BỘ NGOẠI GIAO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 02/2020/TT-BNG
|
Hà Nội, ngày 14
tháng 02 năm 2020
|
THÔNG TƯ
VỀ
VIỆC TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC LÃNH SỰ
Căn cứ Luật Cơ quan
đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12
ngày 18/6/2009;
Căn cứ Luật sửa đổi,
bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam ở nước ngoài số 19/2017/QH14 ngày 21/11/2017;
Căn cứ Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015;
Căn cứ Nghị định số 26/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng
3 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Ngoại giao;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự,
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư hướng
dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.
CHƯƠNG I
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối
tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định việc tổ chức giải quyết công
tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại
diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền thực hiện
chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).
2. Thông tư này áp dụng đối với đơn vị, cá nhân thực
hiện công tác lãnh sự tại Bộ Ngoại giao và tại Cơ quan đại diện.
Điều 2. Ấn phẩm trắng lãnh sự
và Giấy tờ lãnh sự
1. Ấn phẩm trắng lãnh sự là các giấy tờ, vật phẩm,
tài liệu được sản xuất, in ấn dưới dạng phôi để sử dụng trong một phần hoặc
toàn bộ các quy trình cấp giấy tờ lãnh sự như: hộ chiếu (ngoại giao, công vụ,
phổ thông), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy
định của pháp luật; thị thực (dán, rời); Giấy miễn thị thực (dán, rời); tem AB;
bản chính Giấy Khai sinh, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và các phôi khác
theo quy định của pháp luật.
2. Giấy tờ lãnh sự: bao gồm các giấy tờ được cấp
trên cơ sở các quy định pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.
Điều 3. Các mẫu danh sách, sổ,
biên bản, báo cáo
1. Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu danh
sách, sổ, biên bản phục vụ công tác lãnh sự như sau:
a) Mẫu số 01/2020/NG-LS
“Danh sách cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp dụng tại Cục Lãnh sự,
Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
b) Mẫu số 02/2020/NG-LS
“Danh sách gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp
dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện
c) Mẫu số 03/2020/NG-LS
“Danh sách cấp công hàm đề nghị cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại
vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.
d) Mẫu số 04/2020/NG-LS
“Danh sách cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài” áp dụng tại
Cơ quan đại diện;
đ) Mẫu số 05/2020/NG-LS
“Danh sách sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước
ngoài” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
e) Mẫu số 06/2020/NG-LS
“Danh sách cấp Giấy thông hành” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
g) Mẫu số 07/2020/NG-LS
“Danh sách cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí
Minh và Cơ quan đại diện;
h) Mẫu số 08/2020/NG-LS
“Danh sách cấp Giấy miễn thị thực” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
i) Mẫu số 09/2020/NG-LS
“Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện;
k) Mẫu số 10a/2020/NG-LS
“Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí
Minh;
l) Mẫu số 10b/2020/NG-LS
“Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
m) Mẫu số 11/2020/NG-LS
“Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại
vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
n) Mẫu số 12/2020/NG-LS
“Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
o) Mẫu số 13/2020/NG-LS
“Danh sách cấp tem AB” áp dụng tại Cơ quan đại diện.
2. Các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo quy định tại
Khoản 1 Điều này có thể được lập, trích xuất dữ liệu từ tiện ích của các phần mềm
lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện
khi điều kiện kỹ thuật cho phép, để lưu trữ, tra cứu khi cần thiết.
Điều 4. Thẩm quyền ký và ủy quyền
ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước
1. Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền ký các loại
giấy tờ, văn bản sau:
a) Ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại
giao, hộ chiếu công vụ;
b) Ký công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài;
c) Ký cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước
ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;
d) Ký hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng
nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;
đ) Ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành
chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;
e) Ký cấp phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước
ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc
tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt
Nam;
g) Ký cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện
hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định
của pháp luật.
2. Việc phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ,
văn bản của Cục trưởng Cục Lãnh sự được thực hiện theo quy định sau:
a) Theo phân công của Cục trưởng Cục Lãnh sự, Phó Cục
trưởng Cục Lãnh sự có thể ký thay Cục trưởng Cục Lãnh sự các giấy tờ được nêu tại
Khoản 1 Điều này.
b) Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể ủy quyền cho Trưởng
phòng các Phòng chức năng thuộc Cục Lãnh sự ký các giấy tờ, văn bản nêu tại Khoản
1 Điều này, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, các
văn bản gửi Người đứng đầu Cơ quan đại diện hoặc gửi tất cả các Cơ quan đại diện.
c) Phù hợp với ủy quyền của Cục trưởng Cục Lãnh sự
và phân công của Trưởng phòng các Phòng chức năng của Cục Lãnh sự, Phó Trưởng
phòng các Phòng chức năng của Cục Lãnh sự có thể ký thay Trưởng phòng các giấy
tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng.
3. Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thẩm
quyền ký các giấy tờ nêu tại các điểm a và c Khoản 1 Điều này cho các đối tượng
từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam; ký các giấy tờ nêu tại điểm b và d Khoản
1 Điều này.
4. Việc phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ,
văn bản của Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo quy
định sau:
a) Theo phân công của Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố
Hồ Chí Minh, Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ký thay Giám
đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh các giấy tờ, văn bản được nêu tại Khoản 3
Điều này.
b) Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể
ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh ký
các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa
đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao.
c) Phù hợp với ủy quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh và phân công của Trưởng phòng Lãnh sự, Phó Trưởng phòng
Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ký thay Trưởng phòng
Lãnh sự các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng.
5. Trước khi thực hiện việc ký, mẫu chữ ký của người
có thẩm quyền, người được phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ, văn bản theo
quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này được Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan
lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước
và các Cơ quan đại diện.
Điều 5. Thẩm quyền ký và ủy quyền
ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước
1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thẩm quyền ký
cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung các loại hộ chiếu, giấy thông hành; ký công hàm
gửi Cơ quan nước ngoài; ký cấp các loại thị thực; ký cấp giấy miễn thị thực; ký
công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài
liệu; ký giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan
đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.
2. Việc ủy quyền ký các giấy tờ nêu tại Khoản 1 Điều
này của Người đứng đầu Cơ quan đại diện được quy định như sau:
a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền
cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký
các giấy tờ nêu tại Khoản 1 Điều này; việc ủy quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ
sung hộ chiếu ngoại giao được thực hiện theo quy định tại điểm c Khoản này.
b) Người được ủy quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn
quy định tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa
bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn hiệu lực, trừ trường hợp được miễn Giấy chứng
nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự nêu trên. Căn cứ tình hình
thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, Người đứng đầu Cơ quan đại
diện quyết định số lượng người được ủy quyền ký các giấy tờ về lãnh sự nhưng tối
đa không quá ba (03) người. Đối với Cơ quan đại diện có khối lượng công việc
lãnh sự lớn, Cơ quan đại diện trao đổi thống nhất bằng văn bản với Cục Lãnh sự
để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định số người được ủy quyền ký
các giấy tờ về lãnh sự nhưng cần đảm bảo tổng số người được ký các giấy tờ về
lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá năm (05) người.
c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể xem xét ủy
quyền cho một viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức
lãnh sự trong số những người được ủy quyền nêu tại điểm b Khoản này thực hiện
việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao. Viên chức ngoại
giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự được ủy quyền theo quy
định của điểm này chỉ thực hiện việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu
ngoại giao khi Người đứng đầu Cơ quan đại diện không thể ký hoặc vắng mặt.
3. Quy trình ủy quyền và chấm dứt ủy quyền được thực
hiện theo quy định sau:
a) Việc ủy quyền và chấm dứt ủy quyền ký các giấy tờ
lãnh sự được Người đứng đầu Cơ quan đại diện (hoặc cấp phó được ủy quyền) thông
báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Nội dung văn bản thông báo ủy quyền nêu rõ họ
tên, chức vụ của người được ủy quyền, biên chế mới hay biên chế thay thế, phạm
vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền, thời điểm chấm dứt ủy quyền đối với người được
thay hoặc được giao phân công nhiệm vụ khác (nếu có) kèm theo thông tin về việc
hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự cùng 09 mẫu chữ ký của người được ủy
quyền.
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được văn bản thông báo, căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều này, Cục Lãnh sự trả lời
bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc ủy
quyền; nêu rõ lý do đối với trường hợp không chấp nhận.
c) Người được ủy quyền thực hiện ký các giấy tờ
lãnh sự sau khi Cục Lãnh sự có thông báo bằng văn bản chấp nhận việc ủy quyền.
d) Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký
của người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời điểm bắt đầu ủy quyền cũng như
việc chấm dứt ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất
nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh bộ đội biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hộ tịch,
quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác.
đ) Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu
chữ ký, phạm vi ủy quyền của người được ủy quyền ký các giấy tờ lãnh sự cho các
cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận việc ủy
quyền.
e) Trường hợp người được ủy quyền có sai phạm
nghiêm trọng khi thực hiện ký các giấy tờ lãnh sự, Người đứng đầu Cơ quan đại
diện thu hồi hoặc chấm dứt việc ủy quyền theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục
trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.
g) Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm
quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo ủy quyền và chấm dứt ủy quyền
nêu tại điểm a Khoản này.
