QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP VÀ CÁC TỔ CHỨC HỘI ĐẶC THÙ TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
19/2019/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc, chế độ, thẩm
quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Điện Biên.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Các sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị
sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh
(sau đây gọi tắt là các sở, ban, ngành tỉnh); các
tổ chức hội, quỹ được UBND tỉnh giao biên chế; UBND các huyện, thị
xã, thành phố.
2. Cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong
các cơ quan, tổ chức, đơn vị nêu tại Khoản 1 Điều này.
3. Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý
hồ sơ
1. Đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh. Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ,
chính xác thông tin của cán bộ, công chức, viên chức từ khi được tuyển dụng, tiếp
nhận cho đến khi ra khỏi các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh Điện Biên nhằm đáp ứng
yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm,
điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ
hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được quản
lý, sử dụng và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định;
chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ
sơ của cán bộ, công chức, viên chức theo nội dung được cho phép.
4. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của
những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do cán bộ,
công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức, viên chức xác minh, chứng nhận.
Chương II
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Điều 4. Xây dựng hồ sơ,
thành phần hồ sơ
1. Đối với công chức,
viên chức tuyển dụng lần đầu
Trong thời gian 30 ngày,
kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, bộ phận tổ chức các sở, ban, ngành tỉnh,
Phòng Nội vụ phối hợp với các tổ chức, đơn vị nơi công chức, viên chức đến nhận
công tác có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai, tổ chức thẩm
tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức, viên chức tự kê
khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi
thường trú cấp và báo cáo Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện,
thị xã, thành phố để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng
dẫn công chức, viên chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:
a) Quyển “Lý lịch cán bộ,
công chức, viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ
công chức, viên chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình,
xã hội của công chức, viên chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”
do công chức, viên chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công
chức, viên chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển lý lịch cán bộ, công chức,
viên chức theo mẫu 01a-BNV/2007 ban
hành kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ;
b) Bản “Sơ yếu lý lịch
cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản
thân công chức, viên chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công
chức, viên chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức, viên chức tự kê khai hoặc
do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” và
các tài liệu bổ sung khác của công chức, viên chức được cơ quan có thẩm quyền
quản lý công chức, viên chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức, viên chức” theo mẫu
2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ;
c) Bản “Tiểu sử tóm tắt”
là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” do cơ
quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức tóm tắt, xác
nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý công chức, viên chức khi có
yêu cầu. Tiểu sử tóm tắt cán bộ, công chức, viên chức theo mẫu 03a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết
định số 06/2007/QĐ-BNV ;
d) Bản sao giấy khai
sinh cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao không có chứng thực
xuất trình kèm bản chính để đối chiếu, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế
từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo
của cán bộ, công chức, viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ
đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ
phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp văn bằng chứng chỉ được cấp
bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật
và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
đ) Các quyết định tuyển
dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức, viên chức; hợp đồng làm việc lần đầu
(đối với viên chức).
2. Đối với cán bộ, công
chức, viên chức đang công tác
Các thành phần hồ sơ gốc
theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần hồ sơ khác quy định đối
với cán bộ, công chức, viên chức đang công tác gồm:
a) Bản “Phiếu bổ sung lý
lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức
kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công
chức, viên chức” phải được cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức
xác minh và chứng nhận;
b) Các quyết định về việc
xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng
lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, công chức, viên chức;
c) Các bản tự kiểm điểm,
nhận xét đánh giá cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan sử dụng cán
bộ, công chức, viên chức;
d) Các bản nhận xét đánh
giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên
chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
đ) Bản kê khai tài sản đối
với các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo
quy định hiện hành;
e) Đơn, thư kèm theo các
văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và gia
đình cán bộ, công chức, viên chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong
thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết
luận của cơ quan có thẩm quyền;
g) Những văn bản khác có
liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán bộ,
công chức, viên chức;
h) Đối với cán bộ, công
chức, viên chức được bầu cử, bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ
sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bầu cử, bổ nhiệm vào hồ sơ của
cán bộ, công chức, viên chức.
i) Đối với thành phần hồ
sơ viên chức phải có thêm hợp đồng làm việc.
k) Phiếu lý lịch tư pháp
đối với những trường hợp công chức, viên chức chưa có.
3. Trong thời gian 30
ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định nghỉ hưu, mất sức,
điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc hoặc từ trần thì
việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện như quy định tại Khoản
3 Điều 6 của Quy chế này.
4. Hồ sơ gốc của cán bộ,
công chức, viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây
dựng, hoàn thiện hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện như sau:
a) Khi cán bộ, công chức,
viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì các sở,
ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm yêu cầu cán bộ,
công chức, viên chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc
thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc
theo quy định;
b) Trường hợp không thể
hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định thì căn cứ vào
giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức theo quy định như đối với công chức, viên chức tuyển
dụng lần đầu.
Điều 5. Chế độ bổ sung, sửa
chữa dữ liệu hồ sơ
1. Chế độ bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức
Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01
của năm sau hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các
huyện, thị xã, thành phố hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức kê khai bổ sung
những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội
của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cụ
thể như sau:
a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức,
viên chức” phải được cơ quan sử dụng và cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công
chức, viên chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức;
b) Trường hợp các thông tin phát sinh do cán bộ,
công chức, viên chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự
gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cán bộ,
công chức, viên chức và trước pháp luật.
c) Phiếu lý lịch tư pháp
đối với những trường hợp công chức, viên chức chưa có.
2.
Trường hợp lập mới hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất
lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức quyết định, cụ thể:
a) Trong thời gian 30
ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý trực tiếp
cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn cán bộ,
công chức, viên chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định;
b) Sau khi cán bộ, công
chức, viên chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý
trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm
vụ thẩm tra, xác minh gồm:
Kiểm tra về các thành phần
hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ, trường hợp
các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ quan được giao thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đề nghị cơ quan quản lý trực
tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi văn bản đề nghị cơ quanTư pháp cấp tỉnh
trở lên thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản
với cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Trường hợp các văn bằng, chứng
chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì
cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đề nghị cơ quan quản lý trực
tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt
Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn
bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi
văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác
minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh đó để
lưu hồ sơ.
Việc thẩm tra, xác minh
thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh
của cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức;
c) Không phải thẩm tra,
xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:
Các thành phần hồ sơ hư
hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc thì thực hiện chế độ bổ sung như quy định
về chế độ bổ sung hồ sơ;
Các thành phần hồ sơ thất
lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ
khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra và
xác nhận tính hợp pháp.
d) Người đứng đầu cơ
quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức có văn bản đề nghị UBND tỉnh
(qua Sở Nội vụ) thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ trước khi quyết định
không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức hư hỏng, thất lạc.
3.
Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải
được người đứng đầu cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quyết
định thẩm tra, xác minh theo quy định. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ
quy định như sau:
a) Trường hợp các thông
tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức (ngày, tháng, năm sinh, họ,
tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc
lập lần đầu khi cán bộ, công chức, viên chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức,
đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;
b) Trường hợp các thành
phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo
hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và
thống nhất với giấy khai sinh gốc.
4. Hồ
sơ đề nghị UBND tỉnh thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ về các trường hợp lập mới
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức khi hư hỏng, thất lạc và khi sửa chữa các dữ
liệu thông tin trong hồ sơ gốc gồm:
a) Công văn đề nghị do
người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức,
viên chức ký;
b) Biên bản kết luận thẩm
tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông
tin hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 6. Công tác chuyển
giao, tiếp nhận hồ sơ
1. Cách thức tiếp nhận hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên
chức được điều động, luân chuyển và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển
thành công chức cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức, viên chức khi tiếp nhận cán bộ, công chức, viên chức phải yêu cầu cơ
quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của
cán bộ, công chức, viên chức đó.
2. Thời gian tiếp nhận hồ
sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định điều động,
luân chuyển, biệt phái hoặc cán bộ, công chức cấp xã có quyết định xét chuyển
thành công chức cấp huyện trở lên.
Hồ sơ khi tiếp nhận phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ
sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số
06/2007/QĐ-BNV ;
b) Kiểm tra niêm phong,
dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được
vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản
trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ
sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu
liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản
giao nhận;
đ) Việc chuyển giao hồ
sơ do cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ cán bộ, công chức, viên chức (sở, ban,
ngành tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố) thực hiện.
3. Cán bộ, công chức,
viên chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc
và từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức,
viên chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản
sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”, các quyết định liên quan. Hồ
sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức, viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm cán bộ, công chức, viên chức thôi
việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức chỉ
được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”
khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Đối với cán bộ, công
chức, viên chức từ trần, gia đình cán bộ, công chức, viên chức được nhận một bản
sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ
chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức lưu giữ, bảo quản;
c) Đối với cán bộ, công
chức, viên chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của
Nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” của
bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ, công chức,
viên chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức,
đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Điều 7.
Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
1. Đối tượng được nghiên
cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức gồm:
a) Cơ quan quản lý cán bộ,
công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai
thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;
b) Trường hợp cần thiết,
được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức,
viên chức, được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ
quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”
của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
a) Có giấy giới thiệu của
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức ghi
rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu
phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”;
b) Chỉ được nghiên cứu tại
nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
c) Chỉ được xem những
tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc
được giao;
d) Không được làm sai lệch
nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức như: đánh dấu, tẩy
xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những
tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức khi được
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức đồng ý.
3. Nhiệm vụ của cán bộ,
công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức:
a) Cung cấp đúng và đầy
đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức” đã được
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức phê duyệt;
b) Kiểm tra tình trạng hồ
sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định;
c) Sao lục hồ sơ cho người
đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức phê duyệt.
Điều 8. Lưu giữ và bảo quản
hồ sơ
1. Việc lưu giữ, bảo quản
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ
sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ
và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần
tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ
lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;
b) Tài liệu trong mỗi hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ
tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ
sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi
các thông tin cán bộ, công chức, viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm,
lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu cán bộ, công
chức, viên chức nếu có);
d) Việc lưu trữ hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy
và hồ sơ trên phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức để tiện tra cứu và
báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.
3. Quy trình lưu giữ hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để
bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu
chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu
trùng lặp, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng
(tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại
nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;
c) Trường hợp cần hủy
tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải thành lập Hội
đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công
chức, viên chức (theo phân cấp quản lý) quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy
phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy.
Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
4. Chế độ bảo quản hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức theo chế độ bảo mật của Nhà nước và phải đảm bảo
các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:
a) Trang thiết bị và
phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật,
tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt
thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột,
dán.... bảo đảm hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được lưu giữ lâu dài;
b) Định kỳ hàng tháng,
hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ
sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;
c) Định kỳ hàng năm kiểm
tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;
d) Trường hợp bảo quản
theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an
ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;
đ) Cán bộ, công chức,
viên chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo
các quy định về các chế độ độc hại của Nhà nước.
5. Người đứng đầu cơ
quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức (theo phân cấp quản lý) chịu
trách nhiệm bảo quản và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 9. Chế độ báo cáo công
tác quản lý hồ sơ
1. Thời điểm báo cáo
Định kỳ hàng năm, chậm
nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện,
thị xã, thành phố có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp trình UBND tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ;
2. Nội dung, trình tự
báo cáo
a) Đánh giá việc thực hiện
Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
b) Nội dung báo cáo thực
trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn
vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho
công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn
vị gồm:
Số lượng hồ sơ lập mới
(hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do thất lạc, hư hỏng), hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức bổ nhiệm, xét chuyển, điều động, luân chuyển, biệt phái,
chuyển công tác và hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã xét chuyển thành công chức cấp
huyện trở lên;
Số lượng hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức chuyển công tác (ra ngoài tỉnh, sang cơ quan khác thuộc tỉnh)
đã chuyển hồ sơ kèm theo; số hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác
chưa chuyển bổ sung kèm theo;
Số lượng hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức thôi việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu, mất sức và từ trần;
Số lượng hồ sơ hư hỏng,
thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.
c) Báo cáo cơ sở vật chất,
trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản lý hồ
sơ gồm:
Khu vực bảo quản hồ sơ,
nơi cất và lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
Diện tích bảo quản, lưu
giữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
Trang thiết bị và phương
tiện bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
Kinh phí hàng năm cho
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, nguồn, kế hoạch, tiến độ cấp
kinh phí, đề xuất kiến nghị về kinh phí.
d) Số lượng, chất lượng
cán bộ, công chức, viên chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
Số lượng và trình độ
(trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học) đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức;
Số lượng, chất lượng các
lớp tập huấn chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
hàng năm và định kỳ do cơ quan tự tổ chức.
đ) Kiến nghị, đề xuất giải
pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch xây dựng hiện
đại hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 10. Mẫu biểu quản lý hồ
sơ
Các mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức thực hiện theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Chương III
THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM
CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
Điều 11. Sở Nội vụ
1. Tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh;
2. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn
vị trong tỉnh về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
3. Trực tiếp giúp UBND tỉnh lưu, quản lý hồ sơ của
lãnh đạo các sở, ban, ngành (cấp trưởng và cấp phó), Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố, hồ sơ các chức danh lãnh đạo, quản lý cơ
quan chính quyền, lãnh đạo quản lý doanh nghiệp thuộc diện Thường trực quản lý;
hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý do Chủ
tịch UBND tỉnh quyết định và hồ sơ phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố.
Điều 12. Thủ trưởng các sở,
ban, ngành
1. Chịu trách nhiệm về công tác xây dựng, quản
lý hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức từ cấp trưởng các phòng, ban, chi cục,
đơn vị thuộc và trực thuộc trở xuống.
2. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác hồ sơ, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ
quan cấp trên; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực
thuộc về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
3. Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung,
chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.
4. Giao nộp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan, tổ chức,
đơn vị quản lý cán bộ, công chức, viên chức những tài liệu liên quan đến hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức hiện đang công tác tại cơ quan, đơn vị mình theo
quy định.
5. Lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ
để bố trí làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan,
đơn vị.
6. Cho phép nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
Điều 13. UBND các huyện, thị
xã, thành phố
1. UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách
nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của huyện,
thị xã, thành phố và chỉ đạo Phòng Nội vụ rà soát hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức hiện có để tham mưu xây dựng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo đúng
Quy chế này.
2. Định kỳ hàng năm hướng dẫn, thanh tra, kiểm
tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
3. Chịu trách nhiệm về công tác xây dựng, quản
lý hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức từ cấp trưởng các phòng, ban, đơn vị
thuộc và trực thuộc trở xuống.
a) Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác hồ sơ, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ
quan cấp trên; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực
thuộc về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
b) Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung,
chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.
c) Giao nộp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan, tổ chức,
đơn vị quản lý cán bộ, công chức, viên chức những tài liệu liên quan đến hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức hiện đang công tác tại cơ quan, đơn vị mình theo
quy định.
d) Lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ
để bố trí làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan,
đơn vị.
đ) Cho phép nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
4. Phòng Nội vụ có trách nhiệm:
a) Xây dựng, lưu trữ, quản lý, sử dụng, khai
thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của huyện, thị
xã, thành phố theo Quy chế này và các quy định pháp luật khác có liên quan;
b) Trực tiếp lưu trữ, quản lý hồ sơ của cán bộ,
công chức thuộc diện UBND huyện, thị xã, thành phố quản lý, hồ sơ cán bộ, công
chức các cơ quan hành chính; hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo,
quản lý thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND cấp huyện; tham mưu phân
cấp quản lý hồ sơ viên chức thuộc các đơn vị sự nghiệp của huyện.
c) Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ, hồ sơ điện tử của Sở Nội vụ, đồng thời hướng
dẫn kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc huyện, thị xã, thành
phố về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 14. Thẩm quyền và
trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý,
sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Tổ chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm kịp thời, chính xác.
3. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ
sơ.
4. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh, chính xác.
5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc
mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và những vấn đề nảy sinh
trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, xử lý.
6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài
liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ
quan, tổ chức, đơn vị mình.
7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai
thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện
và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức để có biện pháp giải quyết kịp thời.
9. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Điều 15. Quyền và trách nhiệm
của cán bộ, công chức, viên chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Cán bộ, công chức, viên chức được quyền
nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ trừ: đơn,
thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức,
viên chức và gia đình cán bộ, công chức, viên chức được phản ánh trong đơn thư.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn của cơ quan
quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan sử dụng cán
bộ, công chức, viên chức và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan quản
lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức về các thông tin mình kê khai. Trường
hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực
thì phải chịu trách nhiệm theo các quy định hiện hành.
3. Cán bộ, công chức, viên chức nếu đề nghị về
việc điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình thì phải báo cáo
với người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan
có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 16. Tổ chức bàn giao hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức để thực
hiện quản lý theo Quy chế này
1. Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị đang thực hiện quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đối với các hồ sơ không
thuộc thẩm quyền quản lý kể từ thời điểm Quy chế này có hiệu lực thi hành cho
các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
theo quy định tại Quy chế này. Thời hạn bàn giao hồ sơ là 60 ngày kể từ ngày Quy
chế này có hiệu lực thi hành. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ
ký đầy đủ của người giao, người nhận và Thủ trưởng đơn vị giao, đơn vị nhận hồ
sơ.
Riêng đối với hồ sơ của
lãnh đạo các sở, ban, ngành, lãnh đạo UBND cấp huyện và lãnh đạo cơ quan, đơn vị
khác thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy quản lý, hồ sơ đang
lưu tại Ban Tổ chức Tỉnh ủy, các cơ quan, đơn vị nơi cán bộ, công chức, viên chức
đang công tác có trách nhiệm đề nghị với Ban Tổ chức Tỉnh ủy sao 01 bộ đầy đủ
và cập nhật, bổ sung hồ sơ cá nhân đến thời điểm hiện tại và chuyển về Sở Nội vụ
để giúp UBND tỉnh lưu giữ và quản lý. Hàng năm bổ sung các văn bản, tài liệu
phát sinh liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức gửi về Ban Tổ chức Tỉnh ủy
và Sở Nội vụ theo quy định.
2. Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan nhận bàn giao hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền quản lý hồ sơ của đơn vị mình theo quy định tại Khoản
1 Điều này.
Điều 17. Trách nhiệm tổ chức
thực hiện Quy chế
1. Giao Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm triển
khai thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế của các
cơ quan, đơn vị trong tỉnh; định kỳ hàng năm tham mưu cho UBND tỉnh báo cáo Bộ
Nội vụ về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; đề xuất việc sửa
đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm phổ biến công khai Quy chế này
đến cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị và tổ chức triển khai thực
hiện theo đúng quy định. Hàng năm thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ
và đột xuất công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi
quản lý về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ); đề xuất việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho
phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó
khăn, vướng mắc hoặc cần sửa đổi, bổ sung Quy chế, đề nghị Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp,
báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.