|
BỘ LAO ĐỘNG
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
935/QĐ-LĐTBXH
|
Hà Nội, ngày
22 tháng 7 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ LAO ĐỘNG
– THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Căn cứ Nghị định số 186/2007/NĐ-CP ngày 25
tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03
tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thông
tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Thư điện tử
của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Thủ trưởng
các đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Lưu: VP,TTTT.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC
Đàm Hữu Đắc
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ
Ban hành kèm theo Quyết định số 935/QĐ-LĐTBXH ngày 22 tháng 7 năm 2009 của Bộ
trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý và sử dụng thư
điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này được áp dụng đối với các đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, các đơn
vị tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Đơn vị là Văn phòng Bộ, các Vụ, Tổng cục, Cục,
Thanh tra Bộ và các đơn vị sự nghiệp có tên trong Nghị định của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội.
2. Hệ thống thư điện tử của Bộ bao gồm hạ tầng
phần cứng, phần mềm thư điện tử chạy trên máy chủ, có tên miền trên Internet là
@molisa.gov.vn.
3. Hộp thư đơn vị là hộp thư điện tử trên Hệ thống
thư điện tử của Bộ, được cấp cho đơn vị, dùng để giao dịch với tư cách của đơn
vị.
4. Hộp thư cá nhân là hộp thư điện tử trên Hệ thống
thư điện tử của Bộ, được cấp và dùng riêng cho cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 4. Hệ thống thư điện tử
của Bộ
1. Hệ thống thư điện tử của Bộ được xây dựng và
sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học phục vụ
công tác quản lý chỉ đạo, điều hành của Bộ và các đơn vị.
2. Các thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện
tử của Bộ được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.
3. Hệ thống thư điện tử của Bộ được kết nối với
mạng Internet, thiết lập tuân theo chuẩn chung để kết nối với các hệ thống thư
điện tử của Chính phủ, các bộ, ngành và các hệ thống thư điện tử phổ dụng khác.
Chương II
TẠO LẬP, THU HỒI HỘP THƯ
ĐIỆN TỬ
Điều 5. Chuẩn kỹ thuật của Hệ
thống thư điện tử và hộp thư
1. Hệ thống thư điện tử của Bộ phải được xây dựng
đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục LDAP để
quản lý thông tin và tài khoản của người sử dụng;
b) Cho phép người sử dụng truy cập máy chủ để đọc,
lấy thư về qua các giao thức POP3 hoặc IMAP4;
c) Cho phép người gửi gửi thư cho người nhận qua
máy chủ thư điện tử qua giao thức SMTP.
2. Chuẩn ký tự dùng trong quá trình sử dụng hộp
thư điện tử của đơn vị, cá nhân là bộ mã ký tự tiếng Việt, tiêu chuẩn TCVN
6909:2001 (Unicode).
Điều 6. Tạo lập hộp thư điện
tử
1. Mỗi đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức được
cấp 01 hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của Bộ để giao dịch.
2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm tạo lập hộp
thư điện tử cho các đơn vị và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị
chịu trách nhiệm về hộp thư của đơn vị mình kể từ ngày nhận được thông báo của
Trung tâm Thông tin.
3. Đối với các đơn vị không có tên trong Nghị định
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung tâm Thông tin báo cáo Lãnh đạo Bộ để tạo
lập hộp thư cho đơn vị và các cán bộ thuộc đơn vị đó.
4. Các đơn vị có trách nhiệm gửi danh sách cán bộ
thuộc quyền quản lý của đơn vị mình về Trung tâm Thông tin. Trong vòng 02 ngày
làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của đơn vị, Trung tâm Thông tin có trách
nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho các cá nhân và thông báo lại cho đơn vị biết
bằng văn bản.
Điều 7. Quy tắc đặt tên hộp
thư
1. Hộp thư điện tử của Bộ được đặt thống nhất,
có dạng [email protected], trong đó phần xxx (phần đầu hộp thư) được quy định
chi tiết tại khoản 2, 3 của Điều này.
2. Đối với đơn vị, phần đầu hộp thư được đặt bằng
cách lấy tên đơn vị viết tắt bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
3. Đối với cá nhân, phần đầu hộp thư được lấy
theo nguyên tắc Tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu
của Họ + chữ cái đầu của tên đệm. Trong trường hợp hộp thư của người sử dụng
trùng với hộp thư của người khác đã được tạo lập trước đó thì người được tạo hộp
thư sau được đặt theo quy tắc Tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu
+ 02 chữ cái đầu của họ + 02 chữ cái đầu của tên đệm. Nếu không đặt được tên hộp
thư theo hai trường hợp nêu trên, hộp thư điện tử của người sử dụng sẽ được
thêm số thứ tự vào cuối của hộp thư.
Điều 8. Thu hồi hộp thư điện
tử
1. Hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân sẽ bị thu
hồi trong các trường hợp sau:
a) Các đơn vị đổi tên theo chức năng, nhiệm vụ mới;
các đơn vị giải thể, sáp nhập;
b) Cá nhân khi nghỉ việc, chuyển công tác sang
đơn vị khác không phải là đơn vị thuộc Bộ;
c) Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế sử dụng hộp
thư.
2. Hộp thư điện tử sẽ bị thu hồi sau 2 ngày kể từ
thời điểm Trung tâm Thông tin nhận được thông báo của đơn vị bằng văn bản về việc
vi phạm các nội dung tại khoản 1 Điều này.
3. Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm
thông báo về Trung tâm Thông tin các cá nhân nghỉ việc, chuyển công tác sang
đơn vị khác, vi phạm quy chế sử dụng thư điện tử trong vòng 10 ngày kể từ khi
có Quyết định của Bộ để Trung tâm Thông tin kịp thời xử lý.
Điều 9. Công khai hộp thư điện
tử
Trung tâm Thông tin có trách nhiệm phối hợp với
Vụ Tổ chức Cán bộ và các đơn vị liên quan đăng công khai danh sách hộp thư điện
tử của các đơn vị, cá nhân trên trang thông tin điện tử của Bộ.
Chương III
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ
ĐIỆN TỬ
Điều 10. Quản lý hộp thư điện
tử đơn vị
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm
a) Phân công cán bộ chuyên trách quản trị và kiểm
tra nội dung hộp thư của đơn vị, báo cáo Lãnh đạo đơn vị xử lý; chịu trách nhiệm
về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư của đơn vị mình;
b) Xử lý thư điện tử nhận được có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị như một văn bản đến của đơn vị theo Quy chế làm
việc của Bộ.
c) Thông báo cho Trung tâm Thông tin việc thay đổi
thông tin liên quan đến tổ chức của đơn vị mình để Trung tâm kịp thời cập nhật
vào danh bạ thư điện tử của Bộ;
d) Bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ
nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị mình cho Thủ trưởng mới trong trường hợp
thay đổi Thủ trưởng đơn vị.
2. Đối với các đơn vị không có tên trong Nghị định
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
thì chủ động xây dựng kế hoạch thiết lập hộp thư điện tử với tên miền riêng, phối
hợp với Trung tâm Thông tin để hỗ trợ về kỹ thuật.
Điều 11. Quản lý hộp thư điện
tử cá nhân
Cá nhân sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm:
1. Kiểm tra hộp thư thường xuyên và giải quyết
công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử;
2. Chịu trách nhiệm đổi mật khẩu hộp thư trong
vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thông báo đã tạo lập hộp thư điện tử của mình;
tự bảo vệ mật khẩu của mình và định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp cá nhân
quên mật khẩu hộp thư điện tử thì liên hệ với Trung tâm Thông tin để được hỗ trợ;
3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin được gửi,
nhận từ hộp thư điện tử của mình.
Điều 12. Sử dụng hộp thư điện
tử
1. Đơn vị, cá nhân chỉ sử dụng hộp thư điện tử để
giao dịch công việc và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình. Không
phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp thông qua địa
chỉ hộp thư của mình.
2. Không mở và trả lời thư điện tử từ các địa chỉ
thư điện tử mà mình không biết rõ hoặc không tin tưởng.
3. Thường xuyên sao lưu thư điện tử về máy tính
cá nhân của đơn vị, cá nhân, định kỳ xoá bỏ các thư cũ không còn dùng đến trên
hệ thống máy chủ.
4. Khi gặp sự cố về Hệ thống thư điện tử, các
đơn vị, cá nhân báo ngay cho Trung tâm Thông tin để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
5. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản
mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản
điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa
chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần nơi nhận hoặc cung cấp địa chỉ để
có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Chương IV
QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ
THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 13. Quản lý hệ thống
thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử của Bộ được quản lý thống
nhất, bao gồm các nội dung:
a) Trang bị, nâng cấp hạ tầng phần cứng đáp ứng
nhu cầu sử dụng thư điện tử của các đơn vị, cá nhân;
b) Trang bị, nâng cấp phần mềm thư điện tử trên
máy chủ; xây dựng và triển khai các giải pháp công nghệ mới cho hệ thống thư điện
tử;
c) Cấp phát, thu hồi hộp thư điện tử của các đơn
vị, cá nhân; xử lý sự cố kỹ thuật khi hệ thống thư điện tử hoặc các hộp thư điện
tử gặp trục trặc;
d) Định kỳ sao lưu dữ liệu về người dùng, nội
dung thư điện tử hiện có trên máy chủ sang các phương tiện lưu trữ thích hợp.
2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm là đầu mối
giúp Bộ quản lý hệ thống thư điện tử của Bộ.
Điều 14. Vận hành hệ thống
thư điện tử
Trung tâm Thông tin có trách nhiệm:
1. Quản lý về hạ tầng phần cứng, phần mềm thư điện
tử và các ứng dụng tiện ích khác liên quan đồng thời tổ chức hướng dẫn khai
thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;
2. Quản trị kỹ thuật Hệ thống thư điện tử, bảo đảm
cho Hệ thống thư điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoạt động
thông suốt, liên tục;
3. Thiết lập hệ thống danh bạ thư điện tử Bộ Lao
động - Thương binh và Xã hội, thông tin về danh bạ thư điện tử trong Bộ;
4. Cấp cho từng đơn vị, cá nhân trong Bộ Lao động
- Thương binh và Xã hội địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng,
khai thác hộp thư điện tử.
Điều 15. Đảm bảo an toàn, bảo
mật hệ thống
1. Hệ thống thư điện tử của Bộ phải được đảm bảo
an toàn, bảo mật, xác thực, hạn chế tấn công từ bên ngoài, giảm thiểu thư rác
và các thư có chữa virus, mã độc.
2. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm đảm bảo an
toàn, bảo mật cho hệ thống thư điện tử của Bộ; kịp thời thông báo cho các đơn vị,
cá nhân biết khi hệ thống bị tấn công; định kỳ tập huấn cho cán bộ về kỹ năng đảm
bảo an toàn, bảo mật cho hộp thư điện tử.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm
triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này cho các tổ chức, cá nhân trực thuộc
đơn vị mình.
2. Trung tâm Thông tin chịu trách nhiệm giúp Bộ
trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm
tra việc thực hiện Quy chế này trong toàn Bộ, ngành, định kỳ báo cáo Bộ về việc
chấp hành Quy chế của các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành.
3. Văn phòng Bộ cung cấp danh sách hộp thư điện
tử của các đơn vị, cá nhân trên danh bạ điện thoại của Bộ. Trung tâm Thông tin
công khai danh sách này trên trang thông tin điện tử của Bộ.
4. Vụ Tổ chức Cán bộ có trách nhiệm chủ trì, phối
hợp với Trung tâm Thông tin xây dựng và triển khai Kế hoạch tập huấn, đào tạo
và đào tạo lại cho các đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử của Bộ.
5. Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm phối hợp
với Trung tâm Thông tin bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo hoạt động cho hệ thống
thư điện tử của Bộ.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các
đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ (Trung tâm Thông tin) để hướng dẫn thêm hoặc
nghiên cứu, điều chỉnh cho phù hợp./.