|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
|
|
Số: 1091/QĐ-UBND
|
Khánh Hòa, ngày 13 tháng 5 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH KHÁNH HÒA
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Luật tiếp cận thông tin
ngày 06 tháng 4 năm 2016;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước
ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về
việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 05/2015/TT-BNV
ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ Quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
tại Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính Quy định mức
thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng
tài liệu lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số: 855/TTr-SNV ngày 17 tháng 4 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để thi
hành);
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Trung tâm Công báo Khánh Hòa;
- Lưu: VT, SNV.
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Tấn Tuân
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 1091/QĐ-UBND
ngày 13/5/2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
a) Quy chế này quy định việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa; quyền, nghĩa
vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ Mật thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước.
2. Đối tượng áp dụng của Quy chế này
gồm:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm
cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác (sau đây gọi là độc giả).
b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản
lý, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 2. Mục
tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu
1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu nhằm
phát huy giá trị tài liệu, giữ gìn bí mật Nhà nước, đảm bảo an toàn tài liệu,
đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính
đáng khác của độc giả.
2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác,
sử dụng tài liệu vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp
pháp của tổ chức, cá nhân liên quan.
3. Các nội dung liên quan đến khai
thác, sử dụng tài liệu không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo
các quy định pháp luật hiện hành.
4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn
của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho
phù hợp.
5. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm
vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu
được quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng
đúng đối tượng.
Điều 3. Các
hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
Lưu trữ lịch sử.
2. Khai thác, sử dụng tài liệu trực
tuyến.
3. Cấp bản sao, chứng thực tài liệu
trực tuyến.
4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
5. Giới thiệu tài liệu trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
6. Triển lãm, trưng bày tài liệu.
7. Trích dẫn tài liệu trong công
trình nghiên cứu.
Chương II
KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU
Điều 4. Thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử
dụng tài liệu
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
do Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử lưu giữ ngoài Danh mục
thành phần tài liệu nộp lưu.
- Cho phép khai thác, sử dụng văn bản,
tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật chưa đến thời hạn
giải mật.
- Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân
nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu thuộc các mức độ Mật.
- Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân
mang bản sao tài liệu quý, hiếm khai thác ra nước ngoài và mang tài liệu ra khỏi
Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
b) Giám đốc Sở Nội vụ
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh.
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của tất cả các Phông tài liệu đang bảo
quản tại Lưu trữ lịch sử.
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn giải mật.
c) Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ
- Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân
được khai thác, sử dụng tất cả các tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh,
trừ các trường hợp quy định tại điểm a, b của điều này.
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã được giải mật.
- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài
liệu.
d) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp
nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
cho phép sử dụng lại hồ sơ, tài liệu trong Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử đã được Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt theo nhu cầu của cơ quan,
đơn vị.
2. Ủy quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu
a) Người có thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu trong phạm vi nào có thể giao cho cấp phó thực hiện để đảm
bảo thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả theo quy định. Việc
ủy quyền cho cấp phó thực hiện được quy định trong Quy chế làm việc của cơ
quan.
b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc thực hiện sao, chứng thực tài liệu trong thời
gian vắng mặt; việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản ghi rõ thời hạn ủy
quyền.
Điều 5. Thủ tục
và trình tự khai thác, sử dụng tài liệu
1. Thủ tục đăng ký khai thác tài liệu
Độc giả đến khai thác tài liệu phải
có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng); trường hợp để
phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị
của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
2. Trình tự khai thác, sử dụng tài liệu
tại Phòng đọc
a) Độc giả hoàn thành thủ tục, viên
chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu, điền các
thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo mẫu tại Phụ lục II nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
b) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử
đăng ký vào Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục III
và Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo mẫu tại Phụ
lục IV, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử xác nhận và trình hồ sơ đề
nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định
tại Điều 4 Quy chế này.
c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài
liệu của độc giả được duyệt, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giao tài
liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận
tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V.
d) Trường hợp không tìm được tài liệu,
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông báo cho người khai thác biết kết quả theo
quy định về giải quyết thủ tục hành chính.
