|
BỘ
NGOẠI GIAO
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------
|
|
Số:
76/2009/QĐ-BNG
|
Hà
Nội, ngày 14 tháng 01 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ NGOẠI GIAO
BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO
Căn cứ Nghị định số
178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 179/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 của Chính phủ ban hành Quy
chế làm việc của Chính phủ;
Căn cứ Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2005 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
Căn cứ vào Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Bộ Ngoại giao.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế
Quyết định số 1959/QĐ-VP ngày 21/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc
ban hành Quy chế làm việc của Bộ Ngoại giao.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ, Thủ trưởng đơn vị trong nước, Thủ
trưởng Cơ quan đại diện và các cán bộ, công chức, viên chức của Bộ chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
LÀM VIỆC CỦA BỘ NGOẠI GIAO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 76/2009/QĐ-BNG ngày 14 tháng 01 năm
2009 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi, đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về
nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải
quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức, các đơn vị thuộc Bộ Ngoại
giao (sau đây được gọi là Bộ) và trong quan hệ công tác với các tổ chức, cá
nhân ngoài Bộ.
2. Quy chế này cũng được áp dụng
đối với các Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước
ngoài (sau đây được gọi là Cơ quan đại diện), trừ trường hợp pháp luật về Cơ
quan đại diện có quy định khác.
3. Trường hợp quy định của Quy
chế này khác với quy định chuyên biệt của Bộ thì áp dụng quy định chuyên biệt
đó.
Điều 2. Nguyên
tắc làm việc
1. Bộ làm việc theo chế độ Thủ
trưởng. Mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ quy định của pháp luật và Quy chế
này.
2. Trong phân công công việc, mỗi
việc chỉ được giao cho một đơn vị. Thủ trưởng đơn vị, Thủ trưởng Cơ quan đại diện
(được quy định tại Điều 3 Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Ngoại giao) chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công việc được phân
công theo nguyên tắc một người chủ trì giải quyết và chịu trách nhiệm chính về
một công việc.
3. Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ
tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, chương
trình, kế hoạch làm việc và Quy chế này.
4. Bảo đảm phát huy năng lực và
sở trường của cán bộ, công chức, viên chức; tăng cường phối hợp công tác, trao
đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
5. Bảo đảm dân chủ, rõ ràng,
minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.
Chương 2.
TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI
QUYẾT CÔNG VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC
Điều 3. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Bộ trưởng
1. Bộ trưởng có trách nhiệm:
a) Tổ chức thực hiện những công
việc thuộc thẩm quyền quy định trong Hiến pháp, Luật tổ chức Chính phủ, Nghị định
số 178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
b) Tổ chức thực hiện những công
việc được Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao hoặc ủy quyền;
c) Tổ chức thực hiện chức năng,
nhiệm vụ quản lý nhà nước theo quy định của Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Ngoại giao và các văn bản pháp luật liên quan khác;
d) Tổ chức thực hiện Quy chế thực
hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan ban hành kèm theo Nghị định số
71/1998/NĐ-CP ngày 08/9/1998 của Chính phủ.
2. Bộ trưởng trực tiếp giải quyết
các công việc cụ thể sau:
a) Quyết định về việc tổ chức bộ
máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức, theo quy định của Nghị định số
178/2007/NĐ-CP và Nghị định số 15/2008/NĐ-CP nêu tại Khoản 1 Điều này; quyết định
công nhận, cho thôi Tập sự Phó Vụ trưởng và cấp tương đương;
b) Trình Chính phủ về thành lập,
chấm dứt hoạt động, giải thể Cơ quan đại diện; quyết định các vấn đề liên quan
đến bộ máy, biên chế của Cơ quan đại diện và quyết định về danh sách cử, bổ nhiệm,
miễn nhiệm, triệu hồi cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ
quan đại diện theo quy định của pháp luật về Cơ quan đại diện;
c) Quyết định về việc phong hàm,
hạ hàm, tước hàm ngoại giao đối với cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật
về hàm cấp ngoại giao;
d) Phân công một Thứ trưởng làm
Thứ trưởng Thường trực, giúp Bộ trưởng điều hành công việc chung của Bộ và phân
công các Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực công tác và điều chỉnh lĩnh vực công tác
đã phân công;
đ) Trực tiếp giải quyết công việc
có tính cấp bách và quan trọng mặc dù thuộc lĩnh vực đã được phân công của một
Thứ trưởng, hay do Thứ trưởng đó đi vắng; quyết định những vấn đề còn có ý kiến
khác nhau giữa các Thứ trưởng;
e) Định kỳ chủ trì họp với các
Thứ trưởng và nếu xét thấy cần thiết, với Trợ lý Bộ trưởng để thống nhất chủ
trương, biện pháp chỉ đạo điều hành công việc của Bộ;
g) Quyết định nội dung, thời
gian, thành phần và chủ trì các cuộc họp quan trọng của Bộ;
h) Thực hiện các nhiệm vụ khác
theo quy định của pháp luật.
3. Bộ trưởng thông qua Nghị quyết
của Ban Cán sự Đảng Bộ về những công việc sau:
a) Chương trình công tác năm của
Bộ;
b) Những Đề án lớn, những kiến
nghị trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư về đường lối, chính sách đối ngoại, vấn đề
biên giới, lãnh thổ và người Việt Nam ở nước ngoài;
c) Chủ trương lớn về việc xây dựng
các đề án đào tạo, bồi dưỡng, kiện toàn tổ chức Lãnh đạo cấp Bộ;
d) Việc kiến nghị đề bạt, bổ nhiệm
hoặc miễn nhiệm cán bộ cấp Thứ trưởng, Trợ lý Bộ trưởng;
đ) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán
bộ, công chức vào các chức vụ.
Điều 4. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của tập thể Lãnh đạo Bộ
1. Bộ trưởng đưa ra tập thể Lãnh
đạo Bộ (Bộ trưởng và các Thứ trưởng) những vấn đề sau đây để thảo luận:
a) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
phát triển ngành ngoại giao;
b) Chương trình công tác, kế hoạch
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật hàng năm và dài hạn của ngành; dự thảo các
văn bản quy phạm pháp luật trình Chính phủ, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội
quyết định;
c) Kế hoạch của ngành triển khai
các chủ trương, chính sách, đề án quan trọng của Đảng, Nhà nước, các văn bản
quy phạm pháp luật quan trọng của cấp trên đã ban hành;
d) Các chương trình, dự án trọng
điểm của ngành;
đ) Phân bổ và điều chỉnh các nguồn
vốn đầu tư hàng năm;
e) Công tác tổ chức bộ máy và
biên chế của các đơn vị, Cơ quan đại diện;
g) Quản lý nhà nước về đối ngoại
theo quy định của pháp luật;
h) Chỉ đạo tổng kết hàng năm về
tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch của Bộ, tình hình hoạt động đối ngoại
của Đảng và Nhà nước ta và kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành của Bộ;
i) Những vấn đề liên quan đến việc
ký kết, gia nhập và thực hiện các điều ước quốc tế quan trọng;
k) Những vấn đề khác do Bộ trưởng
quyết định.
2. Trong trường hợp không có điều
kiện tổ chức thảo luận tập thể, theo chỉ đạo của Bộ trưởng, đơn vị chủ trì xây
dựng chính sách, kế hoạch, dự án, đề án liên quan đến những vấn đề nêu tại Khoản
1 Điều này, phối hợp với Văn phòng Bộ lấy ý kiến bằng văn bản của các Thứ trưởng,
trình Bộ trưởng quyết định.
Sau khi các Thứ trưởng có ý kiến,
Bộ trưởng ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Điều 5. Trách
nhiệm giải quyết công việc của Thứ trưởng Thường trực
Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ
thường xuyên theo phạm vi được phân công theo quy định tại Điều 6 Quy chế này,
Thứ trưởng Thường trực, trong trường hợp Bộ trưởng vắng mặt, được Bộ trưởng ủy
quyền thay mặt Bộ trưởng thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Chỉ đạo giải quyết các công
việc chung về đối ngoại và công việc trong nước của Bộ và ký thay Bộ trưởng đối
với những văn bản thuộc thẩm quyền ký của Bộ trưởng.
2. Chủ trì việc phối hợp hoạt động
giữa các Thứ trưởng và trực tiếp theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Văn phòng Bộ.
3. Giải quyết một số công việc cấp
bách của Thứ trưởng khác khi Thứ trưởng đó vắng mặt.
Điều 6. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thứ trưởng.
1. Trách nhiệm giải quyết công
việc của Thứ trưởng:
a) Các Thứ trưởng được nhân danh
Bộ trưởng giải quyết các công việc trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn đối với
lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật
về những quyết định của mình;
b) Khi Bộ trưởng điều chỉnh phân
công giữa các Thứ trưởng thì các Thứ trưởng tiến hành bàn giao nội dung công việc,
hồ sơ, tài liệu liên quan và báo cáo Bộ trưởng về công việc bàn giao.
