|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1123/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long,
ngày 15 tháng 5 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ GỬI, NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày
29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày
27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ
ký số và dịch vụ chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ
quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV, ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ, quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu
điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài
liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày
14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế quản lý,
vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều
hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;
Căn cứ Quyết định số 1184/QĐ-UBND ngày
13/6/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Mã định danh các
sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, phục vụ
trao đổi văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành
của UBND tỉnh;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh
Long tại Tờ trình số 348/TTr- SNV, ngày 01/10/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế gửi nhận, xử
lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh Vĩnh Long.
Điều 2.
Giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản lý vận hành Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh; triển khai, hướng dẫn và kiểm tra các
ngành, các cấp thực hiện quy chế này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt phục
vụ tốt cho chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các
Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường,
thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này.
Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày ký./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Quang
|
QUY CHẾ
GỬI, NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1123/QĐ-UBND ngày 15/5/2019 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc
gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.
2. Các thông tin, văn bản,
tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước; các thông tin, văn bản, tài liệu đã được
ấn định và đóng dấu các độ mật từ nơi khác chuyển đến không thuộc phạm vi điều
chỉnh của Quy chế này.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
1. Các cơ quan hành chính
nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).
2. Khuyến khích các cơ quan,
tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Quy chế
này.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Gửi, nhận, xử lý văn bản
điện tử là việc các cơ quan, tổ chức sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ
thông tin để kết nối, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.
2. Hệ thống thông tin quản
lý Văn bản và điều hành (gọi tắt là Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành) là Hệ
thống ứng dụng dùng chung được xây dựng phục vụ việc tin học hóa công tác quản
lý văn bản, theo dõi chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, lập hồ sơ công việc của
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
3.Trục kết nối, liên thông
văn bản điện tử là hệ thống kết nối, liên thông toàn bộ văn bản điện tử của tỉnh,
được kết nối thông suốt giữa UBND tỉnh với các Sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp
huyện, cấp xã và kết nối thông suốt với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi
nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử đi, đến trong và ngoài tỉnh
theo quy định của Văn phòng Chính phủ.
4. Bên gửi là các cơ quan, tổ
chức ban hành và phát hành văn bản điện tử. Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt
động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử.
5. Bên nhận là các cơ quan,
tổ chức nhận văn bản điện tử theo chủ ý của bên gửi. Bên nhận không bao gồm đối
tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản
điện tử.
6. Văn bản điện tử là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
7. Văn bản điện tử đi (sau
đây gọi tắt là văn bản đi) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do cơ quan, tổ chức
phát hành qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên môi trường mạng.
8. Văn bản điện tử đến (sau
đây gọi tắt là văn bản đến) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ gửi đến cơ quan,
tổ chức thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên môi trường mạng.
9. Sổ đăng ký văn bản đi, sổ
đăng ký văn bản đến điện tử (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi, sổ văn bản đến)
là sổ cập nhật các thông tin về văn bản đi, văn bản đến hàng ngày như: tên loại;
số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận
và những thông tin khác qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để quản lý và
tra cứu theo quy định.
10. Lưu trữ điện tử là tập hợp
các văn bản, hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của các cơ quan, tổ chức đã được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành theo quy định.
Điều 4.
Nguyên tắc thực hiện
1. Tất cả Văn bản đi của cơ
quan, tổ chức và Văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được số hóa, đăng ký cập nhật
vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện
việc gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử phải tuân theo nguyên
tắc được quy định tại các Khoản 3, 4, 5 Điều 5 và Điều 40 của Luật Giao dịch điện
tử; các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông
tin, an toàn, an ninh thông tin và văn thư, lưu trữ.
3. Cơ quan, tổ chức có quyền
từ chối tiếp nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng nếu văn bản điện tử đó
không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và phải chịu
trách nhiệm về việc từ chối đó; đồng thời thông báo cho bên gửi văn bản được biết.
Điều 5.
