|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2787/2005/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày
12 tháng 12 năm 2005
|
VỀ
VIỆC QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ
ban Nhân dân của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày
26/11/2003 ;
Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ;
Căn cứ Thông tư số: 21/2005/TT-BNV, ngày
01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của
tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy
ban nhân dân ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
Căn
cứ Quyết định số 3833/2004/QĐ-UB ngày 10/11/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Long về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 2924/2003/QĐ-UB ngày
03/9/2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long Về việc sửa đổi, bổ sung quy định
về quản lý, sử dụng mạng tin học diện rộng của tỉnh ban hành kèm theo Quyết
định số: 3034/2000/QĐ.UBT ngày 13/11/2000 của UBND tỉnh Vĩnh Long;
Theo Tờ trình số: 238 /TTr-VPUBND ngày 12 /
12 /2005 của Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quyết định
của UBND tỉnh quy định công tác văn thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định nầy " Quy định tổ chức
công tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản " đối với các cơ
quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh.
Các quy định trước đây trái với nội dung
Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 2. Thủ
trưởng các sở - ban - ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã tổ chức triển
khai đến tất cả các cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh thống
nhất thực hiện Quy định kèm theo quyết định này.
Chánh văn phòng UBND tỉnh thường xuyên kiểm
tra, nhắc nhở các ngành, các cấp thực hiện đúng quy định về tổ chức công tác
văn thư -lưu trữ và quản lý ban hành văn bản.
Điều 3. Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ
trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã chịu
trách nhiệm thi hành quyết định nầy.
Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10
ngày, kể từ ngày ký và được đăng Công báo của tỉnh./.
|
Nơi nhận:
-
Như điều 3;
- VPCP, Cục VTLT nhà nước
- TT.HĐND tỉnh;
- CT, PCT.UBT;
- Các doanh nghiệp NN, Công ty cổ phần;
- TAND tỉnh, VKSND tỉnh;
- LĐVP, Công an, Bộ CHQS;
- Phòng HC-QT-NC-NV;
- TTTH, TTLT, Ban TG-DT;
Lưu: VT,1.15.02 - 7.14
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Văn Đấu
|
QUY ĐỊNH
VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
( Ban hành kèm theo quyết định số: 27 /2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm
2005 của UBND tỉnh )
Để đảm bảo tính hệ thống đối với việc tổ
chức công tác văn thư - lưu trữ và tính thống nhất trong quản lý, soạn thảo
trình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý
văn thư và tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về công tác văn thư
- lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản thực hiện trong toàn tỉnh.
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Công tác văn thư, lưu trữ và quản lý trình
bày văn bản tại quy định này điều chỉnh việc tổ chức hoạt động về công tác văn
thư - lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu, luân chuyển, tiếp nhận, phát hành văn
bản và hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày khi soạn thảo văn bản của cơ quan
nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn
vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Quy định này được áp dụng đối với các cơ
quan hành chính nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trong toàn tỉnh.
Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện
nhiệm vụ về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và các bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức phải
thực hiện đúng quy trình, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo Quy
định này.
Điều 3. Giải thích
từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
"Công tác văn thư" là toàn bộ quá
trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản phục vụ thông tin cho yêu cầu hoạt
động của cơ quan, tổ chức, bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến,
luân chuyển, phát hành; quản lý sử dụng con dấu; xử lý soạn thảo ban hành văn
bản, lập hồ sơ trình ký, hồ sơ công việc và tài liệu khác; giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cán bộ,
công chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
"Công tác lưu trữ" bao gồm các
công việc về thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, tài liệu lưu trữ hiện hành (về lưu
trữ lịch sử có quy chế riêng), bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
"Văn
bản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố
cáo ... của các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan,
đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi cơ quan, tổ chức hoặc gửi các
đơn vị và cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức được chuyển đến qua Bưu điện; gửi trực
tiếp; Fax hoặc gửi qua mạng tin học.
"Văn
bản đi" là toàn bộ các văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành, gửi các cơ
quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá
nhân trong và ngoài nước.
Điều 4. Thực
hiện chủ trương hiện đại hoá công tác quản lý hành chính nhà nước, Thủ trưởng các
cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo, kiểm tra thực hiện tốt công tác văn thư, lưu
trữ; xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời, nội
dung chính xác, số liệu phải đầy đủ, luận cứ phải rõ ràng đảm bảo tính liên tục
và kế thừa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, tổ chức và phải củng cố, chuẩn hoá biên chế công chức, viên
chức của cơ quan, tổ chức mình đưa công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu
trữ vào nề nếp.
