|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG TRỊ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2863/QĐ-UBND
|
Quảng Trị, ngày 23 tháng 10 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN
2018 - 2022
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/201 3 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07/9/2017 của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV
ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày
26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh
lý tài liệu giấy;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ
Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 24/6/2016 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh
mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Quảng Trị;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số: 249/TTr-SNV ngày 15/8/2017 và thẩm định của Giám đốc Sở Tài
chính tại Công văn số: 2746/STC- HCSN ngày 21/9/2017,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh
Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022, với những nội dung chủ yếu sau:
1. Tên đề án: "Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh
Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022".
2. Cơ quan
thực hiện
- Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ tỉnh Quảng
Trị.
- Đơn vị chủ trì thực hiện: Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị.
- Cơ quan phối hợp: 25 cơ quan, đơn vị
trong phạm vi Đề án.
3. Mục tiêu Đề án
- Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu
chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, xác định
giá trị tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ
sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc
hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp luật;
- Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét
giá tài liệu từ năm 2010 trở về trước của 25 Sở, ngành
tương đương và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành.
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi
thọ tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá
trị bảo quản Vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, sử dụng phục vụ hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh;
- Lập danh mục các loại tài liệu: tài
liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hiếm nhằm quản
lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước;
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
- Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống
công cụ thống kê tra cứu, số hóa tài liệu Lưu trữ để quản
lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
4. Nhiệm vụ đề án
a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hành hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật
nhằm kéo dài thời gian sử dụng đối với
các phông tài liệu có giá trị lớn, có tần số khai thác sử
dụng cao... đang có nguy cơ xuống cấp.
5. Lộ trình thực hiện
|
Số
TT
|
Năm
|
Khối
lượng thực hiện (mét)
|
Đơn
vị thực hiện
|
|
01
|
2018
|
333
|
Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở
Nội vụ, Sở Tài chính, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Chi cục Quản lý
thị trường
|
|
02
|
2019
|
368
|
Thanh tra tỉnh,
Sở Giao thông Vận tải, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Tư pháp, Ban quản lý Khu
kinh tế tỉnh
|
|
03
|
2020
|
387
|
Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường,
Chi cục Bảo vệ môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hội Chữ thập đỏ tỉnh
|
|
04
|
2021
|
341
|
Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động - Thương binh và
Xã hội, Ban Dân tộc tỉnh, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh
|
|
05
|
2022
|
369
|
Sở Công thương, Sở Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Công nghệ, Hội Văn học và Nghệ thuật tỉnh,
Chi cục Phát triển Nông thôn tỉnh
|
|
|
Tổng
cộng
|
1.798
|
|
6. Giải pháp thực hiện:
6.1. Các Sở, ngành: Có trách nhiệm
quan tâm, sắp xếp và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc huy động các nguồn
hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm tiến độ thực
hiện Đề án.
Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực
hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm
ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu
có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Bố trí kinh phí để mua sắm trang thiết
bị, sửa chữa nâng cấp phòng kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;
6.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã được phân
loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về
chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức không thể thực hiện được để chỉnh lý khoa học tài liệu
theo đúng quy định của Nhà nước.
Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra chọn lựa
những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và
thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
7. Kinh phí thực hiện
a) Tổng kinh phí: 6.540.000
ngàn đồng (Sáu tỷ, năm trăm bốn mươi triệu
đồng chẵn), trong đó:
- Năm 2018: 1.282.000 ngàn đồng;
- Năm 2019: 1.295.000 ngàn đồng;
- Năm 2020: 1.410.000 ngàn đồng;
- Năm 2021: 1.242.000 ngàn đồng;
- Năm 2022: 1.311.000 ngàn đồng.
b) Nguồn kinh phí: Ngân sách địa
phương được phân bổ hàng năm theo quy định của Luật Ngân
sách nhà nước.
Điều 2. Tổ chức
thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phối hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong
việc lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu
tồn đọng từ lúc hình thành đến năm 2010 sẽ thực hiện theo thời gian đã phân
chia của Đề án (từ 2018 - 2022).
2. Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các cơ quan để thực hiện
Đề án, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn nghiệp
vụ cho các cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại sơ bộ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
đã chỉnh lý sơ bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.
3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh
lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm
phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện Đề án này.
4. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xem xét thẩm định bố trí kinh phí thực hiện Đề án
theo đúng quy định.
5. Việc thanh quyết toán chỉ được thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 3. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT HĐND tỉnh:
- CT, PCT UBND tỉnh;
-Các PVP UBND tỉnh;
- Chi cục VTLT tỉnh;
-Lưu: VT, TMTHNC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đức Chính
|
ĐỀ ÁN
GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN 2018 - 2022
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2863/QĐ-UBND ngày 23/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Trị)
MỞ
ĐẦU
Công tác Lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi
khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Từ khi thành lập đến nay, công tác lưu trữ luôn được coi là một mắt xích không
thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một
trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Ngày nay, do những yêu cầu mới của đất nước, công tác lưu trữ ngày
càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Quan tâm làm tốt
công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động
quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là
phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay.
"Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa". Để
bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu
Lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài
liệu lưu trữ quốc gia. Với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp
luật, Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như
đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của địa
phương, tài liệu lưu trữ của các cơ quan đã đang và sẽ góp phần quan trọng
trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển
về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh nhà nói riêng. Chúng không chỉ là bằng chứng không gì thay thế về quá trình hoạt động của cơ quan quyền
lực nhà nước, cơ quan chính quyền và các cơ quan chuyên môn của tỉnh, phản ánh
trung thực từng thời kỳ lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng tỉnh Quảng
Trị từ khi tỉnh nhà được lập lại cho đến thời kỳ đổi mới và hội nhập, mà còn là
di sản của Quốc gia, của dân tộc, chính vì giá trị vô giá đó, thế hệ chúng ta phải trân trọng và giữ gìn.
Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng là
cơ sở để thực hiện số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử, đáp ứng
yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ của tỉnh nhà.
Phần I
THỰC TRẠNG, CƠ SỞ
PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. THỰC TRẠNG
1. Thực trạng công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ:
Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa
quan trọng đối với việc bảo quản, lưu
trữ tài liệu, văn bản trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh,
quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước. Thực trạng công
tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Trị: Thời gian qua UBND tỉnh ban hành nhiều
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm quản lý thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, Lưu trữ trên địa
bàn tỉnh. Công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến
tích cực như các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã quan tâm đến việc bố trí
cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ; chủ động bố trí phòng, kho
lưu trữ đáp ứng yêu cầu thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ; hàng năm nhiều cơ
quan đơn vị đã triển khai chỉnh lý tài liệu, phân loại, xác định giá trị... phục
vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong cơ quan, tổ chức và yêu cầu của
xã hội.
Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ, công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc
biệt là cán bộ lưu trữ chuyên trách; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, đa số cán bộ
chuyên môn chưa lập được hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách. Từ đó công
tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu
lưu trữ ngày càng tích đống.
Thực trạng tài liệu lưu trữ: Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trước năm 2010 còn nhiều
yếu kém. Tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan, tổ chức trong tình trạng bó gói, đóng cặp; không có phương tiện bảo
quản; để rải rác tại các phòng làm việc, kho tạm, nhà xe,
nhà kho, hành lang, cầu thang; chưa chỉnh lý và nộp vào lưu trữ đúng quy định.
Vì vậy, nhiều tài liệu bị mối xông, mục
nát ẩm mốc, nhàu nát, tình trạng vật
lý xuống cấp trầm trọng. Nguyên nhân do các các cơ quan, tổ chức thiếu công chức,
viên chức lưu trữ chuyên trách và chưa có kinh nghiệm xử lý khối lượng tài liệu
lớn; cơ quan không có kinh phí tổ chức chỉnh lý (vì
nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt động của cơ quan không thể
giải quyết được). Theo số lượng khảo sát
111/365 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, số lượng tài
liệu tồn đọng còn rất lớn (hơn 7.000 mét giá).
- Thời gian qua, UBND tỉnh và một số
cơ quan đơn vị đã quan tâm cấp kinh phí tổ chức chỉnh lý tài liệu để nộp vào
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh như: Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Sở
Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Ban Thi đua
- Khen thưởng tỉnh, Sở Xây dựng, Đài Phát thanh - Truyền
hình tỉnh, Sở Nông nghiệp và PTNT, Trung tâm Phát triển Quỹ đất tỉnh... các cơ
quan Trung ương đóng trên địa bàn cũng đã bố trí kinh phí cho công tác Lưu trữ
tốt như Cục thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Cục Hải quan Quảng Trị...Tuy
nhiên, nguồn kinh phí còn quá hạn hẹp so với khối lượng tài liệu đang tồn đọng.
