|
BỘ
TƯ PHÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------
|
|
Số:
290/QĐ-BTP
|
Hà
Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA
BỘ TƯ PHÁP
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
năm 2008;
Căn cứ Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg ngày 31/3/2009 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước
giai đoạn 2009-2010;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, sử
dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư pháp.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 107/QĐ-BTP ngày 09 tháng 03 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về
việc ban hành Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư pháp.
Điều 3.
Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ
trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Cục trưởng Cục thi hành án dân sự và Giám đốc
các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Các Thứ trưởng;
- Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp;
- Lưu: VT, Cục CNTT.
|
BỘ
TRƯỞNG
Hà Hùng Cường
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 290/QĐ-BTP ngày 12 tháng 01 năm 2010 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với tất
cả các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp,
các cơ quan thi hành án dân sự địa phương; các Sở Tư pháp và các đối tượng khác
được Bộ Tư pháp cấp phát hộp thư điện tử (sau đây gọi là các đơn vị và cá nhân)
tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư pháp.
Điều 2.
Vai trò, mục đích của Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư pháp
Hệ thống thư điện tử của Bộ Tư
pháp nhằm phục vụ các đơn vị và cá nhân trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng
thư điện tử qua mạng nội bộ và mạng Internet, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm
vụ được phân công.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 3.
Thiết lập và vận hành Hệ thống thư điện tử
Hệ thống thư điện tử được thiết
lập tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu Bộ Tư pháp và vận hành trên mạng nội bộ và mạng
Internet.
Điều 4. Cấp
phát, định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân trong Hệ thống
thư điện tử
Hộp thư điện tử có dạng:
[email protected], được chia thành hai loại:
- Hộp thư điện tử cá nhân: mỗi
cá nhân chỉ được cấp duy nhất một địa chỉ thư điện tử.
- Hộp thư điện tử đơn vị: mỗi
đơn vị được cấp một hoặc một số địa chỉ thư điện tử tùy thuộc vào tính chất
công việc và nhu cầu sử dụng.
Điều 5. Quy
định về lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử của cơ quan
Danh bạ thư điện tử của Bộ Tư
pháp được lưu trữ, quản lý tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của Bộ Tư pháp. Danh
bạ thư điện tử của các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ được cập nhật thường xuyên lên
Cổng thông tin điện tử của Bộ.
Điều 6. Quy
trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử cho đơn vị và cá nhân
Các đơn vị gửi yêu cầu về Cục
Công nghệ thông tin để khởi tạo hộp thư mới của đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm; hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi hộp
thư điện tử của đơn vị đã giải thể, cán bộ, công chức, viên chức thôi công tác
hoặc chuyển công tác sang cơ quan khác để Cục Công nghệ thông tin tổng hợp, thiết
lập, thay đổi, hủy bỏ theo quy định và cập nhật vào danh bạ thư điện tử của Bộ
trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 7. Các
loại văn bản, thông tin được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử và tính hiệu lực
của các văn bản khi chuyển qua hộp thư điện tử
1. Các loại văn bản bắt buộc
trao đổi, gửi nhận qua Hệ thống thư điện tử (trừ văn bản mật và văn bản được
trao đổi qua các hệ thống thông tin điện tử khác theo quy định của pháp luật và
của Bộ Tư pháp) bao gồm:
- Những văn bản gửi đến đơn vị để
biết, lịch công tác, tài liệu phục vụ các cuộc họp;
- Công văn đôn đốc các đơn vị:
thực hiện các nhiệm vụ mà Lãnh đạo Bộ giao; chuẩn bị văn bản, đề án trình trong
tháng, quý, năm; góp ý Báo cáo phục vụ giao ban, hội nghị, hội thảo, tọa đàm;
nhắc nhở các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, giao nhiệm vụ bổ
sung khác;
- Công văn về việc tổ chức kỷ niệm
và rút kinh nghiệm công tác tổ chức sau các hội nghị, hội thảo, tọa đàm và các
công văn mang tính chất kêu gọi.
2. Khuyến khích sử dụng Hệ thống
thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn (trừ những công
văn quy định tại khoản 1 Điều 7), báo cáo các loại, những thông tin chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo và các văn bản khác.
3. Những văn bản được chuyển qua
Hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có
giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch và đơn vị gửi
không phải gửi thêm văn bản giấy.
4. Tăng cường sử dụng Hệ thống
thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp
khi cung cấp các dịch vụ công.
Điều 8. Quy
định về việc gửi văn bản điện tử kèm văn bản giấy để tăng tiến độ, hiệu quả xử
lý thông tin trong công việc
Khi phát hành văn bản giấy,
trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo đường văn
thư, phải gửi văn bản điện tử (có nội dung tương ứng với văn bản giấy đã được
ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị có tên
trong phần “nơi nhận” đồng thời cung cấp địa chỉ thư điện tử để có thể
liên lạc, nhận văn bản điện tử nhằm tăng tiến độ, hiệu quả xử lý thông tin
trong công việc.