Điều 5. Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh, Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức phải xác định việc tổ chức biên chế chuyên trách công tác văn thư, lưu
trữ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; quản lý
văn bản đến, xử lý, phát hành văn bản đi thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ;
sắp xếp tài liệu lưu trữ đúng quy định là một trong những tiêu chí để làm cơ sở
xét đánh giá thi đua hàng năm giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong tỉnh.
Các văn bản chỉ đạo và phát động hàng năm
về công tác thi đua khen thưởng của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựng
việc thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một tiêu chí
để đánh giá thi đua giữa các đơn vị và cán bộ, công chức thuộc cơ quan, tổ chức
mình quản lý.
Chương II
Điều 6. Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc quan trọng không
thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; nó diễn ra hàng ngày để cung cấp thông
tin đảm bảo tính hệ thống, liên tục, kế thừa, đầy đủ, kịp thời, chính xác ảnh
hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải thực hiện tốt công tác
này được xác định tại thông tư số:21/2005/TT-BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Ủy ban nhân dân tỉnh xác định công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách về quản lý
con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ chuyên môn
mang tính sự nghiệp hoạt động trong cơ quan, tổ chức được bố trí biên chế sự
nghiệp và sắp xếp tổ chức như sau:
1. Văn phòng UBND tỉnh: thành lập Phòng Hành
chính -Tổ chức, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh
quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh và tổ chức
thực hiện công tác chuyên môn về quản lý các con dấu, văn bản đi, đến; theo dõi
quá trình xử lý văn bản đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ hiện hành của UBND và
Văn phòng UBND tỉnh. Nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Hành chính - Tổ chức do Chánh
văn phòng UBND tỉnh quyết định.
2. Các Sở trực thuộc UBND tỉnh : thành lập Tổ
văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng sở, có chức năng giúp Giám đốc sở chỉ đạo
thực hiện công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Sở và tổ
chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp
xếp tài liệu lưu trữ của Sở. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư,lưu trữ do Giám
đốc sở quyết định.
3. Các cơ quan chuyên môn, phòng, ban thuộc UBND
tỉnh, các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản, phải bố trí công
chức chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ để quản lý con dấu, văn bản đi, đến
và sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ quyền hạn của cán
bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức
quyết định.
4. Văn phòng HĐND và UBND huyện - thị xã :
thành lập Tổ văn thư - lưu trữ, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho
Chủ tịch UBND huyện - thị quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ thuộc
phạm vi huyện - thị và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con
dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của HĐND - UBND và Văn phòng
HĐND-UBND huyện - thị. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư, lưu trữ do Chánh văn
phòng HĐND và UBND huyện - thị quyết định.
6. Trung tâm lưu trữ tỉnh và Kho lưu trữ
huyện - thị là đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử được thành lập, tổ chức và hoạt
động theo quy chế riêng do đơn vị lập và trình cấp có thẩm quyền quyết định.
7. Văn phòng HĐND và UBND xã - phường - thị
trấn (gọi chung là xã) bố trí công chức Văn phòng - thống kê phụ trách công tác
văn thư - lưu trữ, chịu trách nhiệm trước UBND xã tổ chức thực hiện công tác
chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của
Xã.
Điều 7. Tiêu chuẩn
cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của
ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức phải sắp xếp biên chế ổn định và có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo,
đào tạo lại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Nếu tuyển dụng mới phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ theo pháp luật quy định.
Chương
III
Điều
8. Quản lý văn bản đi - đến
Tất
cả văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký quản lý tập trung,
lập thủ tục tiếp nhận hoặc phát hành tại Văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy
định của pháp luật.
Lãnh
đạo hoặc chuyên viên trực tiếp nhận văn bản từ cơ sở (hoặc từ các cuộc hội
nghị) phải chuyển cho văn thư của cơ quan, tổ chức để lập thủ tục đăng ký tiếp
nhận văn bản đến theo quy định để quản lý và tránh trùng lập trong tham mưu xử
lý văn bản.
Cập
nhật đăng ký văn bản đi, đến thực hiện như sau:
- Cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng phần mềm
quản lý Văn thư - Hồ sơ công việc - Hồ sơ lưu trữ (gọi tắt là phần mềm quản lý
văn thư - lưu trữ) dùng chung của tỉnh thì văn thư thực hiện cập nhật đăng ký
văn bản đi, đến vào sổ theo quy định.
