Quyết định 1453/QĐ-UBND 2022 Quy trình tổ chức hệ thống hội nghị truyền hình Quảng Bình

• Số hiệu: 1453/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Quảng Bình
• Người ký: Hồ An Phong
• Ngày ban hành: 03/06/2022

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1453/QĐ-UBND	Quảng Bình, ngày 03 tháng 6 năm 2022

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH TẠM THỜI TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH CỦA TỈNH QUẢNG BÌNH.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương được Quốc hội thông qua ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Thông tư 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 739/TTr-STTTT ngày 18/5/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình của tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng: Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - TT. Tỉnh ủy; - TT. HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh; - Văn phòng UBND tỉnh; - Trung tâm TH-CB tỉnh; - Lưu: VT, TH, KT, QTTV, KSTTHC, NCVX.

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Hồ An Phong

QUY TRÌNH TẠM THỜI

TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH CỦA TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1453/QĐ-UBND ngày 03/6/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng tạm thời cho việc tổ chức, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình của tỉnh Quảng Bình phục vụ các phiên họp từ Chính phủ đến cấp xã và các phiên họp trong tỉnh.

2. Đối tượng thực hiện

a) Các đơn vị đầu mối tại các cơ quan tham gia hệ thống hội nghị truyền hình của tỉnh bao gồm: Văn phòng Tỉnh ủy (VPTU), Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh (ĐBQH&HĐND), Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (VPUBND), các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, xã.

b) Các doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối hội nghị truyền hình: Viễn thông Quảng Bình (VNPT), Viettel Quảng Bình (Viettel).

3. Giải thích từ ngữ

- Hội nghị truyền hình (HNTH): Là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể tương tác với nhau.

- Hệ thống HNTH từ Trung ương tới cấp xã: Là hệ thống liên kết giữa các hệ thống HNTH của các cơ quan, đơn vị liên quan để kết nối từ Trung ương liên thông 4 cấp hành chính phục vụ chỉ đạo, điều hành công việc của Đảng, Nhà nước.

Các điểm cầu trong hệ thống HNTH bao gồm:

+ Cấp Trung ương: Các điểm cầu tại: Văn phòng Trung ương Đảng; Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; phòng làm việc của các lãnh đạo; các Bộ, Ban, ngành trực thuộc trung ương.

+ Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại: Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng đoàn ĐBQH&HĐND, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT).

+ Cấp huyện: Các điểm cầu tại UBND cấp huyện.

+ Cấp xã: Các điểm cầu tại UBND cấp xã

- Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên HNTH.

- Thời gian kết nối điểm cầu trong phiên họp: Là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã trong phiên họp.

- Đơn vị quản lý hệ thống HNTH: Là đơn vị chủ trì, trực tiếp vận hành, tổ chức các phiên họp HNTH liên thông 4 cấp, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh, Sở TT&TT, VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình.

- Cán bộ kỹ thuật: Là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan đơn vị nhà nước và nhân viên kỹ thuật của các doanh nghiệp được phân công vận hành hệ thống.

- Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp: Là đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị phòng họp các cấp.

4. Nguyên tắc thực hiện

- Tận dụng tối đa các hệ thống HNTH hiện có tại các đơn vị, doanh nghiệp để bảo đảm hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả đầu tư.

- Kết nối các hệ thống HNTH của các đơn vị, doanh nghiệp vào hệ thống HNTH của Cục Bưu điện Trung ương để phục vụ phiên hội nghị truyền hình từ xã lên Chính phủ.

- Các đơn vị chủ quản các hệ thống HNTH chịu trách nhiệm triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin.

5. Các yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin

- Hệ thống thông tin phục vụ HNTH của các đơn vị kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng: Phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định tại khoản 3, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017; Có cổng kết nối đáp ứng các yêu cầu an toàn quy định tại Thông tư 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Thiết lập cơ chế bảo đảm an toàn thông tin trong vận hành điều khiển hệ thống MCU, thiết bị liên quan (chỉ mở các cổng kết nối, dịch vụ cần thiết; cập nhật bản và bảo mật trước khi đưa vào sử dụng; sử dụng cơ chế mã hóa tiêu chuẩn để truy cập điều khiển từ xa; phân quyền truy cập phù hợp cho người vận hành, điều khiển ...).

- Chủ quản và đơn vị vận hành hệ thống HNTH của đơn vị và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hóa) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị mình đảm nhiệm.

- Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp và điều hành từ điểm cầu chính, bảo mật thông tin đối với các phiên họp không được phổ biến nội dung cuộc họp ra bên ngoài.

II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTH

1. ĐỐI VỚI CÁC PHIÊN HỌP TỪ TRUNG ƯƠNG

1.1. Lưu đồ khung

Đơn vị thực hiện	Bước	Lưu đồ
VPTU, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh (Tiếp nhận thông tin cuộc họp từ Trung ương)	1
Đơn vị quản lý, vận hành hệ thống HNTH	2
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	3
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	4
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	5
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	6

