|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH THUẬN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 763/QĐ-UBND
|
Bình Thuận, ngày
20 tháng 3 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG
TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH BÌNH THUẬN, HÌNH THÀNH TỪ 2015
TRỞ VỀ TRƯỚC
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương năm 2015;
Căn cứ Luật lưu trữ năm
2011;
Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước
năm 2015;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Kế hoạch số
4383/KH-UBND ngày 02/11/2017 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc thực hiện Chỉ thị
số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 468/TTr-SNV ngày 07/3/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống
tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận, hình thành từ 2015
trở về trước kèm theo Quyết định này.
Điều 2.
Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội
vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục VT và LTNN (Bộ Nội vụ);
- TT.Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh;
- CT, các PCT.UBND tỉnh;
- Ban QL các KCN tỉnh;
- Các cơ quan thuộc ngành dọc TW đóng trên địa bàn tỉnh;
- Lưu: VT, NC, SNV (Ho-50b).
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Ngọc Hai
|
ĐỀ ÁN
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ,
ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH BÌNH THUẬN, HÌNH THÀNH TỪ 2015 TRỞ VỀ TRƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 763 /QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 của
Chủ tịch UBND tỉnh Bình Thuận)
Phần I
SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ
ÁN
I. CƠ SỞ THỰC
TIỄN
1. Thực
trạng: Thông qua kết quả khảo sát thực tế tài liệu hình thành từ
sau ngày 30/4/1975 đến ngày tái lập tỉnh (01/4/1992) và đến năm 2015: Tổng khối
lượng mét giá tài liệu của tỉnh là: 19.151 mét giá trong đó đã chỉnh lý 3.086
mét giá chiếm 16%, còn tồn đọng chưa chỉnh lý ước tính là: 16.065 mét giá chiếm
84% (kể cả các ngành trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh). Bao gồm:
a) Tại các Sở, ban, ngành (gọi
chung là cơ quan) tính đến năm 2015: Tài liệu gồm 8.603 mét giá, trong đó đã chỉnh
lý 2.551 mét giá, chưa chỉnh lý ước khoảng là 6.052 mét giá, trong đó:
- Các cơ quan chuyên môn thuộc
tỉnh là 5.817 mét giá.
- Các cơ quan Trung ương đóng
trên địa bàn tỉnh là 235 mét giá.
b) Tại 08 huyện, 01 thị xã và
01 thành phố (gọi chung là huyện) tính đến năm 2015: Tài liệu gồm 10.548 mét
giá, trong đó:
- Đã chỉnh lý 535 mét giá.
- Chưa chỉnh lý ước khoảng
10.013 mét giá.
2. Đánh
giá thực trạng:
- Tài liệu lưu trữ đang bảo quản
tại các cơ quan chưa được chỉnh lý khoa học, tất cả tài liệu còn trong tình trạng
bó gói, chất đống. Một số cơ quan có công chức chuyên môn về lưu trữ đã chỉnh
lý sơ bộ tài liệu lưu trữ, như: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, một số cơ quan
tuy chưa bố trí được công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ của cơ quan
nhưng hàng năm có bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý từng phần tài liệu lưu
trữ của cơ quan, như: Sở Y tế, Sở Nông nghiệp và PTNT; một số cơ quan Trung
ương đóng trên địa bàn tỉnh có kinh phí hoạt động theo ngành dọc đã hợp đồng
thuê nhân công chỉnh lý hoàn chỉnh như: Cục Thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh,
trong đó Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh Bình Thuận đã chỉnh lý sơ bộ khối
tài liệu của cơ quan.
- Tại cấp huyện có công chức
lưu trữ chuyên trách nên đã chỉnh lý được một phần, giảm thiểu tài liệu tồn đọng
như: UBND thành phố Phan Thiết, UBND thị xã La Gi, UBND huyện Tánh Linh và UBND
huyện Bắc Bình. Tuy nhiên, các huyện hoàn toàn chưa chỉnh lý tài liệu như UBND
huyện: Hàm Thuận Nam, Hàm Thuận Bắc, Tuy Phong, Phú Quý, Hàm Tân và Đức Linh.
- Từ thực trạng trên cho thấy
nhiều năm qua công tác lưu trữ của tỉnh ta chưa được quan tâm đúng mức; các cơ
quan, đơn vị, địa phương hầu như chưa có công chức lưu trữ chuyên trách; kinh
phí dành cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa đưa vào dự toán hàng năm
hoặc chưa được bố trí đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ này.
