|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TUYÊN QUANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 236/QĐ-UBND
|
Tuyên
Quang, ngày 28 tháng 8 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
TUYÊN QUANG GIAI ĐOẠN 1945 - 2011
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5
năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26
tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 -
2020;
Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21
tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 01 tháng 3
năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan Nhà nước tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2016 - 2020;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 216/TTr-SNV ngày 15 tháng 8 năm 2018,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Phê duyệt Đề án số
hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 1945 - 2011, với các nội
dung chủ yếu như sau:
1. Mục
tiêu, yêu cầu Đề án
1.1. Mục tiêu chung
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền
thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một
cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ,
đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin,
hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin
phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.
2.2. Mục tiêu cụ thể
- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng,
sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ
trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực
tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc
khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian;
góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).
- Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý
tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một
cách tối ưu nhất.
- Tiến hành số hóa 37 phông lưu
trữ tương đương 1.000 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn
1945 - 2011, đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.
2.3. Yêu cầu
- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã
được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu giữ tại kho
lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét
(scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.
- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm
tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do
phần mềm cung cấp.
2. Tiêu chí, thời gian thực
hiện
2.1. Tiêu chí cơ bản để lựa
chọn tài liệu số hóa
Tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý hiếm,
tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng
cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu
số hóa.
2.2. Thời gian thực hiện
- Giai đoạn 01 (từ năm
2018 - 2020): Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc
08 cơ quan đơn vị, tương ứng với 11 phông lưu trữ, với 324 mét giá tài liệu,
tương đương với 1.362.044 trang tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh
và đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh (có Phụ lục số 01 kèm
theo).
- Giai đoạn 02 (từ 2021 -
2025): Tiếp tục thực hiện số hóa 26 phông lưu
trữ của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các huyện với 676 mét giá tài liệu.
3. Nội dung thực hiện Đề án
3.1. Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông
tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
a) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị công nghệ
thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính, máy chủ, máy
quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ,
khai thác dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.
b) Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho
phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau,
phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao, chia sẻ tài
liệu dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường mạng nội bộ.
(Có Phụ lục số
02 kèm theo)
3.2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ
Tiến hành số hóa 37 phông lưu
trữ tương đương 1.000 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn
1945 - 2011, đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, trong đó:
a) Giai đoạn 01 (từ năm 2018
- 2020): Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 08 cơ quan đơn vị, tương ứng
với 11 phông lưu trữ, với 324 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn
chỉnh theo quy định của luật lưu trữ và đủ điều kiện để thực hiện số hóa.
b) Giai đoạn 02 từ năm 2021
- 2025: Tiếp tục thực hiện số hóa 26 phông lưu trữ của UBND tỉnh, các sở,
ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện với 676 mét giá tài liệu sau khi chỉnh
lý hoàn chỉnh.
3.3. Đào tạo hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ
a) Đối tượng đào tạo
Lãnh đạo Sở Nội vụ và công chức, viên chức, người
lao động có liên quan.
b) Nội dung đào tạo
- Hướng dẫn sử dụng các phần mềm theo vai trò của
từng cấp, từng đơn vị từng cán bộ.
- Hướng dẫn khai thác, tìm kiếm thông tin trên hệ
thống phần mềm.
- Hướng dẫn, chuyển giao công nghệ cho cán bộ quản
trị mạng thực hiện sao lưu, backup dữ liệu.
4. Quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ
thuật được áp dụng
Việc mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin
và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được thực hiện theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn
kỹ thuật được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
- Thông tư số 20/2014/TT-BTTTT ngày 05/12/2014 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về các sản phẩm phần mềm nguồn mở được ưu
tiên mua sắm, sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước.
- Thông tư số 47/2016/TT-BTTTT ngày 26/12/2016 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết về ưu tiên đầu tư, mua sắm sản
phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước sử dụng nguồn vốn ngân
sách nhà nước.
- Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết
và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính
phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
- Thông tư số 13/2017/TT-BTTTT ngày 23/6/2017 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các yêu cầu kỹ thuật về kết nối các hệ thống
thông tin, cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của
Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm
2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
5. Kinh phí và lộ trình thực
hiện Đề án
5.1. Giai đoạn 1 (từ năm 2018 - 2020):
a) Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án: 4.633.870.000
đồng (Bốn tỷ, sáu trăm, ba mươi ba triệu, tám trăm bảy mươi nghìn đồng
chẵn) - Có Phụ lục số 03 kèm theo.
