|
TỔNG
LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1668/QĐ-TLĐ
|
Hà
Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỔ
CHỨC CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
- Căn cứ Luật Công đoàn số
12/2012/QH13; Điều lệ Công đoàn Việt Nam khóa XII;
- Căn cứ Quyết định số 1915/QĐ-TLĐ
ngày 27/11/2018 của Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn về ban hành Quy chế làm việc của
Ban Chấp hành Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khóa XII;
- Căn cứ Hướng dẫn số 51-HD/VPTW
ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về xây dựng Quy chế công tác văn
thư và công tác lưu trữ;
- Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Theo đề nghị của Văn phòng Tổng
Liên đoàn Lao động Việt Nam,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành Quy chế về công tác văn thư và công tác
lưu trữ của tổ chức Công đoàn áp dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống
tổ chức Công đoàn Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký và thay thế Quyết định số 1015/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Đoàn Chủ
tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác văn
thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn.
Điều 3. Các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, các cấp
công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Lưu trữ VP TW Đảng (để b/c);
- Lưu: VT TLĐ.
|
TM.
ĐOÀN CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
Trần Thanh Hải
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1668/QĐ-TLĐ ngày 08 tháng 12 năm 2020 của
Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ, xác định nguyên tắc, trách nhiệm,
quyền hạn và chế độ thực hiện công tác văn thư và công tác lưu trữ (viết tắt là
công tác văn thư, lưu trữ) của tổ chức Công đoàn Việt Nam.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp
dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam (sau
đây gọi chung là các cấp công đoàn).
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Công tác văn thư là các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ là các công việc
về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị phát hành.
4. Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân gửi đến.
5. Văn bản điện tử là tài liệu tập hợp
thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số được soạn thảo, trao đổi, xử lý,
lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
6. Bản thảo văn bản là bản được viết
hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử, hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản.
7. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được các cấp công đoàn ban hành và có chữ ký trực
tiếp trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử của người có thẩm quyền.
8. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành.
9. Hồ sơ, hồ sơ điện tử là một tập
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cấp công đoàn hoặc của một cá nhân và
là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp
văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
các cấp công đoàn, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.
11. Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào
lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,
thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. Văn thư cơ quan là đơn vị (bộ phận)
hoặc cá nhân được giao thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư cơ quan.
15. Lưu trữ cơ quan là đơn vị (bộ phận)
hoặc cá nhân được giao thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
cơ quan, đơn vị.
16. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực
hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
Điều 3. Nguyên
tắc chung và yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ
1. Đối với công tác văn thư:
a) Mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý, giao dịch của cơ quan, đơn vị đều phải được văn bản hóa và lập hồ sơ đầy
đủ.
b) Văn bản của cơ quan, đơn vị phải
được soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể
thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
c) Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến
được thực hiện tập trung ở văn thư cơ quan và phải bảo đảm kịp thời, nhanh
chóng, chính xác, chặt chẽ, giữ gìn bí mật.
d) Quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ,
đúng quy định.
đ) Các đơn vị và cá nhân được phân
công theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
giao và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng yêu cầu nghiệp vụ và
đúng thời hạn quy định.
2. Đối với công tác lưu trữ
a) Công tác sưu tầm, thu thập, bổ
sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành thường xuyên,
đúng các yêu cầu nghiệp vụ và bảo đảm không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ.
b) Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản
an toàn, bảo vệ bí mật và tổ chức sử dụng hiệu quả, được nộp về lưu trữ Lịch sử
các cấp theo quy định hiện hành.
c) Công tác thống kê phải chính xác về
khối lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và số lượng, tình trạng
thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người
có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá
trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải
đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 5. Trách nhiệm
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan, đơn vị bảo đảm kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành
chính hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng (gọi chung là chánh văn
phòng) có trách nhiệm giúp người đứng đầu các cấp công đoàn triển khai, hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
3. Người đứng đầu đơn vị trong cơ
quan có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của các cấp
công đoàn về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các
quy định của các cấp công đoàn về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Thực hiện giải mật tài liệu lưu trữ có
độ mật trước khi giao nộp vào lưu trữ Lịch sử các cấp theo quy định hiện hành.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Quy trình
soạn thảo văn bản
1. Căn cứ vào tính chất, mức độ quan
trọng của văn bản cần soạn thảo để xác định các bước trong quy trình soạn thảo
văn bản.