3. Nguyên
nhân:
- Tài liệu hình thành với thời
gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: Môi
trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng
yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị
hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng những phương pháp
ghi tin rất khác nhau như viết tay, đánh máy, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm..., với
các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy carbon, mực in... và lưu trữ trên
các vật mang tin là giấy các loại, phim ảnh, băng và đĩa từ ... trong đó giấy
là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa
dạng về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy can ...
nên về chất lượng cũng khác nhau.
- Ngoài những nguyên nhân khách
quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan xây dựng mới
chưa bố trí xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ mà chỉ bảo quản ở những kho
tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có các trang thiết bị bảo quản
tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá). Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa
được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định của Luật
lưu trữ.
- Nhận thức vai trò và tầm quan
trọng về tài liệu lưu trữ của một số lãnh đạo còn có những hạn chế, chưa đúng mức,
có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi
phạm trong công tác này; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa
quan tâm đúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động
của cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Biên chế vị trí công tác văn
thư, lưu trữ hầu như bố trí kiêm nhiệm nên công tác lưu trữ ít được quan tâm.
- Tình trạng xử lý nghiệp vụ
chuyên môn về chỉnh lý sắp xếp, bảo quản phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ
chuyên ngành dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hủy hoại
hoàn toàn.
Nhìn chung, tài liệu lưu trữ của
tỉnh Bình Thuận chủ yếu được hình thành từ sau ngày 30/4/1975. Những tài liệu
này hết sức giá trị, nó ghi lại quá trình hơn 42 năm xây dựng đổi mới và hội nhập
của tỉnh Bình Thuận đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự
phát triển chung của cả nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an
ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp - tiểu
thủ công nghiệp.... Tuy nhiên, hiện nay khối tài liệu tồn đọng đang chất đống,
bó gói đã và đang tự huỷ hoại và bị xâm hại trầm trọng do các yếu tố tự nhiên
và do con người tác động trực tiếp cũng như gián tiếp, nhiều tài liệu bị ẩm mốc,
giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ, toàn bộ tài liệu giấy trong giai đoạn từ năm
1976 đến giai đoạn 1992 đã, đang bị oxy hóa ở mức cao và đang ở trong giai đoạn
tự hủy. Ngoài ra, trong khối tài liệu lưu trữ của tỉnh hiện nay có khối tài liệu
hình thành của Chính quyền Việt Nam cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang trong
giai đoạn tự hủy hoại do các yếu tố môi trường và yếu tố vật liệu hình thành
tài liệu.
II. CƠ SỞ
PHÁP LÝ
1. Luật lưu trữ năm 2011.
2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
4. Thông tư số 09/2007/TT-BNV
ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
5. Thông tư số 03/2010/TT-BNV
ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài
liệu giấy.
6. Thông tư số 12/2010/TT-BNV
ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh
lý tài liệu giấy.
7. Quyết định số
59/2013/QĐ-UBND ngày 11/12/2013 của UBND tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định công
tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.
8. Kế hoạch số 4383/KH-UBND
ngày 02/11/2017 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
III. SỰ CẦN
THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN
1. Tài liệu lưu trữ có vai trò
đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục
vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội đồng thời phản ánh toàn bộ lịch sử hình
thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi
cơ quan, đơn vị, địa phương; vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý,
chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh; vừa
có giá trị lịch sử và là tài sản quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân tộc.
Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng
của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà
nước. Tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra chủ
trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật lưu trữ năm 2011
đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam”. Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản
lý xã hội, công tác lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các
lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà
nước.
2. Đối với tỉnh Bình Thuận, tài
liệu các Phông thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh được hình thành trong quá trình hoạt
động và phát triển của các cơ quan, đơn vị, địa phương tồn tại qua nhiều thời kỳ
lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của
đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Bình Thuận. Nhưng thực tế
hiện nay số tài liệu này chưa được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, số lượng
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan rất ít, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng
chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học; tình trạng thất lạc, mất
mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra… gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế,
gây nhiều khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ
quan, đơn vị, địa phương.
3. Chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn
đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị, địa phương
(các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố)
trên địa bàn tỉnh Bình Thuận nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương và mọi
công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho
công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa
bàn tỉnh là một nhiệm vụ cấp bách trong giai đoạn hiện nay.
4. Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh
lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thời hạn và tài liệu lưu trữ
vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh. Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống
kê, tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa
phương.
5. Hướng dẫn các nguyên tắc,
phương pháp và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh. Đảm bảo nguyên tắc quản
lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; bắt buộc công chức,
viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ
sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.
Vì vậy, để đưa công tác lưu trữ
trên địa bàn tỉnh đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ; đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, thì “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành,
các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước
đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”; nên việc xây dựng và ban
hành Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa
phương thuộc tỉnh Bình Thuận, hình thành từ 2015 trở về trước” là hết sức cần
thiết.
Phần II
NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN
I. MỤC
TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1. Mục
tiêu
1.1. Mục tiêu chung:
Chậm nhất đến năm 2021, giải
quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, địa phương
từ năm 2015 trở về trước và 360 mét giá tài liệu lưu trữ quý hiếm của Chính quyền
Việt Nam Cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
1.2. Mục tiêu cụ thể:
- Tổ chức chỉnh lý khoa học,
xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu
lưu trữ phục vụ việc khai thác, sử dụng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương
trên địa bàn tỉnh.
- Lập danh mục các loại tài liệu:
Tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý
khoa học và đảm bảo bí mật nhà nước.
- Từng bước xây dựng, hoàn thiện
hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của
khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ
để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ cho mục
đích phát triển.
- Loại bỏ tài liệu hết giá trị,
trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị bảo quản; đồng thời
làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.
- Hình thành nguyên tắc trong
việc quản lý tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, bắt buộc cán bộ, công chức, viên
chức phải lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm;
các cơ quan, đơn vị và địa phương nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh
viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; cơ bản đến năm 2021 chấm dứt tình
trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước.
2. Yêu cầu
- Sắp xếp chỉnh lý khoa học,
xác định giá trị tài liệu lưu trữ, thống kê và bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy”
theo TCVN ISO 9001:2000.
- Trong quá trình thực hiện chỉnh
lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tuyệt đối không làm ảnh hưởng đến các hoạt động
chung của các cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông
lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.
- Thực hiện các biện pháp kỹ
thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn
và có tần suất khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.
- Tài liệu sau khi được chỉnh
lý phải đảm bảo theo các yêu cầu sau:
+ Được phân loại và hệ thống
hóa theo các nguyên tắc nghiệp vụ.
+ Được xác định thời hạn báo quản
cụ thể cho từng loại hình tài liệu.
+ Có mục lục tra tìm và Danh mục
tài liệu hết giá trị.
- Tài liệu phải được bảo quản
an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng; có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn chuyên
ngành và có công cụ tra cứu (Mục lục hồ sơ).
- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu
lưu trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn
theo quy định hiện hành để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của
các cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Giải
pháp thực hiện
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền,
nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với từng công chức, viên chức và người làm
công tác lưu trữ về Luật lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ.
Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
- Các cơ quan, đơn vị, địa
phương quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và xây dựng,
nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình nhằm bảo quản an toàn và phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện nghiêm túc việc
giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thiếu đủ của “phông”, tránh tình trạng
“có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”.
- Các phòng, ban chuyên môn cần
sàng lọc, lựa chọn hồ sơ, tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình; loại bỏ bản
thảo, bản nháp, bản trùng thừa… nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc, giảm khối
lượng tài liệu tồn đọng, tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh
lý.
- Bố trí công chức, viên chức
có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương
mình để thực hiện chỉnh lý; ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức
có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định hiện
hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài).
- Thông qua việc chỉnh lý tài
liệu lưu trữ kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn nhằm nâng cao
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức nhất là công
chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa
phương.
- Chỉ đạo quyết liệt, nghiêm
túc việc lập hồ sơ công việc, nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảo
quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ, kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ
trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của độc giả.
- Xác định trọng tâm, trọng điểm
để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm
ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất hồ sơ, tài liệu có giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử.
II. PHẠM
VI THỰC HIỆN
1. Phạm
vi thực hiện Đề án
Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ
tồn đọng, tích đống được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh
Bình Thuận.
2. Thời
gian thực hiện: Từ năm 2018 - 2021.
