|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 695/QĐ-UBND
|
Phú Yên, ngày 09 tháng
5 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH PHÚ YÊN
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 135/TTr-SNV ngày 14 tháng 4 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này
Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc
Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã,
thành phố, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH PHÚ YÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 695/QĐ-UBND ngày 09/5/2014 của Chủ tịch
UBND tỉnh Phú Yên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ.
2. Quy chế này được áp dụng đối với
cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ mục đích công tác, nghiên cứu
khoa học và nhu cầu chính đáng khác.
3. Cơ quan trực tiếp bảo quản, quản
lý, khai thác tài liệu lưu trữ là Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội
vụ.
Điều 2. Tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,
bản chính được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước,
tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Yên
thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, được quản lý thống nhất
theo quy định của pháp luật; không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm
dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm hại đến tài liệu lưu trữ như mua
bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích
của Nhà nước Việt Nam.
Điều 3. Thành phần tài liệu Phông
lưu trữ Nhà nước tỉnh Phú Yên
1. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh
Phú Yên từ năm 1989 đến năm 2005.
2. Hồ sơ khen thưởng của cán bộ,
nhân dân tỉnh Phú Yên trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ.
3. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B
tỉnh Phú Yên trong thời kỳ chống Mỹ.
Điều 4. Các hình thức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng.
4. Triển lãm, trưng bày, công bố tài
liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao, bản chứng thực, bản
trích sao tài liệu lưu trữ.
Chương II
THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh
1. Cho phép các tổ chức, cá nhân
người nước ngoài sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Cho phép các tổ chức, cá nhân
trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu lưu trữ thuộc độ Tuyệt
mật, Tối mật; tài liệu lưu trữ sử dụng hạn chế liên quan đến cá nhân đang bảo
quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 6. Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục
trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép tổ
chức, cá nhân trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật đang bảo quản
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ:
a) Cho phép tổ chức, cá nhân được sử
dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ các trường hợp quy định
tại Điều 5 và Khoản 1, Điều 6 của Quy chế này.
b) Quyết định việc sử dụng tài liệu
lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Chương III
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ
CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 7. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu
trữ
1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
2. Trường hợp sử dụng để phục vụ
công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức
nơi công tác.
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của người
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ có
quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu chính đáng khác.
2. Người sử dụng tài liệu lưu trữ
khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài
liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính
nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà
nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
c) Không được chiếm đoạt, làm hỏng,
làm mất; không được sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; không
được tự ý sao chụp tài liệu lưu trữ.
d) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
đ) Thực hiện đúng quy định của Quy
chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 9. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch
sử
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách
nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức quản lý, sử dụng
tài liệu Lưu trữ theo Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước.
1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ có trách nhiệm:
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 5 và Khoản 1, Điều 6 của
Quy chế này.
b) Ký duyệt nội dung sử dụng tài
liệu lưu trữ của cá nhân, tổ chức đến khai thác theo quy định tại Khoản 2, Điều
6 của Quy chế này.
c) Quản lý tài liệu lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
d) Quản lý, bảo quản các công cụ tra
cứu theo chế độ lưu trữ.
2. Lưu trữ viên phụ trách tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:
a) Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết
quả sử dụng tài liệu lưu trữ cho người sử dụng tài liệu.
b) Thực hiện đúng quy trình
khai thác, sử dụng tài liệu; đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
c) Hướng dẫn người sử dụng tài liệu
đọc tài liệu, sử dụng các công cụ tra cứu, nắm vững các nguyên tắc sử dụng và
sao chụp tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.
d) Theo dõi việc sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Chương IV
HÌNH THỨC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 10. Thông báo, giới thiệu tài
liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ
động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng
tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.
2. Hàng năm rà soát, thông báo tài
liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được
giải mật.
Điều 11. Sử dụng tài liệu tại phòng
đọc
1. Phòng đọc tại Lưu trữ lịch sử
phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị và công cụ tra cứu cần thiết
để phục vụ người sử dụng tài liệu.
2. Phải niêm yết Nội quy sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.
Điều 12. Triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây
dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho
các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch
chung của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Phối hợp với các cơ quan, địa
phương liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo kế hoạch.
Điều 13. Sao tài liệu lưu trữ, chứng
thực lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực
hiện việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu
trữ đang quản lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao
dịch.
Điều 14. Thời gian phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ
Thời gian phục vụ sử dụng tài liệu
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ
ngày thứ Hai đến thứ Sáu hằng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ hoặc theo
quy định của Nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí công chức, viên chức
phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.
Điều 15. Thời hạn giải quyết
1. Đối với tài liệu sử dụng thuộc
thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giải quyết trong vòng
05 ngày làm việc.
2. Đối với tài liệu sử dụng thuộc
thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, giải quyết ngay trong ngày làm việc.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI
PHẠM
Điều 16. Khen thưởng
Trong công tác quản lý, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, các tổ chức, cá nhân có những thành tích
sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:
1. Có thành tích hoàn thành xuất sắc
các nhiệm vụ thu thập, quản lý, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
2. Phát hiện, tố giác kịp thời các
hành vi: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội
dung, mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu
lưu trữ không đúng mục đích theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm
các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài
liệu lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện đúng các quy
định tại Quy chế này.
2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có
vướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên
cứu, xem xét đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.