3. Trình tự cấp bản sao, chứng thực
tài liệu trực tuyến
a) Độc giả truy cập vào trang thông
tin dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo địa chỉ
“hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn” hoặc trang thông tin điện tử Sở Nội vụ, địa chỉ
“snv.khanhhoa.gov.vn” chọn biểu tượng nộp hồ sơ trực tuyến
và điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VI và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu
theo mẫu tại Phụ lục số VII (theo mẫu đính kèm) gửi
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
b) Hồ sơ, tài liệu sau khi cấp có thẩm
quyền phê duyệt viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành sao, chứng thực
tài liệu và đăng ký vào Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VIII và Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu chứng thực
tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số IX.
c) Bộ phận một cửa trả kết quả cho độc
giả.
Điều 6. Thẻ độc
giả
1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng
đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả theo mẫu tại Phụ
lục X.
2. Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể
từ ngày cấp.
3. Độc giả làm thẻ xuất trình Giấy chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu và nộp 02 ảnh (2x3).
Điều 7. Sử dụng
công cụ tra cứu tại Phòng đọc
1. Độc giả được sử dụng các công cụ
tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức tại Phòng đọc.
2. Độc giả không được sao chụp nội
dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.
Điều 8. Sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả
phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở
lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc
giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được
sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu
cho Phòng đọc mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.
4. Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu.
5. Đối với những tài liệu đã được số
hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu đặc biệt quý, hiếm và
quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ khai
thác, sử dụng trong trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu
đang chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập
để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày, triển lãm.
Điều 9. Yêu cầu
và thời gian cung cấp tài liệu cho độc giả
1. Thời gian phê duyệt và cung cấp
tài liệu cho độc giả
a) Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
- Giải quyết trong 01 ngày làm việc kể
từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền của Chi Cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ.
- Không quá 03 ngày làm việc kể từ
khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm
quyền của Giám đốc Sở Nội vụ.
- Không quá 04 ngày làm việc kể từ
khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh.
b) Cấp bản sao, chứng thực: Không quá
04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và hồ
sơ, tài liệu nhà đất (phục vụ khai thác đúng đối tượng), độc giả phải trực tiếp đến trụ sở
làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử để nhận kết quả.
3. Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
được ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả. Người được ủy quyền phải có Giấy
ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.
Điều 10. Lệ phí
1. Độc giả đóng các loại phí theo quy
định của Bộ Tài chính gồm: làm Thẻ đọc, nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm, cấp
bản sao, chứng thực tài liệu. Riêng phí cấp bản sao, chứng thực tài liệu thanh
toán trực tuyến theo hướng dẫn trên Trung tâm dịch vụ hành chính công trực tuyến
của tỉnh.
2. Không thực hiện thu phí khai thác,
sử dụng tài liệu đối với các trường hợp sau:
a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử
dụng tài liệu do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử;
b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ
nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt
động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ
(không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu phục vụ cho việc giải quyết chế
độ chính sách của chính mình;
c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức
lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề
nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu cho việc giải quyết chế độ chính sách của
chính mình theo quy định của Nhà nước.
3. Đối với học sinh, sinh viên, học
viên cao học, nghiên cứu sinh, áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu
theo quy định.
4. Các đối tượng miễn giảm khác theo
quy định của pháp luật.
Điều 11. Sao tài
liệu
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức:
Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin
của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu.
Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao
không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
2. Việc sao tài liệu do Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh thực hiện. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ
trống phía trên bên phải theo mẫu quy định tại Phụ lục
XI.
Điều 12. Chứng
thực tài liệu
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao
gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao
một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
2. Nội dung chứng thực tài liệu
a) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo
quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên
phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng
thực tài liệu được thể hiện trên dấu Chứng thực theo mẫu quy định tại Phụ lục XI.
b) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày,
tháng, năm chứng thực trình người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký xác nhận
và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ
trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Trung tâm Lưu trữ lịch
sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ
trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
4. Việc chứng thực tài liệu phải đảm
bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc chứng thực.
5. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu
được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Điều 13. Xuất bản
ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu
1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ,
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu
trữ trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng
văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy
phép xuất bản.
b) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Giám đốc Trung
tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng và gửi hồ sơ đến
Sở Thông tin và Truyền thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm
xuất bản theo quy định của pháp luật.
