|
BỘ
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
388/QĐ-BGDĐT
|
Hà
Nội, ngày 20 tháng 02
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ TRƯỞNG BỘ
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ Nghị định số
69/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc
của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Chánh
Văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ
thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Điều
2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019 và thay thế Quyết định số
1224/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về
việc ban hành Quy trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng.
Điều
3. Chánh
Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thủ
trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Thứ trưởng (để p/h chỉ đạo);
- Các sở giáo dục và đào tạo;
- Các cơ sở giáo dục;
- Cổng thông tin điện tử Bộ GDĐT;
- Lưu: VT, VP.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Lê Hải An
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20
tháng 02 năm 2019
của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
a) Quy chế này quy định
Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại
Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GDĐT): Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản
điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
b) Quy chế này không
quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của
pháp luật.
2. Đối tượng áp dụng
a) Quy chế này áp dụng
đối với các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng (đơn vị).
b) Khuyến khích các sở
giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục không thuộc điểm a khoản 2 Điều 1 áp dụng
các quy định tại Quy chế này.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này,
các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống Quản lý
hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại địa chỉ https://eoffice.moet.gov.vn
là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử
trong quá trình xử lý công việc, phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi
văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị (Hệ thống E-Office).
2. Chữ ký số của Bộ
GDĐT, đơn vị là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Chữ ký số của người
có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Quản lý văn bản và
hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong
suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải
quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.
5. Cập nhật dữ liệu
là nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của
Hệ thống E-Office.
6. Văn bản số hóa từ
văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội
dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số
hóa.
Điều
3. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống E-Office
1. Các chỉ đạo của
lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống E-Office được
xem là mệnh lệnh hành chính.
2. Cán bộ, công chức,
viên chức (cá nhân) có trách nhiệm sử dụng
Hệ thống E-Office trong xử lý công việc hằng ngày.
Không sử dụng Hệ thống E-Office để trao đổi thông tin mật, công việc không thuộc
chức năng, nhiệm vụ của Bộ GDĐT, đơn vị và các
nội dung khác trái với quy định của pháp luật.
3. Trong trường hợp
có sự cố kỹ thuật không vận hành được Hệ thống E-Office, thì việc xử lý văn bản
đi, đến được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT (Quyết
định số 2125/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 6 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ GDĐT ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT) cho đến khi sự cố kỹ thuật được
khắc phục.
4. Các sở giáo dục và
đào tạo, các cơ sở giáo dục sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử riêng phải
đảm bảo kết nối được với Hệ thống E-Office để trao đổi văn bản điện tử.
Chương
II
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều
4. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến
Bộ GDĐT phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office và giải quyết kịp thời, đúng thời
hạn quy định.
2. Số đến của một văn
bản đến là duy nhất trong Hệ thống E-Office.
3. Xác nhận văn bản đến
đúng địa chỉ và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết văn bản đến của Bộ
GDĐT, đơn vị tiếp nhận văn bản.
4. Kiểm tra chữ ký số
theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông.
Điều
5. Đăng ký văn bản điện tử đến, số hóa văn bản giấy
1. Đăng ký văn bản điện
tử đến
a) Trường hợp Bên gửi
hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc
gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia, văn thư kiểm
tra, cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9,
10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục IV Quy chế này;
b) Cấu trúc và định dạng
của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định
danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản
và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016
của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
c) Số đến, thời gian
đến được lưu trong Hệ thống E-Office.
2. Số hóa văn bản giấy
a) Văn thư thực hiện
số hóa văn bản giấy, ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản
này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số
hóa do Bộ GDĐT quy định.
b) Tiêu chuẩn số hóa
tài liệu:
- Định dạng Portable
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh
màu;
- Độ phân giải tối
thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100
%.
c) Hình thức chữ ký số
của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số hóa (nếu có) trên văn bản số hóa để xử lý công
việc trong Hệ thống E-Office:
- Vị trí: Góc trên,
bên phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của Bộ
GDĐT, đơn vị số hóa văn bản (nếu có), màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế
của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
-
Thông tin: Tên Bộ GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng,
năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều
6. Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến trong Hệ thống E-Office
Quy trình chuyển giao
và giải quyết văn bản đến tại cơ quan Bộ GDĐT được mô tả chi tiết tại Phụ lục I
kèm theo Quy chế này.
