|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 32/2010/QĐ-UBND
|
Vinh,
ngày 21 tháng 5 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH
NGHỆ AN
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN
Căn cứ Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ
thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg
ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện
tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng
dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;
Xét đề nghị của Giám
đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 187/TTr-TTTT ngày 26 tháng 3
năm 2010,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An.
Điều
2. Quyết định này
có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều
3. Chánh Văn phòng
UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Thông tin và Truyền thông, Kế hoạch và Đầu tư, Tài
chính; Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố,
thị xã căn cứ Quyết định thi hành./.
|
|
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hồ Đức Phớc
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH NGHỆ AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 32/2010/QĐ-UBND
ngày 21 tháng 5 năm 2010 của UBND tỉnh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
Văn bản này quy định về việc quản lý, sử dụng hệ
thống thư điện tử tỉnh Nghệ An cho các đơn vị, các cán bộ công chức, viên chức
trong các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Uỷ ban nhân dân các huyện, thành
phố, thị xã; Các tổ chức chính trị, xã hội (sau đây gọi tắt là các đơn vị/cá
nhân) trên địa bàn tỉnh Nghệ An .
Điều 2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An
1. Hệ thống thư điện tử được xây dựng nhằm phục
vụ các đơn vị, cá nhân trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng
máy tính, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được
phân công.
2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An được thiết
lập và vận hành trên mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng Internet.
3. Hệ thống thư được cài đặt có tên miền là: nghean.gov.vn, được chia thành hai loại:
a) Hộp thư cá nhân: dành cho các cán
bộ, công chức, viên chức của tỉnh.
b) Hộp thư đơn vị: Dành cho các đơn vị (theo Quyết
định số 1233/QĐ.UBND.TrT ngày 24/03/2010 của UBND tỉnh Nghệ An).
Điều
3. Nguyên tắc khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An.
1. Việc khai thác, sử dụng
hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An vừa là trách nhiệm, vừa là quyền lợi của các
cá nhân, đơn vị.
2. Mọi thông tin được tiếp
nhận và cung cấp trên hệ thống thư điện tử của tỉnh đảm bảo nguyên tắc nhanh
chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời, an ninh thông tin và đúng quy định của pháp
luật.
Chương
II
TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều
4. Nguyên tắc khai báo, cung cấp và quản lý hộp thư điện tử
1. Các tài khoản thư điện tử dành cho các đơn vị, hộp
thư của cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của các đơn vị do Sở Thông tin và
Truyền thông quản lý.
2. Các đơn vị sẽ được cung
cấp 1 tài khoản có quyền quản trị các tài khoản cá nhân, phòng ban thuộc đơn vị
mình (theo tên miền thư do Sở Thông tin và Truyền thông cài đặt). Tài khoản này
được cấp cho cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị
có trách nhiệm chỉ đạo sử dụng tài khoản quản trị và chịu hoàn toàn trách nhiệm
pháp lý trong quá trình lưu giữ, sử dụng.
3. Nguyên tắc cung cấp,
quản lý:
a) Mọi sự thay đổi trên
hệ thống thư điện tử do các đơn vị quản lý phải có công văn báo cáo gửi về Sở
Thông tin và Truyền thông (thông qua Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông
Nghệ An) để theo dõi, quản trị.
b) Đối với trường hợp công
chức mới vào làm việc trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước: Sau khi có
yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, nơi tuyển dụng hoặc trực tiếp nhận cán bộ mới, cán
bộ phụ trách Công nghệ thông tin của đơn vị phải tạo lập một hộp thư mới cho
cán bộ mới để tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
c) Đối với trường hợp công
chức chuyển công tác hoặc về hưu: Cán bộ, chuyên viên này sẽ được giữ lại hộp
thư cũ trong thời gian 20 ngày kể từ ngày có quyết định chuyển công tác hoặc nghỉ
hưu để tạo điều kiện giúp các cán bộ công chức có đủ thời gian sao lưu dữ liệu
cần thiết (hộp thư, danh bạ…) cũng như thông báo cho các đầu mối liên lạc của
mình về địa chỉ hộp thư và đơn vị công tác mới. Sau khoảng thời gian này, cán
bộ phụ trách Công nghệ thông tin của các đơn vị có liên quan căn cứ vào Quyết
định của Sở Nội vụ để cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của đơn vị mình
và loại bỏ hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 5. Quy tắc đặt tên hộp thư
1. Mỗi người dùng chỉ sử dụng một hộp thư duy nhất
của riêng mình (trừ trường hợp đặc biệt, một số cá nhân có thể quản lý nhiều hơn
một hộp thư). Để việc sử dụng dịch vụ được thống nhất, tránh nhầm lẫn và thuận
tiện cho người sử dụng, quy tắc trong đặt tên hộp thư như sau:
a) Tên hộp thư = tên người dùng+viết tắt phần họ
và tên lót (lấy ký tự đầu)
b) Địa chỉ hộp thư đầy đủ = tên người dùng+viết
tắt phần họ + @tên miền
2. Trong trường hợp xảy ra việc trùng tên địa chỉ
hộp thư trong cùng một đơn vị, ta thêm các ký tự chữ số ngay trước ký tự @ của
địa chỉ hộp thư.
