|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1809/QĐ-UBND
|
Quảng Nam, ngày
07 tháng 7 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN
TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ
chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật
Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Thực hiện Chỉ
thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử;
Thực hiện Công
văn số 1427/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc triển
khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Thực hiện Công
văn số 297/VTLTNN-NV ngày 23 tháng 4 năm 2020 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước
về việc xây dựng Quy chế công tác văn thư;
Theo đề nghị của
Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1374/TTr-SNV ngày 01/7/2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thực hiện công tác văn thư điện
tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng
các Sở, Ban ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch
Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- CPVP;
- Lưu: VT, HCTC, NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Trí Thanh
|
QUY CHẾ
THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ
QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1809 /QĐ-UBND ngày 07 /7/2020 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc thực
hiện công tác văn thư điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng
Nam. Thực hiện công tác văn thư điện tử tại Quy chế này bao gồm: Soạn thảo, ký
ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
trong công tác văn thư.
2. Quy chế này
không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước
theo quy định của pháp luật và trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của
pháp luật.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này được
áp dụng đối với các Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố; các đơn vị
trực thuộc các Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố; UBND xã, phường,
thị trấn (sau đây gọi chung các cơ quan, tổ chức).
2. Khuyến khích
các cơ quan, đơn vị không thuộc khoản 1 Điều này áp dụng Quy chế này trong việc
thực hiện công tác văn thư điện tử.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế
này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Văn bản điện
tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ
văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
2. Bản thảo
văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử
hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
3. Bản gốc văn
bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền
trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
4. Bản chính
văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản
có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản sao y là
bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được
trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
6. Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính
để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng
(sau đây gọi chung là Hệ thống).
7. Văn thư cơ
quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ
chức.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử
được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định
của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên
văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 5. Vị trí ký số trên văn bản điện tử
1. Hình ảnh, vị
trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền
trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền
trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
2. Hình ảnh, vị
trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trên văn bản màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định
dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có
thẩm quyền về bên trái.
3. Hình ảnh, vị
trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính.
Văn bản kèm theo
cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số
văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
Văn bản không cùng
tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ
quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
- Vị trí: Góc
trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh chữ ký
số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
- Thông tin: Số và
ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam
theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in
thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
4. Hình ảnh, vị
trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử.
- Vị trí: Góc
trên, bên phải, trang đầu văn bản.
- Hình ảnh chữ ký
số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
- Thông tin: Hình
thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ
phút giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông
chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Chương II
SOẠN THẢO, KÝ
BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá
nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên
loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử
lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và
cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần
sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo
văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và
trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được
giao.
Điều 7. Duyệt bản thảo, kiểm tra và ký ban hành văn bản điện tử
1. Bản thảo văn bản
phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được
phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem
xét, quyết định.
2. Người đứng đầu
đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu
cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách
nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản.
3. Việc ký ban
hành các văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Mục II chương II của
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Trong đó:
a) Đối với văn bản
giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
b) Đối với văn bản
điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số thực
hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ
MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
Điều 8. Trình tự quản lý văn bản điện tử đi
1. Cấp số, thời gian ban hành
văn bản.
2. Đăng ký văn bản
đi.
3. Ký số của cơ
quan, tổ chức.
4. Phát hành và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản
đi.
Điều 9. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời
gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản
của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan,
tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện
tử.
2. Việc cấp số,
thời gian ban hành đối với văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ
thống.
Điều 10. Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký
văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản
được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản
bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng
ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
b) Đăng ký văn bản
bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
2. Văn bản mật được
đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 11. Ký số của cơ quan, tổ chức
Ký số của cơ
quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 2
Điều 5 Quy chế này. Trong trường hợp có văn bản kèm theo bản chính, thực hiện
theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Quy chế này.
Điều 12. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Phát hành văn
bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan,
tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
2. Phát hành văn
bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của
cơ quan, tổ chức.
3. Trường hợp nhận
được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử
bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
Điều 13. Lưu văn bản đi
1. Bản gốc văn bản
điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
2. Cơ quan, tổ chức
có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và
các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện
tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
3. Cơ quan, tổ chức
có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo
bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Quy chế này để lưu tại
Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản điện tử đến
1. Tiếp nhận văn
bản điện tử đến.
2. Đăng ký văn bản
đến.
3. Trình, chuyển
giao văn bản đến.
4. Giải quyết và
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 15. Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1. Văn thư cơ
quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện
tiếp nhận trên Hệ thống.
2. Trường hợp văn
bản điện tử không đáp ứng các quy định tại khoản 1 điều này hoặc gửi sai nơi nhận
thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản
trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn
thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi
văn bản.
3. Cơ quan, tổ chức
nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi
về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 16. Đăng ký văn bản đến
1. Việc đăng ký
văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết
theo Sổ đăng ký văn bản hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản
đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến của văn
bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản
trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Văn bản đến được
đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
Đối với việc đăng
ký văn bản đến bằng Hệ thống, Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào
Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến
theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Quy chế này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ
thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định
tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , sau đó in ra giấy đầy đủ các trường
thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4. Văn bản mật được
đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn thư cơ
quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ
thống.
2. Người có thẩm
quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ
thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý
văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao
giải quyết.
Trường hợp văn bản
điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử
trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm
quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao
người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được
văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản
đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn
bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 19. Lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các
đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 20. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản,
tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được
giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ
hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những
thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các
hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công
việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo
quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập
nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao
nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu
phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất
lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết
thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ
sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại
ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh
sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ
điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn
thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ
thống.
Điều 21. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo
trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ,
tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được
quyết toán.
b) Đối với hồ sơ,
tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp
lưu
Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào
Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan
có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc
tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
trên Hệ thống.
Chương V
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 22. Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết
bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ
quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an
toàn, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan,
tổ chức.
b) Chỉ giao thiết
bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền. Việc bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp
đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng
dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền
và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có
trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Điều 23. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ
quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Sở Nội vụ
1. Chịu trách nhiệm
tổ chức theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về
công tác văn thư điện tử tại các cơ quan, tổ chức; giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
2. Tổ chức đào tạo,
bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư.
Điều 25. Sở Thông tin và Truyền thông
Chủ trì, phối hợp
với các cơ quan liên quan xây dựng, nâng cấp, hiện đại hóa, quản lý và vận hành
hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; tổ chức kiểm tra, giám sát, tổng hợp
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện việc thực hiện văn bản điện tử
giữa các cơ quan, tổ chức.
Điều 26. Sở Tài chính
Tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục
vụ công tác văn thư. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí trong dự
toán ngân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, đặc biệt là văn
thư điện tử.
Điều 27. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
1. Tổ chức, chỉ đạo
việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư đảm bảo
thực hiện các quy trình trong việc thực hiện văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức.
2. Bố trí nhân lực,
phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
3. Rà soát, ban
hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định về văn thư điện tử tại cơ quan, tổ
chức.
Trong quá trình tổ
chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị, địa phương phản
ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.