ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
08/2013/QĐ-UBND
|
Hải
Dương, ngày 26 tháng 6 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG
Căn cứ Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03
tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Quyết định
số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Xét đề nghị của
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Điều
2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Điều
3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban ngành tỉnh,
các cơ quan, đơn vị có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Mạnh Hiển
|
QUY ĐỊNH
CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2013/QĐ-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2013 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy định này điều
chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ
quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Phiên họp của Ủy
ban nhân dân (UBND) các cấp, hội nghị quốc tế, hội thảo, tọa đàm khoa học không
thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện);
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã).
2. Cơ quan và Thủ trưởng
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; cơ quan và Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức tư vấn, phối hợp liên
ngành do UBND tỉnh và UBND huyện, thị xã, thành phố thành lập.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này,
các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Họp là một hình thức
của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua
đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
2. Họp tham mưu, tư vấn
là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất
và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia,
nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết
định theo chức năng, thẩm quyền.
3. Họp làm việc là cuộc
họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những
công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm
tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
4. Họp chuyên môn là
cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp
vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
5. Họp giao ban là cuộc
họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển
khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết
các công việc thường xuyên.
6. Họp tập huấn, triển
khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận
thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan
trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.
7. Họp tổng kết (Hội
nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả
thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho
năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
8. Họp sơ kết hoặc tổng
kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình
triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.
9. Người chủ trì cuộc
họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.
10. Người tham dự cuộc
họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ
quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp.
11. Cuộc họp của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.
12. Cuộc họp của Thủ
trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện là cuộc họp
do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, cấp huyện chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được phân công.
Điều
4. Mục tiêu
Nhằm giảm bớt số lượng,
nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các
cuộc họp, góp phần tích cực đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều
hành của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu về cải cách
hành chính.
Điều
5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
1. Bảo đảm giải quyết
công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không
can thiệp và giải quyết công việc của cấp dưới; cấp dưới không đẩy công việc của
mình cho cấp trên giải quyết.
2. Chỉ tiến hành họp
khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng
cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
3. Xác định rõ mục
đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế
độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường
hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất, thông suốt
của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
4. Theo chương trình
kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy trình, thủ tục tiến hành họp; cuộc
họp được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm,
không phô trương, hình thức.
5. Thực hiện lồng
ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp một cách hợp lý các loại
cuộc họp với nhau.
6. Phù hợp với tính
chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với
tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị
hành chính nhà nước.
Điều
6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi
mới công tác chỉ đạo, điều hành để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả
các cuộc họp
Thủ trưởng cơ quan,
đơn vị hành chính nhà nước các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo
nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ
thông tin vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành, để giảm bớt các cuộc họp;
không ngừng cải tiến nội dung, phương thức, nâng cao chất lượng và hiệu quả các
cuộc họp.
Điều
7. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp
1. Phổ biến, quán triệt
và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của
cấp trên.
Đối với những văn bản
quy định chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp
bách về phát triển kinh tế - xã hội, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để
quán triệt, tập huấn, nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai
thực hiện.
2. Việc sơ kết kiểm điểm,
đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
hàng năm của các Sở, ngành, chính quyền các cấp.
3. Giải quyết những
công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng
khẩn cấp.
4. Những việc cụ thể
đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền, trách nhiệm cho tổ chức
hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.
5. Tổ chức lấy ý kiến
của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn
thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên
quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ
quan, đơn vị.
6. Cấp trên triệu tập
cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác,
hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho chế độ đi kiểm tra, giám sát công tác địa
phương, cơ sở.
7. Trao đổi thông tin
hoặc giao lưu, học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị.
8. Giải quyết những nội
dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những
công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc
họp lớn, quan trọng.
9. Những việc đã được
pháp luật quy định giải quyết bằng cách thức khác, không cần thiết phải thông
qua cuộc họp.
Điều
8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ
chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước
Tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức
mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Điều
9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với cơ quan, tổ chức khác của hệ
thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp
Các cơ quan hành
chính nhà nước có thẩm quyền các cấp phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ
quan khác trong bộ máy nhà nước, Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của
các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch
tổ chức các cuộc họp một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Chương II
QUY TRÌNH TỔ CHỨC
CUỘC HỌP
Điều
10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
1. Căn cứ vào chương
trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công
việc, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế
hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ
quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc
tổ chức các cuộc họp đó.
Kế hoạch tổ chức
các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng
được triệu tập hoặc mời tham dự.
2. Các cuộc họp bất
thường chỉ được tổ chức khi có những công việc đột xuất, khẩn cấp.
Điều
11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
1. Các cơ quan, đơn vị
được phân công chuẩn bị nội dung các cuộc họp phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy
đủ, chu đáo, đúng yêu cầu về nội dung, số lượng và thời gian quy định về việc gửi
văn bản.
2. Những vấn đề liên
quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý
kiến phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản.
3. Đối với những văn
bản dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm
tắt, trong đó cần nêu rõ những nội dung chính, cốt lõi của nội dung cần đưa ra
cuộc họp.
Điều
12. Giấy mời họp
1. Giấy mời họp phải
được ghi rõ những nội dung sau đây:
a) Người triệu tập và
chủ trì;
b) Thành phần tham dự;
c) Người được triệu tập;
người được mời tham dự;
d) Nội dung cuộc họp;
thời gian, địa điểm họp;
đ) Những yêu cầu đối
với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
2. Giấy mời họp phải
được gửi trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc kèm theo là tài liệu, văn bản,
nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp
các cuộc họp đột xuất.
Điều
13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
1. Tùy theo tính chất,
nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc
kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo
tiết kiệm và hiệu quả.
2. Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ
thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
3. Trường hợp người
được mời là Thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy
quyền cho cấp dưới đi thay, nhưng phải báo cáo trước cho người chủ trì cuộc họp
để có sự đồng ý hoặc cho phép.
Điều
14. Thời gian tiến hành cuộc họp
1. Thời gian tiến
hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau:
a) Họp tham mưu, tư vấn
không quá một buổi làm việc;
b) Họp chuyên môn từ
01 buổi đến 01 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có
thể kéo dài thời gian hơn, nhưng không quá 02 ngày;
c) Họp tổng kết công
tác năm không quá 01 ngày;
d) Họp sơ kết, tổng kết
chuyên đề từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;
đ) Họp tập huấn, triển
khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.
2. Các loại cuộc họp
khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý,
nhưng không quá 02 ngày.
Điều
15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
1. Mỗi cuộc họp có thể
kết hợp nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp
với từng vấn đề và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, để tiết kiệm thời gian, bảo đảm
chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
2. Người chủ trì hoặc
người được phân công báo cáo chỉ trình bày tóm tắt nội dung chính, cốt lõi của
đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn nhiều
ý kiến khác nhau, không trình bày toàn văn nội dung chi tiết cần xử lý tại cuộc
họp.
3. Việc phát biểu,
trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung vào những vấn đề còn ý kiến khác
nhau để đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục.
4. Ý kiến kết luận của
người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội
dung và yêu cầu của cuộc họp.
Điều
16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
1. Quán triệt mục
đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
2. Xác định thời gian
tối đa cho mỗi người trình bày ý kiến tại cuộc họp.
3. Điều khiển cuộc họp
theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
4. Có ý kiến kết luận
cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
5. Giao trách nhiệm
cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến các
cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.
Điều
17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
1. Nghiên cứu tài liệu,
văn bản của cuộc họp trước khi đến dự cuộc họp.
2. Chuẩn bị ý kiến
phát biểu tại cuộc họp.
3. Phải đi dự họp
đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian cuộc họp. Trường hợp
vì lý do đột xuất, nếu được sự đồng ý của người chủ trì, người tham dự có thể đến
muộn hoặc nghỉ sớm hơn thời gian kết thúc.
4. Khi dự họp, không
được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp.
Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
5. Trình bày ý kiến
hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề cần bàn và
không vượt quá thời gian cho phép.
6. Trường hợp được cử
đi dự họp thay, thì người dự họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
Điều
18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp
1. Nội dung diễn biến
của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trường hợp cần thiết, thì tổ chức
ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp phải
gồm những nội dung chính sau đây:
a) Người chủ trì và
danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;
b) Những nội dung được
trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
c) Ý kiến phát biểu của
những người tham dự cuộc họp;
d) Kết luận của chủ
trì cuộc họp.
2. Chậm nhất là 05
ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm
phải ban hành thông báo kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân
có liên quan biết, thực hiện.