2. Đánh giá thực trạng:
- Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức thuộc tỉnh Quảng Trị chủ yếu được hình thành từ sau ngày tỉnh nhà được lập
lại tháng 7 năm 1989, một số huyện tài liệu có từ sau 1956 như Vĩnh Linh
(1956); Hướng Hóa (1980), Triệu Phong (1986), Sở Giáo dục và Đào tạo (1979),..
Qua gần 30 năm xây dựng đổi mới và hội nhập, tỉnh Quảng Trị đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội
trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công
nghiệp - tiểu thủ công nghiệp..., tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài
liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng
hoặc bị mất đi. Để lưu giữ cho muôn đời
sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước.
- Phần lớn các cơ quan chưa quan tâm
đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ nên việc chỉ đạo
công chức, viên chức chuyên môn lập và nộp lưu hồ sơ công việc được phân công
phụ trách chưa triệt để. Việc bố trí công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các Sở, Ban ngành còn kiêm nhiệm nhiều
việc (văn thư, lễ tân, phục vụ, thủ quỹ...), yếu về chuyên môn, đặc biệt là lưu
trữ chuyên trách càng thiếu chỉ tiêu biên
chế, Từ đó, công tác lưu trữ không thực hiện theo quy
định nên tài liệu lưu trữ ngày càng tồn đọng nhiều thêm. Tài liệu được hình
thành từ năm 1956-1990 đã bị ố vàng, nấm mốc nhiều tài liệu
bị rách, giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ. Hầu như toàn bộ tài liệu giấy đã bị oxy hoá ở mức cao, bị hủy hoại từng
phần và có nguy cơ hủy hoại hàng loạt, khối tài liệu này đã xuống cấp. Kho bảo
quản tài liệu chỉ là kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị
bảo quản tối thiểu. Ngoài ra các cơ quan chưa bố trí kinh phí, nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ mới chỉ thực
hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng
ký văn bản, còn lại trong tình trạng lẫn lộn, về cơ bản chưa được chỉnh lý, xác
định giá trị và chưa có các công cụ thống kê tra cứu cần thiết theo yêu cầu của
công tác lưu trữ;
- Tại cấp huyện có cán bộ lưu trữ
chuyên trách nên đã chỉnh lý được một phần, giảm thiểu tài liệu tồn đọng như:
Thành phố Đông Hà, huyện Hải Lăng, Đakrông. Tuy nhiên, phần lớn các huyện chưa
chỉnh lý, thu tài liệu về Lưu trữ huyện như: Gio Linh, Vĩnh Linh, Triệu Phong,
Hướng Hóa,...
- Tại cấp xã hầu như tài liệu chưa được
chỉnh lý, còn bó gói, cặp tạm, tủ tạm, công tác chỉnh lý tài liệu chưa được
quan tâm, chưa thu thập, bảo quản thống nhất.
Nhìn chung, tình trạng vật lý cũng
như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện
bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Thực trạng đó đã không những
gây khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hủy hoại hoàn
toàn. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của các cấp,
các ngành thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá có một không hai
này sẽ bị hủy hoại thì đến lúc đó dù được đầu tư thoả đáng
cũng không phục hồi được.
3. Nguyên nhân:
- Tài liệu hình thành với thời gian tồn
tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí
hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần
lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và
đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng những phương
pháp ghi tin rất khác nhau như viết tay, đánh máy, in
Ronéo, hình ảnh, ghi âm…, với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy
carbon, mực in... và lưu trữ trên các vật mang tin khác
nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từ... trong đó giấy
là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để
làm tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú về
chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy can ... và rất khác nhau về chất lượng.
- Ngoài những nguyên nhân khách quan
do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan xây dựng mới không
quan tâm bố trí xây dựng kho bảo quản, tài liệu Lưu trữ hoặc bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có
đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá).
- Biên chế văn
thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên công tác lưu trữ phần lớn bỏ ngỏ. Việc xử lý các bước
nghiệp vụ đối với tài liệu tồn đọng chưa thực hiện được.