2. Quy trình soạn thảo văn bản thường
bao gồm các bước:
a) Xây dựng kế hoạch soạn thảo văn bản.
b) Thu thập, tổng hợp, xử lý thông
tin có liên quan đến văn bản soạn thảo.
c) Xây dựng đề cương, báo cáo khảo
sát (hoặc báo cáo chuyên đề) và biên tập bản thảo văn bản.
d) Tổ chức góp ý kiến vào dự thảo văn
bản, chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản.
đ) Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự
thảo văn bản.
Điều 8. Thẩm định
văn bản trước khi trình ký
1. Người chủ trì soạn thảo văn bản và
lãnh đạo phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định nội dung văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban
hành.
2. Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm
thẩm định lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký. Các văn
bản không đảm bảo các yêu cầu phải chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy chế; các
trường hợp đặc biệt cần báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
Điều 9. Ký văn bản
1. Việc ký văn bản phải đúng thẩm quyền,
chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn
bản mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan. Người ký văn bản
quyết định việc đóng dấu độ mật, phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành. Việc
ký số thực hiện theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản
dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
3. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
Điều 10. Nhân
sao văn bản
1. Nhân sao văn bản đúng số lượng và
thời hạn theo phê duyệt của người ký văn bản.
2. Việc nhân sao văn bản phải đảm bảo
giữ gìn bí mật theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 2. QUẢN LÝ
VĂN BẢN
Điều 11. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến
cơ quan, đơn vị từ mọi nguồn đều do văn thư cơ quan tiếp nhận.
Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Những văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị
ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận và cất vào tủ có khóa
để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn
(khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc) gửi đến ngoài giờ hành chính, thì ghi lại số văn bản,
tên cơ quan gửi và báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.
2. Khi nhận văn bản đến phải kiểm tra
kỹ và ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Những bì văn bản đến không còn nguyên
vẹn hoặc văn bản hỏa tốc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì thì phải báo
cáo ngay với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên bản trước
khi tiếp nhận.
Các bì văn bản khẩn (khẩn, thượng khẩn,
hỏa tốc) phải mở ngay, đăng ký trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải
quyết.
Những văn bản gửi đến không đúng nơi nhận,
không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát... được phép
chuyển trả lại nơi gửi.
3. Văn thư cơ quan mở các bì văn bản
gửi đến cơ quan, đơn vị trừ những bì văn bản đến sau đây:
a) Bì văn bản đến có đóng dấu “tối mật”,
“tuyệt mật”, “riêng người có tên mở bì”.
b) Bì thư riêng của cá nhân.
c) Bì ghi Đảng đoàn Tổng Liên đoàn
Lao động Việt Nam.
d) Những loại bì khác do người đứng đầu
cơ quan quy định.
4. Văn bản đến qua đường mạng, văn
thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử
lý theo quy định.
Điều 12. Đóng dấu
đến và đăng ký văn bản đến
1. Mỗi văn bản hành chính (văn bản giấy)
gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu
văn bản. Những bì văn bản đến không được phép mở thì đóng dấu đến trên bì.