Hệ thống tiếp nhận yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Cơ quan, tổ chức đã tham
gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành (tại địa chỉ: https://hscv.vinhlong.gov.vn)
dùng chung của tỉnh bắt buộc sử dụng hệ thống này để gửi, nhận văn bản điện tử
trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
2. Cơ quan, tổ chức chưa
tham gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh thì gửi, nhận
văn bản điện tử qua Trục kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh (tại địa
chỉ https://lienthong.vinhlong.gov.vn) hoặc sử dụng hệ thống thư điện tử
của tỉnh để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa cơ
quan, tổ chức với nhau qua hộp thư công của văn thư cơ quan.
Điều 6.
Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được
bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu
trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được
theo dõi, cập nhật tự động các trạng thái xử lý trên Hệ thống quản lý Văn bản
và điều hành theo quy định.
3. Các cơ quan, tổ chức phải
đảm bảo các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải
pháp kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.
Điều 7.
Thể thức và định dạng văn bản điện tử.
1.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
a)
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định
số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và
biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
b)
Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Chương II, Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
2.
Nội dung văn bản điện tử sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn
TCVN 6909:2001.
3.
Định dạng văn bản điện tử (.pdf) thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, quy định quy trình trao đổi, lưu
trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ
thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ
chức;
Điều 8. Các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận dưới
dạng điện tử
1.
Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan,
tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước bắt buộc phải gửi, nhận qua Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh và phải được xác thực bằng chứng
thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp theo quy định
của pháp luật về chữ ký số. Trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng
các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối,
liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2.
Các loại văn bản điện tử
a)
Văn bản điện tử do cơ quan ban hành theo thẩm quyền, được soạn thảo đúng hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thực hiện ký số theo quy định tại Khoản 1
và Điểm a, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.
b)
Văn bản điện tử được thực hiện số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy do cơ
quan ban hành theo thẩm quyền, có ký số của cơ quan theo quy định tại Khoản 1
và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.
c)
Văn bản điện tử được thực hiện số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy của cơ
quan gửi do cơ quan tiếp nhận thực hiện và có ký số của cơ quan tiếp nhận theo
quy định tại Khoản 1 và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.
3.
Đầu mối cơ quan quản lý kết nối hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử
Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là đầu mối quản lý tập trung việc gửi, nhận tất cả
văn bản điện tử của tỉnh theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 7 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 910/QĐ-
UBND ngày 14/5/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế
quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản chỉ đạo và điều
hành của UBND tỉnh.
Điều 9. Ký số văn bản điện tử
1.
Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số và các văn bản hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương.
2.
Vị trí ký số văn bản điện tử
a)
Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy vi tính, vị trí ký số tương ứng với vị
trí đóng dấu và chữ ký trên văn bản giấy.
b)
Văn bản điện tử được số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy thì thực hiện ký số
cơ quan, theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV của
Bộ Nội vụ.
Điều 10. Tính pháp lý và sử dụng văn bản điện tử
1.
Văn bản điện tử được ký số hoặc văn bản điện tử được số hóa (Scan) từ bản chính
văn bản giấy có ký số cơ quan theo quy định tại Điểm a, b, c Khoản 2, Điều 8
Quy chế này, được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có giá trị
tương đương văn bản giấy.
2.
Cơ quan, tổ chức khi ban hành văn bản thuộc thẩm quyền, thực hiện hình thức ký
số văn bản điện tử hoặc số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy có xác thực ký
số của cơ quan theo quy định tại Khoản 1 và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế
này; phát hành qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành thì không phát hành
văn bản giấy. Trừ trường hợp quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 11 Quy chế này.
Lưu
hồ sơ văn bản điện tử trên ứng dụng; đồng thời, lưu hồ sơ văn bản giấy tại Văn
thư theo quy định tại Khoản 5, Điều 11 Quy chế này.
3.
Cơ quan, tổ chức nhận hồ sơ văn bản điện tử quy định tại Khoản 1 Điều này, thực
hiện tiếp nhận phân công công chức xử lý văn bản theo quy định, không phải chờ
văn bản giấy.
4.
Văn bản được gửi, nhận trong nội bộ của cơ quan, tổ chức phải áp dụng hình thức
văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy.
Chương II
QUY
TRÌNH GỬI NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 11. Gửi văn bản điện tử
1.
Văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền phải được phát
hành ngay; thực hiện gửi qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định
tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản
lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
2.
