QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KSND
(Ban hành kèm theo Quyết định số 91/2001/QĐ-VKSTC ngày 1/11/2001
của Viện trưởng VKSNDTC)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1:
Công tác lưu trữ trong
ngành KSND là một lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các
công việc về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản
và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho
công tác chỉ đạo điều hành các hoạt động nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả chất lượng
công tác kiểm sát; là một công tác quan trọng để duy trì giá trị lịch sử, khách
quan của hoạt động kiểm sát, góp phần tích cực vào việc phòng chống vi phạm
pháp luật và tội phạm.
Điều 2:
Toàn bộ hồ sơ tài liệu
lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động công tác kiểm sát của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân các cấp đều do Phòng lưu trữ Viện
kiểm sát nhân dân tối cao, bộ phận lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp quản
lý tập trung thống nhất và chịu sự lãnh đaọ, chỉ đạo của Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao.
Điều 3:
Phòng (bộ phận) lưu trữ
cơ quan (sau đây gọi chung là lưu trữ cơ quan) trong ngành KSND có nhiệm vụ :
1/ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ của bộ phận văn thư các đơn vị, các phòng
và tổ nghiệp vụ của cơ quan ở các cấp kiểm sát vào lưu trữ cơ quan.
2/ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ
văn thư, các đơn vị, phòng, tổ nghiệp vụ và cá nhân.
3/ Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị hồ sơ
tài liệu, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu để khai thác sử dụng có
hiệu quả hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
4/ Giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các lưu
trữ lịch sử có thẩm quyền theo qui định của Nhà nước và của ngành.
5/ Bảo quản an toàn và tổ chức cung cấp thông
tin, hồ sơ, tài liệu kịp thời chính xác, bảo đảm an toàn, bí mật và có hiệu quả
cho lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp trong việc chỉ đạo điều hành tập
trung thống nhất trong ngành KSND.
6/ Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm theo quy định
của Nhà nước và Viện KSNDTC .
7/ Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ.
Điều 4:
Tổ chức, biên chế
cán bộ
1/ Ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Phòng lưu
trữ trực thuộc Văn phòng và biên chế được qui định từ 6 đến 8 người.
2/ Các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương có ít nhất 1 biên chế chuyên trách nằm trong Văn phòng. Riêng
Viện kiểm sát của các thành phố lớn (Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng)
và các tỉnh có khối lượng công việc nhiều phải có đủ 2 biên chế chuyên trách để
thực hiện công tác lưu trữ.
3/ Các Viện kiểm sát nhân dân cấp quận, huyện,
thị (gọi chung là cấp huyện), và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối
cao phải có 1 biên chế bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ cơ quan.
Điều 5:
1/ Cán bộ, công chức, kiểm
sát viên trong ngành KSND phải chịu trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ theo
qui định của Nhà nước và của ngành.
2/ Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm dụng hồ sơ tài
liệu lưu trữ làm của riêng hoặc từ chối không giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
3/ Cán bộ, công chức, kiểm sát viên Viện kiểm
sát nhân dân các cấp nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác phải bàn giao lại
hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình công tác.
Điều 6:
Thủ trưởng các đơn vị trực
thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các
cấp chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc
chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ theo định kỳ; Bảo quản an toàn và
khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành KSND.
Điều 7:
1/ Chánh Văn phòng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao về việc kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn công tác lưu trữ và bồi dưỡng nghiệp
vụ lưu trữ cho cán bộ lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới và các đơn vị
trực thuộc Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.
2/ Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm
sát (tỉnh, thành phố...) trong việc : Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện
công tác lưu trữ và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ
của Viện kiểm sát cấp huyện và các đơn vị trực thuộc.
3/ Viện kiểm sát cấp dưới định kỳ báo cáo thống
kê, báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ của cấp mình cho Viện kiểm sát
cấp trên trực tiếp theo qui định của ngành và Nhà nước.
Chương II
THU THẬP BỔ SUNG VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ TÀI LIỆU
Điều 8:
Thời hạn giao nộp hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Quốc gia (lưu trữ lịch sử) của Viện kiểm
sát nhân dân các cấp được thực hiện như sau :
1/ Hàng năm lưu trữ cơ quan và đơn vị tổ chức
thu nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị (Vụ, Viện, Phòng, tổ nghiệp vụ) trong phạm
vi cơ quan đơn vị quản lý đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (theo Điều 43,
44, 45, 46 tại qui định về công tác văn thư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tối cao ban hành theo QĐ số 90/2001/QĐ-VKSTC ngày 1/11/2001).
2/ Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào
Trung tâm lưu trữ Nhà nước của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được thực hiện
theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
ban hành ngày 15/4/2001
Điều 9:
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu
lưu trữ vào lưu trữ cơ quan phải thực hiện các qui định sau :
1/ Hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ phải được phân loại
hoàn chỉnh theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ.
2/ Phải giao nộp đầy đủ các công cụ thống kê,
công cụ tra cứu kèm theo khối hồ sơ tài liệu nộp lưu.
3/ Lập 2 bản "Mục lục hồ sơ nộp lưu"
và 2 bản "Biên bản nộp lưu hồ sơ tài liệu". Đơn vị có hồ sơ tài liệu
nộp lưu giữ 1 bản, lưu trữ cơ quan giữ 1 bản khi thực hiện giao nộp hồ sơ tài
liệu.
4/ Đơn vị có hồ sơ tài liệu lưu trữ chịu trách
nhiệm vận chuyển hồ sơ tài liệu đến nơi giao nộp.
5/ Hoàn trả lại và không nhận những hồ sơ tài liệu
lưu trữ lập không đầy đủ, không chính xác và thiếu hệ thống.
6/ Trước khi nhận nộp lưu, lưu trữ cơ quan phải
kiểm tra xem xét từng hồ sơ được lập có đúng với các yêu cầu của nghiệp vụ lưu
trữ, đối chiếu từng hồ sơ với mục lục nộp lưu và cùng ký vào biên bản giao nộp
hồ sơ.
Điều 10:
Lập hồ sơ trước khi nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu sau :
1/ Tài liệu, văn bản đưa vào trong hồ sơ phải sắp
xếp theo một trật tự nhất định, phải bảo đảm được sự hình thành tự nhiên và thể
hiện được mối liên hệ lôgíc giữa các thành phần tài liệu trong hồ sơ với nhau.
2/ Các tài liệu, văn bản đưa vào trong hồ sơ phải
là "bản chính", trường hợp đưa vào "bản sao" (bản sao phải
có giá trị pháp lý như bản chính). Đồng thời các tài liệu, văn bản đó phải bảo
đảm các yếu tố pháp lý cần thiết theo qui định của pháp luật (số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm, địa danh, dấu cơ quan, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền
và chữ ký, họ tên của những người khác mà pháp luật qui định).
3/ Phải đánh số bút lục vào góc phải, nơi giấy
trắng, ở phía trên của từng tờ tài liệu, việc đánh số phải liên tục từ 1, 2, 3,
4... cho đến tờ tài liệu cuối cùng của hồ sơ.
4/ Phải thống kê tài liệu văn bản và ghi chứng từ
kết thúc của hồ sơ.
a/ Thống kê tài liệu văn bản phải hệ thống và cố
định thành phần tài liệu trong hồ sơ, đồng thời mô tả trung thực các thành phần
tài liệu trong hồ sơ.
b/ Chứng từ kết thúc phải thể hiện đầy đủ, chính
xác tình trạng vật lý, hoá, cơ học của tài liệu lưu trữ trong hồ sơ.
Đối với các hồ sơ do Viện kiểm sát nhân dân các
cấp đình chỉ điều tra, nếu trong hồ sơ có các tang vật chứng thì phải niêm
phong và bảo quản riêng, nhưng phải ghi ở chứng từ kết thúc nơi bảo quản, số,
ký hiệu bảo quản các tang vật chứng đó. Cán bộ, kiểm sát viên lập hồ sơ phải
ghi rõ ngày, tháng, năm và ký rõ họ tên ở cuối chứng từ kết thúc.
