|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH THUẬN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
07/2024/QĐ-UBND
|
Bình Thuận, ngày
15 tháng 02 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH BÌNH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 ngày tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng
11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 3503/TTr-SNV ngày 28 tháng 12 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ điện tử trên
địa bàn tỉnh Bình Thuận.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2024.
Điều 3.
Thủ trưởng các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Mặt trận và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh;
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh;
- Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh;
- Các Hội được Nhà nước giao biên chế;
- Báo Bình Thuận, Đài PT-TH Bình Thuận;
- Trung tâm Thông tin tỉnh;
- Lưu: VT, HCTC, NCKSTTHC, SNV. Thuận
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Đoàn Anh Dũng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN
(Kèm theo Quyết định số 07/2024/QĐ-UBND ngày 15 tháng 02 năm 2024 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Bình Thuận)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về công
tác văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình
Thuận.
2. Các văn bản, tài liệu có nội
dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật không thuộc phạm vi điều
chỉnh của Quy chế này.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các cơ quan nhà nước, các Hội
có tính chất đặc thù, doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức)
của tỉnh tham gia sử dụng và hình thành văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên
các hệ thống thông tin, các phần mềm hoặc các ứng dụng có phát sinh văn bản, hồ
sơ, tài liệu điện tử.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
(bao gồm cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn), người làm việc theo hợp đồng
lao động, người làm việc trong các Hội có tính chất đặc thù tham gia sử dụng,
trao đổi văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên các hệ thống của cơ quan, tổ chức
trên địa bàn tỉnh.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
1. Văn bản điện tử là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
2. Bản gốc văn bản điện tử là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền ký số trên
văn bản điện tử.
3. Tài liệu điện tử là thông
tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử.
4. Tài liệu lưu trữ điện tử là
tài liệu điện tử có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu
trữ lâu dài trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Hồ sơ điện tử là tập hợp các
tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
6. Lập hồ sơ điện tử là việc áp
dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ điện tử.
7. Dữ liệu thông tin đầu vào là
những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời
gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi
cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
8. Hệ thống được hiểu là hệ thống
thông tin, các phần mềm hoặc các ứng dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu
điện tử.
9. Khóa bí mật là một khóa
trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.
10. Ký số là việc đưa khóa bí mật
vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ
liệu.
11. Chữ ký số là một dạng chữ
ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống
mật mã không đối xứng.
12. Chứng thư số là một dạng chứng
thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp
thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó
xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa
bí mật tương ứng.
13. Thiết bị lưu khóa bí mật là
thiết bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao.
14. Gửi, nhận văn bản điện tử
là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử
qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau
bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ.
15. Bên gửi là cơ quan trong hệ
thống hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử.
16. Bên nhận là cơ quan trong hệ
thống hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.
17. Lưu trữ cơ quan là tổ chức
thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tại liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
18. Lưu trữ lịch sử là cơ quan
thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh
viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
19. Phông lưu trữ là toàn bộ
tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
hoặc của cá nhân.
20. Thu thập tài liệu là quá
trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
21. Xác định giá trị tài liệu
là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị
lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
22. Kho quản lý dữ liệu điện tử
là một bộ phận thuộc chức năng lưu giữ dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành.
Điều 4. Giá
trị pháp lý, xác định giá trị pháp lý tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu chuẩn đầu
vào của cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản
điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12
tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Điều 5 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Xác định giá trị tài liệu
lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật lưu trữ.
3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Điều 6
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử.
4. Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 5. Gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản điện tử
thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước của
tỉnh phải được gửi, nhận qua hệ thống, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận
chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải
pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Những văn bản điện tử được gửi
kèm văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg .
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
Mục 1. SOẠN
THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
1. Đối với văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày
14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP
ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Đối với văn bản hành chính
thực hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II và các mẫu trình bày văn bản tại Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 7. Quy
trình soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử
Việc soạn thảo, ký ban hành văn
bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương II Nghị định số
30/2020/NĐ-CP , gồm:
1. Soạn thảo văn bản
a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản
thực hiện các công việc liên quan như xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo
văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần
thiết.
b) Trường hợp cần sửa đổi, bổ
sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống, chuyển lại
bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
c) Cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm
vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản phải do người
có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt
nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết
định.