2. Phạm vi giải quyết công việc
của Thứ trưởng:
a) Chỉ đạo việc thực hiện công
tác quản lý Nhà nước, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược phát triển,
quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quản lý khác trong lĩnh vực được
phân công;
b) Chỉ đạo kiểm tra việc triển
khai thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định
của Bộ trưởng trong phạm vi được phân công, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần
sửa đổi, bổ sung;
c) Chủ động giải quyết công việc
được phân công, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Thứ trưởng khác thì trực
tiếp phối hợp với Thứ trưởng đó để giải quyết; trường hợp cần có ý kiến của Bộ
trưởng hoặc giữa các Thứ trưởng còn có các ý kiến khác nhau, phải báo cáo Bộ
trưởng quyết định;
d) Theo dõi, đánh giá tổ chức bộ
máy và cán bộ của các đơn vị được Bộ trưởng phân công phụ trách;
đ) Đề xuất việc điều chỉnh, điều
động, bố trí cán bộ;
e) Tham gia ý kiến đối với công
việc thuộc tập thể Lãnh đạo Bộ giải quyết;
g) Trong phạm vi các đơn vị được
phân công phụ trách, quyết định về việc:
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
cấp phòng thuộc Vụ và tương đương;
- Cử cán bộ ngoại giao đến cấp
Bí thư thứ nhất đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện;
- Cử cán bộ đến cấp Phó Vụ trưởng,
Phó Cục trưởng và tương đương đi học tập, công tác.
h) Đối với những vấn đề thuộc về
chủ trương hoặc có tính nguyên tắc mà chưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề
gây tác động đến tình hình kinh tế - xã hội của đất nước, tình hình phát triển
của ngành; việc ký kết, gia nhập và thực hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận
quốc tế và những vấn đề quan trọng khác thì các Thứ trưởng phải xin ý kiến của
Bộ trưởng trước khi quyết định.
Điều 7. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Trợ lý Bộ trưởng
1. Trợ lý Bộ trưởng thực hiện
các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Quy chế Trợ lý Bộ trưởng ban hành kèm
theo Quyết định số 95/2006/QĐ-TTg ngày 03/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ.
2. Trợ lý Bộ trưởng không phải
là thành viên Lãnh đạo Bộ. Trợ lý Bộ trưởng có thể được mời tham dự các cuộc họp
của tập thể Lãnh đạo Bộ để giải quyết các vấn đề liên quan đến phạm vi công việc
được phân công và tham dự các cuộc họp khác theo quyết định của Bộ trưởng.
3. Trong trường hợp Trợ lý Bộ
trưởng đồng thời là Thủ trưởng đơn vị thì ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ,
quyền hạn được quy định tại các khoản 1 và 2 của Điều này, còn thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 9 Quy chế này.
Điều 8.
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Bộ
Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc thực
hiện các quy định tại Điều 9 và các điều khác liên quan tại Quy chế này, còn thực
hiện các nhiệm vụ sau:
1. Tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ
thông qua các chương trình công tác chung của Bộ; theo dõi, đôn đốc các đơn vị
có liên quan thực hiện các chương trình công tác đó; chuẩn bị các báo cáo công
tác tuần, tháng và các văn bản khác được Lãnh đạo Bộ giao.
2. Báo cáo Lãnh đạo Bộ về hoạt động
và công tác điều hành chung.
3. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị các chương trình, đề án, dự án và các dự thảo văn bản đã được Lãnh đạo
Bộ giao chủ trì thực hiện và kiểm tra về thủ tục, thể thức xây dựng các chương
trình, đề án, dự án và các dự thảo văn bản đó trước khi trình Lãnh đạo Bộ.
4. Tổ chức ghi biên bản các cuộc
họp và làm việc của Lãnh đạo Bộ và trong các trường hợp được phân công khác.
5. Bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ
luật hành chính theo quy định của pháp luật và của Bộ.
6. Giúp Bộ trưởng thực hiện quy
định phối hợp công tác giữa Lãnh đạo Bộ với Tổ chức Đảng và Đoàn thể trong Bộ.
7. Tổ chức, quản lý, thực hiện
và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp, công
tác thi đua – khen thưởng, công tác ngoại vụ địa phương theo quy định của pháp
luật và của Bộ.
Điều 9. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thủ trưởng đơn vị trong nước và Thủ trưởng
Cơ quan đại diện
1. Thủ trưởng đơn vị trong nước
và Thủ trưởng Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về lĩnh vực, địa
bàn được phân công phụ trách, cụ thể:
a) Chủ động tổ chức thực hiện
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị theo đúng quy định của
pháp luật, quy định của Bộ và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật
về kết quả thực hiện công việc được giao;
b) Thực hiện đầy đủ chế độ thông
tin, báo cáo theo quy định của pháp luật và Quy chế này;
c) Kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ
phụ trách cho ý kiến chỉ đạo để giải quyết những việc phát sinh vượt quá thẩm
quyền; không chuyển công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của đơn vị mình sang
đơn vị khác hoặc lên Lãnh đạo Bộ; không giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm
quyền của đơn vị khác, trừ trường hợp Lãnh đạo Bộ yêu cầu.
2. Ngoài trách nhiệm được nêu tại
Khoản 1 Điều này, Thủ trưởng đơn vị trong nước còn có trách nhiệm:
a) Giúp Lãnh đạo Bộ quản lý Cơ
quan đại diện thuộc phạm vi khu vực hay lĩnh vực do đơn vị được phân công phụ trách,
bảo đảm thông tin hai chiều đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời giữa trong và ngoài
nước;
b) Chủ động phối hợp với Thủ trưởng
các đơn vị khác và Cơ quan đại diện để xử lý những vấn đề có liên quan đến những
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và thực hiện nhiệm vụ chung của
Bộ;
c) Xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện Quy chế làm việc của đơn vị theo hướng dẫn của Bộ; phân công công việc cho
các Phó Thủ trưởng và cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý;
d) Khi vắng mặt, phải ủy quyền
cho một Phó Thủ trưởng quản lý, điều hành đơn vị; vắng từ 2 ngày làm việc trở
lên phải báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách bằng văn bản và thông báo cho Chánh Văn
Phòng Bộ và Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ;
đ) Điều hành đơn vị mình chấp
hành chính sách, pháp luật, các quy định của Bộ, các chủ trương, chính sách của
chính quyền địa phương nơi đơn vị đóng trụ sở.
e) Thực hiện những nhiệm vụ khác
do Lãnh đạo Bộ giao.
3. Ngoài trách nhiệm nêu tại Khoản
1 Điều này, Thủ trưởng Cơ quan đại diện còn có trách nhiệm:
a) Chịu trách nhiệm trước Đảng
và Nhà nước theo quy định tại các văn bản pháp luật liên quan;
b) Trong trường hợp đi công tác
hoặc giải quyết việc riêng tại nước thứ ba hoặc tại Việt Nam, phải xin phép
Lãnh đạo Bộ bằng văn bản và chỉ được đi khi có sự đồng ý bằng văn bản của Lãnh
đạo Bộ. Trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng Cơ quan đại diện trực tiếp xin phép
Lãnh đạo Bộ bằng lời nói, nhưng sau đó có trách nhiệm lấy ý kiến bằng văn bản của
Lãnh đạo Bộ.
Điều 10. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết các công việc của Phó Thủ trưởng đơn vị
1. Phó Thủ trưởng được Thủ trưởng
đơn vị phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác, phụ trách một số đơn vị trực
thuộc và được thay mặt Thủ trưởng đơn vị khi giải quyết các công việc thuộc
lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về những
quyết định của mình theo quy định tại Quy chế về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của đơn vị do cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Bộ trưởng
ban hành.
2. Khi xử lý công việc cụ thể,
Phó Thủ trưởng có quyền giữ ý kiến riêng và thể hiện rõ ý kiến đó trong Tờ
trình để Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định. Phó Thủ trưởng chịu trách nhiệm
trước Thủ trưởng đơn vị về các đề xuất của mình và chịu trách nhiệm trước pháp
luật trong khi thi hành nhiệm vụ được giao.
3. Khi Thủ trưởng đơn vị điều chỉnh
sự phân công giữa các Phó Thủ trưởng thì các Phó Thủ trưởng phải bàn giao nội
dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan và báo cáo Thủ trưởng đơn vị.
4. Khi được ủy quyền quản lý, điều
hành công việc của đơn vị, Phó Thủ trưởng được ủy quyền chịu trách nhiệm trước
Bộ trưởng và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được ủy
quyền.
Điều 11. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Tập sự Phó Vụ trưởng
1. Tập sự Phó Vụ trưởng (sau đây
gọi là Tập sự cấp Vụ) không phải là thành viên Lãnh đạo đơn vị; được Thủ trưởng
đơn vị phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác; có quyền hạn và trách nhiệm
được Thủ trưởng đơn vị giao để xử lý các công việc hàng ngày trong quan hệ nội
bộ đơn vị và giữa đơn vị mình với các đơn vị khác thuộc Bộ; được tham gia các
cuộc họp và hưởng chế độ thông tin như Lãnh đạo đơn vị.
2. Tập sự cấp Vụ được sử dụng
danh nghĩa Trợ lý Vụ trưởng trong quan hệ đối ngoại khi cần thiết.
Điều 12. Trách
nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của Thư ký Lãnh đạo Bộ
1. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách
nhiệm và quyền hạn:
a) Tiếp nhận và kiểm tra các
công văn, hồ sơ, tài liệu trình giải quyết công việc của Thủ trưởng đơn vị, Thủ
trưởng Cơ quan đại diện để trình Lãnh đạo Bộ; và tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong
việc giải quyết các công văn, hồ sơ, tài liệu trên.
b) Tổng hợp thông tin phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ;
c) Tham gia các cuộc họp giao
ban hàng ngày của Bộ; tham dự các cuộc họp Lãnh đạo Bộ, các cuộc họp, hội nghị,
hội thảo khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ và báo cáo kết quả cho Lãnh đạo Bộ
trong trường hợp Lãnh đạo Bộ không tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo liên
quan;
d) Thực hiện các công việc khác
do Lãnh đạo Bộ giao.
2. Thư ký Lãnh đạo Bộ do Lãnh đạo
Bộ lựa chọn và quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ và Vụ trưởng Vụ Tổ
chức Cán bộ; Thư ký Lãnh đạo Bộ thuộc biên chế của Văn phòng Bộ, chịu sự quản
lý của Chánh Văn phòng Bộ.
Điều 13. Trách
nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức
1. Chấp hành sự chỉ đạo, phân
công của Lãnh đạo đơn vị; thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp lệnh cán bộ,
công chức, viên chức và văn bản pháp luật liên quan.
2. Giải quyết công việc được
phân công đúng thời hạn, bảo đảm chất lượng.
3. Chịu trách nhiệm cá nhân trước
Thủ trưởng đơn vị, trước Lãnh đạo Bộ và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến
độ, chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao; về thể thức, trình tự,
thủ tục ban hành văn bản và quy trình giải quyết công việc được phân công theo
dõi.
4. Chủ động nghiên cứu, tham mưu
về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo dõi, các công việc được giao.
5. Chủ động phối hợp công tác,
trao đổi ý kiến về các vấn đề liên quan, cung cấp thông tin hoặc thảo luận
trong đơn vị, nhóm công tác trong khi xử lý công việc.
6. Được cung cấp các thông tin,
tài liệu cần thiết phục vụ cho việc giải quyết công việc được giao.
Điều 14. Quan
hệ làm việc giữa Bộ với các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ.
1. Quan hệ làm việc giữa Bộ trưởng
với Ban Chấp hành Trung ương, các Ban của Đảng, các cơ quan của Quốc hội, Chính
phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, các Bộ, ngành khác, các địa phương, Cơ quan Trung
ương của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp thuộc
ngành, lĩnh vực được thực hiện theo quy định của Đảng, Quy chế làm việc của
Chính phủ và các quy định pháp luật liên quan khác.
2. Bộ liên hệ chặt chẽ với Văn
phòng Chính phủ để thường xuyên trao đổi thông tin, phối hợp, rà soát việc thực
hiện chương trình công tác, bảo đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các
đề án, công việc được giao theo sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ và Thủ tướng
Chính phủ.
3. Bộ thường xuyên phối hợp với Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc chỉ đạo hướng dẫn
thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan Ngoại vụ cấp tỉnh.
4. Khi các cơ quan, tổ chức
ngoài Bộ có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến Đơn vị hoặc Cơ quan đại
diện nào, thì Đơn vị hoặc Cơ quan đại diện đó có trách nhiệm giải quyết theo
quy định tại Điều 16 của Quy chế này trong thời hạn 5 ngày làm việc, trừ những
trường hợp khẩn cấp khác.
Điều 15. Quan
hệ làm việc giữa Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng đơn vị trong nước, Thủ trưởng Cơ
quan đại diện.
1. Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực
và đơn vị phải họp với các đơn vị hoặc làm việc với Thủ trưởng các đơn vị ít nhất
một năm một lần để trực tiếp nghe báo cáo tình hình, chỉ đạo việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và của Bộ.
2. Thủ trưởng đơn vị có trách
nhiệm báo cáo kịp thời với Lãnh đạo Bộ được phân công phụ trách về kết quả công
tác và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện các quy định tại Điều
9 của Quy chế này và những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung;
kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác cho phù hợp với yêu
cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của Bộ.
3. Trong dịp Lãnh đạo Bộ đi công
tác nước ngoài hoặc Thủ trưởng Cơ quan đại diện về nước công tác, Thủ trưởng Cơ
quan đại diện có trách nhiệm báo cáo kết quả công tác và nghe ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo Bộ về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cơ quan đại
diện.
Điều 16. Quan
hệ phối hợp giữa các đơn vị
1. Khi giải quyết hoặc được giao
chủ trì giải quyết các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị
khác, đơn vị chủ trì phải trao đổi và lấy ý kiến phối hợp của đơn vị liên quan.
Đơn vị phối hợp có trách nhiệm gửi
đơn vị chủ trì ý kiến đóng góp bằng văn bản trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể
từ ngày nhận được công văn phân công phối hợp.
Đơn vị chủ trì có trách nhiệm
cung cấp hồ sơ như dự thảo công văn, dự thảo đề án, dự án, dự thảo tờ trình và
các tài liệu liên quan cho đơn vị phối hợp.
2. Trong trường hợp đơn vị chủ
trì lấy ý kiến phối hợp của đơn vị khác thì đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm
trả lời bằng văn bản trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được công
văn đề nghị phối hợp.
3. Trong trường hợp gấp, đơn vị
phối hợp phải trả lời sớm hơn, theo đúng yêu cầu về thời hạn quy định tại công
văn đề nghị phối hợp. Trường hợp không thể đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian,
đơn vị phối hợp phải thông báo ngay cho đơn vị chủ trì và Văn phòng Bộ biết lý
do không giải quyết đúng hạn của đơn vị mình.
4. Đối với những vấn đề vượt quá
khả năng giải quyết của mình, đơn vị phối hợp phải chủ động thông báo cho đơn vị
chủ trì biết để báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định.
Điều 17. Quan
hệ làm việc giữa Lãnh đạo Bộ với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội trong Bộ.
1. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo
Bộ với Ban Cán sự Đảng Bộ thực hiện theo quy định của Ban Chấp hành Trung ương
Đảng và Quy chế làm việc của Ban Cán sự Đảng.
2. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với
Đảng ủy cơ quan Bộ thực hiện theo quy định của Đảng và các quy định về việc phối
hợp công tác do Bộ tổ chức xây dựng.
3. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với
Công đoàn Bộ được thực hiện theo Nghị quyết liên tịch về mối quan hệ công tác
và lề lối làm việc giữa Lãnh đạo Bộ và Ban Thường vụ Công đoàn Bộ.
4. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với
các tổ chức chính trị - xã hội khác trong Bộ:
a) Định kỳ 06 tháng một lần Lãnh
đạo Bộ làm việc với các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Bộ để thông báo những
chủ trương công tác của Bộ, biện pháp giải quyết những kiến nghị của đoàn viên,
hội viên và lắng nghe ý kiến đóng góp của các tổ chức, đoàn thể về hoạt động của
Bộ;
b) Người đứng đầu các tổ chức
chính trị - xã hội cơ quan Bộ được mời tham dự các cuộc họp, hội nghị do Lãnh đạo
Bộ chủ trì có nội dung liên quan đến hoạt động, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của đoàn viên, hội viên tổ chức đó;
c) Lãnh đạo Bộ tạo điều kiện thuận
lợi để các tổ chức trên hoạt động có hiệu quả, góp phần thực hiện nhiệm vụ
chính trị của Bộ được Nhà nước giao; tham khảo ý kiến của các tổ chức trước khi
quyết định các vấn đề có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của
đoàn viên, hội viên.
5. Quan hệ giữa Thủ trưởng đơn vị
với cấp ủy, các tổ chức quần chúng và cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị:
a) Thủ trưởng đơn vị tạo điều kiện
thuận lợi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể hoạt động theo đúng điều lệ, tôn chỉ,
mục đích; phối hợp với cấp ủy Đảng và các tổ chức quần chúng chăm lo và tạo điều
kiện làm việc, học tập và nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ
cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị; bảo đảm thực hiện Quy chế dân chủ
trong hoạt động của đơn vị, xây dựng nề nếp văn hóa công sở và kỷ luật, kỷ
cương hành chính;
b) Cán bộ, công chức, viên chức
là đảng viên, hội viên các đoàn thể gương mẫu hoàn thành tốt công việc được
giao theo đúng quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức; nghiêm chỉnh
thực hiện các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của người đảng viên, hội viên
và các quy định có liên quan đến công vụ của cán bộ, công chức, viên chức; giải
quyết công việc đúng thủ tục và thời gian; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
đơn vị về kết quả thực hiện công việc được giao.
Điều 18. Quan
hệ làm việc giữa Bộ với cơ quan Ngoại vụ cấp tỉnh.
1. Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn của các cơ quan Ngoại vụ cấp tỉnh,
theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn
phòng Bộ được Lãnh đạo Bộ ủy quyền hàng năm, định kỳ hay đột xuất đi công tác địa
phương, cơ sở để kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo thực hiện các công việc thuộc thẩm
quyền và trách nhiệm của Bộ.
2. Văn phòng Bộ là đầu mối liên
hệ với các cơ quan Ngoại vụ cấp tỉnh, thường xuyên cung cấp thông tin về đối
ngoại và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các địa phương, phối hợp với
các đơn vị trong Bộ giúp các địa phương xử lý những công việc đối ngoại liên
quan; phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các cơ quan Ngoại vụ cấp tỉnh định kỳ
tổ chức hội nghị ngoại vụ; tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán
bộ làm công tác đối ngoại của địa phương.
Chương 3.
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA
BỘ
Điều 19. Các
chương trình công tác
1. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp
với các đơn vị liên quan xây dựng các chương trình công tác của Bộ.
2. Chương trình công tác năm được
xây dựng theo trình tự sau:
a) Chậm nhất vào ngày 15 tháng
11 năm trước, các đơn vị thuộc Bộ và các Cơ quan đại diện gửi về Văn phòng Bộ
danh mục các công việc sẽ triển khai, các đề án cần trình các cấp, chương trình
hoạt động đối ngoại của Lãnh đạo Bộ trong năm sau. Ngoài ra, Vụ Chính sách Đối
ngoại, Vụ Tổng hợp Kinh tế, Vụ Văn hóa Đối ngoại và UNESCO và Vụ Tổ chức Cán bộ
gửi thêm trọng tâm công tác năm của Bộ về công tác đối ngoại, công tác ngoại
giao phục vụ kinh tế, công tác văn hóa đối ngoại và công tác xây dựng ngành.
Riêng chương trình hoạt động đối
ngoại của Lãnh đạo cấp cao, các đơn vị gửi về Vụ Chính sách đối ngoại, thời
gian cụ thể sẽ được Vụ Chính sách Đối ngoại thông báo trước trên cơ sở quy định
của Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại;
b) Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng
hợp trình Lãnh đạo Bộ duyệt ký gửi Văn phòng Chính phủ đăng lý những đề án,
công việc của Bộ để đưa vào chương trình công tác năm của Chính phủ;
c) Chánh Văn phòng Bộ có trách
nhiệm tổng hợp Chương trình công tác năm của Bộ và trình kiến nghị Ban Cán sự Đảng
Bộ ban hành Nghị quyết về Chương trình công tác năm của Bộ. Sau khi Nghị quyết
được ký ban hành, Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm gửi Thủ trưởng đơn vị thuộc
Bộ và Cơ quan đại diện để thực hiện;
d) Ngoài việc thực hiện theo các
quy định tại Quy chế này, chương trình xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật,
chương trình ký kết, gia nhập điều ước quốc tế và chương trình ký kết thỏa thuận
quốc tế của Bộ còn phải thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế, Pháp lệnh
ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế và các văn bản quy phạm pháp luật liên
quan khác.
3. Chương trình công tác quý được
xây dựng theo trình tự sau:
a) Chậm nhất là ngày 15 của
tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiến chương trình công tác của quý sau cho
Văn phòng Bộ. Nếu có công việc bổ sung hoặc có sự điều chỉnh về thời gian thì
đơn vị phải kịp thời thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Bộ chậm nhất là ngày
18 hàng tháng để Văn phòng chỉnh sửa trước khi báo cáo Lãnh đạo Bộ.
b) Chậm nhất là ngày 20 của
tháng cuối quý, Văn phòng Bộ tổng hợp chương trình công tác của quý sau của Bộ,
trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Những vấn đề trình Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, nếu có sự thay đổi về thời gian, các đơn vị phải có văn bản trình
Lãnh đạo Bộ duyệt ký trình Thủ tướng Chính phủ cho điều chỉnh. Chỉ sau khi được
chấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.
4. Chương trình công tác tháng
được xây dựng theo trình tự sau:
a) Hàng tháng chậm nhất là ngày
15, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và triển khai thực hiện
chương trình công tác tháng. Nếu tiến độ thực hiện chương trình công tác tháng
bị chậm phải báo cáo Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng.
b) Chậm nhất là ngày 20 hàng
tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp chương trình công tác tháng sau của Bộ trình Lãnh
đạo Bộ xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị.
5. Chương trình công tác tuần của
Lãnh đạo Bộ được xây dựng theo trình tự sau:
Căn cứ chương trình công tác
tháng và sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị xây dựng chương trình công tác
tuần của đơn vị mình và gửi cho Văn phòng Bộ vào thứ Năm hàng tuần. Văn phòng Bộ
xây dựng chương trình công tác tuần, và gửi các đơn vị vào sáng thứ Hai hàng tuần.
Khi có sự thay đổi chương trình công tác, Văn phòng Bộ cập nhật thông tin trên
mạng máy tính của Bộ, báo cáo Lãnh đạo Bộ và thông báo cho các đơn vị để thực
hiện.
6. Chương trình công tác của các
đơn vị được xây dựng theo trình tự sau:
a) Căn cứ chương trình công tác
của Bộ và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện. Chương trình này phải
xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị; đồng
thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm tiến độ được giao.
b) Thủ trưởng đơn vị có trách
nhiệm chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, tạo điều kiện để đơn vị hoàn thành chương
trình, kế hoạch công tác. Trường hợp do những khó khăn chủ quan, khách quan
không hoàn thành được công việc theo tiến độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời
báo cáo Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực và thông báo cho Văn phòng Bộ biết để điều
chỉnh chương trình chung và tìm giải pháp khắc phục.
Điều 20. Kế
hoạch xây dựng đề án
1. Ngay sau khi nhận được danh mục
đề tài nghiên cứu khoa học của Hội đồng Khoa học Bộ, danh mục chuyên đề trao đổi
khoa học của Vụ Chính sách Đối ngoại và danh mục các đề án trong chương trình
công tác năm của Bộ, Thủ trưởng đơn vị lập kế hoạch chi tiết thực hiện và thông
báo kế hoạch đó đến Văn phòng Bộ để theo dõi, đôn đốc.
2. Đối với các đề án nghiên cứu chiến
lược trọng điểm và các đề án nằm trong Chương trình công tác của Chính phủ, các
đơn vị phải thực hiện theo quy trình sau:
a) Trình Lãnh đạo Bộ phụ trách dự
thảo lần một để tổ chức lấy ý kiến các đơn vị liên quan trong Bộ chậm nhất là
50 ngày trước khi đến hạn;
b) Trình Lãnh đạo Bộ phụ trách dự
thảo lần hai để tổ chức lấy ý kiến của các Bộ, ngành liên quan nếu thấy cần thiết
chậm nhất là 35 ngày trước khi đến hạn;
c) Đối với những đề án chiến lược
trọng điểm, trình Lãnh đạo Bộ dự thảo lần ba để xin ý kiến Bộ trưởng, tập thể
Lãnh đạo Bộ và Ban Cán sự Đảng Bộ chậm nhất là 15 ngày trước khi đến hạn;
d) Trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt đề
án hoàn chỉnh để gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thủ tướng Chính phủ chậm nhất là
5 ngày trước khi đến hạn.
3. Đối với việc xây dựng các dự
thảo văn bản quy phạm pháp luật, ngoài việc tuân theo các quy định tại Quy chế
này còn phải thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và các văn bản có liên quan.
4. Thời hạn trình Lãnh đạo Bộ tại
Khoản 2 Điều này được xác nhận trong Sổ Điều hành điện tử của Bộ để theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra thực hiện. Nếu đơn vị chủ trì thay đổi thời hạn trình và nội
dung của đề án thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ phụ trách.
Điều 21. Theo
dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác
1. Hàng tháng, hàng quý, sáu
tháng và hàng năm, Thủ trưởng đơn vị, Thủ trưởng Cơ quan đại diện rà soát, thống
kê, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị, gửi Văn phòng Bộ
để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả xử lý các công việc được giao, những
công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ
sung chương trình công tác thời gian tới.
2. Thứ trưởng phụ trách đề án có
trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện theo kế hoạch được duyệt;
chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về những đề án, dự án lớn trình Lãnh đạo cấp
cao; chuẩn bị nội dung, ý kiến về những đề án đó tại các cuộc họp của tập thể
Lãnh đạo Bộ, báo cáo Bộ trưởng trước khi nghiệm thu, phê duyệt hoặc trình cấp
trên.
3. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ thường
xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các đơn vị, Cơ
quan đại diện; hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cuối năm có báo cáo kết quả thực
hiện chương trình công tác của Bộ. Kết quả thực hiện các chương trình công tác
là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của mỗi
đơn vị.
Chương 4.
TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢI
QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA BỘ
Điều 22. Tiếp
nhận, xử lý và quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu
1. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm
thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân công giải quyết các văn
bản, hồ sơ, tài liệu được gửi đến (sau đây được gọi là văn bản). Tất cả các văn
bản gửi đến Bộ đều phải qua Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) để vào sổ. Trường hợp
văn bản được gửi trực tiếp cho các đơn vị không qua Văn phòng Bộ (Phòng Hành
chính) thì đơn vị nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn phòng Bộ để
phân công giải quyết theo thẩm quyền.
2. Văn bản gửi đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn, mức độ mật phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận, bảo
đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
3. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách
nhiệm thay mặt Lãnh đạo Bộ phân công văn bản cho các đơn vị chủ trì, phối hợp
giải quyết, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị theo quy
định của Bộ trưởng.
4. Các đơn vị có tư cách pháp
nhân, có con dấu riêng xử lý văn bản đến theo quy định của pháp luật về văn
thư, lưu trữ và Quy chế này.
5. Các văn bản về vấn đề nhân sự
của các Bộ, ngành, địa phương gửi đến Bộ phải được trình Lãnh đạo Bộ cho ý kiến
chỉ đạo trước khi giao cho các đơn vị chức năng thực hiện.
6. Thủ trưởng đơn vị chịu trách
nhiệm trước Bộ trưởng về việc xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị
mình. Đơn vị có trách nhiệm vào sổ thống kê, cập nhật đầy đủ văn bản, thông tin
về quá trình xử lý văn bản của đơn vị.
7. Khi phát hiện thấy văn bản được
phân công giải quyết có nội dung không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của đơn vị, Lãnh đạo đơn vị nhận văn bản phải có ý kiến phản hồi ngay trong
ngày cho Chánh Văn phòng Bộ để kịp thời điều chỉnh.
8. Khi chuyển công tác, đi luân
chuyển, học tập ở trong hay ngoài nước hoặc nghỉ hưu, cán bộ, công chức, viên
chức phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người thay thế có sự xác nhận của
Lãnh đạo đơn vị.
9. Trung tâm Thông tin của Bộ có
trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin
học nội bộ của Bộ; hướng dẫn các đơn vị thực hiện chương trình quản lý văn bản,
quản lý các thông tin theo chế độ mật trên mạng.
