Quyết định 3175/QĐ-UBND 2021 giải quyết thủ tục hành chính văn thư Sở Nội vụ Vĩnh Long

• Số hiệu: 3175/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Vĩnh Long
• Người ký: Lê Quang Trung
• Ngày ban hành: 18/11/2021

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3175/QĐ-UBND	Vĩnh Long, ngày 18 tháng 11 năm 2021

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH LONG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 2823/QĐ-UBND ngày 19/10/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 724/TTr-SNV, ngày 12/11/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 03 (Ba) quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực văn thư - lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long.

Điều 2. Bãi bỏ quy trình nội bộ thủ tục hành chính lĩnh vực lưu trữ tại số thứ tự 1 và 2 Mục VI, Phần II của Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 1953/QĐ- UBND ngày 26/7/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc phê duyệt quy trình nội bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ.

Điều 3. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Nội vụ lập danh sách đăng ký tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được phân công thực hiện các bước xử lý công việc quy định tại quy trình này, gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công để thiết lập cấu hình điện tử trong thời hạn chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.

2. Giao Trung tâm Phục vụ hành chính công chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng quy trình điện tử lên phần mềm Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh trong thời hạn chậm nhất 10 ngày làm việc, kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Quang Trung

QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH LONG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3175/QĐ-UBND, ngày 18/11/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

STT	Tên thủ tục hành chính	Quyết định công bố TTHC	Ghi chú
LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1	Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ	Quyết định số 2823/QĐ- UBND, ngày 19/10/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh	Phê duyệt mới
2	Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc		Thay thế quy trình đã được phê duyệt tại Quyết định số 1953/QĐ-UBND ngày 26/7/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh
3	Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1. Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Thứ tự công việc	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày làm việc)
Bước 1	Công chức tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ	Công chức được phân công tiếp nhận	0,5 ngày
Bước 2	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ phân công chuyên viên xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ	0,5 ngày
Bước 3	Chuyên viên Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ xử lý hồ sơ và trình Lãnh đạo phòng xem xét	Chuyên viên Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ	12 ngày
Bước 4	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ xét duyệt hồ sơ và trình Lãnh đạo Sở.	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ	01 ngày
Bước 5	Lãnh đạo Sở xem xét, ký duyệt kết quả	Lãnh đạo Sở Nội Vụ	01 ngày
	Tổng thời gian giải quyết		15 ngày

2. Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

a) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc

Thứ tự công việc	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày làm việc)
Bước 1	Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân và chuyển Lãnh đạo Trung tâm	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ	0,5 giờ
Bước 2	Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phân công viên chức xử lý	Lãnh đạo Trung tâm	1 giờ
Bước 3	Viên chức được phân công xử lý hồ sơ	Viên chức	5 giờ
Bước 4	Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt hồ sơ và chuyển cho viên chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả	Lãnh đạo Trung tâm	1 giờ
Bước 5	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho tổ chức, cá nhân	Viên chức tiếp nhận hồ sơ	0,5 giờ
	Tổng thời gian giải quyết		8 giờ

b) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm thì thời gian giải quyết chậm nhất là 04 ngày làm việc

Thứ tự công việc	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày làm việc)
Bước 1	Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân và chuyển Lãnh đạo Trung tâm	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ	0,5 ngày
Bước 2	Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phân công viên chức xử lý	Lãnh đạo Trung tâm	0,5 ngày
Bước 3	Viên chức được phân công xử lý hồ sơ	Viên chức	02 ngày
Bước 4	Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt hồ sơ và chuyển cho viên chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả	Lãnh đạo Trung tâm	0,5 ngày
Bước 5	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho tổ chức, cá nhân	Viên chức tiếp nhận hồ sơ	0,5 ngày
	Tổng thời gian giải quyết		4 ngày

3. Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

a) Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc

Thứ tự công việc	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày làm việc)
Bước 1	Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân và chuyển Lãnh đạo Trung tâm	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ	0,5 giờ
Bước 2	Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phân công viên chức xử lý	Lãnh đạo Trung tâm	1 giờ
Bước 3	Viên chức được phân công xử lý hồ sơ	Viên chức	5 giờ
Bước 4	Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt hồ sơ và chuyển cho viên chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả	Lãnh đạo Trung tâm	1 giờ
Bước 5	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho tổ chức, cá nhân	Viên chức tiếp nhận hồ sơ	0,5 giờ
	Tổng thời gian giải quyết		8 giờ

b) Tuy nhiên, trường hợp tài liệu nhiều, tìm khó thì thời gian giải quyết chậm nhất là 03 ngày làm việc

Thứ tự công việc	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày làm việc)
Bước 1	Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân và chuyển Lãnh đạo Trung tâm	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ	0,5 ngày
Bước 2	Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phân công viên chức xử lý	Lãnh đạo Trung tâm	0,5 ngày
Bước 3	Viên chức được phân công xử lý hồ sơ	Viên chức	01 ngày
Bước 4	Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt hồ sơ và chuyển cho viên chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả	Lãnh đạo Trung tâm	0,5 ngày
Bước 5	Viên chức được phân công tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho tổ chức, cá nhân	Viên chức tiếp nhận hồ sơ	0,5 ngày
	Tổng thời gian giải quyết		03 ngày