3. Kiểm tra văn bản trước khi
ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
4. Ký ban hành văn bản
Căn cứ vào quy chế làm việc về
thẩm quyền ký ban hành, người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền ký ban hành văn bản theo quy định tại Điều 13 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Vị trí, hình ảnh ký số trên văn bản được thực hiện theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Mục 2. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
Điều 8.
Trình tự quản lý văn bản điện tử đi
1. Cấp số, thời gian ban hành
văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Ký số, phát hành và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
4. Lưu văn bản đi.
Điều 9. Cấp
số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn
bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ
chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy
nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Việc cấp số, thời gian ban
hành được văn thư cơ quan thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
Điều 10.
Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm
đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký
bằng hệ thống.
2. Văn bản được đăng ký bằng hệ
thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn
bản đi, đóng sổ để quản lý. Tất cả các loại sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan,
tổ chức phải được lưu trữ vĩnh viễn. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
3. Tất cả văn bản điện tử bắt
buộc ký chữ ký số trước khi phát hành và gửi trên môi trường điện tử.
4. Văn thư cập nhật thông tin
phát hành văn bản đi trên hệ thống và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ
chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng
để tiếp nhận văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy.
5. Thông tin dữ liệu quản lý
văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
và hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.
Điều 11.
Ký số, phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi
1. Ký số của cơ quan, tổ chức
Cá nhân, bộ phận soạn thảo văn
bản điện tử gửi trình ký duyệt văn bản. Sau khi được kiểm soát về nội dung, thể
thức, kỹ thuật trình bày, người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá
nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển văn thư thực hiện các thủ tục phát
hành.
Văn thư lấy số văn bản tự động
trên hệ thống, cập nhật các thông tin theo quy định vào tập tin đã được lãnh đạo
ký số cá nhân. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được
thực hiện qua chức năng tự động của hệ thống. Văn thư sử dụng chứng thư số của
cơ quan, tổ chức thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử đã có
chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền.
Chữ ký số trên văn bản, hồ sơ,
tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được
lập điện tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định
tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử do cơ quan ban
hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Phát hành, theo dõi việc
chuyển phát và thu hồi văn bản đi
a) Văn bản đi phải hoàn thành
thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất
là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành các thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
b) Việc phát hành văn bản điện
tử được thực hiện trên hệ thống, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản
đi được thực hiện theo Phần II Phụ lục
VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
c) Phát hành văn bản giấy từ
văn bản được ký số: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người
có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản
giấy và phát hành văn bản.
d) Phát hành văn bản điện tử từ
văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y theo quy định tại điểm c khoản 1
Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
đ) Văn bản đã phát hành nhưng
có sai sót, thiếu sót về nội dung, bản biểu kèm theo phải được sửa đổi, thay thế,
bổ sung bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có
sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính
bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
e) Thu hồi văn bản đi: Trường hợp
nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi
trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
Điều 12.
Lưu văn bản đi
1. Bản gốc văn bản điện tử phải
được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
2. Cơ quan, tổ chức có hệ thống
đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng
và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy.
3. Trường hợp cơ quan, tổ chức
có hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính
văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và điểm
c khoản 2 Điều 11 Quy định này để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
Mục 3. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN
Điều 13.
Trình tự quản lý văn bản điện tử đến
1. Tiếp nhận, trao đổi văn bản
đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14.
Tiếp nhận văn bản đến
1. Việc tiếp nhận văn bản đến
thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và khoản
2 Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
2. Thời điểm gửi, nhận văn bản
đến: Thời điểm gửi văn bản điện tử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân là thời điểm
mà văn bản điện tử đó được gửi thành công trên hệ thống. Thời điểm nhận văn bản
điện tử tại cơ quan được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư
cơ quan tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản đến được gửi trên hệ thống ngoài giờ
hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến được tính là thời điểm bắt
đầu giờ hành chính kế tiếp. Trong khoảng thời gian 0,5 ngày làm việc kể từ khi
văn bản điện tử được tiếp nhận trên hệ thống thông tin, cơ quan phải thực hiện
quy trình xử lý văn bản.
3. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay khi nhận được.
Điều 15.
Đăng ký văn bản đến
1. Văn thư cơ quan tiếp nhận
văn bản và đăng ký vào hệ thống. Trường hợp cần thiết, văn thư cơ quan thực hiện
số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ
lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
2. Văn thư cơ quan cập nhật vào
Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy
định tại Phụ lục VI Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
3. Văn bản đến được đăng ký vào
Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký
văn bản đến tại Phụ lục IV Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 16.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn thư cơ quan trình văn bản
điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống.
2. Người có thẩm quyền ghi ý kiến
chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào hệ thống các thông
tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn
giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường
hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư cơ quan thực hiện trình
văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được
người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 17.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Việc giải quyết, theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 24 Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
2. Cơ quan, đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên việc tham mưu giải quyết công việc,
hồ sơ trên môi trường điện tử để phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành của
cơ quan.
Mục 4. SAO
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 18.
Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản
điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản điện tử
sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
b) Sao y từ văn bản giấy sang
văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ
quan, tổ chức.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn
bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng
việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ
văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện
tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện
bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình
bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 19.
Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản
trích sao được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 20.
Thẩm quyền sao văn bản
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ
quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
Mục 5. TẠO
LẬP, NỘP LƯU VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 21. Tạo
lập và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
1. Việc tạo lập hồ sơ điện tử
phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
2. Hồ sơ điện tử phải được lập
đồng bộ trên hệ thống trong quá trình xử lý công việc.
3. Danh mục hồ sơ điện tử do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các
đơn vị thuộc, trực thuộc, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Danh mục hồ
sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục
V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết hồ sơ có trách nhiệm nhập, cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống đúng quy định tại Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
5. Văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu
trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo đúng quy định tại
Thông tư số 02/2019/TT-BNV .
Điều 22.
Quy trình tạo lập hồ sơ điện tử
1. Sau khi cơ quan, tổ chức xây
dựng và ban hành danh mục hồ sơ điện tử, người được giao nhiệm vụ thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cập nhật danh mục đã được phê duyệt
vào hệ thống.
2. Đối với từng hồ sơ thuộc
danh mục, từng cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc mở hồ sơ, thu thập,
cập nhật thời gian bắt đầu hồ sơ, thông tin của văn bản và tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, đảm bảo sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ. Việc cập nhật các thông tin: Mã định danh cơ quan, cơ quan lập
hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ
sơ, việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
3. Khi công việc hoàn thành, cá
nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc rà soát lại toàn bộ văn bản, tài
liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc, đóng hồ sơ.
4. Quy trình cụ thể trong việc
tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Điều 23. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ và thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Hồ sơ, tài liệu điện tử nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo
trình tự, thủ tục quy định.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây
dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối
với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
2. Thủ tục nộp lưu
a) Lưu trữ cơ quan thông báo
cho cá nhân thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử.
b) Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ
cơ quan trên hệ thống.
c) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ
sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống.
Điều 24.
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản,
tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Người đứng đầu bộ phận hành
chính (bộ phận được giao thực hiện công tác văn thư lưu trữ) tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với đơn vị thuộc, trực
thuộc. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
tại cơ quan.
3. Người đứng đầu đơn vị thuộc,
trực thuộc trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị
vào Lưu trữ cơ quan.
4. Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về
số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng
của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Thực hiện chuyển
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho lưu trữ cơ quan và thực hiện giao nộp hồ sơ
điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
5. Trường hợp cá nhân, đơn vị
thuộc, trực thuộc có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục
vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản
và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ
lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp
lưu.
6. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận
hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu điện tử; liên kết chính xác dữ
liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút, đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ
điện tử trên Hệ thống;
7. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, điều chỉnh đúng, đủ các thông tin, dữ liệu trước khi đưa hồ sơ về chế
độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời
hạn bảo quản, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc,
tổng số văn bản trong hồ sơ, số lượng trang, tình trạng vật lý, từ khóa, ký hiệu
thông tin (nếu có).
Điều 25. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử
giao nộp, thu thập vào Lưu trữ lịch sử phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực
hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được
hiện theo Điều 29 của Quy chế này.
2. Thời hạn thu thập hồ sơ, tài
liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ
năm công việc kết thúc, cơ quan thuộc danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử.
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành.
3. Thủ tục giao nộp, thu thập
Việc giao nộp, thu thập tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo đúng quy trình tại
Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng
dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Mục 6. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
Điều 26.
Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo
quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật của cá nhân theo quy định.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền. Việc bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải
được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp ký số vào văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được ký số của cơ quan,
tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do
cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Điều 27. Sử
dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban
hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Mục 1. THU
THẬP TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 28.
Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức
1. Tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ,
lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin
trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực,
toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu
được tạo lập.
Điều 29.
Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác
1. Tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng
các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được
hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số
hóa.
2. Cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 30.
Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ
điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
2. Khi giao nhận tài liệu lưu
trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính
toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc
và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa
chữa hay bị mất dữ liệu.
3. Việc thu thập tài liệu lưu
trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo
cho đơn vị giao nộp tài liệu danh mục hồ sơ nộp lưu.
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị
giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng
chuyển.
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ
sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để
bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất;
liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ
vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện
pháp sao lưu dự phòng.
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu
tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu
trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ
cơ quan thống nhất danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định
dạng chuyển.
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ
sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để
bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất;
liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ
vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện
các biện pháp sao lưu dự phòng.
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu
tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ
được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận
theo quy định.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong
quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với
Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo
quy định của pháp luật.
Mục 2. BẢO
QUẢN, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 31. Bảo
quản tài liệu lưu trữ điện tử
1. Nguyên tắc
a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ phải được bảo quản an toàn, xác thực trên các phương tiện lưu trữ, bảo mật
phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
b) Bảo đảm khả năng truy cập,
quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
c) Thực hiện các biện pháp bảo
đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2. Yêu cầu
a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định của cơ quan có thẩm
quyền.
b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả
năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để
việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội
dung tài liệu.
c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập.
Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ
thích hợp. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
d) Bảo đảm thống nhất quy trình
kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
3. Trách nhiệm kiểm tra, sao
lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
a) Người được giao quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản,
sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử.
b) Việc kiểm tra, bảo quản, sao
lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đối với các phần mềm khác
cơ quan đang ứng dụng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Nội
dung công việc kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình
và các biên bản thực hiện tuân thủ theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số
02/2019/TT-BNV .
c) Việc thực hiện sao lưu dữ liệu
phải đảm bảo yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều này.
d) Trong trường hợp phần mềm phục
vụ quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ tự động,
độ trễ của dữ liệu sao lưu so với dữ liệu thực tế không quá 24 giờ.
đ) Không được mang thiết bị,
phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ lịch sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Điều 32.
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Đối tượng khai thác, sử dụng
tài liệu
a) Cá nhân trong cơ quan.
b) Tổ chức, cá nhân bên ngoài
cơ quan.
2. Thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan do người đứng đầu cơ
quan quyết định.
3. Cơ quan có trách nhiệm đăng
tải thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí... thực hiện dịch vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
4. Quy trình khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử đối với cá nhân trong cùng cơ quan, tổ chức, cụ thể:
a) Cá nhân có nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi nội dung cần khai thác cho người có
thẩm quyền phê duyệt cho phép khai thác để xin ý kiến về nội dung mượn.
b) Người có thẩm quyền phê duyệt
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi cho người làm lưu trữ
cơ quan trên hệ thống.
c) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt
của người có thẩm quyền, lưu trữ cơ quan tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần
mềm và gửi cho cá nhân khai thác, sử dụng.
