|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH KIÊN GIANG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1010/QĐ-UBND
|
Kiên
Giang, ngày 04 tháng 05 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHỨNG THƯ SỐ VÀ CHỮ KÝ SỐ
TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số
51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP
ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành Luật Giao
dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP
ngày 23 tháng 11 năm 2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP
ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng
dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ
chức chính trị - xã hội;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 25/TTr-STTTT ngày 27 tháng 4 năm 2017 về việc
ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong các cơ quan
nhà nước trên địa bàn tỉnh Kiên Giang,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Kiên Giang.
Điều 2. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với
các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ
chức có liên quan hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông, Giám đốc (Thủ trưởng) các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch
ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị, tổ chức, cá nhân
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 của QĐ;
- Ban Cơ yếu Chính phủ;
- Cục Chứng thực số và bảo mật thông tin/Ban Cơ yếu Chính phủ;
- TT.TU, TT.HĐND tỉnh;
- CT và các PCT.UBND tỉnh;
- LĐVP, P. VHXH;
- Công báo tỉnh;
- Lưu: VT, lttram.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Mai Văn Huỳnh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHỨNG THƯ SỐ VÀ CHỮ KÝ SỐ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1010/QĐ-UBND ngày 04/5/2017 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Kiên Giang)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, sử
dụng chữ ký số để xác thực, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong việc gửi,
nhận văn bản điện tử qua các hệ thống thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà
nước trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân thuộc các cơ quan hành chính nhà nước trên
địa bàn tỉnh, bao gồm: Ủy ban nhân dân các cấp; các sở, ban, ngành và các đơn vị
sự nghiệp trực thuộc (gọi tắt là cơ quan, đơn vị).
2. Tùy theo yêu cầu, Quy chế này có
thể áp dụng đối với các cơ quan khác trên địa bàn tỉnh tùy theo chủ trương, kế
hoạch áp dụng chữ ký số và sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. Thông điệp dữ liệu: Là thông tin
được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
2. Văn bản điện tử: Là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
3. Chứng thư số: Là một dạng chứng
thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
4. Chứng thư số có hiệu lực: Là chứng
thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.
5. Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện
tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã
không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công
khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra
bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp
dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
6. Khóa: Là một chuỗi các số nhị phân
(0 và 1) dùng trong các hệ thống mật mã.
7. Khóa bí mật: Là một khóa trong cặp
khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.
8. Khóa công khai: Là một khóa trong
cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký
số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
9. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực
chữ ký số: Là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử thực hiện hoạt
động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực
chữ ký số chuyên dùng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có cùng tính chất hoạt động hoặc mục
đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản
quy phạm pháp luật quy định cơ cấu tổ chức chung hoặc hình thức liên kết, hoạt
động chung.
10. Thiết bị lưu khóa hay còn gọi là
“USB Token”: Là thiết bị dùng để lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật, do tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
11. Chứng thư số cá nhân: Là chứng
thư số được cấp cho cá nhân, được sử dụng để ký văn bản điện tử thay cho chữ ký
tay.
12. Chứng thư số cơ quan (tổ chức):
Là chứng thư số được cấp cho cơ quan, được sử dụng để ký
văn bản điện tử thay cho con dấu cơ quan.
13. Ký số: Là việc đưa khóa bí mật
vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ
liệu.
14. Thông tin trên chữ ký số: Là những
thông tin cơ bản nhất thể hiện trên mẫu (logo) chữ ký số, bao gồm: Họ và tên
người ký (ký bởi); địa chỉ thư điện tử công vụ (email); tên cơ quan chủ quản;
thời gian ký; biểu tượng (logo) tỉnh Kiên Giang hoặc mẫu dấu của cơ quan, đơn vị,
mẫu chữ ký tay của thuê bao.
15. Thuê bao: Là tổ chức, cá nhân được
cấp chứng thư số và giữ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng
thư số được cấp.
16. Người quản lý thuê bao: Là cá
nhân được người có thẩm quyền quyết định giao nhiệm vụ thực hiện trách nhiệm của
người quản lý thuê bao.
17. Người ký: Là thuê bao dùng đúng
khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
18. Người nhận: Là tổ chức, cá nhân
nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của
người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu
nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.
19. Người có thẩm quyền ký số: Là người
có thẩm quyền quản lý và sử dụng khóa bí mật của cơ quan, tổ chức để ký.
20. Hệ thống thông tin: Là hệ thống
phần mềm dùng chung được quản lý, vận hành trong hệ thống các cơ quan hành
chính nhà nước của tỉnh, bao gồm: Cổng thông tin điện tử tỉnh/Trang
thông tin điện tử thành viên; hệ thống quản lý văn bản và điều hành; hệ thống
thư điện tử công vụ; hệ thống phần mềm một cửa điện tử liên thông cấp huyện, cấp
sở; hệ thống phần mềm quản lý dịch vụ công và các hệ thống thông tin được thiết
lập nhằm khởi tạo, gửi, nhận, lưu giữ, xử lý các văn bản điện tử.
Điều 4. Quản lý
thiết bị lưu khóa bí mật
1. Thuê bao chứng thư số cấp cho tổ
chức, cá nhân dùng cho mục đích mã hóa dữ liệu phải được quản lý theo chế độ quản
lý bí mật nhà nước ở cấp độ “Tối mật” và chịu trách nhiệm về việc sử dụng thiết
bị lưu khóa bí mật.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan, đơn vị (tổ chức) phải được quản lý như quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị. Người được giao quản lý thiết bị lưu khóa bí mật
của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu
khóa bí mật để tạo ra chữ ký số của cơ quan, đơn vị mình. Khi thay đổi người quản
lý thiết bị lưu khóa phải thực hiện việc bàn giao theo đúng quy định.
3. Nghiêm cấm dùng các công cụ, phần
mềm làm thay đổi dữ liệu, cố ý làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật.
Điều 5. Người quản
lý thuê bao
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy
quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện trách nhiệm của người
quản lý thuê bao đối với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ
ký số chuyên dùng cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành
chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.
2. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông chịu trách nhiệm về việc quản lý thuê bao theo quy định tại Thông tư số
08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng và các quy định khác có liên
quan.
Điều 6. Nguyên tắc
thực hiện, giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
được quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính
phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Khi áp dụng chữ ký số, văn bản điện
tử thay thế văn bản giấy, chữ ký tay và con dấu theo quy định của Luật Giao dịch
điện tử.
3. Áp dụng chữ ký số trên văn bản điện
tử để gửi, nhận văn bản điện tử qua môi trường mạng: Thực hiện theo Khoản 5, Điều
8 Quy chế này.
4. Các cơ quan, đơn vị nhận văn bản
điện tử được ký số theo Quy chế này phải thực hiện đầy đủ các nội dung trong
văn bản đã ký số như văn bản giấy (bao gồm cả các cơ quan, đơn vị chưa cấp chứng
thư số).
Chương II
PHƯƠNG THỨC CHUYỂN
ĐỔI CHỮ KÝ TAY VÀ CON DẤU SANG CHỮ KÝ SỐ
Điều 7. Phương thức
chuyển đổi chữ ký tay và con dấu sang chữ ký số
1. Việc chuyển chữ ký tay và con dấu
trên văn bản giấy sang chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện như sau:
a) Chữ ký tay của người ký trên văn bản
điện tử được thể hiện bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người ký với tư cách cá nhân (sau đây gọi là “khóa bí mật ký”).
b) Con dấu của cơ quan, đơn vị trên
môi trường điện tử được thể hiện bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với
chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền ký số với tư cách đại diện của cơ
quan, đơn vị (sau đây gọi là “khóa bí mật con dấu”).