1.2. Diễn giải lưu đồ

Bước	Nội dung	Đơn vị thực hiện	Thời gian thực hiện
1	Trung ương gửi văn bản tổ chức phiên họp. - VPTU, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh tham mưu văn bản gửi thông báo đến các đơn vị liên quan: + Thời gian tổ chức tổng duyệt, thời gian họp chính thức. + Yêu cầu các điểm cầu cử cán bộ phối hợp thiết lập phòng họp, kiểm thử chất lượng.	VPTU, Văn phòng đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh	Ngay khi có văn bản
2	Tiếp nhận thông tin, phối hợp tổ chức thực hiện - Các đơn vị có liên quan tiếp nhận, xử lý thông tin phiên họp. - Bảo đảm kênh truyền, thiết bị các điểm cầu tham gia phiên họp với hệ thống - Bảo đảm an toàn thông tin	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	Ngay khi nhận văn bản yêu cầu họp của Tỉnh ủy, UBND tỉnh và hoàn thành trước phiên tổng duyệt
3	Phối hợp tổ chức kết nối và kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu - Các đơn vị sẵn sàng trang thiết bị, bố trí cán bộ quản lý, vận hành phòng họp phục vụ kiểm tra kỹ thuật nội bộ theo phương án, kịch bản đã xây dựng. - Thiết lập kết nối và kiểm tra tất cả các điểm cầu tham gia họp, bảo đảm chất lượng trước khi kết nối với hệ thống.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	Theo thông báo của đơn vị vận hành hệ thống của Trung ương
4	Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu - Phối hợp với Cục BĐTW tổ chức kết nối toàn bộ hệ thống. Việc kết nối các hệ thống hoàn thành tối thiểu 2h trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra. - Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra. - Các đơn vị bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	Theo thông báo của đơn vị vận hành hệ thống của Trung ương
5	Phục vụ phiên họp chính thức - Các đơn vị tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp. - Cán bộ kỹ thuật các đơn vị tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu. - Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới đơn vị quản lý, vận hành hệ thống HNTH.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	Theo thời gian phiên họp
6	Sở TT&TT đầu mối tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	Sau khi kết thúc phiên họp.

2. ĐỐI VỚI CÁC PHIÊN HỌP TRONG TỈNH

2.1. Lưu đồ khung

Đơn vị thực hiện	Bước	Lưu đồ
VPTU, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh	1
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	2
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	3
Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	4

2.2. Diễn giải lưu đồ

Bước	Nội dung	Đơn vị thực hiện	Thời gian thực hiện
1	Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, UBND tỉnh yêu cầu tổ chức phiên họp: VPTU, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh, tham mưu văn bản gửi thông báo đến các đơn vị liên quan: + Thời gian, địa điểm phiên họp + Thời gian kết nối phiên họp. + Yêu cầu các điểm cầu bố trí cán bộ phối hợp thiết lập kết nối phòng họp	VPTU, Văn phòng đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, VPUBND tỉnh.	Ngay khi có thông tin
2	Tiếp nhận, xử lý thông tin và thống nhất phương án triển khai - Các đơn vị có liên quan tiếp nhận, xử lý thông tin phiên họp. - Bảo đảm kênh truyền, thiết bị các điểm cầu tham gia phiên họp với hệ thống - Bảo đảm an toàn thông tin	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH	Các đơn vị có liên quan triển khai ngay công việc khi nhận thông tin
3	Kết nối các điểm cầu và phục vụ phiên họp - Phối hợp VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình tổ chức kết nối toàn bộ hệ thống, bao gồm: - Kết nối các điểm cầu cấp tỉnh, điểm cầu cấp huyện, xã - Các đơn vị tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quả trình diễn ra cuộc họp. - Cán bộ kỹ thuật điều khiển và cán bộ quản lý, vận hành phòng họp tuân thủ theo quy định về vận hành cuộc họp trực tuyến như sau: + Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. + Cán bộ kỹ thuật điều khiển các đơn vị tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu. + Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình. + Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: • Cán bộ kỹ thuật điều khiển bật hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó để tương tác với điểm cầu chính. • Cán bộ kỹ thuật điều khiển của VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa. + Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH, Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp	Hệ thống sẵn sàng trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút
4	Sở TT&TT đầu mối tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp.	Đơn vị quản lý hệ thống HNTH

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các Văn phòng: Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, UBND Tỉnh

- Là đầu mối cung cấp thông tin về kế hoạch tổ chức, yêu cầu kỹ thuật cho các phiên HNTH từ Trung ương và các phiên họp do Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, UBND tỉnh chủ trì.

- Phối hợp với Sở TT&TT điều hành kỹ thuật, tổ chức triển khai các phiên HNTH khi có yêu cầu.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Là đầu mối tiếp nhận và điều phối thông tin với các đơn vị cung cấp dịch vụ (đường truyền, thiết bị HNTH) và các đơn vị liên quan tại địa phương tổ chức việc kết nối kỹ thuật và kiểm tra hệ thống nội bộ của địa phương, đảm bảo tính sẵn sàng để kết nối với hệ thống hội nghị truyền hình của Trung ương.

- Là đầu mối chủ trì tại tỉnh phối hợp, hỗ trợ VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình triển khai HNTH đến cấp xã; làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH xã trước và trong phiên họp bảo đảm chất lượng.

- Hướng dẫn triển khai phòng họp trực tuyến tại điểm cấp xã: Theo các tiêu chí, hướng dẫn kỹ thuật tại Văn bản số 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống HNTH; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến.

3. UBND cấp huyện, cấp xã

Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị phòng họp, phân công, bố trí cán bộ sẵn sàng 24/7 làm đầu mối, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Quảng Bình, Viettel Quảng Bình trong việc triển khai thiết lập, kết nối, vận hành phòng họp tại điểm cầu cấp huyện, cấp xã khi có yêu cầu.

4. Viễn Thông Quảng Bình và Viettel Quảng Bình

- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức, vận hành, kiểm thử nội bộ tỉnh cho các phiên HNTH từ Chính phủ về cấp xã và trong nội bộ tỉnh.

- Bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hóa) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị vận hành, điều khiển.

- Phân công, bố trí nhân lực sẵn sàng 24/24 làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH cấp huyện, cấp xã theo phạm vi thống nhất trong quy định tổ chức vận hành HNTH nội bộ của Tỉnh.