|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 48/2018/QĐ-UBND
|
Bình
Định, ngày 01 tháng 11 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TỈNH BÌNH ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22/6/2015;
Căn cứ Luật cán bộ, công chức ngày
13/11/2008;
Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;
Căn cứ Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần
hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
Căn cứ Quyết định số
02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 562/TTr-SNV ngày 24/10/2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức tỉnh Bình Định.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/12/2018.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, Thủ
trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KT VB QPPL- Bộ Tư pháp;
- Thường trực HĐND tỉnh:
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Ban Tổ chức Tỉnh ủy;
- Sở Tư pháp;
- LĐ, CV VP UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo;
- Lưu: VT, K12.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Quốc Dũng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 48/2018/QĐ-UBND ngày 01/11/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định chế độ lập,
quản lý và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức của các cơ quan nhà nước thuộc thẩm quyền quản
lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định.
2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan sử dụng cán bộ, công chức và đối với cán bộ, công chức
trong các cơ quan, đơn vị sau:
a) Các sở, ban, ngành, Ban Quản lý
Khu kinh tế thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố (sau đây gọi là cấp huyện).
c) Cán bộ, công chức xã, phường, thị
trấn (sau đây gọi là cấp xã) bao gồm:
- Cán bộ cấp xã giữ các chức danh: Bí
thư, Phó Bí thư Đảng ủy; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân; Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân; Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Bí thư
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;
Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam; Chủ tịch Hội Cựu chiến binh
Việt Nam.
- Công chức cấp xã giữ các chức danh:
Trưởng Công an; Chỉ huy trưởng Quân sự; Văn phòng - thống kê; Địa chính - xây dựng
- đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc địa chính - nông nghiệp
- xây dựng và môi trường (đối với xã); Tài chính - kế toán; Tư pháp - hộ tịch;
Văn hóa - xã hội.
3. Việc lập, quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức của các cơ quan của đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể
chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện do Ban Tổ chức Tỉnh ủy hướng dẫn thực hiện.
Điều 2. Nguyên
tắc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất của Ủy
ban nhân dân tỉnh và trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật.
2. Tuân thủ nghiêm quy định về xây dựng
và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy
đủ, chính xác thông tin của cá nhân từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận cho đến khi không còn làm việc tại các cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức của tỉnh nhằm đáp ứng yêu cầu
nghiên cứu, thống kê, quản lý cán bộ, công chức và công tác cán bộ của các cơ
quan, đơn vị.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức được quản
lý, sử dụng và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định.
Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức; chỉ những người
được thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản mới được
nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.
4. Cán bộ, công chức có trách nhiệm
kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của
những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; nhũng tài liệu do cán bộ,
công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng cán bộ, công
chức xác minh, chứng nhận.
5. Hồ sơ cán bộ, công chức cần được
xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và
khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý cán bộ, công
chức.
Chương II
QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 3. Hồ sơ
cán bộ, công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức gồm:
1. Hồ sơ gốc: Do cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng, tiếp nhận vào cơ quan nhà nước
theo quy định của pháp luật, thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản
vĩnh viễn.
2. Hồ sơ bổ nhiệm, phê chuẩn (bổ nhiệm
vào ngạch; bổ nhiệm, phê chuẩn chức vụ, chức danh lãnh đạo, quản lý).
3. Các loại hồ sơ khác liên quan đến
quá trình làm việc của cán bộ, công chức như: tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết chế độ chính sách, nâng lương, nâng ngạch, bổ nhiệm, điều
động, luân chuyển, biệt phái.
Điều 4. Xây dựng
hồ sơ và mẫu biểu hồ sơ cán bộ, công chức
1. Việc xây dựng hồ sơ, thành phần hồ
sơ cán bộ, công chức thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BNV
ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và
quản lý hồ sơ công chức (Chi tiết tại Phụ lục 1 kèm theo Quy chế này).
2. Mẫu biểu hồ
sơ và mẫu biểu quản lý hồ sơ
a) Các mẫu biểu thành phần hồ sơ cán
bộ, công chức thực hiện thống nhất
theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc
ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.
b) Các mẫu biểu
phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện thống nhất theo Quyết
định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành
mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức.
Điều 5. Chế độ bổ
sung và sửa chữa dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức
1. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ
sơ cán bộ công chức thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số
11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo
cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (Chi tiết
tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này).
2. Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày
31 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về cán bộ,
công chức, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ của
năm trước và báo cáo những hồ sơ hư hỏng, thất lạc hoặc việc sửa chữa thông tin
trong hồ sơ cán bộ, công chức gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng
hợp, báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.
Điều 6. Về chuyển
giao, tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
1. Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức:
Đối với cán bộ, công chức được điều động, chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị
khác thì toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức phải chuyển giao cho cơ quan, đơn vị
quản lý mới.
2. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức:
Thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày
17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản
lý hồ sơ công chức (Chi tiết tại Phụ lục 3 kèm theo Quy chế này).
Điều 7. Nghiên cứu,
sử dụng và khai thác hồ sơ
1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng
và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức gồm:
a) Cơ quan quản lý, cơ quan sử dụng
cán bộ, công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức
để phục vụ yêu cầu công tác.
b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng
ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức được nghiên cứu
toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp
bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ
cán bộ, công chức:
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh,
yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức”.
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ
hồ sơ cán bộ, công chức.
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc
một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao.
d) Không được làm sai lệch nội dung và
hình thức hồ sơ cán bộ, công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt
các tài liệu đã có trong hồ sơ.
đ) Được sao chụp lại những tài liệu
liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức khi được người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý.
3. Nhiệm vụ của công chức trực tiếp
làm công tác quản lý hồ sơ:
a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu
cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức phê duyệt.
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả
phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ,
công chức theo quy định.
c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên
cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức” đã
được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
phê duyệt.
Điều 8. Lưu giữ
và bảo quản hồ sơ
1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ,
công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập
phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập
thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Việc lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức
phải được thực hiện đúng theo yêu cầu, quy trình, chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ,
công chức theo chế độ bảo mật của nhà nước theo quy định tại Điều 14 Thông tư số
11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo
cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức.
Điều 9. Chế độ báo
cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Thời điểm báo cáo công tác quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức: Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của
năm sau, cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm báo cáo công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức cho Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ tổng hợp) để báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.
2. Nội dung, trình
tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại Khoản 2
Điều 15 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo
cáo thống kê và
Quản lý hồ sơ công chức.
Chương III
THẨM QUYỀN,
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 10. Thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Sở Nội vụ: Trực tiếp giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh lưu giữ, quản
lý hồ sơ của cán bộ, công chức gồm:
a) Hồ sơ bổ nhiệm các chức danh thuộc
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo phân cấp quản lý cán bộ, công
chức.
b) Hồ sơ phê chuẩn Chủ tịch và Phó chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
c) Hồ sơ bổ nhiệm vào ngạch chuyên
viên chính và tương đương.
2. Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền sử dụng của đơn
vị mình theo danh mục hồ sơ quy định tại Điều 3 Quy chế này.
3. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo
Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo danh mục hồ sơ quy
định tại Điều 3 của Quy chế này gồm:
a) Hồ sơ cán bộ, công chức đang công
tác tại các cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Hồ sơ bổ nhiệm
công chức thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
c) Hồ sơ phê chuẩn các chức danh Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
4. Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức cấp xã đang làm việc tại cơ quan, đơn vị.
Điều 11. Trách
nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ
1. Có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy
ban nhân dân tỉnh
a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thống nhất trong toàn tỉnh.
b) Tổ chức thực hiện, hướng dẫn,
thanh tra, kiểm tra việc thực hiện về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tỉnh
theo quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật.
c) Thẩm tra,
xác định việc lập lại hồ sơ khi bị hư hỏng, thất lạc, sửa chữa dữ liệu, thông
tin không thống nhất trong hồ sơ cán bộ, công chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
quản lý để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
d) Đề nghị Cơ quan có thẩm quyền xem
xét, xử lý kỷ luật cơ quan, tổ chức và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản
lý và bảo quản hồ sơ.
đ) Đề xuất việc tiêu hủy tài liệu
trùng thừa trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức do Ủy ban nhân dân tỉnh quản
lý.
2. Thẩm tra, xác minh hồ sơ cán bộ,
công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh
và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi cần
thiết theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Trách
nhiệm của Thủ trưởng Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức
1. Lập và quản lý, bảo quản hồ sơ cán
bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý, sử dụng của cơ quan, đơn vị mình và chỉ
được xác nhận vào hồ sơ khi có hồ sơ gốc của cán bộ, công chức theo quy định của
pháp luật.
