi thông tin trong công việc.
Chương IV
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG
CỦA HỆ THỐNG EMAIL
Điều 10.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Quản trị kỹ thuật và các dịch
vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh, đảm bảo cho hệ thống email của
tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục.
2. Quản lý danh bạ email của tỉnh,
tiếp nhận các đề nghị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh để xem xét cấp quyền
đăng nhập, mật khẩu (password) truy cập ban đầu, tạo mới, thay đổi thông tin,
xóa bỏ các hộp thư trong hệ thống email và trên danh bạ email của tỉnh. Chịu
trách nhiệm định kỳ sao dữ liệu của các email trên hệ thống, đảm bảo phục hồi kịp
thời dữ liệu hệ thống email khi có sự cố kỹ thuật xảy ra.
3. Thực hiện và hướng dẫn các cơ
quan, cá nhân thực hiện giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus
tin học, hệ thống thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ, lưu trữ thông tin trong email
đang sử dụng hoặc đã xóa tài khoản truy cập.
4. Cập nhật kịp thời danh bạ
email và gửi Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND tỉnh đăng công khai trên cổng
thông tin điện tử của tỉnh.
5. Tổ chức triển khai thực hiện
các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin - Truyền thông và của UBND tỉnh có
liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống email.
6. Lập văn bản hướng dẫn sử dụng
email và đăng trên cổng thông tin điện tử của tỉnh. Mở các lớp đào tạo sử dụng
khi có yêu cầu của các cơ quan.
7. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc
việc sử dụng email trong các đơn vị trên phạm vi toàn tỉnh. Tổ chức triển khai
công tác vận động, tuyên truyền việc sử dụng email trong hoạt động của các cơ
quan trên địa bàn tỉnh.
8. Hàng năm, Sở Thông tin - Truyền
thông lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống email của tỉnh nhằm đảm bảo hoạt
động ổn định, phù hợp với yêu cầu nâng cao chất lượng cho hệ thống.
Điều 11.
Trách nhiệm của các sở, ngành liên quan
1. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu
Tư phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc đầu tư, nâng cấp, trang
bị hệ thống thiết bị, cấp kinh phí duy trì hoạt động hàng năm, đảm bảo cho hệ
thống email của tỉnh hoạt động thông suốt, có hiệu quả.
2. Sở Nội vụ phối hợp với Sở
Thông tin - Truyền thông trong việc theo dõi, quản lý, cập nhật danh bạ email.
Khi các cá nhân có thay đổi đơn vị công tác, nghỉ việc thì kịp thời thông báo
cho Sở Thông tin - Truyền thông để cập nhật hoặc xóa bỏ danh bạ email liên
quan. Phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông trong việc xem xét đảm bảo nhân
sự để quản lý vận hành hệ thống email.
3. Trung tâm Tin học – Văn phòng
UBND tỉnh kịp thời cập nhật danh bạ email của các cơ quan, cá nhân đã được tạo
lập trên cổng thông tin điện tử của tỉnh theo danh sách do Sở Thông tin - Truyền
thông chuyển giao.
Điều 12.
Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng hệ thống email của tỉnh
1. Phối hợp với Sở Thông tin -
Truyền thông trong việc thực hiện các nội dung theo Điều 5, Điều 7, Điều 8 của
quy chế này.
2. Có kế hoạch đầu tư, nâng cấp,
trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực trong nội bộ cơ quan, đảm bảo
cho việc kết nối vào hệ thống email được đồng bộ, thông suốt và hiệu suất sử dụng
cao.
3. Tổ chức trong cơ quan việc thực
hiện chế độ gửi, nhận email trong và ra ngoài cơ quan, áp dụng các giải pháp bảo
mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, lưu trữ
thông tin… theo hướng dẫn của Sở Thông tin - Truyền thông.
4. Cử cán bộ giúp lãnh đạo cơ
quan theo dõi chung việc sử dụng email của cư; cử cán bộ phụ trách email của cơ
quan. Email của cơ quan do thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng cơ quan có thể
ủy quyền cho một hoặc một số người trong cơ quan sử dụng; hàng ngày, thủ trưởng
cơ quan có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua email của cơ quan
mình.
5. Công khai danh bạ email của
cơ quan, cá nhân và tên, chức danh, số điện thoại của người có thẩm quyền quản
lý email của cơ quan lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình (nếu có).
6. Các cơ quan có trách nhiệm
xây dựng, ban hành quy chế sử dụng email cụ thể cho phù hợp với cơ quan mình,
quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền quan email của của cơ
quan và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của
Thủ trưởng cơ quan và của cấp trên.
7. Thực hiện báo cáo định kỳ, đột
xuất về tình hình sử dụng email theo đề nghị của Sở Thông tin - Truyền thông và
yêu cầu của UBND tỉnh.
Điều 13.
Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
1. Chỉ đạo, tổ chức thực hiện
các nội dung tại Điều 12 của quy chế này tại cơ quan mình.
2. Gương mẫu đi đầu sử dụng
email trong công việc.
3. Thường xuyên kiểm tra, đánh
giá việc sử dụng email cá nhân trong cơ quan mình.
Điều 14.