2. Triển lãm, trưng bày tài liệu
a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ,
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu
trữ trình Danh mục tài liệu cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền
tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.
b) Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Giám
đốc Trung tâm Lưu trữ chủ động chỉ đạo thực hiện và báo cáo kết quả về Chi cục
Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 14. Giới
thiệu tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ động
giới thiệu tài liệu được người có thẩm quyền ủy quyền cho
phép công bố để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của
tổ chức và công dân.
2. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉ giới
thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử những nội
dung thông tin chung về các phông tài liệu và những tài liệu được sử dụng rộng
rãi.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh
a) Phối hợp với
Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc
thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.
b) Kiểm tra, rà soát, trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục tài liệu quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn
chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật.
2. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả (trong trường hợp
không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài
liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tổ chức, quản lý Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác
và sử dụng tài liệu đúng quy định.
d) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ
xây dựng Danh mục tài liệu quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh
mục tài liệu đến thời hạn giải Mật bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trình Ủy
ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
3. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư -
Lưu trữ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của người có nhu cầu theo thẩm quyền quy định
tại Quy chế này.
b) Ký phê duyệt các loại phiếu yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu của người khai thác theo thẩm quyền.
c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tổ chức thực hiện số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu đảm bảo phục vụ tốt
việc khai thác, sử dụng tài liệu.
4. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ
lịch sử
a) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
theo đúng Quy chế.
b) Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về việc
thu, chi và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho
việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho
hoạt động phục vụ độc giả.
d) Quản lý tài liệu của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và các thành phần
tài liệu khác đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.
e) Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu tại Lưu trữ lịch sử.
g) Tổ chức công bố, niêm yết, công
khai thủ tục, thời gian, sử dụng tài liệu tại cơ quan và trên các phương tiện
thông tin đại chúng.
h) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc.
i) Ký chứng thực tài liệu theo yêu cầu
của độc giả.
k) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu khi
được cấp có thẩm quyền cho phép trước khi đưa ra nước ngoài.
l) Lập biên bản và quy định thời gian
giao trả tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng lại tài liệu
trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
n) Định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo
Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trình Giám đốc Sở Nội vụ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu đến hạn
giải mật.
Điều 16. Trách
nhiệm của độc giả
1. Độc giả đến khai thác tài liệu có trách
nhiệm thực hiện nghiêm quy chế này, nội quy phòng đọc và các quy định của pháp
luật có liên quan.
2. Nộp phí sử dụng tài liệu theo quy
định của pháp luật.
3. Không được phép chụp ảnh tài liệu;
tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm
đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
4. Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có
hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm
theo quy định của pháp luật hiện hành.
5. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài
liệu và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu
khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu.
6. Hoàn trả nguyên vẹn tài liệu được
cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.
7. Đối với tài liệu riêng được UBND tỉnh
công nhận quý, hiếm đã đăng ký tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử trước khi đưa ra nước ngoài phải giao tài liệu đó cho Trung tâm Lưu trữ lịch
sử lập bản sao bảo hiểm theo quy định.
Điều 17. Điều
khoản thi hành
1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh Khánh Hòa và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy chế
này.
2. Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân
thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu nếu làm trái Quy chế này thì tùy theo mức
độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.
3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn
đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về
Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền./.
PHỤ LỤC I
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
CHI CỤC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi:……………………………….
Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………………………
Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………
Quốc tịch: …………………………………………………………………………………………
Số chứng minh nhân dân/Số hộ chiếu:
………………………………………………………..
Cơ quan công tác: ………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ liên hệ: …………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………
Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………..
Email: ………………………………………………………………………………………………
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
…………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………………………………………
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT
DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý
KIẾN CỦA GĐ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
……….., ngày.... tháng.... năm ….
Người đăng ký
(Ký, họ và tên)
|
PHỤ LỤC II
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
CHI CỤC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------
PHIẾU
YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Số:
………………
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………………………
Số CMND/Số Hộ chiếu:………………………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu:…………………………………………………………………………………..
|
Số
TT
|
Tên
phông/khối tài liệu, mục lục số
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tiêu
đề hồ sơ/tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT
DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý
KIẾN CỦA GĐ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
……….., ngày.... tháng.... năm ….
Người đăng ký
(Ký, họ và tên)
|
PHỤ LỤC III
SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH KHÁNH HÒA.