5. Quy trình khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử đối với tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan, tổ chức:
Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ
quan có thể trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ đọc tại “Phòng đọc trực tuyến”. Hồ sơ đề nghị bao gồm: Phiếu đăng
ký sử dụng tài liệu. Trường hợp khai thác vì mục đích công vụ, phải có giấy giới
thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác. Trường hợp khai thác vì mục
đích cá nhân, phải nộp phí (nếu thuộc danh mục thu phí).
6. Việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan phải được phần mềm lưu vết, tự động tổng
hợp và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
7. Phương tiện lưu trữ tài liệu
lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử
dụng trên môi trường điện tử diện rộng.
Điều 33.
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử
1. Đối tượng khai thác, sử dụng
tài liệu
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử
dụng tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử.
2. Thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Căn cứ vào yêu cầu, mục đích
sử dụng, Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử.
b) Đối với trường hợp đặc biệt
khi sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân thì thực hiện theo quy định tại Điều
16, Điều 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
3. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm
đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí thực hiện dịch vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ
lịch sử.
4. Quy trình khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử lịch sử
a) Tổ chức, cá nhân có thể trực
tiếp đến Trung tâm lưu trữ lịch sử hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ đọc tại “Phòng đọc trực tuyến” của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Hồ sơ đề nghị bao gồm: “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu”. Trường hợp khai thác
vì mục đích công vụ, phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan
nơi công tác. Trường hợp khai thác vì mục đích cá nhân, phải nộp phí (nếu thuộc
danh mục thu phí).
b) Người làm lưu trữ lịch sử
trình người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
trên hệ thống.
c) Người có thẩm quyền phê duyệt
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi lại người làm lưu trữ
lịch sử trên hệ thống.
d) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt
của người có thẩm quyền, người làm lưu trữ lịch sử tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu
trên hệ thống và gửi cho cá nhân khai thác, sử dụng.
đ) Việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử phải được hệ thống lưu vết, tự động tổng
hợp và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 34. Bảo
đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo quy định tại Điều
12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV .
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện
các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp
luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 35.
Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Truy cập, thay đổi, giả mạo,
sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Tạo ra hoặc phát tán chương
trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành
vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Mục 3. THỐNG
KÊ, TIÊU HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 36.
Thống kê tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan có tài liệu lưu trữ
điện tử định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê năm, bảo đảm đúng số liệu, biểu
mẫu và thời gian theo quy định của cơ quan thẩm quyền. Nội dung báo cáo thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 02/2023/TT-BNV ngày 23 tháng 3 năm 2023 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ
2. Kỳ báo cáo thống kê theo
năm, được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm.
3. Cơ quan sử dụng tài khoản đã
được cấp (tên và mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống báo cáo trực tuyến văn
thư, lưu trữ và thực hiện báo cáo thống kê các nội dung về tài liệu lưu trữ điện
tử theo biểu mẫu đã có trên hệ thống.
4. Báo cáo thống kê tài liệu
lưu trữ điện tử được thực hiện theo quy trình sau:
a) Cơ quan chủ quản và Phòng Nội
vụ các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định số liệu báo
cáo về tài liệu lưu trữ điện tử của các đơn vị trực thuộc theo quy định và báo
cáo Sở Nội vụ.
b) Sở Nội vụ có trách nhiệm
giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương,
báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.
Điều 37. Hủy
tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện
tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số
01/2013/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước. Việc tiêu hủy thiết bị,
phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật
thông tin theo cấp độ được quy định.
2. Thẩm quyền quyết định hủy
tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
a) Người đứng đầu các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến của Hội đồng thẩm
tra xác định tài liệu và ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.
b) Người đứng đầu các cơ quan,
tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định
tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định
bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
3. Thủ tục quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quyết định thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước khi tiêu hủy.