Văn bản điện tử (bao gồm các hồ sơ, tài liệu,... kèm theo văn bản), được dự thảo
bởi người xử lý văn bản, sau khi được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký
ban hành, thông tin văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức
qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện quy trình sau:
a)
Người tham mưu xử lý hồ sơ, văn bản đến, dự thảo văn bản trình người có thẩm
quyền xem xét phê duyệt gửi vào mục “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống quản lý Văn
bản và điều hành.
b)
Người có thẩm quyền duyệt dự thảo vào mục “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống quản
lý Văn bản và điều hành để duyệt dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký
ban hành.
c)
Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản vào mục “Trình ký ban hành” của Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện ký số ban hành văn bản điện tử và chuyển
phát hành.
d)
Văn thư cơ quan, tổ chức vào mục “Chờ phát hành” của Hệ thống quản lý Văn bản
và điều hành, thực hiện:
+
Cấp số; ngày, tháng, năm của văn bản đi (hệ thống tự động) trên Form quản lý
văn bản đi.
+
Ghi số và ngày, tháng, năm vào văn bản điện tử đi; Thực hiện ký số cơ quan
(đóng dấu điện tử) lên chữ ký số của người ký ban hành văn bản điện tử và đóng
dấu điện tử tất cả các tập tin (file) đính kèm theo văn bản đi (nếu có).
+
Thực hiện kiểm tra, làm thủ thục phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống quản
lý Văn bản và điều hành của tỉnh. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm
đầy đủ các phụ lục theo quy định.
đ)
Văn thư thực hiện gửi văn bản giấy cho đối tượng sau:
+
Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để
nhận văn bản điện tử;
+
Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch
khác theo quy định của pháp luật.
3.
Văn bản điện tử được ký số, phát hành và gửi đến cơ quan tiếp nhận như sau:
a)
Văn bản điện tử được gửi giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, thực hiện
thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.
b)
Văn bản điện tử được gửi giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh với Văn
phòng Chính phủ hoặc các bộ, ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh thực
hiện thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản
điện tử của tỉnh và Trục liên thông văn bản điện tử Quốc gia.
4.
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra các văn bản điện tử đã được gửi qua Hệ
thống quản lý Văn bản và điều hành, trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh, đảm
bảo văn bản được gửi đến đúng cơ quan, tổ chức tiếp nhận thông qua các trạng
thái xử lý văn bản (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn
thành, từ chối nhận, thu hồi, xóa...) theo quy định của Văn phòng Chính phủ.
5.
Lưu Văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh. Đồng
thời, ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu văn bản giấy và lưu hồ sơ văn bản giấy
tại Văn thư cơ quan, tổ chức theo quy định.
Điều 12. Nhận và xử lý văn bản điện tử
1.
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận vào Hệ thống quản lý
Văn
bản và điều hành của tỉnh theo quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày
14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành
thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long; thực hiện phân công xử lý ngay khi tiếp nhận.
2.
Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ
ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-
BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thời kiểm
tra tính đầy đủ, toàn vẹn của văn bản điện tử và tiến hành kiểm tra cập nhật đầy
đủ các chỉ tiêu thông tin theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội
vụ để tiếp nhận văn bản trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.
3.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, văn thư cơ
quan phải kiểm tra số lượng văn bản kèm theo, số lượng trang của mỗi văn bản, số
phụ lục kèm theo văn bản (nếu có). Nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông
báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét và xử lý.
4.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến,
chuyển lãnh đạo (hoặc chuyên viên) được giao nhiệm vụ phân công văn bản, chuyển
cho chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý văn bản, thực hiện nhiệm vụ trên Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành.
5.
Đối với các văn bản được gửi đến thông qua hình thức văn bản giấy, Văn thư có
trách nhiệm số hóa (scan) từ bản chính văn bản giấy đó, gắn file văn bản đã được
số hóa vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện ký số cơ quan theo
quy định và đăng ký văn bản đến như đối với tiếp nhận văn bản điện tử đến.
Điều 13. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1.
Nội dung của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống Hệ thống quản lý Văn
bản và điều hành của tỉnh bao gồm:
a)
Văn bản điện tử được gửi hoặc nhận.
b)
Các phụ lục, hồ sơ, tài liệu,… kèm theo (nếu có).
2.
