|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH PHƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/2014/QĐ-UBND
|
Đồng Xoài, ngày
03 tháng 12 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ
thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con
dấu;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 1795/TTr-SNV ngày 03 tháng 11 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
63/2010/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2010 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bình Phước Quy định công
tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh;
Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị
xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- CT, PCT;
- Như Điều 3;
- Sở Tư pháp;
- Trung tâm Tin học - Công báo;
- LĐVP, P.NC-NgV;
- Lưu: VT(T-QD213-24/11).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Trăm
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết
định số 23/2014/QĐ-UBND ngày 03 tháng 12 năm 2014 của UBND tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về công tác
văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo
của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ
quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa
bàn tỉnh Bình Phước.
3. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy,
hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,
thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,
thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Điều 3. Trách nhiệm đối với
công tác văn thư
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư
theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và
xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người
phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại cơ
quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cho cơ
quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban...), thủ
trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các
quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến
công tác văn thư, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc
các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước
trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các hình thức văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
2. Văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản trao đổi
với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều
6. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt
là Thông tư số 01/2011/TT-BNV).
3. Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi
với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy
định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của pháp luật về
ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản
khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn,
nơi nhận của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp
cần thiết, nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân
thì đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu,
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có
liên quan.
3. Đánh máy
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp
phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải
hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
Điều
8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký
duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người
đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn
vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu
./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ
chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình
người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ
chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng của phần nơi nhận.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của
pháp luật, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người
có thẩm quyền
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký
tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho
cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay phải
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập
thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức đối với những vấn đề quan trọng
của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số.
d) Trong trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thể ủy quyền cho thủ trưởng
một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa
ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký, việc giao ký thừa ủy quyền phải
được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định, người được
ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền phải theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
đ) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho
Chánh Văn phòng hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.
Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc
quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực
dễ phai để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao
lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn
phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện
đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn
bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị
thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản
cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn
bản hành chính.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn
thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc”
hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn
bản đến
Tất cả văn bản đến đều phải được quản lý theo trình
tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ
hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu
Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có
thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải
đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng
ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát
qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản
đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
Việc đăng ký
văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương
trình phần mềm đó và phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản
lý.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng
phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
Internet.
Điều 15. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người
có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được
cho người có thẩm quyền giải quyết.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức,
viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác,
đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
4. Đối với văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật, tối mật,
tuyệt mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản
mật.
Điều 16. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và có thể ủy nhiệm cho cấp phó của mình
giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ vào nội
dung văn bản để giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho
Chánh Văn phòng thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những
văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân
phụ trách giải quyết.
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
4. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân
có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo
cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp
luật.
5. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời
hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được
thực hiện theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức.
6. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản
đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi
trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 17. Trình tự quản lý văn
bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc máy theo quy định
của cơ quan, tổ chức.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn
bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;
- Việc ghi số văn
bản hành chính thực hiện theo quy định tại
Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng
năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho
phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Việc đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng
chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương
trình phần mềm đó và phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để
quản lý.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến
cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,
phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;
không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối
tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn
bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy
định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA
TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT)
và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA
ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm
vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
Điều 21. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát
hành:
a) Lựa chọn bì.
b) Viết bì.
c) Vào bì và dán bì.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác
lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn
bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành
chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát
hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”,
“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành
chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được
đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài
phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn
bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.
Trong trường hợp
cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể
được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm
việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Đối với văn bản đã được xác thực bằng chữ ký số
và gửi qua mạng hoặc văn bản chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định
của pháp luật về giao dịch điện tử thì có giá trị tương đương với văn bản giấy.
g) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13
tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập
Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết
định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh
Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Sửa đổi, thay thế và
đính chính văn bản đi
1. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
2. Văn bản đã ban hành nhưng có sai sót về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành
chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Điều 23. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được
đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được
thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ
kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Điều 24. Nghiệp vụ quản lý văn
bản đi, văn bản đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực
hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 25. Nội dung việc lập hồ
sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, và
thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá
trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có
liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập, cập nhật, sắp xếp văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ
sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự
việc vào hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một
trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp
xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản
nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Điều 26. Giao nhận hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản
2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức
biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại
không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công
tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu
cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của
cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc
các đơn vị, cá nhân phải nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời
hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập
02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 27. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản
lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản
và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ công việc theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ
trách, theo dõi, giải quyết.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng
thủ tục quy định.
5. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư
Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm hướng dẫn
nghiệp vụ cho các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của
Nhà nước.
Điều 28. Nghiệp vụ lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan được thực hiện theo quy định tại Chương IV Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 29. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo
đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử
dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị
được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên
chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh
đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy
định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của
công chức, viên chức văn thư. Trường hợp
cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức
phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm
về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ
cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công
chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục
đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải
báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập
phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều
30. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên
giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
4. Việc sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ
quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải
đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành
trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị
đó.
Chương VI
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Điều 31. Quản lý nhà nước về công tác văn thư
1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
Tham mưu UBND tỉnh:
a) Quản lý thống nhất công tác văn thư trên địa bàn
tỉnh; ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư theo
thẩm quyền;
b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa
học và công nghệ vào công tác văn thư;
c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn
thư;
d) Tổ chức sơ
kết, tổng kết
về công tác văn thư trong phạm vi ngành,
lĩnh vực và địa phương.
2. Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã
a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát
triển công tác văn thư trên địa bàn huyện, thị xã.
b) Tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư theo quy định.
c) Chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc và UBND
các xã, phường, thị trấn trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật
về công tác văn thư.
3. Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ tham mưu UBND cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện, thị xã theo quy định.
Điều 32. Nhiệm vụ của Văn thư
cơ quan
1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
2. Trình văn bản đến cho người có trách nhiệm xử lý
và chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
3. Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
4. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm
quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành.
5. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; ghi số, ngày tháng, năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật.
6. Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
7. Xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.
8. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng
bản lưu.
9. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký quản lý
văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,
viên chức.
10. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và
các loại con dấu khác.
Điều 33. Tiêu chuẩn nghiệp vụ
đối với người
làm công tác văn thư
Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn
nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư theo quy định.
Chương VII
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO
Điều 34. Khen thưởng
1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư được
đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng của
cơ quan, tổ chức.
Điều 35. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm một trong những
điều của quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì
tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị
xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Điều
36. Khiếu nại và tố cáo
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối
với hành vi vi phạm pháp luật về công tác
văn thư.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi
phạm pháp luật về công tác văn thư.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện
theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
Chương VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều
37. Trách nhiệm thi hành
1. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức tỉnh, Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm tổ
chức thực hiện Quy chế này. Căn cứ Quy chế này và các quy định hiện hành khác của
pháp luật có liên quan để chỉ đạo xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp
với tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương.
2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm chỉ đạo Chi
cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện Quy chế này của các cơ quan, tổ chức, địa phương và tổng hợp những vướng mắc trong quá trình thực
hiện để báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.
3. Những nội dung khác chưa được quy định tại Quy
chế này, các cơ quan, đơn vị thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật
có liên quan./.