|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 40/2022/QĐ-UBND
|
Quảng
Ninh, ngày 08 tháng 11 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ THIẾT LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
CÔNG VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/06/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức
Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22/6/2015; Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18/6/2020;
Căn cứ Luật Giao dịch điện
tử ngày 29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng
ngày 19/11/2015;
Căn cứ Luật An ninh mạng ngày
12/6/2018;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 91/2020/NĐ-CP
ngày 14/8/2020 của Chính phủ về chống tin nhắn
rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác;
Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP
ngày 15/7/2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử
dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;
Căn cứ Nghị định số 27/2018/NĐ-CP
ngày 01/3/2018 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và
Truyền thông về việc ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1012/TTr-STTTT ngày
15/9/2022 và Văn bản số 2432/STTTT-TT ngày 25/10/2022; Báo cáo thẩm định số 211/BC-STP ngày 10/8/2022 của
Sở Tư pháp.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế thiết lập,
quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng
11 năm 2022.
Quyết định này thay thế Quyết định 1961/2014/QĐ-UBND
ngày 09/09/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc quy định quản lý và sử dụng Hệ
thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh.
Điều 3. Các Ông (Bà): Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan
căn cứ Quyết định thực hiện./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ
(b/cáo);
- Bộ Thông tin và Truyền
thông (b/cáo);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL- Bộ Tư pháp (p/h);
- Thường trực Tỉnh ủy, HĐND tỉnh (b/cáo);
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh (b/cáo);
- Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND tỉnh (b/cáo);
- Như Điều 3 (t/hiện);
- Văn phòng UBND tỉnh (Đăng công báo);
- Trung tâm Truyền thông tinh, Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, VX.
N.10-QĐ 10.04
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Văn Thành
|
QUY CHẾ
THIẾT
LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG
NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 40/2022/QĐ-UBND ngày 08/11/2022 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Ninh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định về thiết lập, quản lý và sử hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn
tỉnh Quảng Ninh.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp
dụng đối với cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu sử dụng thư điện tử công vụ
của tỉnh để trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ qua mạng truyền số liệu
chuyên dùng và mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức
năng nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống thư điện tử là hệ thống
thông tin quản lý các hộp thư điện tử và thực hiện chuyển thư điện tử.
2. Hộp thư điện tử (Mailbox) là dịch vụ
thư điện tử trên mạng máy tính, Internet nhằm cung cấp cho người dùng một
phương tiện để gửi, nhận thư điện tử.
3. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan là
hộp thư điện tử được cấp cho các tổ chức để trao đổi thông tin trong hoạt động
công vụ.
4. Hộp thư điện tử công vụ cá nhân là
hộp thư điện tử được cấp cho các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động để
trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ.
5. Tài khoản thư điện tử (Email
account) là thông tin bao gồm địa chỉ thư điện tử công vụ và mật khẩu đăng nhập
được cấp cho người dùng để truy cập vào hộp thư điện tử công vụ thực hiện gửi
và nhận thư điện tử.
6. Danh bạ thư điện tử công vụ là
danh sách địa chỉ hộp thư điện tử công vụ của các tổ chức và cá nhân được tạo lập
để cung cấp và lưu trữ thông tin của tổ chức, cá nhân sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ tỉnh Quảng Ninh.
7. Tệp tin thực thi là những tệp tin
thực thi (chạy) được trong Hệ điều hành Windows như: *.exe, *.com, *.dll,
*.net.
8. Tệp tin nén có mã hóa là những tệp
tin nén như: *.zip, *.rar được thiết lập mật khẩu để mã hóa.
Điều 3. Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Ninh
1. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh
Quảng Ninh là thành phần trong hệ thống Chính quyền điện tử
tỉnh Quảng Ninh được sử dụng vào việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử,
sử dụng trong hoạt động công vụ của các tổ chức, cá nhân. Hệ thống được thiết lập, tích hợp và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin
truyền thông của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh. Hệ thống
có địa chỉ truy cập là: https://mail.quangninh.gov.vn.
