UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 25/2001/QĐ-UB
|
Đồng Hới, ngày 13
tháng 9 năm 2001
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH QUẢNG BÌNH
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân ngày 21/6/1994;
Căn cứ pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001;
Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội
đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu
trữ;
Theo đề nghị của Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy chế công tác lưu trữ
của tỉnh Quảng Bình.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy
định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ.
Điều 3: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban,
ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết
định này.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Cục Lưu trữ Nhà nước (b/c);
- VP Tỉnh uỷ, TT HĐND, UBND tỉnh (b/c);
- Viện KSND, TAND tỉnh;
- Lưu: VT, TTLT.
|
T/M UBND TỈNH
QUẢNG BÌNH
CHỦ TỊCH
Đinh Hữu Cường
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 25/2001/QĐ-UB ngày 13 tháng 9 năm 2001 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp,
các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và các đơn vị vũ trang nhân dân ở địa
phương (sau đây gọi chung là các cơ quan) là một hoạt động nghiệp vụ, bao gồm
toàn bộ các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu tra cứu, khai thác sử dụng
của các cơ quan, của xã hội và công dân.
Tài liệu lưu trữ của tỉnh Quảng Bình là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng
hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác có giá trị
thực tiễn, giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử, được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, của các tập thể hay cá nhân, không phân biệt
thời gian hay phương pháp chế tác, được lựa chọn và bảo quản tại các cơ quan.
Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan trong tỉnh
là tài sản chung của Nhà nước, là di sản của dân tộc. Không một cơ quan, đơn vị,
cá nhân nào được chiếm làm của riêng hay mua bán, trao đổi trái phép, làm hư hại,
thất thoát hoặc tiêu huỷ một cách tuỳ tiện.
Điều 2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND tỉnh về tình hình công tác lưu trữ của tỉnh. Giám đốc Trung tâm Lưu
trữ tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng tổ chức, chỉ đạo công tác lưu trữ ở địa
phương; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Sở, ngành, cơ quan thuộc tỉnh và Uỷ
ban nhân dân các huyện, thị xã thực hiện nghiêm túc các chế độ, quy định của
Nhà nước, của tỉnh về công tác lưu trữ.
Giám đốc các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là thủ trưởng các cơ quan) có trách
nhiệm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, địa phương
mình.
Mọi công chức, viên chức trong quá trình thực thi
nhiệm vụ được giao có trách nhiệm bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu
trữ và làm tốt các công việc lưu trữ có liên quan.
Thủ trưởng các cơ quan, trong phạm vi ngân sách
hàng năm, có trách nhiệm cân đối để bảo đảm kinh phí cần thiết cho các hoạt động
lưu trữ, đặc biệt là việc bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Tổ chức lưu trữ ở các cơ quan quy định như sau:
- Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã
phải tổ chức bộ phận lưu trữ (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện, thị xã). Chức
năng, nhiệm vụ và biên chế của lưu trữ huyện, thị xã thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/1/1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính Phủ
hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp.
- Tại Văn phòng hoặc Phòng hành chính các Sở, Ban,
Ngành, tuỳ theo khối lượng yêu cầu công việc của mỗi cơ quan có thể tổ chức tổ/bộ
phận lưu trữ hoặc bố trí cán bộ chuyên trách hay bán chuyên trách làm lưu trữ
(sau đây gọi chung là lưu trữ cơ quan). Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ chủ yếu
sau:
1. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.
2. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các
đơn vị, cá nhân.
3. Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng các công cụ
thống kê, tra cứu.
4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo
quy định.
5. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ
quan theo quy định chung của Nhà nước và của cơ quan.
6. Phục vụ cho các yêu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ.
7. Chuẩn bị và thực hiện giao nộp định kỳ hồ sơ,
tài liệu cho Trung tân Lưu trữ tỉnh theo quy định của Nhà nước.
Người được bố trí làm lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn
nghiệp vụ chức danh lưu trữ quy định tại Quyết định số 420/TCCP-VC ngày
29/5/1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính Phủ V/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ
các ngạch công chức ngành lưu trữ và Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20/8/1993 của
Ban Tổ chức - Can bộ Chính Phủ V/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công
chức quản lý văn thư - lưu trữ.
Chương II
THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 4. Hàng năm, lưu trữ các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập
những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ
của cơ quan, cụ thể là:
- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu để giao nộp;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ
sơ tài liệu.
Thủ tục giao nhận và mẫu biên bản giao nhận thực hiện
theo quy định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 5. Hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong
năm được giữ lại tại đơn vị, cá nhân trong thời gian nhiều nhất là một năm nữa
để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ.
Hết thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu có giá trị
thực tiễn và giá trị khoa học, lịch sử phải được phân loại, sắp xếp, thống kê
và chuyển giao cho lưu trữ cơ quan tập trung quản lý. Mục lục hồ sơ, tài liệu của
các đơn vị phải giao nộp cho lưu trữ do lưu trữ cơ quan phối hợp cùng các đơn vị
lập, trình Thủ trưởng cơ quan duyệt.
Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải có văn bản thông báo cho lưu trữ biết,
nhưng thời hạn giữ lại củng không được quá 1 năm nữa.
Mọi công chức, viên chức các cơ quan trước khi nghỉ
hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu
cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Điều 6. Những hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử của những
cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã
được bảo quản tại cơ quan trong thời hạn 5 năm kể từ năm kết thúc công việc/hồ
sơ. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải giao nộp cho Trung tâm Lưu
trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã có thẩm quyền thu thập.
Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu cho
lưu trữ lịch sử được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ các cơ quan cho tới khi
hết giá trị, không cần lưu giữ tiếp thì làm thủ tục xét để tiêu huỷ.
Hàng năm, lưu trữ các cơ quan có nhiệm vụ lập kế hoạch
và tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu cho Trung
tâm Lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp
lưu và thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định và hướng dẫn của
Cục Lưu trữ Nhà nước.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan trong
trường hợp chia tách, sáp nhập, giải thể thực hiện theo quy định hiện hành của
Nhà nước.
Điều 7. Trung tâm Lưu trữ, lưu trữ huyện, thị xã có thẩm quyền thu
thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan sau:
1. Các cơ quan Nhà nước cùng cấp;
2. Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân đan và các tổ
chức xã hội, tổ chức nghề nghiệp cùng cấp;
3. Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập;
Danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp
lưu và danh mục tài liệu nộp lưu do Trung tâm Lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị
xã xây dựng trình Uỷ ban nhân dân cùng cấp ban hành sau khi có ý kiến thoả thuận
bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp.
Điều 8. Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ các cơ quan phải được
phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng phương pháp và quy
trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời, chính xác cho mọi nhu cầu khai
thác, sử dụng mỗi cơ quan cũng như của công dân và các cơ quan.
Điều 9. Hồ sơ, tài liệu được thu thập, bảo quản trong kho lưu trữ
các cơ quan là những tài liệu có ý nghĩa và giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử
dụng trước mắt cũng như lâu dài của mỗi cơ quan và của xã hội.
Các cơ quan phải thường xuyên xác định giá trị tài
liệu nhằm:
1. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ,
tài liệu của cơ quan theo 3 mức độ sau:
- Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được
bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong một thời
gian dài (trên 5 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan;
- Hồ sơ, tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một
khoảng thời gian ngắn (dưới 5 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ
quan.
2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo
quản, hết giá trị không cần lưu giữ tiếp để tiêu huỷ.
Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu của các cơ quan phải thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu
trữ, các văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của mỗi cơ quan
do lưu trữ cơ quan nghiên cứu, biên soạn trình thủ trưởng ban hành sau khi có ý
kiến thoả thuận nhất trí bằng văn bản của lưu trữ cấp trên trực tiếp.
Điều 10. Việc tiêu huỷ tài liệu không cần lưu giữ tiếp của các cơ
quan quy định cụ thể như sau:
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ và bản
thuyết minh kèm theo trình thủ trưởng cơ quan xem xét;
- Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu cơ quan để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ;
- Sau khi xem xét đề nghị của Hội đồng và ý kiến thẩm
định của lưu trữ cấp trên trực tiếp, thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu huỷ
tài liệu.
Việc tiêu huỷ tài liệu của các cơ quan phải được thực
hiện một cách an toàn, không để tài liệu thất thoát ra ngoài và phải huỷ hết
thông tin tài liệu.
Điều 11. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các cơ
quan quy định cụ thể như sau:
1. Tại Uỷ ban nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân các
huyện, thị xã:
- Chánh Văn phòng - Chủ tịch,
- Đại diện các bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu đề
nghị huỷ - Uỷ viên,
- Phụ trách Trung tâm Lưu trữ tỉnh/lưu trữ huyện,
thị xã - Uỷ viên kiêm thư ký Hội đồng.
2. Tại các Sở, Ban, Ngành và các cơ quan khác:
- Phó thủ trưởng cơ quan, được thủ trưởng cơ quan
phân công làm Chủ tịch.
- Trưởng phòng hành chính - Phó chủ tịch.
- Phụ trách các đơn vị có tài liệu đề nghị huỷ - Uỷ
viên.
- Lưu trữ cơ quan - Uỷ viên kiêm thư ký Hội đồng.
Phương thức làm việc của Hội đồng quy định cụ thể
như sau:
- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu danh mục và
thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ (nếu cần thiết) để xác định cụ thể những hồ
sơ, tài liệu nào cần giữ lại hay có thể loại hủy;
- Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và thống nhất kết
luận về danh mục những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại và có thể loại huỷ;
- Lập biên bản đề nghị thủ trưởng cơ quan xem xét,
quyết định.
Chương III
THỐNG KÊ, BẢO QUẢN VÀ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 12. Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan phải
được quản lý chặt chẽ. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần
thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm hồ sơ,
tài liệu; thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên và tổng kiểm kê toàn bộ hồ sơ,
tài liệu trong kho 2 năm 1 lần.
Mẫu các loại công cụ thống kê, tra cứu tài liệu và
chế độ báo cáo thống kê thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 13. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được tập trung bảo
quản an toàn tại kho lưu trữ cơ quan và sắp xếp trên giá/tủ một cách khoa học để
thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã và Trưởng phòng hành chính các Sở, Ban,
Ngành thuộc tỉnh có nhiệm vụ tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan mình chỉ đạo thực
hiện đúng các quy định sau:
1. Bố trí kho tàng bảo đảm thông số kỹ thuật của
kho lưu trữ theo hướng của Cục Lưu trữ Nhà nước.
2. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần
thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm,
nhiệt độ, ánh sáng phù hợp; chế độ vệ sinh kho tàng; tài liệu thường xuyên.
4. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật;
phòng chống hoả hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại khác đối
với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 14. Tài liệu lưu trữ được đưa ra phục vụ sử dụng cho công chức,
viên chức của cơ quan để thực thi nhiệm vụ được giao; cho các cơ quan các
ngành, các cấp để thực hiện công vụ; cho công dân Việt Nam để phục vụ các mục
đích chính đáng của mình.
1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các lưu trữ huyện, thị xã quy định như sau:
- Người phụ trách Trung tâm Lưu trữ, lưu trữ huyện,
thị xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật;
- Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
loại mật căn cứ đề nghị của người phụ trách lưu trữ.
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo
quản tại các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh quy định cụ thể như sau:
a. Đối với công chức, viên chức của cơ quan:
- Thủ trưởng các đơn vị cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ thuộc loại mật hiện còn bảo quản tại đơn vị mình;
- Trưởng phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ không thuộc loại mật bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.
b. Đối với các cơ quan các ngành, các cấp và công
dân Việt Nam:
- Thủ trưởng cơ quan cho phép sử dụng tài liệu lưu
trữ không thuộc loại mật căn cứ đề nghị của thủ trưởng đơn vị (đối với những
tài liệu hiện còn bảo quản tại đơn vị) và của Trưởng phòng Hành chính (đối với
những tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan).