Trách nhiệm của cá nhân sử dụng hệ thống email
1. Chấp hành các quy định của
pháp luật, các hướng dẫn của Sở Thông tin - Truyền thông, các quy định có liên
quan trong quy chế này, cũng như quy chế quản lý, sử dụng email trong nội bộ cơ
quan và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin từ email cá nhân của mình.
2. Bảo vệ của email cá nhân,
không được cung cấp password, hoặc để lộ password đăng nhập vào hệ thống email
cho người khác.
3. Quản lý và lưu trữ email cá
nhân, không truy nhập vào email của người khác và không để người khác sử dụng
email của mình.
4. Không trao đổi thông tin trái
quy định qua email đã được cấp; không có hành động ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo
mật hệ thống; không phát tán thư rác hoặc email có nội dung không phù hợp với mục
đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ email của mình.
5. Khi gặp sự cố về hệ thống
email phải báo cáo ngay cho Sở Thông tin - Truyền thông để kịp thời khắc phục,
sửa chữa.
6. Tham gia đóng góp ý kiến xây
dựng hệ thống email ngày càng hoàn thiện, dễ sử dụng, tiện ích hơn cho mọi cá
nhân.
7. Thông tin của cá nhân người sử
dụng email: mỗi cá nhân được cấp địa chỉ email phải nhớ địa chỉ email và
password, yêu cầu khi gửi email, phải ghi rõ họ và tên, chức danh, địa chỉ và số
điện thoại cơ quan (kể cả số điện thoại di động cá nhân - nếu có). Việc sử dụng
thành thạo trong việc gửi, nhận email phải được xem là tiêu chuẩn tối thiểu của
cán bộ - công chức – viên chức nhà nước. Phải đặt tiêu đề (subject) trong mỗi lần
gửi email, tên tiêu đề phải ngắn gọn, khoa học để dễ dàng truy cập thông tin cũ
(khi cần).
Điều 15.
Trách nhiệm của cá nhân quản lý email của cơ quan
Thủ trưởng cơ quan có thể trực
tiếp quản lý, kiểm tra email của cơ quan hoặc phân công trực tiếp một cá nhân
chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra. Người quản lý email của cơ quan có trách
nhiệm:
1. Quản lý, sử dụng email này chỉ
để giải quyết công việc hành chính của cơ quan. Không phát tán thư rác hoặc các
email có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác.
2. Theo dõi, kiểm tra, thực hiện
việc gửi các loại văn bản phát hành đi của cơ quan đến các tổ chức và cá nhân
khác, nhận văn bản đến từ các tổ chức và cá nhân khác gửi về theo quy trình được
quy định trong cơ quan mình; kịp thời thông tin, báo cáo, gửi nội dung đã nhận
đến lãnh đạo để lãnh đạo nắm và chỉ đạo giải quyết cong việc kịp thời.
3. Khi gửi nội dung yêu cầu xử
lý văn bản đến tổ chức, cá nhân trong cơ quan, ngoài việc đính kèm tập tin và
văn bản đến cần xử lý, còn phải ghi nội dung bút phê của lãnh đạo để cán bộ nhận
xử lý thực hiện đúng theo chỉ đạo của lãnh đạo.
4. Bảo vệ password sử dụng email
của cơ quan, không được cung cấp password hoặc để lộ pasword vào hệ thống email
cho người khác.
5. Chịu trách nhiệm về nội dung
email của cơ quan, không trao đổi thông tin trái quy định qua email của cơ
quan.
6. Không có hành động ảnh hưởng
đến sự an toàn, bảo mật hệ thống.
Chương V
CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO
CÁO VÀ THI ĐUA, KHEN THƯỞNG VỀ SỬ DỤNG EMAIL
Điều 16.
Quy định về công tác kiểm tra, báo cáo
1. Các cơ quan báo cáo định kỳ 6
tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin - Truyền
thông, báo cáo tình hình sử dụng email trong công việc của cơ quan (gồm các nội
dung như: tổng số cá nhân của cơ quan, số cá nhân đã được cấp email, tỷ lệ văn
bản được chuyển qua email, các loại văn bản được chuyển qua hệ thống email, nêu
những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng…) gửi về Sở Thông tin - Truyền
thông để tổng hợp, kịp thời báo cáo về UBND tỉnh, Ban chỉ đạo Công nghệ thông
tin tỉnh để giải quyết những khó khăn, vướng mắc…
Điều 17.
Thi đua khen thưởng, kỷ luật về sử dụng email
1. Mỗi cơ quan phải cụ thể hóa
tiêu chí sử dụng email vào quy chế thi đua khen thưởng hàng năm, xem đây là một
trong những tiêu chí làm cơ sở để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể,
cá nhân trong cơ quan.
2. Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với
Sở Thông tin - Truyền thông và các cơ quan có liên quan tham mưu, đề xuất UBND
tỉnh xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Điều
khoản thi hành
1. Thủ trưởng các cơ quan căn cứ
các quy định của pháp luật và quy chế này để xây dựng, ban hành quy chế sử dụng
email cho phù hợp với cơ quan mình.
2. Giao Sở Thông tin - Truyền
thông chủ trì, tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện quy chế này trên địa bàn
tỉnh và theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện./.