Chương
III
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều
7. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi
của Bộ GDĐT, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office.
2. Số của một văn bản
đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của Bộ GDĐT, đơn vị.
3. Xác nhận văn bản
đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm
quyền giải quyết.
4. Bảo đảm văn bản được
chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số
của người có thẩm quyền và ký số của Bộ GDĐT, đơn vị quy định tại Điều 13, Điều
14 Quy chế này.
Điều
8. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Lưu đồ soạn thảo, kiểm
tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Quy
chế này.
Điều
9. Ban hành văn bản
Lưu đồ ký ban hành,
đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục III Quy chế này.
Điều
10. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí
ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
2. Hình ảnh: chữ ký của
người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
Điều
11. Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản
1. Vị trí: trùm lên khoảng
1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;
2. Hình ảnh: dấu của
Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản (nếu có), màu đỏ,
kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);
3. Thông tin: Tên Bộ
GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam
theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều
12. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT,
đơn vị trong công tác văn thư
1.
Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư
số của Bộ GDĐT, đơn vị trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa
bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị phải được giao bằng văn bản cho văn
thư quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Trách nhiệm của
văn thư
a) Không giao thiết bị
lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
b) Phải trực tiếp ký
số của Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành;
c) Chỉ được ký số của
Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành sau khi đã có chữ ký số
của người có thẩm quyền và văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị trực tiếp số hóa.
Chương
IV
LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
13. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử
1. Bảo đảm yêu cầu
chung của việc lập và quản lý hồ sơ.
2. Bảo đảm tính xác
thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
3. Được bảo đảm an
toàn trong Hệ thống E-Office.
Điều
14. Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Căn cứ Danh mục hồ
sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ
sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo,
ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá
trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống E-Office trường thông tin số
2.3 Phụ lục IV và trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Quy
chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành,
cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh
mục hồ sơ trong Hệ thống E-Office sau khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao
nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường
thông tin số 1.3, 2, 3,
4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Quy
chế này.
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của Bộ
GDĐT, đơn vị lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của Bộ
GDĐT được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của
Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống
quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của Bộ GDĐT được mặc định trong Hệ
thống E-Office.
b) Năm hình thành hồ
sơ
c) Số và ký hiệu hồ
sơ
Năm hình thành hồ sơ,
số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ
sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1:
000.00.10.G03.2019.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019 của Vụ Tổ chức
cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trong đó:
000.00.10.G03 là mã định danh của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo;
2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
4. Khi công việc hoàn
thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật
vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 8, 11
Phụ lục VI Quy chế này.
5. Việc cập nhật mã định
danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong
hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ
lục VI Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.
Điều
15. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản
lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực
hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, có trách
nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ
cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu
trữ điện tử” trong Hệ thống E-Office.
Chương
V
TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG
E-OFFICE
Điều
16. Trách nhiệm của đơn vị
1. Trách nhiệm của thủ
trưởng đơn vị
a) Chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng về việc sử dụng Hệ thống E-Office;
chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đôn đốc đơn vị sử dụng Hệ thống E-Office trong xử
lý công việc hằng ngày.
b) Chỉ đạo và phân
công xử lý văn bản trực tiếp qua Hệ thống E-Office.
c) Phân quyền hoặc ủy
quyền xử lý các văn bản đến đơn vị qua Hệ thống E-Office.
d) Cập nhật danh sách
người sử dụng của đơn vị, gửi Văn phòng để cấp tài khoản sử dụng Hệ thống
E-Office.
đ) Cử cá nhân tham dự
các khóa tập huấn, hướng dẫn quản lý và sử dụng Hệ thống E-Office.
2. Trách nhiệm của
văn thư đơn vị
a) Văn thư đơn vị có
trách nhiệm nhận, trình, chuyển giao kịp thời văn bản đến thủ trưởng đơn vị.
b) Thực hiện số hóa
văn bản giấy đến trực tiếp đơn vị và văn bản do đơn vị phát hành, nhập các
thông tin quản lý vào Hệ thống E-Office.
c) Kịp thời báo cáo
thủ trưởng đơn vị thông báo cho Văn phòng biết để
hủy tài khoản của người sử dụng vi phạm quy định và chủ động xử lý theo thẩm
quyền.