Việc quản lý, khai thác, sử dụng, sao chụp tài liệu
lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải theo đúng quy định tại Pháp lệnh bảo
vệ bí mật Nhà nước ngày 8/11/1991, Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng
Bộ trưởng ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của
các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Điều 15. Công chức, viên chức của cơ quan co nhu cầu khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của người phụ trách đơn vị.
Các cơ quan các ngành, các cấp và công dân Việt Nam
có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ
quan nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và phải được thủ trưởng
cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đồng ý.
Điều 16. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với người nước
ngoài được quy định như sau:
1. Chỉ được sử dụng những tài liệu lưu trữ không
thuộc loại mật;
2. Có đơn xin đọc tài liệu, giấy giới thiệu của cơ
quan nơi làm việc hoặc giấy chứng nhận của cơ quan quản lý hay chính quyền địa
phương nơi cư trú;
3. Phải được phép của người có thẩm quyền. Thẩm quyền
cho phép đối với người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh quy định
như sau:
- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép sử dụng
tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh căn cứ đề nghị của Chánh
Văn phòng UBND tỉnh và tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan cấp tỉnh căn cứ
đề nghị của thủ trưởng các đơn vị.
- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã cho phép sử
dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ huyện, thị xã căn cứ đề nghị của
Chánh Văn phòng UBND huyện và tài liệu lưu trữ bảo quản tại các phòng, ban, đơn
vị thuộc huyện căn cứ đề nghị của thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị.
Điều 17. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người đã cho phép
sử dụng duyệt. Người sử dụng tài liệu phải trả chi phí cho việc sao chụp những
tài liệu mà mình yêu cầu. Chi phí sao chụp tài liệu do các cơ quan quy định cụ
thể.
Điều 18. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ được thực hiện tại phòng
đọc của lưu trữ cơ quan, không được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ.
Trong trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác, công
chức, viên chức của cơ quan cần sử dụng ở ngoài kho lưu trữ thì phải được người
phụ trách lưu trữ cho phép.
Người sử dụng tài liệu có nghĩa vụ chấp hành nghiêm
chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện nghiêm túc quy định
phòng đọc và hướng dẫn của lưu trữ các cơ quan; giữ gìn an toàn tài liệu, không
sửa chữa, gạch xoá hay làm xáo trộn hồ sơ, tài liệu. Trong trường hợp vi phạm
thì tuỳ theo mức độ nhẹ, nặng, người sử dụng có thể bị đình chỉ sử dụng hay bị
xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 19. Để việc khai thác sử dụng được thuận tiện và tài liệu lưu
trữ đưa ra phục vụ phải được quản lý chặt chẽ, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
- Biên soạn bản chế độ/quy định khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ của cơ quan và nội quy phòng đọc trình thủ trưởng cơ quan ban
hành. Các văn bản này phải được niêm yết công khai tại lưu trữ các cơ quan.
- Lập các công cụ để quản lý người sử dụng, hồ sơ,
tài liệu đưa ra phục vụ như sổ đăng ký đọc giả , sổ xuất nhập tài liệu và thực
hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Chuẩn bị và cung cấp các mẫu biểu cần thiết cho
người sử dụng như mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, mẫu phiếu yêu cầu sao chụp
tài liệu (Quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước).
- Hướng dẫn, giám sát người sử dụng trong quá trình
khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI
PHẠM
Điều 20. Đơn vị, cá nhân trong cơ quan có thành tích trong công tác
lưu trữ sẽ được xét khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước. Đơn vị, cá nhân
nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thì tuỳ theo mức độ nhẹ, nặng sẽ bị xử lý
kỹ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 22. Căn cứ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của
Nhà nước về công tác lưu trữ. Các cơ quan, các ngành, các cấp tổ chức xây dựng
quy định chi tiết về công tác lưu trữ áp dụng ở cơ quan, địa phương mình.
Điều 23. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc việc thi hành Quy chế này trong phạm vi toàn tỉnh.