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh phải thể hiện các thông tin sau
đây của văn bản điện tử:
a)
Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-
BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy chuẩn
kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ
kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b)
Mã định danh văn bản được thiết lập: Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy
định của pháp luật, năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong
năm.
c)
Số và ký hiệu văn bản.
d)
Ngày, tháng, năm văn bản.
đ)
Loại văn bản.
e)
Trích yếu nội dung văn bản.
g)
Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.
h)
Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn
thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...).
i)
Chức vụ, họ tên người ký.
k)
Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc).
l)
Bên gửi.
m)
Bên nhận.
n)
Thời gian gửi, nhận.
o)
Thời hạn xử lý.
p)
Lịch sử gửi, nhận văn bản.
q)
Thông tin khác (nếu có).
Điều 14. Quản lý và lưu trữ văn bản điện tử
Thực
hiện theo các quy định tại Chương IV (lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ
cơ quan), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
Chương III
QUẢN
LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 15. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên hệ
thống quản lý Văn bản và điều hành
1.
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức (gọi chung là công chức) thuộc cơ quan, tổ
chức được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đều được cấp một tài
khoản (account) để truy cập Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành và tài liệu
hướng dẫn sử dụng Hệ thống.
2.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận tất cả văn bản (hồ sơ, tài liệu kèm
theo) từ các nơi gửi đến (cả văn bản giấy và điện tử) chuyển số hóa (Scan) nếu
là văn bản giấy; thực hiện cập nhật quản lý văn bản đến trên Hệ thống quản lý
Văn bản và điều hành theo Quy chế này, chuyển lãnh đạo phân công công chức xử
lý văn bản. Đồng thời, thực hiện cập nhật quản lý văn bản đi trên Hệ thống quản
lý Văn bản và điều hành theo quy định tại Quy chế này.
3.
Công chức được phân công xử lý hồ sơ văn bản có trách nhiệm xử lý văn bản đến
và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành theo quy định; trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành và chuyển văn thư cơ
quan cập nhật quản lý văn bản đi; phát hành văn bản theo quy định.
4.
Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành bị ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản
1 điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng
giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý
ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.
Điều 16. Trách nhiệm của cấp lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng,
phó thủ trưởng) và lãnh đạo các phòng, ban (trưởng, phó phòng, ban, trung tâm)
1.
Thường xuyên truy cập, theo dõi Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của cơ
quan, tổ chức để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng,
ban, trung tâm trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng.
2.
Lãnh đạo cơ quan sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để chuyển văn bản
đến các cá nhân hay phòng, ban, trung tâm theo lĩnh vực được phân công để xử
lý; duyệt văn bản đi hoặc ký số ban hành văn bản điện tử và chuyển văn thư cơ quan
để phát hành văn bản theo quy định.
3.
Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan phải kịp thời
chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.
4.
Lãnh đạo cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện:
Phân công xử lý văn bản, theo dõi việc xử lý văn bản trong cơ quan.
Điều 17. Trách nhiệm của công chức xử lý văn bản
1.
Tiếp nhận văn bản đến trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành: Công chức trực
tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc
do mình thụ lý vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức đảm
bảo đầy đủ các tiêu chí thông tin phục vụ việc xử lý, quản lý văn bản và lưu
vào hệ thống.
2.
Xử lý văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống quản lý Văn bản và
điều hành, công chức phải mở xem nội dung văn bản. Tùy theo nội dung văn bản
chuyển đến và thẩm quyền của mình để lựa chọn hình thức xử lý: Soạn (dự thảo)
văn bản đi để trả lời, xem để biết và bổ sung văn bản vào hồ sơ, báo cáo kết quả
hay kết thúc văn bản.
3.
Xử lý văn bản đi: Khi có nhu cầu soạn văn bản đi; Công chức sử dụng chức năng dự
thảo văn bản đi của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để cập nhật chỉ tiêu
thông tin về quản lý văn bản đi trong quá trình xử lý.
Điều 18. Trách nhiệm của người sử dụng
1.
Trong giờ làm việc tại cơ quan bắt buộc công chức phải sử dụng Hệ thống quản lý
Văn bản và điều hành để giải quyết công việc.
2.
Tần suất kiểm tra và sử dụng Hệ thống:
a)
Đối với lãnh đạo cơ quan (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng, ban, Trung
tâm phải kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành mỗi ngày vào đầu buổi
sáng và đầu buổi chiều.
b)
Đối với cán bộ phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành
để xử lý kịp thời công văn đến.
3.
Công chức sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có trách nhiệm:
a)
Bảo vệ mật khẩu tài khoản sử dụng Hệ thống.
b)
Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.
c)
Chịu trách nhiệm về nội dung cập nhật trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành của mình.
d)
Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của
mình cho người khác cập nhật vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để xem
hoặc xử lý văn bản.
đ)
Thường xuyên kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để xử lý văn bản được
phân công.
e)
Khi gặp sự cố phải thông báo cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ
quan, tổ chức để hướng dẫn và xử lý kịp thời.
Điều 19. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
1.
Lãnh đạo các phòng, ban của cơ quan phải thường xuyên tham gia sử dụng và nhắc
nhở, đôn đốc cán bộ của phòng, ban thực hiện đúng quy chế này.
2.
Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ
thuật cho cán bộ sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành tại cơ quan, tổ
chức. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên rà soát, cập nhật các chức
năng mới cho Hệ thống nhằm bảo đảm:
a)
Các chức năng luôn đầy đủ, phù hợp với quy định của Chính phủ, hướng dẫn của
các bộ, ngành có liên quan và quy chế này.
b)
Chỉnh sửa các chức năng chưa đáp ứng để hoàn thiện hệ thống.
c)
Chỉnh sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng của hệ thống.
3.
Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị có trách nhiệm thông báo cho
đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành khi phát hiện lỗi
Hệ thống.
Điều 20. Ủy quyền và xử lý khi có sự thay đổi cơ quan công
tác
1.
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của từng cơ quan, tổ chức do các thủ trưởng
cơ quan, tổ chức quản lý và có thể ủy quyền, phân công cho lãnh đạo cấp thấp
hơn khi đi công tác hoặc nghỉ phép.
2.
Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành hàng ngày để kịp thời phát hiện các văn bản còn tồn
đọng hoặc quá hạn.
3.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) chịu trách
nhiệm về những nội dung thông tin trong Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cơ
quan, tổ chức mình khi đã phát hành.
4.
Người được ủy quyền không được cung cấp mật khẩu cho người khác hoặc để lộ mật
khẩu đăng nhập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành làm ảnh hưởng đến hoạt
động xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức.
5.
Khi có sự luân chuyển công tác, cán bộ phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và
toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc sử Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành cho cơ quan, tổ chức.
Chương IV
HẠ
TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ
Điều 21. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật
1.
Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ
thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử đảm bảo thông suốt, an toàn,
phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.
2.
Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo
gồm: máy tính cá nhân, mạng cục bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do
Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan và lãnh đạo cơ quan.
3.
Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh được kết nối, liên thông với hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh qua Mạng
truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước.
4.
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh
phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh.
Điều 22. Bảo đảm an toàn thông tin
1.
Sử dụng cách thức an toàn khi gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý
Văn bản và điều hành đúng quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018
của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
2.
Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi
phát hành; bảo đảm văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị
nhúng mã độc.
3.
Có biện pháp tăng cường đảm bảo an toàn thông tin đối với Hệ thống quản lý Văn
bản và điều hành và người dùng bằng hình thức mã hóa dữ liệu tài khoản người
dùng. Hạn chế tối đa việc truy cập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành
trên các máy tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.
4.
Thông báo ngay cho đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đối với Hệ thống cơ quan,
tổ chức hoặc liên quan đến kết nối, liên thông.
Điều 23. Kết nối liên thông Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành
1.
Đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có trách nhiệm
tham mưu UBND tỉnh xây dựng, quản lý, quản trị kỹ thuật Hệ thống quản lý Văn bản
và điều hành; trục liên thông văn bản điện tử phục vụ việc trao đổi văn bản điện
tử của tỉnh với Chính phủ và Bộ ngành Trung ương.
2.
Các cơ quan, tổ chức sử dụng các Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành phải
tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai thác sử dụng, quản lý, vận hành, kết
nối liên thông đảm bảo Hệ thống vận hành ổn định, thông suốt phục vụ tốt cho việc
gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định. Đồng thời, báo cáo
những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng về đơn vị quản lý và vận hành
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời.
