|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẾN TRE
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1451/QĐ-UBND
|
Bến Tre, ngày 12
tháng 5 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC CÔNG BỐ 08 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BẾN TRE
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 02 năm 2025;
Căn cứ Quyết định số 2540/QĐ-UBND ngày 02 tháng
11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hoá thủ
tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025
trên địa bàn tỉnh Bến Tre;
Thực hiện Công văn số 5990/VPCP-KSTT ngày 22
tháng 8 năm 2024 của Văn phòng Chính phủ về việc công bố, rà soát, đơn giản hỏa
thủ tục hành chính nội bộ;
Căn cứ Kế hoạch số 2298/KH-UBND ngày 07 tháng 4
năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày
26 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục
hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo
tại Tờ trình số 1200/TTr-SGD&ĐT ngày 07 tháng 5 năm 2025.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Công bố kèm theo
Quyết định này 08 thủ tục hành chính nội bộ mới ban hành trong lĩnh vực văn
thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bến
Tre (Phụ lục kèm theo).
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, các tổ chức và cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Cục Kiểm soát TTHC-VPCP;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chánh, các PCVP UBND tỉnh;
- Sở Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng KG-VX, TTPVHCC;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, TNBV.
|
CHỦ TỊCH
Trần Ngọc Tam
|
PHỤ LỤC I
DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI TRONG
LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH
BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1451/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2025 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bến Tre)
Danh mục thủ tục hành chính nội bộ
|
Số TT
|
Tên thủ tục
hành chính
|
Lĩnh vực
|
Cơ quan thực hiện
|
|
01
|
Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến
|
Văn thư
|
Sở Giáo dục và Đào
tạo
|
|
02
|
Phát hành văn bản đi
|
|
03
|
Đính chính văn bản đã phát hành
|
|
04
|
Sao y, sao lục, trích sao văn bản
|
|
05
|
Cấp giấy đi đường cho cán bộ, công chức và người
lao động đi công tác
|
|
06
|
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao
gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan
|
Lưu trữ
|
|
07
|
Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (gồm cả
tài liệu lưu trữ điện tử) tại Lưu trữ cơ quan
|
|
08
|
Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ
điện tử) hết giá trị
|
PHỤ LỤC II
NỘI DUNG CỤ THỂ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI
TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1451/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Bến Tre)
I. LĨNH VỰC: VĂN THƯ
1. Thủ tục: Tiếp nhận, đăng
ký và chuyển giao văn bản đến
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận toàn
bộ văn bản đến gửi Sở Giáo dục và Đào tạo, cá nhân, tổ chức trực thuộc gửi Sở
Giáo dục và Đào tạo trực tiếp, qua đường bưu điện, fax hoặc qua Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
. Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật,
độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.
. Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra
tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ
thống. Nếu văn bản phát hiện sai sót như: Văn bản gửi không đúng cơ quan; không
có chữ ký; không đóng dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số;
không ghi ngày, tháng;... thì gửi trả văn bản lại cho nơi gửi trên hệ thống hoặc
thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.
+ Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản
đến sau khi tiếp nhận. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng,
chính xác các thông tin theo quy định.
+ Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện chuyển trình
văn bản đến cho Giám đốc Sở có ý kiến phân công xử lý.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua
bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ: Các văn bản giấy, thư gửi
đến và văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Các tổ chức, cá
nhân.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đến được
đăng ký vào Sổ đăng ký và trình chuyển lãnh đạo xử lý.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Tất cả văn bản đến của Sở Giáo dục và Đào tạo phải
được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,
trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định.
+ Văn thư cơ quan phải thực hiện chuyển ngay văn bản
đến sau khi tiếp nhận và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, việc chuyển văn bản
phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung của văn bản. Ưu tiên tiếp nhận,
đăng ký và chuyển giao văn bản đến có mức độ khẩn và hỏa tốc trước.
+ Việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản có đóng dấu
độ khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính thì báo cáo Giám đốc Sở hoặc báo cho
Trưởng đơn vị chủ trì; cập nhật thông tin và chuyển văn bản điện tử đến Trưởng
đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý; trường hợp có bản giấy
kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người
có trách nhiệm xử lý.
- Căn cứ pháp lý:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
+ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ
Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
2. Thủ tục: Phát hành văn bản
đi
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời
gian ban hành văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành văn bản (kể
cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên hệ thống Ioffice).
+ Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản
đi bằng sổ hoặc bằng Hệ thống (văn bản giấy và văn bản điện tử).
+ Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện nhân bản, đóng
dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số cơ
quan (đối với văn bản điện tử).
+ Bước 4: Văn thư cơ quan phát hành và theo dõi việc
chuyển phát hành văn bản đi.
+ Bước 5: Văn thư cơ quan thực hiện lưu văn bản đi
sau khi phát hành văn bản theo quy định.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua
bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ:
Các văn bản đi (giấy) và văn bản đi trên hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Văn thư cơ quan.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đi được
phát hành và lưu theo quy định.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Tất cả văn bản đi phải tập trung vào đầu mối phát
hành tại Văn phòng. Việc cấp số, ký hiệu, thời gian ban hành trên văn bản điện
tử và văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng hệ thống và liên tục
cho văn bản điện tử và văn bản giấy và phát hành trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và
gửi ngay sau khi ký văn bản.
+ Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính
xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản có độ mật được đăng ký theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản không có độ mật thực
hiện đăng ký trên Hệ thống;
- Căn cứ pháp lý:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư;
+ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ
Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
3. Thủ tục: Đính chính văn bản
đã phát hành
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản xác định mức
độ sai sót của văn bản đã được phát hành thì thực hiện soạn thảo văn bản đính
chính văn bản đã phát hành. Trường hợp văn bản sai sót về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành thì tham mưu đính chính bằng công văn của cơ quan,
tổ chức đã ban hành văn bản; trường hợp văn bản phát hành sai sót về nội dung
thì tham mưu sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương (khoản 3
Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
+ Bước 2: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đính
chính và thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký; nhân bản, đóng
dấu (đối với văn bản giấy), ký số cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt, ký ban hành.
+ Bước 3: Văn thư cơ quan phát hành văn bản theo
nơi nhận của văn bản đính chính. Khi phát hành văn bản đính chính, Văn thư cơ
quan thực hiện kiểm tra nơi nhận của văn bản cần đính chính phải đúng và đủ với
nơi nhận của văn bản đính chính.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua
bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ:
+ Văn bản đính chính;
+ Văn bản cần đính chính;
+ Các tài liệu, giấy tờ có liên quan (nếu có).
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đính chính
được phát hành đến nơi nhận.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không
quy định.
- Căn cứ pháp lý:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
4. Thủ tục: Sao y, sao lục,
trích sao văn bản
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận yêu cầu và quyết
định của người có thẩm quyền về việc cho phép thực hiện sao y, sao lục, trích
sao văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
+ Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện thủ tục sao y,
sao lục, trích sao văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục,
trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
+ Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời
gian ban hành của bản sao y, sao lục, trích sao trên hệ thống quản lý văn bản
và điều hành tỉnh Bến Tre.
+ Bước 4: Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản
của bản sao trên hệ thống theo nơi nhận của văn bản điện tử và văn bản giấy và
lưu theo quy định.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua
bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ: Văn bản cần sao y, sao lục,
trích sao.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đã được
sao y, sao lục, trích sao được phát hành và lưu theo quy định.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Tất cả văn bản có yêu cầu cần sao y, sao lục,
trích sao đều phải được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan của Sở GD&ĐT
để thực hiện thủ tục và hình thức sao đúng quy định.
+ Việc cấp số, ký hiệu của bản sao văn bản điện tử
và bản sao văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng 1 hệ thống và
liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy.
+ Văn bản sao phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư
và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
+ Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản
do lãnh đạo Văn phòng quyết định.
- Căn cứ pháp lý:
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư;
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
5. Thủ tục: Cấp giấy đi đường
cho cán bộ, công chức và người lao động đi công tác
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Cán bộ, công chức và người lao động đi
công tác thì cung cấp thông tin theo quy định (Họ và tên, chức vụ, đơn vị công
tác của người được cử đi công tác; thời gian đi, nơi đến công tác) về Văn phòng
Sở Giáo dục và Đào tạo.
+ Bước 2: Văn thư tiếp nhận, vào sổ theo dõi, điền
các thông tin đã được cung cấp vào Giây đi đường.
+ Bước 3: Văn thư trình lãnh đạo Văn phòng Sở ký thừa
lệnh Giấy đi đường và đóng dấu cơ quan (Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo) vào
Giây đi đường.
+ Bước 4: cấp Giấy đi đường cho cán bộ, công chức
và người lao động được cử đi công tác.
- Cách thức thực hiện: Đến trực tiếp Văn
phòng (Bộ phận Văn thư).
- Thành phần hồ sơ: Kèm theo giấy mời, văn bản
cử đi công tác của lãnh đạo đơn vị.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức
và người lao động của Văn phòng.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Giấy đi đường
(Theo Mẫu số C16-HD của Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của
Bộ Tài chính).
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;
+ Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc
được mời tham gia đoàn công tác.
- Căn cứ pháp lý:
+ Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm
2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị;
+ Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm
2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
II. LĨNH VỰC: LƯU TRỮ
6. Thủ tục: Lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ
cơ quan
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Văn thư cơ quan cập nhật tất cả các hồ sơ
ban hành trong Danh mục hồ sơ lên hệ thống quản lý văn bản và điều hành
VNPT-Ioffice để các cá nhân liên quan thực hiện lập hồ sơ điện tử khi giải quyết
công việc. Đồng thời gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân liên quan làm
căn cứ để lập hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử.
+ Bước 2: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao, thu thập, cập nhật tất
cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ đã mở gồm hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử để bảo đảm
sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.
+ Bước 3: Kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết
xong. Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; chỉnh sửa hồ sơ cho hoàn
thiện và kết thúc hồ sơ.
+ Bước 4: Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan: Khi kết thúc xong công việc, cá nhân có nhiệm vụ lập hồ sơ tiến
hành giao nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan.