Điều 23. Thủ
tục gửi hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ giải quyết
1. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ giải
quyết phải bao gồm:
a) Tờ trình Lãnh đạo Bộ trong đó
thuyết minh rõ tình hình, nội dung công việc cần giải quyết; các vấn đề còn có
ý kiến khác nhau; kiến nghị hướng giải quyết. Tờ trình phải có đủ chữ ký của
Lãnh đạo đơn vị và chuyên viên trực tiếp soạn thảo; đối với Tờ trình về việc
ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Tờ trình về ký kết điều ước quốc tế, thỏa
thuận quốc tế thì nội dung phải theo đúng quy định của pháp luật liên quan;
b) Ý kiến phối hợp ngang bằng
văn bản trong trường hợp cần thiết phải có;
c) Đối với hồ sơ liên quan đến dự
thảo văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng ban hành, hồ sơ liên quan đến dự
thảo điều ước quốc tế và thỏa thuận quốc tế do Bộ chủ trì xây dựng thì phải có
ý kiến thẩm định, ý kiến kiểm tra bằng văn bản của Vụ Luật pháp và Điều quốc tế;
d) Báo cáo giải trình của đơn vị
trình hồ sơ về việc tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị có liên quan, kể cả
ý kiến tư vấn khác (nếu có).
đ) Các tài liệu cần thiết khác.
2. Dự thảo văn bản gửi cho các
cơ quan, tổ chức ngoài Bộ phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị chủ trì trước
khi trình Lãnh đạo Bộ duyệt ký.
3. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ phải
được Văn phòng Bộ lập danh mục, bao gồm cả hồ sơ trên máy vi tính để đôn đốc,
theo dõi quá trình xử lý.
Điều 24. Trách
nhiệm trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ giải quyết công việc
1. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ phải
được gửi cho Văn phòng Bộ thông qua Thư ký Lãnh đạo Bộ phụ trách công việc chậm
nhất là 16 giờ hàng ngày, trừ trường hợp khẩn cấp.
2. Ngay sau khi nhận hồ sơ, Thư
ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm kiểm tra thủ tục theo quy định tại Điều 23 của
Quy chế này và chỉ trình Lãnh đạo Bộ khi có đầy đủ hồ sơ; đúng trình tự, thủ tục
trình. Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đúng trình tự, thủ tục trình,
Thư ký Lãnh đạo Bộ trả lại ngay trong ngày cho đơn vị trình để bổ sung, hoàn chỉnh
hồ sơ.
Điều 25. Xử
lý hồ sơ trình và thông báo kết quả
1. Chậm nhất sau 5 ngày làm việc,
kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, Lãnh đạo Bộ xử lý hồ sơ và có ý kiến chính thức
vào Tờ trình.
Đối với các báo cáo, tờ trình
trình Lãnh đạo cấp cao, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thủ tướng Chính phủ thì sau
khi các Thứ trưởng cho ý kiến, cần báo cáo Bộ trưởng phê duyệt trước khi gửi.
2. Đối với những công việc thuộc
phạm vi thảo luận tập thể Lãnh đạo Bộ trước khi Bộ trưởng quyết định theo quy định
tại Điều 4 Quy chế này, Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực được phân công có trách
nhiệm xem xét nội dung và tính chất của từng đề án, công việc để quyết định.
a) Cho phép đơn vị chủ trì hoàn
thành thủ tục và đăng ký với Chánh Văn phòng Bộ để bố trí trình tập thể Lãnh đạo
Bộ tại phiên họp gần nhất;
b) Giao đơn vị chủ trì chuẩn bị
thêm nếu xét thấy nội dung chưa đạt yêu cầu;
c) Giao đơn vị chủ trì làm thủ tục
lấy ý kiến các đơn vị liên quan theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 20 của
Quy chế này.
3. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo Bộ về nội dung đề án, công việc, Thủ trưởng đơn vị liên quan hoàn chỉnh
dự thảo văn bản để ký ban hành. Đối với các vấn đề do các đơn vị trình về công
việc chuyên môn, không cần thiết phải ra văn bản của Bộ thì sau khi Lãnh đạo Bộ
đã có ý kiến vào hồ sơ, Thư ký Lãnh đạo Bộ chuyển hồ sơ lại cho đơn vị trình.
4. Chậm nhất 5 ngày làm việc kể
từ ngày trình hồ sơ lên Lãnh đạo Bộ, nếu chưa có quyết định cuối cùng của Lãnh
đạo Bộ thì Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm thông báo cho đơn vị trình biết lý
do.
Chương 5.
THẨM QUYỀN KÝ VÀ BAN
HÀNH CÁC VĂN BẢN CỦA BỘ
Điều 26. Thẩm
quyền ký văn bản
1. Bộ trưởng ký các văn bản sau:
a) Quyết định, chỉ thị, thông tư
thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng;
b) Văn bản trình Bộ Chính trị,
Ban Bí thư, Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ;
c) Phê duyệt các dự án, đề án,
văn bản được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ủy quyền;
d) Văn bản về điều ước quốc tế
và thỏa thuận quốc tế thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật liên quan;
đ) Phê duyệt chủ trương đầu tư
các dự án theo quy định về công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước
và của Bộ;
e) Văn bản thừa ủy quyền (TUQ.)
cho Thủ trưởng các đơn vị giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ
trưởng trong thời gian xác định.
g) Ký các quyết định:
- Tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại, miễn nhiệm, cách chức, đối với lãnh đạo cấp Tổng cục, Cục, Vụ và cấp tương
đương theo quy định của pháp luật;
- Nâng lương, nâng bậc, cử đi
công tác, đi học đối với lãnh đạo cấp Tổng cục, Cục, Vụ và cấp tương đương;
- Khen thưởng, kỷ luật cán bộ,
công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;
- Phong hàm ngoại giao từ cấp
tham tán đến công sứ;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, triệu hồi
cán bộ ngoại giao từ cấp Tham tán đến Công sứ, Tổng lãnh sự, Trưởng phái đoàn đại
diện thường trực của Việt Nam tại các tổ chức quốc tế chính phủ và cấp tương
đương ở các Cơ quan đại diện.
2. Thứ trưởng ký thay (KT.) Bộ
trưởng các văn bản sau:
a) Văn bản gửi các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, các Ban của Đảng, các Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố để thông báo,
phối hợp hoặc trao đổi các chủ trương, chính sách liên quan đến đối ngoại;
b) Quyết định cá biệt, quyết định
phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng
mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng
của Nhà nước và của Bộ, thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề
thuộc lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách;
c) Văn bản trả lời các văn bản
do thứ trưởng hoặc cấp tương đương của Bộ, ngành khác hoặc do Phó chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cấp tương đương ký thay thủ trưởng các cơ quan đó;
d) Công nhận, cho thôi Tập sự cấp
Vụ;
đ) Ký các văn bản khác trong phạm
vi được phân công phụ trách và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng nếu
được Bộ trưởng ủy quyền. Đối với những văn bản liên quan đến chủ trương, chính
sách lớn, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực, công việc được ủy quyền ký thay Bộ trưởng
sau khi Bộ trưởng phê duyệt văn bản.
3. Chánh Văn phòng được ký thừa
lệnh Bộ trưởng (TL.) các văn bản sau:
a) Văn bản đã được Lãnh đạo Bộ
duyệt, gửi lên cấp trên hoặc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các Ban của Đảng, các Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố để báo cáo, thông tin, thông báo hoặc đề nghị phối
hợp công tác, giấy mời họp, sao lục, sao trích các văn bản đã ban hành; những
văn bản trả lời các văn bản do Chánh Văn phòng hoặc cấp tương đương của các Bộ,
ngành hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký;
b) Công văn giao dịch, giải quyết
vấn đề chung mang tính điều hành hành chính; trong trường hợp cần thiết, Chánh
Văn phòng ủy nhiệm Phó Chánh văn phòng ký thay những văn bản nêu tại các điểm a
và b Khoản này.
4. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ
được ký thừa lệnh Bộ trưởng những văn bản sau:
a) Công văn giao dịch và trả lời
văn bản của Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ hoặc cấp tương đương của các Bộ, ngành
ký;
b) Quyết định điều động cán bộ,
công chức, viên chức thuộc các đơn vị trong Bộ (trừ cấp Cục, Vụ), đang công tác
tại đơn vị này đến công tác tại đơn vị khác (trừ 3 đơn vị: Văn phòng Bộ, Vụ Tổ
chức Cán bộ, Vụ Chính sách Đối ngoại);
c) Quyết định nâng hàm, đề bạt
chức vụ cho cán bộ ngoại giao từ Tùy viên đến Bí thư thứ nhất theo quy định của
pháp luật, sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
d) Quyết định nâng hàm, đề bạt
chức vụ cho cán bộ ngoại giao từ Tùy viên đến Bí thư thứ nhất trước niên hạn do
có thành tích xuất sắc, sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
đ) Quyết định lên lương theo
niên hạn cho cán bộ, công chức, viên chức từ nhân viên đến chuyên viên chính;
e) Quyết định lên lương trước
niên hạn cho cán bộ, công chức, viên chức từ nhân viên đến chuyên viên chính do
có thành tích xuất sắc, sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
g) Quyết định cử nhân viên,
chuyên viên, chuyên viên chính đi công tác ngắn hạn trong nước và nước ngoài
không sử dụng kinh phí của Bộ, sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
h) Quyết định cho cán bộ, công
chức, viên chức hoặc người thân đi thăm, đi theo người nhà đi công tác nhiệm kỳ
tại Cơ quan đại diện;
i) Quyết định cho cán bộ, công
chức, viên chức đi thăm quan, du lịch nước ngoài. Đối với cán bộ công chức,
viên chức thuộc Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức Cán bộ và Vụ Chính sách Đối ngoại thì
chỉ quyết định sau khi trình và được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ;
k) Thông báo nghỉ hưu đối với
cán bộ, công chức, viên chức từ Cục trưởng và Vụ trưởng trở xuống, sau khi
trình và được Lãnh đạo Bộ duyệt danh sách;
m) Quyết định trợ cấp cho cán bộ,
công chức, viên chức từ cấp Vụ trở xuống trong trường hợp bị tai nạn hoặc từ trần;
n) Điện chia buồn gửi Cơ quan đại
diện trong trường hợp cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan đại diện từ trần;
o) Quyết định cử cán bộ, công chức,
viên chức đi học dưới 6 tháng;
p) Quyết định cử đi học từ 6
tháng trở lên đối với cán bộ, công chức, viên chức không phải là cấp Cục, Vụ,
sau khi trình và được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
q) Quyết định điều động cán bộ,
công chức, viên chức về công tác tại đơn vị trong nước của Bộ sau khi đã hoàn
thành khóa học tại nước ngoài;
r) Quyết định kéo dài nhiệm kỳ
công tác cho nhân viên và cán bộ ngoại giao có chức vụ từ Bí thư thứ nhất trở
xuống sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý;
5. Thủ trưởng các đơn vị không có
con dấu riêng được Bộ trưởng ủy quyền ký thừa lệnh theo nội dung sau:
a) Công văn mang tính chất thông
báo, cung cấp thông tin, mời họp, chuyển đề nghị của các đơn vị chức năng thuộc
các Bộ, ngành;
b) Công văn đóng góp ý kiến cho
các chuyên đề nghiên cứu khoa học, dự thảo điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế,
chương trình hợp tác sau khi đã có chủ trương của các Bộ, ngành;
c) Công văn mang tính chất thông
báo, hướng dẫn một số vấn đề cụ thể của các đơn vị gửi các sở Ngoại vụ, các sở,
ban ngành của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
d) Công văn gửi các Bộ, ngành, tổ
chức xã hội và địa phương trả lời, đóng góp ý kiến về chuyên môn thuộc chức
năng của các đơn vị;
đ) Công văn gửi các Bộ, ngành, địa
phương sau khi có ý kiến phối hợp của các Bộ, ngành liên quan;
e) Công văn mang tính dịch vụ
công, phối hợp công tác thuộc các đơn vị nghiệp vụ;
g) Các công văn về quản lý
chuyên môn thông thường như công điện, công hàm, công văn gửi ra bên ngoài, duyện
tin hội đàm thông thường, sơ kết dư luận, điện mừng, điện thăm hỏi, công hàm gửi
Cơ quan đại diện và các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, công hàm thông báo thực
hiện nghi lễ, hiếu hỷ, thông báo các quy định của Việt Nam;
h) Văn bản cử cán bộ, công chức
thuộc đơn vị mình đi công tác ngắn hạn trong nước;
i) Không được ký thừa lệnh Bộ
trưởng các văn bản gửi trực tiếp cho Lãnh đạo cấp Bộ hoặc cấp tương đương trở
lên; không được ký văn bản gửi ra ngoài Bộ có nội dung mang tính quy phạm pháp
luật, tính chỉ đạo và bắt buộc thực hiện. Thủ trưởng các đơn vị có thể phân
công cho các Phó Thủ trưởng ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình
và phải chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc phân công ký thay đó, trừ trường
hợp ký thừa ủy quyền. Khi ký thay các văn bản thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng
đơn vị để giải quyết các công việc được phân công phụ trách, Phó Thủ trưởng phải
chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng về những nội dung văn bản ký thay đó.
6. Thủ trưởng của đơn vị có tư
cách pháp nhân, có con dấu riêng không sử dụng con dấu của Bộ, không ký thay,
ký thừa lệnh Bộ trưởng mà phải trực tiếp ký văn bản và sử dụng con dấu của đơn
vị để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ chuyên ngành được phân
công, phân cấp quản lý theo quy định của pháp luật. Văn bản do các đơn vị này
soạn thảo để ban hành với danh nghĩa của Bộ thì phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt
ký;
Thủ trưởng các đơn vị này có thể
được Bộ trưởng ủy nhiệm bằng văn bản ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và phải chịu
trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Bộ trưởng về nội dung văn bản được
ủy quyền ký. Trong trường hợp này, Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền tiếp
cho người khác ký.
7. Các văn bản ký thừa lệnh phải
được gửi hàng tuần cho Lãnh đạo Bộ phụ trách để báo cáo.
8. Trong quan hệ công tác giữa
các đơn vị, Thủ trưởng đơn vị ký văn bản, Phó Thủ trưởng ký thay Thủ trưởng đơn
vị văn bản gửi các đơn vị khác.
9. Tập sự cấp Vụ chỉ được ký thừa
lệnh (TL.) Thủ trưởng đơn vị các công văn có tính chất phối hợp công tác gửi
các đơn vị trong Bộ, không ký các văn bản của Bộ gửi các cơ quan ngoài Bộ,
không ký điện từ mức độ “Mật” trở lên và không ký văn bản gửi các Cơ quan đại
diện.
Tập sự cấp Vụ không ký các văn bản
gửi Lãnh đạo Bộ. Tuy nhiên, trong trường hợp tất cả lãnh đạo đơn vị đi vắng, mà
công văn cần thiết phải giải quyết và báo cáo Lãnh đạo Bộ gấp, Tập sự cấp Vụ có
thể ký thừa lệnh Thủ trưởng đơn vị, nhưng sau đó phải có trách nhiệm báo cáo
lãnh đạo đơn vị.
10. Trưởng Phòng Hành chính ký
giấy đi đường.
Điều 27. Thời
hạn ban hành văn bản
1. Trong thời hạn 2 ngày làm việc,
kể từ ngày văn bản được ký ban hành, Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) có trách
nhiệm gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan.
2. Trong thời hạn 5 ngày làm việc,
kể từ ngày Lãnh đạo Bộ thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự
án, công việc, Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để
ban hành văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp.
3. Trong thời hạn 5 ngày làm việc,
kể từ ngày Lãnh đạo Bộ họp định kỳ hàng tháng, Văn phòng Bộ gửi các đơn vị
thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp.
Điều 28. Phát
hành văn bản, và công bố điều ước quốc tế
1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm
phát hành các văn bản của Bộ sau khi cấp có thẩm quyền ký, đồng thời tổ chức việc
cập nhật vào mạng tin học diện rộng của Bộ.
2. Đối với các văn bản quy phạm
pháp luật thuộc thẩm quyền phát hành của Bộ, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ
ngày ký văn bản, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức việc gửi đăng Công báo
Chính phủ, mạng tin học diện rộng của Chính phủ và trang thông tin điện tử của
Bộ.
3. Vụ Luật pháp và Điều ước quốc
tế có trách nhiệm tổ chức việc gửi đăng Công báo Chính phủ điều ước quốc tế
theo quy định của pháp luật về điều ước quốc tế.
4. Báo Thế giới và Việt Nam, các
tạp chí của Bộ có trách nhiệm đăng danh mục, giới thiệu nội dung các văn bản
quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này.
5. Việc phát hành văn bản và quản
lý văn bản phát hành phải bảo đảm thực hiện đúng pháp luật về quản lý các tài
liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước.
Chương 6.
CHẾ ĐỘ HỌP
Điều 29.
Các cuộc họp của Bộ
1. Căn cứ yêu cầu công việc và
phạm vi lĩnh vực công tác, Bộ tổ chức các cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực,
hiệu quả và tiết kiệm.
2. Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ
chủ trì gồm:
a) Hội nghị toàn ngành Ngoại
giao được tổ chức định kỳ 02 năm một lần; tùy theo tình hình thực tế, Bộ trưởng
có thể quyết định khác sau khi xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
b) Hội nghị sơ kết, tổng kết
công tác của Bộ;
c) Hội thảo khoa học, chuyên đề,
tập huấn công tác chuyên môn;
d) Hội nghị, hội thảo, hội đàm
quốc tế;
đ) Họp Lãnh đạo Bộ định kỳ hàng
tháng, hàng quý để bàn và quyết định những vấn đề quan trọng về đối nội và đối
ngoại;
e) Họp Lãnh đạo Bộ đột xuất để
bàn và giải quyết công việc ngay sau giao ban Bộ hàng ngày;
g) Họp giao ban hàng ngày vào đầu
giờ, các buổi sáng làm việc để nghe tin tức, thông tin về tình hình trong nước
và quốc tế, thông báo các hoạt động của Bộ và nghe Lãnh đạo Bộ phân công công
việc. Mỗi đơn vị phải có ít nhất 01 Lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ được ủy quyền dự
họp giao ban hàng ngày;
h) Hội nghị, hội thảo khác do
Lãnh đạo Bộ quyết định.
3. Các cuộc họp do Thủ trưởng
các đơn vị chủ trì gồm:
a) Họp để giải quyết các công việc
chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị đã được
quy định;
b) Họp định kỳ tuần, tháng, quý,
sáu tháng đầu năm, tổng kết năm và họp đột xuất. Các cuộc họp sơ kết sáu tháng
đầu năm và tổng kết năm của đơn vị phải được tổ chức trước cuộc họp sơ kết và tổng
kết của Bộ ít nhất 10 ngày làm việc, trừ trường hợp có quy định khác;
c) Họp làm việc với đại diện các
cơ quan liên quan theo ủy quyền của Lãnh đạo Bộ phụ trách theo quy định tại Quy
chế này.
Điều 30. Thủ
tục chuẩn bị, tổ chức họp
1. Việc quyết định chủ trương họp,
trình tự, thủ tục tổ chức họp và báo cáo kết quả họp trong nước được thực hiện
theo Quy định Chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng
Chính phủ.
2. Việc quyết định chủ trương,
trình tự, thủ tục tổ chức và báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo, hội đàm quốc tế
được thực hiện theo Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng
Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Điều 31.
