|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ TRÀ VINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
04/2013/QĐ-UBND
|
TP.Trà Vinh, ngày
21 tháng 08 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ (MẪU) CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ TRÀ VINH
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4
năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ, về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
của Bộ Nội vụ, hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế
(mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
Điều
2. Ủy ban nhân dân phường xã, các cơ quan, ban, ngành thành phố thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố căn cứ vào Quy chế (mẫu) này để ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp.
Điều
3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau
10 ngày, kể từ ngày ký.
Điều
4. Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố,
Trưởng phòng Nội vụ, Chủ tịch UBND phường xã, Thủ trưởng các cơ quan, ban,
ngành thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Văn Tám
|
QUY CHẾ (MẪU)
VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/ 2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm
2013 của UBND thành phố Trà Vinh)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động
văn thư, lưu trữ cho các, cơ quan, ban ngành thành phố, UBND phường xã (gọi tắt
là cơ quan, đơn vị).
2. Đối tượng điều chỉnh
a). Công tác văn thư bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản
đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu;
b). Công tác lưu trữ bao gồm các
công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng
tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc quản lý công tác văn
thư, lưu trữ:
a). Căn cứ các văn bản quy phạm pháp
luật ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư,
lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b). Kiểm tra việc thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
theo thẩm quyền.
c). Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,
ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
d). Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ;
e). Tổ chức sơ kết, tổng kết về
công tác văn thư, lưu trữ.
2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm:
a). Tham mưu giúp UBND thành phố
ban hành các quy định hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
thành phố chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
b). Trực tiếp quản lý Nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ trong toàn thành phố, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Đồng thời tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu về lưu trữ thành phố.
3. Chánh Văn phòng trực tiếp quản
lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ
quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
trực thuộc có trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị
mình và triển khai, tổ chức thực hiện theo Quy chế này.
5. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải
thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải thực hiện
theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.
2. Các cơ quan, đơn vị (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản có độ mật: Tuyệt mật,
tối mật, mật. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn thư, Lưu trữ có
trách nhiệm bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1. SOẠN THẢO,
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 4. Hình thức
văn bản
Tùy thuộc loại hình cơ quan, đơn vị,
các cơ quan, đơn vị được ban hành các hình thức văn bản sau:
a). Văn bản quy phạm pháp luật.
b). Văn bản hành chính.
c). Văn bản chuyên ngành.
d). Văn bản trao đổi với các cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 5. Thể thức
văn bản
a). Văn bản quy phạm pháp luật và
Văn bản hành chính
Thực hiện theo Thông tư liên lịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số
01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
b). Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo hướng dẫn của cơ
quan, đơn vị quản lý ngành chuyên môn cấp trên quy định theo luật định.
c). Văn bản trao đổi với cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo thông lệ quốc tế và
các văn bản hướng dẫn chuyên ngành.
Điều 6. Soạn thảo
văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm
2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03
tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân.
2. Việc soạn thảo văn bản của cơ
quan, đơn vị được quy định như sau:
a). Căn cứ tính chất, nội dung của
văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị giao cho một đơn vị hoặc
một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b). Cơ quan, đơn vị hoặc công chức,
viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
sau:
- Xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin có
liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tham khảo ý
kiến của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 7. Duyệt dự thảo
văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người
có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phê duyệt, nhưng thấy cần
thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc
sửa chữa, bổ sung.
Điều 8. Kiểm tra
văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, ký nhái/ tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi
trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
xác định việc đóng dấu mật; đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết
định.
2. Chánh văn phòng giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nhái/tắt
vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.
Điều 9. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức).
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ
ký của người có thẩm quyền.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải
ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.)
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để
ký văn bản.
Điều 10. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản
sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao
thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản
chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định.
4. Bản sao y bản
chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý
như bản chính.
5. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại
Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao,
chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản.
Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể
chế hóa bằng văn bản hành chính.
MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 11. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến
của cơ quan, ban ngành thành phố và phường, xã phải được quản lý tập trung tại
văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa
tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông
tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ.
Điều 12. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá
nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 13. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax,
phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,
khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký
(số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến
ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp
nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên
máy tính.
5. Văn bản mật đến
được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối
mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Điều 14. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau
khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến
chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản
theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao
văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được
văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo
thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức);
theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản
đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện
theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách
nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu
“Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng
có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết,
tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên
quan.
Điều 16. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được
quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản
đi.
3. Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
4. Làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
5. Lưu văn bản đi.
Điều 17. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng của văn bản.
1. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành
văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày,
tháng ban hành văn bản
a). Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi
của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do
Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng
ký riêng.
- Việc ghi số văn bản
hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b). Ghi ngày, tháng
của văn bản
- Việc ghi ngày,
tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp
luật hiện hành.
- Việc ghi ngày,
tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản
1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT- BNV.
3. Văn bản mật đi được
đánh số và đăng ký riêng.
Điều 18. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy
tính.
1. Lập sổ đăng ký
văn bản đi
Căn cứ tổng số và số
lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập
sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được
đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản
đi
Việc đăng ký văn bản
đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký
trên máy tính.