- Tình trạng vật lý cũng như xử lý nghiệp
vụ chuyên môn phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ
chuyên ngành mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiêu tài
liệu lưu trữ sẽ bị thất lạc, mất mát, hủy hoại hoàn toàn.
- Do khó khăn về
cơ sở vật chất, nguồn kinh phí, nhân lực và một phần do nhận
thức của một số lãnh đạo, công chức, viên chức về vai trò của công tác Lưu trữ
nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng.
Để khắc phục những tồn tại trên, đưa
công tác lưu trữ của tỉnh ngày càng đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn,
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ đã chỉ đạo Chi
cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức đi khảo sát 111 cơ quan, đơn vị
tiêu biểu trên tổng số 356 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu.
II. SỰ CẦN THIẾT
Trước yêu cầu cấp bách của Công tác
lưu trữ, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ
thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm giữ gìn, bảo vệ và phát
huy giá trị di sản quý giá của dân tộc cho thế hệ sau, trong đó ghi rõ “Đến năm 2010, các ngành các cấp phải giải quyết
xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng
trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản
lý, tra tìm tài liệu lưu trữ...”. Ngày 28/5/2007 UBND tỉnh Quảng Trị ban hành
Công văn số 1247/UBND-LT về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05/2005/CT-TTg,
trong đó chỉ đạo: “Trình UBND tỉnh phê duyệt đề án giải quyết tài liệu tồn đọng
chưa chỉnh lý tại các Sở, Ban ngành cấp tỉnh để thực hiện, đến năm 2010 phải giải quyết xong tài liệu tồn đọng...”;
Ngày 23/6/2015 UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 09/CT-UBND về Tăng cường giải quyết
tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, trong
đó yêu cầu Sở Nội vụ: “Chủ trì xây dựng
hoàn thiện Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020; phối hợp với Sở Tài chính
lập dự toán kinh phí trình UBND tỉnh xem xét giải quyết nhằm chỉnh lý dứt điểm
tài liệu tồn đọng và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”.
Xác định tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ nhất là việc bảo quản, lưu giữ, phát huy giá trị tài liệu đối
với cơ quan, tổ chức, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, trong đó yêu cầu các Bộ, ngành, chủ tịch UBND
các tỉnh, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết tài liệu tồn đọng: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở
về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức"
Triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, ngày 28/9/2017 UBND tỉnh đã ban
hành văn bản số 4821/UBND-NC về việc triển khai thực hiện
Chỉ thị số 35/CT-TTg, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nhiệm vụ
trọng tâm : “Đến năm 2021, phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu từ 2015
trở về trước đang tồn đọng, tích động tại các cơ quan, đơn vị. Đồng thời bố trí
kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu theo quy định... nhằm phục vụ
khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”.
Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính
phủ, Bộ Nội vụ, hiện nay các tỉnh đã xây dựng đề án giải quyết tài liệu tồn đọng và triển khai thực hiện có hiệu quả, tỉnh Quảng Trị
trong những năm gần đây đã cấp kinh
phí cho các đơn vị để tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng,
tuy nhiên so với thực tế tài liệu còn nhiều (hơn 7.000 mét giá). Đề án là một
trong những giải pháp đồng bộ nhằm tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ.
Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh
Quảng Trị sẽ giúp cho việc bảo toàn nguyên vẹn, thống nhất tài liệu lưu trữ,
tránh được tài liệu bị phân tán, xé lẻ, tạo điều kiện cho việc xây dựng công cụ
tra cứu khoa học, thống nhất.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
khai thác, sử dụng tài liệu: Tài liệu được thu thập thường xuyên, đầy đủ có chất
lượng, đảm bảo sự tin cậy đối với người khai thác sử dụng.
Công tác chỉnh lý tài liệu có vai trò
quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, đơn vị, mang
tính khoa học và thực tiễn sâu sắc, thể hiện qua việc phân
loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, tra tìm...
Để hạn chế các
nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu, khắc phục những tồn tại hiện nay trong công tác lưu trữ, khối lượng tài liệu
tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, đầu tư trang thiết bị bảo quản,
xây dựng công cụ tra cứu nhằm hướng tới mục đích của công tác lưu trữ là việc
phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, của quốc gia thông qua việc
khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ.