Theo đề nghị của “Hội đồng xác định giá trị tài liệu”, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức không thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp
có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
4. Hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Cơ
quan, tổ chức chỉ được phép hủy tài liệu đúng theo danh mục tài liệu hết giá trị
đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Pháp luật nghiêm cấm việc hủy trái
phép tài liệu lưu trữ.
5. Tài liệu lưu trữ điện tử
tiêu hủy được chuyển sang trạng thái “đã hủy”. Cơ quan quyết định hủy tài liệu
hết giá trị xem xét, quyết định việc xóa dữ liệu bản ghi và dữ liệu tệp tin
đính kèm trên hệ thống vật lý trong trường hợp cần thiết, đảm bảo không ảnh hưởng
đến các hệ thống thông tin khác dùng chung dữ liệu này (nếu có).
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá
trị phải được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 38. Sở
Nội vụ
1. Triển khai tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn, hỗ trợ, tập huấn,
đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện hồ sơ, tài
liệu lưu trữ điện tử.
2. Nghiên cứu triển khai “Phòng
đọc trực tuyến” để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo lộ trình cụ thể.
3. Chủ trì thực hiện nâng cấp,
cập nhật tính năng, chức năng cho hệ thống Lưu trữ điện tử đảm bảo yêu cầu lưu
trữ điện tử và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền; tổ chức vận
hành, xử lý sự cố theo đề nghị của các cơ quan.
4. Tham mưu nâng cấp, cập nhật
tính năng, chức năng cho hệ thống Lưu trữ lịch sử đảm bảo yêu cầu lưu trữ điện
tử và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật,
an toàn, an ninh thông tin để hệ thống Lưu trữ lịch sử hoạt động ổn định, thông
suốt; thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
trên hệ thống Lưu trữ lịch sử.
5. Đề xuất các nội dung thực hiện
lưu trữ điện tử vào Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ
các cơ quan, địa phương hàng năm; căn cứ kết quả xếp loại hàng năm, tham mưu Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan thực hiện
tốt công tác văn thư, lưu trữ điện tử và phê bình đối với cơ quan, cá nhân chưa
thực hiện đúng quy định về văn thư, lưu trữ điện tử.
6. Đề xuất xử lý các hành vi vi
phạm Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 39.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Thực hiện kiểm tra, sao lưu,
phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều
hành.
2. Chủ trì thực hiện nâng cấp,
cập nhật tính năng, chức năng cho phần mềm quản lý văn bản và điều hành bảo đảm
yêu cầu lưu trữ điện tử; xác định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của văn
bản điện tử thực hiện trên hệ thống đảm bảo phải theo quy định.
Điều 40. Sở
Tài chính
Căn cứ vào khả năng cân đối
ngân sách, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt bố trí kinh phí để
thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ điện tử theo quy định về phân cấp ngân
sách, các chế độ, định mức tại các quy định liên quan và quy định Luật ngân
sách nhà nước hiện hành.
Điều 41. Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an
toàn, an ninh thông tin các hệ thống.
2. Phối hợp thực hiện nâng cấp,
cập nhật tính năng, chức năng cho các hệ thống đảm bảo yêu cầu về lưu trữ điện
tử; phối hợp xác định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của văn bản điện tử
trên hệ thống đảm bảo theo quy định.
3. Xây dựng các giải pháp an
ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong hệ thống. Hỗ trợ, phối hợp với
các cơ quan, đơn vị, địa phương về phương tiện, kỹ thuật, cách thức sử dụng hệ
thống.
4. Phối hợp kiểm tra, bảo quản,
sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị,
địa phương sử dụng các hệ thống.
Điều 42.
Các cơ quan, đơn vị và địa phương
Người đứng đầu các cơ quan, đơn
vị và địa phương chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tổ chức
triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Trường hợp các văn bản quy định
dẫn chiếu để áp dụng tại Quy định này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
văn bản mới thì những nội dung liên quan quy định trong Quy chế này được áp dụng
theo các văn bản mới và theo quy định hiện hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, tổ chức kiến nghị về Sở Nội vụ để
tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh./.