2. Chuyển đổi nhiều chữ ký tay và con
dấu trên văn bản giấy giữa các bên có trách nhiệm tương đương sang chữ ký số
trên văn bản điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện như sau:
a) Trong trường hợp văn bản giấy cần
nhiều chữ ký tay và con dấu của các bên có trách nhiệm tương đương (văn bản
liên cơ quan, biên bản làm việc...) khi chuyển sang chữ ký số trên văn bản điện
tử sẽ được ký số tuần tự với các chữ ký số tương ứng của mỗi bên theo Khoản 1
Điều này.
b) Văn bản điện tử chỉ có giá trị
pháp lý khi có đầy đủ chữ ký số của các bên tham gia.
3. Các trường hợp khác về sử dụng con dấu trên văn bản giấy khi chuyển đổi sang môi trường
điện tử sẽ tương ứng như sau:
a) Dấu giáp lai: Trong môi trường điện
tử, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử, thay thế hoàn toàn dấu
giáp lai.
b) Dấu treo: Trong môi trường điện tử,
nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính nằm trong cùng một tệp điện tử và văn bản
chính có chữ ký số hợp pháp thì thay thế
hoàn toàn dấu treo trên các tài liệu kèm theo. Nếu tài liệu
đi kèm với văn bản chính khác tệp điện tử thì tài liệu đi kèm cần được ký số bởi
khóa bí mật con dấu. Vị trí ký số: Dấu treo được ký số bởi USB Token của cơ quan, đơn vị tại
góc trên bên trái, trang đầu hoặc góc dưới bên phải, trang
cuối của tài liệu được ký số.
c) Các loại văn bản giấy (có chữ ký
tay và con dấu) thuộc Khoản 1 và Khoản 2, Điều 8 Quy chế này, được chuyển sang
văn bản điện tử (định dạng PDF), sử dụng khóa bí mật con dấu để ký, có
giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi giao dịch trên môi trường mạng.
Chương III
DANH MỤC CÁC LOẠI
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ THỰC HIỆN KÝ SỐ VÀ GỬI, NHẬN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC
Điều 8. Danh mục
các loại văn bản phát hành ra ngoài cơ quan bắt buộc thực hiện chữ ký số
1. Các loại văn bản phải thực hiện ký
bản giấy gửi đến cơ quan chủ trì thực hiện, đồng thời vừa thực hiện ký số và gửi
qua các hệ thống thông tin đến các cơ quan phối hợp thực hiện (riêng các dự
thảo đính kèm thì không được số hóa, chỉ gửi
file mềm), gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật.
b) Các văn bản không phải là văn bản
quy phạm pháp luật, nhưng có liên quan đến nhiều đối tượng hoặc phải áp dụng
trong thời gian dài: Chỉ thị, kế hoạch trung hạn hoặc dài hạn, các quy định,
quy chế, đề án, chính sách.
c) Các văn bản có tính chất chỉ đạo
hoặc đề nghị giải quyết những sự việc cụ thể, như: Công văn chỉ đạo xử lý những
vấn đề cụ thể; tờ trình hoặc công văn đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết
một vấn đề cụ thể.
2. Các loại văn bản chỉ thực hiện ký
số và gửi qua các hệ thống thông tin, không gửi văn bản giấy (riêng các dự
thảo đính kèm thì không được số hóa, chỉ gửi file mềm): Các loại văn bản không thuộc các văn
bản được quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Các văn bản sau đây được ký số đưa
lên Cổng thông tin điện tử/Trang thông tin điện tử thành
viên (trừ các văn bản mật):
a) Lịch công tác;
b) Văn bản quy phạm pháp luật;
c) Văn bản chỉ đạo, điều hành.
b) Các văn bản, tài liệu đưa lên Cổng/Trang
thông tin điện tử theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của
Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên
Trang thông điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước.