Đứng trước tình hình tài liệu tồn đọng
ở các cơ quan, tổ chức như tình trạng đã nêu trên Sở Nội vụ
xây dựng Đề án "Giải quyết tài liệu tồn đọng" nhằm giải quyết tình trạng
tài liệu tồn đọng, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu
lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Việc xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống là hết sức cần
thiết, để có thể bố trí đủ nguồn ngân
sách cho công tác giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của tỉnh, cần phải được
sự quan tâm thực sự của lãnh đạo các cấp, có như vậy mới có thể lựa chọn những
tài liệu có giá trị thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử để bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi để khai thác, sử dụng và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho quá trình điều hành, quản lý của các cơ
quan được hiệu quả, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của địa phương
III. CƠ SỞ PHÁP
LÝ:
1. Các văn bản của Trung ương:
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 01/2012/NĐ-CP ngày của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ;
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày
29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày
26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh
lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 17/20I4/TT-BNV ngày
20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh
lý tài liệu hành chính.
2. Các văn bản của tỉnh:
- Công văn số 1247/UBND-LT ngày
28/5/2007 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05 của
Thủ tướng Chính phủ;
- Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày
24/6/2016 của UBND tỉnh về việc Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Quyết định 1042/QĐ-UB ngày 14/6/2013 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh;
- Chỉ thị 07/CT-UBND ngày 20/5/2014 của
UBND tỉnh về tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, Lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Quảng Trị;
- Chỉ thị 09/CT-UBND ngày 23/6/2015
UBND tỉnh về tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn tỉnh Quảng Trị;
- Kế hoạch số 460/KH-UBND ngày
16/02/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về công tác văn thư, lưu
trữ năm 2017;
- Công văn số 4821/UBND-NC ngày
28/9/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ
Phần II
NỘI DUNG ĐỀ ÁN
I. MỤC TIÊU:
1. Mục tiêu chung: Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng giai đoạn từ năm 1986 - 2010 của
các Sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức trong tỉnh là việc làm hết sức cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm
của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối
với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu Lưu trữ quốc
gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc
phòng và nhu cầu của nhân dân trên địa bàn tỉnh.
2. Mục tiêu cụ thể:
- Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu
chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong
việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn
thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp
luật;
- Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét
tài liệu từ năm 2010 trở về trước của 25 Sở, ngành tương đương, các hội
và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành.
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi
thọ tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, sử dụng phục vụ
hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh;
- Lập danh mục các loại tài liệu: tài
liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hiếm nhằm quản lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước;
- Trang bị một số thiết bị cần thiết
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị;
- Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống
công cụ thống kê tra cứu, số hóa tài liệu lưu trữ để quản
lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
3. Khối lượng, phạm vi của Đề án:
3.1. Khối lượng:
Thực hiện kế hoạch khảo sát tại văn bản số 205/KH-SNV ngày 06/06/2013 của Sở Nội vụ
về khảo sát tài liệu tồn đọng các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị; Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã khảo sát 111 cơ quan
đơn vị, trên tổng số 365 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Kết quả thống kê 7.256 mét giá (phụ lục 01). Sau khi
chọn lọc đã loại những cơ quan đơn vị có dưới 10 mét giá; những
cơ quan, đơn vị trực thuộc Trung ương; các đơn vị sự nghiệp. Đối với các Sở,
ban ngành thuộc UBND tỉnh không đưa vào đề án vì từ năm 2011 đến nay các ngành
tự bố trí kinh phí thường xuyên để xử
lý hoặc UBND tỉnh đã cấp kinh phí hàng năm để giải quyết
tài liệu tồn đọng như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư,
Đài Phát thanh - Truyền hình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ.... Giai đoạn 2018-2022
thực hiện 25 cơ quan, tổ chức; số lượng tài liệu 1.798 mét giá. Cụ
thể từng nhóm cơ quan, đơn vị như sau (phụ lục 02):
|
- Nhóm 1: Gồm 18 Sở, ngành thuộc tỉnh:
- Nhóm 2: Gồm 07 đơn vị thuộc Sở và
tổ chức khác:
|
1.561 mét giá
237 mét giá
|
3.2. Phạm vi của Đề án
a) Phạm vi: Các Sở ngành và các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có số lượng tài liệu từ
10 mét giá trở lên.
b) Thời gian:
- Thời gian thực hiện Đề án: từ năm
2018 đến năm 2022
- Thời gian của tài liệu: Giới hạn thời
gian của tài liệu là từ khi thành lập cơ quan, đơn vị đến năm 2010
3.3. Cơ quan thực hiện
- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư -
Lưu trữ chủ trì thực hiện.
- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn
vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Đề án.
III. NHỮNG NỘI DUNG
CHÍNH VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
Việc phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ
triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Lý do cơ bản là phần lớn tài liệu các cơ
quan, tổ chức đang quản lý ở dưới dạng bó, gói lẫn lộn, nhiều về khối lượng,
phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại. Muốn quản lý
được chặt chẽ tài liệu và sử dụng có hiệu quả thì khối tài liệu đó phải được
phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê
và sắp xếp khoa học theo các nội dung sau:
1. Những nội dung chính
a) Khối
lượng công việc:
Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý hoàn
chỉnh 1.798 mét giá, gồm khối tài liệu hành chính của các Sở, ngành tiêu
biểu thuộc khối nghiên cứu tổng hợp (trừ các Sở, ngành từ 2010 đến nay
đã được UBND tỉnh bố
trí kinh phí hàng năm), tài liệu XDCB, tài liệu chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (các Chi cục và tương đương có
chức năng quản lý nhà nước), hiện đang bảo quản tại phòng, kho lưu trữ cơ quan.
b) Yêu cầu:
Thực hiện theo quy trình nghiệp vụ
theo Thông tư 03/2010/TT-BNV; Thông tư 12/2010/TT-BNV và hướng dẫn tại văn bản
số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 và các văn bản có liên quan.
- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý
hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ
chức.
- Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải
dựa trên nguyên tắc tập trung thống
nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu
lưu trữ nhanh chóng, chính xác.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo
đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp
vụ lưu trữ;
+ Được xác định thời hạn bảo quản;
+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống
hoá;
+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra
cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản
an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục
lục hồ sơ.
- Tất cả các tài
liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy
định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của
các cơ quan, tổ chức và công dân.
- Đối với tài liệu hết giá trị (thực
hiện theo hướng dẫn số 879/VTLTNN- NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước).
2. Lộ trình
Thời gian thực hiện Đề án: 5 năm bắt đầu từ năm 2018 đến năm 2022.
Sau khi đề án được phê duyệt, Sở
Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể để thực hiện theo lộ trình từ 2018 - 2022 (phụ lục số 03)
a) Năm 2018 gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ
quan.
+ Số tài liệu cần
chỉnh lý: 333 mét giá.
+ Kinh phí dự kiến: 1.282.000.000 đồng
(Một tỷ, hai trăm tám mươi hai triệu đồng).
b) Năm 2019 gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ
quan.
+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 368 mét
giá.
+ Kinh phí dự kiến: 1.295.000.000 đồng
(Một tỷ, hai trăm chín mươi lăm triệu
đồng).
c) Năm 2020 gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ
quan.
+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 387 mét
giá.
+ Kinh phí dự kiến: 1.410.000.000 đồng (Một tỷ, bốn trăm mười triệu đồng).
d) Năm 2021 gồm:
+ Số cơ quan được
chỉnh lý: 05 cơ quan.
+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 341 mét
giá.
+ Kinh phí dự kiến: 1.242.000.000 đồng
(Một tỷ, hai trăm bốn mươi hai triệu đồng).
đ) Năm 2022 gồm:
+ Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ
quan.
+ Số tài liệu cần chỉnh lý: 369 mét
giá.
+ Kinh phí dự kiến: 1.311.000.000 đồng
(Một tỷ, ba trăm mười một triệu đồng).
3. Giải pháp:
3.1. Các Sở, ngành: Với quan điểm xử
lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại là hết sức cần thiết, đề nghị các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quan tâm, sắp xếp và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc
huy động các nguồn hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm tiến độ thực hiện Đề án.
3.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tiếp nhận những hồ sơ, tài liệu đã được phân
loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về
chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các khâu
nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức không
thể thực hiện được để chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng
quy định của Nhà nước.
Sau khi kết thúc Đề án, trên cơ sở
đánh giá hiệu quả của giai đoạn 1, UBND tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc thực
hiện đối với các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố và giai đoạn
tiếp theo.