3. Nhân lực
thực hiện
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị,
địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung chỉ
đạo việc lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tồn đọng của cơ
quan hiện có (đối với cấp tỉnh và cấp huyện) và tài liệu từ khi thành lập cơ
quan đến năm 2015, thực hiện theo thời gian đã phân kỳ của Đề án đã được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
- Thủ trưởng cơ quan các cấp
kiên quyết chỉ đạo kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức,
viên chức; hàng năm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào tiêu chí xem xét
thi đua và mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.
- Hàng năm chỉ đạo việc kiểm
tra lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và
thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật lưu trữ.
- Công chức, viên chức tại cơ
quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc bàn giao số lượng tài liệu tồn đọng,
tích đống tại các phòng, ban chuyên môn cho lưu trữ cơ quan mình, bao gồm: Hồ
sơ chuyên môn, hồ sơ xử lý công việc, tài liệu của cá nhân, của phòng, đơn vị kể
cả sách, báo, tạp chí, bản thảo, bản nháp, tài liệu trùng thừa…
- Liên hệ với các cơ quan, tổ
chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành
của Nhà nước.
- Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn
thư - Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh
lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.
4. Kinh phí
thực hiện
4.1. Cơ sở xây dựng dự toán
kinh phí thực hiện
- Thực hiện theo Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn
giá chỉnh lý tài liệu giấy.
- Áp dụng mức đơn giá 2.500.000
đồng/mét giá tài liệu bằng khoảng 50% mức đơn giá được UBND tỉnh quy định tại
Công văn số 4618/UBND-TH ngày 17/12/2015 về mức thu, quản lý, sử dụng nguồn thu
dịch vụ chỉnh lý tài liệu áp dụng cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
4.2. Nguồn kinh phí thực hiện Đề
án
a) Dự kiến kinh phí:
- Tổng số tài liệu dự kiến chỉnh
lý là: 15.830 mét giá.
- Dự kiến kinh phí để thực hiện
là: 39.575.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba mươi chín tỷ năm trăm bảy mươi lăm triệu
đồng).
Trong đó:
- Kinh phí ngân sách tỉnh cấp
cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh là: 5.817 x 2.500.000 =
14.542.500.000 đồng (Bằng chữ: Mười bốn tỷ năm trăm bốn mươi hai triệu năm
trăm ngàn đồng).
- Đối với cấp huyện: 10.013 x
2.500.000 = 25.032.500.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi lăm tỷ không trăm ba
mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng). Trong đó:
+ Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ
(50%) cho UBND 10 huyện, thị xã, thành phố là: 12.516.250.000 đồng (Bằng chữ:
Mười hai tỷ năm trăm mười sáu triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng).
+ Kinh phí ngân sách địa phương
(10 huyện, thị xã, thành phố) tự cân đối (50%) là: 12.516.250.000 đồng (Bằng
chữ: Mười hai tỷ năm trăm mười sáu triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng).
- Kinh phí để thực hiện chỉnh
lý tài liệu của các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh do các đơn vị tự
cân đối.
b) Lập dự toán, quản lý và sử dụng
nguồn kinh phí:
- Đối với kinh phí ngân sách do
UBND tỉnh cấp, gồm: 100% cho các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh và 50% cho các
huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh. Hàng năm: Các cơ quan chuyên môn phối
hợp với Sở Nội vụ căn cứ số lượng mét giá tài liệu thực tế cần chỉnh lý để lập
dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toán ngân sách chi thường xuyên của
cơ quan, đơn vị.
- Đối với kinh phí do ngân sách
tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ
vào số lượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các cơ quan, đơn vị, địa phương
lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán của cơ quan, đơn vị, địa
phương lập và khả năng cân đối ngân sách hàng năm. Sở Tài chính tổng hợp cân đối
chung vào dự toán ngân sách của tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND
tỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định.
5. Lộ trình
thực hiện
5.1. Đối với các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh và 10 huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh: (Phụ lục
1 và 2)
a) Năm 2018, gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 06
cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Nội vụ; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính;
Ban Dân tộc tỉnh; UBND huyện Phú Quý và Khối tài liệu Lưu trữ (360 mét giá) của
Chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước đây (1954 - 1975) đang bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).
+ Số tài liệu cần chỉnh lý:
2.921 mét giá.
+ Kinh phí: 7.302.500.000 đồng
(Bằng chữ: Bảy tỷ ba trăm lẻ hai triệu năm trăm ngàn đồng).
b) Năm 2019, gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 07
cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Văn hóa, Thể thao và Du
lịch; Sở Tư pháp; Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh; UBND thành phố Phan Thiết;
UBND huyện Tuy Phong và UBND huyện Hàm Thuận Bắc).