Sổ công văn đi, đến được mở từ ngày 01/01
và đóng vào ngày 31/12 của năm. Mẫu sổ thực hiện theo quy định thống nhất của
Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Những cơ quan, tổ chức thực hiện ứng dụng
trên hệ phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh thì cập nhật văn
bản đi, đến vào phần mềm ứng dụng trên máy vi tính hàng ngày theo quy định,
khởi đầu từ 01/01 và kết sổ in ra giấy, đóng lại thành tập vào 31/12 của năm.
Điều 9.Trách nhiệm
kiểm tra văn bản
Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, Nhân
viên văn thư phải kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo
nội dung ở các phụ lục I,II,III và phụ lục IV kèm theo quy định này và hồ sơ
kèm theo (nếu có) trước khi cập nhật đăng ký văn bản đi, nhân bản, đóng dấu,
phát hành và lưu trữ đầy đủ hồ sơ đúng quy định.
Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành
chính) và nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục phát hành văn bản và lưu trữ hồ sơ.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và cán bộ,
chuyên viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung,
câu chữ và lỗi chính tả của văn bản.
Điều 10. Lập cơ sở
dữ liệu văn bản điện tử
Cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức làm
việc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện
rộng của tỉnh khi xử lý, soạn thảo văn bản phải thực hiện đầy đủ ứng dụng đúng
theo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của tỉnh đã xác
lập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển đến Văn thư để
lập thủ tục phát hành văn bản trên mạng (trừ những văn bản thuộc diện quản lý
theo chế độ bảo mật).
Điều 11. Phát hành
văn bản đi
Văn bản chuyển phát hành không có tập tin
(file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng (đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc đơn vị mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh);
Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thiếu hồ sơ kèm
theo để đảm bảo cơ sở pháp lý khi ban hành văn bản, Nhân viên văn thư không lập
thủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp và trả lại chuyên viên soạn
thảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng, chỉnh sửa lại
văn bản hoặc bổ sung hồ sơ, mọi sự chậm trễ cán bộ, công chức soạn thảo văn bản
đó phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
Điều 12. Tiếp nhận
văn bản đến
Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, nội dung văn bản bị nhòe
không đọc được, văn bản trình bày không đúng quy định tại khoản 3, Điều 17 Quy
định này thì Nhân viên văn thư được quyền từ chối không tiếp nhận mà ra văn bản
tham mưu Lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải chịu trách
nhiệm do thực hiện không đúng quy định về tổ chức, quản lý công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ gây ra sự ách tắc, trì trệ đối với hoạt động của cơ quan, tổ
chức mình quản lý.
Điều 13. Lập quy
trình quản lý văn thư, lưu trữ
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải xây dựng
quy chế công tác văn thư, lưu trữ (theo văn bản chỉ đạo số 950/UBND ngày
08/6/2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) tại cơ quan, tổ chức mình quản lý.
Xây dựng quy trình tiếp nhận, luân chuyển, phối hợp, trao đổi thông tin trong
xử lý văn bản. Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao xây dựng bộ mã mục lục hồ sơ
lưu thuộc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý và phân công cán
bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực, từng vấn đề theo mục lục mã hồ sơ lưu
đó. Tổ chức hệ thống hóa văn bản và cập nhật thông tin lên hệ thống mạng kịp
thời theo quy định.
Hàng năm, vào trung tuần tháng 12, Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện xem xét và ra quyết định điều chỉnh bổ sung
bộ mã hồ sơ lưu của cơ quan, tổ chức mình cho phù hợp yêu cầu nhiệm vụ. Đồng
thời phân công lại cán bộ, công chức phụ trách từng vấn đề theo bộ mã hồ sơ lưu
đó để thực hiện từ 01/01 của năm sau.
Quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
trong năm nếu phát sinh những vấn đề, chuyên đề mới cần hệ thống theo dõi thì
cán bộ, công chức hoặc nhân viên văn thư đề xuất lãnh đạo bổ sung mã hồ sơ và
giao cho nhân viên quản trị ứng dụng cập nhật bổ sung vào danh mục hồ sơ để vận
hành chung.
Điều 14. Quản lý và
sử dụng con dấu
Con dấu của cơ quan, tổ chức do Nhân viên
văn thư quản lý và thực hiện đóng dấu vào văn bản theo quy định tại Nghị định
số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu,
Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an -
Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị
định số:58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ trong sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức.
Điều 15. Quản lý
văn thư qua mạng
Đối với cơ quan, tổ chức có mạng LAN-WAN là
mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, phải thực hiện
phát hành văn bản đi hoặc tiếp nhận văn bản đến qua phần mềm dùng chung quản lý
văn thư - lưu trữ (trừ các văn bản quản lý theo chế độ bảo mật). Việc tiếp nhận
hoặc phát hành văn bản trên mạng phải chuyển đến tập trung qua máy vi tính quản
lý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức để Nhân viên văn thư thực hiện lập thủ
tục tiếp nhận hoặc phát hành (chuyên viên chuyển văn bản điện tử đến văn thư cơ
quan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy).
Trao đổi thông tin giữa cán bộ, công chức
với nhau thực hiện qua hộp thư điện tử cá nhân trên hệ thống mạng hoặc gửi qua
mục trao đổi thông tin trên trang web điều hành tác nghiệp nội bộ mạng LAN của
cơ quan, tổ chức.
Trao đổi thông tin trong nội bộ để xử lý
văn bản phải thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ.
Các văn bản của Chính phủ và các cơ quan
Trung ương gởi đến UBND tỉnh, Phòng Hành chính -Tổ chức thuộc Văn phòng UBND
tỉnh lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến, gắn tập tin văn bản điện tử vào
phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ (trường hợp không có tập tin văn
bản điện tử thì dùng máy scanner để tạo tập tin điện tử), thực hiện sao y
chuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức có liên quan trong tỉnh để triển khai
thực hiện.
Đối với cơ quan, tổ chức không tham gia hệ
thống mạng tin học diện rộng của tỉnh nhưng có nối kết mạng Internet thì trao
đổi thông tin, văn bản qua mạng Internet như sau:
- Trao đổi thông tin, văn bản của các cơ
quan, tổ chức thông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ chức.
- Trao đổi thông tin giữa các cá nhân công
chức thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cán bộ, công chức, viên chức
đã được thông báo.
Hàng ngày, Nhân viên văn thư của cơ quan, tổ
chức phải kiểm tra tiếp nhận văn bản đến trên mạng qua phần mềm dùng chung về
quản lý văn thư, lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, lập thủ tục
tiếp nhận văn bản trên mạng theo quy định.
THỂ
THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 16. Văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản khi soạn thảo ban
hành và phát hành phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục, hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản theo pháp luật quy định. Căn cứ Nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư liên
tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Ủy ban nhân
dân tỉnh quy định như sau:
1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
Thực hiện theo Thông tư liên tịch
số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
Đối với ký hiệu văn bản hành chính không có
tên loại (công văn) phải ghi ký hiệu tên tắt cơ quan ban hành văn bản và ghi ký
hiệu đơn vị soạn thảo văn bản. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định tên viết
tắt của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức mình để ghi ký hiệu đơn vị soạn thảo
văn bản nhất quán, thống nhất.
Riêng đối với Tờ trình là loại văn bản mà
cơ quan cấp dưới trình cấp trên để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của
cấp trên, nên tờ trình phải ghi kính gởi thủ trưởng cơ quan mà nội dung trình
xác định thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đó, để xác định rõ trách nhiệm
cơ quan giải quyết và nơi nhận ghi gởi những cơ quan có liên quan để biết và
phối hợp.
Phần nơi nhận dưới vị trí ô 13 theo sơ đồ
bố trí các thành phần thể thức văn bản (Phụ lục III) ghi mã hồ sơ lưu và số
lượng bản phát hành của văn bản.
2. Phông chữ dùng trong trình bày văn bản
điện tử.
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản thực
hiện theo Quyết định số: 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ
về việc thống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001
trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước. Kiểu
chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã dùng
bỏ dấu tiếng việt là bộ mã định sẳn của Unicode. Đối với những văn bản dùng
trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Vĩnh Long
thống nhất sử dụng kiểu chữ Arial, nội dung văn bản theo cở chữ 12 - 14.
Điều 17. Về nơi
nhận của văn bản
Cán bộ, công chức cập nhật văn bản đi, đến,
soạn thảo văn bản có trách nhiệm phải xác định rõ thành phần nơi nhận để đảm
bảo thông tin chuyển đến các đối tượng chính xác đạt yêu cầu đặt ra. Đồng thời
phải xác định đúng mã số hồ sơ lưu để thực hiện hệ thống hóa văn bản theo quy
định.
Về xác định kính gởi và nơi nhận của văn
bản thực hiện như sau:
1) Khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
để trình cấp có thẩm quyền ban hành, phần nơi nhận ngoài việc xác định đủ thành
phần theo đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản còn phải ghi thêm thành
phần theo quy định của Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật là: Sở Tư pháp, Cục kiểm
tra văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ và Bộ, Ngành
có liên quan đến lĩnh vực quản lý mà nội dung văn bản quy phạm pháp luật đó
điều chỉnh.
2) Quyết định giải quyết khiếu nại cuối
cùng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, mục nơi nhận ngoài việc xác định rõ
thành phần có liên quan thuộc đối tượng điều chỉnh của quyết định còn phải ghi
thêm ở thành phần nơi nhận là: Thanh tra Chính phủ và Bộ, Ngành có chức năng
quản lý chuyên ngành liên quan đến vấn đề khiếu nại đó.
3) Đối với Tờ trình gửi cơ quan cấp trên và
văn bản không có tên loại (công văn) của cấp dưới gởi cơ quan cấp trên (hoặc cơ
quan chuyên môn ngang cấp) về yêu cầu giải quyết vấn đề thuộc chức năng nhiệm
vụ cụ thể của cơ quan đó, để xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm xử lý chính
và cơ quan có trách nhiệm phối hợp trong xử lý, phần kính gửi của văn bản chỉ
ghi một cơ quan có chức năng, thẩm quyền và chịu trách nhiệm chính để giải
quyết vấn đề mà nội dung văn bản đặt ra. Phần nơi nhận ghi như trên và ghi
những cơ quan có liên quan để biết phối hợp xử lý.
Đối với văn bản không có tên loại (công
văn) của cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới (hoặc cơ quan chuyên môn ngang
cấp) để hướng dẫn hoặc chỉ đạo những vấn đề thuộc nhiệm vụ của nhiều cơ quan
cấp dưới phải thực hiện, phần kính gửi ghi nhiều cơ quan có liên quan mà những
cơ quan đó có trách nhiệm phải thực hiện nội dung văn bản, phần nơi nhận ghi
như trên, ghi cơ quan cấp trên thay báo cáo và các cơ quan có liên quan biết để
phối hợp.
Điều 18. Về thực
hiện gửi văn bản
Để quản lý tập trung văn bản đi, đến điều
phải đăng ký qua văn thư của cơ quan, tổ chức, việc lập thủ tục gửi văn bản
thực hiện như sau:
1) Văn bản đi, đến gửi trên mạng bằng thực
hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ hoặc gởi bằng thư tín
điện tử đều phải khai báo chuyển đến máy vi tính quản lý công tác văn thư của
cơ quan, tổ chức để văn thư tiếp nhận cập nhật quản lý theo quy định.
2) Văn bản giấy gởi trực tiếp hoặc gửi qua
bưu điện ngoài bì thư phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức để gửi và văn thư của cơ
quan, tổ chức thực hiện tiếp nhận theo Điều 8 quy định này.
3) Đối với văn bản mật, tuyệt mật, tối mật,
văn bản gửi mang tính chất thư riêng để thông tin theo chế độ chức danh, thực
hiện gửi và quản lý bằng đóng dấu đến lên bì thư vào sổ, ghi ngày nhận, số đăng
ký đến, đơn vị gửi (hoặc người gửi), người được gửi và người nhận thư để chuyển
giao theo quy định.
Chương V
KHEN
THƯỞNG - KỸ LUẬT
Điều 19. Cơ
quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phần mềm quản lý văn
thư, lưu trữ theo quy định, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày, không sai sót, sử dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ đạt
hiệu quả cao lập nhiều thành tích sẽ được khen thưởng theo quy định hiện hành
của Nhà nước.
Điều 20. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thực hiện
phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ; về hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản khi soạn thảo; văn bản bị sai sót gây thiệt hại cho việc quản
lý hành chính nhà nước của các ngành, các cấp..., tùy tính chất, mức độ vi phạm
mà bị xử lý kỹ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương VI
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh giao chỉ
tiêu biên chế chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ cho các sở, ban, ngành
và các huyện, thị xã trong tỉnh, đảm bảo từ nay đến cuối năm 2007 củng cố và
đưa hoạt động chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp trong
toàn tỉnh đi vào nề nếp ổn định.
Điều 22. Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện quy định này đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Báo
cáo và đề xuất kịp thời với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh các vấn đề phát sinh
trong quá trình thực hiện phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo trình
bày văn bản nhằm đảm bảo cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ được thống
nhất, góp phần phục vụ đạt hiệu quả cao đối với công tác quản lý hành chính Nhà
nước của UBND tỉnh.
Điều 23. Thủ trưởng các Cơ quan, tổ chức trong tỉnh căn cứ chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình, chịu trách nhiệm triển khai, hướng
dẫn, tổ chức thực hiện quy định này./.
|
FILE ĐƯỢC
ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|