2. Chịu trách nhiệm thực hiện quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức, gồm:
a) Bố trí người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
b) Tổ chức việc kê khai, thẩm tra xác minh và xác nhận hồ sơ cán bộ, công
chức hoặc tổ chức thẩm tra, xác minh, xác nhận hồ sơ gốc khi lập
mới do hư hỏng, thất lạc, hoặc sửa chữa dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ,
công chức theo quy định tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức
và theo quy định của pháp luật hiện hành.
c) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem
xét, xác minh, sửa chữa những tài liệu không thống nhất trong hồ sơ cán bộ,
công chức theo quy định hiện hành.
d) Thông báo cho cán bộ, công chức biết
kết luận thẩm tra, xác minh về các dữ liệu trong hồ sơ do cán bộ, công chức tự
khai không thống nhất hoặc không chính xác.
đ) Lập danh sách và đề nghị Ủy ban
nhân dân tỉnh quyết định hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng
lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ cán bộ, công chức.
e) Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan
có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan, tổ chức và cá nhân có sai phạm
trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức.
3. Chỉ đạo việc giao nộp đầy đủ, kịp
thời cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cấp trên những tài liệu liên quan đến
hồ sơ cán bộ, công chức hiện đang công tác ở đơn vị mình.
4. Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất tổ
chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức
quy định tại Quy chế này và báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh (qua Sở Nội vụ).
5. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ liên quan đến quá trình công tác
và hồ sơ điện tử trong quản lý cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng
thời hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức.
Điều 13. Thẩm quyền
và trách nhiệm của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
tại các Cơ quan, đơn vị
1. Chịu trách nhiệm đề xuất thực hiện
các nội dung: Kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng, bổ sung các tài liệu đảm bảo
kịp thời, chính xác vào hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị; cung cấp số
liệu và hồ sơ để cập nhật vào phần mềm
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tỉnh.
2. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu
giữ hồ sơ. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề
chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ, công chức và những vấn đề phát sinh
trong công tác quản lý hồ sơ để báo cáo người đứng đầu cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét, xử lý.
3. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
4. Tổ chức nghiên cứu, sử dụng và
khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
5. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ
sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh
trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để có biện pháp giải quyết kịp
thời.
6. Thường xuyên học tập, trao đổi
kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ.
Điều 14. Trách
nhiệm và quyền của cán bộ, công chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Cán bộ, công chức có trách nhiệm
kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ theo hướng dẫn, chịu trách nhiệm trước
pháp luật và thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các thông tin mình kê khai. Trường hợp
các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì
phải chịu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức được quyền
nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, đơn vị lưu giữ hồ sơ, trừ các tài liệu
quy định tại Điểm e Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công
chức.
3. Cán bộ, công chức
nếu có đề nghị về việc điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình
thì phải báo cáo với người đứng đầu cơ
quan sử dụng công chức xem xét, giải quyết theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách
nhiệm triển khai thực hiện Quy chế
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
triển khai, theo dõi, kiểm tra, thanh tra các cơ quan, đơn vị trong việc thực
hiện Quy chế này. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, xây dựng báo cáo về công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hàng năm, đột xuất theo quy định của cấp có
thẩm quyền. Tổng hợp, đề xuất việc sửa
đổi, bổ sung Quy chế theo quy định của pháp luật và phù hợp với thực tiễn của tỉnh.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn
vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm
công khai, tuyên truyền, phổ biến và tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này đến cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị. Thực hiện nghiêm
túc việc báo cáo định kỳ và đột xuất công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
theo đúng quy định.
Điều 16. Điều
khoản sửa đổi, bổ sung
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề khó khăn, vướng mắc hoặc cần sửa đổi, bổ sung Quy chế, đề nghị Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố phản
ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo đề xuất
Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC 1
THÀNH PHẦN HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
(kèm theo Quy chế Quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 48/2018/QĐ-UBND ngày 01/11/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)
1. Đối với cán bộ, công chức tuyển
dụng lần đầu
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai, tổ
chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê
khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp (áp dụng kể
từ ngày Thông tư số 11/2012/TT-BNV
ngày 17/12/2012 của Bộ
Nội vụ có hiệu lực thi hành) do Sở Tư pháp nơi thường
trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng
dẫn cán bộ, công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:
a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”
do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”
theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày
06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức.
c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu
được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu
để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu.
d) Bản sao giấy khai sinh được cấp từ
sổ gốc hoặc sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền, giấy
chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ
có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng
chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi
dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng
chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo
quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận của cấp có thẩm quyền.
e) Hợp đồng làm việc/Hợp đồng lao động.