+ Bước 5: Lưu trữ cơ quan kiểm tra, tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V
Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi tiếp nhận thì công chức lưu trữ của cơ quan thực
hiện chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ tại cơ quan theo quy định.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp và Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện
tử Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Trong thời gian 01
năm phải nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức
và người lao động của Sở GD&ĐT.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ giấy và hồ
sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre được lập và nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải
đủ thành phần, đúng thời hạn bảo quản và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
+ Đơn vị và cá nhân trong Sở Giáo dục và Đào tạo có
trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
+ Hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo
đúng thời hạn: 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài
liệu xây dựng cơ bản; trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ,
tài liệu còn lại. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Giám đốc đồng ý bằng
văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời
hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến
hạn nộp lưu.
+ Công chức thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo trước khi
nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ
hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan
theo quy chế của cơ quan.
- Căn cứ pháp lý:
+ Luật Lưu trữ năm 2011;
+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
+ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu
lưu trữ điện tử.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
7. Thủ tục: Khai thác, sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) tại Lưu trữ cơ quan
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu
khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu giấy (hoặc tài liệu điện tử) tại Lưu trữ cơ
quan thì nộp giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, phiếu
yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu (đối với cán bộ, công chức của Sở Giáo dục và
Đào tạo) tại Bộ phận Lưu trữ của Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo.
+ Bước 2: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm cấp Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
để người khai thác điền thông tin (nội dung tài liệu cần tra tìm).
+ Bước 3: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan kiểm tra tài liệu, hồ sơ của cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân cần khai thác có đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công
tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của
pháp luật để trình xin ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng và trình xin ý kiến phê
duyệt của Lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo.
+ Bước 4: Sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo
Sở Giáo dục và Đào tạo, công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu
tiến hành thực hiện và trả kết quả:
Cho nghiên cứu tại chỗ hoặc cung cấp bản phô tô,
sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan theo yêu cầu khai thác hồ sơ, tài
liệu đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các
nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.
+ Không cung cấp hồ sơ, tài liệu với yêu cầu không
đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu
chính đáng khác theo quy định của pháp luật. Không đáp ứng yêu cầu khai thác hồ
sơ, tài liệu thì giải thích rõ ràng hoặc phải có văn bản trả lời về việc không
cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu khai thác.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ:
+ Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan,
tổ chức;
+ Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
tài liệu được cho phép khai thác, sử dụng.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: Không quá 03 ngày làm
việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cơ quan, tổ chức,
cá. nhân; cán bộ, công chức của Sở GD&ĐT
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Nghiên cứu tại chỗ,
bản phô tô, sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Cán bộ, công chức của Sở GD&ĐT và các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải đúng
với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu
chính đáng khác theo quy định của pháp luật.
+ Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại
Lưu trữ cơ quan cần nêu rõ tên loại, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích
yếu nội dung tài liệu cần khai thác (đối với văn bản đi của cơ quan); thời gian
và nội dung sự việc (đối với hồ sơ công việc).
- Căn cứ pháp lý:
+ Luật Lưu trữ năm 2011;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.
8. Thủ tục: Tiêu hủy tài liệu
lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị
- Trình tự thực hiện:
+ Bước 1: Lưu trữ cơ quan thực hiện xác định giá trị
tài liệu và thống kê Danh mục tài liệu hết giá trị (tài liệu giấy và tài liệu
điện tử) để trình xin ý kiến về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Bước 2: Giám đốc quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu - làm Chủ tịch Hội đồng; các thành viên của Hội đồng
là đại diện của các Phòng, Ban, đơn vị có tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.
+ Bước 3: Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực
hiện tổ chức họp và có ý kiến thẩm định tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy. Trên
cơ sở đó đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp
thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.
+ Bước 4: Sau khi có ý kiến thẩm định của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu và ý kiến đồng ý của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp, Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị
tại Lưu trữ cơ quan.
+ Bước 5: Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
. Đối với tài liệu giấy thì tiêu hủy bằng cách cắt
nhỏ thành giấy vụn và phải được đảm bảo không thể khôi phục lại như hiện trạng
tài liệu ban đầu.
. Đối với tài liệu điện tử thì thực hiện hủy tài liệu
bằng cách sử dụng chức năng trên hệ thống để xóa (hủy) tài liệu hết giá trị và
phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
- Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.
- Thành phần hồ sơ:
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ
quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm
quyền.
- Số lượng hồ sơ: Không quy định.
- Thời hạn giải quyết: 30 ngày.
- Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức
và người lao động của Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Giáo dục và
Đào tạo.
- Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ, tài liệu được
tiêu hủy theo quy định.
- Phí, lệ phí: Không quy định.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
+ Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết
thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản, lưu tại bộ phận Lưu
trữ hiện hành theo quy định.
+ Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy
theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu giấy. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử
phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị
đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại
được.
- Căn cứ pháp lý:
+ Luật Lưu trữ năm 2011;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Quyết định số 951/QĐ-SGD&ĐT ngày 18/12/2020 của
Sở Giáo dục và Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo.