ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
---------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 70/2007/QĐ-UBND
|
Lào Cai, ngày 09 tháng 10 năm 2007
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH LÀO CAI
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÀO CAI
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng
02
năm 1998 và Pháp
lệnh sửa
đổi,
bổ sung một số điều của Pháp
lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng
4 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 114/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng
10
năm 2003 của
Chính phủ
về
cán bộ, công
chức xã, phường,
thị
trấn;
Căn cứ Nghị định số 115/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị;
Căn cứ Nghị định số 116/2003/NĐ - CP ngày
10
tháng 10 năm
2003 của
Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng
và
quản lý cán bộ, công chức trong
các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 117/2003/NĐ - CP ngày
10
tháng 10 năm
2003 của
Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng
và
quản lý cán bộ, công chức trong
các cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết
định số 14/2006/QĐ - BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ về việc ban
hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
Căn cứ Quyết định
số 06/2007/QĐ
- BNV ngày
18/6/2007 của Bộ
Nội vụ về việc ban
hành Thành phần hồ sơ cán
bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 157/TTr - SNV ngày 05 tháng
10 năm
2007,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này 'Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Nhà nước thuộc
tỉnh
Lào Cai'.
Điều 2. Hiệu lực thi hành
1. Quyết định
này
có hiệu
lực thi hành
sau 10 ngày kể từ ngày
ký; những Quy định trước
đây trái với Quyết
định
này
đều bãi bỏ.
2. Quyển lý lịch cán
bộ, công
chức theo mẫu
1a - BNV/2007
quy
định tại khoản
1 Điều 5 của
quy
chế ban hành kèm theo quyết
định này chỉ áp dụng
đối
với cán bộ, công chức được tuyển
dụng
kể
từ ngày quyết
định này có hiệu lực thi hành.
3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ có trách
nhiệm triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Chánh Văn
phòng
UBND tỉnh,
Giám
đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở,
ban,
ngành tỉnh, Chủ tịch
UBND các
huyện, thành
phố chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hữu Vạn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH
LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2007/QĐ – UBND ngày 9 tháng 10 năm 2007 của UBND tỉnh Lào Cai)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy chế
này quy định nguyên tắc
xây
dựng và quản lý hồ sơ cán bộ,
công
chức chức; thành phần
hồ
sơ cán bộ, công
chức và biểu mẫu
quản
lý
hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách
nhiệm quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm
quyền
quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Những
người được
quy
định tại điểm b, điểm c khoản
1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 114/2003/NĐ - CP ngày
10 tháng
10 năm
2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.
2. Những người được quy định tại khoản 6, khoản
8 Điều 2 Nghị định số 115/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị.
3. Những
người
được quy định
tại Điều 2 của Nghị
định
số 116/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng
10 năm
2003 của Chính
phủ
về tuyển dụng, sử dụng
và
quản lý cán bộ, công chức trong
các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.
4. Những
người được quy định tại khoản 3 Điều 2 của Nghị định số 117/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng
10
năm 2003 của
Chính phủ về tuyển
dụng, sử dụng và quản
lý cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước.
Điều 3. Khái niệm hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tính chất
pháp lý phản
ánh
trung
thực các thông
tin cơ bản
nhất về
cán
bộ, công chức
bao gồm: Nguồn gốc
xuất
thân, quá
trình trưởng thành, quá trình
công
tác,
hoàn
cảnh kinh tế,
phẩm
chất,
năng lực trình độ,
mối
quan hệ gia đình, mối quan
hệ
xã hội và một số nội dung có liên quan khác của cán bộ,
công
chức.
2. Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công
chức do cơ quan
có
thẩm quyền quản
lý cán bộ, công
chức lập và xác nhận
lần đầu
khi
cán bộ, công chức được tuyển
dụng
theo
quy
định của pháp luật.
Điều 4. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Xây dựng
và
quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức là nhiệm vụ quan
trọng
trong
công
tác quản
lý
cán bộ, công
chức; là trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
2. Công tác xây dựng và quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống
nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông
tin của
từng
cán
bộ, công chức
từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, đơn
vị
Nhà nước đến khi ra khỏi
cơ quan, đơn vị Nhà nước nhằm
đáp ứng
yêu cầu công tác nghiên cứu,
thống
kê, đánh giá, tuyển
chọn, đào
tạo, bồi dưỡng, bổ
nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng,
khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách
đối
với cán
bộ, công chức.
3. Hồ sơ cán bộ,
công
chức được
quản lý, sử
dụng
và
bảo quản theo chế độ
tài liệu mật, chỉ
những người
được cơ
quan, tổ chức,
đơn
vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức đồng
ý bằng
văn bản
mới
được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.
4. Mỗi cán bộ , công
chức làm việc tại các cơ quan,
đơn
vị hành
chính, sự nghiệp trong tỉnh đều
phải có hồ sơ cá nhân, có trách nhiệm kê khai đầy đủ,
rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực
của những
thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công
chức hoặc cơ quan có thẩm quyền xác minh và chứng nhận.
Điều 5. Thành phần hồ sơ cán bộ,
công
chức
1. Quyển lý lịch cán bộ, công
chức (theo
mẫu 01a - BNV/2007) là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ
cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch
do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm
quyền
thẩm
tra, xác minh, chứng
nhận.
2. Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu
02a - BNV/2007) là tài liệu quan
trọng phản ánh tóm tắt về bản
thân
cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Bản sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự
kê
khai và có xác minh, chứng
nhận
của
cơ quan
có
thẩm quyền.
3. Bản Tiểu sử tóm tắt
(theo mẫu
03a
- BNV/2007) là tài liệu do cơ quan,
tổ
chức có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công
chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công
chức quy định tại khoản
1 Điều này để phục
vụ
cho bầu cử, bổ nhiệm khi có
yêu cầu.
4. Phiếu Bổ sung lý lịch cán
bộ, công chức (theo
mẫu
04a - BNV/2007) là tài
liệu
do cán bộ, công chức
khai bổ sung
theo
định kỳ hoặc theo
yêu cầu của
cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức. Phiếu bổ sung
lý lịch được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức thẩm tra,
xác minh, chứng nhận.
5. Bản sao Giấy khai
sinh;
Giấy chứng nhận sức
khoẻ
do đơn
vị
y tế từ cấp
huyện trở lên
cấp
và
các văn
bản có liên
quan
đến nhân thân của
cán
bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan
đến trình độ đào
tạo của cán bộ,
công
chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng
chỉ về trình độ đào tạo
chuyên
môn,
lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin
học, bồi dưỡng
nghiệp vụ do cơ quan
có
thẩm quyền chứng
nhận... Trường hợp,
văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước
ngoài phải được dịch
sang
tiếng Việt Nam theo quy định của pháp
luật.
6. Các quyết
định
về việc tuyển dụng,
bổ nhiệm, điều động, biệt
phái, luân chuyển, nâng
ngạch, nâng
lương,
khen
thưởng, kỷ luật,... của cán bộ, công chức.
7. Các bản tự kiểm điểm, nhận
xét
đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan,
đơn vị có
thẩm
quyền; các văn bản khác có liên quan
trực
tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.
8. Bản kê khai tài sản theo
quy
định của pháp luật.
9. Đơn, thư kèm theo
các văn bản thẩm tra,
xác
minh, biên bản, kết luận của cơ quan,
tổ chức, đơn
vị
có thẩm quyền về những
vấn đề
liên
quan đến cán bộ, công chức
và
gia đình cán bộ, công chức được
phản ánh trong
đơn
thư.
Không lưu
trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét,
kết luận của cơ quan có thẩm
quyền.
10. Đối với cán bộ,
công
chức
được bổ nhiệm
giữ chức vụ lãnh đạo
phải
bổ sung đầy
đủ
các tài liệu có liên quan đến
việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó.
Điều 6. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo
dõi hồ sơ cán bộ, công
chức do cơ quan, đơn vị khác chuyển đến
hoặc
do cơ quan,
đơn vị trực tiếp
quản
lý hồ sơ cán
bộ, công chức chuyển
giao cho cơ quan,
đơn
vị
khác tiếp tục quản lý
(theo mẫu 02b - BNV/2007).
2. Phiếu chuyển
hồ sơ cán bộ, công chức: Là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ,
công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan,
đơn vị khác quản lý (theo
mẫu 03b - BNV/2007).
3. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ
sơ cán bộ, công
chức: Là phiếu
dùng
cho
người
đến nghiên
cứu
hồ
sơ cán bộ, công
chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nào thì được lưu trong
thành
phần hồ sơ của cán bộ, công chức đó (theo
mẫu
04b - BNV/2007).
4. Sổ theo
dõi
khai thác,
sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo dõi người đến nghiên cứu khai thác
hồ sơ cán bộ công chức (theo
mẫu
05b - BNV/2007).
5. Mục lục tài
liệu:
Là
bảng ghi danh
mục
các
thành phần tài
liệu có trong hồ
sơ cán bộ, công
chức.
Mục lục
tài liệu được lưu trong
thành phần hồ sơ cán bộ, công chức (theo mẫu: 01b - BNV/2007, 06b - BNV/2007).
6. Bì hồ sơ: Là túi chứa
tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ, công chức (theo
5 loại mẫu
có
độ dầy khác nhau:
B01
- BNV/2007, B02 - BNV/2007, B03 - BNV/2007, B04 - BNV/2007 và B05 - BNV/2007).
7. Niêm
phong hồ sơ: Là tem dán
ngoài
bì hồ sơ cán
bộ, công chức dùng để
bảo
mật hồ sơ cán
bộ, công chức
trong
quá trình vận chuyển.
8. Sổ đăng
ký hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ ghi các tiêu chí cơ quan theo hồ sơ gốc của
cán
bộ,
công chức phục vụ
công tác quản
lý.
9. Tài liệu hướng dẫn
nghiệp vụ về lập hồ sơ,
quy
trình sử dụng, khai thác
hồ
sơ; tra cứu, giải thích nội dung
các tiêu
chí
dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức.
Chương II
CHẾ ĐỘ, TRÁCH NHIỆM VÀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Mục 1. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 7. Quy trình lập hồ sơ
cán
bộ, công chức ban đầu
1. Trong thời gian 45 ngày,
kể
từ ngày có quyết
định tuyển
dụng
lần
đầu, cơ quan có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức có trách nhiệm
hướng
dẫn cán bộ, công chức
kê
khai lý lịch,
hoàn
chỉnh các thành phần
hồ
sơ gốc theo quy định tại
khoản
1,
khoản 2, khoản
5 và khoản
6 Điều 5 của Quy chế này.
2. Người đứng đầu
cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính
trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu
xác
nhận của cơ quan,
tổ chức,
đơn
vị đó để đưa
vào quản lý.
Điều 8. Bổ sung, xác minh hồ sơ cán bộ,
công
chức
1. Định kỳ hàng năm, chậm
nhất
vào ngày 15 tháng
01
năm sau hoặc
theo
yêu cầu quản
lý đội ngũ cán bộ, công chức. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn
cán bộ, công chức kê khai những
thông tin phát
sinh có liên quan đến
bản
thân để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo
quy
định tại khoản 4 Điều 5 của Quy chế này.
2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm,
thu
thập những
tài liệu có liên quan
đến cán bộ,
công
chức thuộc đối tượng
quản
lý để
bổ sung
vào hồ sơ của cán bộ, công
chức. Các tài liệu
thu thập được phải bảo đảm tính trung
thực
như
ghi
rõ họ và tên,
đơn vị của
người cung
cấp
tài
liệu; họ và tên người trích
sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao... và phải được cơ quan
có
thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức xác nhận.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng,
thất
lạc
thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu
cơ
quan có thẩm
quyền
quản
lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện.
4. Việc sửa
chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng
đầu cơ quan
có
thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
quyết
định sau
khi đã
có
kết quả thẩm tra,
xác
minh theo đúng
quy
định của
pháp luật. Trường
hợp các thông tin trong
hồ sơ của cán bộ, công chức không
thống nhất
giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu
khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị của Nhà nước để xác định.
Điều 9. Chuyển giao hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Cán bộ,
công chức
được điều động,
luân chuyển đến cơ quan, tổ
chức,
đơn
vị
khác hoặc được
bổ nhiệm
chức vụ
thuộc
cơ
quan khác
quản lý thì
hồ
sơ của cán bộ,
công
chức đó được
chuyển
cho cơ quan,
tổ chức, đơn
vị
có thẩm quyền
quản
lý hồ sơ mới quản lý. Cán bộ, công chức được
biệt phái đến
cơ
quan, tổ chức, đơn
vị
khác thì cơ quan, tổ chức,
đơn
vị có thẩm
quyền quản
lý hồ sơ cán bộ, công
chức sao chụp
01
bộ hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền
quản
lý cán bộ, công chức mới theo
dõi.
2. Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công
chức phải tuân thủ
các quy định: Kiểm tra
tài
liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ; niêm phong hồ sơ; vào sổ giao, nhận
hồ
sơ; lập biên bản bàn giao hồ sơ.
3. Cán bộ,
công chức
khi không còn làm việc tại
cơ
quan, đơn
vị
thì việc chuyển giao
và
lưu giữ hồ sơ thực hiện như sau:
a) Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu,
nghỉ mất
sức,
thôi việc hoặc
bị kỷ luật buộc thôi việc thì được nhận một bản
sao sơ yếu lý lịch, quyết
định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan,
đơn
vị
có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ,
công
chức lưu
giữ;
b) Đối với cán bộ, công chức từ trần, gia
đình cán bộ, công
chức được nhận một bản sao
sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ, công chức đó vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền
quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ;
c) Đối với cán
bộ, công chức
chuyển
ra khỏi cơ quan,
đơn vị của Nhà nước được
nhận một
bản sao sơ yếu lý lịch của
bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, đơn
vị
có thẩm quyền quản lý hồ sơ của
cán
bộ, công chức đó
lưu giữ
và
chỉ được chuyển giao cho các cơ quan,
đơn
vị khác quản
lý khi các cơ quan,
đơn
vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
4. Việc chuyển
giao
hồ sơ đó phải do cán
bộ, công
chức được phân
công làm
công
tác tổ chức
cán
bộ
thuộc cơ quan, đơn
vị
tiếp nhận cán bộ,
công
chức thực hiện.
Trường
hợp
khoảng
cách quá
xa nơi tiếp
nhận thì
hồ
sơ cán bộ, công
chức được chuyển
theo
đường
bưu điện.
Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
1. Quy trình tiếp nhận
hồ
sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức
được điều động,
luân chuyển hoặc
bổ nhiệm chức
vụ thuộc
cơ
quan có thẩm quyền
quản
lý cán bộ, công
chức khác thì cơ quan
có
thẩm quyền
quản
lý
cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan,
tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền
quản
lý hồ sơ cán
bộ,
công chức
cũ
bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức
đó;
b) Cán bộ, công
chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm
quyền
quản lý cán
bộ, công chức khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức mới yêu cầu
cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền quản
lý hồ sơ của
cán
bộ, công chức
đó
gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi.
2. Thời gian tiếp nhận
hồ
sơ là 30 ngày
kể
từ ngày cán
bộ, công
chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái
hoặc
bổ nhiệm
chức vụ ở cơ quan, đơn
vị
khác. Khi tiếp nhận hồ sơ phải đảm
bảo
các yêu cầu: Kiểm tra niêm
phong, dấu
bưu điện (nếu
gửi
qua đường
bưu điện) và xác nhận tình trạng
tài
liệu nhận được
vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả
phiếu
này cho nơi giao hồ sơ; vào sổ nhận
hồ
sơ; lập số hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát
hồ sơ; vào sổ đăng ký hồ sơ; lập biên bản giao nhận.
Điều 11.