- Giao Sở Nội vụ lập dự toán kinh phí thực hiện
hàng năm, gửi Sở Tài chính thẩm định, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết
định.
- Nguồn vốn: Nguồn sự nghiệp kinh tế ngân
sách tỉnh.
b) Lộ trình thực hiện cụ thể:
- Năm 2018: thực hiện lựa chọn nhà
cung cấp, mua sắm, lắp đặt triển khai trang thiết bị, xây dựng hệ thống chống
sét, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo, chuyển giao công nghệ, tập huấn
cho công chức, viên chức thực hiện số hóa; thực hiện bàn giao, quyết toán năm
2018.
- Năm 2019: Thực hiện số hoá 07
Phông lưu trữ (Uỷ ban hành chính tỉnh Tuyên Quang từ 1945-1975; Uỷ ban nhân dân
tỉnh Hà Tuyên từ 1976-1991; Uỷ ban kế hoạch tỉnh Hà Tuyên từ 1976-1990; Sở Kế
hoạch và Đầu tư từ 1991-2007; Sở Nội vụ từ 1958-1991; UBND thành phố Tuyên
Quang từ 1972-2011; UBND huyện Na Hang từ 1965-2011), với 105 mét giá tài liệu,
tương đương với 504.839 trang tài liệu; thực hiện bàn giao, quyết toán năm
2019.
- Năm 2020: Thực hiện số hoá 04
Phông lưu trữ (UBND tỉnh Tuyên Quang từ 1991 - 2011; Ban Thi đua - Khen thưởng
từ 1961-2007; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội từ 1980-2011; Sở Y tế từ
1974-2011), với 219 mét giá tài liệu tương đương với 857.205 trang tài
liệu; thực hiện bàn giao, quyết toán năm 2020.
5.2. Giai đoạn 2 (từ năm 2021 - 2025):
- Tiếp tục thực hiện số
hóa 26 Phông lưu trữ của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các huyện sau
khi đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
- Nâng cấp phần mềm tra cứu hồ sơ,
tài liệu trên môi trường mạng Internet, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho người dân
và doanh nghiệp kịp thời, đúng quy định của pháp luật.
- Hàng năm, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Kế hoạch
và Đầu tư lập kế hoạch và dự toán chi tiết trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê
duyệt và triển khai tổ chức thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 2. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ
- Chủ trì, phối hợp với các Sở: Tài chính, Kế hoạch
và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của
Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra
các giải pháp triển khai thực hiện Đề án bảo đảm về tiến độ, hiệu quả và đúng
quy định.
- Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức đào
tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ
thống số hóa.
- Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo tiến độ, kết
quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Sở Tài Chính
- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định,
trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực hiện
Đề án.
- Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng quy định về
thanh, quyết toán kinh phí liên quan của Đề án.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư
Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính thẩm định,
trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí thực hiện Đề án.
4. Sở Thông tin và Truyền thông
Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình ứng dụng
công nghệ thông tin để tổ chức triển khai thực hiện Đề án.
Điều 3. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
các Sở: Nội vụ, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông; Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các PCT UBND tỉnh;
- Như Điều 3; (thực hiện)
- Chánh VP, các PCVP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, NC. (P.Hà)
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Hải Anh
|
Phụ lục số 01
SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TUYÊN QUANG
GIAI ĐOẠN 1 (TỪ NĂM 2018-2020)
(Kèm theo Quyết
định số 236/QĐ-UBND ngày 28/8/2018 của UBND tỉnh)
|
STT
|
Tên phông/ Khối tài liệu
|
Số trang tài
liệu
|
Số lượng mét
giá
|
|
I
|
Thời gian thực hiện năm 2019:
|
504.839
|
105
|
|
1
|
Phông lưu trữ UBHC tỉnh Tuyên Quang
(1945-1975)
|
55.426
|
11
|
|
2
|
Phông lưu trữ UBND tỉnh Hà Tuyên (1976-1991)
|
128.123
|
25
|
|
3
|
Phông lưu trữ UBKH tỉnh Hà Tuyên (1976 - 1990)
|
11.693
|
03
|
|
4
|
Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư
(1991-2007)
|
67.209
|
15
|
|
5
|
Phông lưu trữ Sở Nội vụ (1958-1991)
|
101.472
|
21
|
|
6
|
Phông lưu trữ UBND TP Tuyên Quang (1972-2011)
|
94.058
|
19
|
|
7
|
Phông lưu trữ UBND huyện Na Hang (1965-2011)
|
46.858
|
11
|
|
II
|
Thời gian thực hiện năm 2020:
|
857.205
|
219
|
|
8
|
Phông lưu trữ UBND tỉnh Tuyên Quang
(1991-2011)
|
781.444
|
203
|
|
9
|
Phông lưu trữ Ban Thi đua - Khen thưởng
(1961-2007)
|
63.062
|
12
|
|
10
|
Phông lưu trữ Sở Lao động, Thương binh và Xã hội
(1980-2011)
|
5.545
|
02
|
|
11
|
Phông lưu trữ Sở Y tế (1974-2011)
|
7.154
|
02
|
|
|
Tổng cộng (I+II):
|
1.362.044
|
324
|
Phụ lục số 02
TRANG THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ PHẦN MỀM QUẢN
LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết
định số 236/QĐ-UBND ngày 28/8/2018 của UBND tỉnh)
|
STT
|
Tên thiết bị
|
Mục đích sử
dụng
|
ĐVT
|
Số lượng
|
|
1
|
Máy chủ
|
Để quản lý CSDL và cài đặt phần mềm Quản lý số
hoá tài liệu và Website khai thác tài liệu lưu trữ
|
Bộ
|
02
|
|
2
|
Máy Photocopy tốc độ cao
|
Đảm bảo máy hoạt động liên tục với tốc độ cao.
