4. Chữ ký số của cơ quan, đơn vị là chữ ký số
được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp
dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho cơ
quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ
ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung
cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho
người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
6. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản
điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn
bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.
7. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh
Bắc Ninh (sau đây viết tắt là hệ thống QLVBĐH) là hệ thống thông tin dùng chung
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, với chức năng chính là hỗ trợ các cơ
quan, đơn vị và cán bộ gửi, nhận, lưu trữ, theo dõi điều hành và xử lý văn bản
điện tử trên môi trường mạng.
Hệ thống QLVBĐH bao gồm tập hợp các máy chủ,
thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu được thiết lập và vận hành
trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh, do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh
quản lý. Tài khoản truy nhập hệ thống QLVBĐH đồng bộ dùng chung với tài khoản
thư điện tử công vụ.
Điều 4. Nguyên tắc
thực hiện
1. Các cơ quan, đơn vị và cán bộ phải thực
hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện
tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước,
công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả văn bản đi/đến của cơ quan, đơn vị
phải được đăng ký vào hệ thống QLVBĐH (đối với những văn bản thuộc Khoản 2 Điều
1 Quy chế này, văn thư cơ quan, đơn vị chỉ đăng ký các trường thông tin bắt
buộc phải điền của văn bản để lấy số và không đưa nội dung văn bản lên hệ thống
QLVBĐH), trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng
kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi,
nhận văn bản điện tử. Số văn bản đi/đến là duy nhất, thống nhất giữa văn bản
giấy với văn bản điện tử.
3. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác
thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi,
nhận, xử lý và lưu trữ.
4. Văn bản đến nếu là bản giấy, phải được số
hóa theo quy định và tiến hành gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH.
5. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản
điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi,
nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi
cho Bên gửi được biết thông qua hệ thống QLVBĐH để xử lý theo quy định.
Điều 5. Đầu mối cơ
quan, đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Văn phòng các cơ quan, đơn vị chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền
quản lý của Thủ trưởng các cơ quan đơn vị chuyên môn đó.
3. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi,
nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
4. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã gửi, nhận
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã.
Điều 6. Tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
1. Đối với văn bản đi
a) Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong
ngày văn bản được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc
tiếp theo. Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu
tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số.
b) Văn bản phải được chuyển giao đến đúng địa
chỉ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
c) Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn,
an toàn trong môi trường mạng.
d) Văn bản số hóa để phát hành phải có chữ ký
số của cơ quan, tổ chức thực hiện việc số hóa.
2. Đối với văn bản đến
a) Văn bản đến dạng điện tử nếu bảo đảm giá
trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được trình, chuyển giao xử lý
ngay sau khi tiếp nhận.
b) Văn bản đến dạng bản giấy phải được số
hóa. Việc gửi, nhận và xử lý văn bản tiếp theo chủ yếu trên bản điện tử được số
hóa này.
c) Thời hạn xử lý văn bản được tính theo thời
gian ghi nhận trên hệ thống QLVBĐH. Nếu thời gian ghi nhận sau giờ làm việc
hành chính của ngày làm việc hôm trước hoặc trước giờ làm việc hành chính của
ngày làm việc tiếp theo thì tính là đầu giờ làm việc hành chính của ngày làm
việc tiếp theo.
Điều 7. Các hành vi
bị nghiêm cấm
1. Cản trở, ngăn cản trái phép hoặc thay đổi
quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao chép,
tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được trao
đổi.
3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử
dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để
gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện tử để
tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật công tác và những thông tin bí mật khác do pháp
luật quy định.
Chương II
QUY
ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Khuôn dạng
của văn bản điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
điện tử đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị
định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với
văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ
quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu
điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài
liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây
gọi tắt là Thông tư 01/2019/TT-BNV).
2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:
Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Cụ thể:
a) Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm
máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt),
(.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.jpg), (.jpeg),
(.gif), (.bmp). (.png);
b) Văn bản điện tử số hoá dạng ảnh quét, được
số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ
thuật (.pdf);
c) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của
văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách
tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển
đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được
chuyển đổi.
3. Đặt tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử
Tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử bao gồm
ba phần <số, ký hiệu văn bản>_<ngày phát hành văn bản>_<trích
yếu văn bản>, cụ thể như sau:
a) Số, ký hiệu: Ký tự “/” thay bằng dấu gạch
ngang "- "; chữ “Đ” thay bằng chữ “D”; chữ “Ư’ thay bằng chữ “U”,...
(tiếng Việt không dấu);
b) Ngày phát hành: Viết liền 08 ký tự số theo
định dạng ddmmyyyy;
c) Trích yếu văn bản: Viết không dấu (trường
hợp trích yếu quá dài có thể viết tắt hoặc rút gọn nhưng vẫn phải thể hiện đủ ý
nghĩa của trích yếu văn bản).