Điều
6. Danh mục các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử tỉnh Nghệ An
1. Lịch làm việc (hoặc
lịch công tác) của các đơn vị.
2. Thư mời dự hội thảo,
hội nghị, các hoạt động của các đơn vị.
3. Báo cáo tháng, quý,
6 tháng, năm; báo cáo chuyên đề; báo cáo đột xuất; các phụ lục số liệu.
4. Các văn bản trao đổi
phục vụ công việc.
5. Các dự thảo văn bản,
tài liệu (được gửi đính kèm) phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu
trước.
6. Các thông báo phân công
thành viên ban tổ chức của các hoạt động; kế hoạch, hướng dẫn tổ chức các hoạt
động đã ban hành chính thức.
7. Y sao các văn bản của
Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương
8. Các văn bản khác không
mang tính bảo mật theo quy định.
Điều
7. Quy định về cách thể hiện và tính pháp lý của văn bản gửi, nhận qua thư điện
tử
1. Những văn bản được gửi
qua hệ thống thư điện tử theo quy định này phù hợp với quy định của pháp luật
về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy đã chính
thức ban hành (không phải gửi thêm văn bản giấy).
2. Những văn bản chính
thức ban hành được gửi qua thư điện tử là những văn bản có số, ngày/tháng/năm phát
hành, có ghi rõ chức vụ của người ký và được định dạng theo định dạng PDF (chỉ
đọc được chứ không chỉnh, sửa văn bản được). Tiêu đề thư gửi văn bản phải là
trích yếu nội dung văn bản.
3. Sử dụng bộ mã các ký
tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong
hệ thống thư điện tử.
4. Đối với những văn bản
phải được ban hành bằng văn bản giấy thì khi phát hành văn bản giấy tới nơi nhận
theo cách gửi thông thường, phải gửi kèm văn bản điện tử (có nội dung tương ứng
với văn bản giấy đã ban hành chính thức, trừ những văn bản quy định tại Khoản
11, Điều 9 của Quy định này) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, bộ phận có
tên trong phần “Nơi nhận”.
Điều
8. Quy định chế độ gửi, nhận văn bản
1. Các đơn vị phải thường
xuyên kiểm tra hộp thư đến trong hộp thư điện tử của đơn vị mình để nhận văn
bản đến (nếu có).
2. Sau khi nhận được văn
bản, các đơn vị phải gửi thư phản hồi xác nhận đã nhận được văn bản.
3. Trường hợp bất khả kháng
(mất điện, nghẽn mạng,…): thì thực hiện theo cách gửi, nhận văn bản thông thường.
4. Các thông tin phản hồi
đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản phải được gửi lại cho cơ quan phát hành
đúng thời gian quy định.
Điều 9. Những quy định bắt
buộc người sử dụng phải tuân thủ trong quá trình khai thác, sử dụng hệ thống thư
điện tử tỉnh Nghệ An
1. Không tạo
ra và cố ý lan truyền, phát tán các chương trình virus trên thư điện tử;
2. Không sử
dụng các công cụ phần mềm để truy nhập, sử dụng thư điện tử trái phép;
3. Không đánh
cắp và sử dụng mật khẩu, khóa mật mã, thông tin riêng của tổ chức, cá nhân và
phổ biến cho người khác sử dụng;
4. Không truy
nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư
điện tử của mình.
5. Không được cung
cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường
hợp mật khẩu bị lộ thì phải thay đổi ngay. Nếu quên mật khẩu thì phải báo cáo
cho cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của đơn vị để được thay đổi mật khẩu.
6. Không sử
dụng thư điện tử để nhằm mục đích đe dọa, quấy rối, xúc phạm đến danh dự, nhân
phẩm người khác;
7. Không lợi
dụng thư điện tử để chống lại Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt nam, gây
rối loạn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
8. Không đưa
vào thư điện tử hay lợi dụng thư điện tử để truyền bá các thông tin, hình ảnh
đồi trụy, vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc những thông tin khác trái với quy
định của pháp luật về nội dung thông tin trên Internet;
9. Chịu trách nhiệm
bảo vệ mật khẩu, khóa mật mã, thông tin riêng của mình, nội dung thông tin mà
mình đưa vào lưu trữ và truyền đi trên Internet;
10. Không sử
dụng dịch vụ thư điện tử của tỉnh để thực hiện việc gửi thư rác (là thư điện tử
được gửi đến người nhận mà người nhận đó không mong muốn hoặc không có trách
nhiệm phải tiếp nhận theo quy định của pháp luật), gửi thư đến người nhận mà họ
không yêu cầu gây ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ cho toàn tỉnh;
11. Không thực
hiện gửi, nhận qua thư điện tử các văn bản, các báo cáo thực hiện chế độ BẢO
MẬT theo quy định; tài liệu liên quan đến tình hình nhân sự, công tác cán bộ;
tài liệu thanh tra, kiểm tra, kết luận thanh tra, kiểm tra liên quan đến giải
quyết khiếu nại, tố cáo; những văn bản khác được yêu cầu trả lời bằng văn bản.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN TRONG VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH NGHỆ
AN
Điều 10. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư
điện tử của tỉnh Nghệ An.