5/ Phải viết tiêu đề cho hồ sơ, tiêu đề phải rõ
ràng chính xác, bảo đảm cho việc tra cứu và bảo quản lâu dài. Đồng thời phải
xác định giá trị (thời hạn bảo quản) cho hồ sơ, ghi ở góc phải phần dưới của
bìa hồ sơ.
Điều 11:
Đối với những hồ sơ tài
liệu đã đến hạn nộp lưu, nếu Thủ trưởng đơn vị (có hồ sơ tài liệu) xét thấy cần
thiết phải giữ lại ở đơn vị để theo dõi công việc thì có thể được kéo dài kỳ hạn
giao nộp cho Lưu trữ cơ quan (nhưng không được quá hai năm).
Điều 12:
Việc quản lý các tài liệu
của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể được qui định như sau :
1/ Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một
đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của
đơn vị cũ phải chuyển giao cho lưu trữ cơ quan; các tài liệu chưa giải quyết
xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.
2/ Nếu một đơn vị được sáp nhập vào một số đơn vị
khác thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao
vào lưu trữ cơ quan; các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn
vị nào, sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.
3/ Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới
thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho
lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của
đơn vị nào thì đơn vị đó tiếp nhận.
4/ Nếu đơn vị giải thể thì hồ sơ tài liệu của
đơn vị đó chuyển giao vào lưu trữ cơ quan (nếu Viện kiểm sát cấp dưới giải thể
thì toàn bộ hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ cấp trên trực tiếp).
Chương III
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỒ SƠ
TÀI LIỆU VÀ XÂY DỰNG THỜI HẠN BẢO QUẢN
Điều 13:
Công tác xác định giá trị
thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ ở các cấp kiểm sát theo cấp độ như sau
:
1/ Xác định giá trị bảo quản và thời hạn bảo quản
tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát :
- Đối với hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước việc
xác định thời hạn bảo quản phải tuân theo qui định của Nhà nước và QĐ số 67
ngày 24/9/1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Đối với hồ sơ của các khâu nghiệp vụ kiểm sát
được xác định thời hạn bảo quản theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự, Luật
tố tụng dân sự, các qui định tố tụng tư pháp khác, các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước và các quy chế nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.
2/ Lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị để bổ sung
vào lưu trữ cơ quan.
3/ Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị
để tiêu huỷ.
Điều 14:
Viện kiểm sát nhân dân
các cấp phải xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan thuộc phạm
vi quản lý. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu do Viện kiểm sát nhân dân các
cấp ban hành được áp dụng thực hiện khi đã được sự chuẩn y của Viện trưởng cấp
trên trực tiếp.
Bảng thời hạn bảo quản của Viện kiểm sát
nhân dân tối cao phải có sự thoả thuận bằng văn bản của Cục trưởng Cục lưu trữ
Nhà nước.
Điều 15:
Khi tiến hành lựa chọn và
loại huỷ tài liệu, Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải lập Hội đồng xác định
giá trị hồ sơ tài liệu của cơ quan. Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
có nhiệm vụ tư vấn cho Viện trưởng quyết định các vấn đề sau :
1/ Xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để
bảo quản vĩnh viễn;
2/ Xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn
để bảo quản có thời hạn.
3/ Xác định hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị cần
loại ra để tiêu huỷ.
Điều 16:
Việc loại huỷ những hồ sơ
tài liệu trước "mốc" cấm (năm 1954) và những hồ sơ tài liệu của chính
quyền cũ ở miền Nam mà Viện kiểm sát các cấp đang quản lý phải thực hiện theo
đúng qui định của Nhà nước và Cục lưu trữ Nhà nước.
Điều 17:
Thẩm quyền quyết định
tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị của Viện kiểm sát các cấp được qui định như
sau :
1/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
quyết định tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ hiện hành của cơ
quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao, khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục
lưu trữ Nhà nước.