Điều 19. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a). Số lượng văn bản
cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản;
nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn
thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư;
b). Nơi nhận phải được
xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,
tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến
nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c). Giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d). Việc nhân bản
văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a). Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b). Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c). Đóng dấu vào phụ
lục kèm theo
Việc đóng dấu lên
các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) hoặc tên của phụ lục.
d). Đóng dấu giáp
lai
Việc đóng dấu giáp lai
đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn,
mật
a). Việc đóng dấu
các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
b). Việc đóng dấu
các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định
tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT- BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước.
c). Vị trí đóng dấu
độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ),
XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 20. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
1. Thủ tục phát hành
văn bản
Văn thư cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tiến hành các công việc sau đây khi phát
hành:
a). Lựa chọn bì;
b). Viết bì;
c). Vào bì và dán
bì;
d). Đóng dấu độ khẩn,
dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản
đi
a). Những văn bản
làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản
đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b). Đối với những
văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG
KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c). Văn bản đi được
chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi
giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu
vào sổ;
d). Việc chuyển giao
trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận
vào sổ chuyển giao văn bản;
đ). Chuyển phát văn
bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax
hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn
bản có giá trị lưu trữ.
e). Chuyển phát văn
bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
a). Công chức, viên
chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b). Lập Phiếu gửi
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc
xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c). Đối với những
văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn;
khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất
lạc;
d). Trường hợp phát
hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng
để xử lý.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải
được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu
trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại
Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo
quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện
theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách
nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư
theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
MỤC
3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập
hồ sơ công việc
a). Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và thực tế công việc
được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công
việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b). Thu thập văn bản
vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong
hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của
công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời
gian và diễn biến công việc).
c). Kết thúc và biên
mục hồ sơ
- Khi công việc giải
quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và
loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong
hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy
đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi
hồ sơ được lập.
a). Hồ sơ được lập
phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành
hồ sơ;
b). Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c). Văn bản trong hồ
sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 23. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm cán bộ,
công chức, viên chức
a). Cán bộ, công chức,
viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường
hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho
Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồng
ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữ
lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức,
viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải
bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc
cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài
liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác.
2. Thời hạn nộp lưu
hồ sơ, tài liệu
a). Trong thời hạn
01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b). Sau 03 tháng kể
từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ,
tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Hàng năm Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng
a). Tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
b). Tổ chức thực hiện
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của
cán bộ, công chức, viên chức
a). Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b). Giao nộp hồ sơ,
tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của
công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên
chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.
MỤC
4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 25. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu
riêng).
2. Các con dấu của
cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản
lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có
trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a). Con dấu phải được
bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần
đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu và
phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản
an toàn trong giờ hành chính cũng như ngoài giờ làm việc;
b). Không giao con dấu
cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị
mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng
đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu,
lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết
định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu
mới.
Điều 26. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức,
viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào
các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có
thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu
trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi
ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của
người không có thẩm quyền.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức,
viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu
thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn
vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn
vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và
các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận
hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực
tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 28. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của
cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a). Không phân tán
phông lưu trữ;
b). Khi phân loại, lập
hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ),
phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c). Tài liệu sau khi
chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a). Phân loại và lập
hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c). Hệ thống hóa hồ
sơ, tài liệu;
d). Lập công cụ tra
cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và
các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ). Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 29. Xác định giá trị tài liệu
1. Phòng/Bộ phận Văn
thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a). Xác định tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b). Xác định tài liệu
hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định
tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.
Điều 31. Hủy tài liệu hết giá trị
Thực hiện theo quy định
tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011.
Điều 32. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định
tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.
MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 33. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) do các cán bộ, công
chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập
trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị,
phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng
có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố
trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống
cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài
liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài
liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học
tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy
đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên
kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài
liệu.
Điều 34. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ,
công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính
đáng.
2. Cán bộ, công chức,
viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải
có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác
sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh
thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh
Văn phòng đồng ý (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định
tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 36. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy
định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 37. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan,
tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc
bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a). Thời gian phục vụ
độc giả;
b). Các giấy tờ độc
giả cần xuất trình khi đến khai thác
tài liệu;
c). Những vật dụng
được và không được mang vào phòng đọc;
d). Quy định độc giả
phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ). Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính
và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e). Ngoài các quy định
trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về
sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ
quan, tổ chức.
3. Công chức, viên
chức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để
quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai
thác tài liệu.
Chương 4.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 38. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của Quy chế này là một
trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị
và cá nhân công chức, viên chức, là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức,
viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức.
2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định tại
Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ
luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công
chức, viên chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy
định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt
hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ,
công chức, viên chức.
Điều 39. Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị, công chức, viên chức có quyền khiếu
nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
đối với cơ quan mình.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác
văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố
cáo.
Điều 40. Tổ
chức thực hiện
1. Trưởng Phòng Nội vụ thành phố có trách nhiệm đôn
đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này và định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ theo quy định.
2. Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành thành phố thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, UBND phường xã tổ chức xây dựng và
ban hành quy chế công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình và có trách nhiệm
phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến cán bộ, công chức trong phạm vi
quản lý.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc,
cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng hoặc người được phân công đề nghị lãnh
đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./.