Quyết định 335/QĐ-UBND 2023 giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch Sở Tư pháp Vũng Tàu

• Số hiệu: 335/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
• Người ký: Đặng Minh Thông
• Ngày ban hành: 24/02/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 335/QĐ-UBND	Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 24 tháng 02 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỚI BAN HÀNH; THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 3864/QĐ-UBND ngày 19/12/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính mới ban hành; danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 298/TTr-STP ngày 10/02/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 02 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính mới ban hành; thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

(Nội dung chi tiết tại Phụ lục kèm theo)

Điều 2. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định

Điều 3. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Bãi bỏ quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch được phê duyệt kèm theo Quyết định số 2344/QĐ-UBND ngày 09/09/2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Phê duyệt quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Quyết định và các Phụ lục kèm theo được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, địa chỉ www.baria-vungtau.gov.vn.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đặng Minh Thông

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỚI BAN HÀNH; THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 335/QĐ-UBND ngày 24 tháng 02 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

1. Thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch, mã số Thủ tục hành chính: 2.000635.000.00.00.H06.

Thời gian giải quyết: Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ (Quyết định số 3864/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Thứ tự công việc	Chức danh, vị trí, nội dung công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả
Bước 1	Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ; vào sổ hồ sơ đến, quét (scan) hồ sơ; nhập, lưu trữ hồ sơ trên phần mềm một cửa và chuyển hồ sơ đến Lãnh đạo Phòng chuyên môn để xử lý hồ sơ.	Công chức tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Hồ sơ của tổ chức, công dân; - Sổ theo dõi hồ sơ; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 2	Lãnh đạo Phòng chuyên môn kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, phân công công chức thực hiện: + Đầy đủ, hợp lệ thực hiện cấp trích lục hộ tịch, vào sổ hộ tịch; Trường hợp không còn lưu giữ sổ hoặc không có tên trong sổ hộ tịch thì có văn bản trả lời công dân. + Không đầy đủ, thiếu hồ sơ, trả hồ sơ chuyển hồ sơ cho công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công để yêu cầu công dân bổ sung và xử lý lại bước 1.	Lãnh đạo phòng chuyên môn/Chuyên viên	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Hồ sơ của tổ chức, công dân; - Dự thảo trích lục hộ tịch, dự thảo văn bản trả lời công dân; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 3	Lãnh đạo Sở ký, phê duyệt kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư	Lãnh đạo Sở	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Kết quả TTHC: Trích lục hộ tịch, hoặc văn bản trả lời công dân; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 4	Văn thư vào sổ, lấy số văn bản, chuyển kết quả cho công chức một cửa.	Văn thư/Chuyên viên phòng chuyên môn	01 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Kết quả TTHC: Trích lục hộ tịch, hoặc văn bản trả lời công dân; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 5	Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công xác nhận kết quả THCC trên phần mềm một cửa; Thông báo cho công dân đến nhận kết quả TTHC.	Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh	01 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải hồ sơ; - Kết quả THCC: Trích lục hộ tịch, hoặc văn bản trả lời công dân; - Sổ theo dõi hồ sơ; - Xử lý trên phần mềm.
	Tổng thời gian giải quyết TTHC:		01 ngày làm việc

2. Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch, mã số thủ tục hành chính: 2.002516.000.00.00.H06.

Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc; trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc (Quyết định số 3864/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).

Thứ tự công việc	Chức danh, vị trí, nội dung công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả
Bước 1	Công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ; vào sổ hồ sơ đến, quét (scan) hồ sơ; nhập, lưu trữ hồ sơ trên phần mềm một cửa và chuyển hồ sơ đến Lãnh đạo Phòng chuyên môn để xử lý hồ sơ.	Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Hồ sơ của tổ chức, công dân; - Sổ theo dõi hồ sơ; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 2	Lãnh đạo Phòng chuyên môn kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, phân công chuyên viên thực hiện: + Trường hợp không đầy đủ, thiếu hồ sơ, trả hồ sơ chuyển hồ sơ cho công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công để yêu cầu công dân bổ sung và xử lý lại bước 1. + Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Trung tâm phục vụ hành chính công để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến). Trường hợp cần xác minh, Lãnh đạo phòng báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch. Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì Lãnh đạo phòng báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân. + Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức trực tiếp, thì chuyên viên in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Lãnh đạo phòng phê duyệt.	Lãnh đạo phòng chuyên môn/Chuyên viên	02 ngày (trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì không quá 09 ngày làm việc)	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Hồ sơ của công dân; - Dự thảo văn bản xác nhận thông tin hộ tịch/dự thảo văn bản trả lời công dân/ Phiếu xin lỗi; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 3	Lãnh đạo Sở ký, phê duyệt kết quả TTHC, chuyển bộ phận văn thư.	Lãnh đạo Sở	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Kết quả TTHC: văn bản xác nhận thông tin hộ tịch/văn bản trả lời công dân; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 4	Văn thư vào sổ, lấy số văn bản, chuyển kết quả cho công chức một cửa.	Văn thư/Chuyên viên phòng chuyên môn	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; - Kết quả TTHC: văn bản xác nhận thông tin hộ tịch/văn bản trả lời công dân; - Xử lý trên phần mềm.
Bước 5	Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công xác nhận kết quả THCC trên phần mềm một cửa; Thông báo cho công dân đến nhận kết quả TTHC.	Công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh	02 giờ	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu Kiểm soát quá trình giải hồ sơ; - Kết quả THCC: văn bản xác nhận thông tin hộ tịch/văn bản trả lời công dân; - Sổ theo dõi hồ sơ; - Xử lý trên phần mềm.
	Tổng thời gian giải quyết TTHC:		03 ngày làm việc (trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì không quá 10 ngày làm việc)