QUY ĐỊNH
VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 19/2009/QĐ-UBND ngày 21/8/2009 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Yên Bái
(http://mail.yenbai.gov.vn) là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh
Yên Bái.
2. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Yên Bái được
xây dựng nhằm phục vụ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành
chính nhà nước trên địa bàn tỉnh (bao gồm các sở, ban, ngành, UBND các cấp. các
cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND và các đơn vị sự nghiệp) trong việc gửi,
nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet, phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan
nhà nước thuộc tỉnh và các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà
nước khi tham gia khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Thiết lập và vận
hành
1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Yên Bái được thiết
lập và vận hành trên mạng internet.
2. Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất
trong tỉnh có dạng: XXX@yenbai.gov.vn được chia thành các loại:
+ Hộp thư dành cho các cơ quan nhà nước của tỉnh
còn gọi là hộp thư đơn vị: tendonvi@yenbai.gov.vn (trong đó: tendonvi được viết
tắt các chữ cái đầu của tên đơn vị) dành cho đơn vị.
+ Hộp thư dành cho các phòng:
tenphong_tendonvi@yenbai.gov.vn (tên viết tắt tên các phòng và viết tắt tên đơn
vị) dành cho các phòng của các đơn vị.
+ Hộp thư dành cho cán bộ, công chức:
hovaten.@yenbai.gov.vn (trong đó: đặt đầy đủ họ tên, viết liền không dấu) dành
cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh. Trường hợp người sử dụng có họ và
tên trùng nhau thì phần cuối của tên là tên viết tắt của đơn vị. Ví dụ:
nguyenvanb_sttvtt@yenbai.gov.vn là hộp thư của Nguyễn Văn B công tác tại sở
Thông tin và Truyền thông.
3. Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử
dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy
chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ hộp thư
điện tử” tỉnh.
Điều 3. Các loại văn bản
được trao đổi qua hệ thống thư điện tử giữa các cá nhân, tổ chức trong cơ quan.
Nội dung này bảo đảm phù hợp với điều kiện thực
tế hoạt động của cơ quan trên cơ sở Quy định chung tại Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg của Thủ tướng chính phủ, cụ thể như sau:
1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại
văn bản: lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc,
tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để
báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông
tin điện tử khác hỗ trợ).
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để
gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển
qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ
quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;
Chương II
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 4. Trách nhiệm của
các đơn vị quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử.
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông thuộc sở Thông tin và Truyền thông thực hiện:
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ
thống thư điện tử.
+ Quản trị Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho hệ
thống hoạt động liên tục 24h/ngày, 7 ngày/tuần.
+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ
thống thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn
vị, của mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
+ Cài đặt hệ thống phòng chống virus tin học đối
với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xóa bỏ các thư rác.
+ Tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.
- Quản lý danh bạ hộp thư điện tử, cho phép đăng
nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử
khi có ý kiến chỉ đạo của sở Thông tin và Truyền thông.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức
hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức tham gia sử dụng khai thác, sử
dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích.
- Xây dựng dự toán kinh phí
hàng năm phục vụ hoạt động quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống
thư điện tử, báo cáo sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt theo quy định của luật ngân sách nhà nước.
b) Kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức
trên địa bàn tỉnh.
2. Các cơ quan nhà nước thuộc
tỉnh:
a) Cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của
cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi
thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình về sở
Thông tin và Truyền thông thông qua Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông để Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông kịp thời cập nhật vào
danh bạ thư điện tử của đơn vị.
b) Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức của đơn vị
mình trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử
tỉnh Yên Bái.
c) Quản lý và sử dụng hộp thư để trao đổi thông
tin với các tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm
sự bí mật của mật khẩu truy nhập thư điện tử.
Điều 5. Cấp và quản lý địa
chỉ thư điện tử:
1. Trường hợp cán bộ, công chức mới được tuyển dụng:
Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, Thủ trưởng cơ quan chủ
quản phải có văn bản đề nghị cấp mới địa chỉ thư điện tử cho cán bộ, công chức.
Sau khi nhận văn bản đề nghị, sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập địa chỉ
thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.
2. Trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác
ra ngoài tỉnh Yên Bái hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định nghỉ hưu hoặc chuyển
công tác ra ngoài tỉnh Yên Bái, Thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ, công chức đó
phải có văn bản thông báo với sở Thông tin và Truyền thông để xóa địa chỉ thư
điện tử của cán bộ, công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 6. Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
Các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh được cấp
hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:
1. Đổi mật khẩu ban đầu được cấp nhằm bảo mật
thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Công nghệ thông
tin và Truyền thông để được thay đổi mật khẩu; Đồng thời bảo vệ mật khẩu sử dụng
hộp thư điện tử, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu cho người
khác.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá
nhân.
3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của
mình gửi lên mạng.
4. Không truy cập vào hộp thư của người khác và
không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
5. Sử dụng đúng quy trình, mục đích của hệ thống
thư điện tử của tỉnh. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh để gửi,
nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Quy định này.
6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử
không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Yên Bái thông qua địa chỉ
sử dụng của mình.
7. Khi phát hiện có lỗi hoặc sự cố về hệ thống
thư điện tử phải báo cáo cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để
khắc phục, sửa chữa.
8. Không sử dụng hộp thư cá nhân đăng ký ở các hệ
thống thư điện tử khác (như Yahoo, hotmail, gmail,…) để trao đổi công việc công
vụ trên mạng.
Điều 7. Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị:
1. Hộp thư đơn vị là loại hộp thư chính thống để
đơn vị trao đổi thông tin của đơn vị.
2. Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý
hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.
3. Người sử dụng hộp thư đơn vị chỉ được dùng hộp
thư đơn vị để trao đổi các văn bản đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
4. Khi thay đổi vị trí công tác, thủ trưởng đơn
vị có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có
trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận.
5. Khi nhận được thư điện tử gửi vào địa chỉ thư
của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền)
phải có trách nhiệm xử lý kịp thời.
Điều 8: Quy định về việc gửi
văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử.
1. Các văn bản trao đổi trên hệ thống thư điện tử
phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .
2. Khi phát hành văn bản giấy (trừ những văn
bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi
văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức)
vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị có tên trong phần “nơi nhận” của
Văn bản.
Điều 9: Các cơ quan, đơn vị,
cán bộ, công chức phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình, cụ thể
như sau:
1. Đối với địa chỉ thư của đơn vị: Một ngày kiểm
tra thư ít nhất 02 lần vào đầu giờ buổi sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ
hành chính.
2. Đối với địa chỉ thư của cán bộ, công chức: Một
ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc hành chính.
Điều 10: Công tác kiểm tra,
báo cáo tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử:
1. Các sở, ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử
của cán bộ, công chức, viên chức, coi đây là trách nhiệm của cán bộ, công chức
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm.
Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng;
2. Định kỳ 06 tháng một lần và khi có yêu cầu đột
xuất các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh về tình
hình, kết quả thực hiện quy định này thông qua sở Thông tin và Truyền thông.
Chương III
Điều 11: Các cơ quan hành chính nhà nước tham gia vào hệ thống thư điện
tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện tốt Quy đinh này. Các cơ quan,
đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức nào vi phạm Quy định này sẽ bị xử lý theo
quy định của Pháp luật hiện hành.
Điều 12: Sở Tài chính, sở Kế hoạch và Đầu tư căn cứ kế hoạch vốn được
Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với sở Thông tin và Truyền
thông bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng, vận hành và phát triển hệ thống
thư điện tử của tỉnh.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề
vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị gửi về sở Thông tin và Truyền thông
để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.