CHƯƠNG II
QUY TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC
CẤP PHÁT CÁC GIẤY TỜ LÃNH SỰ
Điều 6. Quy trình cấp các giấy
tờ lãnh sự
1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở
Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy
trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể
như sau:
a) Bước tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính
hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp biên
nhận dự thu hoặc biên lai thu phí, lệ phí; hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với trường
hợp chưa đủ điều kiện giải quyết; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp
không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận
xử lý.
b) Bước xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải
quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập
liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ; trình ký, ký cấp; đóng dấu quốc huy;
chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.
c) Bước trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối
hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận
kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ
hồ sơ.
d) Bước lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc
in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại
công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.
đ) Việc thu phí, lệ phí có thể được thực hiện tại
bước tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả cấp các giấy tờ lãnh sự cho cá nhân, tổ
chức và được thông báo, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết
quả hoặc theo quy định tại Điều 9 Thông tư này.
2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy
trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại Khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình
thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này.
Điều 7. Nguyên tắc giải quyết
1. Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số
khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự
không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực
hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm
bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín;
người viết hoá đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời
là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký hoặc người giữ và đóng dấu quốc huy
không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.
2. Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến
đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại
điểm b Khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục
Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên
chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện.
Điều 8. Nguyên tắc tiếp nhận hồ
sơ lãnh sự
1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ
quan, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận ngoài trụ sở.
2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị
có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua
đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại
diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.
3. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ
thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ
sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định
pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.
Điều 9. Công khai các quy định
về thủ tục
Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và
Cơ quan đại diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở và trên Cổng
thông tin điện tử của cơ quan mình các quy định hiện hành về thủ tục cấp giấy tờ
lãnh sự, phí và lệ phí, lịch tiếp khách.
CHƯƠNG III
QUẢN LÝ ẤN PHẨM TRẮNG,
LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO LÃNH SỰ
Điều 10. Chế độ quản lý, sử dụng
ấn phẩm trắng lãnh sự
1. Ấn phẩm trắng lãnh sự được quản lý, bảo vệ như
tài liệu mật. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí
Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức lưu trữ, sử dụng
ấn phẩm trắng lãnh sự đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình về quản lý, cấp
phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.
2. Ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp,
hỏng do lồi kỹ thuật khi cấp (gọi chung là ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng), sử dụng
cần được đóng dấu “Hủy” và xử lý theo quy định tại Điều 13 của Thông
tư này.
3. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự loại dán (thị thực
dán, Giấy miễn thị thực loại dán, tem AB) bị hỏng do lỗi kỹ thuật của Cơ quan đại
diện đã dán vào hộ chiếu và không bóc ra được, cơ quan thực hiện đóng dấu “Hủy”
vào ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, cấp ấn phẩm thay thế miễn thu phí. Bản chụp ấn
phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu của
đương sự được gửi về Cục Lãnh sự theo quy định tại Khoản 2 Điều
13 của Thông tư này.
Điều 11. Dự trù, cấp ấn phẩm
trắng lãnh sự ở trong nước
1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho các cơ quan trong
nước gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ
ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở
trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
3. Tháng 11 hàng năm, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các
năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau.
Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù, lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo
đảm cung cấp kịp thời để phục vụ công tác.
4. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Sở Ngoại
vụ thành phố Hồ Chí Minh có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn
phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp và việc ủy quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc cán
bộ của cơ quan khác làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự. Cán
bộ được ủy quyền có trách nhiệm làm thủ tục tại Cục Lãnh sự và Cục Quản trị tài
vụ để tiếp nhận ấn phẩm trắng lãnh sự.
Điều 12. Dự trù, cấp ấn phẩm
trắng lãnh sự cho Cơ quan đại diện
1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho Cơ quan đại diện gồm
các loại quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư này.
2. Tháng 11 hàng năm, Cơ quan đại diện căn cứ vào
nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, .dự trù số lượng các loại
ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau và thông báo bằng văn bản cho Cục
Lãnh sự. Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù của các Cơ quan đại diện, lên kế hoạch đặt
in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời cho Cơ quan đại diện.
3. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Cơ
quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng từng loại ấn
phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp, cán bộ được ủy quyền mang hộ chiếu ngoại giao
làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự và chuyển đến Cơ quan đại
diện. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về sự ủy quyền này. Trường hợp cần ủy
quyền cho cán bộ mang hộ chiếu công vụ làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự
và chuyển đến Cơ quan đại diện, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Cục
Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định.
Điều 13. Xử lý ấn phẩm trắng
lãnh sự hỏng
1. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu
chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại
vụ thành phố Hồ Chí Minh được quy định như sau:
a) Cơ quan nêu tại Điều 1 Thông tư
này lập Ban kiểm kê gồm đại diện Lãnh đạo đơn vị, Phòng chức năng liên quan
và cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. Ban kiểm kê có trách nhiệm kiểm tra
toàn bộ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh
sự hỏng theo mẫu số 11/2020/NG-LS.
b) Cục Lãnh sự tổng hợp số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng
phát sinh tại đơn vị mình; tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng
do Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh chuyển, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn
phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập
biên bản xác nhận và tiến hành huy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.
2. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu
chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cơ quan đại diện được
quy định như sau:
a) Cơ quan đại diện lập Ban kiểm kê gồm Người đứng
đầu hoặc cấp phó đứng đầu Cơ quan đại diện, Trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách
lãnh sự, cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. Ban kiểm kê có trách nhiệm kiểm
tra toàn bộ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng
lãnh sự hỏng theo mẫu số 11/2020/NG-LS, niêm
phong và gửi kèm theo Biên bản ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng về Cục Lãnh sự.
b) Cục Lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng
lãnh sự hỏng do Cơ quan đại diện gửi về, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm
trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập biên bản
xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.
3. Việc xử lý ấn phẩm trắng hỏng được thực hiện định
kỳ sáu (06) tháng hoặc hàng Quý và chỉ xử lý đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự
hỏng phát sinh trong kỳ Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự.
Điều 14. Quản lý và lưu trữ hồ
sơ lãnh sự
1. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh
và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ hai (02) loại hồ sơ sau:
a) Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các văn bản pháp quy,
các điều ước quốc tế liên quan, hồ sơ và các văn bản liên quan đến việc thành lập
các cơ quan lãnh sự của Việt Nam và nước ngoài (đối với cơ quan lãnh sự nước
ngoài tại Việt Nam), các công văn, điện, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành
công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao và của Cục Lãnh sự. Cán bộ trực tiếp thực hiện
công tác lãnh sự được tiếp cận nghiên cứu và vận dụng quy định tại các tài liệu
này vào việc triển khai thực hiện công tác lãnh sự.
b) Hồ sơ cấp giấy tờ lãnh sự được lưu giữ theo từng
loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.
Thành phần hồ sơ lưu trữ bao gồm hồ sơ do đương sự
nộp hoặc bản chụp sau khi cán bộ lãnh sự đã đối chiếu và trả lại bản chính, giấy
tờ làm căn cứ để cấp theo quy định của từng thủ tục và giấy tờ khác có liên
quan đến việc giải quyết hồ sơ;
Đối với các trường hợp cấp đổi hộ chiếu thì hồ sơ
phải ghi rõ số hộ chiếu cũ hoặc kèm theo bản chụp hộ chiếu cũ.
2. Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ như sau:
a) Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu
ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực được đánh số
thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.
b) Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông
được lưu trữ trong thời hạn 10 năm.
c) Hồ sơ cấp giấy thông hành được lưu trữ trong thời
hạn 03 năm.
d) Hồ sơ cấp tem AB được lưu giữ trong thời hạn 02
năm.
đ) Hồ sơ cấp thị thực cho người nước ngoài được lưu
trữ trong thời hạn 01 năm, điện báo cấp thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05
năm.
e) Hồ sơ cấp Giấy miễn thị thực và điện báo cấp Giấy
miễn thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.
g) Lưu trữ vĩnh viễn Quyết định cho trở lại quốc tịch
Việt Nam, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam cùng danh sách những người đã
được cho thôi quốc tịch. Đối với các trường hợp không được cho trở lại quốc tịch
Việt Nam, cho thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện lưu trữ vĩnh viễn văn bản
thông báo của Bộ Tư pháp hoặc của Cục Lãnh sự và văn bản thông báo của Cơ quan
đại diện cho người nộp hồ sơ biết, các giấy tờ kèm theo Cơ quan đại diện gửi trả
cho đương sự. Đối với các trường hợp chưa được cho trở lại quốc tịch Việt Nam,
thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện tiếp tục lưu giữ hồ sơ của các trường
hợp này cho đến khi được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt
Nam.
h) Hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch
được lưu trữ vĩnh viễn. Trong trường hợp các hồ sơ nêu trên đã được số hóa để
lưu trữ dưới dạng điện tử thì có thể được hủy sau thời hạn 05 năm kể từ ngày số
hóa. Việc hủy hồ sơ sau khi đã số hóa để lưu trữ dưới dạng điện tử được thực hiện
theo quy định tại Điều 15 Thông tư này. Dữ liệu điện tử của
hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn theo quy
định tại Khoản 3 Điều này.
i) Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn.
k) Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự
giấy tờ, tài liệu: lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự,
hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp
giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;
lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa
lãnh sự khác.
l) Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong thời hạn ít
nhất là 20 năm.
m) Hồ sơ chứng thực: lưu trữ trong thời hạn 02 năm
đối với việc chứng thực chữ ký và chữ ký người dịch; lưu trữ vĩnh viễn đối với
Sổ chứng thực.
3. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh,
Cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ lãnh sự, các loại sổ lưu về
từng loại công việc lãnh sự; thực hiện việc quản lý, lưu trữ, sao lưu dữ liệu
điện tử thuộc các phần mềm cấp các giấy tờ lãnh sự với thời hạn vĩnh viễn.
Điều 15. Hủy hồ sơ lãnh sự
Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, Cục Lãnh sự,
Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập Ban hủy tài liệu, tiến
hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập Biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng,
loại hồ sơ hủy. Việc hủy hồ sơ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.
Điều 16. Các loại sổ lưu
Các sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự được lập
theo mẫu thống nhất và được lưu trữ vĩnh viễn, trừ Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp
pháp hóa lãnh sự được lưu trữ theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự,
hợp pháp hóa lãnh sự.
Điều 17. Chế độ báo cáo định kỳ
1. Công tác báo cáo thống kê lãnh sự được quy định
như sau:
a) Định kỳ một năm hai lần, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ
Chí Minh có trách nhiệm gửi Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự (mẫu số 10a/2020/NG-LS) và Báo cáo sử dụng ấn phẩm
trắng lãnh sự (mẫu số 12/2020/NG-LS) về Cục Lãnh
sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp,
công tác lãnh sự mà Sở Ngoại vụ đã thực hiện. Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ
phí (theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành), Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh thực
hiện gửi Cục Quản trị tài vụ, đồng gửi cho Cục Lãnh sự để theo dõi việc sử dụng
ấn phẩm trắng lãnh sự.
b) Định kỳ hàng tháng, Cơ quan đại diện có trách
nhiệm thực hiện việc gửi Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí theo mẫu quy định
của Bộ Tài chính về Cục Lãnh sự và Cục Quản trị Tài vụ để tổng hợp tình hình
công tác lãnh sự ngoài nước, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp và lệ phí
lãnh sự.
c) Định kỳ một năm hai lần, Cơ quan đại diện có
trách nhiệm gửi Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự (mẫu
số 10b/2020/NG-LS) về Cục Lãnh sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự tại
Cơ quan đại diện, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp, công tác lãnh sự đã thực
hiện, các vướng mắc, kiến nghị (nếu có).
d) Định kỳ hàng Quý và cuối năm, Cơ quan đại diện gửi
về Cục Lãnh sự Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự (mẫu
số 12/2020/NG-LS).
2. Mốc thống kê số liệu Báo cáo số liệu thống kê về
lãnh sự và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự được thực hiện thống nhất với
mốc thống kê số liệu (theo ngày) của Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí theo
hướng dẫn của Bộ Tài chính, cụ thể: tính từ ngày 26 tháng cuối cùng của Quý trước
đến hết ngày 25 tháng cuối cùng của Quý tiếp theo (đối với báo cáo Quý), từ
ngày 21 tháng 12 năm trước đến hết ngày 25 tháng 6 năm tiếp theo (đối với báo
cáo 06 tháng đầu năm) và từ ngày 21 tháng 12 năm trước đến hết ngày 20 tháng 12
năm tiếp theo (đối với báo cáo năm).
3. Các Báo cáo quy định tại điểm a, c, d Khoản 1 Điều
này được chuyển về Cục Lãnh sự chậm nhất trước ngày 10 của tháng bắt đầu Quý tiếp
theo (đối với báo cáo Quý), ngày 10 tháng 7 (đối với báo cáo 06 tháng đầu năm)
và ngày 10 tháng 01 năm sau (đối với báo cáo năm). Trường hợp thời hạn báo cáo
thống kê nói trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo quy định
của pháp luật thì thời hạn nhận báo cáo thống kê định kỳ được tính vào ngày làm
việc tiếp theo sau ngày nghỉ đó.
4. Đối với các thủ tục hành chính có quy định về thời
hạn, thời điểm và biểu mẫu báo cáo riêng thì ngoài việc thực hiện báo cáo theo Thông
tư này, Cơ quan đại diện thực hiện báo cáo theo quy định của thủ tục đó.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ
thành phố Hồ Chí Minh, Người đứng đầu Cơ quan đại diện và Thủ trưởng các đơn vị
thuộc Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Cơ
quan đại diện, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh phản ánh kịp thời cho Cục Lãnh
sự để hướng dẫn giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao
để xem xét giải quyết.
Điều 19. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01
tháng 04 năm 2020, thay thế các Quyết định số 05/2002/QĐ-NG ngày 30/7/2002 của
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Quy định về việc tổ chức giải quyết công tác
lãnh sự và Quyết định số 07/2003/QĐ-BNG ngày 19/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quy định về việc tổ chức giải quyết
công tác lãnh sự ban hành kèm theo Quyết định số 05/2002/QĐ-NG ngày 30/7/2002./.
Nơi nhận:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
CP;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao;
- Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL, Bộ Tư pháp;
- Công báo;
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao;
- Lưu: HC, LS.
|
BỘ TRƯỞNG
Phạm Bình Minh
|
Mẫu
01/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ
Quyển số:
………………Năm……..