+ Số tài liệu cần chỉnh lý:
4.244 mét giá.
+ Kinh phí: 10.610.000.000 đồng
(Bằng chữ: Mười tỷ sáu trăm mười triệu đồng).
c) Năm 2020, gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 07
cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Xây dựng; Sở Công thương; Sở Khoa học và Công
nghệ; Sở Thông tin và Truyền thông; UBND huyện Hàm Tân; UBND huyện Hàm Thuận
Nam và UBND huyện Bắc Bình).
+ Số tài liệu cần chỉnh lý:
4.133 mét giá.
+ Kinh phí: 10.332.500.000 đồng
(Bằng chữ: Mười tỷ ba trăm ba mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng).
d) Năm 2021, gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 09
cơ quan, đơn vị, địa phương (Sở Giao thông vận tải; Sở Tài nguyên và Môi trường;
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Y tế; Sở Lao động - Thương binh và
Xã hội; Thanh Tra tỉnh; UBND thị xã La Gi; UBND huyện Tánh Linh và UBND huyện Đức
Linh).
+ Số tài liệu cần chỉnh lý:
4.532 mét giá.
+ Kinh phí: 11.330.000.000 đồng
(Bằng chữ: Mười một tỷ ba trăm ba mươi triệu đồng).
5.2. Đối với các cơ quan Trung
ương đóng trên địa bàn (Phụ lục 3): Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tự cân đối
kinh phí của ngành mình để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng (235 mét giá)
trong giai đoạn từ năm 2018 - 2021.
Phần III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn
tỉnh
- Lập kế hoạch cụ thể để chỉnh
lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo Đề án của UBND tỉnh. Từ
nay đến 2021 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được sắp xếp chỉnh
lý, lập hồ sơ và xác định giá trị đã tồn đọng trong nhiều năm qua.
- Phối hợp với Sở Nội vụ để xây
dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý.
- Lập dự trù kinh phí chỉnh lý
tài liệu theo kế hoạch đã đề ra trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Cân đối ngân sách và huy động
nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề
án này.
- Bố trí kho tàng, trang thiết
bị bảo quản tài liệu; thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh
lý; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.
- Chỉ đạo việc thực hiện rà
soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn của mình để
giao nộp chỉnh lý; đồng thời thực hiện sàng lọc, loại bỏ các loại tài liệu như:
Bản nháp, bản trùng thừa, sách, báo, tạp chí… nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí chỉnh
lý.
- Chủ động thực hiện việc chỉnh
lý tài liệu và bố trí kinh phí hàng năm thực hiện việc chỉnh lý tài liệu kể từ
năm 2022 về sau (đối với cấp tỉnh và cấp huyện), để phục vụ cho công tác lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
- Trao đổi, thống nhất với Sở Nội
vụ trước khi hợp đồng với các cá nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ chỉnh lý tài liệu
để đảm bảo tính bảo mật và năng lực của các cá nhân, tổ chức này.
2. Sở Nội
vụ
- Giúp UBND tỉnh hướng dẫn các
cơ quan, đơn vị, địa phương lập kế hoạch chỉnh lý của cơ quan, đơn vị, địa
phương mình; xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu
theo Đề án.
- Phối hợp với các cơ quan liên
quan để hướng dẫn thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Thẩm định tài liệu hết giá trị
loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy đúng theo quy định
hiện hành.
- Hướng dẫn việc bố trí kho
tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý.
- Hàng năm báo cáo kết quả thực
hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình và kết quả chỉnh
lý.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra,
theo dõi tiến độ thực hiện Đề án của các cơ quan có tài liệu tồn đọng và chỉ đạo
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong
phạm vi toàn tỉnh.
3. Sở Tài
chính
- Giúp UBND tỉnh trình HĐND tỉnh
quyết định kinh phí thực hiện Đề án và xem xét, quyết định cấp phần kinh phí
cho các cơ quan, đơn vị, địa phương theo đúng quy định hiện hành.
- Hướng dẫn, theo dõi việc cân
đối, cấp phát kinh phí ngân sách đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý và quyết toán kinh phí theo
đúng quy định hiện hành.
Căn cứ nội dung của Đề án này,
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện tốt việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị, địa phương mình.
Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan,
đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét,
điều chỉnh./.