|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3760/QĐ-UBND
|
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 11 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN
LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật
Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật tổ chức chính
quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật
Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật
Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác
văn thư;
Căn cứ
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về
việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nước;
Căn cứ
Quyết định số 63/2016/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân
thành phố ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh
nhiệm kỳ 2016 - 2021;
Căn cứ Quyết
định số 2392/QĐ-UBND ngày 03 tháng 7 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố về
cập nhật Kiến trúc Chính quyền điện tử Thành phố Hồ Chí Minh;
Theo đề
nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 4 7/TTr-STTTT ngày 22
tháng 6 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này là Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại
Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày ký và thay thế cho Quyết định số 4556/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8
năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 3. Thủ trưởng các sở,
ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện; thành phố Thủ Đức; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các phường, xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như
Điều 3;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND Thành phố;
- TTUB: CT, các PCT;
- Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam TP;
- Các Đoàn thể Thành phố;
- VPUB: CVP; Các PCVP;
- Các phòng NCTH, TTTH, TTCB;
- Lưu: VT (KSTT/Sa).
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Dương Anh Đức
|
QUY CHẾ
VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định
số 3760/QĐ-UBND ngày 04 tháng 11 năm 2021 của Ủy ban nhân dân
Thành phố)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy chế này
quy định quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (trừ những loại văn
bản mật theo quy định).
Quy chế này
áp dụng đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước của
Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và các cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động (gọi tắt là cá nhân) thuộc các cơ quan, tổ chức này
khi quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử): là Hệ thống thông tin được xây dựng để thực hiện việc
tin học hóa công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin giữa các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Hệ thống này bao gồm Hệ thống
quản lý văn bản, và hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức và nền tảng tích hợp,
chia sẻ dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là HCM LGSP).
2. Hồ sơ: là
tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
3. Văn bản
đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
4. Văn bản đến:
là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức
khác gửi đến.
5. Văn bản
điện tử: là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa
từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo
quy định.
6. Bản gốc văn
bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền
trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
7. Bản chính
văn bản giấy: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản
có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Điều 3. Mục đích quy định quản lý, sử dụng Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử
1. Bảo đảm
giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được
trao đổi trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Thống nhất
quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử theo đúng quy định của pháp luật hành chính.
3. Tạo điều
kiện tiết giảm chi phí thường xuyên gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản,
tài liệu dạng bản giấy trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
4. Thúc đẩy
tính minh bạch, công khai và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho
cơ quan, tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát
triển chính quyền điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản
điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo
quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Bản sao y
từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy
và ký số của cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý như bản chính.
3. Chữ ký số
trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
4. Văn bản
điện tử không thuộc khoản 1, 2 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử có giá trị để biết, tham khảo, không thay thế cho việc gửi, nhận
văn bản giấy.
Điều 5. Nguyên tắc thực hiện
1. Đơn vị sử
dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ
đơn vị và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
2. Tuân thủ
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm
2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước.
3. Trong quá
trình gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Thành
phố Hồ Chí Minh phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định tại
Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20 tháng 10 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền
thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông
tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước.
4. Ý kiến chỉ
đạo, điều hành tại văn bản hợp lệ theo quy định tại Điều 6 Quy chế này được
trao đổi trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có giá trị tương đương với ý kiến
được ghi trên văn bản giấy.
Chương II
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 6. Tính hợp lệ của văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử
1. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị
định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính
phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư; định dạng văn bản thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trướng Bộ Thông
tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
2. Văn bản
điện tử khi chuyển qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải có chữ ký số theo
quy định tại Điều 9 của Quy chế này.
Điều 7. Các loại văn bản điện tử không kèm văn bản giấy
Thực hiện
theo quy định tại Công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04 tháng 02 năm 2020 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về việc danh mục văn bản điện tử không gửi
kèm văn bản giấy và Công văn số 949/UBND-HCTC ngày 19 tháng 03 năm 2020 của Ủy
ban nhân dân Thành phố về việc tổ chức thực hiện Công văn số 775/VPCP-KSTT về
danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy.
Điều 8. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung
của văn bản điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của
các cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
2. Cơ quan,
tổ chức khi phát hành văn bản điện tử phải sử dụng mã định danh (theo quy định
của Ủy ban nhân dân Thành phố) khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 9. Chữ ký số trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Văn bản điện
tử luân chuyển trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải được tích hợp chữ ký
số theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ về
Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng
thực chữ ký số
Điều 10.Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Tiếp
nhận văn bản đến
a) Văn thư
cơ quan, tổ chức phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
b) Trường hợp
văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai
nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi
văn bản trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Trường hợp phát hiện có sai sót
hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan, tổ chức báo ngay người có trách
nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Cơ quan,
tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ
chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử.
d) Đối với
văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ
văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử, đồng thời
thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử để bên gửi biết.
2. Đăng
ký văn bản điện tử đến
Văn thư cơ
quan, tổ chức tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản đến theo
quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn thư cơ quan cập nhật vào
Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy
định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin
theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
3. Trình,
chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống
Người có thẩm
quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản để trên Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến
chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyến văn bản cho đơn
vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản
giấy thì Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được
người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
4. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và
giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
b) Khi nhận
được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những
văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Điều 11. Xử lý, ban hành và phát hành văn bản đi
1. Soạn
thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
a) Căn cứ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc
cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định
tên loại, nội dung, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý
thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử và cập nhật các thông tin cần thiết.
c) Trường hợp
cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản
thảo văn bản hoặc trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, chuyển lại bản thảo
văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
d) Cá nhân
được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn
vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được
giao.
2. Đăng
ký văn bản đi
a) Việc đăng
ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
b) Việc cấp
số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử.
c) Văn bản
được đăng ký bằng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3. Phát
hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn bản
điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng
quy định pháp luật được phát hành đến Bên nhận thông qua Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử.
b) Văn bản
đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn
bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính băng công văn của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản
c) Phát hành
văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực
hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ
quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
d) Trường hợp
cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y
từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy
và ký số của cơ quan, tổ chức.
e) Bên gửi
có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng
Bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, Bên gửi phải thông báo trên Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử cho Bên nhận biết đê xử lý văn bản điện tử được thu hồi.
4. Lưu
văn bản điện tử
a) Bản gốc
văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
b) Cơ quan,
tổ chức có Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đáp ứng theo quy định tại Phụ lục
VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử
dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thay
cho văn bản giấy.
c) Cơ quan,
tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo
bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
5. Chữ ký
số của người có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
điện tử
a) Chữ ký số
của người có thẩm quyền
Hình ảnh, vị
trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền
trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng ảnh đồ họa mạng di động (Portable
Network Graphics - .png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và
họ tên người ký.
b) Dấu, chữ
ký số của cơ quan, tổ chức
- Hình ảnh,
vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu,
định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người
có thẩm quyền về bên trái.
- Chữ ký số
của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện
như sau: văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ
quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan thực
hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
+ Vị trí:
Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
+ Hình ảnh
chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông tin:
số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt
Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bàng phông chữ Times New Roman, chữ
in thường, kiểu chữ đứng, cờ chữ 10, màu đen.
- Dấu, chữ
ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Điều 12. Cá nhân sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử
1. Mỗi cá
nhân được cấp một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng hệ thống nhằm phục vụ công tác
chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
2. Khi chuyển
công tác đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ
quan, tổ chức, cá nhân phải liên hệ với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử tại đơn vị để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy
cập vào hệ thống và được đào tạo, hướng dẫn sử dụng các chức năng của hệ thống.
3. Phải thường
xuyên sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử để kịp thời tiếp nhận và xử lý
các văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và quyền hạn được
phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức quy định.
4. Bảo vệ mật
khẩu, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
5. Khi có sự
cố kỹ thuật xảy ra trên hệ thống, phải ghi nhận lại sự cố và
nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.
Điều 13. Các đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử
1. Khi luân
chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, cơ quan, tổ chức
đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định
tại Khoản 3, Điều 11 nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của
dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.
2. Cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm trong việc quản lý các tài khoản, đăng nhập (gồm: tạo mới,
xóa, chỉnh sửa...) vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cá nhân thuộc
cơ quan, tổ chức.
3. Khi có sự
thay đổi về nhân sự hoặc chức vụ của cá nhân tại cơ quan, tổ chức:
a) Trường hợp
nghỉ việc, về hưu hoặc chuyển công tác đến đơn vị khác: thực hiện vô hiệu hóa
tài khoản người dùng trên hệ thống của đơn vị, đảm bảo cá nhân không đăng nhập
và sử dụng được Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Đơn vị lưu ý không xóa tài khoản
của cá nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc;
b) Trường hợp
tiếp nhận cá nhân mới: thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để
đăng nhập vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử;
c) Trường hợp
thay đổi chức vụ hoặc vị trí công tác của cá nhân tại cơ quan, tổ chức: thực hiện
phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật thông tin tài khoản người dùng trên Hệ thống.
4. Trong trường
hợp Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại đơn vị xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động,
đơn vị phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời,
cơ quan, tổ chức phải nhanh chóng liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để
được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục, đơn vị phải kiểm
tra lại tính ổn định của Hệ thống và thực hiện cập nhật các thông tin đã xử lý
vào Hệ thống.
5. Định kỳ
hàng ngày sao lưu dữ liệu văn bản tại đơn vị để đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử.
6. Khi triển
khai hay sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại đơn vị cần phối hợp với
Sở Thông tin và Truyền thông để thực hiện
việc liên thông kết nối với nền tảng
tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (HCM LGSP).
7. Gửi văn bản
về Sở Thông tin và Truyền thông trong trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu cấp
mới, bổ sung, hủy bỏ mã định danh.