IV. KINH PHÍ THỰC
HIỆN
1. Kinh phí, định mức
- Định mức chi phí nhân công chỉnh lý
tài liệu: Áp dụng theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày
26/11/2010; Thông tư 03/2010/TT-BNV 26/11/2010 của Bộ Nội vụ, các văn bản có
quy định liên quan và căn cứ khối lượng tài liệu thực tế của
đơn vị vị mình, các cơ quan, đơn vị xây dựng định mức nhân công, văn phòng phẩm cụ thể để phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu hợp
lý.
- Đơn giá vật
tư, văn phòng phẩm được tính theo đơn giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh
lý tài liệu (Phụ lục 04).
Ngoài ra các cơ quan đơn vị cần bố
trí phòng, kho lưu trữ, đáp ứng đủ diện tích và các tiêu
chuẩn để bảo quản khối tài liệu sau khi chỉnh lý; đầu tư
mua sắm trang thiết bị bảo quản theo tiêu chuẩn của ngành như: Giá đựng tài liệu,
máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy, hệ thống
quạt thông gió...
2. Tổng dự toán: 6.540.000.000 đồng (Sáu tỷ, năm trăm bốn mươi triệu
đồng).
3. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án:
Ngân sách địa phương cấp hàng năm qua
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ).
Hàng năm, căn cứ Đề án đã được UBND tỉnh
phê duyệt, Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện theo lộ trình, đảm
bảo tiến độ đề ra; Sở Tài chính căn cứ kế hoạch, thẩm định
cấp kinh phí. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thông báo và phối hợp với các cơ
quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo kế hoạch.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Tài chính: Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan, tổ chức, thẩm định trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp kinh phí ngân
sách tỉnh theo quy định; thẩm định kinh phí đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng mục đích và thanh quyết toán đúng quy định
hiện hành.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra số liệu thực tế đã thực hiện sơ bộ, lập kế hoạch cụ thể cho từng năm theo Đề án đã được
phê duyệt. Theo dõi, định kỳ báo cáo tiến độ, chất lượng thực hiện Đề án cho
UBND tỉnh.
3. Đối với các Sở, ngành, tổ chức
trong phạm vi Đề án:
- Rà soát, thống kê số lượng tài liệu
tồn đọng của cơ quan, đơn vị, thực hiện các bước đơn giản, phân loại sơ bộ, loại
những tài liệu hết giá trị, trùng thừa,
tài liệu tham khảo, giảm thiểu kinh phí đến mức thấp nhất, sau khi hoàn thành,
báo cáo thống kê Sở Nội vụ để lập Kế hoạch cụ thể chỉnh lý
từng năm theo Đề án.
- Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức lập
kế hoạch cụ thể hàng năm để chỉnh lý dứt điểm số tài liệu
tồn đọng của đơn vị mình theo Đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh. Từ nay đến 2022
phải giải quyết xong tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được sắp xếp chỉnh lý trong nhiều năm qua tại các cơ
quan, tổ chức trong Đề án.
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu nhằm lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị,
thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phần III
KẾT LUẬN
Hiện nay, các cơ quan, tổ chức trong
tỉnh đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động mà chưa được sắp xếp, chỉnh lý, nhất
là các huyện, thành phố, thị xã. Khối
tài liệu này có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao,
văn hóa xã hội, giáo dục, khoa học... và đang ở tình trạng tích đống, có dấu hiệu mối mọt, hư hỏng, mục nát nếu không được quan tâm xử lý, UBND tỉnh
đề nghị lãnh đạo các ngành, các cấp:
1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền,
nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm
công tác Lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ.
Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý
tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Quan tâm đầu tư kinh phí cho công
tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
3. Đối với các cơ quan, đơn vị có khối
lượng tài liệu dưới 10 mét, các đơn vị sự nghiệp trong tỉnh và các Sở ngành có
tài liệu từ 2010 trở đi, các Ban Quản lý Dự án, các huyện, thành phố, thị xã;
các cơ quan thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các
doanh nghiệp nhà nước ưu tiên bố trí kinh phí để chỉnh lý
khối tài liệu còn tồn đọng, đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
theo đúng quy định của Nhà nước.