Cử đại diện tham gia các cuộc họp do cơ quan khác tổ chức.
1. Bộ trưởng tham dự các phiên họp
của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ủy ban thường vụ Quốc hội, tham gia các phiên họp
của Chính phủ theo giấy triệu tập và các cuộc họp khác mời đích danh Bộ trưởng.
Trường hợp không thể tham dự được và được sự đồng ý của cơ quan triệu tập, Bộ trưởng
ủy quyền cho Thứ trưởng đi họp thay. Thứ trưởng được ủy quyền phải xin ý kiến
chỉ đạo của Bộ trưởng trước khi tham dự và có trách nhiệm báo cáo Bộ trưởng về
nội dung, kết quả cuộc họp.
2. Trong trường hợp có giấy mời
đại diện Lãnh đạo Bộ, Bộ trưởng có thể trực tiếp tham dự hoặc cử Thứ trưởng phụ
trách công việc liên quan đi thay. Lãnh đạo Bộ có thể ủy quyền cho Lãnh đạo đơn
vị có nhiệm vụ liên quan đến nội dung cuộc họp tham dự. Người được ủy quyền phải
xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trước khi tham dự và có trách nhiệm báo cáo
Lãnh đạo Bộ về nội dung kết quả cuộc họp.
3. Trường hợp giấy mời đại diện
Bộ, Chánh Văn phòng Bộ được chuyển giấy mời cho Thủ trưởng đơn vị có nhiệm vụ
liên quan đến nội dung cuộc họp để tham dự.
4. Trường hợp mời đích danh đơn
vị, Thủ trưởng đơn vị được mời tham dự cuộc họp. Nếu không tham dự và được cơ
quan mời họp đồng ý, Thủ trưởng đơn vị ủy quyền Phó Thủ trưởng, Tập sự cấp Vụ
hoặc cán bộ đơn vị tham dự. Người được ủy quyền phải xin ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo đơn vị trước khi tham dự và có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo đơn vị về
nội dung, kết quả cuộc họp.
Chương 7.
ĐI CÔNG TÁC, TIẾP KHÁCH
Điều 32. Đi
công tác trong nước
1. Khi Lãnh đạo Bộ đi công tác địa
phương, Thủ trưởng đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ có trách nhiệm lập
kế hoạch, chương trình công tác và chuẩn bị nội dung làm việc của Lãnh đạo Bộ tại
địa phương; đồng thời thông báo lịch công tác cho địa phương trước 3 ngày làm
việc, trừ trường hợp đột xuất.
2. Lãnh đạo đơn vị chủ trì đi công
tác địa phương có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ phụ trách về chương trình, kế
hoạch công tác, đề xuất nội dung, thời gian, địa điểm công tác và báo cáo Lãnh
đạo Bộ về kết quả công tác.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
đi công tác địa phương có trách nhiệm chuẩn bị nội dung phát biểu trình Lãnh đạo
đơn vị cho ý kiến và báo cáo Lãnh đạo đơn vị về kết quả công tác.
Điều 33. Đi
công tác nước ngoài
1. Đối với Đoàn do Lãnh đạo Bộ
làm trưởng Đoàn đi thăm và làm việc chính thức tại nước ngoài, đơn vị phân công
chủ trì có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan làm thủ tục thành lập
Đoàn, xây dựng nội dung chương trình trình Trưởng đoàn phê duyệt; chủ trì tổ chức
thực hiện chương trình công tác và chuẩn bị báo cáo kết quả công tác.
2. Đối với Đoàn do Lãnh đạo Bộ
chủ trì dự hội nghị, hội thảo, tham quan, khảo sát khác tại nước ngoài, đơn vị
chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị và tổ chức thực hiện chương trình và chuẩn bị
báo cáo kết quả công tác.
3. Đối với Đoàn công tác của
lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ và liên ngành, cán bộ, công chức,
viên chức được cử tham gia Đoàn có trách nhiệm chuẩn bị nội dung về các vấn đề
liên quan theo sự phân công của Đoàn và chịu trách nhiệm về nội dung đó. Trong
thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác, cán bộ, công chức,
viên chức tham gia Đoàn phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị về kết quả công tác.
4. Trường hợp Đoàn công tác của
Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ có ký điều ước quốc tế,
đơn vị chủ trì tổ chức Đoàn có trách nhiệm phối hợp với Vụ Luật pháp và Điều ước
quốc tế và cơ quan đề xuất ký kết hoàn thành việc rà soát, đối chiếu văn bản cuối
cùng của điều ước quốc tế, thủ tục ký cũng như phối hợp với bên đối tác nước
ngoài tổ chức lễ ký.
Điều 34. Tiếp
khách trong nước
1. Việc tiếp khách theo chương
trình của Lãnh đạo Bộ do Thủ trưởng đơn vị chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ
và các đơn vị liên quan chuẩn bị kế hoạch, chương trình đón tiếp bảo đảm đúng
nghi lễ, trang trọng, lịch sự và tiết kiệm.
2. Thủ trưởng các đơn vị tổ chức
tiếp và làm việc với Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo các đơn vị đồng cấp của các Bộ,
ngành. Nếu nội dung buổi tiếp có liên quan đến đơn vị khác thì có thể mời đại
diện đơn vị đó tham gia hoặc trực tiếp xin ý kiến của đơn vị đó. Những nội dung
vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị phải xin ý kiến
Lãnh đạo Bộ phụ trách.
Điều 35. Tiếp
khách nước ngoài
1. Đối với Đoàn khách nước ngoài
mà Lãnh đạo Bộ được giao nhiệm vụ đón tiếp thì đơn vị chủ trì có trách nhiệm
liên hệ với cơ quan đề nghị tiếp chuẩn bị chương trình, nội dung và nghi thức
tiếp trình Lãnh đạo Bộ được phân công tiếp khách ít nhất 1 ngày làm việc trước
khi tiếp.
Trường hợp có ký điều ước quốc tế
nhân dịp Lãnh đạo Bộ tiếp đón Đoàn khách cấp cao nước ngoài, đơn vị chủ trì có trách
nhiệm phối hợp với Cục Lễ tân Nhà nước, Vụ Thông tin – Báo chí xây dựng đề án
đón đoàn; phối hợp với Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và cơ quan đề xuất ký kết
hoàn thành việc rà soát, đối chiếu văn bản điều ước quốc tế cuối cùng, thủ tục
ký cũng như phải phối hợp với bên đối tác nước ngoài, cơ quan nhà nước có liên
quan tổ chức lễ ký theo quy định của pháp luật về điều ước quốc tế.
2. Đối với việc đón, tiếp và làm
việc chính thức với Đoàn khách nước ngoài theo chương trình của Bộ trưởng và
các cuộc tiếp xã giao của Lãnh đạo Bộ đối với khách nước ngoài, đơn vị chủ trì
phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội
dung và nghi thức tiếp trình Bộ trưởng hoặc Lãnh đạo Bộ được phân công tiếp
khách ít nhất 1 ngày làm việc trước khi tiếp.
Trường hợp có ký điều ước quốc tế,
thỏa thuận quốc tế nhân dịp chuyến thăm của Đoàn, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc
tế hướng dẫn đơn vị chủ trì tổ chức hoàn thành thủ tục ký, rà soát, đối chiếu
văn bản điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế cuối cùng, và tổ chức lễ ký theo
quy định của pháp luật về điều ước quốc tế và thỏa thuận quốc tế.
3. Thủ trưởng đơn vị trong nước
và Thủ trưởng Cơ quan đại diện hoặc cán bộ trong đơn vị được ủy quyền tổ chức
tiếp và làm việc với khách nước ngoài trong phạm vi công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ thẩm quyền của đơn vị. Cục Lễ tân Nhà nước giúp các đơn vị bảo đảm
nghi lễ và thủ tục ngoại giao, đồng thời phối hợp để xử lý những vấn đề phát
sinh trong mỗi cuộc tiếp khách nước ngoài.
Khi tiếp khách nước ngoài, các
đơn vị phải bố trí hai cán bộ tiếp khách. Cơ quan đại diện có thể bố trí một
cán bộ tiếp khách trong trường hợp không thể bố trí được hai cán bộ. Chậm nhất
là sau 2 ngày làm việc, đơn vị chủ trì phải báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả tiếp
khách.
Chương 8.
TỔ CHỨC TIẾP CÔNG DÂN
Điều 36. Trách
nhiệm của Bộ trưởng
1. Bộ trưởng bố trí lịch tiếp
dân ít nhất mỗi quý một buổi theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Bộ trưởng có thể ủy nhiệm cho một Thứ trưởng hoặc Chánh Thanh tra tiếp công dân
trong trường hợp vắng mặt.
2. Bộ trưởng chỉ đạo Thanh tra Bộ,
Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phối hợp thực hiện nghiêm túc
nhiệm vụ tiếp dân đến khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị; kịp thời giải quyết
theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo; trân trọng lắng nghe ý kiến của công dân
để cải tiến, nâng cao hiệu quả công tác.
Điều 37. Trách
nhiệm của Thanh tra Bộ
1. Bố trí cán bộ thường trực tiếp
công dân tại phòng tiếp công dân của Bộ. Việc tiếp công dân và giải quyết khiếu
nại, tố cáo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và
tiếp công dân.
2. Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị
có liên quan cử cán bộ có thẩm quyền cùng tham gia tiếp công dân tại phòng tiếp
công dân khi cần thiết.
3. Hướng dẫn, trả lời việc khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị của công dân.
4. Chủ động phối hợp với các đơn
vị có liên quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để Lãnh đạo Bộ tiếp công dân.
