|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
04/2023/QĐ-UBND
|
Bình Định, ngày
18 tháng 01 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC TỈNH BÌNH ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 8 năm 2020;
Căn cứ Luật Viên chức ngày
15 tháng 11 năm 2010; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức
và Luật Viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Thông tư số
07/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ
sơ viên chức tỉnh Bình Định.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15
tháng 02 năm 2023.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội
vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh; Chủ tịch
Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Anh Tuấn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC TỈNH BÌNH ĐỊNH
(kèm theo Quyết định số 04/2023/QĐ-UBND ngày 18 tháng 01 năm 2023 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về quản lý
hồ sơ viên chức các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức hội có tính chất đặc
thù được Nhà nước giao nhiệm vụ và hỗ trợ kinh phí hoạt động (sau đây gọi tắt
là Quy chế quản lý hồ sơ viên chức tỉnh Bình Định) thuộc phạm vi quản lý của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bình Định.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định như sau:
a) Đơn vị sự nghiệp công lập trực
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc và trực thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban Quản
lý Khu kinh tế tỉnh.
c) Đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc và trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.
2. Các tổ chức hội có tính chất
đặc thù được Nhà nước giao nhiệm vụ và hỗ trợ kinh phí hoạt động ở cấp tỉnh, cấp
huyện.
3. Việc quản lý hồ sơ viên chức
của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam tỉnh và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh và huyện ủy, thị ủy, thành
ủy thực hiện theo hướng dẫn của Ban Tổ chức Tỉnh ủy.
Điều 3.
Nguyên tắc quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức
1. Công tác xây dựng và quản lý
hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính
xác thông tin của từng người từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm
việc tại đơn vị sự nghiệp công lập.
2. Hồ sơ viên chức được xây dựng,
quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật; chỉ những người được cơ
quan hoặc người đứng đầu đơn vị sự nghiệp quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng
văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. Nghiêm cấm
việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.
3. Viên chức có trách nhiệm kê
khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những
thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những thông tin do viên chức
kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào
hồ sơ quản lý.
Chương II
QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC
Điều 4. Xây
dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức
1. Việc xây dựng hồ sơ, thành
phần hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số
07/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế
độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức (chi tiết tại Phụ lục 1 kèm
theo Quy chế này).
2. Các biểu mẫu phục vụ công
tác quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số
07/2019/TT-BNV .
Điều 5. Chế
độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ viên chức
1. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ
liệu hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số
07/2019/TT-BNV (chi tiết tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này).
2. Định kỳ trước ngày 15 tháng
6 hàng năm hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về viên chức, cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ viên chức
của năm trước.
Điều 6.
Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ
viên chức: Viên chức thay đổi cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc được xét chuyển
thành công chức thì cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức
khi tiếp nhận viên chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ bàn
giao đầy đủ hồ sơ viên chức đó.
2. Công tác chuyển giao, tiếp nhận
hồ sơ viên chức: Thực hiện tại khoản 2, khoản 3 Điều 13 Thông tư số
07/2019/TT-BNV (chi tiết tại Phụ lục 3 kèm theo Quy chế này).
Điều 7.
Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức
1. Đối tượng được nghiên cứu, sử
dụng và khai thác hồ sơ viên chức, gồm:
a) Cơ quan quản lý viên chức,
đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ viên chức được nghiên cứu, sử
dụng và khai thác hồ sơ viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;
b) Trường hợp cần thiết và được
sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, viên chức được
nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ
sơ cung cấp bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" của mình.
2. Khi nghiên cứu hồ sơ viên chức
phải tuân thủ các quy định sau đây:
a) Có giấy giới thiệu của cơ
quan, tổ chức, đơn vị cấp cho người đến nghiên cứu hồ sơ viên chức, trong đó
ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các
yêu cầu phải được ghi cụ thể trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức"
theo mẫu HS06-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi
lưu giữ hồ sơ viên chức;
c) Chỉ được xem những tài liệu
(hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được
giao;
d) Không được làm sai lệch nội
dung và hình thức hồ sơ viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt
các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ) Nếu muốn sao chụp lại những
tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ viên chức thì phải báo cáo và được
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức đồng ý. Việc
sao chụp tài liệu do người trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức tiến hành và bàn
giao lại.
3. Nhiệm vụ của người trực tiếp
làm công tác quản lý hồ sơ viên chức:
a) Cung cấp đúng và đầy đủ các
tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức theo "Phiếu
nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ
viên chức chấp thuận;
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ
khi trả bảo đảm đúng như khi cho mượn và vào phiếu theo dõi sử dụng, khai thác
hồ sơ viên chức theo mẫu HS07-VC/BNV, sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên
chức theo mẫu HS08c-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ;
c) Sao lục hồ sơ cho người đến
nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức"
đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận.
Điều 8. Lưu
giữ, bảo quản hồ sơ viên chức
1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ
viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:
a) Lập sổ hồ sơ;
b) Phân loại tài liệu;
c) Lập phiếu liệt kê tài liệu;
d) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và
vào sổ đăng ký hồ sơ;
đ) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ
công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ viên chức phải
bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự
tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ
lấy;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ
viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận
tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ
và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông
tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí
danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và
quản lý trên hệ thống máy vi tính;
d) Bảo đảm dễ bảo quản, không bị
nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ viên
chức được thực hiện theo các bước sau đây:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm
các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức,
tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng
lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng
ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải
được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện
pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu
trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ
viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ
viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức
cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải
lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.
4. Chế độ bảo quản hồ sơ viên
chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện
cơ sở vật chất, trang thiết bị và các quy định sau đây:
a) Trang thiết bị và phương tiện
bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật;
giá, kệ hồ sơ; bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió,
thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa; thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán....
bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;
b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý
hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và
bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;
c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng
thể, có kế hoạch phun thuốc chống mối, mọt và chỉnh lý lại hồ sơ.
5. Người đứng đầu cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm về việc bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức
theo quy định của Điều này.
Điều 9. Chế
độ báo cáo
1. Thời điểm báo cáo công tác
quản lý hồ sơ viên chức
a) Định kỳ trước ngày 30 tháng
5 hằng năm, các đơn vị sự nghiệp công lập báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên
chức của đơn vị mình cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.
b) Các sở, ban ngành, đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố báo
cáo kết quả thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức của cơ quan, đơn vị, địa
phương mình và gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15 tháng
6 hằng năm.
2. Trình tự, thủ tục báo cáo
công tác quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Điều 16 Thông tư số
07/2019/TT-BNV .
Chương III
THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM
VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10.
Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức
1. Đơn vị sự nghiệp công lập là
cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức của đơn vị mình.
2. Các tổ chức hội có tính chất
đặc thù được Nhà nước giao nhiệm vụ và hỗ trợ kinh phí hoạt động là cơ quan trực
tiếp quản lý hồ sơ người làm việc của tổ chức mình.
Điều 11.
Quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức
1. Quyết định lựa chọn người đủ
tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác báo cáo thống kê và
quản lý hồ sơ viên chức.
2. Tổ chức cho viên chức kê
khai; tổ chức kiểm tra, xác minh hồ sơ gốc của viên chức khi lập mới do bị hư hỏng,
thất lạc hoặc do sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức.
3. Quyết định xác minh, sửa chữa
những thông tin, tài liệu không thống nhất trong hồ sơ gốc của viên chức thực
hiện theo quy định tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này.
4. Thông báo cho viên chức biết
kết luận xác minh về các thông tin trong hồ sơ do viên chức tự khai không thống
nhất hoặc không chính xác.
5. Hủy bỏ những tài liệu thừa,
trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ viên chức.
6. Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị
cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật đối với những người có liên quan đến
việc sai phạm trong quá trình kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ viên chức theo
các quy định của pháp luật.
Điều 12.
Quyền và trách nhiệm của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức
1. Chủ động đề xuất kế hoạch,
biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ điện tử viên chức (nếu
có).
2. Tổ chức việc bổ sung các tài
liệu vào hồ sơ viên chức bảo đảm kịp thời, chính xác.
3. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản,
lưu giữ hồ sơ.
4. Cung cấp số liệu, tư liệu
nhanh, chính xác.
5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn
đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ viên chức và những vấn đề nảy sinh trong
công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức
xem xét, xử lý.
6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các
thành phần tài liệu trong hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan,
tổ chức, đơn vị mình.
7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu,
sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư
số 07/2019/TT-BNV .
8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật
hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với cấp có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh
trong công tác quản lý hồ sơ viên chức để có biện pháp giải quyết.
9. Thường xuyên học tập, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên
chức.
10. Khi có sáng kiến, phát minh
sáng tạo cải tiến về nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức có hiệu
quả cao và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận thì được khen thưởng theo các
quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
11. Khi công chức, viên chức vi
phạm các quy định về công tác quản lý hồ sơ viên chức quy định tại Quy chế này
và các quy định khác của pháp luật có liên quan thì sẽ bị xử lý kỷ luật như
sau:
a) Đối với công chức thì tùy
theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ
luật đối với công chức;
b) Đối với viên chức thì tùy
theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ
luật đối với viên chức.
Điều 13.
Trách nhiệm và quyền của viên chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Viên chức có trách nhiệm kê
khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực và thực hiện việc kê khai, bổ sung hồ sơ của
mình theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng viên chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan
quản lý hồ sơ viên chức; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản
lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức về các thông tin mình kê khai. Trường hợp
các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì
tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ luật đối với
viên chức và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Viên chức được quyền nghiên
cứu hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, trừ các tài liệu quy định
tại điểm đ khoản 2 Phụ lục 1 kèm theo Quy chế này.
3. Viên chức khi đi làm các thủ
tục để điều chỉnh hồ sơ gốc hoặc khi đề nghị về việc điều chỉnh, bổ sung những
thông tin trong hồ sơ của mình phải báo cáo với người đứng đầu đơn vị sử dụng
viên chức và cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của Quy chế
này.
4. Viên chức có trách nhiệm
cung cấp các thành phần tài liệu liên quan đến bản thân khi có phát sinh theo
hướng dẫn hoặc yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.
Điều 14.
Trách nhiệm của Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành
phố
1. Tổ chức triển khai thực hiện
công tác quản lý hồ sơ viên chức của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm
vi quản lý theo đúng Quy chế này.
2. Kiểm tra, hướng dẫn để người
đứng đầu các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý thực hiện công tác
quản lý hồ sơ viên chức bảo đảm thống nhất, đầy đủ, chính xác, kịp thời theo
quy định.
Điều 15.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Thực hiện quản lý nhà nước về
công tác quản lý hồ sơ viên chức thống nhất trong phạm vi quản lý của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
2. Hướng dẫn, thanh tra, kiểm
tra việc thực hiện quy định về quản lý hồ sơ viên chức quy định tại Quy chế
này; kịp thời phát hiện, kiến nghị xử lý đối với các tổ chức, cá nhân để xảy ra
sai phạm.
3. Tổ chức các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ cho công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức
của cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh
theo kinh phí đào tạo, bồi dưỡng và nội dung, kế hoạch đã xây dựng và được phê
duyệt hằng năm.
4. Tổng hợp tình hình thực hiện
công tác quản lý hồ sơ viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi
quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.
Điều 16. Tổ
chức thực hiện
1. Trường hợp các văn bản quy định
dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì thực hiện
theo văn bản mới được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
2. Thủ trưởng các sở, ban,
ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời phản
ánh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy chế này và gửi văn
bản về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
XÂY DỰNG HỒ SƠ, THÀNH PHẦN HỒ SƠ VIÊN CHỨC
(Kèm theo Quy chế quản lý hồ sơ viên chức tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết
định số 04/2023/QĐ-UBND ngày 18/01/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)
1. Đối với viên chức tuyển dụng
lần đầu
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ
ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn
viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối
chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan
quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của
viên chức.
Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần
sau đây:
a) Quyển "Lý lịch viên chức"
theo mẫu HS01-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV. Quyển
"Lý lịch viên chức" phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ
gia đình, xã hội của viên chức. Quyển "Lý lịch viên chức" do viên chức
tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
b) "Sơ yếu lý lịch viên chức"
theo mẫu HS02-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV. Sơ yếu lý lịch
là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia
đình và xã hội của viên chức. Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do
người có trách nhiệm ghi từ quyển "Lý lịch viên chức" quy định tại điểm
a khoản 1 Phụ lục này và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Sơ yếu lý lịch
viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
c) Bản sao giấy khai sinh có
công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
d) Phiếu lý lịch tư pháp của cơ
quan có thẩm quyền cấp;
đ) Giấy chứng nhận sức khỏe do
cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp
luật;
e) Bản sao có công chứng các loại
giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: bảng điểm,
văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ,
tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng,
chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì
phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo
công nhận;
g) Bản sao các quyết định tuyển
dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có
thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Trường hợp phát hiện có dấu hiệu
sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì đơn vị sự
nghiệp công lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền
quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.
2. Đối với viên chức đang
công tác
Ngoài hồ sơ gốc quy định tại
khoản 1 Phụ lục này, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:
a) "Phiếu bổ sung lý lịch
viên chức" theo mẫu HS03-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số
07/2019/TT-BNV. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" là tài liệu do viên
chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" phải được đơn vị
sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
b) Bản sao các quyết định về việc
xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng
lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.
c) Bản tự kiểm điểm, tự nhận
xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức;
bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới
thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
d) Bản kê khai tài sản, bản kê
khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo
quy định của pháp luật;
đ) Đơn, thư kèm theo các văn bản
thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh
trong đơn, thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc
đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
e) Văn bản khác có liên quan trực
tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;
g) Viên chức được bổ nhiệm giữ
chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc
bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.
3. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ
ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần
thì việc quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 13
Thông tư số 07/2019/TT-BNV .
4. Hồ sơ gốc của viên chức thuộc
tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
5. Trường hợp thiếu các thành
phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc
được thực hiện như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ
ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ
sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện,
bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số
07/2019/TT-BNV .
b) Trường hợp không thể hoàn
thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc
để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định
tại khoản 1 Phụ lục này./.
PHỤ LỤC II
CHẾ ĐỘ BỔ SUNG, SỬA CHỮA DỮ LIỆU HỒ SƠ VIÊN CHỨC
(Kèm theo Quy chế quản lý hồ sơ viên chức tỉnh Bình Định ban hành
theo Quyết định số 04/2023/QĐ-UBND ngày 18/01/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bình Định)
1. Chế độ bổ sung hồ sơ viên
chức
Định kỳ trước ngày 31 tháng 12
hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ viên chức, đơn
vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức kê khai, bổ sung những thông tin phát
sinh trong năm liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình, xã hội theo "Phiếu
bổ sung lý lịch viên chức". Viên chức phải nộp bổ sung bản sao các văn bằng,
chứng chỉ được cấp trong năm (nếu có) cùng với "Phiếu bổ sung lý lịch viên
chức".
Trường hợp các thông tin phát
sinh do viên chức tự kê khai không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận
thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2. Trường hợp lập mới hồ
sơ viên chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thực hiện như sau:
a) Trong thời gian 30 ngày, kể
từ ngày xác định hồ sơ viên chức bị hư hỏng, thất lạc thì cơ quan quản lý hồ sơ
viên chức có trách nhiệm thông báo cho đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên
chức kê khai và hoàn thiện hồ sơ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Thông
tư số 07/2019/TT-BNV ;
b) Sau khi viên chức tự kê khai
và hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin
trong thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin
thì người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các
thông tin trong hồ sơ viên chức và báo cáo cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem
xét, quyết định.
c) Trường hợp sau khi viên chức
kê khai, hoàn thiện hồ sơ nhưng giữa các thành phần hồ sơ không thống nhất
thông tin thì đơn vị sử dụng viên chức ban hành quyết định thực hiện việc kiểm
tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận việc kiểm tra, xác minh để cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản.
Việc kiểm tra, xác minh thực hiện như sau:
Nội dung kiểm tra, xác minh: trực
tiếp kiểm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ tại các cơ quan có thẩm
quyền cấp hồ sơ, giấy tờ hộ tịch (hồ sơ gốc), hồ sơ Lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc)
gồm: trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ viên chức không thống nhất
với giấy tờ hộ tịch thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị đơn vị sử dụng viên chức
gửi văn bản đến cơ quan tư pháp cấp tỉnh trở lên kiểm tra, xác minh và đề nghị
cơ quan tư pháp thông báo kết quả kiểm tra, xác minh bằng văn bản về cơ quan sử
dụng viên chức về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch; trường hợp các thông tin
trong thành phần hồ sơ viên chức không thống nhất với giấy tờ hồ sơ lý lịch đảng
viên thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ đảng
viên kiểm tra, xác minh và thông báo kết quả về đơn vị sử dụng viên chức. Trường
hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ
Việt Nam thì Đoàn kiểm tra, xác minh báo cáo đơn vị sử dụng viên chức gửi văn bản
đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý văn bằng, chứng chỉ của Bộ
Giáo dục và Đào tạo kiểm tra, xác minh.
Thời gian bắt đầu tiến hành kiểm
tra, xác minh tính từ khi Quyết định kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên
chức có hiệu lực. Thời gian kết thúc việc kiểm tra, xác minh sau 90 ngày kể từ
khi bắt đầu kiểm tra, xác minh; trường hợp vì lý do bất khả kháng thì đơn vị sử
dụng viên chức cho phép gia hạn bằng văn bản; thời gian gia hạn không quá 30
ngày làm việc kể từ khi văn bản gia hạn có hiệu lực. Sau thời gian kiểm tra,
xác minh không kết luận được việc kiểm tra, xác minh thì đơn vị sử dụng viên chức
báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định.
Thành phần Đoàn kiểm tra, xác
minh gồm: Trưởng đoàn và các thành viên do người đứng đầu đơn vị sử dụng viên
chức quyết định; Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh có trách nhiệm phân công nhiệm vụ
cụ thể cho các thành viên của Đoàn; Các thành viên Đoàn kiểm tra, xác minh chịu
trách nhiệm cá nhân về ý kiến kiểm tra, xác minh của mình. Hoạt động của Đoàn
kiểm tra, xác minh phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, công khai, trung thực;
biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh được Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh
báo cáo đơn vị sử dụng viên chức sau 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc
kiểm tra, xác minh (bằng biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh) và chịu
trách nhiệm về kết luận kiểm tra, xác minh của mình.
Trách nhiệm kiểm tra, xác minh:
cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra, xác minh có
trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra, xác minh;
trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra,
xác minh làm sai lệch hồ sơ, giả mạo hồ sơ hoặc xác nhận, cấp giấy tờ, hồ sơ
cho người không đủ điều kiện thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của Luật Viên
chức và pháp luật hiện hành.
d) Không phải xác minh đối với
hồ sơ hư hỏng, thất lạc do nguyên nhân khách quan trong các trường hợp sau:
Các thành phần hồ sơ bị hư hỏng,
thất lạc không phải là thành phần hồ sơ gốc quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông
tư số 07/2019/TT-BNV. Trong trường hợp này, viên chức thực hiện chế độ bổ sung
hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Phụ lục này;
Các thành phần hồ sơ thất lạc
nhưng được tìm thấy trở lại và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ
khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên, cơ quan
có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp.
3. Trường hợp sửa chữa
thông tin trong hồ sơ viên chức do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện, sau đó
báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định. Đơn
vị sử dụng viên chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin
sửa chữa trong hồ sơ viên chức như quy định tại điểm c khoản 2 Phụ lục này. Nội
dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện như sau:
a) Trường hợp các thành phần hồ
sơ (quyển Lý lịch viên chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng
chỉ) không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc để hoàn thiện, bổ sung và
thống nhất các thành phần hồ sơ khác theo giấy khai sinh này; trường hợp trong
hồ sơ viên chức không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch viên chức lập
khi viên chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước
để thống nhất.
b) Việc sửa chữa các thông tin
trong hồ sơ viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức
quyết định bằng văn bản, sau khi có biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh của
đơn vị sử dụng viên chức.
c) Không thực hiện việc sửa chữa,
điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với viên chức là đảng viên Đảng
Cộng sản Việt Nam mà thống nhất xác định ngày, tháng, năm sinh (tuổi) của viên
chức theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp
vào Đảng.
4. Trường hợp lập mới hồ
sơ viên chức khi thành phần hồ sơ gốc hư hỏng, thất lạc hoặc khi đề nghị sửa chữa
thông tin trong thành phần hồ sơ gốc của viên chức theo phân cấp quản lý viên
chức, người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm báo cáo
theo quy định tại khoản 7 Điều 12 Thông tư số 07/2019/TT-BNV .
5. Trường hợp tìm lại được
hồ sơ, giấy tờ gốc bị thất lạc thì tiếp tục sử dụng hồ sơ, giấy tờ gốc; hồ sơ
và các giấy tờ lập mới có giá trị tham khảo. Nếu các thành phần trong hồ sơ gốc
và hồ sơ lập mới có sự khác biệt thì sử dụng các thành phần trong hồ sơ gốc.
6. Trường hợp viên chức
còn từ 12 tháng công tác trở xuống tính đến ngày nghỉ hưu thì không sửa chữa
thông tin trong thành phần hồ sơ gốc của viên chức./.
PHỤ LỤC III
CÔNG TÁC CHUYỂN GIAO, TIẾP NHẬN HỒ SƠ VIÊN CHỨC
(Kèm theo Quy chế quản lý hồ sơ viên chức tỉnh Bình Định ban hành
theo Quyết định số 04/2023/QĐ-UBND ngày 18/01/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bình Định)
1. Đối với tiếp nhận hồ sơ
viên chức
Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30
ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định tiếp nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị
mới hoặc có quyết định xét chuyển thành công chức. Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo
đảm các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo
mẫu HS04-VC/BNV và mẫu HS05VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu
điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào
phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả
lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo
mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt
kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ theo mẫu
HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV và lập biên bản giao
nhận;
đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ
quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.
2. Đối với viên chức nghỉ
hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới
hoặc từ trần
Việc chuyển giao và lưu trữ hồ
sơ được thực hiện như sau:
a) Trường hợp viên chức nghỉ
hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch
viên chức" và các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ
sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc. Cơ quan quản
lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao "Sơ yếu lý lịch
viên chức" khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý
viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Trường hợp viên chức chuyển
công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu
lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ
lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác
có thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật khi các cơ quan, tổ chức, đơn
vị đó có yêu cầu bằng văn bản;
c) Đối với viên chức từ trần,
gia đình viên chức được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ
sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm
viên chức thôi việc./.