2. Tất cả các hộp thư điện tử công vụ
của tổ chức và cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích
hợp dữ liệu tỉnh do Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông Quảng Ninh trực
tiếp quản lý và vận hành theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chương II
THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ HỆ
THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG NINH
Điều 4. Thiết lập
hệ thống thư điện tử công vụ
1. Định dạng địa chỉ thư điện tử cho
hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị.
a) Hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị: sử
dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt, viết liền không dấu, không khoảng trống theo
dạng: <tên viết tắt của tổ chức>@quangninh.gov.vn (ví dụ: Sở Thông tin và
Truyền thông: [email protected]; Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả:
[email protected]).
b) Hộp thư điện tử của các địa phương
cấp xã phường, thị trấn: Sử dụng tên của Ủy ban nhân dân xã phường, thị trấn bằng
tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo
dạng: <tên cấp/loại cơ quan hành chính viết tắt><tên
cơ quan viết liền>.<tên viết tắt địa phương cấp trên> (ví dụ: Ủy ban
nhân dân phường Cao Xanh thuộc thành phố Hạ Long:
[email protected]).
c) Các phòng ban chuyên môn thuộc các
cơ quan, đơn vị thì được đặt tên theo quy định: sử dụng tên phòng viết tắt tương
ứng bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng:
<tên phòng ban, đơn vị trực thuộc>.<tên cơ quan viết tắt>.
Với <tên phòng ban, đơn vị trực
thuộc có chữ phòng đứng đầu thì viết “phòng” đầy đủ và
không dấu, còn lại viết tắt những chữ cái đầu (ví dụ: Phòng Công nghệ thông tin
thuộc Sở Thông tin và Truyền thông: [email protected]; Phòng
Văn hóa thông tin thuộc UBND thành phố Hạ Long: [email protected]).
Một số trường hợp viết đầy đủ không dấu
(ví dụ: Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông:
[email protected]; Thanh tra Sở Thông tin và Truyền thông:
[email protected]; Thanh tra thành phố Hạ Long:
[email protected]).
d) Đơn vị trực thuộc các cơ quan thì
được đặt tên theo quy định: <tên đơn vị trực thuộc viết tắt>.<tên cơ
quan viết tắt> (ví dụ: Chi cục Thủy sản thuộc Sở Nông nghiệp và phát triển
nông thôn: [email protected]).
2. Định dạng địa chỉ thư điện tử công
vụ cho hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a) Đối với hộp thư điện tử công vụ của
cá nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo
đăng ký của cơ quan sử dụng có tên viết tắt bằng tiếng Việt,
viết liền không dấu, không khoảng trống theo dạng <họ
và tên> @quangninh.gov.vn.
b) Trong trường hợp cơ quan có hai cá
nhân có họ và tên trùng nhau, khi cấp phát hộp thư điện tử công vụ thì quy ước
họ và tên + (cộng) tên cơ quan viết tắt liền sau, ngăn cách giữa tên họ đệm và
tên cơ quan bởi dấu chấm (ví dụ: tài khoản của ông Phạm Văn A thuộc Sở Thông
tin và Truyền thông: [email protected]).
c) Trường hợp cơ quan có trên hai cá
nhân có họ và tên trùng nhau, khi cấp phát hộp thư hộp thư điện tử công vụ thì quy ước thêm số thứ tự vào liền sau họ và
tên + (cộng) tên cơ quan viết tắt liền sau, ngăn cách giữa tên họ đệm và tên cơ
quan bởi dấu chấm (ví dụ: trường hợp trùng lặp cùng tên
ông Phạm Văn A thuộc Sở Thông tin và Truyền thông thì tài khoản thứ 02 trở đi
được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên: phamvana1[email protected]).
3. Định dạng địa chỉ thư điện tử cho
nhóm hộp thư điện tử công vụ
Đối với hộp thư điện tử công vụ của
nhóm các tài khoản thuộc cùng một cơ quan, đơn vị (ví dụ: nhóm hộp thư thuộc Sở
Thông tin và Truyền thông có địa chỉ [email protected])
hay nhóm các tài khoản thư điện tử có cùng chức năng, nhiệm vụ (ví dụ: nhóm hộp
thư đại biểu hội đồng nhân dân tỉnh có địa chỉ
[email protected]) hộp thư nhóm được cấp theo đăng ký của
cơ quan, tổ chức sử dụng tên viết liền bằng tiếng Việt, không dấu, không khoảng
trống theo dạng <tên nhóm> @quangninh.gov.vn.
Điều 5. Thiết lập
kết nối đồng bộ tài khoản giữa hệ thống thư điện tử công vụ và hệ thống Chính
quyền điện tử (CQĐT)
1. Trường hợp cá nhân sử dụng đồng thời
hệ thống Thư điện tử công vụ và hệ thống Chính quyền điện tử.
Tài khoản CQĐT được tạo mới để làm
tài khoản dùng chung cho hệ thống Thư điện tử và hệ thống CQĐT. Tài khoản CQĐT
của cá nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo
đăng ký của cơ quan, sử dụng tên viết bằng tiếng Việt, viết liền không dấu,
không khoảng trống theo dạng <họ và tên>. Trường hợp
có trên 2 cá nhân có họ và tên trùng nhau, thì quy ước thêm số thứ tự vào liền
sau họ và tên (ví dụ: trường hợp cùng tên ông Phạm Văn A thì tài khoản thứ 02
trở đi được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên: phamvana1@quangninh.gov.vn).
a) Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản
Chính quyền điện tử
Trường hợp cá nhân đã có địa chỉ thư
điện tử công vụ từ trước, thực hiện đồng bộ 2 hệ thống. Tài khoản CQĐT là tài
khoản đăng nhập duy nhất của 2 hệ thống.
Trường hợp cá nhân chưa có địa chỉ
thư điện tử công vụ, địa chỉ thư điện tử công vụ sẽ được đặt
theo tài khoản hệ thống CQĐT (ví dụ: ông Phạm Văn A có
tài khoản CQĐT được tạo mới là phamvana; địa chỉ thư điện tử công
vụ là: [email protected]v.vn).
b) Trường hợp cá nhân đã có tài khoản
Chính quyền điện tử
Trường hợp cá nhân đã có địa chỉ thư
điện tử công vụ, khi thực hiện đồng bộ 2 hệ thống, tài khoản CQĐT là tài khoản đăng
nhập duy nhất của 2 hệ thống.
Trường hợp cá nhân chưa có địa chỉ
thư điện tử công vụ, địa chỉ thư điện tử công vụ sẽ được đặt
theo tài khoản hệ thống CQĐT (ví dụ: ông Phạm Văn A có tài
khoản CQĐT được tạo mới là phamvana; địa chỉ thư điện tử công vụ là:
[email protected]). Trường hợp địa chỉ thư điện tử công vụ của cá nhân khác được tạo trước trùng tên tài khoản CQĐT, thì
quy ước tài khoản CQĐT + (cộng) tên cơ quan viết tắt liền sau, ngăn cách giữa
tên họ đệm và tên cơ quan bởi dấu chấm (ví dụ: tài khoản CQĐT của ông Phạm Văn
A thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là “phamvana” thì địa chỉ
thư điện tử công vụ là: [email protected]).
2. Trường hợp chỉ sử dụng hệ thống
Thư điện tử công vụ, không sử dụng hệ thống Chính quyền điện tử.
Tài khoản CQĐT vẫn sẽ được tạo mới,
nhưng không được cấu hình để sử dụng trong hệ thống CQĐT, chỉ phục vụ cho việc
đồng bộ. Việc đồng bộ và tạo mới địa chỉ thư điện tử công vụ sẽ được tuân theo
điểm a, b khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
3. Quy định khi yêu cầu đồng bộ tài
khoản thư điện tử công vụ và Chính quyền điện tử
Chỉ tiếp nhận các yêu cầu đồng bộ bằng
văn bản, có xác nhận của cơ quan, đơn vị.
Thông tin gửi về phải có: họ và tên, phòng ban - đơn vị, chức vụ, số điện thoại, tài khoản thư
điện tử công vụ (nếu có), địa chỉ thư điện tử công vụ (nếu
có).
Điều 6. Thẩm quyền,
điều kiện, quy trình cấp mới, thay đổi, cấp lại, thu hồi hoặc thay đổi thông
tin hộp thư điện tử công vụ
1. Sở Thông tin và Truyền thông được
giao quản lý hệ thống thư điện tử công vụ, trực tiếp thực hiện cấp mới, thay đổi,
thu hồi hộp thư điện tử công vụ thuộc hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh.
2. Khi có yêu cầu cấp mới hoặc thay đổi
thông tin hộp thư điện tử công vụ của cơ quan hoặc cá nhân
thuộc quyền quản lý, cơ quan có văn bản đề nghị gửi qua hệ
thống thông tin và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông.
3. Quy trình cấp mới, thay đổi thông
tin hộp thư điện tử công vụ
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc đối
tượng sử dụng tại Khoản 2 Điều 1 có nhu cầu sử dụng thư điện tử công vụ, cơ
quan chủ quản có văn bản đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ gửi Sở Thông
tin và Truyền thông theo Mẫu 01 ban hành kèm theo Quy chế này.
b) Trường hợp thay đổi thông tin hộp
thư điện tử công vụ: cơ quan chủ quản có văn bản đề nghị thông tin hộp thư điện
tử công vụ khi cơ quan, tổ chức đổi tên hoặc tên hộp thư của cơ quan, tổ chức,
cá nhân bị sai, bị trùng khi đăng ký sử dụng chữ ký sổ gửi Sở Thông tin và Truyền
thông theo Mẫu 02 ban hành kèm
theo Quy chế này.
Điều 7. Tạm dừng,
khôi phục, thu hồi hộp thư điện tử công vụ
1. Tạm dừng hoạt động hộp thư điện tử
công vụ vi phạm một trong các hành vi được quy định tại
Khoản 4 Điều 13; Khoản 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12 tại Điều 14; Khoản 6 Điều 15 Quy chế
này; không phát sinh giao dịch gửi nhận trong 06 tháng không có lý do. Trong
vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan, tổ chức có văn bản
gửi Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị khôi phục hộp thư điện tử công vụ.
Trong vòng 3 ngày làm việc sau khi nhận được đề nghị của cơ quan, tổ chức, Sở
Thông tin và Truyền thông thực hiện khôi phục lại hộp thư điện tử công vụ,
thông báo cho cơ quan, tổ chức đề nghị. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành đổi
mật khẩu truy cập hộp thư điện tử công vụ trong lần truy cập
đầu tiên kể từ khi hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa được kích hoạt.
2. Trường hợp các hộp thư điện tử
công vụ bị tạm dừng hoạt động, Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản thông
báo đến cơ quan, đơn vị nắm biết, đôn đốc sử dụng. Trong vòng 15 ngày làm việc
kể từ ngày nhận được thông báo của Sở Thông tin và Truyền thông, cơ quan, tổ chức
không có văn bản đề nghị khôi phục hộp thư điện tử công vụ, Sở Thông tin và
Truyền thông thực hiện thu hồi và gỡ bỏ hoàn toàn hộp thư điện tử công vụ ra khỏi
hệ thống.
3. Trường hợp cơ quan, tổ chức sáp nhập,
giải thể, cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, không có nhu cầu sử dụng, cơ quan chủ quản
có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị thu hồi hộp thư điện tử công vụ đến Sở Thông
tin và Truyền thông theo Mẫu 02 ban hành kèm theo Quy chế này. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện
thu hồi hộp thư điện tử công vụ theo đề nghị.
Điều 8. Dung lượng
và lưu trữ dữ liệu thư điện tử
1. Dung lượng được cấp cho mỗi hộp
thư điện tử công vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân phụ thuộc vào yêu cầu sử dụng
thực tế của tổ chức, cá nhân người sử dụng và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư
điện tử trong từng giai đoạn, đảm bảo đạt tối thiểu
500MB/hộp thư và tối đa 1000MB/hộp thư đối với hộp thư cá
nhân, tối đa 5000MB/đối với hộp thư cơ quan, tổ chức và cho phép kích cỡ tệp gửi
kèm tối đa 20MB/thư điện tử. Đối với nhu cầu cụ thể của tổ chức và cá nhân người
dùng, cơ quan gửi yêu cầu về Sở Thông tin và Truyền thông để giải quyết.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có sử
dụng hộp thư điện tử công vụ cần phải chủ động trong việc quản lý dữ liệu thư
điện tử để lưu trữ, tra cứu, bảo toàn dữ liệu thông qua việc sử dụng các phần mềm quản lý thư điện tử như
Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird,...
Điều 9. Quản lý hệ
thống thư điện tử công vụ
1. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Đảm bảo hoạt động hệ thống thư điện
tử công vụ ổn định; quy định, hướng dẫn, cảnh báo và thực hiện xử lý các sự cố
xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng.
b) Hướng dẫn cách thức thay đổi mật
khẩu an toàn hộp thư điện tử.
c) Thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá
nhân biết tối thiểu trước 03 ngày làm việc khi bắt buộc phải
tạm thời ngừng cung cấp dịch vụ hệ thống thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật.
d) Đảm bảo các điều kiện kỹ thuật về tính
ổn định, tài nguyên lưu trữ, dung lượng hộp thư, khả năng dự phòng.
đ) Bảo đảm an ninh mạng, an toàn dữ
liệu, phòng chống virus, mã độc, lọc thư rác.
e) Định kỳ hàng tháng, Sở Thông tin
và Truyền thông gửi thông báo danh sách chi tiết các hộp thư điện tử công vụ
đang hoạt động, không đăng nhập, không sử dụng, chưa đổi thông tin được phân loại
theo tên cơ quan, đơn vị để các sở, ngành, địa phương nắm bắt, kịp thời đôn đốc,
chấn chỉnh sử dụng.
Điều 10. Tần suất
kiểm tra hộp thư điện tử công vụ
Người được giao quản lý, sử dụng hộp
thư điện tử công vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thường xuyên cập
nhật, sử dụng, kiểm tra tài khoản sử dụng.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 11. Gửi, nhận
văn bản, hồ sơ, tài liệu qua hệ thống thư điện tử công vụ
1. Văn bản, hồ sơ, tài liệu dạng điện
tử gửi từ hộp thư cá nhân chỉ phục vụ mục đích cung cấp
thông tin, xử lý công việc.
2. Sử dụng hộp thư điện tử công vụ để
trao đổi các loại văn bản điện tử (trừ các văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí
mật nhà nước), tài liệu phục vụ cuộc họp, thông tin cần trao đổi nhằm phục vụ xử
lý công việc cơ quan, đơn vị.
3. Văn bản, hồ sơ, tài liệu được gửi,
nhận qua thư điện tử công vụ phải được quản lý và lưu trữ đầy đủ, bảo đảm độ
tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực.
Điều 12. Tiêu
chuẩn kỹ thuật áp dụng
1. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt
theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt
Unicode để thực hiện các nội dung, văn bản trao đổi
trong hệ thống thư điện tử.
2. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải
trao đổi trên Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Ninh
phải tuân thủ các tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15
tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
Điều 13. Trách
nhiệm của các cơ quan trong việc sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu
trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh về việc cơ quan triển khai thực
hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
2. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về
việc sử dụng thư điện tử công vụ trong công việc cho cán bộ,
công chức thuộc phạm vi quản lý.
3. Chỉ đạo việc quản lý, sử dụng hộp
thư điện tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm
về nội dung thông tin chuyển, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định tại
Quy chế này.