Điều 9. Quy
định về sử dụng bộ mã các ký tự
Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode
theo TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hộp thư điện tử.
Điều 10. Tần
suất kiểm tra, trả lời thư điện tử
Trong ngày làm việc, cá nhân có
trách nhiệm thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình và của đơn vị, cơ
quan (đối với cá nhân được giao phụ trách hộp thư điện tử của đơn vị, cơ quan)
để kịp thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc và hồi đáp thư điện tử của các tổ
chức và cá nhân một cách nhanh và hiệu quả nhất.
Chương IV
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 11.
Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin
1. Giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm
vụ quản lý Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử hoạt động
thông suốt, liên tục, đúng mục đích;
2. Duy trì, nâng cấp, phát triển
Hệ thống thư điện tử đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ
thống thông tin điện tử khác;
3. Tuỳ theo tính chất công việc
và nhu cầu sử dụng để cấp địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu cho đơn vị,
cá nhân để sử dụng, khai thác Hệ thống thư điện tử;
4. Cập nhật thông tin về địa chỉ
thư điện tử của các đơn vị, cá nhân trên hệ thống danh bạ điện tử Bộ Tư pháp;
5. Bảo đảm an toàn, bảo mật
thông tin đối với Hệ thống thư điện tử; quản lý quyền truy cập của các đơn vị,
cá nhân theo quy định;
6. Thực hiện các biện pháp phòng
chống virus tin học đối với Hệ thống thư điện tử, lọc thư rác và các thư điện tử
có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của
Bộ;
7. Thường xuyên bảo trì, sửa chữa,
khắc phục khi có sự cố xảy ra với Hệ thống thư điện tử;
8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch
bồi dưỡng, tập huấn cho cá nhân khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử;
9. Căn cứ nhu cầu, kế hoạch hàng
năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư
điện tử để trình Bộ trưởng phê duyệt.
Điều 12.
Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm
cung cấp danh sách của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được sử dụng hộp
thư điện tử cá nhân; kịp thời thông báo việc thay đổi các thông tin liên quan đến
hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình để Cục Công nghệ thông tin cập nhật
vào danh bạ thư điện tử của Bộ.
Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị,
Thủ trưởng đơn vị quy định việc khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử đúng mục
đích và đúng quy định để phục vụ tốt nhất cho việc hoàn thành nhiệm vụ được
giao, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng đơn vị.
Điều 13. Quản
lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị
1. Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ
trưởng đơn vị quản lý và có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị
cùng sử dụng;
2. Hằng ngày, Thủ trưởng đơn vị
có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị;
3. Khi thay đổi vị trí công tác,
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung
dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng mới.
Điều 14. Quản
lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
Cá nhân được cấp hộp thư điện tử
có trách nhiệm sau đây:
1. Sử dụng hộp thư điện tử được
cấp để trao đổi thông tin trên mạng, phục vụ công tác theo nhiệm vụ được phân
công.
2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được
Cục Công nghệ thông tin cung cấp ngay lần đăng nhập đầu tiên nhằm bảo mật thông
tin. Trường hợp cần thiết lập lại mật khẩu, có thể gửi công văn hoặc sử dụng hộp
thư điện tử của đơn vị để gửi thông tin tới hộp thư [email protected] yêu cầu
Cục Công nghệ thông tin đặt lại mật khẩu.
3. Bảo vệ mật khẩu, không được
cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình cho người
khác, không truy nhập trái phép vào hộp thư của người khác và không để người
khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình;
4. Không phát tán các thư điện tử
có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ thư
điện tử của mình; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử trong hộp thư điện tử
của mình;
5. Khi gặp sự cố về Hệ thống thư
điện tử phải báo ngay cho Cục Công nghệ thông tin để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15.
Khen thưởng, xử lý vi phạm
1. Các đơn vị và cá nhân thực hiện
tốt Quy chế này sẽ được xem xét để khen thưởng hàng năm theo quy định.
2. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm
Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc
các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo và tranh chấp trong việc sử dụng Hệ thống thư điện tử được giải quyết theo
quy định của pháp luật.
Điều 16. Tổ
chức thực hiện
1. Trong quá trình tổ chức thực
hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị cần phản ánh kịp thời
với Cục Công nghệ thông tin để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, sửa đổi, bổ
sung Quy chế cho phù hợp.
2. Cục trưởng Cục Công nghệ
thông tin chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc
thực hiện Quy chế này, hàng năm tổng kết, đánh giá báo cáo Bộ trưởng./.