|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH YÊN BÁI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/2013/QĐ-UBND
|
Yên Bái, ngày
03 tháng 10 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28
tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và Ủy ban nhân dân các cấp;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24
tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08
tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 401/TTr-SNV ngày 12 tháng 9 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên
Bái.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định
số 313/2003/QĐ-UB ngày 24 tháng 10 năm 2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về
việc ban hành Bản quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Yên Bái.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, các
đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội nghề
nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan Trung
ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định
thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Cục Kiểm tra VBQPPL, Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh;
- Như Điều 3 QĐ;
- Các Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, NC.
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Duy Cường
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 23/2013/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm
2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái; được áp dụng đối với các cơ quan chuyên muôn,
các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan
Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Công tác văn thư bao gồm các hoạt động về: Soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ; quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu trư bao gồm các hoạt động về:
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng,
tiêu hủy tài liệu lưu trữ tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ qua.
4. Các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ có
liên quan khác không được quy định trong Quy định này thì được thực hiện theo
quy định tại các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới dây được hiểu
như sau:
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan,
đơn vị.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc
đánh máy, được hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ
chức.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính).
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính).
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ
dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm
kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá
giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của
cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
15. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực
hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp
luật.
16. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của
cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của
công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ
sơ tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
17. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
18. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ
lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
Điều 3. Trách nhiệm quản
lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh, có sự phân công trách nhiệm, quyền
hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm
a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Quản lý, tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng
tài liệu thuộc Phông Lưu trữ tỉnh Yên Bái theo các quy định của pháp luật;
c) Quản lý các hoạt động về dịch vụ Lưu trữ trên
địa bàn tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi
quyền hạn được giao có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra thực hiện các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ; bố trí thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, đơn vị theo quy định hiện hành.
4. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình
giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện
nghiêm chỉnh các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Cơ sở vật chất,
trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong phạm
vi trách nhiệm, quyền hạn được giao cân đối nguồn ngân sách được cấp hàng năm để
bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; tập
trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ
trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
Điều 5. Tiêu chuẩn công chức,
viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
1. Có đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ và kiến thức cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm; được hưởng các chế độ,
chính sách phụ cấp ngành nghề, chính sách ưu đãi theo quy định của pháp luật.
2. Công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này thì phải được
đi đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và các kiến thức
cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm; được hưởng chế độ, chính sách theo quy
định của pháp luật hiện hành.
3. Người được giao kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu
trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến
thức cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm.
Điều 6. Các hành vi bị
nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ,
cơ quan, đơn vị.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài
liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài
liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm
lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép
không đúng theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức phải được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo
quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2004; Nghị định số
91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Quyết định số 07/2012/QĐ-UBND
ngày 09/4/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc Ban hành quy định về
trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên
địa bàn tỉnh Yên Bái.
2. Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt),
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn,
Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp
đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng
nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường,
Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.
3. Văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp
thực hiện theo quy định hiện hành.
Điều 9. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện theo
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (sau đây viết
tắt là Thông tư 55/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ).
2. Văn bản hành chính, thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính (sau đây viết tắt là Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ
Nội vụ).
3. Văn bản chuyên ngành, thực hiện theo quy định
của pháp luật và quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, thực hiện theo quy định của pháp luật.
5. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngoài, thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo
thông lệ quốc tế.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện
theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2004; Quyết định
số 07/2012/QĐ-UBND ngày 09/4/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc ban
hành quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản quy phạm
pháp luật trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
2. Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản
khác được quy định như sau
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản
có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn
của văn bản soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Đối với văn bản quan trọng hoặc trường hợp cần
thiết, đề xuất với người đứng đầu của các cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến
của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu
ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; căn cứ vào tính chất, nội dung công việc trong
văn bản nếu thấy cần đăng tải thông tin trên mạng thì tại phần “nơi nhận” phải
gửi Cổng thông tin điện tử tỉnh Yên Bái;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 11. Trình duyệt bản thảo;
sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm theo các văn bản, tài liệu có
liên quan.
2. Bản thảo văn bản do người có thẩm quyền ký
duyệt. Trường hợp thấy cần phải sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết
định.
Điều 12. Kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành
1. Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người
có thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản
(sau dấu ./.); đề xuất mức độ khẩn, mật; đối chiếu với các quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký ban hành.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan,
tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản, phải ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần
“Nợi nhận” trước khi trình người có thẩm quyền ban hành.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định
của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ
phai để ký văn bản.
3. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người
có thẩm quyền:
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện
theo quy định tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, cụ thể như sau:
- Ký thay mặt (TM): Trường hợp văn bản do tập thể
thông qua, quyết định thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập
thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; ví dụ:
- Ký thay (KT): Trường hợp cấp Phó ký thay cấp Trưởng
những văn bản trong lĩnh vực đã được phân công phụ trách thì phải ghi chữ viết
tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của cấp Trưởng; ví dụ:
|
KT. CHỦ TỊCH
|
|
PHÓ CHỦ TỊCH
|
- Ký thừa lệnh (TL.): Trường hợp Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức ủy nhiệm cho lãnh đạo dưới mình một cấp ký một số văn bản nhất định mà
theo luật định phải do Thủ trưởng ký (chỉ đối với văn bản hành chính thông thường),
thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người
đứng đầu; ví dụ:
|
TL. CHỦ TỊCH
|
|
CHÁNH VĂN
PHÒNG
|
- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trường hợp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức
ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký, trong một thời gian nhất định.
Việc ủy quyền phải bằng một văn bản của người ủy quyền, người được ủy quyền ký
không được ủy quyền cho người khác; thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ
quyền) vào trước chức vụ của người ủy quyền; ví dụ:
|
TUQ. GIÁM ĐỐC
|
|
CHÁNH VĂN
PHÒNG
|
b) Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Giám đốc, Phó Giám đốc...
không ghi lại tên cơ quan;
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn,
như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn
bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng
con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội
đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có
thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.
c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và
tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của
người ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,
sao lục và trích sao.
2. Việc sao văn bản do người có thẩm quyền ký sao
văn bản quyết định; đối với các văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện
theo quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Hình thức, thể thức bản sao văn bản được thực
hiện theo Điều 16, Điều 17 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật và có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều này chỉ có giá trị
thông tin tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến nghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Nguyên tắc chung
1. Văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ
chức, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo
quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ
quan, thì cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “HỎA TỐC” (kể cả “HỎA
TỐC HẸN GIỜ), “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Điều 16. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến
cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau
đây:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong
giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng
dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải
đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và
ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử
dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
Internet.
Điều 18. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình
người có thẩm quyền để xin ý kiến phân văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức,
viên chức văn thư chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính
xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 19. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu
của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy
định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời
hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến,
văn bản đến đã được giải quyết, đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo
Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo
cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả
giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 20. Trình tự giải quyết
văn bản đi
Văn bản phải được đăng ký theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật (nếu có).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 21. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.
1. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra
lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được
ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản
lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo
quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 22. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi
cho phù hợp và theo đúng quy định hiện hành.
- Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo
phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy vi tính.
Điều 23. Đánh máy, nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo các yêu
cầu sau đây:
1. Văn bản phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám
sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều
bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải
trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.
b) Đóng dẫu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu màu đỏ tười theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định sau:
- Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,
tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý
chuyên ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối
đa 05 trang văn bản.
4. Đóng dấu mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các mức độ khẩn (“HỎA TỐC”, “HỎA
TỐC HẸN GIỜ”, “THƯỢNG KHẨN”, “KHẨN”) trên văn bản được thực hiện theo quy định
sau:
Con dấu độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có
kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên dấu khắc các từ: “HỎA TỐC”,
“HỎA TỐC HẸN GIỜ”,“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ
Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong
khung hình chữ nhật viền đơn. Mực để đóng dấu độ khẩn là mực màu đỏ tươi.
b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”,
“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2012/TT-BCA (A11) của Bộ Công an; mực để
đóng dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.
Điều 24. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu
khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản làm đầy đủ các thủ tục hành
chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát
hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”,
“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải
được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân
bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng,
trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ
và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức làm công tác văn thư có
trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập
phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết
định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc người được giao
trách nhiệm để xử lý.
Điều 25. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn
bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục
vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 26. Nội dung việc lập hồ
sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá
trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có
liên quan vào hồ sơ.
Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến
sự việc, vụ việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách
sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản
nháp, các tư liệu, sách, báo không cần để trong hồ sơ;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Điều 27. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
a) Hàng năm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức (việc lập Danh mục hồ sơ thực hiện theo Điều 13 Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ;
b) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc
người được người đứng đầu cơ quan giao có trách nhiệm
a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; xây dựng và trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; hướng dẫn kiểm
tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
b) Tham mưu giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
3. Người đứng đầu đơn vị trực thuộc các cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm
a) Phân công trách nhiệm cho công chức, viên chức
trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết;
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi
công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan;
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức
a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc;
cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Điều 17 Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ
nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày;
b) Trường hợp đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công
chức, viên chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ
công việc chuyên môn thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải
lập Danh mục hồ sơ, tài liệu gửi lại cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu;
c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức nghỉ
hưu, thôi việc hay chuyển công tác đến đơn vị mới thì cán bộ, công chức, viên
chức phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm tiếp nhận. Hồ
sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận của hai bên.