2. Tất cả văn bản gửi đến cơ quan,
đơn vị đều phải được đăng ký để quản lý.
a) Đối với việc đăng ký văn bản đến bằng
sổ: Sổ văn bản đến được ghi theo năm và đăng ký theo từng thể loại văn bản. Tùy
theo số lượng văn bản gửi đến trong một năm nhiều hay ít để sử dụng số lượng sổ
đăng ký văn bản đến cho phù hợp; văn bản mật mở sổ đăng ký riêng; đơn, thư khiếu
nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng.
b) Đối với việc đăng ký văn bản đến bằng
cơ sở dữ liệu: Số văn bản đến được ghi liên tục cho từng năm (mỗi văn bản đến một
số). Có thể đăng ký văn bản mật vào cơ sở dữ liệu, nhưng máy tính đó không được
kết nối mạng (mạng nội, mạng diện rộng, mạng Internet...) Định kỳ in toàn bộ cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản đến để đóng thành sổ giao nộp vào lưu trữ cơ quan
theo quy định.
Điều 13. Phân phối
và chuyển giao văn bản
1. Văn bản đến sau khi đăng ký được số
hóa (nếu có), văn thư cơ quan chuyển cho người có thẩm quyền phân phối (theo
phân công của người đứng đầu cơ quan, đơn vị).
2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến,
người có thẩm quyền phân phối xác định người chủ trì xử lý. Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp.
3. Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến
cho người trực tiếp xử lý để giải quyết và lập hồ sơ công việc.
Điều 14. Giải
quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người
đứng đầu cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự
ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực phân công
phụ trách.
2. Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc việc xử lý các văn bản đến của đơn vị mình.
3. Người được giao giải quyết văn bản
đến có trách nhiệm xử lý, giải quyết chính xác các yêu cầu và theo đúng thời hạn
quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết
trước.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
theo dõi việc giao nhận văn bản, giải quyết văn bản đúng thời hạn; lập sổ theo
dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu thời
hạn giải quyết và báo cáo chánh văn phòng để kịp thời giải quyết.
Kết quả giải quyết văn bản đến hoặc
những vấn đề cần báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo cơ quan, đơn vị được cập nhật vào
phiếu xử lý để chuyển cùng văn bản. Trường hợp đã thực hiện việc xử lý văn bản
trên mạng thì cập nhật vào phần mềm xử lý văn bản đến.
Điều 15. Sao gửi
văn bản đến
Những văn bản đến cần sao gửi phải có
ý kiến phê duyệt của người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm sao đúng số bản đã được duyệt và làm các thủ tục
gửi đúng quy định; chỉ sao gửi các văn bản đến đã đóng dấu công văn đến và đăng
ký tại văn thư cơ quan.
Việc sao gửi văn bản đến có dấu chỉ mức
độ mật thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 16. Lập báo
cáo thống kê văn bản đến
Định kỳ hằng tuần (hoặc tháng, quý)
văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản đến để báo cáo người đứng đầu cơ
quan, đơn vị và phục vụ việc quản lý, tra tìm văn bản. Hết năm, văn thư cơ quan
tập hợp các danh mục văn bản đến đóng thành sổ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Dữ liệu đăng ký văn bản đến lưu ít nhất một nhiệm kỳ tại văn thư để quản lý và
phục vụ việc tra tìm văn bản.
Điều 17. Đăng ký
văn bản đi
1. Các văn bản do cơ quan, đơn vị ban
hành đều do văn thư cơ quan ghi số và đăng ký theo quy định.
Số văn bản đi ghi liên tục từ số 01 cho
mỗi loại văn bản trong một nhiệm kỳ Đại hội Công đoàn. Nhiệm kỳ hoạt động này
được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội lần này đến hết ngày bế mạc Đại
hội lần kế tiếp. Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên
loại.
2. Hình thức đăng ký văn bản đi:
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơ quan,
đơn vị trong một nhiệm kỳ để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi phù hợp. Đối
với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định, công
văn... có thể mở sổ đăng ký riêng; các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít
có thể đăng ký chung vào một sổ, trong sổ chia nhiều phần, mỗi phần đăng ký một
thể loại văn bản. Văn bản mật đi đăng ký vào sổ riêng; các loại văn bản, giấy tờ
hành chính đăng ký riêng.
b) Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ
liệu: Cần bảo đảm cập nhật đầy đủ các thông tin và gắn tệp văn bản. Văn bản mật
đi đăng ký bằng máy vi tính không kết nối mạng và không đính kèm tệp toàn văn
văn bản.
Điều 18. Phát
hành văn bản đi
1. Văn bản sau khi được ký, văn thư
cơ quan làm các thủ tục phát hành kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi
trên văn bản hoặc theo danh sách do người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy
quyền phê duyệt.
2. Đối với văn bản có chỉ dẫn về phạm
vi phổ biến, văn thư cơ quan ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp cụ
thể.
a) Đối với văn bản gửi đi có độ mật,
ngoài bì phải đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật; văn bản “mật” ký hiệu chữ C, văn bản
“tối mật” ký hiệu chữ B. Riêng văn bản “tuyệt mật” gửi đi kèm theo phiếu gửi và
gửi bằng hai bì, bì trong đóng dấu “tuyệt mật” và niêm phong, bì ngoài đóng dấu
ký hiệu chữ A. Nếu gửi trong nội bộ cơ quan thì gửi bằng một bì và có đóng dấu
chỉ ký hiệu độ mật.
b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai
sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương
đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày,
thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban
hành văn bản.
Điều 19. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản phát hành chính thức của
cơ quan lưu bản gốc và một bản chính. Bản gốc được đóng dấu ngay sau khi có chữ
ký của người có thẩm quyền, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn thư
cơ quan, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao
chủ trì soạn thảo.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, văn thư cơ quan lưu bản dịch đó
kèm với bản gốc tiếng Việt.
3. Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
(ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo)
và các tài liệu đi kèm dự thảo đều chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo lưu kèm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào
lưu trữ cơ quan. Các văn bản mật được lưu theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 20. Theo
dõi, kiểm tra, gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi
1. Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ
quan kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện
và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc. Việc kiểm tra có thể thực hiện
qua mạng, điện thoại, thực tế... và qua phiếu gửi (đối với văn bản tuyệt mật).
2. Định kỳ hàng tuần hoặc tháng, quý,
văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành để báo cáo người đứng đầu
cơ quan, đơn vị và phục vụ việc quản lý, khai thác. Hết năm, văn thư cơ quan
đóng các danh mục văn bản phát hành đi trong năm thành sổ và giao nộp vào lưu
trữ cơ quan.
3. Dữ liệu đăng ký văn bản đi lưu ít
nhất một nhiệm kỳ tại văn thư để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng
máy vi tính.
Điều 21. Thu hồi
và hủy văn bản
1. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động trong cơ quan có trách nhiệm trả lại đầy đủ, đúng thời hạn các
văn bản có quy định thu hồi. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đầy đủ,
đúng hạn những văn bản có quy định thu hồi.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm hủy
các văn bản thu hồi, văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng và các vật
mang tin (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang...) sau khi được người đứng đầu cơ quan,
đơn vị phê duyệt.
3. Việc hủy văn bản trùng thừa, vật
mang tin phải bảo đảm không thể phục hồi, khai thác được thông tin chứa trong
đó. Khi hủy văn bản phải lập biên bản hủy, có đầy đủ chữ ký của cán bộ có thẩm
quyền và người trực tiếp hủy.
Điều 22. Khai
thác, sử dụng văn bản ở văn thư
1. Trong thời gian lưu giữ văn bản ở
văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác,
sử dụng văn bản, tài liệu của đơn vị, cá nhân theo quy định.
2. Lập sổ mượn tài liệu để đăng ký và
có ký nhận đầy đủ khi mượn tài liệu. Đối với tài liệu tối mật, tuyệt mật chỉ phục
vụ khai thác khi được người có thẩm quyền đồng ý.
3. Đơn vị, cá nhân mượn văn bản, tài
liệu có trách nhiệm trả đầy đủ, đúng thời hạn quy định.
4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
điện tử trong thời gian lưu giữ tại văn thư cơ quan và việc khai thác sử dụng
văn bản qua mạng (mạng thông tin, thư điện tử…) được thực hiện theo quy định hiện
hành về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, quy định về sử dụng cơ sở dữ liệu và
các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Trách
nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm
tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu
trữ cơ quan.
3. Người được giao giải quyết, theo
dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được
giao, thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải giao đầy đủ hồ
sơ, tài liệu theo quy định.
4. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu, lập kế hoạch và thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lập biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 24. Xây dựng
danh mục hồ sơ
Lưu trữ cơ quan phối hợp với văn thư
cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị trong một năm, gửi xin ý kiến
cán bộ phụ trách, cán bộ, chuyên viên của các đơn vị. Sau đó, tổng hợp ý kiến
góp ý, bổ sung, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị trình người
đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm.
Điều 25. Yêu cầu
và nội dung lập hồ sơ
1. Lập hồ sơ phải bảo đảm yêu cầu:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng,
đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ
trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu được tập hợp vào
hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc, phản
ánh đúng diễn biến hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản, tài liệu được đưa vào hồ
sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời
hạn bảo quản tương đối đồng đều.
2. Nội dung lập hồ sơ:
a) Mở hồ sơ.
b) Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào
hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Điều 26. Thời hạn
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ tài liệu đại hội: Trong thời
hạn 1 tháng kể từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội.
2. Hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong
thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản:
Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được nghiệm thu quyết toán.
4. Hồ sơ, tài liệu phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình, tài liệu điện tử: Giao nộp cùng tài liệu hành chính (tài liệu giấy).
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu
giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho công việc thì phải được người đứng đầu
cơ quan đồng ý và lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 27. Thủ tục
giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Lưu trữ cơ quan thông báo lịch tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu để các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên
giao và bên nhận kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ
nộp lưu.
3. Lưu trữ cơ quan lập biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu thành 2 bản, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp giữ một bản, lưu
trữ cơ quan giữ một bản. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người
nhận và xác nhận của lãnh đạo đơn vị giao nhận hồ sơ, tài liệu.
Mục 4. QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 28. Quản lý
và sử dụng con dấu
1. Người đứng đầu cơ quan có trách
nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; người đứng
đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của
đơn vị mình (nếu có).
2. Con dấu của cơ quan, đơn vị phải
được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư giữ. Cán bộ được giao
giữ con dấu không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của
cơ quan, đơn vị.
3. Bản gốc văn bản do cơ quan ban
hành lưu ở văn thư cơ quan phải đóng dấu đầy đủ.
Điều 29. Đóng dấu
1. Chỉ người được giao trách nhiệm giữ
con dấu mới được quyền đóng dấu; trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại thể thức
văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký và số bản; đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ
ký mẫu đã đăng ký.
2. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Biên bản hội nghị cơ quan
có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi
khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản
khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào
phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.
3. Không được đóng dấu các văn bản,
giấy tờ chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền, tài liệu, thư cá
nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. THU THẬP,
BỔ SUNG, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 30. Thu thập,
bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
tổ chức thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân
xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 31. Chỉnh
lý tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu đã kết thúc công
việc của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho
lưu trữ.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo
đảm các yêu cầu nghiệp vụ, được xác định thời hạn bảo quản, được hoàn thiện và
hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết
giá trị.
Điều 32. Xác định giá trị tài
liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn (bao gồm cả tài liệu bảo quản 70 năm) và tài liệu bảo quản có thời hạn
bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
2. Căn cứ vào các công cụ xác định giá
trị tài liệu, lưu trữ cơ quan tiến hành xác định giá trị tài liệu trong quá
trình thực hiện các nội dung sau:
a) Kiểm tra, sửa chữa, hoàn chỉnh thời
hạn bảo quản của hồ sơ tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
nộp lưu hằng năm.
b) Xác định giá trị tài liệu, định thời
hạn bảo quản cho hồ sơ khi chỉnh lý tài liệu.
c) Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có
giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
d) Đánh giá lại
hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản.
đ) Làm thủ tục xét hủy tài liệu hết
giá trị lưu trữ.
Điều 33. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Căn cứ ý kiến thẩm định của cơ
quan quản lý nghiệp vụ cấp trên trực tiếp, người đứng đầu cơ quan, đơn vị tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan, đơn vị; đồng thời chỉ đạo kiểm
tra, rút lại những tài liệu mà cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên đề nghị chưa
hủy (nếu có).
2. Căn cứ quyết định hủy tài liệu hết
giá trị, lưu trữ cơ quan bàn giao tài liệu để hủy.
Việc bàn giao tài liệu hết giá trị để
hủy phải lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và xác nhận
của cơ quan, đơn vị.
3. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu.
4. Quá trình tiêu hủy tài liệu hết
giá trị phải lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham gia
theo quy định.
5. Sau khi hoàn thành việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị, cơ quan, đơn vị báo cáo kết quả với cơ quan quản lý nghiệp
vụ cấp trên trực tiếp và lập hồ sơ về quá trình xét hủy tài liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị
bảo quản tại cơ quan, đơn vị 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 34. Nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công
việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ
quan, đơn vị được giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo hướng dẫn hiện hành của Văn
phòng Trung ương Đảng.
Mục 2. BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu
trữ
1. Cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động có trách nhiệm bảo quản và phải bảo đảm an toàn cho các hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan,
đơn vị.
3. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc
người được ủy quyền có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản
tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện
các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, chống thiên tai, phòng gian, bảo mật;
trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ...
Cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ của
cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ
sơ, tài liệu để trong hộp (cặp) có dán nhãn và để trên giá, tủ; thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu để nắm được số lượng, chất lượng, tình trạng tài liệu.
Điều 36. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động trong, ngoài cơ quan, đơn vị và mọi cá nhân đều được khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng hợp pháp,
chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động ngoài cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có
giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ
quan, đơn vị hoặc Chánh văn phòng (hoặc người có thẩm quyền theo Quy chế khai
thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị) đồng ý.
3. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân (hoặc
thẻ căn cước công dân, hộ chiếu) và phải được lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc
Chánh văn phòng (hoặc người có thẩm quyền theo Quy chế khai thác, sử dụng tài
liệu của cơ quan, đơn vị) đồng ý.
Điều 37. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
lưu trữ cơ quan.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 38. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định
việc khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan; quyết định
việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan.
Điều 39. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, xây dựng nội quy phòng
đọc, bao gồm: Thời gian phục vụ độc giả; Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi
đến khai thác tài liệu; Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu
theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc; Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép; Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
có liên quan trong nội quy ra, vào cơ quan, quy định về sử dụng tài liệu, quy định
về phòng, chống cháy nổ của cơ quan, đơn vị.
2. Cán bộ, nhân viên lưu trữ cơ quan
phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc
giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 40. Điều
khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký. Quy chế này thay thế Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ
chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1015/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8 năm
2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
2. Chánh văn phòng có trách nhiệm
giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng
hợp tình hình thực hiện Quy chế này.
3. Văn phòng và các ban, đơn vị trực
thuộc Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố,
Công đoàn ngành trung ương và tương đương, Công đoàn TCTy trực thuộc Tổng Liên
đoàn chịu trách nhiệm thi hành và hướng dẫn công đoàn các cấp trực thuộc tổ chức
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Quy chế này.
|
Nơi nhận:
- Cục Lưu trữ VP TW Đảng
(để b/c);
- Các LĐLĐ tỉnh, thành phố;
- Các CĐ ngành TW và tương đương,
CĐ TCTy trực thuộc TLĐ;
- Các ban, đơn vị trực thuộc TLĐ;
- Lưu: VT TLĐ.
|
TM.
ĐOÀN CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
Trần Thanh Hải
|