3. Trách nhiệm của cá
nhân
a) Kiểm tra, xử lý kịp
thời các văn bản điện tử được phân công xử lý hằng ngày trong Hệ thống
E-Office, đảm bảo đúng tiến độ; kết thúc hồ sơ công việc sau khi hoàn thành
trong Hệ thống E-Office.
b) Không truy cập vào
tài khoản của người khác (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc ủy
quyền trên Hệ thống E-Office) và không cung cấp tài khoản của mình cho người
khác.
c) Trước khi chuyển
công tác hoặc nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn giao tài khoản sử dụng Hệ thống
E-Office cho thủ trưởng đơn vị.
d) Chịu trách nhiệm về
những sự cố gây ra do quản lý, sử dụng không đúng theo quy định.
Điều
17. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin
Ngoài trách nhiệm được
quy định tại Điều 16, Cục Công nghệ thông tin còn có trách nhiệm thực hiện:
1. Xây dựng Hệ thống
E-Office đảm bảo các chức năng cơ bản theo quy định tại Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc
của các cơ quan, tổ chức.
2. Duy trì Hệ thống
E-Office hoạt động thường xuyên, thông suốt;
thông báo kịp thời các đơn vị biết khi Hệ thống E-Office gặp sự cố và kết quả
khắc phục sự cố.
3. Đảm bảo an toàn cơ
sở dữ liệu, an ninh cho Hệ thống E-Office.
4. Hướng dẫn, hỗ trợ
sử dụng Hệ thống E-Office theo yêu cầu của các đơn vị.
Điều
18. Trách nhiệm của Văn phòng
Ngoài trách nhiệm được
quy định tại Điều 16, Văn phòng còn có trách nhiệm thực hiện cung cấp tài khoản,
phân quyền cho người sử dụng Hệ thống E-Office; hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra,
giám sát, đôn đốc việc quản lý, sử dụng Hệ thống E-Office.
Chương
VI
KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Điều
19. Khen thưởng
1. Chất lượng và hiệu
quả sử dụng Hệ thống E-Office là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ,
công chức, viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hằng năm.
2. Đơn vị, cá nhân có
thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quy chế sẽ được Bộ trưởng xem xét khen
thưởng theo quy định.
Điều
20. Kỷ luật
1. Đơn vị, cá nhân thực
hiện sai hoặc không thực hiện quy chế thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ xem xét,
đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và phải chịu các hình thức kỷ luật.
2. Các hành vi trái
phép, vi phạm nghiêm trọng đến lợi ích của Bộ GDĐT, Bộ GDĐT sẽ phối hợp với các
cơ quan chức năng để xác định đối tượng vi phạm và xử lý theo quy định của pháp
luật.
Điều
21. Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung
Trong quá trình thực
hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo
lãnh đạo Bộ GDĐT (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ LỤC I
QUY TRÌNH CHUYỂN GIAO VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20
tháng 02 năm 2019)
1. Lưu đồ văn bản đến
Chú
thích:
Đường đi của văn bản giấy
Đường
đi của văn bản điện tử
(1)
Văn bản loại I
(2)
Văn bản loại II
(3)
Văn bản loại III
2. Mô tả chi tiết
|
Người
thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
|
Văn
thư Bộ
|
a)
Đối với văn bản giấy:
- Kiểm tra tính xác
thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ:
+ Loại không bóc
bì: là loại gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ
quan Bộ GDĐT;
+ Loại được bóc bì:
Tất cả các văn bản còn lại.
- Đối với văn bản
không bóc bì: Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office và chuyển nguyên bì
đến đích danh cá nhân, tổ chức đảng, đoàn theo Nơi nhận.
- Đối với văn bản
được bóc bì:
+ Bóc bì văn bản;
+ Số hóa văn bản,
ký số của Bộ GDĐT.
+ Chuyển file văn bản
trên Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết (văn bản loại I), hoặc thư
ký lãnh đạo Bộ (văn bản loại II), hoặc Chánh Văn phòng (văn bản loại III).
Văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được trình, cập nhật, đăng ký và chuyển giao ngay
sau khi nhận, đối với những văn bản đến khác, Văn thư cơ quan Bộ cập nhật,
đăng ký và chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của
ngày làm việc tiếp theo.
b)
Đối với văn bản điện tử:
- Kiểm tra tính xác
thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
- Đăng ký văn bản đến
trong Hệ thống E-Office;
- Chuyển file văn bản
đính kèm đến trong Hệ thống E-Office
đến các đơn vị giải quyết theo quy trình như đối với
văn bản giấy (theo các loại I, II, III).
|
|
Chánh
Văn phòng
|
Căn cứ chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản, Chánh Văn
phòng cho ý kiến phân phối văn bản, cập nhật vào Hệ thống E-Office các Trường
thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Quy chế này.
Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, Chánh Văn phòng xác định đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý
kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
|
|
Lãnh
đạo Bộ/Thư ký
lãnh đạo Bộ
|
- Sau khi nhận được
văn bản đến trên Hệ thống E-Office,
thư ký lãnh đạo Bộ trình lãnh đạo Bộ xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản.
- Sau khi nhận được
ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, thư ký lãnh đạo Bộ cập nhật trên hệ thống và
chuyển cho đơn vị xử lý.
|
|
Lãnh
đạo đơn vị/Văn
thư đơn
vị
|
Căn cứ nội dung văn
bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và vị trí việc làm của công chức, viên chức
trong đơn vị, thủ trưởng đơn vị cho ý kiến xử lý văn bản trong Hệ thống E-Office
và chuyển cho:
- Phó trưởng đơn vị
(thuộc lĩnh vực phụ trách) để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- Công chức, viên
chức trong đơn vị chủ trì giải quyết (trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải
quyết) hoặc phối hợp giải quyết (trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải
quyết);
- Lãnh đạo đơn vị
phối hợp giải quyết (nếu cần).
|
|
Cá
nhân
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống E-Office để nhận và xử lý văn bản kịp thời, chất lượng, đúng tiến
độ;
- Đối với những văn
bản được gửi đích danh đã qua đăng ký tại Văn thư cơ quan Bộ:
+ Nếu nội dung mang
tính chất cá nhân, báo lại Văn thư đơn vị để cập nhật trên Hệ thống E-Office
(phần Ghi chú: Nội dung cá nhân);
+ Nếu nội dung có
liên quan đến công việc cơ quan Bộ, báo cáo lãnh đạo đơn vị để phê xử lý văn
bản; chuyển văn bản lại Văn thư cơ quan Bộ để số hóa tài liệu và cập nhật
trên Hệ thống E-Office.
|
|
Cá
nhân chủ trì giải quyết:
- Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho
văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống
trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Quy chế này.
- Căn cứ nội dung
văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị, tiếp nhận và cập nhật
trạng thái xử lý cho văn bản trong Hệ thống E-Office;
- Nghiên cứu nội
dung văn bản để giải quyết. Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả lời thì soạn
văn bản trả lời và trình lãnh đạo đơn vị quyết định;
- Tập hợp văn bản
liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết lập thành hồ sơ ở dạng dữ
liệu điện tử.
|
|
Cá
nhân phối hợp giải quyết:
Nhận văn bản trong
Hệ thống E-Office, nghiên cứu nội dung văn bản để phối
hợp giải quyết và gửi kết quả xử lý cho:
- Lãnh đạo đơn vị
(để báo cáo);
- Công chức, viên
chức chủ trì giải quyết.
|
3. Phân loại văn bản
đến (loại I, II và III)
a) Văn bản loại I: Văn
thư cơ quan Bộ đăng nhập và chuyển ngay trong Hệ thống E-Office đến văn
thư các đơn vị.
b) Văn bản loại II:
Văn thư cơ quan Bộ đăng nhập vào Hệ thống E-Office và chuyển đến Thư ký lãnh đạo
Bộ.
c) Văn bản loại III:
Văn thư cơ quan Bộ đăng nhập vào Hệ thống
E-Office và chuyển đến Chánh Văn phòng.
Danh mục phân loại
văn bản đến do Bộ GDĐT quy định.
PHỤ LỤC II
LƯU ĐỒ SOẠN THẢO, KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20 tháng 02 năm
2019)
1. Lưu đồ
soạn thảo, kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản
Chú
thích:
Đường đi của văn bản điện
tử
2. Mô tả chi tiết
|
Người
thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
|
|
Cá
nhân
|
a) Dự thảo văn bản;
đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống E-Office;
dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự
thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ
thống E-Office các trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17
Phụ lục V Quy chế này.
|
|
|
Lãnh
đạo đơn vị
|
Xem xét, cho ý kiến
và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến Văn thư Bộ/Thư ký
Lãnh đạo Bộ
|
|
Văn
thư Bộ/Thư ký
lãnh đạo
Bộ
|
Tiếp nhận bản dự thảo,
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót
thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định
dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi
trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản;
ngày, tháng, năm văn bản; tên Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản; số trang văn
bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các trường thông tin số
5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ
thống E-Office.
|
PHỤ LỤC III
LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20 tháng 02
năm 2019)
1. Lưu đồ ký ban
hành, đăng ký, phát hành văn bản
2. Mô tả chi tiết
|
Người/Đơn
vị thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
|
Đối
với văn bản giấy
|
Đối
với văn bản điện tử
|
|
Lãnh
đạo Bộ
|
1. Đối với hồ sơ
trình có nội dung báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo: dùng hoàn toàn văn bản điện tử,
không dùng văn bản giấy.
2. Đối với hồ sơ
trình xin ủy quyền ký văn bản hoặc trình lãnh đạo Bộ ký văn bản: tất cả các
khâu dùng văn bản điện tử, trừ khâu cuối cùng in văn bản giấy trình lãnh đạo
Bộ song song với văn bản điện tử.
|
Ký ban hành văn bản
ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 11 Quy chế này, chuyển văn
thư Bộ để làm thủ tục phát hành văn bản.
|
|
|
Lưu
ý: Đơn
vị xác định độ Mật của văn bản, trình Lãnh đạo đơn vị quyết định.
|
|
Văn
thư Bộ
|
1. Thực hiện số hóa
văn bản giấy theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 Quy chế này
2. Ký số của Bộ
GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 5 Quy chế này và phát hành
văn bản số hóa.
|
1. Cấp số, ngày,
tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống E-Office; in và
đóng dấu để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải
phát hành đến các đối tượng:
a) Cơ quan, tổ chức,
cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện
tử;
b) Cơ quan, tổ chức,
cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định
của pháp luật.
2. Ký số
của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại Điều 11 Quy chế này và phát hành văn bản
điện tử.
3. Cập nhật vào Hệ
thống các trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Quy chế này.
4. Lưu văn bản điện
tử trong Hệ thống E-Office.
|
|
|
Lưu
ý:
Văn bản khẩn, hỏa tốc phải được phát hành ngay sau khi nhận được trên Hệ thống
E-Office; đối với những văn bản khác, Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành trong
thời hạn 01 ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp
theo.
|
PHỤ LỤC IV
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20 tháng 02
năm 2019)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết
tắt tiếng Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã định
danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
String
|
40
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ
sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu
hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản
trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu
của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm
văn bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu
nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Ngày, tháng, năm đến
|
ArrivalDate
|
Date
|
10
|
|
14
|
Số đến
|
ArrivalNumber
|
Number
|
10
|
|
15
|
Chức vụ,
họ tên người ký
|
Signerlnfo
|
|
|
|
15.1
|
Chức vụ của người
ký văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
15.2
|
Họ
và tên người ký văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
16
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
17
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
ToPlaces
|
String
|
1000
|
|
18
|
Ý kiến phân phối,
chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản
|
TraceHeaderList
|
LongText
|
|
|
19
|
Thời hạn giải quyết
|
DueDate
|
Date
|
10
|
PHỤ LỤC V
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT
ngày 20 tháng 02
năm 2019)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết
tắt tiếng Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ
sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản
trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm
văn bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Chức vụ, họ tên người
ký
|
Signerlnfo
|
|
|
|
13.1
|
Chức vụ của người
ký văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
13.2
|
Họ và tên người ký
văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
14
|
Nơi nhận
|
To
|
|
|
|
14.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức nhận văn bản
|
Organld
|
String
|
13
|
|
14.2
|
Tên cơ quan, tổ chức
nhận văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
15
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
16
|
Số lượng bản phát
hành
|
IssuedAmount
|
Number
|
3
|
|
17
|
Hạn trả lời văn bản
|
DueDate
|
Date
|
10
|