Dòng dưới: TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 8 cột:
|
Số
thứ tự
|
Ngày/
tháng/ năm
|
Họ
và tên độc giả
|
Quốc
tịch
|
Số
CMND/ Hộ chiếu
|
Cơ
quan công tác
|
Chủ
đề nghiên cứu
|
Địa
chỉ liên hệ, điện thoại
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC IV
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH KHÁNH HÒA.
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU
ĐỌC TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số
Phiếu yêu cầu
|
Ngày/
tháng/năm
|
Họ
tên độc giả
|
Tên
phông/ khối tài liệu
|
Ký
hiệu hồ sơ, tài liệu
|
Tổng
số hồ sơ
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC V
SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH KHÁNH HÒA.
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ.
- Tên sổ:
Dòng trên: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU.
Dòng dưới: Giữa Phòng đọc và độc
giả.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 9 cột:
|
Số
thứ tự
|
Ngày/
tháng/ năm
|
Họ
và tên độc giả
|
Tên
phông/ khối tài liệu
|
Ký
hiệu hồ sơ
|
Tổng số hồ sơ/ tài liệu
|
Chữ
ký của độc giả
|
Chữ
ký của viên chức Phòng đọc
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC VI
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
CHI CỤC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-------------
PHIẾU
YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Số:………….
Họ và tên độc giả: …………………………………………………………………………………..
Số CMND/Số Hộ chiếu:……………………………………………………………………………..
|
Số
thứ tự
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT
DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý
KIẾN CỦA GĐ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
……….., ngày.... tháng.... năm ….
Người đăng ký
(Ký, họ và tên)
|
PHỤ LỤC VII
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND
ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
CHI CỤC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------
PHIẾU
YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số:
………………
Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………………………
Số CMND/ Số Hộ chiếu:……………………………………………………………………………..
|
Số
thứ tự
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT
DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
|
Ý
KIẾN CỦA GĐ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
……….., ngày.... tháng.... năm ….
Người đăng ký
(Ký, họ và tên)
|
PHỤ LỤC VIII
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH KHÁNH HÒA.
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU
SAO CHỤP TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số
Phiếu yêu cầu
|
Ngày/
tháng/ năm
|
Họ
và tên độc giả
|
Tên
phông/ khối tài liệu
|
Tổng số trang
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC IX
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số
/QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH KHÁNH HÒA.
Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC
TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
|
Số
Chứng thực
|
Ngày/
tháng/ năm chứng thực
|
Tên
văn bản/ tài liệu
|
Số
hồ sơ
|
Số
Phiếu yêu cầu
|
Người
ký chứng thực
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC X
THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa)
1. Hình dạng: Hình chữ nhật.
2. Kích thước:
- Dài: 90 mm
- Rộng: 60mm
3. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).
|
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
THẺ
ĐỘC GIẢ
|
|
ảnh
của độc giả (2x3)
|
|
|
Họ và tên: ……………………..
Mã số: ....................................
|
|
Thời hạn sử dụng
Đến ngày …
tháng … năm...
|
GIÁM
ĐỐC
(ký, đóng dấu)
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC XI
MẪU DẤU CHỨNG THỰC, DẤU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
1. Dấu chứng thực tài liệu
a) Hình dạng: Hình chữ nhật.
b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm.
c) Các thông tin trên Dấu chứng thực
bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ
|
Chứng
thực bản sao đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ
Tài liệu được sao từ
Phông: ………………………………………
Mục lục số: …….. Hồ sơ số: …. Tờ số:...
Số chứng thực: …………..
|
|
|
Khánh Hòa, ngày ... tháng ... năm ……
GIÁM ĐỐC
(ký, đóng dấu)
|
d) Các thông tin trên Dấu chứng thục
bản sao một phần của tài liệu
|
Chứng thực bản sao một phần của văn bản, tài liệu trong hồ sơ lưu trữ
Nội dung văn bản, tài liệu được sao
từ
Phông: ………………………………………
Mục lục số: …… Hồ sơ số: ….. Tờ số:...
Số chứng thực:
…………..
|
|
|
Khánh Hòa, ngày ... tháng ... năm ….
GIÁM ĐỐC
(ký, đóng dấu)
|
2. Dấu
bản sao
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm.