ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
2124/QĐ-UBND
|
An
Giang, ngày 22 tháng 11 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT
HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Quyết định số
1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính
phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại
Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Quyết định số
39/2012/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2012 của UBND tỉnh về việc Ban hành quy chế
làm việc của UBND tỉnh An Giang,
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn
phòng UBND tỉnh An Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành kể từ ngày ký và bãi bỏ Quyết định số 30/QĐ-VP.UBND ngày 17 tháng
03 năm 2005 của Văn phòng UBND Tỉnh An Giang.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh,
Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan Ban, ngành tỉnh và Chủ tịch UBND huyện, thị xã,
thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- TT: Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh;
- UBMTTQ và các đoàn thể tỉnh;
- Các Sở, Ban ngành tỉnh;
- UBND huyện, thị xã, TP;
- Các Phòng và Trung tâm CBTH;
- Website An Giang;
- Lưu: VT.
|
CHỦ TỊCH
Vương Bình Thạnh
|
QUY CHẾ
VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2124/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Chủ
tịch UBND tỉnh An Giang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.Văn bản
đến và văn bản đi
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản
được ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4, Điều 4 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo ... của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi
Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp, fax hoặc
gửi qua mạng tin học.
2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản
do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2.
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính;
đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học,
hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 3.
Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển
giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Đơn vị được giao nhiệm vụ tổng
hợp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các đơn vị trong
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; tổng hợp, báo cáo tình hình xử lý văn bản trong
các buổi giao ban hàng tuần của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Các đơn vị, chuyên viên chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả xử
lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình.
4. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực
có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra lập Phiếu trình giải quyết công việc; soạn
thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung
do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề
mình theo dõi xử lý theo quy định.
5. Các đơn vị, chuyên viên được hỏi
ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến
của mình đối với vấn đề được hỏi.
6. Trung tâm Công báo - Tin học có
trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật
thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và
quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 4. Tiếp
nhận văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu
mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh
Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được
những văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển lại thì phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính
- Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 5. Xử lý
ban đầu đối với văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức xử lý
ban đầu đối với văn bản như sau:
1. Đối với điện mật:
a) Chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chánh Văn
phòng UBND tỉnh phụ trách xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, chuyển ngay cho đơn vị liên quan xử lý theo ý kiến của người có thẩm
quyền.
c) Khi xử lý xong, đơn vị chức
năng chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục lưu trữ theo chế
độ bảo mật.
2. Đối với những bì công văn đóng
dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng
ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không bóc bì chỉ đăng ký vào
sổ và chuyển cho người có tên và có trách nhiệm xử lý.
Đối với các văn bản mật, tối mật
và tuyệt mật phải chuyển cho đồng chí Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh phụ trách
hoặc Chánh Văn phòng UBND tỉnh bóc thư.
3. Các loại văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu số công văn
trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “Đến” lên góc phía
trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu
“Đến”... để chuyển cho người có trách nhiệm phân văn bản đến.
Điều 6. Phân
loại văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức phân
sơ bộ văn bản để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Văn bản thuộc thẩm quyền giải
quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh trình đúng trình tự, thủ tục, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển
các văn bản này đến cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phân phối và ghi cụ
thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính tên các
đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân trong ngày.
3. Phòng Hành chính - Tổ chức cập
nhật vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối Mật,
Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối
trước khi chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý.
4. Việc xử lý đơn thư, khiếu nại,
tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 7. Chuyển
giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được
thực hiện như sau:
1. Các đơn vị có trách nhiệm tiếp
nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Phòng Hành chính - Tổ chức; cập nhật
vào máy tính các thông tin cần thiết để phuc vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản
của từng chuyên viên trong đơn vị.
2. Khi chuyển giao văn bản đến cho
từng đơn vị, Phòng Hành chính - tổ chức lập Sổ giao nhận công văn, người nhận
kiểm tra và ký vào Sổ giao nhận công văn (hoặc dựa trên mạng điện tử tin học).
3. Đối với loại văn bản có nội
dung yêu cầu giải quyết gấp, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
4. Đối với tài liệu phục vụ Ủy ban
nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
chủ trì, Phòng Hành chính -Tổ chức chuyển đến đơn vị, chuyên viên chuẩn bị nội
dung họp hoặc các thành phần họp theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Những bì công văn hoặc văn bản
chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân chuyển ngay cho Phòng Hành chính
- Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
Chương III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 8. Xử lý
văn bản đến ở cấp chuyên viên
Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc
công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục như
sau:
1. Đối với những văn bản, đề án đã
hoàn chỉnh hồ sơ:
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến
đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc
lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo
văn bản (nếu có).
c) Trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các chuyên viên, đơn
vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.
Chuyên viên không gạch dưới hoặc
ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.
2. Đối với những văn bản, đề án,
còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau.
a) Những văn bản, đề án trình nhưng
còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ
thì chuyên viên theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ
sung đủ hồ sơ.
Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải
giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình Lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký gửi các Sở, Ngành, cơ quan, địa phương liên quan
đề nghị tham gia ý kiến.
b) Đối với văn bản, đề án còn có nội
dung chưa rõ hoặc còn có ý khác nhau, chuyên viên theo dõi báo cáo Lãnh đạo văn
phòng để Lãnh đạo phòng xin ý kiến Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách
lĩnh vực hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực
đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh.
Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi,
nhận tài liệu họp thực hiện theo qui định pháp luật hiện hành.
3. Đối với những vấn đề thuộc phạm
vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chuyên
viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị chuyên viên có liên
quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo
văn bản kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh
vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách
lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh xử lý.
4. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc
phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải
có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh trước khi trình.
Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm
trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.
Điều 9. Xử lý
văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm
giải quyết công việc như sau:
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề
gấp sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình giải
quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban
hành văn bản, trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Chủ trì các cuộc họp đối với
lãnh đạo các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn
chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
4. Ký công văn đề nghị các Sở,
Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ
trình còn thiếu.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền
của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 10. Hồ
sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:
1. Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Văn bản trình của các cơ quan
trình có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Ý kiến chính thức bằng văn bản
của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.
4. Các tài liệu cần thiết khác
liên quan đến vấn đề trình.
5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do Lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh theo đúng nội dung trình.
6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên
viên liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và của Lãnh đạo Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh theo trình tự.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý
kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.
Điều 11.
Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc
1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh
vực thì trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc
phòng, đơn vị theo dõi của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có đề nghị khác thì
phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đó; nếu người đó đi
vắng trong khi vấn đề cần giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý
kiến Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
(hoặc Phó Chủ tịch thường trực).
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lãnh đạo
phòng, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả
trước khi phát hành văn bản. Sau đó, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng
phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực
đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc đó trong thời gian người đó vắng
mặt.
4. Không trình Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của
Giám đốc Sở, Ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân
trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn
vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Các Sở, Ngành, địa phương trình
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải qua Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,
có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký.
Điều 12. Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh trình.
2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, ủy
quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của
pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn
bản trước khi ký ban hành.
Điều 13. Thời
hạn xử lý công việc và thẩm quyền ký ban hành văn bản
Thời hạn xử lý công việc và thẩm
quyền duyệt, ký các văn bản thực hiện theo pháp luật hiện hành và các quy định
cụ thể của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 14. Đầu
mối phát hành văn bản
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được
tập trung vào một đầu mối là Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát
hành.
Điều 15. Soạn
thảo, đánh máy văn bản
Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh tự
soạn thảo và đánh máy văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và tự chịu trách nhiệm
về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản do các Sở, Ngành, Ủy ban
nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh ký ban hành phải kèm bản dự thảo và file văn bản.
Điều 16. Đăng
ký làm thủ tục phát hành văn bản
1. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần
cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại
văn bản tài liệu phải gửi kèm theo (nếu có), chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ
chức để làm các thủ tục phát hành.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm
tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những
văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa.
3. Trước khi phát hành, các cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử của văn bản đó cho Phòng Hành
chính - Tổ chức. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm đưa văn bản điện tử
đó để phát hành cho những nơi có trong văn bản (trừ những văn bản mật). Văn bản
điện tử đó phải đảm bảo đúng với văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm ...
Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ “đã ký”
(nếu không có file văn bản đó thì Scan bằng File PDF để gửi).
Điều 17. Gửi
văn bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan,
cá nhân có tên trong mục “Kính gửi” và “Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản phát
hành của cơ quan ra các cơ quan ngoài của Văn phòng UBND tỉnh được thực hiện bằng
đường công văn. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan
được nhận văn bản và được sự đồng ý của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản.
Điều 18. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
Phòng Hành chính - Tổ chức có
trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh và các con dấu có liên quan.
Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức
và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc
quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu:
a) Người được giao giữ con dấu chỉ
được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người
ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu
đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa
có quyết định của người có thẩm quyền.
b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay
ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm,
không được đóng dấu trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.
c) Văn bản có Phụ lục kèm theo phải
đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản Phụ lục
d) Khi đóng dấu những văn bản, tài
liệu không do Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp
đồng, các loại văn bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận ...) phải có ý kiến
của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU
VĂN BẢN
Điều 19.
Trách nhiệm quản lý văn bản
1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản,
tài liệu vào tủ khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và
phòng làm việc những đợt nghĩ lễ, Tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ
sơ công việc theo quy định.
2. Không cung cấp cho những cơ
quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu
đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Tất cả các văn bản, tài liệu của
các Sở, Ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh đều phải chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm các thủ tục
cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.
4. Cán bộ, chuyên viên không được
mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà; chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công
tác làm tư liệu riêng hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân khác.
Điều 20. Quản
lý tài liệu mật
Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải
được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Hành chính - Tổ
chức lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ
06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả
cho Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 21. Lưu
văn bản
1. Phòng Hành chính – Tổ chức lưu
bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh ban hành. Đối với văn bản quy phạm pháp luật
của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lưu thêm 02 bản chính (để chuyển cho
Trung tâm Công báo -Tin học 01 bản đăng Công báo) .
2. Phòng Hành chính – Tổ chức sắp
xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành theo quy định
của pháp luật về Lưu trữ để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa
đến hạn nộp vào Lưu trữ tỉnh.
3. Các đơn vị, cá nhân soạn thảo
văn bản trong Văn phòng UBND tỉnh lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo 01 bản
để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ
theo quy định); đối với các văn bản do sở, ban, ngành soạn thảo thì đơn vị soạn
thảo lưu 01 bản chính, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh thẩm định văn bản lưu
01 bản chính./.