4. Không sử dụng hộp thư điện tử công
vụ của tổ chức để cung cấp, phát tán các thông tin có nội dung xấu, gây phương
hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực,
đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của
dân tộc.
5. Đăng tải danh bạ thư điện tử công
vụ của cơ quan, đơn vị, hộp thư của cán bộ, công chức trên Cổng/Trang thông tin
điện tử của cơ quan, đơn vị mình.
6. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông khi có thay đổi nhân sự, vị trí công tác để cập nhật thông tin trên hệ thống
thư điện tử được kịp thời.
7. Nếu đang sử dụng hệ thống thư điện
tử khác cho hoạt động thực thi công vụ thì cần chuyển sang sử dụng hệ thống thư
điện tử công vụ của tỉnh.
8. Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình trong việc sử dụng
và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử công vụ.
9. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu
trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan, đơn vị
nơi phát hiện tài liệu mật phải thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông và
cơ quan nơi gửi đi tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức
năng phối hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp
khắc phục.
10. Định kỳ hàng năm (tháng 12 hàng
năm) đơn vị phải thống kê báo cáo danh sách cá nhân, đơn vị đang sử dụng hộp
thư điện tử công vụ gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, rà soát
theo mẫu số 04 kèm theo Quyết định này.
11. Có văn bản cung cấp thông tin đầu
mối phụ trách thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị khi có sự thay đổi về Sở
Thông tin và Truyền thông.
Điều 14. Trách
nhiệm của cá nhân sử dụng hộp thư điện tử công vụ
1. Thiết lập môi trường an toàn khi sử
dụng hộp thư:
a) Hệ điều hành máy tính:
Người sử dụng thực hiện theo các
nguyên tắc sau để đảm bảo an toàn cho máy tính:
Thường xuyên cập nhật các bản vá bảo
mật cho hệ điều hành.
Chỉ cài đặt và sử
dụng các phần mềm cũng như hệ điều hành có bản quyền.
b) Cài đặt phần mềm phát hiện và diệt
mã độc, tường lửa:
- Cài đặt ứng dụng phát hiện và diệt
mã độc, thực hiện kiểm tra toàn bộ các thư điện tử và tệp tin đính kèm ngay khi
được tải về.
- Cài đặt tường lửa cá nhân để ngăn
chặn máy tính khỏi các truy cập không hợp pháp.
c) Đảm bảo an toàn khi truy cập hộp
thư điện tử bằng trình duyệt web:
Truy cập bằng các giao thức an toàn:
trong trường hợp hệ thống thư điện tử cung cấp truy cập thư điện tử bằng hai
giao thức HTTPS và HTTP, người sử dụng cần sử dụng giao thức HTTPS thay cho
giao thức HTTP.
Không sử dụng chế độ tự động lưu trữ
mật khẩu.
2. Thường xuyên kiểm tra, sử dụng hộp
thư điện tử để phục vụ công việc; chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi,
nhận qua hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
3. Bảo vệ thông tin cá nhân của hộp
thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào
Hệ thống thư điện tử công vụ cho người khác; không truy cập
vào hộp thư điện tử công vụ của người khác và không để người khác sử dụng địa
chỉ, hộp thư điện tử công vụ của mình. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu, báo
cáo Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời xử lý, cấp mật khẩu mới.
4. Không sử dụng hộp thư điện tử công
vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài
khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng, đăng ký ở các hệ thống
thư điện tử khác (như Yahoo, Hotmail, Gmail...). Không sử dụng hộp thư điện tử
công vụ vào công việc trao đổi riêng cá nhân.
5. Không phát tán thư rác hoặc các
thư điện tử không đúng mục đích của hệ thống thư điện tử thông qua địa chỉ sử dụng
của mình.
6. Không phát tán các thông tin có nội
dung xấu, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên
truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá
hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.
7. Không phát tán virus máy tính thông
qua hộp thư điện tử của cá nhân vào Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
8. Không đặt chế độ chuyển thư điện tử
tự động từ hộp thư điện tử công vụ được cấp đến các hộp thư khác không phải do cơ quan nhà nước cấp hoặc ngược lại.
9. Không có hành vi cản trở sử dụng hộp
thư điện tử công vụ, chiếm đoạt hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, cá nhân.
10. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu
trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước phải kịp thời báo
cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi phát hiện tài liệu
mật phải thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan nơi gửi đi tài
liệu đó để kịp thời gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối hợp đánh
giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp
khắc phục.
11. Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong
quá trình sử dụng hộp thư điện tử công vụ phải thông báo với cán
bộ đầu mối phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị mình đề nghị Sở Thông tin
và Truyền thông khắc phục và sửa chữa qua điện thoại hỗ trợ 24/24:
02033.533.338.
11. Chấp hành các quy định của pháp
luật về thư điện tử công vụ, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của
Sở Thông tin và Truyền thông về sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ.
Điều 15. Sử dụng
an toàn Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh
1. Mật khẩu hộp thư điện tử công vụ
phải có độ dài ít nhất 06 ký tự. Mật khẩu bao gồm: chữ thường, chữ in hoa, chữ
số và ký tự đặc biệt.
2. Mật khẩu người dùng phải được thay
đổi 03 tháng một lần.
3. Hạn chế tối đa việc truy cập hộp
thư điện tử công vụ ở các thiết bị, mạng tại các các địa điểm công cộng không rõ
nguồn gốc.
4. Đánh dấu “Thư rác” (Spam mail)
ngay khi nhận được các thư rác.
5. Kiểm tra virus trước khi mở tệp
tin được tải về từ hộp thư điện tử công vụ.
6. Không gửi nhận tệp tin thực thi
qua Hệ thống thư điện tử công vụ và hạn chế gửi, nhận các tệp tin nén có mã
hóa.
7. Phải thông báo ngay tới bộ phận quản
trị Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Ninh khi thấy hộp
thư điện tử công vụ được cấp có hiện tượng bất thường, mất an toàn.
Điều 16. Sử dụng
hộp thư điện tử công vụ của cá nhân, cơ quan, tổ chức
1. Hộp thư điện tử công vụ cấp cho cá
nhân do cá nhân chịu trách nhiệm quản lý.
2. Các cá nhân được cấp hộp thư điện
tử công vụ phải thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử công vụ để giao dịch, trao
đổi công việc của cơ quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội
dung trao đổi theo quy định.
3. Các cơ quan, tổ chức được cấp hộp
thư điện tử công vụ phải thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử công vụ khi trao đổi
công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung
trao đổi theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17. Trách
nhiệm hướng dẫn, thi hành
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị:
a) Chỉ đạo, bảo đảm việc tuân thủ các
quy định tại Quy chế này trong phạm vi tổ chức, quyền hạn quản lý của mình.
b) Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc
sử dụng hộp thư điện tử trong công việc của cá nhân do mình quản lý và trách
nhiệm, quyền hạn của cá nhân trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
thống nhất quản lý, duy trì hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định của Quy
chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm hệ thống hoạt
động liên tục, thông suốt, an toàn và đúng mục đích.
b) Tổ chức triển khai hướng dẫn thực
hiện Quy chế này, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về các tình huống phát
sinh, cần xử lý.
c) Kiểm tra, thanh tra xử lý hoặc đề nghị
xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân không tuân thủ quy định sử dụng hệ
thống thư điện tử công vụ.
d) Chỉ đạo thực hiện an toàn thông
tin theo các quy định hiện hành.
3. Sở Tài chính: hằng năm, căn cứ khả
năng cân đối ngân sách, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho
công tác quản lý, duy trì, vận hành và kinh phí nâng cấp, mở rộng Hệ thống thư
điện tử công vụ tỉnh.
4. Sở Nội vụ: tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh đưa việc ứng dụng thư điện tử công vụ vào tiêu chí thi đua hằng
năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá chỉ số cải cách
hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn
tỉnh.
Điều 18. Khen
thưởng, xử lý vi phạm
1. Các cơ quan, đơn vị khen thưởng đối
với phòng ban, cá nhân ứng dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ theo quy
định của pháp luật về thi đua, khen thưởng, và quy chế
khen thưởng tại cơ quan, đơn vị.
2. Cơ quan, cá nhân vi phạm Quy chế
này, thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xem xét xử lý
kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Điều 19. Sửa đổi,
bổ sung Quy chế
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị chủ động đề xuất gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.
Mẫu
số 01
|
<Tên cơ quan, đơn vị>
Số:
V/v
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Quảng
Ninh, ngày tháng năm
|
ĐỀ NGHỊ CẤP HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Kính gửi:
Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:
Chức vụ:
Cơ quan, đơn vị công tác:
Điện thoại liên lạc:
Nội dung yêu cầu:
1. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử
công vụ cơ quan, đơn vị như sau:
|
STT
|
Tên
cơ quan đơn vị
|
Tài
khoản công chức (nếu có)
|
|
|
|
|
2. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử
công vụ cá nhân trong danh sách:
|
STT
|
Họ
và tên
|
Chức
vụ
|
Tài
khoản công chức (nếu có)
|
Bộ
phận công tác
|
Số ĐT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi nhận:
|
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
|
Mẫu
số 02
|
<Tên cơ quan, đơn vị>
Số:
V/v
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Quảng
Ninh, ngày tháng năm
|
ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI THÔNG TIN HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Kính gửi:
Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:
Chức vụ:
Cơ quan, đơn vị công tác:
Điện thoại liên lạc:
Nội dung yêu cầu:
1. Đề nghị thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị như sau:
|
STT
|
Tên
cơ quan đơn vị
|
Địa
chỉ thư điện tử công vụ
|
Thông
tin cần thay đổi
|
Thông
tin mới
|
|
|
|
|
|
|
2. Đề nghị thay đổi thông tin hộp thư
điện tử công vụ cá nhân:
|
STT
|
Họ
và tên
|
Chức
vụ
|
Tài
khoản công chức (nếu có)
|
Địa
chỉ thư điện tử công vụ
|
Thông
tin cần thay đổi
|
Thông
tin mới
|
Số
Đt
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi nhận:
|
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
|
Mẫu
số 03
|
<Tên cơ quan, đơn vị>
Số:
V/v
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Quảng
Ninh, ngày tháng năm
|
ĐỀ NGHỊ THU HỒI, XÓA HỘP THƯ ĐIỆN TỬ
CÔNG VỤ
Kính gửi:
Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:
Chức vụ:
Cơ quan, đơn vị công tác:
Điện thoại liên lạc:
Nội dung yêu cầu:
Đề nghị thu hồi, xóa hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị như sau:
|
STT
|
Họ
và Tên
|
Chức
vụ
|
Bộ
phận công tác
|
Địa
chỉ thư
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi nhận:
|
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
|
Mẫu
số 04
|
<Tên
cơ quan, đơn vị>
Số:
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Quảng
Ninh, ngày tháng năm
|
BÁO CÁO
Hoạt động sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ năm ....
Kính gửi:
Sở Thông tin và Truyền thông
Thực hiện Quy chế số... ngày... của Ủy
ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Quy chế quản lý khai thác sử dụng hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh, Cơ quan <đơn vị> báo cáo kết quả hoạt động sử dụng
hệ thống thư điện tử 6 tháng như sau:
1. Tình hình sử dụng
- Tổng số hộp thư điện tử công vụ được
cấp
- Số hộp thư điện tử công vụ không
đăng nhập trong năm....
- Biến động, thay đổi thông tin:
Thêm, sửa, xóa, thu hồi...
2. Vướng mắc, kiến nghị
3. Cung cấp thông tin cán bộ trực
tiếp báo tham mưu báo cáo liên hệ khi cần
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu:
|
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
|