Điều 14. Công tác đảm bảo an toàn thông tin
1. Sử dụng Mạng
đô thị băng thông rộng của Thành phố (Metronet) hoặc hệ thống từ xa bằng mạng
riêng ảo (VPN) để kết nối với máy chủ cài đặt Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
của cơ quan, tổ chức tại Trung tâm dữ liệu thành phố trong quá trình cập nhật
mã nguồn hoặc sao lưu hệ thống cơ sở dữ liệu.
2. Sử dụng
giao thức an toàn HTTPS (TLS 1.0 trở lên) khi gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ
thống liên thông.
3. Thực hiện
quét, kiểm tra và diệt mã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Đảm
bảo tập tin (file) văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm hoặc bị nhúng
các mã độc.
4. Có các biện
pháp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA HỆ THỐNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ
Điều 15. Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố
Thực hiện tổng
hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu và báo cáo về tình hình gửi, nhận văn bản điện
tử của các đơn vị thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Thành phố cho
Ủy ban nhân dân Thành phố định kỳ hàng quý, 6 tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu
đột xuất.
Điều 16. Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì,
phối hợp với các đơn vị xây dựng, quản lý, vận hành nền tảng tích hợp, chia sẻ
dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (HCM LGSP); thực hiện kết nối với nền tảng tích hợp
chia sẻ dữ liệu quốc gia.
2. Chủ trì
hướng dẫn các đơn vị về việc sử dụng mã định danh đơn vị, mã định danh văn bản
và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử để gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý thống nhất danh sách mã định danh của
các đơn vị phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; tổng hợp, cập nhật kịp thời mã định
danh cơ quan khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức của các
đơn vị vào Hệ thống thông tin quản lý danh mục điện tử dùng chung của các đơn vị
trên địa bàn Thành phố.
3. Đảm bảo nền
tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (HCM LGSP) hoạt động ổn định
và liên tục; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong việc kết nối Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử của đơn vị với HCM LGSP.
4. Hướng dẫn
thủ tục đăng ký chứng thư số cho các đơn vị và cá nhân; hướng dẫn kỹ thuật cho
các đơn vị trong việc ứng dụng chữ ký số trong việc phát hành văn bản điện tử
qua mạng.
5. Căn cứ
nhu cầu của các đơn vị hàng năm, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu
tư để lập kế hoạch kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và duy trì Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử để trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định.
6. Thường
xuyên theo dõi hoạt động của Hệ thống và tiếp nhận thông tin, thông báo sự cố kỹ
thuật từ các đơn vị tham gia vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
7. Hỗ trợ
các đơn vị xử lý và khắc phục các sự cố về kỹ
thuật và lỗi xảy ra trên Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử trong thời gian sớm nhất.
8. Phối hợp
với cơ quan, tổ chức đề nghị kiểm tra việc thực hiện nhận văn bản từ nền tảng
tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (HCMLGSP) về
đơn vị trong trường hợp các văn bản chưa được tiếp nhận trong thời gian 3-4
ngày làm việc.
9. Căn cứ
vào kết quả đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các
đơn vị hàng năm, tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố hình thức khen thưởng
hoặc xử lý các vi phạm phù hợp.
Điều 17. Các đơn vị tham gia vào Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử
1. Chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai, quản lý Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong
phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức.
2. Quán triệt
và chỉ đạo các cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong tác nghiệp hàng ngày.
3. Ban hành
Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại đơn vị.
4. Thường xuyên
theo dõi hiệu quả sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan, tổ chức.
Tổng kết, báo cáo tình hình sử dụng về Sớ Thông tin và Truyền thông hàng quý để
tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố.
5. Đơn vị thực
hiện khi tham gia liên thông gửi nhận văn bản điện tử liên thông phải có bộ phận
giám sát trạng thái liên thông văn bản theo Quyết định 28/2018/QĐ-TTg. Nếu văn
bản không gửi đến nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh (HCM
LGSP) được hoặc đơn vị nhận không phản hồi được trạng thái đã nhận thì đơn vị gửi
có trách nhiệm báo Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp kiểm tra
xử lý.
6. Liên hệ với
Sở Thông tin và Truyền thông khi cần hỗ trợ về kỹ thuật, khắc phục sự cố
hoặc hướng dẫn sử dụng, vận hành Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Các cơ
quan, tổ chức và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc tuân thủ và thực hiện
Quy chế này sẽ được xem xét khen thưởng theo quy định.
2. Mọi hành
vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm
sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo
quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 19. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức tham gia vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có trách
nhiệm tổ chức triển khai và thực hiện Quy chế này tại đơn vị.
2. Sở Thông
tin và Truyền thông hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị và các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan thực hiện Quy chế này.
3. Sở Tài
chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp, đề xuất kinh phí duy trì hoạt động và vận
hành Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hàng năm trình Ủy ban nhân dân Thành phố.
4. Trong quá
trình thực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, tổ
chức phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy
ban nhân dân Thành phố xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
5. Trường hợp
các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn trong quy chế này được sửa đổi, bổ sung
hoặc thay thế, bãi bỏ thì áp dụng theo các quy định mới được ban hành./.