Nghiên cứu, sử dụng hồ
sơ
cán bộ, công chức
1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Cơ quan có thẩm quyền
quản
lý
cán bộ, công
chức được nghiên cứu,
khai thác
hồ
sơ cán bộ, công
chức để phục
vụ yêu cầu công tác;
b) Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng
ý của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản
lý
hồ sơ cán bộ, công
chức thì cán bộ, công
chức được nghiên cứu toàn
bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc
đề
nghị cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
quản
lý hồ sơ cung cấp bản sao
sơ yếu lý lịch của mình để phục
vụ
cho việc giao dịch hành chính của bản thân;
c) Người được cơ quan,
đơn
vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng và bảo đảm
các thủ tục theo
quy
định tại khoản 2 Điều này.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Có Giấy giới thiệu của cơ quan,
đơn
vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về
vấn đề
gì.
Các yêu cầu
phải được ghi cụ thể
trong
Phiếu nghiên
cứu hồ sơ cán
bộ, công chức
quy
định tại khoản 3 Điều
6 của Quy chế này và phải được người đứng đầu
cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức;
c) Chỉ được xem những
tài
liệu (hoặc
một
phần tài liệu) có nội dung liên quan
đến nhiệm vụ, công cụ được giao;
d) Không
được làm
sai lệch nội dung và hình
thức hồ sơ cán
bộ, công chức
như: đánh dấu, tẩy
xoá, sửa chữa,
thêm, bớt các tài liệu đã có trong
hồ
sơ;
đ) Được sao
chụp
lại
những tài liệu liên
quan
trong thành phần
hồ
sơ cán bộ, công
chức khi
được người đứng
đầu cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền
quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức cho phép.
3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Cung cấp
đúng và
đầy đủ
các
tài liệu cho người
đến
nghiên cứu, khai thác hồ
sơ cán bộ, công
chức theo Phiếu
nghiên cứu hồ sơ cán
bộ, công chức
đã được
người
đứng đầu
cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền
quản
lý
hồ sơ cán
bộ, công chức phê duyệt;
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn
và
vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại khoản
4 Điều 6 của Quy chế này;
c) Sao lục
hồ
sơ cho người đến
nghiên cứu,
khai
thác hồ sơ theo Phiếu
nghiên cứu hồ sơ cán
bộ, công chức đã
được người đứng
đầu cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.
Điều 12.
Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức
1. Việc lưu
giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công
chức phải thực
hiện
đầy đủ
các bước; lập
số hồ sơ,
phân
loại tài liệu, lập
phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát
hồ
sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức đảm bảo các yêu cầu:
a) Sắp xếp
hồ
sơ theo vần
tên A,
B, C hoặc theo đầu
mối trực thuộc
bảo đảm
nguyên tắc
dễ tìm, dễ thấy,
dễ lấy, dễ bảo quản và không
bị nhàu nát hoặc thất
lạc
hồ sơ;
b) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông
tin về cán bộ, công chức để phục
vụ
cho công
tác tìm kiếm, lưu giữ như họ và tên, các bí danh,
quê quán,
số hồ sơ.
c) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong
thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức,
tin
cậy và có giá trị pháp lý;
d) Tài liệu trong
mỗi
hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành
từng nhóm theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo
phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát
hồ
sơ và để trong một bì hồ sơ;
đ) Loại bỏ những
tài liệu trùng, thừa
chỉ giữ lại mỗi loại tài
liệu một bản. Những tài
liệu hư hỏng (tài
liệu bị phai mờ, rách, nát...) thì phải có biện pháp phục
chế hoặc sao chép lại nội dung
và
lưu đồng thời với bản
cũ;
Trường
hợp cần huỷ tài liệu trong
thành
phần hồ sơ cán bộ, công
chức phải thành lập Hội đồng huỷ hồ sơ cán bộ, công
chức và Biên bản huỷ phải lưu trong thành
phần
hồ
sơ cán bộ, công chức.
Điều 13.
Bảo quản hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Hồ sơ là tài liệu được lưu trữ
lâu
dài, phải được
bảo quản một cách
khoa học, sắp
xếp
có trật tự để
dễ tìm kiếm
và thuận tiện trong
bảo quản; khu vực bảo
quản
hồ
sơ phải bảo đảm
đủ
diện tích; khô ráo, thoáng khí, sạch
sẽ,
không để
bụi bặm,
úng ngập, xa nơi các chất dễ cháy...; trang thiết bị và phương tiện bảo quản
hồ
sơ gồm; tủ,
giá,
kệ hồ sơ,
máy điều hoà...
2. Định kỳ hoặc
đột xuất tiến hành
kiểm tra và làm vệ sinh toàn
diện
khu vực bảo
quản
hồ
sơ; phun
thuốc chống mối, mọt,
làm vệ sinh
hồ
sơ; báo cáo
kiểm
tra chất lượng,
tình trạng hồ sơ và các vấn
đề có liên
quan
đến hồ sơ cán bộ, công chức.
Điều 14.
Chế độ bảo mật hồ sơ cán bộ,
công
chức
1. Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật
theo
quy
định của pháp luật.
2. Người đứng đầu
cơ
quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền quản
lý hồ sơ cán
bộ,
công chức chịu trách
nhiệm tổ chức
và
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm đúng các quy định về chế độ bảo mật tài liệu.
Điều 15.
Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định như sau;
a) Định kỳ hàng năm các sở,
ban,
ngành tỉnh
và
UBND huyện, thành
phố
có
trách nhiệm báo
cáo
tình
hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo
phân
cấp quản lý cán bộ, công
chức hai lần; 6 tháng
đầu năm và báo
cáo cả
năm
gửi
về UBND tỉnh thông qua
Sở
Nội vụ. Thời hạn
gửi
báo cáo trước ngày 15 tháng
7 đối với báo cáo 6 tháng
đầu năm và trước ngày 15 tháng 01 năm sau đối với báo cáo cả năm.
b) Định kỳ hàng
năm,
Sở
Nội vụ có trách nhiệm
tổng hợp báo
cáo
UBND tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình và thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong toàn
tỉnh.
2. Nội dung
báo
cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gồm:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị;
b) Báo cáo
thực
trạng
số lượng,
chất
lượng hồ
sơ cán bộ, công chức
của cơ quan,
đơn vị và
đánh
giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản
lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan,
đơn
vị;
c) Tình trạng
trang
thiết bị phục vụ công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức;
d) Số lượng, chất
lượng của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
đ) Kinh phí bảo đảm
thực
hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
e) Kiến nghị và đề xuất
giải
pháp đổi mới nâng
cao hiệu quả
công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức những
năm
tiếp theo.
Điều 16.
Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức áp dụng bằng công nghệ thông tin
1. Xây dựng
cơ
sở dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức làm cơ sơ để quản
lý hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức. Sở
Nội
vụ có trách nhiệm triển khai cài đặt
phần
mềm cho các cơ quan, đơn vị trong
tỉnh (phần
mềm quản
lý cán bộ, công chức
do Bộ Nội vụ thống
nhất trong
phạm
vi
toàn quốc).
2. Trang bị và sử dụng
các công cụ tin học để
quản
lý, khai thác hồ sơ phục
vụ công
tác xây dựng
và
quản lý đội ngũ cán bộ, công chức bao gồm:
a) Máy vi tính, mạng máy
vi
tính cùng với phần mềm
quản
lý
thống nhất để
khai thác cơ sở dữ liệu về cán
bộ, công chức phục vụ công tác thống kê và yêu cầu quản
lý đội ngũ cán bộ, công chức;
b) Máy ảnh kỹ thuật số, máy quét... để đưa các hình ảnh,
văn bản
tài
liệu về hồ sơ cán bộ, công
chức vào các phương
tiện, thiết bị lưu trữ, bảo
quản phục vụ công tác nghiên cứu và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; từng
bước nghiên cứu hồ
sơ cán bộ, công chức thông
qua mạng máy vi tính và các công cụ khác để tránh tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc.
Mục 2. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 17. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức
1. Người đứng đầu
chịu trách nhiệm về công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị
mình.
2. Người đứng
đầu có trách nhiệm xem xét và quyết
định những nội dung:
a) Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn để
bố trí làm chuyên
trách
về
công tác hồ sơ cán
bộ, công
chức; có phẩm chất chính trị tốt, lịch sử gia
đình
và
bản thân rõ ràng; có ý thức
tổ chức
kỷ luật, trung
thành, trung
thực, tin cậy; có tinh
thần trách nhiệm cao, nhiệt tình công tác, phong
cách làm việc khoa học, trình độ học vấn và chuyên môn nghiệp vụ phù hợp.
b) Tổ chức cho cán bộ, công
chức kê khai, thẩm
tra và làm thủ
tục
xác nhận hồ sơ gốc; hồ sơ cán bộ, công
chức được
xây
dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng
và
các tài liệu khác theo quy định của pháp luật;
c) Đề nghị cơ quan
có
thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa
chữa
lại
những tài liệu trong
hồ
sơ cán bộ, công chức;
d) Thông
báo cho cán
bộ, công chức
biết
kết luận xác minh về thông
tin trong hồ sơ cán bộ, công chức tự khai không
thống
nhất
hoặc không
chính xác;
đ) Huỷ bỏ những
tài
liệu thừa,
trùng lặp, không có nội dung
liên
quan trong hồ sơ;
e) Xử lý kỷ luật hoặc đề
nghị
cơ
quan có thẩm
quyền xem
xét, xử lý kỷ luật
tổ chức, đơn vị và cá nhân
có sai phạm trong
kê
khai, quản lý và bảo quản
hồ
sơ cán bộ, công chức.
3. Người đứng đầu
định kỳ hàng
năm
(hoặc đột xuất)
tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại Quy chế này và báo cáo với cơ quan
cấp trên
trực
tiếp.
Điều 18.
Cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Thực hiện quản lý hồ sơ theo quy định và sự chỉ đạo,
kiểm tra,
hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ, công
chức
của
cơ
quan cấp trên; đồng
thời
hướng
dẫn kiểm tra,
đôn đốc
công tác
hồ sơ cán bộ, công
chức ở các đơn
vị
trực thuộc.
2. Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung,
chuyển
giao, tiếp nhận,
nghiên cứu, sử dụng, lưu
trữ, bảo quản hồ sơ
cán bộ, công chức theo quy định tại các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13 và Điều 14 của Quy chế này.
3. Thường xuyên
cung
cấp
kịp
thời, đầy
đủ những
tài
liệu, sự thay
đổi
liên quan đến cán bộ,
công
chức diện cấp
trên quản lý hiện đang
công tác ở cơ quan mình.
Điều 19.
Trách nhiệm của cán bộ,
công
chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn
vị.
1. Chủ động đề
xuất
kế
hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ; xây dựng các mẫu hồ sơ,
biểu báo
cáo,
thiết kế
các phương tiện quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức.
2. Tổ chức tốt
việc bổ sung
các tài liệu vào hồ sơ; sắp xếp,
bảo quản hồ sơ; phục vụ nghiên cứu, khai thác
hồ
sơ; cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng,
bảo
đảm kịp thời, chính xác.
3. Nghiên cứu,
phát
hiện các vấn đề chưa
rõ hoặc mâu thuẫn
trong
hồ sơ cán bộ, công chức và những vấn đề nảy sinh
trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét,
xử lý.
4. Kiểm tra,
đôn
đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong
hồ
sơ thuộc thẩm
quyền
quản
lý; hướng dẫn
nghiệp vụ quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức cho các đơn vị trực thuộc.
5. Thực
hiện
nguyên
tắc bảo mật
hồ
sơ, phát hiện và kiến nghị với người
có thẩm quyền về những
vấn
đề phát sinh
trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để có biện pháp giải quyết
kịp
thời.
6. Thường
xuyên học tập,
trao
đổi
kinh nghiệm, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên
môn,
nghiệp vụ.
Điều 20.
Trách nhiệm của cán bộ,
công chức đối
với hồ sơ cá
nhân
1. Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm
kê
khai đầy
đủ,
rõ ràng, trung
thực
hồ
sơ của mình theo
hướng
dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
2. Cán bộ, công chức được
quyền
nghiên cứu hồ sơ của
mình tại cơ quan,
tổ chức, đơn
vị
lưu giữ hồ sơ trừ các tài liệu
quy
định tại khoản
9 Điều 5 của Quy chế này.
Nếu có kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung
những thông tin trong hồ sơ của
mình
phải báo
cáo với người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền
quản
lý
hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, giải quyết
hoặc
báo cáo người đứng
đầu cơ quan
có
thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét, quyết
định.
Mục 3 .THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 21.
Thẩm quyền của Sở Nội vụ trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức:
1. Thực hiện chức năng
quản
lý Nhà nước về công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức.
2. Trực tiếp quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức đối với cán bộ, công chức viên chức sau:
a) Trưởng các đơn vị sự nghiệp, đơn
vị
quản lý nhà nước chuyên
ngành (Giám
đốc
Trung tâm, Chi cục trưởng...)
trực thuộc sở, ban, ngành
tỉnh.
b) Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị (Giám đốc,
Phó giám đốc),
kế
toán trưởng doanh
nghiệp
nhà nước hạng
III; Phó chủ tịch Hội đồng quản trị (Phó giám đốc),
kế
toán trưởng
doanh
nghiệp nhà nước
hạng I, II thuộc tỉnh quản lý.
c) Công chức, viên chức chuyên
môn
nghiệp vụ ở ngạch chuyên
viên chính và tương
đương
có
mức lương bậc 5 trở lên,
thạc
sĩ và bác sĩ chuyên khoa cấp I, cấp II có mức lương bậc 6 chuyên viên, viên chức trở lên.
3. Hướng dẫn, thanh
tra, kiểm tra
việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc
phạm
vi
quản lý của tỉnh.
Điều 22.
Thẩm quyền của các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện thành phố trong việc quản lý hồ sơ
cán
bộ, công chức
1. Các sở,
ban,
ngành tỉnh quản lý hồ
sơ cán bộ, công
chức đối
với cán bộ, công chức,
viên
chức từ trưởng phòng,
phóng
trưởng phòng chuyên
môn nghiệp vụ, cấp
phó thủ trưởng các đơn
vị
sự nghiệp, cấp phó thủ trưởng các đơn vị quản
lý nhà nước chuyên ngành
trực thuộc sở, ban, ngành
trở
xuống.
2. Ủy ban nhân dân
các huyện, thành
phố
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đối với cán bộ, công chức, viên chức từ cấp
trưởng, cấp phó các cơ quan chuyên môn,
đơn
vị sự nghiệp trực thuộc trở xuống.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 23.
Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố
1. Tổ chức rà soát
lại
hồ sơ cán bộ, công chức đang quản lý để có kế hoạch
tiến
hành bổ sung
đầy
đủ nội dung hồ sơ
theo
quy
định tại Chương II của bản Quy chế này;
2. Triển khai quán triệt nội dung
Quy chế này đến cán bộ, công chức của cơ quan,
đơn vị mình được
biết
để thực hiện; tổ chức lập lại hồ sơ gửi về cơ quan chức năng
và
trực tiếp quản lý theo phân cấp nêu tại Điều 21 và Điều 22 quy chế này.
3. Bố trí nhân sự quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị đảm
bảo
tiêu chuẩn theo
quy định nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 quy chế này.
Điều 24.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ.
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng
dẫn,
kiểm
tra, đôn đốc các sở,
ban,
ngành tỉnh
và
Ủy ban nhân
dân các huyện, thành
phố triển khai thực
hiện Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thống
nhất trong
toàn tỉnh.
2. Hằng
năm
lập kế hoạch
kiểm
tra việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức
của các cơ quan,
đơn
vị;
tổng hợp, báo cáo kết quả với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo
quy
định tại điểm b khoản 1 Điều 15 Quy chế này.
3. Trong quá
trình thực hiện,
nếu
có
vấn đề gì vướng
mắc,
phát
sinh cần sửa đổi
đề nghị các sở, ban, ngành
tỉnh và UBND các huyện,
thành phố phản ánh về UBND tỉnh (qua
Sở
Nội vụ) để báo cáo UBND tỉnh xem xét,
sửa
đổi
và bổ sung
cho phù hợp./.