1. Sở Thông
tin và Truyền thông
a) Chủ trì,
phối hợp cùng với các đơn vị xây dựng tên miền thư đơn vị, phân quyền truy cập,
quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử.
b) Chỉ đạo
việc tổ chức khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh đảm bảo việc thực
hiện các nhiệm vụ do UBND tỉnh giao.
c) Chỉ đạo
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Nghệ An hướng dẫn và hỗ trợ các
đơn vị trong các hoạt động khai thác, sử dụng; hướng dẫn các đơn vị xây dựng
quy chế; hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin của các đơn
vị trong quá trình vận hành, quản trị.
d) Đảm bảo các
điều kiện kỹ thuật cho hoạt động của hệ thống thư điện tử, bao gồm: hạ tầng kỹ thuật,
phần mềm, đường truyền, bảo mật an ninh hệ thống.
e) Định kỳ 6
tháng và hàng năm tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình khai thác,
sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị.
f) Căn cứ kế
hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống
thư điện tử của tỉnh để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Trung tâm Công
nghệ thông tin và Truyền thông Nghệ An:
a) Thiết lập
hệ thống danh bạ thư điện tử toàn tỉnh và thông tin về danh bạ thư điện tử
trong tỉnh.
b) Quản trị Hệ
thống thư điện tử, đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục.
c) Bảo đảm an toàn,
bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền
truy cập của các đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh.
d) Cài đặt hệ
thống phòng chống virus đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh.
e) Tạo lập chế
độ lưu trữ thông tin.
f) Xây dựng và
thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức cơ sở, ngành,
huyện, thị xã, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử.
Điều 11. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân
1. Bảo vệ mật
khẩu sử dụng thư điện tử.
2. Quản lý và lưu
trữ các thư điện tử cá nhân.
3. Chịu trách nhiệm
về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
4. Khi gặp sự
cố về hệ thống, phải báo cáo cho cán bộ phụ trách Công nghệ thông tin hoặc
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Nghệ An để kiểm tra, khắc phục.
Điều 12. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị
1. Hộp thư đơn
vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một số
người trong đơn vị sử dụng.
2. Khi thay đổi
Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu
của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng mới của đơn vị.
3. Khi nhận
được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị hoặc người được
Thủ trưởng ủy quyền, phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện nội dung thư điện
tử đã nhận.
4. Thường
xuyên kiểm tra dung lượng lưu trữ của hộp thư điện tử đơn vị. Trong trường hợp
nhận thấy dung lượng chứa đã đầy thì kịp thời có phương án sao lưu các dữ liệu
cần thiết, giải phóng dung lượng chứa thư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc
gửi, nhận thư.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Kinh phí thực hiện
Kinh phí bảo
đảm duy trì hoạt động, nâng cấp, mở rộng, phục vụ hoạt động thông tin, dịch vụ
của hệ thống thư điện tử của tỉnh nằm trong dự toán kinh phí hoạt động hàng năm
do UBND tỉnh cấp theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Tài chính.
Điều 14. Khen thưởng và kỷ luật
Các cơ quan,
đơn vị, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý, sử dụng và khai thác
có hiệu quả hệ thống thư điện tử phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành sẽ được
khen thưởng. Các tổ chức/cá nhân nào vi phạm những quy định trên, làm ảnh
hưởng đến công tác bảo mật, an ninh hệ thống thì Sở Thông tin và Truyền thông
sẽ khóa tài khoản, tạm ngừng cung cấp dịch vụ thư điện tử cho đơn vị/cá nhân
đó, đồng thời báo cáo UBND tỉnh xử lý theo quy định hiện hành. Trong trường hợp
làm thiệt hại đến tài sản, thiết bị, dữ liệu, bảo mật, an ninh thông tin trên
hệ thống sẽ bị xử lý theo pháp luật.
Điều 15. Tổ chức thực hiện
1. Thành viên Ban
chỉ đạo Công nghệ thông tin tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành
cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị; Chủ tịch UBND các phường, xã,
thị trấn và các cá nhân tham gia khai thác, sử dụng có trách nhiệm thực hiện
nghiêm túc quy định này.
2. Sở Thông
tin và Truyền thông hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra các ngành, các cấp và
các tổ chức có liên quan trong việc thực hiện Quy định này.
3. Các đơn vị
có trách nhiệm khẩn trương xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của
đơn vị mình. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong
việc xây dựng, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử, trách nhiệm sử dụng hộp
thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử cơ quan; quy định rõ quy trình xử lý công
việc sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được
trao đổi qua hệ thống thư điện tử; Định kỳ 6 tháng và hàng năm tổng hợp báo cáo
UBND tỉnh việc thực hiện Quy định này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).
Trong quá
trình thực hiện có gì vướng mắc hoặc cần sửa đổi, bổ sung báo cáo UBND tỉnh để
xem xét, giải quyết./.