Điều 24. Chế độ thông tin báo cáo
1.
Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện việc gởi nhận văn
bản điện tử định kỳ 6 tháng một lần (vào tháng 6 và tháng 12) hoặc đột xuất gửi
Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
2.
Nội dung báo cáo bao gồm:
a)
Tỷ lệ hình thức, loại hình và phương thức gửi, nhận văn bản điện tử.
b)
Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật và tình hình đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của
Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.
c)
Tồn tại, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử
trên môi trường mạng.
3.
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật định kỳ và công bố trên Cổng thông tin điện
tử tỉnh Vĩnh Long.
Chương V
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 25. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1.
Quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, hạ tầng kỹ thuật (hệ
thống mạng, phương tiện kết nối, liên thông, phương tiện bảo mật…) phục vụ việc
gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cho các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
2.
Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan xử lý, khắc phục các sự cố về kỹ thuật
và đảm bảo an toàn thông tin trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đảm bảo
vận hành ổn định, an toàn và bảo mật.
3.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống quản lý
Văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức; đề nghị cấp có thẩm quyền
cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn bản điện tử.
4.
Thực hiện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản
điện tử của các cơ quan, tổ chức thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều
hành của tỉnh.
5.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên
chức các cơ quan, tổ chức tham gia khai thác sử dụng và quản trị kỹ thuật Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh.
6.
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở
các cơ quan, tổ chức thực hiện Quy chế này; tổng hợp báo cáo định kỳ hàng năm
hoặc báo cáo đột xuất tình hình thực hiện.
7.
Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh chỉ đạo mở rộng áp dụng hình thức hoàn toàn điện tử đối với hồ sơ
trình cấp có thẩm quyền.
Điều 26. Sở Thông tin và Truyền thông
1.
Tham mưu UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản
lý Văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh.
2.
Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc
nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện Quy chế này.
3.
Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức và Ban Cơ yếu Chính phủ đảm bảo cung
cấp kịp thời chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Điều 27. Sở Nội vụ
1.
Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức
đánh giá, chấm điểm công tác cải cách hành chính liên quan đến việc thực hiện
Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng hàng năm.
2.
Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ
quan có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ văn bản, hồ
sơ điện tử.
Điều 28. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
Tham
mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí đầu tư, kinh phí sự
nghiệp để nâng cấp, duy trì hoạt động hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đảm
bảo phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của tỉnh.
Điều 29. Các cơ quan, tổ chức
1.
Căn cứ quy định hiện hành, ban hành quy định việc sử dụng hồ sơ văn bản điện tử
và lưu hồ sơ văn bản bản giấy cụ thể tại cơ quan, tổ chức mình để đẩy nhanh tiến
trình thực hiện chính phủ điện tử theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.
2.
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực
hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện;
gương mẫu trong việc sử dụng văn bản điện tử và thực hiện việc quản lý, điều
hành công việc qua hệ thống thông tin điện từ này.
3.
Triển khai Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành thuộc phạm vi quản lý, chỉ đạo,
điều hành của cơ quan, tổ chức bảo đảm việc gửi, nhận thông suốt với trong nội
bộ cơ quan, tổ chức; các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh.
4.
Chủ động phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thiết lập tài khoản đăng nhập Hệ thống
quản lý Văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức để gửi, nhận văn
bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
5.
Đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật triển khai thực hiện gửi nhận, xử lý, quản
lý và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.
6.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm
khuyến khích cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức tăng cường sử dụng
văn bản điện tử, đặc biệt trong thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
7.
Định kỳ 6 tháng, năm và đột xuất báo cáo tình hình thực hiện Quy chế này gửi
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 30. Khen thưởng và kỷ luật
1.
Các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Quy chế này
được biểu dương, khen thưởng theo quy định pháp luật hiện hành về thi đua khen
thưởng.
2.
Kết quả thực hiện Quy chế này là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ và bình xét các danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của các
cơ quan, tổ chức, của cá nhân Thủ trưởng và của cán bộ.
3.
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định
của Quy chế này, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 31. Trong quá trình thực hiện có khó
khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức và cá nhân kịp thời
phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh xem xét, quyết định./.