4. Ngoài danh mục các loại văn bản điện
tử được ký số và gửi, nhận qua các hệ thống thông tin quy định tại Khoản 1, Khoản
2 Điều này, tùy theo yêu cầu và tính chất của từng loại văn bản, Thủ trưởng các
cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản điện tử thực hiện ký số
và gửi qua các hệ thống thông tin, không gửi văn bản giấy trong nội bộ cơ quan,
đơn vị mình.
5. Các loại văn bản tại Khoản 1, Khoản
2 Điều này được gửi, nhận trên môi trường mạng qua các hệ thống thông tin:
a) Thông qua phần mềm quản lý văn bản
và điều hành: Giữa các cơ quan đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản
và điều hành.
b) Thông qua hệ thống Thư điện tử
công vụ:
- Giữa các cơ quan đã triển khai ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành với các cơ quan chưa triển khai ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành (và ngược lại).
- Giữa các cơ quan chưa triển khai ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
c) Thông qua website giấy mời họp: Gửi
giấy mời họp hoặc các nội dung có liên quan đến họp, hội nghị, làm việc... đối
với các đơn vị phát hành giấy mời họp qua mạng.
6. Ký hiệu phân biệt các văn bản nêu
tại Khoản 1 với văn bản nêu tại Khoản 2 Điều này khi xử lý văn bản đi và đến
trên môi trường mạng: Tại góc phải bên trên trang đầu tiên của các văn bản quy
định tại Khoản 2 Điều này có ký hiệu *.
Chương IV
QUY TRÌNH, VỊ
TRÍ KÝ SỐ, KIỂM TRA VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Quy trình
ký số trên văn bản điện tử
1. Quy trình ký số trên văn bản điện
tử:
a) Công chức, viên chức phụ trách
công tác văn thư vô số, ngày tháng năm ban hành vào văn bản điện tử (hình thức
và nội dung văn bản điện tử này phải đảm bảo đúng theo văn bản giấy đã được ký
tay và đóng dấu) sau đó chuyển văn bản điện tử sang định dạng PDF.
b) Văn thư gửi văn bản điện tử định dạng
PDF đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo dùng khóa bí mật ký (còn hiệu lực) thực hiện ký số văn bản
điện tử.
c) Lãnh đạo gửi lại văn bản điện tử
đã ký số cho công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư. Văn thư dùng khóa
bí mật con dấu (còn
hiệu lực) thực hiện ký số văn bản điện tử.
d) Trường hợp ký số các văn bản sao y
bản chính, bản trích sao, bản trích lục, thực hiện như sau:
- Thực hiện thể thức, kỹ thuật trình
bày bản sao theo Điều 16 và Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Chuyển sang văn bản điện tử (định dạng
PDF).
- Thực hiện ký số theo trình tự tại
Điểm a, b, c, Khoản 1 Điều này.
2. Ngày ký số (khóa bí mật ký
và khóa bí mật con dấu)
trên văn bản điện tử được thực hiện đồng thời với thời gian ban hành văn bản giấy.
3. Các cơ quan, đơn vị căn cứ vào quy
trình ký số nêu tại Khoản 1 Điều này, xây dựng chi tiết quy trình ký số trong
phần mềm quản lý văn bản và điều hành và các phần mềm khác (nếu có) cho phù hợp
với yêu cầu.
Điều 10. Vị trí
ký số trên văn bản điện tử và thời gian gửi nhận văn bản điện tử
1. Vị trí ký số của khóa bí
mật ký trên văn bản điện tử được
ký tại góc dưới bên phải, trang cuối cùng của văn bản điện tử hoặc tại vị trí
ký tay và phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định tại Khoản 14
Điều 3 của Quy chế này.
2. Vị trí ký số của khóa bí mật con dấu trên văn bản điện tử được ký
tại góc dưới trang cuối cùng của văn bản điện tử, bên trái của “khóa bí mật ký” hoặc
tại vị trí chính giữa dưới “Nơi nhận” và “khóa bí mật ký” (vị trí ký tay của văn bản giấy) và phải đảm bảo thể hiện đầy đủ
các thông tin theo quy định tại Khoản 14 Điều 3 của Quy chế này.
