Quyết định 1339/QĐ-UBND 2023 giải quyết thủ tục hành chính hội thảo Sở Ngoại vụ Hà Nội

• Số hiệu: 1339/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thành phố Hà Nội
• Người ký: Lê Hồng Sơn
• Ngày ban hành: 03/03/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1339/QĐ-UBND	Hà Nội, ngày 03 tháng 3 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015: Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 11/2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 4610/QĐ-UBND ngày 22/11/2022 của UBND thành phố Hà Nội về việc phê duyệt phương án ủy quyền trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND Thành phố;

Căn cứ Quyết định số 5386/QĐ-UBND ngày 30/12/2022 của UBND thành phố Hà Nội về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố:

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội tại Tờ trình số 101/TTr-NV ngày 24/02/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 02 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội.

Bãi bỏ 02 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội.

(Chi tiết tại các Phụ lục kèm theo)

Điều 2. Giao Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan rà soát, xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính để phục vụ việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Quyết định số 4293/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 của Chủ tịch UBND Thành phố hết hiệu lực.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND Thành phố. Giám đốc các Sở; Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã: Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4: - Văn phòng Chính phủ: - Bí thư Thành ủy; các PBT Thành ủy: - Chủ tịch, các PCT HĐND Thành phố: - Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố; - Sở Thông tin và Truyền thông: - VPUBTP: CVP, PCVP C.N.Trang; các phòng: HCTC, KSTTHC, KGVX, THCB; - Trung tâm báo chí Thủ đô Hà Nội; - Lưu: VT, KSTTH(Quyên).

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Hồng Sơn

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm theo Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 03 tháng 03 năm 2023 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội)

STT	TÊN QUY TRÌNH NỘI BỘ	KÝ HIỆU
1	Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ	QT-01
2	Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ	QT-02

PHỤ LỤC 2

NỘI DUNG QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm theo Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 03 tháng 03 năm 2023 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội)

1. Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ (QT-01)

1	Mục đích Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan việc cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ.
2	Phạm vi - Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế sau: (1) Hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND thành phố Hà Nội: (2) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự từ cấp Phó Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở xuống của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và có chủ đề, nội dung không liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. - Áp dụng đối với các đối tượng sau: (1) UBND thành phố Hà Nội; các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Hà Nội; (2) các doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố Hà Nội; (3) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động; (4) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình. - Quy trình này áp dụng đối với hoạt động cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
3	Nội dung quy trình
3.1	Cơ sở pháp lý
	- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg . - Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. - Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội. - Quyết định số 5386/QĐ-UBND ngày 30/12/22022 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố.
3.2	Thành phần hồ sơ				Bản chính	Bản sao
	Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức HNHTQT, trong đó nêu rõ lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí tổ chức.				x
3.3	Số lượng hồ sơ
	01 bộ hồ sơ
3.4	Thời gian xử lý
	- Không quy định. Theo thời gian thực tế: 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. + Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đu và/hoặc không hợp lệ. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết. + Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
3.5	Nơi tiếp nhận và trả kết quả
	Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội
3.6	Lệ phí
	Không
3.7	Quy trình xử lý công việc
TT	Trình tự	Trách nhiệm	Thời gian	Biểu mẫu/Kết quả
B1	Đơn vị tổ chức nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức HNNTQT	Tổ chức/cá nhân	8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30	Thành phần hồ sơ theo mục 3.2
B2	Tiếp nhận trực tiếp và kiểm tra hồ sơ của tổ chức, cá nhân gồm: Tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT của các đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ về thể thức và nội dung hồ sơ phù hợp với những quy định về tổ chức HNHTQT; - Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép UBND Thành phố, Sở Ngoại vụ bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị hội thảo ít nhất là 30 ngày. + Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: tiếp nhận hồ sơ TTHC, ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn tra kết quả, vào sổ theo dõi hồ sơ, lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn phân công, giao việc cho chuyên viên. + Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện tiếp nhận: Bộ phận Một cửa hướng dẫn để tổ chức hoàn thiện hồ sơ (phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ).	Bộ phận Một cửa	8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30	Thành phần hồ sơ theo mục 3.2
				- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ: - Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ; - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.
B3	Chuyên hồ sơ cho phòng chuyên môn	Bộ phận Một cửa,	½ ngày làm việc	Tích phân luồng xử lý qua mạng (nếu có)
	Ghi chú: Nếu hồ sơ phân luồng xử lý qua mạng, Bộ phận Một cửa luân chuyển hồ sơ về Bộ phận văn thư thực hiện quét hồ sơ và chuyển lãnh đạo Sở xem xét, phân luồng xử lý qua hệ thống	Lãnh đạo Sở
B4	Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Phòng chuyên môn	½ ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
B5	Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ * Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.	Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở	03 ngày làm việc	Thông báo về việc bổ sung hồ sơ: Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết;
B6	Lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố. UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các Cơ quan, địa phương liên quan	Phòng chuyên môn/Lãnh đạo Sở	02 ngày làm việc	Công văn của Sở Ngoại vụ xin ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan
B7	Côn 2 an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản	Các cơ quan liên quan	15 ngày làm việc	Văn bản các cơ quan liên quan
B8	Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan: tham mưu Giám đốc Sở xem xét, quyết định cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT	Phòng chuyên môn/Lãnh đạo Sở	02 ngày làm việc
B9	Liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức	Bộ phận Một cửa	Giờ hành chính
B10	Thống kê và theo dõi Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị. thống kê kết quả thực hiện TTHC	Bộ phận Một cửa	Giờ hành chính	Sổ theo dõi hồ sơ
4	BIỂU MẪU
	Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 gồm: Mẫu số 04 - Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Mẫu số 05 - Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ Mẫu số 06 - Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả Mẫu số 07 - Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Mẫu số 08 - Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
	Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Mẫu số 01)

Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …… V/v xin phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế	Địa điểm, ngày .... tháng .... năm ....

Kính gửi:

- UBND thành phố Hà Nội; - Sở Ngoại vụ Hà Nội.

1. Thông tin đơn vị tổ chức

- Tên cơ quan/tổ chức

- Địa chỉ

- Người đại diện theo pháp luật

- Người liên hệ

- Điện thoại liên hệ

- Giấy tờ chứng minh cơ quan, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam và do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động (số/ký hiệu, ngày cấp, cơ quan có thẩm quyền cấp)

2. Nội dung xin phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Cơ quan/tổ chức (Đơn vị tổ chức) trân trọng đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Sở Ngoại vụ Hà Nội xem xét, cho phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (tên hội nghị, hội thảo; mục đích tổ chức; thời gian, địa điểm tổ chức) - Chi tiết về hội nghị, hội thảo quốc tế tại Đề án gửi kèm.

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Đề nghị Quý Cơ quan xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - …………; - Lưu:……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC (Chữ ký, đóng dấu) Họ và tên

2. Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ (QT-02)

1	Mục đích Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
2	Phạm vi - Quy trình này áp dụng đối với hoạt động cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ. - Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế sau: (1) Hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND thành phố Hà Nội: (2) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự từ cấp Phó Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở xuống của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và có chủ đề, nội dung được xác định không nhạy cảm, cơ mật liên quan đến các vấn đề về chủ quyền, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. - Áp dụng đối với các đối tượng sau: (1) UBND thành phố Hà Nội: các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Hà Nội: (2) các doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố Hà Nội: (3) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động; (4) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình.
3	Nội dung quy trình
3.1	Cơ sở pháp lý
	- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg . - Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. - Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội. - Quyết định số 5386/QĐ-UBND ngày 30/12/22022 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố.
3.2	Thành phần hồ sơ			Bản chính	Bản sao
	Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế			X
	Đề án tổ chức theo mẫu 01 tại Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ (mục đích, nội dung, chương trình, tham luận, danh sách đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài, địa điểm, nguồn kinh phí và khái toán kinh phí. Tài liệu tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị)			X
	Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu			X
	Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có)			X
3.3	Số lượng hồ sơ
	01 bộ hồ sơ
3.4	Thời gian xử lý
	- Không quy định. Theo thời gian thực tế: 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đủ và/hoặc không hợp lệ. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết. - Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương đê đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho Cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiên tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị
3.5	Nơi tiếp nhận và trả kết quả
	Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội
3.6	Lệ phí
	Không
3.7	Quy trình xử lý công việc
TT	Trình tự	Trách nhiệm	Thời gian	Biểu mẫu/Kết quả
B1	Đơn vị tổ chức nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức HNNTQT	Tổ chức/cá nhân	8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30	Thành phần hồ sơ theo mục 3.2
B2	Tiếp nhận trực tiếp và kiểm tra hồ sơ của tổ chức, cá nhân gồm: Tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT của các đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ về thể thức và nội dung hồ sơ phù hợp với những quy định về tổ chức HNHTQT: - Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép UBND Thành phố. Sở Ngoại vụ bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị hội thảo ít nhất là 30 ngày. + Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: tiếp nhận hồ sơ TTHC, ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, vào sổ theo dõi hồ sơ, lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn phân công, giao việc cho chuyên viên. + Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện tiếp nhận: Bộ phận Một cửa hướng dẫn để tổ chức hoàn thiện hồ sơ (phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ).	Bộ phận Một cửa	8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30	Thành phần hồ sơ theo mục 3.2
				- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ
B3	Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn Ghi chú: Nếu hồ sơ phân luồng xử lý qua mạng, Bộ phận Một cửa luân chuyển hồ sơ về Bộ phận văn thư thực hiện quét hồ sơ và chuyển lãnh đạo Sở xem xét, phân luồng xử lý qua hệ thống	Bộ phận Một cửa, Lãnh đạo Sở	½ ngày làm việc	Tích phân luồng xử lý qua mạng (nếu có)
B4	Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Phòng chuyên môn	½ ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
B5	Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ * Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.	Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở	03 ngày làm việc	Thông báo về việc bổ sung hồ sơ: Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết:
B6	Lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan	Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở	02 ngày làm việc	Công văn của Sở Ngoại vụ xin ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan
B7	Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản	Các cơ quan liên quan	15 ngày làm việc	Văn bản các cơ quan liên quan
B8	Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan: tham mưu Giám đốc Sở xem xét, quyết định cho phép tổ chức HNHTQT	Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở	02 ngày làm việc
B9	Liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức	Bộ phận Một cửa	Giờ hành chính
B10	Thống kê và theo dõi Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị, thống kê kết quả thực hiện TTHC	Bộ phận Một cửa	Giờ hành chính	Sổ theo dõi hồ sơ
4	BIỂU MẪU
	Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 gồm: Mẫu số 04 - Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Mẫu số 05 - Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ Mẫu số 06 - Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả Mẫu số 07 - Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Mẫu số 08 - Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
	Mẫu công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Mẫu số 01)

Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …… V/v xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế	Địa điểm, ngày .... tháng .... năm ....

Kính gửi:

- UBND thành phố Hà Nội; - Sở Ngoại vụ Hà Nội.

1. Thông tin đơn vị tổ chức

- Tên cơ quan/tổ chức

- Địa chỉ

- Người đại diện theo pháp luật

- Người liên hệ

- Điện thoại liên hệ

- Giấy tờ chứng minh cơ quan, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam và do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động (số/ký hiệu, ngày cấp, cơ quan có thẩm quyền cấp)

2. Nội dung xin phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Cơ quan/tổ chức (Đơn vị tổ chức) trân trọng đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Sở Ngoại vụ Hà Nội xem xét, cho phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (tên hội nghị, hội thảo; mục đích tổ chức; thời gian, địa điểm tổ chức) - Chi tiết về hội nghị, hội thảo quốc tế tại Đề án gửi kèm.

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Đề nghị Quý Cơ quan xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - …………; - Lưu:……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC (Chữ ký, đóng dấu) Họ và tên

PHỤ LỤC 3

DANH MỤC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH BỊ BÃI BỎ LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm theo Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2023 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội)

TT	Thứ tự Quy trình nội bộ bị bãi bỏ tại Quyết định của Chủ tịch UBND Thành phố	Tên quy trình nội bộ	Ghi chú
1	Số 02, Quy trình QT-02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 4283/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội	Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
2	Số 04, Quy trình QT-04 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 4283/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội	Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