Thông báo kết quả cuộc
họp bao gồm những nội dung chính sau đây:
a) Những nội dung được
trình bày, báo cáo tại cuộc họp;
b) Ý kiến kết luận của
người chủ trì về các nội dung của cuộc họp;
3. Văn bản thông báo
kết quả cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn
bản cá biệt của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền để giải
quyết các vấn đề liên quan tại cuộc họp.
Điều
19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ
đạo được đưa ra tại cuộc họp
Việc theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải
được giao cho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm.
Chương III
CÁC CUỘC HỌP CỦA
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH
Điều
20. Các loại cuộc họp của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1. Họp giao ban của
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh với cấp phó cơ quan và người đứng
đầu các đơn vị trực thuộc.
2. Họp tham mưu.
3. Họp làm việc.
4. Họp (hội nghị) tập
huấn, triển khai.
5. Họp (hội nghị) sơ
kết, tổng kết chuyên đề.
6. Họp (hội nghị) tổng
kết năm.
Điều
21. Việc tổ chức cuộc họp (hội nghị) tập huấn, triển khai
1. Khi thực sự cần
thiết phải tổ chức họp (hội nghị) để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm
vi toàn tỉnh những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng
và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý, thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn
thuộc UBND tỉnh phải có Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh. Trong đó, nêu
rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức
họp (hội nghị) và phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.
2. Dự kiến tổ chức họp
(hội nghị) phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp (hội
nghị) của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh ngay từ đầu năm, trừ các cuộc họp
phát sinh, đột xuất. Giấy mời họp (hội nghị) phải gửi trước ít nhất là 05 ngày
làm việc.
Điều
22. Việc tổ chức họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề
1. Chỉ được tổ chức họp
(hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Chủ tịch
UBND tỉnh. Trường hợp không có quy định hoặc không có chỉ đạo của Chủ tịch UBND
tỉnh, nếu thấy cần thiết phải tổ chức họp (hội nghị), thì Thủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh có Tờ trình về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần
tham dự, thời gian, địa điểm họp (hội nghị) để Chủ tịch UBND tỉnh xem xét chỉ đạo
cụ thể.
2. Việc tổ chức họp
(hội nghị) phải đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp (hội nghị)
của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh ngay từ đầu năm. Giấy mời họp (hội nghị)
phải gửi trước ít nhất là 05 ngày làm việc.
Điều
23. Việc tổ chức họp (hội nghị) tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương
trình công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1. Các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh không tổ chức họp (hội nghị) toàn ngành trên địa bàn tỉnh để
sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.
2. Trường hợp thấy cần
thiết thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh phải xin phép và được sự
đồng ý trước của Chủ tịch UBND tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian và địa
điểm họp (hội nghị).
3. Nếu cuộc họp (hội
nghị) có mời lãnh đạo các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND tỉnh và UBND cấp
huyện tham dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.
Điều
24. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh đối với
cuộc họp của Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh
1. Xây dựng kế hoạch
tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Thủ trưởng
cơ quan quyết định.
2. Bố trí, sắp xếp, tổ
chức các cuộc họp một cách hợp lý.
3. Đôn đốc các đơn vị,
phòng, ban được phân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp
đầy đủ, đúng yêu cầu quy định.
4. Tổ chức ghi biên bản
cuộc họp.
5. Thông báo bằng văn
bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.
6. Kiểm tra, đôn đốc,
nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.
Chương IV
CÁC CUỘC HỌP CỦA
CHỦ TỊCH UBND CẤP HUYỆN
Điều
25. Các loại cuộc họp của Chủ tịch UBND cấp huyện
1. Họp giao ban của
Chủ tịch UBND cấp huyện với các Phó Chủ tịch UBND cùng cấp.
2. Họp tham mưu, tư vấn.
3. Họp làm việc.
4. Họp (hội nghị) tập
huấn, triển khai.
5. Họp (hội nghị) sơ
kết, tổng kết chuyên đề.
Điều
26. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt
quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
1. Thủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc để Chủ
tịch UBND cấp huyện điều phối, giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành,
vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.
2. Chủ tịch UBND cấp
huyện tổ chức cuộc họp có mời UBND tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh tham dự thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.
3. Chánh Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện có thể được Chủ tịch UBND cùng cấp ủy quyền chủ trì cuộc
họp nêu tại Khoản 1, Điều này; sau đó, phải báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản
cho Chủ tịch UBND cùng cấp.
Điều
27. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong việc tổ chức
cuộc họp của Chủ tịch UBND cùng cấp
1. Xây dựng kế hoạch
tổ chức các cuộc họp hàng năm, tháng, tuần của Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch
UBND, trình Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định.
2. Thẩm tra về sự cần
thiết và nội dung các cuộc họp làm việc nêu tại Khoản 1, Điều 26 của Quy định
này.
3. Bố trí, sắp xếp
các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND cùng cấp
quyết định.
4. Gửi giấy mời họp đến
các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND cùng cấp.
5. Đôn đốc, hướng dẫn
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu
cầu về tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất
03 ngày làm việc.
6. Thẩm tra các đề
án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề
thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất
hướng xử lý.
7. Tham dự hoặc cử cấp
dưới tham dự cuộc họp.
8. Tổ chức ghi biên bản
nội dung cuộc họp.
9. Thông báo bằng văn
bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.
10. Kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.
Điều
28. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác
và không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ
1. Thủ trưởng các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp huyện tổ chức hội
nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản
lý của UBND cấp huyện.
2. Chủ tịch UBND cấp
huyện không chỉ đạo Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn,
triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của UBND xã,
phường, thị trấn.
3. Chủ tịch UBND cấp
huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch UBND xã, phường,
thị trấn.
Điều
29. Việc tổ chức họp sơ kết, tổng kết của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
1. Cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện không tổ chức họp sơ kết, tổng kết toàn ngành ở địa phương
để sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.
Trường hợp thấy cần thiết phải tổ chức cuộc họp toàn ngành để tổng kết công tác
hàng năm, thì phải có Tờ trình về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ
chức họp và phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp huyện.
2. Việc tổ chức cuộc
họp tổng kết công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có mời
lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc UBND
cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của UBND xã, phường, thị trấn
tham dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND cấp huyện.
Điều
30. Việc tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai do Thủ trưởng cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện tổ chức
Thủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ
tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp
huyện.
Chương V
CÁC QUY ĐỊNH
KHÁC
Điều
31. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức
các cuộc họp
1. Trên cơ sở chức
năng, thẩm quyền theo quy định, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp,
các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng
tháng và hàng tuần của cơ quan, bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu
quản lý, điều hành và khả năng, năng lực, trình độ của bộ máy giúp việc.
2. Tăng cường kỷ luật,
kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Khi thật
cần thiết mới điều chỉnh chương trình công tác.
Điều
32. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính
nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức
1. Các cơ quan, đơn vị
hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp hàng ngày với tổ chức, cá nhân, khi tổ
chức các cuộc họp, phải phân công cán bộ xử lý công việc; không để vì tổ chức
các cuộc họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử
lý công việc của cơ quan. Nghiêm cấm các trường hợp thông báo không tiếp dân vì
lý do hội họp.
2. Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ
tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật
để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.
Điều
33. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát
1. Nghiêm cấm việc kết
hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát, hoặc dùng hình thức họp để tổ
chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.
2. Người đứng đầu cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức cuộc họp phải chịu trách nhiệm
cá nhân về việc đã để xảy ra tình trạng nêu tại Khoản 1, Điều này.
Điều
34. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của Thủ
trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới để giảm bớt các cuộc họp xử
lý các vụ việc phát sinh
1. Thủ trưởng cơ quan
hành chính nhà nước cấp trên không được sử dụng cuộc họp để nghe báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực
tiếp đối với cấp dưới và cơ sở.
2. Thủ trưởng cơ quan
hành chính nhà nước các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có kế
hoạch cụ thể để kiểm tra thường xuyên hoạt động của cấp dưới, trực tiếp chỉ đạo
xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều
35. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước
1. Chánh Văn phòng
UBND tỉnh có trách nhiệm:
a) Tổ chức thực hiện
tốt Quy định về đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả các hội nghị, cuộc họp của
UBND tỉnh, Lãnh đạo UBND tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 2728/QĐ-UBND ngày
23 tháng 11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã trong
việc thực hiện Quy định này.
2. Thủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện
nghiêm túc Quy định này và các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị mình.