|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2844/QĐ-UBND
|
Lào
Cai, ngày 21 tháng
11 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG,
CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền
địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP
ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP
ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành
Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư
pháp tại Tờ trình số: 102/TTr-STP ngày 03 tháng 11 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh Lào Cai.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký, ban hành.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở
Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng; các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều
3;
- TT. Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh;
- Các CQ: CA tỉnh, VKSND tỉnh, TAND tỉnh, Cục THADS tỉnh: Sở Tư
pháp;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- BBT Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, TH4, KSTT, NC1.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Giàng Thị Dung
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
LÀO CAI
(Kèm theo Quyết định số:
2844/QĐ-UBND ngày 21/11/2022 của
UBND tỉnh Lào Cai)
Chương I:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh Lào Cai; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên
quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền
thông, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh;
b) Phòng Tư pháp các huyện, thị xã,
thành phố (gọi chung là Phòng Tư pháp);
c) Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);
d) Các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh;
đ) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, trách nhiệm phối hợp, khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối
với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Lào Cai.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ
thống Cơ sở dữ liệu điện tử có địa chỉ
tại http://congchungchungthuclaocai.vn, bao gồm các thông tin về nguồn gốc
tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn
được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng, chứng thực.
2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của
pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá
nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công
chứng viên, người thực hiện chứng thực xem xét việc từ chối thực hiện việc công
chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài
sản đó.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính
cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm
quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên, người thực hiện
chứng thực thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng
thực, được tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và Ủy
ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý,
khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm
có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở
dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cập nhật, tra cứu,
cung cấp, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực
hợp đồng, giao dịch; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu để
thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng,
giao dịch không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng
thực, người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có
liên quan khác theo quy định của pháp luật.
4. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá
nhân được tiếp cận, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin
trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin
phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn
trong Cơ sở dữ liệu.
6. Bảo đảm an toàn, an ninh thông
tin.
Điều 4. Những
hành vi bị cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho cá
nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản;
truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử
dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi
chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thực hiện chứng
thực, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản
của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách
nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để
thực hiện các công việc không được giao; sử dụng Cơ sở dữ liệu và
thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công
chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình hay
hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông
tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông
tin vào cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm
sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ hành vi nào khác
tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin
về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết
trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu.
6. Những hành vi vi phạm pháp luật
khác theo quy định của pháp luật.
Chương II:
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Cấp, quản
lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Người được cấp tài khoản truy cập
vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc
Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên viên bộ
phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở Tư
pháp;
b) Trưởng các tổ chức hành nghề công
chứng, công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề
công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Người thực hiện chứng thực và công
chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp theo phân công của
Trưởng Phòng Tư pháp;
d) Người thực hiện chứng thực và công
chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã;
đ) Tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định
tại các điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho
các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.
3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người
được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ
liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin
trong Cơ sở dữ liệu; thường xuyên rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản đề nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.
4. Người được cấp tài khoản có trách
nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách
nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu
đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ
hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công
chứng viên; cán bộ, công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;
b) Cá nhân đã được
cấp tài khoản nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do
sự phân công của cơ quan, đơn vị, tổ chức;
c) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm
quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
Tài khoản bị khóa được mở lại theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện
nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ
liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường
hợp sau:
a) Công chứng viên đã miễn nhiệm, bị
xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Cá nhân được cấp tài khoản chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưu;
c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức được cấp
tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp
nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật.
7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của
hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước
thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.
Điều 6. Cung cấp,
tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận
các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên
quan để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;
b) Thông tin có liên quan đến việc kê
biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn
do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp;
c) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn liên quan đến tài sản do Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến
hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp;
d) Thông tin khác có liên quan đến
ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo
quy định của pháp luật.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục
Thi hành án dân sự; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố;
Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải
toả ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành, gồm:
a) Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do Ủy ban nhân dân, cơ quan Tài nguyên và Môi trường cung cấp;
b) Thông tin có liên quan đến việc kê
biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn
do cơ quan Thi hành án dân sự các cấp ban hành;
c) Thông tin khác có liên quan đến
ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành.
3. Nội dung thông tin ngăn chặn
a) Thông tin chung gồm: loại ngăn chặn,
loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản; ngày, tháng, năm
ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực văn bản ngăn chặn; lý do ngăn chặn, cơ
quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản ngăn chặn.
b) Thông tin về tài sản gồm: bất động
sản, động sản.
- Thông tin tài sản là bất động sản gồm:
tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số vào sổ
cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp,
số thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục
đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Thông tin tài sản là động sản có
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm
các thông tin: tên tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp và các
thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản.
4. Thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông
tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Cập nhật
thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi ban hành, tiếp nhận thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở
Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự; các Chi Cục thi
hành án dân sự; Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh
Văn phòng đăng ký đất đai tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào
phần thông tin ngăn chặn.
2. Đối với thông tin ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công
chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông
tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ
liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được
thì phải nhập thông tin ngăn chặn mới vào Cơ sở dữ liệu.
3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, công chức được
giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn
phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu
thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin
ngăn chặn đã có thì trong thời hạn 01 ngày làm việc phải báo cáo Lãnh đạo cơ
quan để kịp thời xử lý, giải quyết.
4. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập
nhật thông tin phải báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan và phối hợp với Sở Tư
pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8. Cập nhật
thông tin hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu
1. Nội dung thông tin nhập vào Cơ sở dữ
liệu
a) Thông tin cơ bản của hợp đồng,
giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu (Các trường
thông tin có gắn dấu * trong Cơ sở dữ
liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
- Thông tin về hợp đồng, giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày
tháng năm hợp đồng, giao dịch.
- Thông tin về các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch, cụ thể:
+ Đối với cá nhân: họ và tên; ngày
tháng năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước
công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú
của các bên tham gia giao dịch;
+ Đối với tổ chức: tên gọi tổ chức; địa
chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định
thành lập và người đại diện (chức vụ; ngày tháng năm sinh; số Chứng minh nhân
dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ của người
đại diện).
- Thông tin về tài sản, cụ thể:
+ Đối với tài sản là bất động sản gồm
quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số giấy
chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa
đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có);
+ Đối với tài sản là động sản có đăng
ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài sản, số
giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày tháng năm cấp và các
thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
- Các thông tin khác có liên quan.
b) Đối với Di chúc thì nhập các thông
tin sau:
- Thông tin về người lập di chúc: họ
và tên; ngày tháng năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ
căn cước công dân, ngày tháng năm cấp, nơi cấp;
- Thông tin về tài sản và các thông
tin khác: thực hiện theo khoản 1 Điều này.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch
a) Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm: hợp đồng giao dịch đã được
công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận, người thực hiện chứng
thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các thông tin khác
liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch;
b) Thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được cập nhật chính xác, đầy đủ
vào Cơ sở dữ liệu trước khi trả kết
quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực;
c) Việc sửa đổi,
bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng,
giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được cập nhật
theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
3. Trường hợp phát hiện sai sót sau
khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng
thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin
trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
Điều 9. Lưu trữ
thông tin Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin Cơ sở dữ liệu được lưu
trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin Cơ sở dữ liệu được lưu
trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo
quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng,
Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của
pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị
cung cấp Cơ sở dữ liệu và quy định của Quy chế này.
Điều 10. Tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực
hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ
liệu và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng
đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, công chứng
viên, người thực hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức,
viên chức, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện thông
tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho công chứng
viên, người thực hiện chứng thực để xem xét việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem
xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch,
cụ thể:
a) Nếu tài sản có trong danh sách
ngăn chặn thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị
ngăn chặn;
b) Trường hợp tài sản thế chấp đã được
giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản
gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ
liệu thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực vẫn được
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; ngay sau khi
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực
hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp để cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu;
c) Các tình huống phát sinh khác, cơ
quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.
Điều 11. Khai
thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức hành nghề công chứng, công
chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công
chứng; cơ quan thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham
mưu thực hiện công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ
cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được
cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác
điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Cơ quan nhà nước được Sở Tư pháp cấp
tài khoản quy định tại điểm d khoản 1 Điều 5 Quy chế này
khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật.
5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ
liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối
chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.
Chương III:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Trách
nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển
khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của
Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
tổ chức có liên quan hướng dẫn vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn
kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông
tin.
3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan
có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông
Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ công tác điều
tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định
của pháp luật.
5. Tổ chức bảo trì, nâng cấp hệ thống
thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin của Cơ sở dữ liệu để đáp
ứng kịp thời yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động này.
6. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực
hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ
sung Quy chế khi cần thiết.
Điều 13. Trách
nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự,
Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài
nguyên và Môi trường chỉ đạo Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố,
Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị
xã, thành phố cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo
quy định tại khoản 2 Điều 6 của Quy chế vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
tỉnh Lào Cai.
Điều 14. Trách
nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Sở Thông tin và Truyền thông có
trách nhiệm duy trì hoạt động hệ thống Cơ sở dữ liệu, máy chủ, đường truyền, sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin cho hoạt động khai
thác, sử dụng của các chủ thể liên quan.
Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan,
tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt
cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực của cơ quan, tổ chức.
2. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc
cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp quy định
tại các điểm c, d, đ, e khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
3. Các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ
chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy
chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu, tạo điều
kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy ban
nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra,
xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 15. Công an
tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin quy định tại các điểm a,
b, c khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
Điều 16. Trách
nhiệm của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp
xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng
thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm
trong quản lý, sử dụng, bảo mật đối với tài khoản được cấp;
kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của công
chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở
dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người thực hiện chứng thực, công
chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật, tra cứu,
khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin
đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ
thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp
và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.
Điều 17. Trách
nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng trên
địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại
hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực
hiện công chứng vào Cơ sở dữ liệu.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng
có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm
tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng
viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch,
tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, sao lưu dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế
này và quy định pháp luật khác có liên quan;
c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử
dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân
quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm về
việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu
của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ,
chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở
Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.
e) Cử công chứng viên, viên chức,
nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân
viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác
và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin
đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông
tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của
thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng,
tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ
thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được
cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.