5. Trách nhiệm của Văn thư (phòng, ban) trực thuộc
các cơ quan, tổ chức
a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của
từng cá nhân trong đơn vị (phòng, ban) xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn
hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu;
b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
6. Trách nhiệm của Văn thư các cơ quan, tổ chức
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
b) Đầu năm, Văn thư cơ quan, tổ chức sao gửi
Danh mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ
sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho các
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản,
giá bảo quản tài liệu lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày
23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bìa
hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ);
c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp
vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu. Trường hợp thấy thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc
báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; hồ sơ bao gồm:
- Viết bìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối
với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thức và biên mục
văn bản trong hồ sơ;
- Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và
hồ sơ có thời hạn riêng;
- Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp
đưa lên giá.
c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU
Điều 28. Quản lý con dấu
1. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
mình.
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của
đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức,
viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau đây:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc
của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ
chức phải được sử đồng ý của người đứng đầu cơ quan và chịu trách nhiệm về việc
bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ và
ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức,
văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu.
Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan
công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập
hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 29. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự
tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau
đây: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dẫu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 30. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu đã đến hạn
nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm
vụ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối
chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản
giao nhận tài liệu.
Điều 31. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được
chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,
phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phải ánh được
các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu
sau:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ
liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 32. Thời hạn bảo quản
tài liệu
1. Đối với tài liệu được hình thành trong quá
trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2. Đối với tài liệu được hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 33. Quản lý hồ sơ, tài
liệu của cấp xã
Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy
định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Điều 34. Xác định giá trị
tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các
yêu cầu sau:
1. Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên
tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Được thực hiện theo phương pháp
hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
2. Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo
quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể; xác định
những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các
tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình
thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm
hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu và tình trạng vật lý của
tài liệu.
4. Việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu thực hiện theo Điều 18 Luật lưu trữ năm 2011.
Điều 35. Nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc giao, nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên
bái.
2. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết
thúc, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh có trách nhiệm
nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Yên
Bái.
3. Thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử
tỉnh Yên Bái thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu
trữ vào Lưu trữ Lịch sử.
4. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ Lịch
sử thực hiện theo Điều 22 Luật lưu trữ năm 2011.
Mục 2. THỐNG KÊ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 36. Thống kê công tác
văn thư, lưu trữ
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức
thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh
Yên Bái, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Thống
kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu hạn chế sử
dụng.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơ quan, tổ chức mình theo quy
định hiện hành của nhà nước.
3. Thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo quy định sau:
a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của
các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh);
b) Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã;
báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh);
c) Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện; báo
cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương.
Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách
thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu,
sổ đăng ký các Phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng Phông, sổ theo dõi sử dụng
hồ sơ tài liệu lưu trữ.
4. Ngày gửi báo cáo
a) Đối với báo cáo thống kê cơ sở công tác văn
thư, lưu trữ vào ngày 15 tháng 01 năm liền kề với năm báo cáo.
b) Đối với báo cáo thống kê tổng hợp công tác
văn thư, lưu trữ; cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp
số liệu và gửi báo cáo về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01
năm sau. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo về Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.
Điều 37. Hủy tài liệu hết
giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
được quy định như sau:
a) Đối với nhóm tài liệu lưu trữ có thời hạn,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái.
2. Trình tự, thủ tục, nguyên tắc, hồ sơ tiêu hủy
tài liệu hết giá trị thực hiện theo Khoản 2, 3, 4, 5 Điều 28 Luật lưu trữ năm
2011.
Mục 3. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 38. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu thuộc Phông lưu trữ lịch sử tỉnh
Yên Bái và hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức phải được tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ, được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; có đầy đủ
các trang thiết bị bảo quản cần thiết như: Giá, tủ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm,
cặp, hộp, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoại
của côn trùng, môi trường, thời tiết và kẻ gian lấy cắp. Thường xuyên kiểm tra
việc bảo quản hồ sơ tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ bị
hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
2. Bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm được thực
hiện theo quy định tại Điều 26 của Luật lưu trữ.
3. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ được thực
hiện theo quy định tại Điều 25 của Luật lưu trữ.
Điều 39. Quyền và nghĩa vụ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng
tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu
lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố,
giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền và
lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành.
3. Các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có
trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo
điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
b) Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 40. Sử dụng tài liệu
lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
Yên Bái thực hiện theo quy định tại Điều 30 Luật lưu trữ; Quyết định số
1003/QĐ-UBND ngày 01/7/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc Quy định về
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh Yên Bái.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan,
tổ chức, người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ Luật lưu trữ và các quy định của
pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của
cơ quan, tổ chức mình.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 41. Khen thưởng và xử
lý vi phạm
1. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy
cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định
này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định
của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
Điều 42. Khiếu nại, tố cáo
1. Các cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên
chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công
tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố
cáo.
Điều 43. Kinh phí cho hoạt
động văn thư, lưu trữ
Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự
nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng
năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị chuyên dụng, ứng
dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào phục vụ các hoạt động nghiệp vụ về văn thư,
lưu trữ.
Điều 44. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
2. Các cơ quan chuyên muôn, các đơn vị sự nghiệp
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội – nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban
nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh
có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng
mắc hoặc vấn đề phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ
tổng hợp, báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.