5. Thực hiện chế độ báo cáo với
Lãnh đạo Bộ và Tổng Thanh tra Chính phủ về công tác tiếp công dân.
Điều 38.
Trách nhiệm của Văn phòng Bộ
1. Phối hợp với Cục Quản trị -
Tài vụ bố trí phòng tiếp công dân và các điều kiện, trang thiết bị cần thiết phục
vụ công tác tiếp công dân tại trụ sở cơ quan Bộ.
2. Thông báo kịp thời cho Thanh
tra Bộ khi có công dân đến yêu cầu giải quyết khiếu nại, tố cáo.
3. Bố trí lịch để Lãnh đạo Bộ tiếp
công dân theo quy định của pháp luật và đề nghị của Chánh Thanh tra Bộ.
Điều 39. Trách
nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
1. Thủ trưởng các đơn vị có
trách nhiệm phối hợp với Chánh Thanh tra Bộ trong việc tiếp công dân, xử lý các
khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị của công dân liên quan đến lĩnh vực do
đơn vị được phân công phụ trách.
2. Cử cán bộ có chuyên môn theo
đúng yêu cầu của Thanh tra Bộ để cùng phối hợp tiếp công dân tại phòng tiếp
công dân; cử cán bộ tham gia đoàn thanh tra, kiểm tra xử lý các vụ việc cụ thể
theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và yêu cầu của Thanh tra Bộ.
Chương 9.
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THÔNG
TIN, BẢO MẬT
Điều 40. Trách
nhiệm của Thứ trưởng
Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng:
1. Tình hình thực hiện những
công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, những việc vượt quá thẩm quyền
giải quyết và những việc cần xin ý kiến Bộ trưởng.
2. Nội dung và kết quả các hội
nghị, cuộc họp khi được Bộ trưởng ủy quyền tham dự hoặc chỉ đạo các hội nghị
đó.
3. Kết quả làm việc và những kiến
nghị của các ngành, địa phương đối với Bộ và kiến nghị của các đối tác khác khi
được cử tham gia các Đoàn công tác ở trong nước cũng như nước ngoài.
Điều 41. Trách
nhiệm của Thủ trưởng đơn vị trong nước và Thủ trưởng Cơ quan đại diện
1. Thủ trưởng đơn vị trong nước
và Thủ trưởng Cơ quan đại diện phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo
Lãnh đạo Bộ theo quy định của Bộ. Báo cáo 6 tháng, báo cáo năm phải thông qua
Thứ trưởng phụ trách chuyên môn, lĩnh vực.
Khi có vấn đề phát sinh vượt quá
thẩm quyền quản lý của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị trong nước và Thủ trưởng Cơ
quan đại diện phải báo cáo Lãnh đạo Bộ để xử lý kịp thời.
2. Ngoài việc thực hiện các quy
định tại Khoản 1 Điều này, Chánh Văn phòng Bộ còn có trách nhiệm thực hiện các
nhiệm vụ sau đây:
a) Tổ chức cung cấp thông tin
hàng ngày cho Lãnh đạo Bộ về các vấn đề đã được giải quyết;
b) Chuẩn bị báo cáo tại giao ban
Bộ;
c) Tổng hợp và xây dựng báo cáo
công tác của Bộ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan Nhà nước cấp
trên;
d) Hướng dẫn, theo dõi đôn đốc
các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức khai thác
thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ;
đ) Phối hợp với Vụ Thông tin –
Báo chí đề xuất và báo cáo Lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của
báo chí, dư luận xã hội liên quan đến Ngành.
Điều 42. Cung
cấp thông tin về hoạt động của các đơn vị
Thủ trưởng đơn vị trong nước và
Thủ trưởng Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo bằng những hình thức thích
hợp, thuận tiện để cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị nắm bắt được những
thông tin sau đây:
1. Chủ trương chính sách của Đảng,
Nhà nước và của Bộ liên quan đến công việc của đơn vị và của ngành.
2. Chương trình công tác của Bộ
và của đơn vị, kinh phí hoạt động và quyết toán kinh phí hàng năm (nếu có).
3. Nội dung giao ban các cuộc họp
do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ trường hợp có quy định khác.
4. Tuyển dụng, đi học, khen thưởng,
kỷ luật, nâng bậc lương, nâng ngạch và bổ nhiệm cán bộ, công chức, viên chức.
5. Văn bản kết luận về việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong đơn vị.
6. Nội dung, Quy chế làm việc của
Bộ, của đơn vị.
7. Các vấn đề khác theo quy định
Điều 43. Cung
cấp thông tin về hoạt động của Bộ
1. Về cung cấp thông tin:
a) Bộ trưởng quy định về quản lý
công tác thông tin của Bộ; bảo đảm thường xuyên cung cấp thông tin phục vụ sự
chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của các Bộ; cung cấp
thông tin chính xác, kịp thời về hoạt động của Bộ;
b) Bộ tổ chức việc điểm báo và
thực hiện việc trả lời trên các phương tiện thông tin đại chúng theo đề nghị của
các cơ quan báo chí hoặc theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; yêu cầu các cơ
quan báo chí đã đăng, phát các tin, bài có nội dung sai sự thật phải cải chính
hoặc Bộ thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật;
c) Trong cung cấp thông tin
không được để lộ các thông tin thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, của Bộ Ngoại
giao và thông tin về những công việc nhạy cảm đang trong quá trình xử lý.
2. Việc trả lời phỏng vấn báo
chí thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định về công tác quản lý
thông tin của Bộ. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, Bộ trưởng ủy quyền cho Lãnh
đạo các đơn vị làm việc với báo chí về những nội dung thông tin liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó.
Điều 44. Truyền
thông tin trên mạng tin học
1. Các văn bản sau đây được đăng
trên mạng tin học của Bộ:
a) Văn bản quy phạm pháp luật có
liên quan đến Ngành đã ban hành;
b) Các văn bản hành chính, báo
cáo các loại, biểu mẫu và văn bản khác được Chánh Văn phòng Bộ chỉ định;
c) Văn bản điều ước quốc tế có
hiệu lực đối với Việt Nam;
d) Các văn bản của Nhà nước cung
cấp cho các đơn vị, Cơ quan đại diện kịp thời nắm được thông tin về chính sách,
pháp luật mới, dự thảo các văn bản do các cơ quan trong Bộ soạn thảo hoặc do
các cơ quan khác gửi đến để tổ chức lấy ý kiến, góp ý hoàn chỉnh nội dung văn bản.
2. Trung tâm Thông tin có trách
nhiệm khai thác và phổ biến những thông tin trên mạng tin học diện rộng của
Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo và các thông tin liên
quan khác để phục vụ có hiệu quả công tác điều hành của Chính phủ và Lãnh đạo Bộ.
3. Vụ Thông tin – Báo chí có
trách nhiệm khai thác và phổ biến những thông tin trên hệ thống trang tin điện
tử của Bộ và Cơ quan đại diện theo yêu cầu của các đơn vị và Cơ quan đại diện.
4. Các đơn vị có nối mạng phải
thực hiện chế độ trao đổi thông tin qua mạng tin học diện rộng của Bộ theo quy
định; thường xuyên theo dõi thông tin trên mạng tin học để kịp thời nhận văn bản
chỉ đạo điều hành và các thông tin do Bộ gửi để quán triệt và thực hiện.
5. Việc cập nhật thông tin trên
trang tin điện tử của Bộ phải chấp hành các quy định của pháp luật về đăng tin
trên Internet và các quy định liên quan của Bộ.
Điều 45. Chế
độ văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật Nhà nước
1. Thủ trưởng đơn vị trong nước
và Thủ trưởng Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý công
tác văn thư, lưu trữ và bảo mật hồ sơ của đơn vị theo đúng quy định tại Pháp lệnh
lưu trữ tài liệu Quốc gia, Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của
Pháp lệnh lưu trữ tài liệu Quốc gia, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư, Điều lệ về công tác lưu trữ của Bộ Ngoại
giao, Quy chế bảo mật của Bộ Ngoại giao ban hành kèm theo Quyết định số
2169/2006/QĐ-BNG-VP ngày 09 tháng 10 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, Chỉ
thị số 2224/2007/CT-BNG-VP ngày 03/7/2007 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về tăng
cường công tác bảo mật và các văn bản pháp luật liên quan khác.
2. Thủ trưởng đơn vị trong nước
và Thủ trưởng Cơ quan đại diện có trách nhiệm phân công cho một bộ phận hoặc một
cán bộ có đủ tiêu chuẩn, nghiệp vụ của ngạch công chức, văn thư, lưu trữ để thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật hồ sơ.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ
có trách nhiệm lập, quản lý và bảo mật hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật
nêu tại Khoản 1 Điều này.
4. Văn phòng Bộ hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật hồ sơ của Bộ theo đúng
quy định của pháp luật và của Bộ.
Chương
10.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 46. Hiệu
lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực sau 15
ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quy chế làm việc của Bộ Ngoại giao
ban hành kèm theo Quyết định số 1959/QĐ-VP ngày 21 tháng 12 năm 1998.
Điều 47. Tổ
chức thực hiện
1. Thủ trưởng đơn vị trong nước,
Thủ trưởng Cơ quan đại diện có trách nhiệm phổ biến Quy chế này cho cán bộ,
công chức, viên chức để thực hiện.
2. Các đơn vị, Cơ quan đại diện
căn cứ vào Quy chế này ban hành Quy chế làm việc cụ thể của đơn vị, cơ quan
mình phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị, cơ quan.
3. Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với
Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ và Thủ trưởng các đơn vị, Thủ trưởng các Cơ quan đại
diện triển khai đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và định kỳ báo cáo Lãnh đạo Bộ
tình hình thực hiện Quy chế này.