Dùng để Photo tài liệu cần khai thác cho độc giả và số hóa tài liệu theo yêu
cầu.
|
Bộ
|
01
|
|
3
|
Máy Scanner tốc độ cao
|
Dùng cho cán bộ số hóa từng trang tài liệu của
bộ hồ sơ, bảo đảm tài liệu được số hóa nhanh, đầy đủ và cập nhật liền mạch.
|
Bộ
|
05
|
|
4
|
Máy In Laser 2 mặt CaNon
|
In các tài liệu, báo biểu có hình ảnh mầu theo
quy định.
|
Bộ
|
02
|
|
5
|
Thiết bị bảo mật mạng
|
Chống sự xâm nhập, tấn công từ bên ngoài, bảo
mật mạng nội bộ; bảo vệ dữ liệu, thông tin người dùng.
|
Bộ
|
01
|
|
6
|
Thiết bị lưu điện máy chủ
|
Giúp quản lý ổn định nguồn điện cho máy chủ và
hỗ trợ người quản trị có đủ thời gian tắt máy theo quy trình khi gặp sự cố về
điện, hạn chế hỏng hóc về máy tính
|
Bộ
|
01
|
|
7
|
Phần mềm bản quyền
|
Hệ điều hành Microsoft Window Server, SQL
Server dùng cho máy chủ chạy phần mềm.
|
Bộ
|
01
|
|
8
|
Máy vi tính nhập liệu FPT ELEAD
|
Máy tính dùng cập nhật dữ liệu số hóa vào phần
mềm.
|
Bộ
|
05
|
|
9
|
Thiết bị lưu trữ dữ liệu
|
Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn trong thời
gian dài, tránh được việc hỏng hóc dữ liệu về vật lý gây ra.
|
Bộ
|
02
|
|
10
|
Bàn ghế làm việc
|
Trang bị bàn ghế làm việc cho cán bộ biên tập
và hiệu đính tài liệu số hóa.
|
Bộ
|
05
|
|
11
|
Ổn áp LIOA
|
Giúp quản lý ổn định nguồn điện cho các thiết
bị văn phòng
|
Bộ
|
01
|
|
12
|
Máy kiểm kê kho tài liệu
|
Kiểm kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu xem trong kho
lưu trữ.
|
Cái
|
01
|
|
13
|
Nâng cấp Hệ thống mạng LAN tốc độ cao chuẩn
Gigabit
|
Nâng cấp hệ thống mạng LAN hiện tại để phục vụ
cho việc truy cập và khai thác dữ liệu.
|
Hệ thống
|
01
|
|
14
|
Nâng cấp Hệ thống chống sét
|
Nâng cấp hệ thống cắt sét lan truyền để đảm bảo
an toàn cho các trang thiết bị điện tử.
|
Hệ thống
|
01
|
|
15
|
Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
|
Chuẩn hoá số liệu, đưa công nghệ thông tin vào
quá trình quản lý hồ sơ lưu trữ; tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc phân
loại hồ sơ; quản lý được quá trình khai thác, sử dụng tài liệu, hỗ trợ kiểm
tra tình trạng tài liệu trong kho lưu trữ; kết xuất các báo cáo thống kê chi
tiết về tình hình quản lý hồ sơ tại đơn vị.
|
Bộ
|
01
|