|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG NAI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3349/QĐ-UBND
|
Đồng Nai, ngày 24
tháng 10 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO LÃNH ĐẠO TỈNH GIAO TIẾP
VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 145/2013/NĐ-CP
ngày 29/10/2013 của Chính phủ quy định việc tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức
trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại
và đón, tiếp khách nước ngoài;
Căn cứ Quyết định số
67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế thống nhất quản
lý các hoạt động đối ngoại của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại
vụ tại Tờ trình số 1174/TTr-SNgV ngày 15/9/2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy định hướng dẫn công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo tỉnh giao tiếp với
khách nước ngoài.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ,
Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Đinh Quốc Thái
|
QUY ĐỊNH
HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO LÃNH ĐẠO TỈNH GIAO TIẾP VỚI KHÁCH NƯỚC
NGOÀI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3349/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2014 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này hướng dẫn việc tổ chức, thực
hiện và trách nhiệm phối hợp của các sở, ban, ngành, đơn vị trong tỉnh trong
công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo tỉnh giao tiếp và làm việc với các Đoàn khách nước
ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh Đồng Nai, với các mục đích: chào xã giao,
chào từ biệt; giao lưu hữu nghị, chia sẻ kinh nghiệm; tìm hiểu về tình hình
phát triển kinh tế - xã hội, môi trường và chính sách thu hút đầu tư nước ngoài
của tỉnh, tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh; ký kết các văn kiện hợp tác; giao
lưu văn hóa, văn nghệ, thể thao; tham gia các sự kiện, lễ kỷ niệm, lễ hội được
tổ chức tại địa phương.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân
các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa, các cơ quan đoàn thể, tổ chức
chính trị - xã hội, kinh tế, Công an tỉnh, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh và một số cơ
quan, đơn vị khác tương ứng với đoàn khách nước ngoài khi đến thăm và làm việc
tại tỉnh.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ.
1. Đơn vị chủ trì: Là cơ quan được Ủy
ban nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ làm đầu mối tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng
kế hoạch và triển khai thực hiện công tác đón tiếp Đoàn khách nước ngoài theo nội
dung, chương trình đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
2. Đơn vị phối hợp: Là các sở, ban,
ngành, đơn vị trong tỉnh được Ủy ban nhân dân tỉnh phân công phối hợp với đơn vị
chủ trì thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo công tác đón tiếp đoàn khách
nước ngoài chu đáo, trọng thị, theo đúng nghi thức ngoại giao, thông lệ quốc tế
và đạt kết quả.
Chương II
CÔNG TÁC CHUẨN BỊ
VÀ PHỐI HỢP
Điều 4. Đón tiếp
Đoàn khách nước ngoài đến chào xã giao, chào từ biệt Lãnh đạo tỉnh
1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Ngoại
vụ có trách nhiệm:
a) Liên hệ nắm thông tin về Đoàn
(thông tin về Trưởng đoàn, mục đích chuyến công tác, thời gian đến và đi của
Đoàn....)
b) Dự thảo văn bản gửi Ủy ban nhân
dân tỉnh xin chủ trương tiếp Đoàn, văn bản phúc đáp cho phía bạn về việc tiếp
Đoàn.
c) Trao đổi thông tin về nội dung, mục
đích, thành phần hoạt động của Đoàn với Công an tỉnh trước khi đề xuất UBND tỉnh
phê duyệt tiếp và làm việc với đoàn.
d) Xây dựng Kế hoạch chi tiết tiếp
Đoàn.
đ) Dự thảo bài phát biểu, cung cấp
thông tin về lý lịch trích ngang của Trưởng đoàn khách và thông tin tổng quan về
mối quan hệ giữa Việt Nam nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng với phía đối tác
cho Lãnh đạo tỉnh thông qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
e) Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo
tỉnh tiếp Đoàn.
g) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh về chủng loại và số lượng quà tặng cho Đoàn.
h) Cử Lãnh đạo Sở tham dự tiếp Đoàn.
i) Dẫn chương trình tại buổi tiếp.
k) Bố trí chuyên viên Lễ tân tác nghiệp
tại sự kiện.
l) Ghi nhận nội dung buổi làm việc để
có tham mưu, đề xuất phù hợp.
m) Chụp hình làm tư liệu, đưa thông
tin về buổi tiếp Đoàn lên Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện
tử của Sở Ngoại vụ.
n) Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các
hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh. Ghi nhận thông tin về loại quà tặng
và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau.
2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa
tươi để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro....).
- Dự thảo văn bản mời các đơn vị có
liên quan trong tỉnh tham gia tiếp Đoàn cùng Lãnh đạo tỉnh.
- Chuẩn bị quà tặng cho Trưởng đoàn.
- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp
Đoàn.
- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.
b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát
triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công
nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số
thông tin có liên quan để phục vụ tiếp đoàn.
- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh
Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.
c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp
chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một
số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp đoàn.
d) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Ngoại vụ để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn
khách.
đ) Công an tỉnh lập kế hoạch bảo vệ
an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.
e) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng
Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:
- Cử phóng viên dự và đưa tin.
- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về
các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.
3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm
cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn
vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.
4. Thành phần tiếp Đoàn:
a) Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.
c) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
d) Lãnh đạo các đơn vị có liên quan
(nếu cần).
5. Hình thức tiếp: Trang trọng.
6. Trang phục:
a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam:
Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.
b) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở
Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.
7. Thời gian tiếp: Khoảng 30 - 60
phút.
8. Trong trường hợp Đoàn đến chào
Lãnh đạo Tỉnh ủy, Lãnh đạo Tỉnh ủy sẽ chủ trì buổi tiếp và Văn phòng Tỉnh ủy phối
hợp Sở Ngoại vụ để tham mưu Tỉnh ủy việc tiếp Đoàn.
Điều 5. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến giao lưu hữu
nghị, chia sẻ kinh nghiệm
1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Tùy tính
chất của đoàn đến giao lưu trên lĩnh vực nào, đơn vị phụ trách lĩnh vực chuyên
môn tương ứng chịu trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ thực hiện các công việc
được nêu tại Điểm a, b, c, d, đ, e, g, i, k, l, m, n Khoản 1, Điều 4 của Quy định
này và các nhiệm vụ sau:
a) Dự trù và thanh quyết toán kinh
phí tiếp Đoàn.
b) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.
c) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.
d) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa
Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng
cảnh của địa phương.
đ) Cung cấp cho các sở, ban, ngành
liên quan nội dung băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng Đoàn.
e) Tổ chức và mời các đơn vị có liên
quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.
g) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.
2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa để
bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu, máy chiếu, băng rôn
và khẩu hiệu chào mừng Đoàn....).
- Chuẩn bị quà tặng cho Đoàn, 01 bó
hoa để tặng cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân của Trưởng đoàn.
- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp
Đoàn.
- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.
b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát
triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công
nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số
thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.
- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh
Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.
- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:
- Ban Quản lý các Khu công nghiệp chuẩn
bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số
thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.
- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy
ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Ngoại vụ
để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng trên địa bàn
tỉnh.
đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh cấp kinh phí cho đơn vị chủ trì để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn
khách.
e) Công an tỉnh:
- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn
trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.
- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón,
tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.
g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng
Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:
- Cử phóng viên dự và đưa tin.
- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về
các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.
3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm
cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn
vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.
4. Thành phần tiếp Đoàn:
a) Lãnh đạo tỉnh.
b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
c) Lãnh đạo đơn vị chủ trì tiếp đoàn.
d) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.
đ) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.
e) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành,
đơn vị có liên quan tương ứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn
khách.
5. Hình thức tiếp: Trang trọng.
6. Trang phục:
a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam:
Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.
b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa
Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.
c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở
Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.
7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03
ngày.
Điều 6. Đón tiếp
Đoàn khách nước ngoài đến tìm hiểu về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của
địa phương, môi trường và chính sách thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh; tìm kiếm
cơ hội hợp tác kinh doanh (áp dụng đối với những đoàn nhà đầu tư có số
lượng lớn đi cùng lãnh đạo cấp tỉnh hoặc cấp Trung ương của nước đó; việc tiếp
đoàn vừa mang tính chất ngoại giao vừa thông tin về môi trường đầu tư tại Đồng
Nai).