3. Thời gian gửi/nhận văn bản điện tử
được căn cứ trên nhãn thời gian gửi/nhận của các hệ thống thông tin.
Điều 11. Kiểm
tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử
1. Khi nhận văn bản điện tử được ký số,
công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư phải sử dụng phần mềm ký số đã
được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để kiểm tra tính xác thực của chữ ký số, các
thông tin trên chữ ký số cần kiểm tra gồm có:
a) Thông tin chữ ký hợp lệ.
b) Nội dung đã ký số chưa bị thay đổi.
c) Chứng thư số hợp lệ.
d) Dấu thời gian trên chữ ký hợp lệ.
2. Tính hợp lệ của
chữ ký số phải đảm bảo theo Quy chế tại Khoản 1 Điều 6 và Khoản 1, Khoản 2, Khoản
3 Điều 7 của Quy chế này.
Điều 12. Lưu trữ,
khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số
1. Lưu trữ văn bản điện tử đã ký số
a) Trường hợp nhận văn bản đến có áp
dụng chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành: Các cơ quan, đơn vị
phải thực hiện đăng ký văn bản đến vào phân hệ quản lý văn bản đến của phần mềm
(hoặc các phần mềm có tính năng tương đương) của cơ quan, đơn vị mình; in văn bản
điện tử có ký số ra văn bản giấy (nếu cần thiết).
b) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu
trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử.
c) Văn bản điện tử phải được lưu trữ
có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận
tiện.
d) Văn bản điện tử đã ký số sau khi
nhận phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dùng như ổ
đĩa cứng, đĩa từ,... và phải được cất giữ tại nơi đảm bảo
về an toàn, an ninh.
2. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử
lưu trữ
a) Văn bản điện tử đã ký số (quy định
tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 8) đang lưu trữ được chuyển đổi thành chứng từ giấy
để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết).
b) Khi chuyển tiếp văn bản điện tử đã
ký số (quy định tại Điều 8) sang cơ quan khác thì văn bản điện tử đó có giá trị
pháp lý tương đương văn bản giấy khi giao dịch trên môi trường mạng qua các hệ
thống thông tin.
c) Việc khai thác sử dụng văn bản điện
tử phải tuân thủ theo các quy định do cơ quan quản lý lưu trữ văn bản điện tử
ban hành.
Chương V
TRÁCH NHIỆM TRIỂN
KHAI ỨNG DỤNG CHỮ KÝ SỐ TRONG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC
Điều 13. Trách
nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố
1. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân
dân tỉnh trong việc ứng dụng chữ ký số trong quy trình hành chính của cơ quan,
đơn vị mình.
2. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy
trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về
quản lý sử dụng chứng thư số.
3. Đối với chứng thư số (tổ chức) cấp
cho cơ quan, đơn vị phải có quyết định giao thiết bị lưu khóa bí mật cho cán bộ
phụ trách công tác văn thư để sử dụng ký số trên văn bản điện tử theo quy định
tại Điều 8 của Quy chế này.
4. Triển khai thực hiện ký số các loại
văn bản theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này.
5. Phân công cán bộ phụ trách công nghệ thông tin (quản trị mạng) triển khai cài đặt
phần mềm ký số và hướng dẫn sử dụng để ký số cho cán bộ, công chức được cấp chứng
thư số.
6. Trang bị máy tính có kết nối
Internet để thực hiện ký số, đảm bảo lưu trữ văn bản điện tử, phục vụ khai
thác, sử dụng văn bản điện tử theo quy định.
7. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc
ứng dụng chữ ký số trong quy trình hành chính của cơ quan, đơn vị, bảo đảm thống
nhất, bảo mật, an toàn và an ninh thông tin trên môi trường mạng.
8. Thông báo kịp thời cho Sở Thông
tin và Truyền thông để gia hạn chứng thư số thực hiện theo quy định tại Khoản 1
và 2 Điều 24 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số.
9. Thông báo kịp thời cho Sở Thông
tin và Truyền thông để thu hồi chứng thư số của thuê bao trong các trường hợp
được quy định tại Điều 18 của Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ
Quốc phòng.
Điều 14. Trách
nhiệm của cán bộ, công chức được cấp chứng thư số
1. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu
khóa bí mật theo chế độ quản lý bí mật nhà nước ở cấp độ “Tối mật”.
2. Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ
các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định
của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư số. Khi phát hiện chứng thư số không
còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị biết để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông.
3. Người ký số phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ các quy định của nhà nước.
4. Tham gia các chương trình tập huấn,
hướng dẫn về ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên và Sở
Thông tin và Truyền thông tổ chức.
Điều 15. Trách
nhiệm của công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư
1. Công chức, viên chức phụ trách
công tác văn thư của các cơ quan, đơn vị, căn cứ theo Điều 8, Điều 9 và Điều 10
của Quy chế này để thực hiện ký số văn bản điện tử và gửi văn bản điện tử đã ký
số qua các hệ thống thông tin.
2. Thực hiện kiểm tra và lưu trữ văn
bản điện tử theo quy định tại Điều 11 và Khoản 1 Điều 12 của Quy chế này.
3. Chịu trách nhiệm theo Điều 14 của
Quy chế này.
Điều 16. Trách
nhiệm của công chức, viên chức phụ trách công nghệ
thông tin
1. Chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm
ký số, cập nhật phiên bản phần mềm ký số mới (nếu có), hỗ trợ kỹ thuật và hướng
dẫn trong quá trình sử dụng chữ ký số, hướng dẫn thực hiện ký số trên phần mềm
ký số được tích hợp vào hệ thống thông tin cho cán bộ, công chức được cấp chứng
thư số.
2. Thường xuyên triển khai các biện
pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho các máy tính cài phần mềm chữ ký số.
3. Tham gia các chương trình tập huấn,
hướng dẫn về ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên và Sở Thông tin và Truyền
thông tổ chức.
4. Thiết kế mẫu (logo) của tổ chức/cá
nhân (nếu có) theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn, đảm bảo đầy đủ các thông
tin theo quy định tại Khoản 14 Điều 3 của Quy chế này.
Điều 17. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Bố trí cán bộ theo dõi, thực hiện
trách nhiệm của người quản lý thuê bao theo quy định.
2. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng
chứng thư số cho cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số.
3. Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn các thủ tục
có liên quan cho các cơ quan hành chính nhà nước có nhu cầu triển khai chứng
thư số, đồng thời hỗ trợ xử lý sự cố cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình sử
dụng chứng thư số.
4. Quản lý chứng thư số của tất cả
cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn
tỉnh (bao gồm các thủ tục cấp mới, gia hạn và thu hồi chứng thư số của các cán
bộ, công chức, viên chức trong cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Kiên Giang).
5. Thông báo, đề nghị kịp thời cho tổ
chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng thuộc Ban Cơ yếu Chính
phủ thu hồi chứng thư số trong các trường hợp được quy định tại Điều 18 Thông
tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng.
6. Quản lý các dịch vụ kỹ thuật chữ
ký số, chứng thư số; phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu tích hợp chữ ký số vào các phần mềm ứng dụng.
7. Báo cáo về Bộ Thông tin và Truyền
thông, Ban Cơ yếu Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình triển khai và
sử dụng chứng thư số theo định kỳ.
8. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở
Tư pháp rà soát, cập nhật và trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế
này khi có yêu cầu.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế
này.
Điều 19. Xử lý vi phạm cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Điều 20. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo về Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.