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Chức danh
|
Số hộ chiếu
|
Ngày cấp
|
Ngày hết hạn
|
Cơ quan cử cán bộ đi nước ngoài
|
Đi nước/ vùng lãnh thổ
|
Mục đích
|
Lý do cấp1
|
Hộ chiếu cũ2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Ghi rõ căn cứ để giải quyết đề nghị cấp
hộ chiếu.
2 Ghi rõ số, ngày cấp, cơ quan cấp.
Mẫu
02/2020/NG-LS
DANH SÁCH GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI
GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ
Quyển số:
………Năm……..
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Chức danh
|
Số hộ chiếu
|
Ngày cấp
|
Ngày gia hạn/ sửa đổi/bổ sung
|
Ngày hết hạn
|
Số công hàm
|
Cơ quan cử cán bộ đi nước ngoài
|
Đi nước/ vùng lãnh thổ
|
Mục đích
|
Lý do gia hạn/ sửa đổi /bổ sung1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Ghi
rõ căn cứ để giải quyết đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu.
Mẫu
03/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP CÔNG HÀM ĐỀ NGHỊ CẤP THỊ THỰC
Quyển số:………….
Năm……..
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Chức danh
|
Số hộ chiếu
|
Ngày cấp
|
Ngày gia hạn/ sửa đổi/bổ sung
|
Ngày hết hạn
|
Số công hàm
|
Cơ quan cử cán bộ đi nước ngoài
|
Đi nước/ vùng lãnh thổ
|
Mục đích
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu
04/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG CHO CÔNG DÂN VIỆT
NAM Ở NƯỚC NGOÀI
Quyển số:………..
Năm……….
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Số hộ chiếu
|
Ngày Cấp
|
Ngày hết hạn
|
Địa chỉ hiện nay1
|
Nơi thường trú ở Việt Nam2
|
Căn cứ cấp
|
Hộ chiếu cũ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú
1 Dành cho công dân Việt Nam định cư ở
nước ngoài.
2 Ghi rõ địa chỉ số nhà, đường, phố,
thôn, xóm, xã...
Mẫu
05/2020/NG-LS
DANH
SÁCH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG
CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI
Quyển số:
…………….Năm………
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Số hộ chiếu
|
Ngày Cấp
|
Ngày sửa đổi/bổ sung
|
Ngày hết hạn
|
Địa chỉ hiện nay1
|
Căn cứ sửa đổi/bổ sung
|
Nội dung sửa đổi /bổ sung
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú
1 Dành cho công dân Việt Nam định cư ở
nước ngoài.
Mẫu
06/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP GIẤY THÔNG HÀNH
Quyển số:
……………….Năm………..
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Nơi sinh
|
Số Giấy thông hành
|
Ngày cấp
|
Ngày hết hạn
|
Nơi thường trú ở Việt Nam1
|
Căn cứ cấp
|
Giấy tờ xuất nhập cảnh cũ2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú
1 Ghi rõ địa chỉ số nhà, đường, phố,
thôn, xóm, xã...
2 Ghi rõ loại, số, ngày, cơ quan cấp...
Mẫu
07/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP THỊ THỰC
Quyển số:
…………..Năm.......
Số TT
|
Ngày cấp
|
Số thị thực
|
Số lần
|
Loại thị thực
|
Ngày vào
|
Ngày ra
|
Số hộ chiếu
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Quốc tịch
|
Lý do cấp
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu
08/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP GIẤY MIỄN THỊ THỰC
Quyển số:………………
Năm………..
Số TT
|
Họ và tên
|
Giới tính
|
Quốc tịch
|
Ngày sinh
|
Nghề nghiệp
|
Địa chỉ ở VN
|
Ngày cấp MTT
|
Thời hạn MTT
|
Số giấy MTT
|
Số hộ chiếu/Số thẻ cư trú
|
Ngày hết hạn
|
Nơi cấp
|
Loại MTT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu
09/2020/NG-LS
DANH SÁCH THEO DÕI ỦY THÁC TƯ PHÁP
Quyển số:………………….
Năm……….
STT
|
Ngày nhận ủy thác
|
Công văn (số điện, giấy tờ kèm theo)
|
Cơ quan yêu cầu ủy thác tư pháp
|
Tên CQĐD thực hiện
|
Tên cá nhân/ pháp nhân
|
Thời hạn ủy thác
|
Trích yếu nội dung
|
Xử lý1
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú
1 Ghi rõ công việc đã thực hiện và ngày
thực hiện (ví dụ như: ngày gửi thông báo, ngày niêm yết bản án ...)
Mẫu
số: 10a/2019/NG-LS
Sở Ngoại vụ
thành phố
Hồ Chí Minh
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
/
|
TP. Hồ Chí Minh,
ngày tháng năm 20…
|
Kính gửi: Cục Lãnh sự
Bộ Ngoại giao.
BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ LÃNH SỰ
Sáu tháng, từ
26/.../... đến 25/.../...
I. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
1. Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:
- Số lượng từng loại hộ chiếu (ngoại giao, công vụ)
đã cấp;
- Số lượng từng loại hộ chiếu (ngoại giao, công vụ)
đã gia hạn;
- Sửa đổi, bổ sung từng loại hộ chiếu (ngoại giao,
công vụ).
2. Cấp thị thực:
- Số lượng thị thực đã cấp (ghi rõ trong đó có bao
nhiêu thị thực dán, rời);
3. Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự:
- Số lượng văn bản đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp
hóa lãnh sự.
4. Tổng số lệ phí lãnh sự đã thu
II. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN LÃNH SỰ NƯỚC
NGOÀI TẠI CÁC TỈNH PHÍA NAM
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC
LÃNH SỰ, NHỮNG VƯỚNG MẮC VÀ KIẾN NGHỊ (NẾU CÓ)
Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh ký, ghi
rõ họ tên và đóng dấu cơ quan1./.
______________
1 Đây là Báo cáo để Cục Lãnh sự tổng hợp
trình Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Sở có trách nhiệm trực tiếp ký, không ủy quyền cho
Trưởng phòng Lãnh sự hay cán bộ phụ trách ký báo cáo này.
Mẫu
số: 10b/2019/NG-LS
(Tên cơ quan đại
diện)
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: /
|
…….., ngày
tháng năm 20…
|
Kính gửi: Cục Lãnh sự
Bộ Ngoại giao.
BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ LÃNH SỰ
Sáu tháng, từ
26/.../... đến 25/.../...
I. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
1. Cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:
- Số lượng từng loại hộ chiếu (ngoại giao, công vụ,
phổ thông) đã cấp;
- Số lượng từng loại hộ chiếu đã gia hạn (trừ hộ
chiếu phổ thông);
- Sửa đổi, bổ sung hộ chiếu.
2. Làm thủ tục và cấp Giấy thông hành:
- Số lượng các trường hợp đã điện xác minh;
- Số lượng Giấy thông hành đã cấp;
- Số lượng các trường hợp tồn đọng chưa xử lý được.
3. Cấp thị thực:
- Số lượng thị thực đã cấp (ghi rõ trong đó có bao
nhiêu thị thực dán, rời).
4. Cấp Giấy miễn thị thực:
- Số lượng Giấy miễn thị thực đã cấp (ghi rõ trong
đó có bao nhiêu giấy miễn thị thực dán, rời).
5. Cấp tem AB:
- Số lượng tem AB đã cấp.
6. Đăng ký công dân và cấp Giấy xác nhận đã
đăng ký công dân:
- Số lượng công dân đã đăng ký;
- Số lượng Giấy xác nhận đăng ký công dân đã cấp.
7. Đăng ký hộ tịch:
- Đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, giám hộ, nhận
cha, mẹ, con, nhận nuôi con nuôi;
- Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã giải quyết
tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài;
- Ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi về hộ tịch theo
quyết định của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
- Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch.
8. Công chứng, chứng thực và hợp pháp hóa
lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:
- Số lượng văn bản đã công chứng, chứng thực;
- Số lượng văn bản đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp
hóa lãnh sự.
9. Quốc tịch:
- Làm thủ tục xin thôi quốc tịch, trở lại quốc tịch,
số lượng các trường hợp còn chưa được giải quyết;
- Thủ tục đăng ký để được xác định quốc tịch Việt
Nam và cấp hộ chiếu Việt Nam;
- Cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác
nhận là người gốc Viết Nam;
- Kiến nghị hủy bỏ Quyết định cho nhập quốc tịch Việt
Nam, tước quốc tịch Việt Nam.
10. Thực hiện ủy thác tư pháp:
- Số lượng hồ sơ ủy thác tư pháp đã nhận, đã giải
quyết và hồ sơ chưa giải quyết xong.
11. Những công việc khác:
12. Tổng số lệ phí lãnh sự đã thu:
II. BẢO HỘ CÔNG DÂN VÀ PHÁP NHÂN VIỆT NAM TRONG KHU
VỰC LÃNH SỰ
1. Đại diện cho công dân, pháp nhân trước cơ
quan có thẩm quyền nước ngoài
2. Thăm, liên hệ công dân bị bắt, tạm giữ, tạm
giam hay bị tù
3. Xử lý các trường hợp công dân Việt Nam bị
chết, mất tích, gặp khó khăn ở khu vực lãnh sự
4. Công tác sử dụng Quỹ Bảo hộ công dân và
pháp nhân Việt Nam ở nước ngoài
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC
LÃNH SỰ TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN, NHỮNG VƯỚNG MẮC VÀ KIẾN NGHỊ (NẾU CÓ)
Người đứng đầu Cơ quan đại diện ký, ghi rõ họ tên
và đóng dấu cơ quan1./.