1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở
Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm thực hiện các công việc được nêu tại Điểm a,
b, c, d, đ, i, l, Khoản 1, Điều 4 của Quy định này và các công việc sau:
a) Dự trù và thanh quyết toán kinh
phí tiếp Đoàn.
b) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.
c) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.
d) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa
Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng
cảnh của địa phương.
đ) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng và loại quà
tặng cho Đoàn.
e) Dự thảo và trình bày báo cáo về
tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài
ngoài khu công nghiệp và thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài
của tỉnh.
g) Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh
Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.
h) Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
i) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.
2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa để
bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu, máy chiếu....).
- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng
cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân của Trưởng đoàn.
- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp
Đoàn.
- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.
b) Sở Ngoại vụ:
- Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo
tỉnh tiếp Đoàn.
- Bố trí chuyên viên lễ tân tác nghiệp
tại sự kiện.
- Chụp hình làm tư liệu, đưa thông
tin về buổi tiếp Đoàn lên Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện
tử của Sở Ngoại vụ.
- Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các
hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh. Ghi nhận thông tin về loại quà tặng
và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau .
c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:
- Chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu
tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục
vụ tiếp Đoàn.
- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy
ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Kế hoạch
và Đầu tư để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng
trên địa bàn tỉnh.
đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Kế hoạch và Đầu tư để thực hiện kế hoạch đón tiếp
Đoàn khách.
e) Công an tỉnh:
- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn
trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.
- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón,
tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.
g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng
Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:
- Cử phóng viên dự và đưa tin.
- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về
các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.
3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm
cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn
vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.
4. Thành phần tiếp Đoàn:
a) Lãnh đạo tỉnh.
b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.
d) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.
đ) Lãnh đạo Ban Quản lý các Khu Công
nghiệp.
e) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành, đơn
vị có liên quan tương xứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.
5. Hình thức tiếp: Trang trọng.
6. Trang phục:
a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam:
Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.
b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa
Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.
c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở
Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.
7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03
ngày.
Điều 7. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến ký kết các văn
kiện hợp tác hữu nghị
1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Ngoại
vụ có trách nhiệm thực hiện các công việc nêu tại Điểm a, b, c, d, đ, i, k, l,
m, n Khoản 1, Điều 4 của Quy định này và các công việc sau:
a) Chủ trì, phối hợp các cơ quan liên
quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh nội dung văn kiện hợp tác giữa tỉnh Đồng Nai
với phía đối tác nước ngoài.
b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xin
ý kiến các cơ quan Trung ương về nội dung văn kiện hợp tác.
c) Hoàn chỉnh và in ấn các văn kiện
ký kết (gồm 02 bộ với 03 ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng phía nước đối
tác).
d) Dự trù và thanh quyết toán kinh
phí tiếp Đoàn.
đ) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.
e) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.
g) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa
Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng
cảnh của địa phương.
h) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng và loại quà
tặng cho Đoàn.
i) Cung cấp cho các sở, ban, ngành nội
dung các câu băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng Đoàn.
k) Tổ chức và mời các đơn vị có liên
quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.
l) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.
2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Chuẩn bị địa điểm tiến hành Lễ ký kết
và tiếp Đoàn (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu,
máy chiếu....).
- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng
cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân Trưởng đoàn.
- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp
Đoàn.
- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.
b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát
triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công
nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số
thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.
- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh
Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.
- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:
- Chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu
tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục
vụ tiếp Đoàn.
- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu
và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.
d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy
ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Ngoại vụ
để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng trên địa bàn
tỉnh.
đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Ngoại vụ để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn
khách.
e) Công an tỉnh:
- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn
trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.
- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón,
tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.
g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai,
Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:
- Cử phóng viên dự và đưa tin.
- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về
các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.
3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung
cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị
chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.
4. Thành phần tiếp Đoàn:
a) Lãnh đạo tỉnh.
b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.
d) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.
đ) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành,
đơn vị có liên quan tương xứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn
khách.