2/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh
quyết định việc tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ hiện hành của
cơ quan sau khi có ý kiến bằng văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và có
văn bản thẩm định của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
3/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện
quyết định tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan
sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và
Phòng lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Điều 18:
Việc xác định giá trị tài
liệu để bảo quản và loại ra những hồ sơ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, do Hội
đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện. Các đơn vị và cá nhân không được tự
tiện tiêu huỷ hồ sơ tài liệu.
Điều 19:
Thành phần Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân các
cấp và Viện KSXXPT2 , Viện KSXXPT3, Trường Cao đẳng Kiểm sát được qui định như
sau :
1/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân tối cao :
- Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng
- Chánh Văn phòng: Phó chủ tịch
- Trưởng phòng lưu trữ: uỷ viên - thư ký
- Chuyên viên lưu trữ VKSNDTC: uỷ viên
- Đại diện Cục lưu trữ Nhà nước: uỷ viên
- Đại diện đơn vị có hồ sơ tài liệu xét tiêu huỷ:
uỷ viên
2/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh :
- Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng
- Chánh Văn phòng: uỷ viên - thư ký
- Chuyên viên lưu trữ VKSNDTC: uỷ viên
- Cán bộ lưu trữ cơ quan: uỷ viên
- Đại diện các đơn vị có hồ sơ tài liệu: uỷ viên
3/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện :
- Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng
- Cán bộ văn thư - lưu trữ: uỷ viên - Thư ký
- Đại diện bộ phận công tác có hồ sơ tài liệu
tiêu huỷ: uỷ viên
- Lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh: uỷ viên.
Điều 20:
Thủ tục xét tiêu huỷ tài
liệu được qui định như sau :
- Đơn vị lập biên bản thống kê danh sách các loại
hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu huỷ để trình lãnh đạo Viện.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
xét và quyết định những tài liệu được tiêu huỷ.
- Lãnh đạo Viện ra quyết định tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị.
Điều 21:
Việc tiêu huỷ tài liệu được
qui định như sau :
- Chỉ được tiêu huỷ tài liệu tại cơ sở sản xuất
giấy của Nhà nước.
- Việc đưa tài liệu đi tiêu huỷ phải được chuyên
chở an toàn chu đáo, cử người đi theo để áp tải từ cơ quan đến nơi tiêu huỷ và
giám sát việc tiêu huỷ, sau khi tiêu huỷ xong phải lập biên bản tiêu huỷ.
- Nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ cho
các hàng giấy cũ hoặc sử dụng vào mục đích khác.
Điều 22:
Hồ sơ về việc tiêu huỷ
tài liệu bao gồm văn bản đề nghị của các đơn vị (kèm theo thống kê danh sách);
Biên bản cuộc họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, quyết định của
Lãnh đạo Viện về việc tiêu huỷ tài liệu (kèm theo danh sách hồ sơ các tài liệu
được tiêu huỷ). Hồ sơ này được bảo quản vĩnh viễn ở lưu trữ cơ quan.
Điều 23:
Đối với các loại hồ sơ được
hình thành trong hoạt động nghiệp vụ công tác kiểm sát, khi đã hết thời hạn bảo
quản, được Hội đồng xác định giá trị cho phép loại ra khỏi kho để tiêu huỷ.
Ngoài thủ tục được qui định tại Điều 18 và Điều 19 của qui định này. Trước khi
đưa đi tiêu huỷ phải giữ lại ở các hồ sơ các kết luận, quyết định kháng nghị và
án văn hoặc quyết định rút kháng nghị, bản cáo trạng về nội dung vụ án đó đưa
vào sắp xếp lập thành một hồ sơ và bảo quản vĩnh viễn.
Chương IV
TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG
KHAI THÁC HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 24:
Toàn bộ hồ sơ tài liệu
lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải được bảo vệ, bảo quản trong kho
lưu trữ của cơ quan, kho hồ sơ phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa
các nơi có độ ẩm cao, tiếng ồn, nhiều bụi, xa kho xăng dầu, các chất dễ cháy và
xa nơi tập trung đông dân cư, nhiều người qua lại.
Kho hồ sơ phải được xây dựng chắc chắn, trong
kho có đủ trang thiết bị chuyên dùng cho nghiệp vụ lưu trữ, và các trang thiết
bị cần thiết để chống kẻ gian lấy cắp, kẻ địch xâm nhập phá hoại, phòng chống
cháy; thường xuyên tu bổ, phục chế hồ sơ tài liệu trong kho.
Điều 25:
1/ Đối với những hồ sơ
tài liệu có giá trị đặc biệt, mà chỉ có 1 bản thì phải lập phông bảo hiểm trong
tàng thư và sao chụp thêm một hoặc nhiều bản để tra cứu khai thác.
2/ Những hồ sơ tài liệu có giá trị lâu dài vĩnh
viễn đã truy nhập vào máy vi tính phải đảm bảo an toàn về kỹ thuật và vẫn phải
lưu trữ bản gốc.
3/ Việc đăng ký hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ
phải tuân theo phương án phân loại thống nhất của Viện kiểm sát nhân dân tối
cao, mỗi loại lấy số thứ tự từ số 1 trở đi và kèm theo số hiệu của hồ sơ.
Điều 26:
Đối với các loại hồ sơ,
tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn, thời hạn bảo quản ở các cấp kiểm sát
như sau :
1/ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Bảo quản
toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cấp mình, bao gồm hồ sơ quản lý Nhà nước và hồ sơ
nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.
Thời hạn lưu giữ ở Viện kiểm sát nhân dân tối
cao như sau :
a/ Đối với hồ sơ quản lý Nhà nước sau khi kết
thúc, được quản lý lưu giữ ở lưu trữ cơ quan một khoảng thời gian là 10 năm.
Sau đó chuyển giao nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia (Cục lưu trữ Nhà nước)
theo quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức
Chính phủ và theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Pháp lệnh
lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 15/4/2001.
b/ Đối với hồ sơ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm
sát khi kết thúc công việc theo qui định của Luật tố tụng hình sự, tố tụng dân
sự và các qui định trong quy chế hoạt động nghiệp vụ của ngành. Sau đó lưu giữ ở
lưu trữ cơ quan là 10 năm, hết thời gian trên tiến hành thống kê phân loại, xác
định giá trị loại bỏ hồ sơ tài liệu hết giá trị, những hồ sơ còn giá trị lâu
dài, vĩnh viễn phải lập mục lục và chuyển giao cho Cục lưu trữ Nhà nước quản lý
theo qui định hiện hành của Nhà nước.
2/ Ở Viện kiểm sát nhân dân các cấp: Phải
bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ về quản lý Nhà nước và hồ sơ kiểm sát của
Viện kiểm sát cấp đó ban hành. Thời hạn bảo quản các loại hồ sơ trên qui định cụ
thể như sau :
a/ Đối với các loại hồ sơ về quản lý Nhà nước,
sau khi giải quyết xong công việc, làm mục lục hồ sơ nộp lưu theo qui định nghiệp
vụ lưu trữ và bảo quản ở lưu trữ cơ quan là 5 năm.
b/ Đối với những hồ sơ thuộc các khâu công tác
kiểm sát thời gian kết thúc công việc theo qui định của Luật tố tụng hình sự,
dân sự và các qui định của quy chế hoạt động nghiệp vụ kiểm sát. Tiếp theo thời
gian trên Viện kiểm sát nhân dân các cấp tiếp tục bảo quản thêm 10 năm.
Cả hai loại hồ sơ nói ở điểm a và b điều khoản
này sau khi hết thời hạn bảo quản ở lưu trữ cơ quan, Viện kiểm sát nhân dân các
cấp làm thủ tục chuyển giao nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ thuộc UBND tỉnh quản
lý theo quyết định số 330/NVĐP ngày 2/8/1996 của Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nước
và điểm b khoản 2 Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ban
hành ngày 15/4/2001.