______________
1 Đây là Báo cáo để Cục Lãnh sự tổng hợp
trình Lãnh đạo Bộ, người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm trực tiếp ký,
không ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự hay cán bộ phụ trách ký báo cáo này.
Mẫu
số 11/2020/NG-LS
(Tên cơ quan đại
diện/
Sở Ngoại vụ TP.Hồ Chí Minh)
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
/
|
….., ngày
tháng năm 20…
|
BIÊN BẢN KIỂM KÊ ẤN PHẨM TRẮNG LÃNH SỰ HỎNG
Hôm nay ngày ... tháng ... năm 20… (tên cơ quan
đại diện/Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) thành lập ban kiểm kê ấn phẩm
trắng lãnh sự bị hỏng/sai quy cách, thành phần gồm có:
1- Ông/bà ..., Đại sứ/Tổng Lãnh Sự/Giám đốc Sở Ngoại
vụ1,
2- Ông/bà ..., Tham tán/Bí thư, Trưởng phòng/phụ
trách lãnh sự,
3- Ông/bà …, Tham tán/Bí thư, Cán bộ quản lý kho ấn
phẩm trắng
Để kiểm kê số ấn phẩm trắng hỏng/sai quy cách trong
... tháng của năm .. cụ thể như sau:
STT
|
Loại ấn phẩm2
|
Tình trạng ấn phẩm3
|
Số lượng4
|
Ký hiệu và số seri ấn phẩm5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Toàn bộ số ấn phẩm
trắng trên đã được niêm phong trước mặt chúng tôi để chuyển về Cục Lãnh sự.
Biên bản này được lập thành 4 bản6 để: gửi
Cục Lãnh sự (1), lưu tại Văn phòng Đại sứ quán (1), Phòng Lãnh sự Đại sứ quán
(1) và Kho ấn phẩm trắng (1).
Đại sứ/ Tổng
Lãnh
sự/Tham tán Công sứ/
Giám đốc Sở Ngoại vụ
(ký tên, đóng dấu)7
|
Trưởng
phòng/Phụ
trách lãnh sự
(ký tên)
|
Cán bộ quản
lý kho ấn
phẩm trắng
(ký tên)
|
Ghi chú:
1 Đối với Báo cáo của Sở Ngoại vụ TP. Hồ
Chí Minh;
2 Ghi rõ loại ấn phẩm như: hộ chiếu ngoại
giao, công vụ, phổ thông, thị thực, giấy thông hành…;
3 Ghi rõ là sai quy cách, viết sai, ép hỏng,
dán ảnh hỏng, bị rách…;
4 Ghi số lượng ấn phẩm bị hỏng;
5 Ghi số hiệu như ký hiệu của hộ chiếu,
thị thực... và ghi theo thứ tự từ thấp đến cao;
6 Trường hợp đơn vị báo cáo là Sở Ngoại
vụ TP Hồ Chí Minh thì lập thành 2 Bản gửi Cục Lãnh sự và lưu tại Phòng Lãnh sự
Sở Ngoại vụ;
7 Nếu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng hỏng
có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.
Mẫu
số 12/2020/NG-LS
Loại ấn phẩm trắng lãnh sự
|
Số dư tháng trước chuyển sang
|
Số nhập tháng này
|
Tổng cộng đến tháng này
|
Số ấn phẩm trắng đã sử dụng
|
Số dư chuyển tháng sau
|
Ghi chú
|
Số thu phí
|
Số hỏng
|
Số miễn phí
|
Tổng cộng
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
1. Hộ chiếu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Ngoại giao
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Công vụ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Phổ thông
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Thông hành
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Thị thực
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Loại dán
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Loại rời
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
4. Giấy miễn thị
thực
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Loại dán
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Loại rời
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Tem AB
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Giấy tờ Hộ tịch
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Khai sinh
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Kết hôn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Thủ trưởng Cơ
quan
(ký tên, đóng dấu)
|
Trưởng
phòng/Phụ trách lãnh sự
(ký tên)
|
Người lập biểu
(ký tên)
|
Ghi chú:
1 Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh không thực
hiện báo cáo đối với các loại ấn phẩm trắng nêu tại điểm 2, 4, 5 và 6.
2 Mỗi năm 02 lần đối với Sở Ngoại vụ TP
Hồ Chí Minh và hàng tháng đối với các CQĐD.
Mẫu
13/2020/NG-LS
DANH SÁCH CẤP TEM AB
Quyển số:………..
Năm……..
Số TT
|
Họ và tên
|
Ngày sinh
|
Giới tính
|
Quốc tịch
|
Số hộ chiếu
|
Cơ quan/ đơn vị
|
Căn cứ cấp
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|