5. Hình thức tiếp: Trang trọng.
6. Trang phục:
a) Tại buổi Lễ ký kết và làm việc
chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.
b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa
Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.
c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở
Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.
7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03
ngày.
Điều 8. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến giao lưu văn
hóa, văn nghệ, thể thao; hoặc tham dự các sự kiện văn hóa, lễ hội được tổ chức
tại địa phương
1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Văn
hóa, Thể thao và Du lịch có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Phối hợp Sở Ngoại vụ nắm thông tin
về Đoàn.
b) Dự thảo văn bản gửi Ủy ban nhân
dân tỉnh xin chủ trương tiếp Đoàn.
c) Chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ xây
dựng Kế hoạch chi tiết tiếp Đoàn.
d) Chuẩn bị nội dung giới thiệu cho
Đoàn trên các lĩnh vực: Văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn tỉnh
đ) Dự trù và thanh quyết toán kinh
phí tiếp Đoàn.
e) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.
g) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.
h) Xây dựng chương trình và tổ chức
biểu diễn các tiết mục văn nghệ, thể thao giao lưu.
i) Phối hợp các cơ quan, đơn vị liên
quan bố trí và đưa Đoàn đi tham quan các danh lam, thắng cảnh của địa phương.
k) Phối hợp Sở Ngoại vụ, Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng
và loại quà tặng cho Đoàn.
l) Dự thảo bài phát biểu cho Lãnh đạo
tỉnh.
m) Tổ chức và mời các đơn vị có liên
quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.
n) Dẫn chương trình tại buổi tiếp.
o) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.
2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Sở Ngoại vụ:
- Liên hệ nắm thông tin về Đoàn
(thông tin về Trưởng đoàn, mục đích chuyến công tác, thời gian đến và đi của
Đoàn...) để cung cấp cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Dự thảo văn bản phúc đáp cho phía bạn
về việc tiếp Đoàn.
- Chuẩn bị thông tin về lý lịch trích
ngang của Trưởng đoàn khách và thông tin tổng quan về mối quan hệ giữa Việt Nam
nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng với phía đối tác cho Lãnh đạo tỉnh thông
qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Phối hợp Sở Văn hóa, Thể thao và Du
lịch thực hiện việc trang trí phông nền hội trường/sân khấu nơi tổ chức sự kiện;
cung cấp cho các sở, ban, ngành nội dung các câu băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng
Đoàn.
- Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo
tỉnh tiếp Đoàn.
- Bố trí chuyên viên Lễ tân tác nghiệp
tại sự kiện.
- Ghi nhận nội dung buổi làm việc để
có tham mưu, đề xuất phù hợp.
- Chụp hình làm tư liệu.
- Đưa thông tin về buổi tiếp Đoàn lên
Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện tử của Sở Ngoại vụ.
- Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các
hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh.
- Ghi nhận thông tin về loại quà tặng
và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau .
b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn nếu cần
thiết (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro,....).
- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng
cho Trưởng đoàn.
- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp
Đoàn.
- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.
c) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân
tỉnh cấp kinh phí cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để thực hiện kế hoạch đón
tiếp Đoàn khách.
d) Công an tỉnh:
- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn
trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.
- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón,
tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.
đ) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng
Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:
- Cử phóng viên dự và đưa tin.
- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về
các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.
3. Thành phần tiếp Đoàn:
a) Lãnh đạo tỉnh.
b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.
d) Lãnh đạo Sở Văn hóa, Thể thao và
Du lịch.
đ) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành,
đơn vị có liên quan tương ứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.
4. Hình thức tiếp: Thân mật, lịch sự.
5. Trang phục:
a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam:
Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.
b) Tại các buổi biểu diễn giao lưu,
tiệc chiêu đãi và đưa Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ
vest.
c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở
Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.
6. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 04
ngày.
Điều 9. Đón tiếp
các Đoàn khách nước ngoài đến tham dự các Hội nghị, hội thảo được tổ chức trên
địa bàn tỉnh
Tùy lĩnh vực tổ chức Hội nghị, Hội thảo;
đơn vị phụ trách lĩnh vực ấy chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ tham mưu ủy ban nhân
dân tỉnh việc tổ chức thực hiện.
Chương III
MỘT SỐ QUY ĐỊNH
KHÁC
Điều 10. Chuẩn bị
bài phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh
Các sở, ban, ngành có trách nhiệm
cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn
vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.
Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp
thông tin để dự thảo bài phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh và gửi Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh trước 02 ngày sự kiện diễn ra để xin ý kiến Lãnh đạo tỉnh trước
khi tiếp Đoàn. Nội dung bài phát biểu phải giới thiệu và đánh giá chung về tình
hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong năm và 05 năm; tình hình
đầu tư nước ngoài trên địa bàn tỉnh, các dự án đang kêu gọi và thu hút đầu tư
nước ngoài; mối quan hệ giữa địa phương với đối tác và mong muốn tiếp tục hợp
tác với nhau trong thời gian tới. Các thông tin trong bài phát biểu và các báo
cáo (nếu có) phải được cập nhật cho đến thời điểm tiếp Đoàn.
Khi chuẩn bị nội dung phát biểu cho
Lãnh đạo tỉnh có nội dung liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo, dân chủ, nhân
quyền, các vụ, việc phức tạp, nhạy cảm về an ninh trật tự hoặc thông tin thuộc
bí mật nhà nước; đơn vị chủ trì cần trao đổi thống nhất với Công an tỉnh trước
khi trình UBND tỉnh duyệt.
Điều 11. Lựa chọn
và mua sắm quà tặng
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ
trì, phối hợp Sở Ngoại vụ và các đơn vị liên quan tham mưu Lãnh đạo tỉnh về chủng
loại và số lượng quà tặng cho Đoàn. Việc lựa chọn và mua sắm quà tặng phải đảm
bảo các yếu tố về mỹ thuật, thể hiện được nét văn hóa truyền thống của người Việt
Nam; nhỏ, gọn và không bị vỡ khi vận chuyển. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có
trách nhiệm thông tin cho Lãnh đạo tỉnh về nội dung, ý nghĩa và cách thức tạo
ra sản phẩm để Lãnh đạo tỉnh có thể giới thiệu đôi nét khi tặng Đoàn.
Điều 12. Chuẩn bị
tiệc chiêu đãi
Cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm
bố trí việc ăn uống cho Đoàn và chuẩn bị tiệc để Lãnh đạo tỉnh chiêu đãi Đoàn
(nếu có). Thực đơn mang hương vị và truyền thống quê hương nhằm kết hợp với việc
quảng bá ẩm thực Việt Nam, Tuy nhiên, phải phù hợp với phong tục tập quán ẩm thực
của khách, đồng thời phải đảm bảo yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm.
Điều 13. Chuẩn bị
và biểu diễn các tiết mục văn nghệ giao lưu
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chịu
trách nhiệm chính về việc chuẩn bị các tiết mục biểu diễn văn nghệ giao lưu và
phục vụ Lãnh đạo tỉnh tiếp Đoàn. Nội dung các tiết mục, thành phần và trang phục
biểu diễn, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch phải báo cáo và trình xin ý kiến Ủy
ban nhân dân tỉnh trước 07 ngày sự kiện diễn ra. Các tiết mục biểu diễn phải thể
hiện nét đặc trưng của văn hóa Việt Nam và mang âm hưởng dân gian.
Điều 14. Báo cáo
tổng kết, rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc tiếp Đoàn 10 ngày, cơ
quan chủ trì có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ kết quả
tiếp Đoàn. Báo cáo cần nêu rõ kết quả của quá trình tiếp đón; các vấn đề phát
sinh và việc giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có; sự phối hợp giữa các cơ
quan liên quan trong quá trình tiếp Đoàn; tham mưu, đề xuất, kiến nghị về các nội
dung có liên quan trong quá trình trao đổi với các đối tác.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách
nhiệm thực hiện
1. Sở Ngoại vụ phối hợp với Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Quy định này đến các sở, ban, ngành,
cơ quan, đơn vị liên quan.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện
nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, trên cơ sở đề xuất của các sở, ban,
ngành, UBND cấp huyện, Sở Ngoại vụ sẽ tổng hợp, kiến nghị UBND tỉnh xem xét điều
chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.