2. Đối với cán bộ, công chức đang
công tác
Hồ sơ bao gồm toàn bộ thành phần hồ sơ theo quy định
tại mục 1 nêu trên, hàng năm phải bổ sung, cập
nhật vào hồ sơ cán bộ, công chức các tài liệu có liên quan
phát sinh trong quá trình làm việc, gồm:
a) Phiếu bổ sung lý lịch.
b) Các quyết định về việc xét chuyển,
bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng,
kỷ luật.
c) Bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm.
d) Bản nhận xét, đánh giá của cơ quan
quản lý, sử dụng cán bộ, công chức.
đ) Các bản nhận xét đánh giá của cơ
quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết
nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập).
e) Bản kê khai tài sản đối với các đối
tượng cán bộ, công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành.
g) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm
tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan có thẩm quyền về những vấn đề liên quan (nếu có).
Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được
xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
h) Những văn bản khác có liên quan trực
tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán
bộ, công chức.
k) Đối với cán bộ, công chức được bầu
cử, bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có
liên quan đến việc bầu cử, bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức./.
PHỤ LỤC 2
QUY TRÌNH BỔ SUNG, SỬA CHỮA DỮ LIỆU, LẬP
MỚI HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
(kèm theo Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tỉnh Bình Định ban hành
theo Quyết định số 48/2018/QĐ-UBND ngày 01/11/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bình Định)
1. Quy trình bổ sung hồ sơ cán bộ,
công chức
Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày
15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý
nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức, cơ quan quản lý cán bộ,
công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh
có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận
để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức, cụ thể như sau:
a) “Phiếu bổ
sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng cán bộ, công chức và
cơ quan quản lý cán bộ, công chức xác nhận để bổ sung vào
thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.
b) Trường hợp các thông tin phát sinh
do cán bộ, công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự
gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công
chức và trước pháp luật.
2. Quy trình sửa chữa dữ liệu, lập
mới hồ sơ cán bộ, công chức
Việc lập mới hồ sơ cán bộ, công chức
do bị hư hỏng, thất lạc được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Trong thời gian 30 ngày, kể từ
ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, Thủ trưởng các sở, ban ngành, cơ quan,
đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách
nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
Bước 2: Sau khi cán bộ, công chức kê
khai và hoàn chỉnh hồ sơ, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ)
xem xét, quyết định việc thẩm tra, xác minh hồ sơ cán bộ, công chức.
- Trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày
có quyết định thẩm tra, xác minh của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ
có trách nhiệm hoàn thành việc thẩm tra, xác minh và báo cáo Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
Các vấn đề cần thẩm tra, xác minh về
thành phần hồ sơ gồm: Trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ
sơ. Trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất, Sở Nội vụ báo
cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và có văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền liên quan đến nội
dung cần thẩm tra, xác minh thực hiện việc thẩm tra, xác minh và thông báo kết
quả bằng văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ). Trường hợp xác minh
các văn bằng, chứng chỉ do các cơ
quan, tổ chức nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì Sở Nội vụ báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét và ký văn bản đề nghị cơ quan
ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó (hoặc trực tiếp cho cơ quan có thẩm
quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó) để xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng
chỉ và thông báo kết luận bằng văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh để lưu hồ sơ.
- Không phải thẩm tra, xác minh đối với
hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:
Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định thì thực hiện chế độ
bổ sung như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại mục 1.
Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng
đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong
hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận
tính hợp pháp.
Bước 3: Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
có văn bản gửi Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến trước khi quyết
định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ
cán bộ, công chức hư hỏng, thất lạc theo quy định./.
PHỤ LỤC 3
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
(kèm theo Quy chế Quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết
định số 48/2018/QĐ-UBND ngày 01/11/2018 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bình Định)
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày
cán bộ, công chức có quyết định được điều động, luân chuyển,
chuyên ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển
thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức
khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ. Hồ sơ
khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu
quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày
18/6/2007 của Bộ Nội vụ.
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện
(nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu
chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời
nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong.
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu
mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của
Bộ Nội vụ.
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê
tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao
nhận.
đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan
quản lý cán bộ, công chức thực hiện.
2. Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần
Việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được
thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức nghỉ hưu, thôi
việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch
cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ
sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức
lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản
lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ.
b) Đối với cán bộ, công chức từ trần
gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức,
đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ, bảo quản.
c) Đối với
cán bộ, công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ
quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán
bộ, công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ
chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có văn bản yêu cầu./.