Ví dụ: tên tệp
2019-stttt-bc_10072019_baocaoktxh2019.pdf là Văn bản số 2019/STTTT-BC ngày
10/7/2019 của Sở Thông tin và Truyền thông về việc Báo cáo công tác KTXH năm
2019.
4. Đơn vị có quyền sử dụng các biện pháp kỹ
thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó
dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi hình thức,
nội dung, tính chất của văn bản điện tử đó.
Điều 9. Bộ mã ký tự tiếng
Việt
Bộ mã ký tự tiếng Việt sử dụng trong văn bản
điện tử dùng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử phải là bộ mã ký tự tiếng Việt
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode).
Điều 10. Giá trị pháp
lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của
pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH quy định tại Quyết định này có giá
trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc Khoản 1 Điều
này được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH có giá trị để biết, để tham khảo, không
thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 11. Sử dụng chữ
ký số
1. Các cơ quan, đơn vị và cán bộ sử dụng
chứng thư số hợp lệ được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên
dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối
cùng trước khi chính thức ban hành:
a) Trường hợp văn bản điện tử hình thành từ
việc số hóa bản gốc văn bản giấy thì cần chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành
văn bản;
b) Các trường hợp còn lại, văn bản điện tử
cần chữ ký số hợp lệ của người có thẩm quyền của cơ quan, đơn vị ban hành văn
bản kèm theo con dấu thời gian.
2. Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử
theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước (sau đây gọi là Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT).
3. Hình thức chữ ký số của người có thẩm
quyền ký ban hành văn bản và cơ quan, đơn vị ban hành văn bản tuân thủ quy định
tại Điều 12, Điều 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
Điều 12. Nội dung và
yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản
điện tử được gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH tuân thủ quy định tại Điều 10 Quyết
định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Điều 13. Hình thức
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông
qua hệ thống QLVBĐH.
2. Các cơ quan, đơn vị phải sử dụng hệ thống
QLVBĐH với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội
bộ và công tác chỉ đạo, điều hành.
3. Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng
rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của các cơ
quan, đơn vị.
4. Các cơ quan, đơn vị có thể sử dụng thư
điện tử công vụ để gửi nhận văn bản điện tử trong trường hợp bên gửi hoặc bên
nhận chưa đáp ứng các điều kiện nhận, gửi văn bản thông qua hệ thống QLVBĐH.
Điều 14. Thời điểm
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Trừ trường hợp bên gửi và bên nhận đã thỏa
thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định như sau:
a) Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các
hệ thống QLVBĐH bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn
ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông tỉnh;
b) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên
nhận là thời điểm văn bản điện tử này được gửi thành công tới bên nhận từ bên
gửi và có xác nhận đã đến trên hệ thống QLVBĐH;
c) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời
điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống QLVBĐH mà bên nhận có thể truy cập
và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận.
2. Hệ thống QLVBĐH phải được thiết lập tính
năng xác định được thời điểm nhận, gửi đối với văn bản điện tử được gửi, nhận
trên hệ thống QLVBĐH.
Điều 15. Kiểm tra,
bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của văn bản điện tử
1. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử là khi
nội dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức
biểu hiện thông tin phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị văn
bản điện tử.
2. Văn bản điện tử được kiểm tra tính toàn
vẹn dựa trên các thông tin cơ bản sau đây:
a) Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu văn bản;
b) Thông tin bên gửi và bên nhận văn bản điện
tử;
c) Thời gian văn bản điện tử được chính thức
phát hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử;
d) Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử;
đ) Chữ ký số của bên gửi trong trường hợp có
sử dụng chữ ký số.
Chương III
TIẾP
NHẬN, XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 16. Tiếp nhận
văn bản đến dạng văn bản giấy
1. Văn thư cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản
đến dạng bản giấy theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bắc
Ninh theo quy định tại Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND ngày 29/6/2015 của UBND
tỉnh Bắc Ninh.
2. Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện tiếp
nhận văn bản giấy như sau:
a) Đóng dấu “Đến”, ghi ngày tháng đến theo
quy định;
b) Thực hiện số hóa và ký số trên văn bản
điện tử quy định tại Khoản 2 Điều 6 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ;
c) Cập nhật dữ liệu đặc tả của văn bản, tài
liệu vào hệ thống QLVBĐH theo các trường thông tin tương ứng. Việc số hóa tài
liệu giấy gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu
quản lý, thực tiễn hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Điều 17. Tiếp nhận
văn bản đến dạng văn bản điện tử
Trình tự tiếp nhận văn bản đến dạng điện tử:
a) Xác định nguồn gốc văn bản, đối chiếu địa
chỉ bên gửi.
b) Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản. Chữ ký
số trên văn bản đến được kiểm tra theo quy định theo quy định tại Điều 7 của
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT.
c) Đăng ký văn bản đến và lưu vào hệ thống
QLVBĐH
- Cập nhật vào hệ thống QLVBĐH theo các
trường thông tin tương ứng;
- Cấu trúc và định dạng của các trường thông
tin theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ
liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định
tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông và các quy định khác liên quan trong việc tạo lập, lưu trữ, trao
đổi văn bản điện tử, hồ sơ công việc;
- Số đến, thời gian đến được lưu trên hệ
thống QLVBĐH.
Điều 18. Chuyển văn
bản đến
1. Việc chuyển văn bản đến phải đảm bảo chính
xác và giữ gìn sự toàn vẹn của nội dung văn bản.
2. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
trình, chuyển văn bản đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền
chuyển xử lý hoặc giải quyết văn bản (gọi tắt là Lãnh đạo cơ quan, đơn vị).
3. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống QLVBĐH. Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều phòng, ban, cá nhân, phải xác định rõ và chỉ đạo đầu mối
chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết văn bản.
4. Khi nhận được văn bản đến, đầu mối được
giao chủ trì có trách nhiệm tạo/cập nhật hồ sơ công việc liên quan và trình
duyệt, trình ký lên lãnh đạo cơ quan, đơn vị đúng thời hạn.
Điều 19. Xử lý, phát
hành văn bản đi trên hệ thống QLVBĐH
Bước 1: Cán bộ được giao xử lý công việc dự
thảo văn bản, tạo Hồ sơ công việc và trình lãnh đạo cấp phòng trên hệ thống
QLVBĐH.
Bước 2: Lãnh đạo cấp phòng xem xét văn bản dự
thảo và cho ý kiến duyệt/không duyệt hồ sơ.
Nếu đồng ý, chọn “Duyệt” trên phiếu trình để
thực hiện ký nháy văn bản bằng chữ ký số cá nhân và trình ký cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị.
Nếu không đồng ý, chọn “Không duyệt” trên
phiếu trình để hồ sơ tự động trả về cho cán bộ tại Bước 1.
Bước 3: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét nội
dung văn bản dự thảo được trình và cho ý kiến ký duyệt/không ký duyệt hồ sơ.
Nếu đồng ý, chọn “Ký duyệt” trên phiếu trình
để thực hiện ký văn bản bằng chữ ký số cá nhân. Sau bước này hồ sơ tự động được
chuyển tới mục văn bản đã ký duyệt của văn thư cơ quan, đơn vị.
Nếu không đồng ý, chọn “Không duyệt” trên
phiếu trình để hồ sơ tự động trả về Bước 2.
Điều 20. Phát hành
văn bản đi
1. Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện phát
hành văn bản sau khi văn bản được ký duyệt.
a) Trường hợp ký trên văn bản dạng bản giấy:
Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy (bản gốc, bản chính), ký
số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản đã được số hóa và ký số cùng văn
bản dự thảo cuối cùng.
b) Trường hợp ký trên văn bản dạng điện tử:
văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ văn bản đã ký duyệt (chuyên mục Văn bản đã ký
duyệt trong thư mục Quản lý văn bản đi); thực hiện thêm số, ngày,
tháng, năm ban hành, con dấu bằng chữ ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành
văn bản điện tử đã ký số cùng văn bản dự thảo cuối cùng.
2. Các yêu cầu khi phát hành và quản lý văn
bản điện tử
a) Văn bản điện tử đi phải được kiểm tra tính
toàn vẹn theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này trước khi gửi đi.
b) Sau khi chuyển đi, văn bản phải được theo
dõi cho đến khi xác nhận được bên nhận đã nhận được văn bản.
c) Văn bản điện tử được gửi lại trong các
trường hợp dưới đây nhưng phải bảo đảm an toàn, không trùng lặp thông tin:
- Do sự cố kỹ thuật hoặc lần gửi trước chưa
thành công;
- Gửi lại theo yêu cầu của bên nhận.
3. Các yêu cầu về lưu trữ
a) Văn bản điện tử đi phải lưu một bản có giá
trị tương đương vào hệ thống lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
b) Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử
có ký số lưu trong hệ thống tuân thủ quy định tại Điều 9 của Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT.
c) Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại
Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy
định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Chương IV
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 21. Trách nhiệm
của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị
hướng dẫn triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm dữ
liệu tỉnh và hệ thống mạng diện rộng của tỉnh; tổ chức quản lý, vận hành các hệ
thống thông tin hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo mật. Định kỳ sao
lưu cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi khi có sự cố
xảy ra.
3. Đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành các
chính sách, quy định, nhằm tăng cường công tác an toàn, an ninh thông tin trong
việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng dẫn
thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
4. Phối hợp với đầu mối của Văn phòng Chính
phủ trong việc đảm bảo kết nối, liên thông hệ thống QLVBĐH với Trục liên thông
văn bản quốc gia thông suốt và ổn định.
5. Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ triển
khai các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin cần thiết đối với hệ thống QLVBĐH,
bảo vệ tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu của văn bản điện tử được ký số trong
suốt quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
6. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh
và các cơ quan liên quan:
- Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý,
sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan.
- Tham mưu, đề xuất ban hành danh mục các
loại văn bản được sử dụng hoàn toàn dưới dạng điện tử trong giao dịch giữa các
cơ quan nhà nước trên địa bàn, phù hợp với lộ trình xây dựng chính phủ điện tử
của tỉnh.
7. Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo,
tập huấn nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng cho cán bộ về sử dụng văn bản điện
tử trong thực thi công vụ.
8. Thống kê tình hình gửi, nhận văn bản điện
tử định kỳ, theo thời gian thực và báo cáo chủ tịch UBND tỉnh.
9. Đề xuất kinh phí triển khai thực hiện đảm
bảo đúng quy định.
Điều 22. Trách nhiệm
của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện trao đổi,
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh theo phạm vi trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Trên cơ sở
đó, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan
đơn vị thực hiện nghiêm nội dung quy chế này.
Điều 23. Trách nhiệm
của Sở Nội vụ
1. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực
hiện Quy chế này trên toàn tỉnh.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông
triển khai đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, cán bộ chuyên môn các cơ quan,
đơn vị về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các tiêu chí
đánh giá trong việc xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan, đơn vị
triển khai thực hiện tốt Quy chế này.
Điều 24. Trách nhiệm
của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh
1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
a) Tổ chức quán triệt và triển khai đầy đủ
các nội dung tại Quy chế này để tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử
trong nội bộ cơ quan.
b) Triển khai sử dụng có hiệu quả các hệ
thống thông tin và chứng thư số được cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử
lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá nhân
được thống nhất, toàn diện.
c) Ban hành quy định về trao đổi, xử lý, lưu
trữ văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và các quy trình trao đổi, xử lý, lưu
trữ văn bản điện tử tương ứng với các hệ thống thông tin đang được sử dụng.
d) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp
với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng
cường sử dụng văn bản điện tử trong việc trao đổi, giao dịch với cơ quan nhà
nước.
đ) Hướng dẫn, tập huấn về cách thức trao đổi,
lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin cho các cán bộ nhằm
sử dụng thành thạo các phần mềm đang triển khai. Bố trí cán bộ có trình độ tin
học đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn
bản điện tử trên môi trường mạng.
e) Từng bước triển khai số hóa các văn bản,
tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin
của cán bộ qua mạng.
g) Hàng năm, lập và đề xuất bố trí kinh phí
để phục vụ việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và tổ
chức, đơn vị trực thuộc.
h) Thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu
bảo quản văn bản điện tử để đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn và khả năng truy
cập, khai thác của văn bản lưu điện tử.
i) Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật
phục vụ cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ
quan; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an
toàn, an ninh và bảo mật thông tin trong cơ quan.
k) Báo cáo tình hình thực hiện định kỳ hàng
năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng
hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, chỉ đạo.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị
a) Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân
tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện Quy chế này tại cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi
mình quản lý.
b) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều
hành công việc qua mạng; chỉ đạo các cá nhân, đơn vị mình quản lý tăng cường
trao đổi văn bản điện tử qua các hệ thống thông tin nhằm tiết kiệm chi phí in
ấn, sao chụp tài liệu, văn bản hành chính; ưu tiên nguồn lực để triển khai công
tác này.
c) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử
dụng văn bản điện tử của cán bộ trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền
hạn của cán bộ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải
cách hành chính; quy định rõ tiêu chí đánh giá, theo dõi và các hình thức khen
thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử
dụng văn bản điện tử trong công việc.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức, người lao động
a) Thực hiện nghiêm các nội dung của Quy chế
này và quy định nội bộ của cơ quan. Đảm bảo về nội dung, độ chính xác và bảo
mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang sử dụng tại cơ
quan, đơn vị.
b) Tích cực khai thác sử dụng có hiệu quả các
công cụ, phương tiện điện tử và đặc biệt là các hệ thống thông tin đã được cấp
phát tài khoản sử dụng.
c) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối, phong
cách làm việc trên giấy tờ sang phong cách làm việc mới dựa trên môi trường
điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng công việc.
d) Nghiêm túc thực hiện các quy định về đảm
bảo an toàn, an ninh thông tin.
Điều 25. Sửa đổi, bổ
sung Quy chế
Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có
khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và
Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù
hợp./.