3/ Riêng hồ sơ đình chỉ điều tra, hồ sơ tạm đình
chỉ trong ngành KSND, các hồ sơ thuộc án đặc biệt nghiêm trọng xâm phạm an ninh
Quốc gia được lưu trữ lâu dài tại các Viện kiểm sát nhân dân các cấp, không nộp
lưu vào các trung tâm lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và địa phương.
Điều 27:
Hồ sơ tài liệu lưu trữ
trong ngành KSND được sử dụng để phục vụ cho công tác nghiệp vụ thuộc các khâu
kiểm sát, trong nghiên cứu khoa học; tổng kết nghiệp vụ và đáp ứng nhu cầu khai
thác chính đáng của cán bộ, kiểm sát viên trong toàn ngành KSND .
Điều 28:
Thẩm quyền phê duyệt cho
nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ trong ngành KSND được Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao qui định như sau :
1/ Chuyên viên lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối
cao và cán bộ lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát các cấp được phép cho cán bộ, công
chức trong ngành kiểm sát nghiên cứu tại phòng đọc những tài liệu lưu trữ có nội
dung không hạn chế sử dụng.
2/ Trưởng phòng lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối
cao được phép cho mượn hoặc rút hồ sơ lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm
sát, khi có sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị trực thuộc Viện kiểm
sát nhân dân tối cao.
3/ Cán bộ lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát cấp tỉnh
hoặc cấp huyện được phép cho mượn hồ sơ lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm
sát khi đã được Viện trưởng của cấp có hồ sơ tài liệu đồng ý bằng văn bản.
4/ Đối với tài liệu tuyệt mật, tối mật, mật và hạn
chế sử dụng trước khi cho khai thác phải được sự đồng ý bằng văn bản của Viện
trưởng.
5/ Nghiêm cấm mọi hình thức truyền tin, sao chụp
tài liệu tuyệt mật, tối mật, mật khi không được phép bằng văn bản của Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Điều 29:
1/ Cán bộ, công chức
trong ngành KSND khi đi học tập, công tác ở nước ngoài, muốn đem tài liệu, hồ
sơ lưu trữ của ngành KSND ra khỏi biên giới Việt Nam thì phải được phép bằng
văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chỉ được mang bản
sao.
2/ Người nước ngoài cần nghiên cứu hồ sơ tài liệu
lưu trữ của ngành KSND phải được sự đồng ý bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao và chỉ được đọc tại phòng hồ sơ, tài liệu của cấp kiểm sát
đang trực tiếp quản lý hồ sơ tài liệu đó.
3/ Người nước ngoài muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của ngành KSND thì phải được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao, sau khi Viện trưởng đã có báo cáo Thủ tướng Chính phủ và
được Thủ tướng đồng ý cho phép.
4/ Người ngoài ngành KSND không được mượn mang
tài liệu ra khỏi phòng quản lý hồ sơ.
Điều 30:
Kinh phí chi cho hoạt động
lưu trữ lấy từ nguồn kinh phí nghiệp vụ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 31:
Mọi cán bộ, công chức
trong ngành KSND phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ qui định này.
Điều 32:
Văn phòng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ,
qui định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ. Đồng thời xây dựng, ban
hành các chế độ lưu trữ để thực hiện thống nhất trong toàn ngành KSND; bồi dưỡng,
tập huấn nghiệp vụ lưu trữ chuyên ngành kiểm sát cho cán bộ lưu trữ làm công
tác lưu trữ trong toàn ngành.
Điều 33:
Viện kiểm sát các cấp,
các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ,
có nhiều đóng góp sáng kiến cải tiến công tác lưu trữ của cơ quan và thực hiện
tốt các điều trong qui định này thì được biểu dương, khen thưởng.
Nếu cán bộ, công chức trong ngành kiểm sát vi phạm
một trong những điều của qui định này thì tuỳ theo mức độ sai phạm bị xử lý
hành chính hoặc xử lý theo qui định của pháp luật hiện hành./.
VIỆN KIỂM SÁT
NHÂN DÂN TỐI CAO